CONTROL
INTERNO
CONTABLE
C.E. 42 de 2001
Res. 196 de 2001
OBJETIVOS
Mediante el sistema de control
interno fortalecer las áreas contables
y administrativas, con el ánimo de
obtener una información financiera
que sea insumo para la toma de
decisiones de las entidades públicas.
Acolfuman
QUE ES ?
CONTROL INTERNO
Conjunto de planes, métodos y medidas adoptadas
dentro de la entidad para salvaguardar sus activos,
promover una eficiencia en sus operaciones para el
logro de un objetivo programado.
CONTROL INTERNO CONTABLE
EXISTENCIA Y EFECTIVIDAD DE MECANISMOS DE CONTROL Y
VERIFICACION EN LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO
CONTABLE, CON EL OBJETIVO DE GARANTIZAR UNA INFORMACIÓN
FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL DE ACUERDO A LAS NORMAS
CONCEPTUALES, TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.
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PARTICIPANTES DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE
DIRECCION
Orientación general y evaluación global de
resultados.
AREAS BASICAS
A través de normas y procedimientos
establecidas para desarrollar sus actividades.
AREAS DE APOYO
Uso adecuado de los procesos administrativos
tales como planeación, control de gestión,
evaluación.
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Contabilidad
Presupuesto
Almacen e Inv.
Oficina Entidades
Jurídica INFORMACION
adscritas
CONTABLE.
Tesoreria
Recursos Humanos
Oficina cuentas
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ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL
DUPLICIDAD DE INFORMACION
• Almacén
• • Tesorería
• Presupuesto
NO AUTONOMIA ADMINISTRATIVA
• Control previo
• Coadministración
AUSENCIA NORMATIVIDAD CONTABLE
• Definición clara de parámetros
• Falta criterios de evaluación de desempeño
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SITUACION ACTUAL
INTEGRIDAD DE INFORMACION POR ENTIDAD
• Control y seguimiento a Gestión.
• Definición de parámetros de cambio de administración
• Evaluación a Control interno.
AUTONOMIA ADMINISTRATIVA
• Control POSTERIOR
• Procesos de modernización y
mejoramiento
ESTABLECIMIENTO DE CONTABILIDAD
• Generación de estados de Resultado
• Parámetros Homogéneos
• Suministra criterios de evaluación de desempeño
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Premisas o Particularidades
El sistema debe
Integro:
posibilitar su
comprende todas modificación
aquellas actividades permanentemente
que implican un debido a cambios
movimiento financiero institucionales y
legales
Ágil, practico Debe permitir la
permanente y en participación de
continua todos los que
supervisión y intervienen en los
evaluación procesos
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Alcance
AREAS
OPERACIONES FINANCIERAS
FINANCIERAS ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVA
CONTABLES
CONTABLES
Acolfuman
Ciclos o Procesos
NOMINA
NOMINA CUENTAS
CUENTAS POR
POR
Planeación
Planeación PAGAR
PAGAR
COMPRAS
COMPRAS OO
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS
ADQUISICIONES
ADQUISICIONES
CUENTAS POR INVERSIONES
INVERSIONES
DEUDA
DEUDA PUBLICA
COBRAR
COBRAR
TESORERIA
TESORERIA COSTOS
COSTOS
INGRESOS
INGRESOS
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Fundamentos
IDENTIFICACION
IDENTIFICACION
1. IDENTIFICACIONDE PROCESOS
CLASIFICACION
CLASIFICACION
MEDICION
MEDICION
REGISTRO
REGISTRO
A. FASE RECONOCIMIENTO .
IDENTIFICACION
IDENTIFICACION
CLASIFICACION
CLASIFICACION
B. FASE DE VALUACION.
MEDICION
MEDICION
REGISTRO
REGISTRO
C. FASE DE REVELACION Presparacion
Presparacion de
de
estados
estados finacieros
finacieros
Analisis
Analisis de
de informacion
informacion
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Fundamentos
2. IDENTIFICACIONDE ACTIVIDADES
3. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS.
[Link] DE TAREAS
4. INDICADORES
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TIPOS DE CONTROL
DE Basados en los procedimientos,
LEGALIDAD normas y demás directrices
Registros de acuerdo a normas
FINANCIERO conceptuales, técnicas y
procedimientos establecidos
Operativo, Seguimiento procesos
informático
administrativos y seguimiento
sistema.
De gestation Administración correcta de los
recursos y destinación de los
mismos. Acolfuman
Elementos del Control Interno
Contable
Ambiente de
control
Operacionalización
de los procesos
Administrativos Todos permiten la
operación de un
Sistema de
información y
sistema de control
documentación interno contable
adecuado.
Retroalimentación y
mejoramiento
continuo
Acolfuman
Elementos del Control Interno
Contable
Generar procesos de reflexión
y autocontrol dirigidos a
generar conductas éticas, de
AMBIENTE disciplina y estructura en los
DE CONTROL servidores públicos.
INTERNO
Promover el desarrollo
CONTABLE
integral, profesional y humano
generando una cultura de
control interno contable
incluyendo áreas, personas,
procesos,procedimientos,
informes y controles entre
otros Acolfuman
Elementos del Control Interno
Intern
Contable
Coherencia e interrelación
existente en los procesos
fundamentales de la administración
y las actividades relacionadas con el
proceso contable.
OPERACIONALIZACION
OPERACIONALIZACION
DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Vincular los elementos de la
planeación, ejecución, seguimiento y
control de las actividades con el proceso
contable, hasta la generación de los
estados financieros.
Acolfuman
Elementos del Control Interno
Contable
Existencia de sistemas de información
que integren las distintas funciones, fuentes,
áreas, actividades y procesos para el
reconocimiento de las transacciones contables
con adecuada consistencia, objetividad y
transparencia.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACION
Necesidad y obligación de elaborar
manuales de procesos y funciones que
especifiquen claramente que debe cumplirse
al interior de cada área para la emisión de los
estados financieros de la entidad.
Acolfuman
Elementos del Control Interno
Contable
.La utilización de
herramientas de
mejoramiento continuo y
solución de problemas de
acuerdo a las teorías
RETROALIMENTACION administrativas que se
Y MEJORAMIENTO
CONTINUO imponen en la actualidad,
son herramientas útiles para
realizar una
retroalimentación y un
mejoramiento, a los procesos
administrativos, y por ende
mejora el flujo de
Acolfuman
Auditoría al sistema de
control interno contable
FASES
PLANEACION
EJECUCION
EVALUACION
COMUNICACION DE
HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES
Acolfuman
Auditoria al sistema de
control interno contable
Definir procesos
Notas a
los
críticos de flujo estados
de información financiero
s
Manuales de procesos
Evaluación y Flujo de información
verificación
Evaluar
Definir Casos
Seguimiento incidencia en la especifico
puntos información
al proceso s
críticos contable
Presentar
propuestas oym
de
Informe de auditoria corrección
con recomendaciones
Seguimiento
periódico
Acolfuman
INFORMES DE
CONTROL
INTERNO CONTABLE
Acolfuman
Marco legal
INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO CONTABLE
RESOLUCION 196 DE JULIO 23 DE 2001
CIRCULAR EXTERNA 042 DE AGOSTO 23 DE 2001
CIRCULAR EXTERNA 048 DE DICIEMBRE DE 2002
Debe ser suscrito por:
Jefe Oficina de Control Interno y
remitido antes del 15 de febrero de cada
año al Representante Legal.
Acolfuman
OTROS INFORMES
INTERMEDIOS
Debe presentarse por lo menos 3 veces al
año en las siguientes fechas:
mayo 31
Septiembre 30
Enero 31
Sobre la efectividad de los controles del
periodo examinado
Acolfuman
OTROS INFORMES
EVENTUALES
Debe presentarse en diferentes
oportunidades cuando y ante situaciones
que lo ameriten, con el animo de corregir
deficiencias en el proceso de financiero
examinado
Acolfuman
OTROS INFORMES
DE OBSERVACIONES
Debe presentarse a los jefes de cada área
para poner en conocimiento, deficiencias
significativas en el control interno
contable, irregularidades, fraudes. Etc.
Informe que se presentara dentro de los 5
días hábiles siguientes a la ocurrencia del
hecho.
Acolfuman
Composición del informe
Introduccion Conclusiones
Observaciones
INFORME
Firma y remission
Recomendaciones
Acolfuman
[Link]ón informe
control interno
Relativa a la entidad
Breve resumen de la estructura organizacional de la
entidad, definir cual es su cometido estatal y su
ANTECEDENTES
ANTECEDENTES vinculación al plan de desarrollo, de igual forma sus
Y
Y BASE
BASE LEGAL
LEGAL metas y objetivos de acuerdo a la administración, es
básico presentar claramente las disposiciones legales
que la regulan, antecedentes históricos y procesos por
los cuales atraviesa.
Motivo.
RELATIVA
RELATIVA AL
AL Expresar claramente la motivación del examen si se
EXAMEN
EXAMEN encuentra dentro del desarrollo del trabajo de control
interno, o si es una herramienta de mejoramiento continuo
de un proceso, o si es un replanteamiento de los procesos y
evaluación a las metodologías existentes.
Acolfuman
[Link] informe
control interno
Naturaleza y Objetivos
Se debe definir claramente que se pretende lograr
RELATIVA
RELATIVA AL
AL con el desarrollo del trabajo si es subsanar
EXAMEN
EXAMEN
inconsistencias en procesos y es rediseñar
metodologías o simplemente está dentro de las
actividades normales de las funciones de control
interno.
Metodología de trabajo y
Alcance
Esta es la parte mas importante en cuanto a lo
que tiene que ver con la realización del trabajo
RELATIVA
RELATIVA AL
AL y presentación del informe. Como premisa
EXAMEN
EXAMEN
fundamental para la realización del trabajo se
debe tomar como base fundamental las normas
de auditoria generalmente aceptadas
Acolfuman
[Link] informe
control interno
Metodología de trabajo y
Alcance.
De acuerdo a éstas normas el trabajo
RELATIVA
RELATIVA AL
AL debe ser perfectamente planeado,
EXAMEN
EXAMEN definiendo claramente su cobertura,
profundidad, periodo examinado, ámbito
geográfico, áreas involucradas dentro
del examen y las limitaciones que se
presenten ( precisarlo claramente en el
informe)
Acolfuman
Fases de una auditoria
Análisis de la entidad entorno, situación legal,
objetivos.
Planificación Revisión analítica y general a los estados
Inicial
financieros.
Banderas rojas sobre cifras significativas.
Identificación de puntos críticos o inconsistencias detectadas
Identificación de los sistemas de control interno vinculados a
Análisis de los puntos críticos detectados
Riesgo Evaluación preliminar del riesgo
Prueba sobre el sistema de control interno
Evaluación definitiva de riesgo
Elaboración
Ejecución del
Ejecución de programas
del trabajo de trabajo trabajo
Generar Informe
Control interno
Acolfuman
2. Conclusiones
Se suministra un criterio global acerca de la
información contable generada por la entidad, si es
Generales confiable y útil. Lo mas importante es definir si las
operaciones son registradas en forma exacta, veras y
oportuna. Adicional a esto si los estados financieros
son presentados de acuerdo a las normas.
Reportar si existe área funcional responsable de
las actividades de contabilidad en el ente.
Si se da cumplimiento a las circulares emitidas
Específicas por la Contaduría. En especial la relacionada con
bienes inmuebles.
Si la entidad se encuentra sujeta al ámbito de
aplicación del SIIF se debe reflejar el estado de su
implantación en cuanto a procesos funcionales
Acolfuman
[Link]
s
Teniendo en cuenta, la ejecución del trabajo en este
punto se deben citar todas aquellas circunstancias o
hechos que incidan significativamente en el proceso
de suministro y registro de información contable por
parte de la entidad.
Estos hechos deben estar perfectamente soportados y
documentados con papeles de trabajo y deben
ilustrase de manera generosa de tal forma que
permitan su fácil comprensión.
Acolfuman
4. Recomendaciones
Las recomendaciones deben dirigirse al
representante legal de la entidad, las cuales deben
ser orientadas a promover un ambiente de control y
mejorar los procesos detectados como deficientes
Estas recomendaciones deben ser constructivas y
fundamentadas en los papeles de trabajo
realizados, además deben permitir que al ser
implantadas mejoren significativamente el
desempeño de los funcionarios para el logro de
metas y objetivos propuestos.
Acolfuman
[Link]
Una vez ejecutado el trabajo como fruto de
este se generan papeles de trabajo los cuales
deben estar debidamente soportados, los
cuales pueden ser suministrados como
anexos para el informe y de esta forma
Papeles de facilitar su comprensión.
trabajo
Dentro de ellos tenemos:
Planillas de trabajo de arqueos de caja
Inventarios físicos tomados
Diagramade procesos existentes vs. los
documentados
Copias de contratos y documentos soportes
de actuaciones económicas del ente entre
otros.
Acolfuman
5. Firma y Remision
El informe debe ser firmado por el jefe de control interno, asesor,
Coordinador, Auditor interno o quien haga sus veces, posterior a
esto deben ser remitido al representante legal de la entidad, de
acuerdo a la ley 87 de 1993, articulo 14.
Acolfuman
GRACIAS