4.1 Requisición o solicitud de materiales.
Requisición de compra: documento de uso interno que se utiliza para solicitar al área de la
empresa encargada de adquirir los bienes y servicios necesarios para la correcta operación
de la organización.
Elementos
Número de requisición: importante para llevar un control del número de
requisiciones.
Fecha: ayuda a saber cuándo se solcito el material o servicio y dependiendo
de su urgencia se podrá priorizar alguna requisición.
Nombre o puesto de la persona que solicita la compra: importante para
mantener contacto constante con la persona que la realizo para evitar
confusiones relacionadas con lo que requirió dicha persona.
Departamento a que pertenece: ayuda a tener un registro claro de lo que cada
departamento solicita.
Descripción y cantidad de los artículos solicitados: sin este, las cotizaciones
pueden variar muchos, mientras más especifica ser la descripción, es mejor.
Especificar si se han realizado cotizaciones sobre la compra; si es el caso, se
deben de anexar.
Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza la compra.
4.1.1 Localización de las fuentes proveedoras
Es la búsqueda y recolección de la información acerca del proveedor (años de experiencia,
clientes actuales y anteriores, certificaciones, entre otros).
Fuentes más comunes
Recomendaciones: colegas que refieran a proveedores con los cuales hayan
trabajado siendo la experiencia positiva o no, descantando así posibilidades.
Competencia: investigar los proveedores de nuestra competencia.
Internet: importante para encontrar nuevos proveedores o empresas.
Asimismo, brinda la posibilidad de tener referencias por parte de sus
clientes.
Ferias o exposiciones especializadas: se presentan nuevos proveedores o los
ya conocidos exponen sus novedades.
4.1.2 Solicitud de cotización
Sirve para poner al tanto a los proveedores que deseamos adquirir algún producto de su
catálogo.
El formato de solicitud de cotización se envía cuando se quieren solicitar costos
aproximados de un determinado lote de mercancía o serie de servicios, esta información
servirá para hacer una planeación de presupuestos generales, comparar opciones y al final,
elegir la alternativa con la mejor relación costo/beneficio/calidad.
Elementos
Datos del solicitante: nombre de la empresa, domicilio, dirección y RFC
(opcional).
Información de contacto del solicitante, que será un representante de la
empresa perteneciente al área de compras.
Nombre de la empresa a la que se le hace la solicitud de costos.
Información detallada del producto o servicio que se cotiza.
El número de unidades que se quieren adquirir.
Formas de pago.
Tiempo estimado de entrega.
4.1.3 Cotización.
Documento que normalmente realiza el departamento de ventas (o preventas) para los
clientes potenciales. Cuenta con toda la información necesaria que necesita una persona
interesada en un producto o servicio para tomar su decisión.
Elementos.
Debe de ser clara, concisa y detallada y debe de estas desglosada y detallados cada uno de
los elementos que constituyen el servicio
Datos de la empresa/prestador del servicio: nombre o razón social, el Registro
Federal de Contribuyentes, RFC, el domicilio fiscal y otros datos de contacto
(teléfono y/o el correo electrónico).
Datos del cliente: nombre del cliente (persona física o persona moral), RFC y
domicilio fiscal
Concepto: detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s
cotizados.
Importe: ha de desglosarse indicando la base, es decir, la suma de los conceptos sin
IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto.
Modo de pago
Otros elementos
Plazo de entrega: recurso para dotar de valor agregado a nuestro servicio.
Garantías y soporte técnico: hace más atractiva la cotización al ofrecer soporte
técnico de forma gratuita durante u determinado periodo de tiempo.
Condiciones legales: podrá impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado
en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.
4.1.4 Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones
Formato que permite analizar diferentes cotizaciones desde diversos puntos de vista y
refleja las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio,
forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio
comparativo con toda la información recabada. Es exclusivo del departamento de
Compras.
4.1.5 Negociación
Orden de compra: Documento que se envía a los proveedores, es decir, es de uso externo.