Bogotá, D.C.

, febrero 10 de 200_

R.F.345/01

MEMORANDO DE CONTROL INTERNO

ALCANCE DEL TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Con base en planes trazados por la Revisoría Fiscal para el ejercicio

contable de l998 y las políticas y determinaciones establecidas por la
Administración del Banco se llevó a cabo un trabajo integral
relacionado con los aspectos financieros, contables, de crédito, de
Inversiones de Capital, comerciales, administrativos y tributarios, los
cuales fueron reformados por las tendencias de la economía del país
y sus efectos en el sector solidario.

De igual manera se efectúo el seguimiento sobre las normas

contables y las instrucciones impartidas por los organismos de
control, en especial la Superintendencia Bancaria, principalmente los
relacionados con :

1. Control de Riesgos

En Cartera :
Por deterioro de la Cartera
Por las cooperativas que fueron intervenidas
Por los concordatos
Por la compra de Cartera
Por la Venta de Cartera

En inversiones : En cuanto a Solvencia

Jurídico
Mercado
En Gestión de Activos y Pasivos por liquidez
Tasa de Interés
Tasa de Cambio

2. Información

En cuanto a Contabilidad Administrativa

Contabilidad Financiera
Indicadores Financieros
Análisis de Gestión
Flujos de Fondos
Sistematización
Comunicaciones
Plan de contingencias

3. Controles Internos

Financieros
Operativos
De gestión
De informática

RESULTADOS DE LAS INTERVENCIONES

Producto de la Gestión adelantada se cursaron comunicaciones a los

diferentes estamentos del Banco, en especial a la Junta de
Directores, Presidencia, Vicepresidencias, Gerencias de Control de
Riesgo, de Contabilidad , Operaciones Bancarias, Informatica,
Desarrollo Administrativo, Normalización de Activos, Tesorería,
Medios de Pago, Internacional, Gerencias Distritales y Oficinas, con
el fin de dar instrucciones solicitar correcciones y ajustes, hacer
seguimiento sobre los diferentes tópicos que se han evaluado.

Es de resaltar el seguimiento adelantado a los resultados de todos

los procesos contables con el propósito de depurar la información,
efectuar los cuadres, realizar ajustes, verificar conciliaciones,
registros de partidas por provisiones, adquisición de Inversiones,
daciones en pago, pagos laborales, tributarios y de manera particular
los libros auxiliares de las oficinas.
El rubro de mayor importancia, la Cartera de Créditos, fué atendida
de manera particular por las circunstancias de iliquidez y de
deterioro, notificando los hechos sobre análisis de Crédito,
Aprobaciones, Constitución de Garantías, Desembolsos, Recaudos,
Provisiones, Procesos Concursales, Daciones en Pago, Compra de
Cartera, Reestructuraciones, Control de Inversiones de Créditos de
mayor cuantía, e informes, análisis a reportes de endeudamiento
individual y gobal de clientes, cartera vencidas y sobregiros.

En relación con las inversiones se evaluaron y analizaron las

diferentes operaciones que el Banco ha realizado así como el
manejo de los flujos de fondos, la medición de las provisiones, las
valorizaciones y desvalorizaciones enmarcándolas dentro de los
parámetros de la reglamentación vigente.

Acerca de la Gestión de Activos y Pasivos, se efectuó seguimiento a

las comunicaciones surgidas de la Gerencia de la Dirección General
como a las oficinas, solicitando los ajustes y conceciones así como la
prevención de resultados.

Las actividades realizadas durante 200- se presentan en forma

detallada así :
DEFICIENCIAS MAS COMUNES DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES
FINANCIERAS

CAJA

 Insuficiente realización de arqueos

 No existe evidencia de revisión de inspectoría y planilla de caja
 Incumplimiento de procedimientos para la provisión y/o devolución de efectivo
 Notas débitos y crédito son firma del cajero y falta de aprobado del gerente
 Inexistente control de sobreflex y faltante de caja
 Deficiente diligenciamiento del libro de control de bodega
 Inoportuno envío de custodias al banco corresponsal
 Inexistente cuadro periódico de riesgo en cuentas de orden de cheques
devueltos
 Sin enviar comunicación al cliente de cheques devueltos
 Sin evidencia de supervisión del gerente y jefe de operaciones
 No siempre se diligencia todos los espacios en blanco Formato
 Impresiones en los arqueos de caja
 carencia de sorpresividad en los arqueos
 formato de provisión y/o devolución de efectivo parcialmente diligenciado
 Documentos recibidos en caja sin requisitos de validez
 Inexistente custodia de password de acceso a caja
 exceso de efectivo
 Incompleto diligenciamiento del formato cuadre general caja
 Sin evidencia de confirmación telefónica para pago de cheques
 Inexistente relación de cheques devueltos no reclamados
 inexistente cambio de claves por reemplazo en vacaciones
 Deficiencia en seguridad de la bodega
 Recibido de efectivo por personal no autorizado
 Recibo de efectivo por personal no autorizado
 Deficiente manejo de las cuentas faltantes y sobrantes en canje
 insegura custodia de efectivo
 Inexistencia de cuadres periódicos
 Deficiente custodia de claves y llaves de la oficina
 No existe manual actualizado de los funcionarios de la transportadora
 Pago de retiros sin firma del titular
 Deficiente anulación de cheques pagados por caja
 Consignación con tachones y enmendaduras
 Timbres inoportunos de los cheques pagados por caja
 Deficiente proceso de recaudo pagos
 Pérdida de sorpresividad en los arqueos de caja
 Sin evidencia de cuadres operativos de remesas
 No se custodian en bodega las claves de acceso a cajeros
 Sin contabilizar en custodia en cuentas de orden los cheques devueltos
 Insuficiente número de arqueos de Servicaja
 Deficiente cancelación de facturas
 Inexistente conciliación de Bancos
 Custodia de efectivo
 Pagos de retiros sin firmar del titular
 Arqueos de cheques devueltos
 Provisiones de Servicaja sin establecer
 Los cajeros no utilizan el cofre de seguridad
 Faltantes en caja sin contabilizar
 Diferencias sin establecer
 Diferencia en remesas

CAJA MENOR

 Insuficiente números de arqueos de caja menor

 Inoportuna realización del reembolso de caja menor
 Sin anular vales cancelados
 Inadecuada custodia de caja menor
 No en todos los casos se anulan las facturas pagadas por la oficina con el
sello
 Deficiente manejo de recibos de caja menor
 Vales cancelados sin autorización de gerencia
 Sin diligenciar el formato de recibo de caja menor
 Sin fecha de recibido en los vales de caja menor
 Vales por el valor superior a lo normatizado
 Sin firma de recibido en los valores
 Recibos de caja menor con fecha anterior al último desembolso
 Inexistente cuadre operativo.
 Excesivo número de reembolsos de caja menor
 Deficiente imputación contable
 Incorrecto diligenciamiento de arqueo
 Pagos de caja menor sin soportes
 Duplicidad pago gastos de transpote
 Anulación de recibos

PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS

 Sin diligenciar formato de operaciones en efectivo

 Inexistencia relación de clientes usuales
 Sin colocar firma del cajero en formato
 Insuficiente grado de conocimiento de los cajeros
 Campos del formato sin diligenciar
 El formato parcialmente diligenciado
 Deficiente información sobre prevención Lavado de Activos
 Aperturas y constitución de certificados sin aprobación del gerente
 Archivos de documentos
 Declaración de origen de fondos
 Confirmación de referencias
 Actualización de información y documentos

CREDITO Y CARTERA

 Insuficiente documentación de créditos

 Otorgamiento de créditos a clientes con deficiente información comercial
 Sin evidencia de verificación de la información suministrada para créditos
 No se entrega a los clientes las copias de operación activa
 Desembolso de créditos sin evidencia de autorización de Gerente
 Deficiente diligenciamiento de pagarés
 Cartera vencida con mas de 60 días sin enviar a cobro jurídico
 Inextentes cuadres periodicos
 Falta diligenciamiento de formatos
 Inexistentes segregaciones de funciones
 Inexistente realización de inventarios de pagarés de crédito
 Sin reciprocidad por parte de los clientes
 Clientes con reportes negativos centrales de riesgo
 Inadecuado análisis financiero
 Deficiencia en seguros de crédito
 Desembolso de crédito sin cumplir condición de aprobación
 Sin cobro completo del impuesto de timbre
 Sin evidencia de visita para créditos superiores
 Sin razonabilidad en la provisiones de cartera
 Incremento de la cartera vencida
 Créditos radicados luego de su aprobación
 Incumplimiento de requisitos para refinanciación
 Inadecuada custodia y seguridad de las carpetas de crédito
 Inadecuada gestión de cobro prejurídico
 Exagerada concentración de labores jurídicas en un abogado
 No se registra la tasa mínima en los pagarés con interés D.T.F.
 Diferencia sin establecer
 Insuficiente capacidad de pago
 Pagares faltantes en invierno
 Sin descontar reserva legal en desembolso de créditos de cooperativas
 Falta de copia del pagaré en Cartera de documentos del cliente
 Deficiente reestructuración de créditos
 Sin evidencia de autorización de clientes para ser incluidos en control de
riesgo
 Créditos tramitados sin diligenciar pagare
 Sin evidencia de paz y salvo reportados por centrales de riesgo
 Deficiente manejo de los créditos avalados por fomentar
 Deficiente manejo de la cuanta
 Deficiente manejo de deudores por renovación de polizas
 Créditos de garantía
 Deficiente recepción de documentos para crédito
 Falta control a pagarés de socios recibidos en garantía
 Deficiente número de abogados en la oficina
 Deficiencias en evaluación de Cartera Comercial
 Inadecuada recepción de documentos
 Sin conciliación de cuenta créditos aprobados no desembolsados
 Sin cobrar impuestos de timbre
 Informes de Abogados
 Desembolso de crédito sin ser solicitado por escrito
 Otorgamiento de créditos de alto riesgo
 Créditos desembolsados sustituyendo pasivos

ACEPTACIONES BANCARIAS

 Deficiente manejo de libros

 Inadecuada aceptación de facturas
 Sin exigir contragarantías y carta de autorización
 Sin control de existencia de aceptaciones
 Expedición de aceptación sin la documentación requerida
 Inadecuado control sobre archivo de los documentos
 Sustitución de pasivos al cancelar Aceptaciones Bancarias
 Inexistente realización del cuadre operativo de las aceptaciones
 Deficiente cobro de comisiones
 Inexistente cobro del impuesto de timbre
 Deficiente control de títulos con cuentas de orden
 Abonos parciales de Aceptaciones Bancarias
 Aprobación de Aceptaciones Bancarias
 Inadecuada anulación de Aceptaciones Bancarias
 Rebaja de comisiones sin autorización
 Aprobación de Aceptaciones Bancarias
 Exceso en aprobación de aceptaciones
 Inoportunidad en la contabilización

CARTAS DE CREDITO

 Sin evidencia de garantía

 Sin pago de intereses
 Diferencia en cartas de crédito
 Sin evidencia de cuadres operativos
 Sin deligenciar las solicitudes para expedición
 Cancelación de Cartera de crédito vencida
 Inexistencia análisis para otorgamiento
 No se diligencian las tarjetas de control indicvidual
 Saldos sin depurar
 Errada creación de crédito
 Sin evidencia de pagarés

GARANTIAS

 Falta renovación de las pólizas de seguros

 Insuficiente cobertura de la garantía
 Falta concepto jurídico sobre garantía
 No se reclasifican las garantías de crédito
 Inexistentes arqueos físicos de la garantía
 Faltan cuadres periódicos de las garantías
 Garantías de constituidas sin avaluo
 Déficit en garantías admisibles
 Garantías faltantes
 Sin control de pagarés de socios
 Constitución de pólizas de seguros por valor superior
 Diferencia en garantías
 Sin evidencia de inspección física
 Seguros vigentes sin actualizar en el sistema
 Garantías de segundo grado sin autorización del ente competente
 Inexistencia de garantías para el desembolso de créditos
 Desmejoramiento de garantías sin autorización del ente competente
 Avalúos realizados por peritos no autorizados
 Falta de documentos en las garantías
 Tratamientos de crédito con avalúos sin actualizar
 Inadecuada inclusión de garantías en el sistema
 Garantías de créditos cancelados sin borrar del aplicativo de cartera
 Cuadre operativo de las garantías con diferencia
 Sin evidencia del original de la garantía
 Pagarés de socios
 Créditos con garantías reales aplicados a Garantía Personal
 Revisión final

CUENTA CORRIENTE

 Incompleta documentación en apertura de cuentas corrientes

 Contratos de cuentas corrientes sin firmar del Gerente
 Contrato de uso de tarjetas sin firmar
 Aperturas de cuentas corrientes sin consultar las centrales de riesgo
 Vinculo de clientes con deficiente moralidad comercial
 Existen cuentas vigentes con alto numero de cheques devueltos
 Deficiente archivo de tarjetas de firmas de cuenta corriente
 No se realizan cuadres periodicos
 Embargo de cuentas corrientes
 Los saldos de cuentas corrientes inactivas no se trasladan a creedores
 Cuentas saldadas o canceladas sin informar al titular
 Sin evidencia sellos de cuentas saldadas o canceladas
 Sin evidencia de verificación de información
 Inexistencia verificación de las cuentas de orden
 Inexistencia contabilización de diferido
 Insuficiente realización de arqueos de chequeras
 Inexistente realización de arqueos de contragarantías
 Deficiente diligenciamiento del libro de entrega de chequeras
 Contra garantías y cartas de autorización faltantes
 Información extemporánea de centrales de riesgo
 Apertura de cuentas a clientes con mala moralidad
 Deficiente entrega de chequeras
 Sin utilizar formularios de apertura
 Sin cobrar la información comercial
 Sin firma del contrato de la cuenta corriente
 Deficiente colocación de sobregiros
 Sin amortización de chequeras
 Sin supervisión de pagos de valores superiores
 Notas débito y crédito sin aprobación
 Inadecuado manejo de gerentes de no pago
 Sin anular documentos en cuentas saldadas y canceladas
 Inadecuada recepción de oficios de embargo
 Diferencia en cuenta corriente
 Exceso de atribuciones
 Inexistente cobro prejurídico
 Deficiente manejo y control de chequeras emitidas
 Deficiente manejo y control de custodia y arqueo de cuentas inactivas
 Inexistente actualización de los cupos de sobregiros
 Inadecuado manejo y control de archivos
 Cheques devueltos sin evidencia de firma del cliente
 Formatos de solicitudes de chequeras
 Cupos de sobregiros mal grabados
 Inexistente control de las cuentas de orden
 Contratos de cuenta corriente sin firmar del titular
 Cuentas vigentes con más 5 cheques extraviados
 Saldos embargados de cuenta corriente sin firmar del titular
 Cupos de sobregiros vencidos
 Inexistente realización de inventarios de tarjetas de firma
 Exceso de atribuciones de negociación de remesas
 Tarjetas de firmas con deficiencia en el diligenciamiento

AHORROS

 Apertura de cuentas de ahorro sin documentación

 Deficiente diligenciamiento de terjetas de firmas
 Inexistente control a los cuadres periodicos de cuentas de ahorros
 Diferencias en talonarios tarjeta débito y sobreflex en cuentas de orden
 Embargos sin incluirse en el sistema
 Deficiente diligenciamiento del libro control entrega de talonarios
 Falta diligenciar contratos de uso de tarjeta débito
 Aprobación de traslados de saldos con fax
 Deficiente archivo de documentos de cuentas de ahorros
 Sin evidencia de supervisión en el pago de cuantias superiores
 Sin evidencia de la aprobación del Gerente en notas débito y crédito
 Sin evidencia de revisión y aprobación del formato
 Retiros sin evidencia de visado
 Inexistente custodia de tarjetas de firmas
 Inexistentes arqueos de tarjetas de firmas
 Inexistente control de cuentas inactivas
 Sin evidencia de destrucción de comprobantes al cerrar la cuenta
 Falta firma de quien recibe el talonario
 Deficiente numeración de cuentas
 cuentas con saldos por debajo del mínimo requerido
 Diferencias en el cuadre operativo de productos
 Sin firma del Gerente en contrato de uso de tarjeta
 Inoportuna entrega de tarjetas débito
 Activación de cuentas por funcionarios no autorizados
 Comprobantes de retiro con error en el diligenciamiento
 Se dejan de utilizar números de cuenta
 No siempre se timbran los comprobantes de retiro
 Deficiente control de talonarios en cuentas de orden
 Aprobación de solicitudes de apertura por personas no autorizadas
 Inadecuada custodia de talonarios
 Faltan huellas dactilares
 Deficiencias en cancelación de cuentas
 Archivo inadecuado
 Tarjetas débito retenidas por el cajero automático sin entregar
 Falta numeración y tinta de seguridad para los talonarios
 Diferencias de ahorros por establecer

CERTIFICADOS

 Deficiente diligenciamiento del Libro Control de Certificados

 Frecuente anulación de títulos
 Expedición de certificados sin documentación
 Deficiente diligenciamiento de Certificados
 No se realizan cuadros periódicos de certificados
 Insuficiente realización de arqueos de títulos en blanco
 Deficiente cancelación de certificados
 No se utiliza control de interés
 Certificados cancelados sin endoso
 Prorrogas por más de un periodo sin actualizar la tasa
 Inadecuada custodia de títulos emitidos
 Inadecuada custodia de títulos cancelado
 Sin evidencia del pago de intereses y de la retención
 No en todos los casos se encontraron las 2 firmas autorizadas
 No se practico la retención en la fuente
 Deficiente archivo de títulos cancelados
 Insuficiente diligenciamiento del formato
 Inexistente custodia de título dejados por el cliente como reciprocidad
 Inexistente control de cuentas de orden
 Captación de títulos con tasas diferentes a las pactadas
 Expedición de títulos sin sello protector
 Diferencias sin establecer
 Prorrogas por más de un periodo
 Entrega de certificados de cliente fallecido sin juicio de sucesión
 Cancelación de CDT antes de vencimiento
 Sin evidencia de recibido por parte del cliente
 Deficiencias apertura de certificados
 Deficiencias causación intereses
 Cancelación de certificados sin presentación del original
 Capitalización de intereses de CDT
 Certificados sin entregar al beneficiario
 Sin evidencia de autorización de captaciones mayor de 1 año
 Tarjetas de control de intereses

CHEQUES DE GERENCIA

 Inadecuado diligenciamiento de cheques de gerencia

 Deficiente diligenciamiento del libro de control
 Frecuente anulación de cheques de gerencia
 Falta diligenciamiento de formatos
 Inoportuna conciliación de cheques de gerencia
 Inexistente conciliación de cheques de cuentas de orden
 Inexistencia causación de impuestos de timbre
 Inadecuada contabilización de cheques de gerencia
 Inexistente visado en las cartas de autorización solicitando cheques
 Sin evidencia de recepción para cheques de gerencia
 Diferencia en conciliación de cheques de gerencia
 Deficiencias en la elaboración de cheques de gerencia
 Sin diligenciar solicitud para el giro de cheques de gerencia
 Deficiente anulación de los cheques de gerencia pagados o anulados
 Inoportunidad en la aplicación de las normas del banco
 Deficiente cobro de comisión
 Inexistente fecha de cancelación
 Sin contabilización impuesto de timbre
 Cheques pagados sin endoso
 Cheques girados sin protector
 Sin cobro impuesto de timbre
 Sin contabilizar el cobro Retención en la fuente
 Sin contabilización del diferido
 Libro de control sin evidencia de revisado
 Inventario de cheques de Gerencia no efectuado

CONTROLES GENERALES

 Inexistente uso de carnet

 Inexistente uso de guía de auditoria
 Cartelera de tasas de interés desactualizada
 Faltan algunas circulares reglamentarias e informativas
 Los manuales normativos se encuentran desactualizados
 Inadecuados archivo de la oficina
 Inexistente reglamento interno de trabajo
 Apertura indebida del sistema
 Inexistente cuadro de volumen de operaciones
 Servicio de vigilancia (los sábados)
 Sistema de alarma
 Sin evidencia de contrato de vigilancia
 Acceso a áreas restringidas de personal no identificado de personal no
identificado
 Faltan elementos de trabajo
 Sin restringir el acceso al centro de operaciones
 Ingreso de personas no autorizados en horas bancarias
 Incompleta la planta de personal
 Terminal financiera sin restricción de acceso
 Deficiente atención telefónica
 Inexistente cumplimiento en horarios
 No se controlan los pedidos de útiles y papelería
 Inexistencia en el seguimiento de los informes de auditoria
 Sin segregación de funciones en el manejo de las llaves
 Cámara de video sin uso
 Cajero automático sin aviso publicitario
 Inexistencia en la nomenclatura de la oficina
 Libro de Control de la policía desactualizado
 Bajo captación y colocación de las remesas