Sistemas de informes de gestión
Características de los sistemas de información de gestión
Los sistemas de informes de gestión son los más elaborados de los sistemas
de información orientados a la gestión. El objetivo principal de los sistemas de
informes de gestión (MRS) es proporcionar a los mandos intermedios y bajos
informes impresos o electrónicos y capacidades de consulta para ayudar a
mantener el control operativo y de gestión de la empresa.
Las características de MRS incluyen:
1. Suelen ser desarrollados por profesionales de sistemas de información, en
lugar de por usuarios finales, durante un extenso período de tiempo, con el uso
de metodologías de desarrollo orientadas al ciclo de vida en lugar de un
desarrollo rápido mediante la construcción primero de un sistema prototipo más
simple y luego refinándolo. en respuesta a la experiencia del usuario.
2. Estos sistemas están diseñados para situaciones en las que los requisitos de
información son razonablemente bien conocidos y se espera que permanezcan
relativamente estables.
3. Los MRS no apoyan directamente el proceso de toma de decisiones como
búsqueda de alternativas de solución a los problemas y selección de la
solución a implementar.
4. Los MRS están orientados a informar sobre el pasado y el presente, en lugar
de proyectar el futuro.
5. Los MRS generalmente tienen capacidades analíticas limitadas. No se basan
en modelos elaborados, sino que se basan en la extracción de datos de bases
de datos de acuerdo con criterios dados y en el resumen de los datos.
6. Los MRS informan en gran medida sobre las operaciones internas de la
empresa en lugar de abarcar los límites de la empresa informandoinformación
externa.
Informes por parte de los sistemas de informes de gestión
Los MRS pueden producir informes ya sea directamente desde una base de
datos recopilada y mantenida por un sistema de procesamiento de
transacciones, o desde bases de datos derivadas de la base de datos central
para tal fin. Se pueden crear bases de datos derivadas separadas por varias
razones, tales como:
1. Evitar interferencias y demoras en el procesamiento de transacciones
2. Mantener la seguridad de las bases de datos centrales
3. Economizar mediante el uso de bases de datos locales accesibles a los
administradores locales para contrarrestar los altos costos de
telecomunicaciones de trabajar con una base de datos central.
Los MRS proporcionan los siguientes tipos de informes:
1. Informes programados (periódicos)
- se proporcionan diariamente, semanalmente, quincenalmente o de otra forma
regular, según la necesidad de la toma de decisiones.
- el formato y el contenido informativo de los informes programados se fijan de
antemano. Sin embargo, es crucial identificar las necesidades de información
esenciales de varios gerentes para facilitar la toma de decisiones de cada
gerente y evitar la sobrecarga de información.
- se aplica generalmente el concepto de informes de responsabilidad - los
gerentes reciben informes dentro de sus áreas específicas de responsabilidad.
- Surge una jerarquía de informes de rendimiento, en la que cada informe
incluye solo los elementos que el gerente puede controlar.
Informes de excepción
- producido sólo cuando se dan las condiciones preestablecidas de Afuera de
los límites y que contiene sólo la información relativa a estas condiciones . Los
informes de excepción ayudan a los gerentes a evitar la lectura atenta de las
cifras de incidentes y concentrarse en las desviaciones de la norma y en los
eventos inusuales.
Informes de demanda (ad hoc)
- la capacidad de un administrador para solicitar un informe de demanda o
salida de pantalla según sea necesario mejora la flexibilidad del uso de MRS y
brinda al usuario final la capacidad de solicitar la información y el formato que
mejor se adapte a sus necesidades. Los lenguajes de consulta proporcionados
por los DBMS hacen que los datos sean accesibles para los informes de
demanda.
Potencial estratégico de los sistemas de informes de gestión y
procesamiento de transacciones
Los TPS pueden ser facilitadores de importantes innovaciones en los
procesos. Los procesos comerciales rediseñados, respaldados por TPS,
eliminan las líneas comerciales funcionales y pueden garantizar un servicio al
cliente rápido y de alta calidad. Los TPS estratégicos pueden convertirse en
una fuente de ventaja competitiva o paridad competitiva al centrarse en los
procesos internos u orientados al cliente.
La naturaleza orientada al cliente de muchos TPS brinda a algunas empresas
la oportunidad de obtener una ventaja competitiva al proporcionar sistemas
únicos. Algunos de los tipos de sistemas de información basados en estas
capacidades que pueden explotarse para efectos competitivos incluyen:
1. Sistemas de seguimiento: sistemas de informes de gestión que realizan un
seguimiento continuo del estado de un proyecto o producto en desarrollo.
2. Sistemas de localización - TPS que monitorean la ubicación geográfica de
materiales o vehículos.
3. Sistemas de gestión de activos: TPS y MRS que mantienen e informan en
línea el estado del inventario financiero y los activos de recursos humanos.
Un sistema de información de gestión ( MIS
Un sistema de información de gestión ( MIS ) es un sistema de información,
utilizado para la toma de decisiones y para la coordinación, control, análisis y
visualización de la información en una organización. El estudio de los sistemas
de información gerencial involucra personas, procesos y tecnología en un
contexto organizacional.
En un entorno corporativo, el objetivo final del uso de un sistema de
información gerencial es aumentar el valor y las ganancias del negocio.
Tecnología
Los términos sistema de gestión de la información (MIS), sistema de gestión de
la información (IMS), sistema de información (IS), planificación de recursos
empresariales (ERP), informática , ingeniería informática eléctrica y gestión de
la tecnología de la información (TI) a menudo se confunden. MIS es un
subconjunto jerárquico de los sistemas de información. Los MIS se centran más
en la organización y se enfocan en aprovechar la tecnología de la información
para aumentar el valor comercial. La informática se centra más en el software
que se ocupa de las aplicaciones que se pueden utilizar en MIS. [9]La
ingeniería informática eléctrica se centra en el producto y se ocupa
principalmente de la arquitectura de hardware detrás de los sistemas
informáticos. El software ERP es un subconjunto de MIS y la gestión de TI se
refiere a la gestión técnica de un departamento de TI que puede incluir MIS.
Una carrera en MIS se enfoca en comprender y proyectar el uso práctico de los
sistemas de información gerencial. Estudia la interacción, organización y
procesos entre tecnología, personas e información para resolver problemas.
administración
Si bien los sistemas de información de gestión pueden ser utilizados por todos
y cada uno de los niveles de gestión, la decisión de qué sistemas implementar
generalmente recae en los directores de información (CIO) y los directores de
tecnología (CTO). Estos oficiales son generalmente responsables de la
estrategia tecnológica general de una organización, incluida la evaluación de
cómo la nueva tecnología puede ayudar a su organización. Actúan como
tomadores de decisiones en el proceso de implementación del nuevo MIS.
Una vez que se han tomado las decisiones, los directores de TI, incluidos los
directores de MIS, están a cargo de la implementación técnica del
sistema. También están a cargo de implementar las políticas que afectan al
MIS (ya sean nuevas políticas específicas transmitidas por los CIO o CTO o
políticas que alinean los nuevos sistemas con la política de TI general de la
organización). También es su función garantizar la disponibilidad de datos y
servicios de red, así como la seguridad de los datos involucrados mediante la
coordinación de las actividades de TI.
Tras la implementación, los usuarios asignados tendrán el acceso adecuado a
la información relevante. Es importante tener en cuenta que no todos los que
ingresan datos en MIS necesariamente deben ser de nivel gerencial. Es una
práctica común que las entradas al MIS sean ingresadas por empleados no
gerenciales, aunque rara vez tienen acceso a los informes y las plataformas de
apoyo a la toma de decisiones que ofrecen estos sistemas.
Tipos
Los siguientes son tipos de sistemas de información utilizados para crear
informes, extraer datos y ayudar en los procesos de toma de decisiones de los
gerentes de nivel medio y operativo.
Los sistemas de soporte de decisiones (DSS) son aplicaciones de
programas informáticos utilizados por la gerencia media y superior
para recopilar información de una amplia gama de fuentes para
respaldar la resolución de problemas y la toma de decisiones. Un DSS
se usa principalmente para problemas de decisión semiestructurados
y no estructurados.
El sistema de información ejecutiva (EIS) es una herramienta de
informes que brinda acceso rápido a informes resumidos provenientes
de todos los niveles y departamentos de la empresa, como
contabilidad, recursos humanos y operaciones.
Los sistemas de información de marketing son sistemas de información
de gestión diseñados específicamente para gestionar los aspectos
de marketing del negocio.
Los sistemas de información contable son
funciones contables enfocadas .
Los sistemas de gestión de recursos humanosse utilizan para aspectos
de personal.
Los sistemas de automatización de oficinas(OAS) respaldan la
comunicación y la productividad en la empresa al automatizar
el flujo de trabajo y eliminar los cuellos de botella. OAS puede
implementarse en todos y cada uno de los niveles de gestión.
Los sistemas de gestión de la información escolar (SIMS, por sus siglas
en inglés) cubren la administración escolar y, a menudo, incluyen
materiales de enseñanza y aprendizaje.
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) facilita el
flujo de información entre todas las funciones comerciales dentro de
los límites de la organización y administra las conexiones con las
partes interesadas externas. [11]
Las bases de datos locales pueden ser herramientas pequeñas y
simplificadas para los gerentes y se consideran una versión primaria o
de nivel básico de un MIS.
Ventajas y desventajas
Los siguientes son algunos de los beneficios que se pueden lograr usando
MIS:
Mejore la eficiencia operativa de una organización, agregue valor a los
productos existentes, genere innovación y desarrollo de nuevos
productos, y ayude a los gerentes a tomar mejores decisiones.
Las empresas pueden identificar sus fortalezas y debilidades debido a la
presencia de informes de ingresos, registros de desempeño de los
empleados, etc. La identificación de estos aspectos puede ayudar a
una empresa a mejorar sus operaciones y procesos comerciales.
La disponibilidad de datos y comentarios de los clientes puede ayudar a
la empresa a alinear sus procesos comerciales de acuerdo con las
necesidades de sus clientes. La gestión eficaz de los datos de los
clientes puede ayudar a la empresa a realizar actividades de
promoción y marketing directo.
MIS puede ayudar a una empresa a obtener una ventaja competitiva .
Los informes MIS pueden ayudar con la toma de decisiones, así como
reducir el tiempo de inactividad de los elementos procesables.
Algunas de las desventajas de los sistemas MIS:
La recuperación y la difusión dependen de la tecnología de hardware y
software.
Posibilidad de información inexacta.
Aplicaciones empresariales
Los sistemas empresariales, también conocidos como sistemas
de planificación de recursos empresariales (ERP) , proporcionan
módulos de software integrados y una base de datos unificada que el
personal utiliza para planificar, administrar y controlar los procesos
comerciales centrales en múltiples ubicaciones. Los módulos de los
sistemas ERP pueden incluir finanzas, contabilidad, marketing,
recursos humanos, producción, gestión de inventario y distribución.
Los sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM) permiten una
gestión más eficiente de la cadena de suministro al integrar los
eslabones en una cadena de suministro. Esto puede incluir
proveedores, fabricantes, mayoristas, minoristas y clientes finales.
Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) ayudan a
las empresas a gestionar las relaciones con clientes y socios
comerciales actuales y potenciales en marketing, ventas y servicios.
El sistema de gestión del conocimiento (KMS)ayuda a las
organizaciones a facilitar la recopilación, el registro, la organización, la
recuperación y la difusión del conocimiento. Esto puede incluir
documentos, registros contables, procedimientos no registrados,
prácticas y habilidades. La gestión del conocimiento (KM) como
sistema cubre el proceso de creación y adquisición de conocimiento a
partir de procesos internos y del mundo externo. El conocimiento
recopilado se incorpora en las políticas y procedimientos de la
organización y luego se difunde a las partes interesadas.