ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y SUS CARACTERÍSTICAS
3.1 Definición de Estructura Organizacional y sus Características
Una estructura organizacional está definida por los niveles, el modelo escogido para
la departamentalización, las relaciones de autoridad existentes, el grado de
dispersión de la autoridad y cómo se lleva a cabo la coordinación, es decir en la
organización se tiene un papel que desempeñar para alcanzar el fin de la
organización. Todo ello se refleja en la pirámide organizacional.
Para definir una estructura organizacional se debe incluir grado y tipo de
diferenciación horizontal y vertical, mecanismos de coordinación, control,
formalización y centralización del poder. El principal recurso en una empresa es el
recurso humano.
En el proceso de organizar lo que se está haciendo se construye o establece una
estructura intencional, la cual debe:
Reflejar los objetivos y los planes
Reflejar la autoridad disponible para los directivos
Reflejar su ambiente
Tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas (Qué tipo de
personas la van a integrar),
3.2 BAJO QUÉ CRITERIOS SE PUEDE DEPARTAMENTALIZAR
Se puede departamentalizar bajo los siguientes criterios:
Por función
El criterio para asignar dentro de un departamento en esta modalidad, es la función
que éstos desempeñan dentro de la empresa.
Por producto
En esta modalidad de departamentalización se asignan todos los recursos y
autoridad bajo un gerente para la producción de un determinado producto o
marca.
Por territorio
Para departamentalizar se establecen regiones dentro del territorio de acción de la
empresa. Así puede establecerse departamentos tales como: Oriente,
Occidente, Norte, Sur, etc.
Por cliente
Es muy utilizada cuando se considera que la empresa puede mejorar la atención a
sus clientes y dar énfasis al sector al que éstos pertenecen.
Por proceso
Los departamentos son creados de acuerdo a las etapas del proceso. Comúnmente
se encuentra en los departamentos de producción. Existen varias modalidades de
producción: En serie, en paralelo o ensamble de unidad.
En la modalidad en serie se realiza paso a paso por un mismo canal hasta la
terminación del producto. Para la fabricación de ropa, podría crearse los
departamentos de: diseño, elaboración de patrones, corte, costura y acabados
finales. Paralelo Implica manejo concurrente de varios pasos. Unidad Diferentes
empleados ejecutan diferentes pasos del trabajo en una cantidad dada de trabajo al
mismo tiempo.
Por grupo especial
Asigna un equipo especial de trabajo a un proyecto definido Es un grupo reducido,
existe durante la vida del proyecto y luego se dispersa. Tiene un líder autónomo,
también conocido como organizador o administrador de proyecto.
Por matriz
Combinación de la funcional y grupos especiales.. La organización es matricial ya
que los coordinadores de proyectos son especialistas que trabajan la parte
administrativa y, por otra parte, están los técnicos que manejan los aspectos
especializados.
3.3 ANÁLISIS DE ORGANIGRAMAS
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional de la
empresa. Muestra en forma gráfica la jerarquía, la línea de mando y la comunicación.
Debe ser fácil de comprender y debe contener lo indispensable.
DEFINICIÓN
Según el profesor Franklin, (2013) "Un organigrama es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los
órganos que la componen" Para Reyes Ponce Agustín. "Los sistemas de organización
se representan en formal intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas,
conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización".
Entre las principales ventajas de los organigramas tenemos:
[Link] en forma sencilla
una organización compleja
[Link] una fuente de consulta oficial en la empresa
[Link] la historia de la organización con cambios surgidos
[Link] de guía para análisis organizacionales de mejoras administrativas
[Link] claramente las relaciones, jerarquías, líneas de autoridad y
responsabilidad
Las principales desventajas de los organigramas
[Link] general se representa únicamente a la organización formal.
[Link] las relaciones que deben existir, y no necesariamente
las que realmente existen
Toda la información referente a la organización se puede representar en un solo lugar
[Link] algunas ocasiones son inflexibles
[Link] una representación estática que se torna obsoleta con facilidad si los cambios
no se actualizan inmediatamente.
3.4 TIPOS DE ORGANIGRAMA. PRESENTACIÓN
POR SU ALCANCE, CONTENIDO Y
Se pueden clasificar por la parte de la empresa que representan en: Maestros y
suplementarios. Por su contenido: Funcionales y de puestos, plazas y unidades. Por
la forma en que presentan la información en: verticales, horizontales, mixtos, de
bloque y
Circulares.
En general los organigramas presentan la estructura de la organización, ya sea en
forma parcial o total. Algunos de los tipos de organigrama se refieren a la información
adicional
Que muestran.
Por su alcance: por la parte de la empresa que representan
Generales (Maestros)
Su propósito es dar a conocer la estructura total de la organización, llega hasta
ciertos niveles de detalle en la jerarquía ya que depende del uso que se le dará. Se
conocen también con los nombres de generales.
Específicos (Suplementarios)
Muestran información parcial de la estructura, ya sea de uno o varios departamentos,
ya que detallan las relaciones existentes de autoridad y responsabilidad. También
reciben el nombre de organigramas específicos.
Por su contenido
Integrales
Su objetivo es mostrar la estructura de la organización: sus unidades y las relaciones
entre éstas. No dan más detalle acerca de las funciones de estas unidades o el
número de puestos existentes, etc.
Funcionales
Estos diagramas, además de la estructura de la organización y sus relaciones,
incluyen por cada unidad las principales funciones que tienen asignadas.
De puestos, plazas y unidades
A este tipo de organigrama se le agregan las necesidades de cada unidad en cuanto a
puestos, o bien el número de plazas existentes o necesarias. Si se considera
necesario o de utilidad, se pueden colocar los nombres de las personas que ocupan
tales plazas.
Por su presentación
Verticales
La estructura jerárquica inicia en la parte superior, las unidades se van agregando en
los siguientes niveles en dirección hacia abajo. Además son los más utilizados en la
administración, probablemente porque representan de mejor manera la pirámide
organizacional.
Horizontales
Mixtos
Estos organigramas se leen de izquierda a derecha. El nivel superior se coloca en el
lado izquierdo. Los siguientes niveles se colocan hacia la derecha. No son muy
utilizados, pero son seleccionados por razones de presentación en un informe y por el
espacio disponible.
Combinan la presentación horizontal y vertical. Se selecciona este tipo de
organigrama cuando la estructura tiene gran número de unidades en la base o para
tener más opciones de representar la estructura.
Circulares
Representa la estructura con las unidades al mismo nivel unidas en un círculo. La
jerarquía mayor está en los círculos internos. Los niveles de menor jerarquía se
construyen alrededor. Los organigramas circulares y de bloque son poco utilizados
Tabla 3-1 Se presenta un resumen de los tipos de organigramas y sus características
en la siguiente
CONCEPTO DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 55
Tabla 3-1 resumen de tipos de organigramas y características
TIPO
SUBDIVISIÓN
ALCANCE:
Cobertura del
GENERALES
Organigrama.
ESPECÍFICOS
CONTENIDO:
INFORMACIÓN
INTEGRALES
QUE SE DESEA TRANSMITIR
ORIENTACIÓN O PRESENTACIÓN:
FUNCIONALES
PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES
HORIZONTAL
Cómo se representa VERTICAL la jerarquía.
MIXTO
CIRCULAR
BLOQUE
CARACTERÍSTICAS
Muestra la estructura total de la organización, llega hasta ciertos niveles de detalle en
la jerarquía.
Muestran información parcial de la estructura, ya sea de uno o varios departamentos.
Muestran la forma en que está integrada la estructura de la organización: sus
unidades y las relaciones entre éstas
Detallan las funciones de las unidades y puestos de la organización
Detallan el número de plazas requeridas y existentes. Además, podrían incluirse los
nombres de las personas que ocupan dichas plazas
La jerarquía es representada de mayor a menor grado de izquierda a derecha. La
jerarquía es representada de mayor a menor grado y de arriba hacia abajo Por razones
de espacio mezcla la presentación horizontal y vertical Representa la estructura con
las unidades al mismo nivel unidas en un círculo. La jerarquía mayor está en los
círculos internos. Los niveles de menor jerarquía se construyen alrededor
Reúne todas las unidades en un bloque, indica la jerarquía por la numeración
utilizada al identificarlas
3.5 REGLAS PARA DIAGRAMAR
UNIDADES
En general se recomienda utilizar el mismo tipo de figura para cada ente o miembro
de la organización, independientemente del nivel al que correspondan y si son de
staff o de línea.
Las figuras utilizadas deben ser del mismo tamaño. La figura más utilizada es el
rectángulo, donde se identifica al miembro que representa.
UNIDAD DE DEPORTE
UNIDAD DE EDUCACIÓN
UNIDAD
UNIDAD
DE
DE
SALUD
LEGISLACIÓN
56 CONCEPTOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONALES
RELACIONES
Las relaciones existentes se representan al utilizar líneas que entrelazan a las
diferentes unidades en el organigrama.
Relaciones Lineales
La autoridad y la responsabilidad se dibujan en una misma línea. Estas relaciones
representan la subordinación, ya que identifican al jefe y sus subordinados.
A continuación damos algunas instrucciones para dibujar las relaciones lineales:
1. El principio de mando debe quedar muy claro. Por lo tanto, los subordinados a
un mismo jefe deben unirse a través de una sola línea.
2. Se deben utilizar líneas de un grosor mayor que las usadas para trazar el
contorno de las unidades. Todas las relaciones de línea deben dibujarse con este
grosor.
[Link] deben llevar flechas porque no muestran un flujo, representa una relación
4. No utilizar uniones o subdivisiones innecesarias al ubicar las unidades.
Relaciones de asesoría interna (Staff)
Se diagrama por medio de líneas continuas delgadas y se colocan en forma
perpendicular a la línea de mando de la unidad a la cual están adscritas.
Relaciones de asesoría externa
Si la unidad asesora trabaja en forma independiente de la empresa, se considera
como asesoría externa. Al igual que la asesoría interna, la línea se coloca
perpendicular a la unidad a la cual asesora. Se utiliza una línea, así:
Relaciones de coordinación
Se utiliza para mostrar las relaciones existentes entre grupos de trabajo y
cooperación dentro de la organización. Se muestran al unir a las unidades
relacionadas con líneas discontinuas largas, así:
Órganos desconcentrados
Los órganos centrales y los desconcentrados deben aparecer en el organigrama. Sin
embargo, es necesario establecer una separación entre ellos. Normalmente la
separación se representa en el organigrama con una línea que separe totalmente al
órgano desconcentrado. Se puede seleccionar un tipo de línea diferente a la utilizada
en las relaciones staff o asesoría internas y externas, relaciones de línea y
coordinación. Sugerimos usar una línea segmentada de diferente grosor.
Para identificar la relación con órganos desconcentrados se debe seleccionar un tipo
de línea que no se haya utilizado. En el ejemplo hemos utilizado:
60 CONCEPTOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONALES
DATOS DEL ORGANIGRAMA
Todo organigrama debe llevar los siguientes datos:
1. Nombre de la empresa u organización a la que pertenece. Si el organigrama es
suplementario o específico, se debe escribir a qué unidad o segmento de la
organización pertenece
2. Nombre de las personas que integraron el equipo para su elaboración
3. Fecha en que toma vigencia
4. Explicación de terminología utilizada, abreviaturas usadas en los nombres de
unidades, etc. Es importante especificar qué formato de línea se utilizó para cada tipo
de relación, para que el lector pueda interpretar correctamente el organigrama
OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Como se mencionó antes, un organigrama revela la división de funciones, los niveles
jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de
comunicación, las relaciones de línea y staff, los jefes o superiores en cada grupo y
relaciones existentes dentro de los distintos órganos de la
Empresa.
Para que un organigrama ofrezca las ventajas que se mencionaron en la sección
anterior, deben tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Su presentación debe ser sencilla y fácil de comprender. Para ello se debe escoger
el tamaño adecuado
2. Para que sean fácilmente consultados deben colocarse al alcance de los
empleados. Si se tiene una red computacional, se recomienda dar acceso de
consulta a los organigramas de la empresa.
3. En la actualidad existen excelentes herramientas que permiten utilizar colores
diversos para representar sin ambigüedades las relaciones, las jerarquías y las líneas
de autoridad y responsabilidad.
4. Para llevar control de la historia de la organización, se debe responsabilizar a una
unidad. Esta unidad debe almacenar copias de los diferentes organigramas con la
respectiva fecha de vigencia.
5. Existen programas de computadora (software) que permiten realizar organigramas
en forma sencilla. Entre ellos se puede mencionar Microsoft Office, el Organization
Chart accesible desde Word, Power
Point, el Visio Professional, o bien utilizar las herramientas de dibujos de Word.
Además, el SmartDraw, AllClear, Visual Stitcher, Edge Diagrammer de Pace Star
software y otros.