Control del Proyecto

El control del proyecto es un proceso fundamental que permite verificar si las

actividades y resultados actuales se alinean con lo que se había planificado
inicialmente. Este proceso no solo identifica discrepancias, sino que también facilita la
implementación de ajustes y correcciones necesarias para asegurar el cumplimiento de
los objetivos establecidos.

El control en la gestión de proyectos se encarga de determinar con precisión el avance

de cada actividad, así como el progreso total del proyecto. Para llevar a cabo un control
efectivo, es esencial contar con información estructurada y analizada conforme a la
pirámide de dirección del proyecto. Un control eficiente garantiza una dirección clara y
permite tomar decisiones informadas en el momento adecuado.

El análisis de la información recopilada y la identificación de problemas críticos,

ponderados según su importancia, son pasos clave para definir una estrategia efectiva
en el control de ejecución. Esto incluye estudiar posibles variantes para implementar
las soluciones más viables y preparar la información necesaria para la toma de
decisiones.

Elementos Clave del Control en la Gestión de Proyectos

La gestión del control en proyectos se fundamenta en varios elementos esenciales, que

son:

1. Relación con lo Planeado

El principal objetivo del control es verificar que las actividades ejecutadas se alineen
con lo planificado. Esto requiere un seguimiento constante de los objetivos establecidos
durante la fase de planificación.

2. Medición

La medición es crucial para un control efectivo. Permite cuantificar los resultados

obtenidos y proporciona datos concretos que facilitan la evaluación del progreso del
proyecto.

3. Detección de Desviaciones

Una función inherente al control es identificar las diferencias entre la ejecución real y la
planificación inicial. La detección temprana de desviaciones permite tomar decisiones
informadas y oportunas para corregir el rumbo del proyecto.
4. Establecimiento de Medidas Correctivas

El objetivo principal del control es prever y corregir errores antes de que se conviertan
en problemas significativos. Esto implica implementar medidas correctivas basadas en
las desviaciones detectadas.

5. Control del Avance del Proyecto

Es fundamental determinar con precisión el avance de cada actividad, así como el

progreso total del proyecto. Para facilitar este seguimiento, se utilizan herramientas
visuales que permiten monitorear el desarrollo de las actividades.

Herramientas de Control

 Gráficas de Avance: Estas gráficas ilustran el progreso de las actividades en

comparación con el cronograma planificado.
 Gráficas de Rendimiento: Estas gráficas evalúan la eficiencia y efectividad de los
recursos utilizados en el proyecto.

Importancia del Control

El control en la gestión de proyectos tiene múltiples beneficios, entre los cuales se

destacan:

Corrección Proactiva: Establece medidas para corregir actividades, asegurando que se

alcancen los objetivos establecidos.

Análisis Rápido: Permite determinar y analizar rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, evitando su recurrencia en el futuro.

Responsabilidad: Identifica a los responsables desde el momento en que se establecen

medidas correctivas.

Información Actualizada: Proporciona información sobre la situación actual de la

ejecución de los planes.

Reducción de Costos: Minimiza costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Optimización Administrativa: Su aplicación impacta directamente en la administración y,

por ende, en la productividad de todos los recursos empresariales.
 Factores Por Considerar en el Proceso de Control Al aplicar el proceso de control, es
fundamental considerar cuatro factores clave:

1. Cantidad

2. Tiempo

3. Costo

4. Calidad

Tipos Específicos de Control

Control de Inventarios

Para gestionar inventarios, se utilizan métodos desde simples (tarjetas perforadas,

niveles de pedidos) hasta técnicas más complejas (investigación de operaciones).

Control de Producción

Este control tiene como objetivo programar, coordinar e implementar medidas para
lograr un rendimiento óptimo en las unidades producidas, asegurando que se inicie la
producción en el modo, tiempo y lugar más adecuados.

Control de Compras

Estrechamente relacionado con el control de inventarios, verifica actividades como:

- Selección adecuada de proveedores.

- Evaluación de cantidad y calidad según especificaciones.

- Control desde la requisición hasta la llegada del material.

- Comprobación de precios y determinación del pedido.

Control de Mercadotecnia

Este tipo de control evalúa la eficacia con la que se distribuye el producto al

consumidor. Es vital para la formulación de estrategias y planes efectivos.

Control de Ventas
Los pronósticos y presupuestos son esenciales para establecer normas que permitan
evaluar las ventas y fijar cuotas a cumplir. Este sistema mide el desempeño del equipo
de ventas respecto a las proyecciones realizadas.

Control Financiero

Proporciona información sobre la situación financiera general y el rendimiento

monetario de los recursos y actividades dentro de la empresa. Establece lineamientos
para evitar pérdidas innecesarias y analiza adecuadamente los costos, asistiendo a la
gerencia en la toma de decisiones estratégicas.

Graficas de avance
En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas
personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo,
es necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar todo el avance
de su proceso como su rendimiento.

Esta grafica es similar a la de rendimiento utilizado en el proyecto. Se puede agregar

en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en
donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga
una idea precisa de las disponibilidades de tiempo. La gráfica de avance contiene,
además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance
logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones
de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo
el proyecto.

Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se
llena de la siguiente manera:12

a. Con la información original del supervisor:

 Anotar el día de la información.
 Anotar el número de la actividad informada.
 Expresar, en tanto por una, el avance de la misma.

Para calcular el porcentaje programado de avance, procedemos así:

1. Se divide el porcentaje total de avance (1.00) entre el número de días-actividad

que tiene el proyecto. Este número es la suma de la columna «e» de la matriz de
información (66).
 a. Naturalmente, si la unidad de tiempo no representa días sino horas, la
unidad de avance será H-a (horas-actividad).

2. Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada día
programado.
a. En cada uno de los cuatro primeros días encontramos 3 actividades; en el
quinto y sexto hay 4 actividades; del séptimo al décimo encontramos 3
actividades, etc.
3. Se acumulan las unidades de avance en cada día transcurrido,
4. Las unidades de avance acumuladas se multiplican por el factor de avance
calculado en el inciso a.

Con lo anterior queda lista la gráfica de avance para recibir la información.

Grafica de rendimiento.
La grafica de rendimiento nos sirve para observar el ritmo de velocidad de trabajo al
mismo tiempo que las metas parciales se van logrando con el transcurso del tiempo. En
la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los días de duración
del proyecto más la tolerancia calculada. En esta grafica se señala la meta final que se
encuentra sobre el renglón del 100% de eficiencia y las coordenadas del tiempo final
del proyecto.

Esta información se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a

continuación.

a. En el momento de recibir información de avance real:

1. Se anota el día de la información.

2. Se expresan los números de las actividades realizadas.

3. Se anotan los porcentajes.

4. Se anota el total acumulado de las actividades terminadas con anterioridad.

b. Después de hacer la anotación anterior, se calcula lo siguiente:

1. Indicar los días programados de ejecución para cada actividad informada.

 2. Se determinan los recíprocos de los tiempos anteriores para indicar el
volumen del trabajo o carga correspondiente a cada día.

3. Se señalan los días transcurridos en cada actividad de acuerdo con el

programa, y no con los días transcurridos en el avance.

4. Se multiplican los valores para obtener el porcentaje del trabajo, que deben
cumplirse conforme el programa, para cada actividad.

5. Se calcula el factor del avance total por actividad multiplicado por el factor de
la unidad de avance por el número de días programados.

6. Se ajusta el porcentaje de avance en el proyecto con el porcentaje real de la

actividad. Esto se multiplica por el porcentaje de actividad de la columna por el
porcentaje del factor de avance total.

Cierre del proyecto.

El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de

hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se ha
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde

se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen
obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.

Un proyecto ha finalizado cuando:

 Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por
completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a
cabo.
 Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes
adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente
(independientemente de que aún no se haya cobrado).
Objetivo del cierre del proyecto.

 Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los

beneficios obtenidos.
 Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las
previsiones iniciales y el resultado.
 Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:
 Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa
(conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos,
etc. ).
 Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad
con nuevos contratos.

Aceptación del proyecto

Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la aceptación

del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar
el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.

Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que está conforme con ellos.

ste documento debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado
exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decide cerrar el proyecto por
cualquier motivo. Es fundamental para evaluar los resultados alcanzados y resumir
toda la información relevante que pueda ser útil para proyectos futuros.

Actividades de Cierre

El informe debe listar las actividades de cierre realizadas y cualquier elemento

importante que se considere relevante. Se recomienda llevar a cabo informes de
chequeo al finalizar cada fase del proyecto, especialmente si este es grande o
complejo, lo que facilitará la elaboración del informe final.

Objetivos del Informe

 Evaluar Resultados: Determinar si se lograron los resultados previstos y, en

caso negativo, analizar las razones detrás de ello.

 Documentar Aprendizajes: Resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda

ser de importancia para futuros proyectos de la empresa.
Elementos Clave Que Incluir en el Informe

1. Descripción del Proyecto

 Resumen general del proyecto que brinde una visión global sobre sus
objetivos y alcance.

2. Planes de Ejecución del Cierre

 Justificación del cierre del proyecto, ya sea porque se han alcanzado los
resultados esperados, ha llegado la fecha de conclusión o se ha agotado
el presupuesto.

3. Análisis de Resultados

 Evaluación detallada sobre si se lograron los objetivos establecidos y un

análisis de las razones en caso contrario.

4. Recomendaciones Futuras

 Sugerencias basadas en las lecciones aprendidas durante el desarrollo

del proyecto para mejorar futuros proyectos.

Documentación del Cierre del Proyecto

La documentación del cierre de un proyecto es fundamental para evaluar su

desempeño y asegurar que se han cumplido los objetivos establecidos. A continuación,
se presenta una organización clara de los componentes que deben incluirse en esta
documentación.

1. Componentes de la Documentación del Cierre

 Balance de ingresos y gastos

 Informes finales

 Lista de documentación generada

 Lista de productos generados

 Otros elementos, según la empresa y el proyecto específico

2. Balance de Ingresos y Gastos

El balance de ingresos y gastos es un documento clave que presenta las desviaciones

en el presupuesto.

Detalles:
  Desviaciones Presupuestarias:

 Valores negativos: Indican ahorro, salvo en la evaluación de ingresos y

márgenes.

 Valores positivos: Indican gastos, aunque no hayan sido los previstos.

 Inclusión de Ingresos y Gastos:

 Se deben incluir todos los ingresos y gastos, independientemente de si

han sido contablemente imputados.

3. Informes Finales

Los informes finales ofrecen un resumen comprensivo del proyecto.

Tipos de Informes:

 Informe Económico: Resumen del balance de ingresos y gastos.

 Informe de Situación Final: Descripción general del ciclo de vida del proyecto
en un lenguaje no técnico.

 Informes Intermedios: En proyectos largos y complejos, se pueden generar

informes intermedios coincidiendo con hitos temporales.

4. Indicadores Económicos de Primer Orden

Estos indicadores son valores numéricos cruciales que reflejan el desempeño

económico del proyecto.

Principales Indicadores:

 Función del Proyecto: Indica el volumen total del proyecto.

 Margen del Proyecto: Calculado como ingresos menos costos.

 Costes: Valor de los factores de producción consumidos para realizar

actividades.

 Beneficio del Proyecto: Margen menos costos de oportunidad.

 Precio de Venta por Hora Trabajada: Indica el precio necesario para obtener
rentabilidades similares.

 Componentes del Coste del Proyecto: Muestran la importancia relativa de

cada partida de costes.
5. Indicadores Financieros

Los indicadores financieros analizan el origen y proyección temporal de los fondos

utilizados.

Indicadores Clave:

 Porcentaje de endeudamiento externo e interno.

 Valor actual neto del proyecto.

 Tasa interna de rendimiento del proyecto.

6. Indicadores de Ocupación Laboral

Estos indicadores proporcionan una visión objetiva sobre la necesidad de personal para
completar un trabajo.

Carga de Trabajo:

 Se mide en número de horas necesarias (por categoría) para finalizar un trabajo.

7. Indicadores de Gestión

Los indicadores de gestión evalúan las desviaciones respecto a lo previsto en términos

de plazos, costes, márgenes y contingencias.

8. Otras Utilidades en los Informes de Cierre

Los informes de cierre también permiten:

 Detectar errores sistemáticos en presupuestos y ofertas.

 Analizar tendencias históricas en proyectos gestionados por cada responsable.

 Evaluar tendencias históricas en proyectos contratados con clientes.

 Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes.

Esta organización clara y estructurada permite una mejor comprensión y análisis del
cierre del proyecto, facilitando la identificación de áreas para mejorar en futuros
emprendimientos.

Evaluación y Retroalimentación en Proyectos

La evaluación de proyectos es un proceso crucial que permite analizar y mejorar la
efectividad de las iniciativas empresariales. A continuación, se detallan las áreas
generales de aplicación de esta metodología, así como los niveles de evaluación y los
componentes necesarios para su implementación.

Áreas Generales de Aplicación

La metodología de evaluación se puede aplicar en diversas situaciones, tales como:

Instalación de una planta totalmente nueva.

Elaboración de un nuevo producto en una planta existente.

Ampliación de la capacidad instalada o creación de sucursales.

Sustitución de maquinaria por obsolescencia o insuficiencia de capacidad.

Niveles de Evaluación

La evaluación de proyectos se divide en tres niveles principales:

Perfil o Gran Visión:

Este es el nivel más básico, conocido como "Identificación de la idea". Se elabora a

partir de información existente y juicios basados en la experiencia.

Estudio de Prefactibilidad o Anteproyecto:

Profundiza en la investigación utilizando fuentes secundarias y primarias. Detalla la

tecnología a emplear, determina los costos totales y evalúa la rentabilidad económica
del proyecto, sirviendo como base para que los inversionistas tomen decisiones.

Proyecto Definitivo:

Es el nivel más profundo y final, que contiene toda la información del anteproyecto,
pero aborda aspectos más detallados. Incluye:

 Canales de comercialización adecuados.

 Lista de contratos de ventas establecidos.
 Cotizaciones actualizadas.
 Planos arquitectónicos para la construcción.

La información presentada aquí no debe alterar decisiones previas sobre la inversión,

siempre que los cálculos del anteproyecto sean confiables.

Proceso Final
 La última fase del proceso es la cristalización de la idea, que incluye:
 Instalación física de la planta.
 Producción del bien o servicio.
 Satisfacción de una necesidad humana o social, que fue el origen del proyecto.