Archivo General
de la Nación
Guía
metodológica
instructivo para el
diligenciamiento de
la Hoja de Control
La Hoja de Control es una herramienta que se utiliza
para llevar el registro individual de los tipos
documentales que conforman los expedientes,
relacionando su asunto, fecha del documento, número
o rango de folios, entre otros.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
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Establecimiento público adscrito al
Ministerio de las Culturas, las Artes y los
Saberes
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Nación Jorge Palacios Preciado
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Archivística
Comité de Organización del Archivo
General de la Nación
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Archivística
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Editora de Contenidos Subdirección de
Política y Normativa Archivística
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
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Contenido
Índice de figuras 4
Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control 5
Objetivo 6
Definición 6
Uso de la Hoja de Control 6
Requisitos previos 7
Procedimiento 7
Campos mínimos de diligenciamiento 9
Modelo de Hoja de Control 12
Referencias 13
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Índice de figuras
Figura 1. Control de diligenciamiento 9
Figura 2. Identificación 10
Figura 3. Contenido 11
Figura 4. Responsables 11
Figura 5. Formato Hoja de Control 12
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
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Instructivo
para el
diligenciamiento
de la Hoja de
Control
Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
1. Objetivo
Definir los lineamientos para el uso y diligenciamiento de la Hoja
de Control, con el fin de garantizar la integridad de los expedientes
físicos, facilitando la recuperación y acceso de los documentos al
interior de estos.
2. Definición
La Hoja de Control es definida como el instrumento descriptivo en
el cual se relacionan cada uno de tipos documentales que confor-
man un mismo expediente.
3. Uso de la Hoja de Control
Aplica para las unidades documentales complejas —expedientes— en
soporte físico, es decir, para el conjunto de documentos generados
por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Este instrumento pretende controlar el contenido del expediente,
relacionando uno a uno los tipos documentales que lo integran de Es una herramienta que se
acuerdo con el principio de orden original y lo señalado en la res- utiliza para llevar el registro
pectiva Tabla de Retención Documental.
individual de los tipos do-
Busca garantizar la integridad de la unidad documental, evitando cumentales que conforman
la pérdida, sustracción o inserción de documentos cuando el expe- los expedientes, relacionan-
diente se encuentre cerrado, facilitando la recuperación y acceso a do su asunto, fecha del do-
los documentos al interior de este.
cumento, número o rango
de folios, entre otros.
Es necesario aclarar que la Hoja de Control no es una lista de che-
queo, pues esa pretende comprobar el cumplimiento de una serie
Nota
de requisitos. Entretanto, la Hoja de Control busca garantizar la
integridad de los expedientes y la localización de los documentos
al interior de estos.
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
4. Requisitos previos
Previo al diligenciamiento de la Hoja de Control, es necesario que
los documentos que conforman el expediente estén dispuestos física-
mente en el mismo orden en el que fueron generados o producidos,
en razón al trámite que dio lugar a su origen.
Asimismo, los documentos tendrán que estar debidamente foliados de
acuerdo con los lineamientos establecidos en el instructivo Foliación
en Archivos. Antes de la foliación, es necesario llevar a cabo el proce-
so de depuración documental. Igualmente, los documentos deberán
estar correctamente almacenados en su respectiva unidad de conser-
vación —carpeta.
5. Procedimiento
5.1. La Hoja de Control se elabora durante la etapa de gestión del
expediente, es decir, inicia con el ingreso de los documentos con
los cuales se comienza el trámite, la actuación o el procedimiento
que da origen.
5.2. La Hoja de Control se actualiza a medida que se van ingresando
nuevos documentos al expediente, es decir, aquellos que, según
colocación y uso, se van produciendo hasta que concluya la
gestión.
5.3. El diligenciamiento de la Hoja de Control culmina con el cierre
administrativo del expediente, o sea, una vez finalizadas las
actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo
que le da origen.
5.4. La Hoja de Control se ubica al inicio de la carpeta. Si el expediente
está almacenado en más de una unidad de conservación, deberá
ubicarse al inicio de cada unidad de conservación.
5.5. La Hoja de Control no debe foliarse, ya que se trata de un
instrumento de control que no forma parte del expediente, en
tanto no se produce durante el desarrollo del trámite, actuación
o procedimiento que da origen al expediente.
5.6. En la Hoja de Control y en el índice electrónico debe existir una
referencia cruzada que relacione y describa los documentos
de naturaleza diferente —físico y electrónico— que conforman
el expediente híbrido, con el fin de garantizar su integridad y
vínculo archivístico, dejando la respectiva nota en
el campo de Observaciones.
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
5.7. La dependencia encargada de gestionar el expediente durante
su etapa de trámite será la responsable de la elaboración de la
Hoja de Control.
5.8. La Hoja de Control la firma el encargado de conformar el
expediente y el responsable del área u oficina productora, o
quien la entidad determine dentro del manual de funciones
o sus procedimientos, y se suscribe al momento del cierre
administrativo del expediente.
5.9. En los procesos de entrega y transferencia de los archivos
públicos de las entidades que se supriman, fusionen, privaticen
o liquiden, la Hoja de Control se elabora conforme lo establecido
en los artículos [Link].7. y [Link].5. del Decreto 1080 de 2015,
por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura o cualquier norma que lo modifique o sustituya.
Nota: Para las unidades documentales simples, se deben
establecer los controles para la descripción de los tipos docu-
mentales desde el Programa de Gestión Documental.
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6. Campos mínimos de diligenciamiento
Los campos sugeridos a continuación corresponden a los mínimos
para que la Hoja de Control cumpla su propósito, dando la opor-
tunidad a las entidades de incluir otros que, de acuerdo con sus
propias necesidades, estimen convenientes.
6.1. Control de diligenciamiento. Este apartado está destinado
a llevar la cuenta de las hojas diligenciadas. Corresponde al
número que se le da cuando se genera más de una Hoja de
Control. Por ejemplo, 1 de 3, como lo muestra la Figura 1.
Figura 1. Control de diligenciamiento
Fuente: Comité de Organización del Archivo General de la Nación, 2024
6.2. Identificación. Este apartado consigna información referente
a la identificación del expediente para el cual se elabora la Hoja
de Control. Es importante resaltar que los códigos y nombres
registrados deben ser los asignados en el Cuadro de Clasificación
Documental y en las Tablas de Retención Documental respectivas
[ver Figura 2].
6.2.1. Código y nombre de la unidad administrativa:
consignar el código y nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
dependa la oficina productora. Por ejemplo, 200 Oficina
Asesora Jurídica.
6.2.2. Código y nombre de la oficina productora: registrar
el código y nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva el expediente tramitado en
ejercicio de sus funciones. Por ejemplo, 210 Grupo de
Contratación.
6.2.3. Código y nombre de la serie documental: consignar
el código y nombre de la serie a la cual pertenece el
expediente. Por ejemplo, 210.15 Contratos.
6.2.4. Código y nombre de la subserie documental:
registrar el código y nombre de la subserie a la cual
pertenece el expediente, en caso de ser necesario. Por
ejemplo, 210.15.02 Contratos de prestación de servicios.
6.2.5. Nombre del expediente: diligenciar el título con el
cual se identifica el expediente. Por ejemplo, Contrato
150-2021 - Pedro Pérez.
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Instructivo para el diligenciamiento de la Hoja de Control
IDENTIFICACIÓN
Código y nombre de la unidad administrativa 200 Oficina Asesora Jurídica
Código y nombre de la oficina productora 210 Grupo de Contratación
Código y nombre de la serie documental 210.15 Contratos
Código y nombre de la subserie documental 210.15.02 Contratos de prestación de servicios
Nombre del expediente Contrato 150-2021 - Pedro Pérez
Figura 2. Identificación
Fuente: Comité de Organización del Archivo General de la Nación, 2024
6.3. Contenido. En este apartado se consigna la información de cada
uno de los documentos que conforman el expediente. Se debe
diligenciar un registro por cada tipo documental [ver Figura 3].
6.3.1. Ítem o número de orden: registrar en forma
consecutiva el número correspondiente a cada uno de
los documentos. Por ejemplo, 1.
6.3.2. Fecha de incorporación al expediente: consignar la
fecha en la que el documento se integra al expediente,
indicando año, mes, día (AAAA-MM-DD). Por ejemplo,
2019-02-04.
6.3.3. Fecha del documento: consignar la fecha de
producción del documento, indicando año, mes, día
(AAAA-MM-DD). Por ejemplo, 2019-01-05.
6.3.4. Tipo documental (descripción): indicar el tipo
documental y una sucinta descripción del asunto o
contenido. Por ejemplo, Estudio previo.
6.3.5. Folios: consignar el número o rango de folios que le
corresponden al documento en el orden del expediente.
Por ejemplo (rango folios): 1-4.
6.3.6. Funcionario que ingresa el documento (nombres y
apellidos): registre el nombre claro del funcionario de
la entidad que recibe el documento y lo ingresa
en el expediente.
6.3.7. Observaciones: registrar cualquier observación sobre
los documentos, o su estado, que no se hubieran
incluido en los campos anteriores. Por ejemplo, «Este
documento tiene una fotografía adherida».
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Figura 3. Contenido
Fuente: Comité de Organización del Archivo General de la Nación, 2024
6.4. Responsables. En este apartado se consignan los datos
y firmas del encargado de conformar el expediente y
el responsable del área u oficina productora, o quien la
entidad determine dentro del manual de funciones o sus
procedimientos [ver Figura 4].
6.4.1. Elaborado por: registrar los nombres y apellidos, cargo
y firma del encargado de conformar el expediente y
elaboración de la Hoja de Control. Por ejemplo, Andrés
Jiménez, técnico administrativo.
6.4.2. Responsable del área u oficina productora:
registrar los nombres y apellidos, cargo y firma del
responsable del área u oficina productora o quien la
entidad determine dentro del manual de funciones, o
sus procedimientos. Por ejemplo, Amadeo Rodríguez,
Coordinador Grupo de Contratación.
6.4.3. Fecha de firma: registrar la fecha en que se firma la
Hoja de Control, al momento del cierre administrativo del
expediente, indicando año, mes, día (AAAA-MM-DD). Por
ejemplo, 2021-12-30.
RESPONSABLES
Elaborado por: Responsable del área u oficina productora
Nombres y apellidos: Andrés Jiménez Nombres y apellidos: Amadeo Rodríguez
Cargo: Técnico administrativo Cargo: Coordinador Grupo de contratación
Firma: Firma:
Fecha de cierre del expediente (AAAA-MM-DD): 2021-12-31
Figura 4. Responsables
Fuente: Comité de Organización del Archivo General de la Nación, 2024
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7. Modelo de Hoja de Control
La Figura 5, a continuación, plantea un modelo de Hoja de Con-
trol con los campos mínimos enunciados anteriormente, dando la
oportunidad a las entidades de incluir otros que, de acuerdo con
sus propias necesidades, estimen convenientes.
Figura 5. Formato Hoja de Control
Fuente: Comité de Organización del Archivo General de la Nación, 2024
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Referencias
Referencias
AGN. (Febrero 29, 2024). Acuerdo PRESIDENCIA DE LA
001 de 2024. Por el cual se estable- REPÚBLICA DE COLOMBIA.
ce el Acuerdo Único de la Función (Mayo 26, 2015). Decreto 1080
Archivística, se definen los criterios de 2015. Por medio del cual se
técnicos y jurídicos para su imple- expide el Decreto Reglamentario
mentación en el Estado Colombiano Único del Sector Cultura. Diario
y se fijan otras disposiciones. Oficial (49.523).
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