MICROSOFT

PROJECT
2003
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION A PROYECTOS ............................................................................. 1

¿Qué es un Proyecto?.............................................................................................. 1
Partes constitutivas de un proyecto......................................................................... 1
Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto .............................................. 2
ADMINISTRACION DE PROYECTOS........................................................................ 3
Introducción ........................................................................................................... 3
Creación de la programación................................................................................... 4
Modelos tradicionales de administración de proyectos............................................. 4
Método de ruta crítica (MRC)................................................................................... 4
Diagrama de Gantt.................................................................................................. 5
Ingreso a Microsoft Project ...................................................................................... 6
Crear un nuevo proyecto ......................................................................................... 8
Tareas................................................................................................................... 13
Fases .................................................................................................................... 16
Hitos ..................................................................................................................... 19
Realización de tareas en el orden y momento correcto ........................................... 21
Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos laborales ............. 29
Recopilación de recursos....................................................................................... 35
Asignación de recursos a las tareas....................................................................... 40
Asignación y administración de costos .................................................................. 42
PROGRAMACIÓN .................................................................................................. 46
Métodos para evaluar y ajustar la programación ................................................... 46
La evaluación de fin de la programación................................................................ 47
La evaluación de la programación ......................................................................... 47
Verificación de la relación entre tareas .................................................................. 48
Identificación de la ruta crítica.............................................................................. 49
Búsqueda de márgenes de demora en la programación ......................................... 49
Revisión de las delimitaciones de las tareas........................................................... 50
Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas................ 50
Búsqueda del costo de una tarea .......................................................................... 51
Reducción de la programación .............................................................................. 53
Sobre asignaciones ............................................................................................... 56
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado....................... 56
Reasignación del recurso....................................................................................... 56
Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso............................... 56
Cambio de la programación laboral ....................................................................... 57

i
Resolución automática y manual de las sobre asignaciones .................................. 57
Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado............................................. 58
Reducción de costos.............................................................................................. 58
Reducción de los costos por uso............................................................................ 58
Reducción de costos eliminando tareas ................................................................. 59
Administración de los flujos de caja ...................................................................... 59
INFORMACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................... 60
Tablas y filtros ...................................................................................................... 60
Tablas ................................................................................................................... 60
Filtros ................................................................................................................... 75
CONTROL DEL PROYECTO................................................................................... 91
Establecimiento de una línea base ........................................................................ 91
Actualización del proyecto ..................................................................................... 98
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN........................................................................ 99
Compartir información .......................................................................................... 99
Fondo de Recursos................................................................................................ 99

ii
Project

MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCION A PROYECTOS

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un

producto o servicio particular y con objetivos definidos.
En primer lugar un proyecto es temporal.
Un proyecto es además un esfuerzo.
Los recursos pueden ser el personal y el equipamiento que necesitan para
realizar su trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por
lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. El éxito de un proyecto
depende de una preparación y planificación previa.
Cada proyecto crea un producto o servicio único. Este es el objetivo del
proyecto, la razón por la que se emprende el proyecto.

Partes constitutivas de un proyecto

Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y

requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área.

Tiempo

Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más

familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del
proyecto o el ámbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocerá la fecha
límite para la entrega del producto.

Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de

inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.

Costo

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Project

Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo

de un proyecto tiene un significado mucho más amplio. El costo son todos los
productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las
personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los demás eventos y
aspectos que requieran dinero o la atención de alguien en un proyecto.

Ámbito

Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del

proyecto.
El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del
producto de manera detallada.

El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo,

producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto.

Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto

Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

9 Planeación.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas,
después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se
construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas
representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una
representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la
ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas
actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras
antes que el proyecto se ejecute.

9 Programación.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los

tiempos de iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el
resto de actividades del proyecto, el programa señala las actividades críticas
es decir, aquellas que requerirán de una atención especial, para las
actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que
deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto
permitirá el uso eficiente de recursos limitados.

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Project

9 Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de

flechas y la gráfica de tiempo para hacer reportes periódicos de progreso.
Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo
programa para la parte restante del proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Introducción

La Administración de Proyectos es la planeación, organización, dirección y

control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la Administración de proyectos es un conjunto de

técnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia
ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido común
consideran como buenos para la realización de un proyecto.

La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención

especial para conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de
metas.

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite

administrar proyectos.

La administración de proyectos está compuesta por las siguientes fases:

9 Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase

más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el
establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de los recursos, la asignación de los mismos. Todas las
fases posteriores se basan directamente en la información que se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.

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Project

9 Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo

que comienza una vez que se halla creado la planificación, y concluye
cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto
incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los
cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.

9 Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica

la información del proyecto a os clientes, personal y a la administración. El
usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y
el contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada
en un formato conveniente.

Creación de la programación

Consiste e la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo y la cantidad

de tiempo o duración que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las
tareas, duraciones y demás información, como flechas y límites para construir
la programación y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a
administrar.

Modelos tradicionales de administración de proyectos

Método de ruta crítica (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en

los años 50. Dupont Corpartion y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar
las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de
programación llamado Método de Ruta Crítica, un modelo matemático que
calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada
tarea en particular y en sus dependencias y que identifica que tareas son
críticas. Este modelo es el método de programación utilizado en el software
para la administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.

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Project

Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto

Misiles Polares, un sistema de programación PERT (Programme Evaluation
And Review Technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular
las duraciones previstas. Hoy en día un diagrama Pert (también llamado un
diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones
entre tareas.

El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica

principios de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos,
estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un
conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o
aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se
representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un
nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea,
el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado
camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga
mayor duración. Esto es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues
condicionará la duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas
en ese camino (tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear
acelerarlo habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado en aquellos
proyectos que tienen un comienzo y una terminación, es decir, no son
continuos y que representan cierta complejidad en la interrelación de las
tareas que los forman.

Diagrama de Gantt

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las

actividades a lo largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las
distintas funciones de la programación: asignación de recursos y la
determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye
uno de los métodos de programación más completos y sin duda el más usado.
La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo ( en
horas, semanas, días); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen
en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo. La gráfica
establece una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las

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Project

subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres

cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este
intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión
simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo
realizado, es decir, controlar lo programado.

Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una

programación, así como, hacer el seguimiento e imprimir informes.

Ingreso a Microsoft Project

La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los

recursos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad,
también ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo
beneficio.

Para ingresar a Microsoft Project

1. Pulse el botón Inicio (Start) en la barra de tareas de Windows.

2. Seleccione Programas (Programs) en el menú Inicio (Start), a
continuación elija Microsoft Office y finalmente seleccione Microsoft
Office Project 2003

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Project

3. Se iniciará Microsoft Project donde se distinguen los siguientes elementos:

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Project

Crear un nuevo proyecto

1. Pulse el botón Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard .

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Project

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Project

2. Seleccione la fecha de Inicio del Proyecto, en el Menú Proyecto (Project)

y seleccione Información del Proyecto (Project Information). Le
aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Todo proyecto será programado a partir de una fecha de comienzo y una fecha
de finalización, decida como planificar su proyecto e ingrese las fechas
adecuadas.

3. Pulse Aceptar (Ok), le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft

Project

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Project

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Project

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda

llamada Tabla Entrada y un gráfico en la parte derecha.

Guardar un archivo de Microsoft Project

1. Pulse el botón Guardar (Save) en la barra de herramientas Standard

2. Localice la carpeta proyecto1. Escriba Proyecto prueba1 en el cuadro de

texto Nombre de archivo (File Name).

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Project

3. Pulse el botón Guardar (Save) para cerrar el cuadro de diálogo.

Microsoft almacenará el archivo Proyecto prueba1

Tareas

Haremos un ejercicio en el que introduciremos las tareas para realizar el

inventario de los bienes de una institución.
1. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de
columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada.
2. Escriba Reunión de grupo de trabajo y después pulse Intro (Enter).

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Project

3. Introduzca los siguientes nombres de tarea debajo de Reunión de grupo

de trabajo, pulsando Intro (Enter) después de cada nombre de tarea.

Reparto de funciones y planificar calendario

Revisar bienes
Consolidación de la información
Revisión de la información
Entrega de informe de inventario
4. La apariencia de su ventana será la siguiente.

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Project

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Project

De manera predeterminada las tareas poseen una duración estimada de un

día.

Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de

organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las
fases están representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una
tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su
duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las
tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre
las fases del trabajo del proyecto.

A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas

adicionales

1. Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de

entrada
2. Elija Nueva tarea (New Task) en el menú Insertar (Insert).
3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba
Estudio preliminar y pulse Intro.
4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2:
9 Diagnostico institucional
9 Entrega horario de reuniones
9 Entrega de procedimiento a seguir

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Project

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Project

5. Seleccione las tareas comprendidas entre la 2 y la 5.

6. Pulse el botón Aplicar sangría (Indent) en la barra de herramientas

formato. .
La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen y aparecerá una
barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, así:

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Project

Ejercicio

Realice una nueva fase eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes
actividades:

a) Clasificar por tipo de bienes

b) Codificar por tipo de bienes
c) Elaborar etiquetas para los bienes
d) Poner etiquetas a los bienes

Hitos

Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede que desee realizar un

seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando
finalizará la fase de Reunión de grupo de trabajo del proyecto. Para hacer esto
creamos un hito.

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Project

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto.
Por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en
sí no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como
tareas con duración cero.

A continuación daremos un ejemplo de un hito.

1. Haga clic en el nombre de la tarea 5, Procedimiento a seguir, en la tabla de

entrada.
2, Elija nueva tarea (New Task) en el menú insertar (Insert).
3. Escriba Reunión de grupo completada y pulse Tab.
4. Escriba 0d en el campo de duración (Duration) y pulse Intro.

El hito será añadido al archivo . La apariencia de la pantalla es similar a la

mostrada a continuación:

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Project

Ejercicio

Poner hitos al término de cada fase.

Realización de tareas en el orden y momento correcto

Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden.

Por ejemplo antes que se produzca el reparto de funciones y planificación del
calendario, deberá ser completado la tarea reunión de grupo de trabajo. Estas
dos tareas tienen relación fin a comienzo en dos aspectos:

ƒ La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es

una secuencia.

ƒ La segunda tarea solo se producirá si la primera tarea es completada;

esto es una dependencia.

En Microsoft Project, la primera tarea (Reunión de grupo de trabajo) se

denomina Predecesora. La segunda tarea (reparto de funciones) se denomina
sucesora. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas

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Project

sucesoras. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o más
tareas predecesoras.

En el diagrama de Gantt se distinguen los siguientes tipos de relación:

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de

comienzo de la tarea sucesora.

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha

de comienzo de la tarea sucesora.

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin

de la tarea sucesora.

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha

de fin de la tarea sucesora.

Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los

lugares más comunes en los que podrá visualizar las relaciones de tarea son:

ƒ En las vistas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) y Diagrama de Red

(Network Diagram), las relaciones aparecen como líneas de vínculo
entre las tareas.
ƒ En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los números de
identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos
Predecesoras de las tareas sucesoras.

Para crear relaciones de tareas, establezca vínculos entre las tareas. A

continuación utilizaremos diferentes métodos de crear vínculos entre varias
tareas, creando relaciones de fin a comienzo.

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Project

1. Haga clic en el nombre de la tarea 1, Reunión de grupo de trabajo, en la

tabla entrada y a continuación arrastre el ratón hasta el nombre de la
tarea 2 denominada reparto de funciones.

Las tareas 1 y 2 serán seleccionadas.

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Project

2. Pulse el botón Vincular tareas (Link Task) en la barra de herramientas

Standard.
Las tareas 1 y 2 serán vinculadas con una relación fin y comienzo.
Nótese que ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 2 al siguiente
día de trabajo una vez completada la tarea 1.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación.

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Project

A continuación ilustraremos otro método para vincular tareas

1. Seleccione el nombre de la tarea 8.

2. Pulse el botón Información de la tarea (Task Information) en la barra

de herramientas Standard.

Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la tarea (Task Information).

3. Seleccione la ficha Predecesores (Predecessors).

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Project

4. Haga clic en la celda justo debajo del encabezado de columnas Nombre

de la tarea (Task Name) y después pulse el botón de la flecha abajo que
aparece.

5. Seleccione Revisar bienes en la lista Nombre de tarea (Task Name) y

pulse Intro (Ok).

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Project

La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

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Project

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Project

Ejercicio

Realice la vinculación de las tareas restantes.

Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos

laborales

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la

tarea. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un período laborable y el
período no laborable. También se debe tomar en cuenta el calendario de
trabajo, para un proyecto podría estar definido desde las 8h00 hasta las
17h00 de lunes a viernes, considerando como período no laborable las tardes
y los fines de semana.

A continuación introduciremos la duración de las tareas creadas

anteriormente.

1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna

Nombre de tarea (Task Name) en la tabla de entrada, para la tarea,
revisar bienes.

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Project

2. Escriba 2d y después pulse Intro.

Aparecerá el valor 2d (abreviatura de 2 días) en el campo Duración (Duration).

La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

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Project

Otra forma es dando un clic en la celda situada debajo del encabezado de la

columna Duración (Duration) de la tabla de entrada y escribir el valor y luego
dar Intro.

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Project

Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración:

un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted
puede definir la duración de los días, semanas y meses para el proyecto. Para
hacer esto, elija Opciones (Options) en el menú Herramientas (Tools) y
seleccione la ficha Calendario (Calendar), mostrada a continuación:

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Project

Los valores se pueden determinar para fijar los valores predeterminados para
el comienzo de semana, número de horas por día, número de horas por
semana y número de días por mes.

Se puede determinar el período laboral para ello haremos lo siguiente:

1. Elija la opción Cambiar calendario laboral (Change Working Time) del

menú Herramientas (Tools).
2. Cambie los datos de acuerdo al período laboral que usted fije para su
proyecto en la siguiente pantalla:

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Project

Ejercicio

Introduzca las siguientes duraciones para las tareas:

Consolidar información (3d).

Revisión de información (4d).
Entrega de informe inventario (5d).

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Project

Recopilación de recursos

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesarios para

realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project
concentra su atención en dos aspectos básicos de los recursos: su
disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que
el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que
puede hacer y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar
por ese recurso.

En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de

trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el
equipamiento que realizan el trabajo del proyecto; mientras que los recursos
materiales son artículos de consumo que serán agotados durante el progreso
del proyecto.

A continuación estableceremos la información de diversos recursos humanos

en la vista Hoja de recursos.

1. Haga clic en Hoja de Recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

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Project

3. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna

Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource
Sheet).

4. Escriba Mario Barahona y pulse Tab.

5. Asegúrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo (Work) en el

campo Tipo (Type) y pulse Tab (Por que se trata del tipo de recurso
Trabajo).

6. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales (Initials) ha colocado la

primera inicial del nombre del recurso.

7. Escriba MB en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab.

8. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo (Group).

9. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad máxima (Max. Units)

y haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del
recurso.

La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

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Project

El valor ingresado en el campo Capacidad máxima (Max. Units) del 100%

expresa que el Sr. Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su

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Project

tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le
advertirá si asigna a Mario Barahona más tareas de las que puede llevar a
cabo en la capacidad máxima, es decir si Mario fuese sobre asignado.

A continuación ingresaremos información de los recursos materiales:

1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso

(Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
2. Escriba Papel bond y pulse Tab.
3. Seleccione Material en el campo Tipo (Type) y pulse Tab.

4. Escriba Resma en el campo Etiqueta de material (Material Label) y

pulse Tab. La resma es la unidad de medida que su utilizará para
realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto.
5. Escriba Papel en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

Ejercicio

Ingrese la siguiente información para el recurso de trabajo:

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Project

Nombre del Iniciales Capacidad

recurso máxima
Milton Gálvez MG 100%
José López JL 100%
Karina Hernández KH 75%
Marcia Paredes MP 50%

Asignación de recursos a las tareas

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la

realización del trabajo.

La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda

almacenada en el Campo Capacidad máxima.

A continuación asignaremos recursos individuales a las tareas.

1. Haga clic en el Diagrama de Gantt (Gantt Chart) en la barra de vistas.

2. Pulse el botón Asignar recursos (Assign Resources) en la barra

de Herramientas estándar.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y

podrá observar el nombre de los recursos ingresados anteriormente.

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Project

4. Seleccione la tarea 1, Reunión de grupo de trabajo, en la columna

Nombre (Name) de tarea en la tabla Entrada.

5. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre (Name) del cuadro

de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y después pulse el
botón Aceptar (Ok).

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Project

Ejercicio

Realice la asignación de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.

Asignación y administración de costos

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Project

El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto.

Todos los proyectos poseen algún aspecto financiero.

En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor

parte de los costos. Para aprovechar las características de gestión de costos de
Microsoft Project, el administrador deberá conocer los costos asociados a cada
uno de los recursos tanto material como de trabajo.

El propósito de la asignación de una cuota estándar para un recurso material

es calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto.
Para el recurso material denominado Papel bond introduciremos una unidad
de medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material; a
continuación, asignaremos un costo de 2 centavos por hoja de papel.
Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto,
Microsoft Project calculará el costo acumulado de hojas que ha sido
consumido.

A continuación ingresaremos la información del costo de cada recurso para

ello utilizaremos la vista Hoja de Recursos (Resource Sheet).

1. Haga clic en el campo Tasa Standard (Std. Rate) del recurso 1, Mario
Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet).

2. Escriba 800/ms y pulse Intro. Los honorarios mensuales para Mario

Barahona aparecen en la columna Tasa Standard (Std. Rate).

3. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 0,02 en el

campo Costo/Uso (Cost/Use) de la Hoja de Recursos (Resource Sheet).

4. Algunos recursos requieren un pago por trabajo realizado. Ingrese un

nuevo recurso de trabajo, Digitador y haga clic en el campo Tasa de Horas
extras (Ovt. Rate) en la Hoja de recursos (Resource Sheet).

5. Escriba .30/h y pulse Intro.

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Project

Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son
utilizados. Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador tiene un costo
de $ 40 por su uso y mantenimiento cada vez que lo utilicemos. A
continuación ilustraremos como se realizaría ese pago:

1. Desplace la visualización de forma que pueda observar los campos

situados más a la derecha en la Hoja de Recursos (Resource Sheet) y
haga clic en el campo Costo/Uso (Cost/Use) del recurso Computador.

2. Escriba $40 y pulse Intro.

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Project

No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo,

una parte del equipamiento arrendado (Computador), podría requerir el pago
de una tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento,
aunque los empleados normalmente acumularán el pago a medida que
transcurra el tiempo. En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el
modo en que Microsoft Project trata la acumulación del costo de un recurso.

1. Desplace la visualización en forma que pueda observar los campos

situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo
Acumular (Accrue At) del recurso 4, Computador.

El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de

utilizar el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan
pronto como la tarea comience.

2. Elija comienzo (Start) en el campo Acumular (Accrue At).

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

Ejercicio

Ingrese los siguientes importes para cada recurso

Nombre del Tasa Estándar

recurso
Milton Gálvez 20/h
José López 250/s
Karina Hernández 760/ms
Marcia Paredes 50/h
Gasolina 40/d

PROGRAMACIÓN

Métodos para evaluar y ajustar la programación

Una vez creada la programación mediante la introducción de tareas, la

asignación de recursos y la introducción de la información acerca de los
costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla.

Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones

que deban ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios
en las primeras fases del proceso de planificación y mejor todavía antes de
poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez indiciado el proyecto

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Project

también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario,

para adecuarla a sus objetivos y necesidades.

Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la

información contenida en la programación y del nivel de detalle en el que se
esté administrando el proyecto. Por consiguiente, debería considerar la
evaluación de:

La evaluación de fin de la programación

ƒ La forma en que se han asignado los recursos.

ƒ El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las
tareas en la ruta crítica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para
que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta
crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para
ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la en la
modificación de las tareas críticas.

ƒ Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias

para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y
reducir el costo del proyecto.

La evaluación de la programación

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que

requieran ajustes, en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar
la utilización del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluación de la
programación de varias maneras le ayudará a identificar:

ƒ La relación entre tareas y la ruta crítica.

ƒ El tiempo de demora en la programación.
ƒ Las delimitaciones en las tareas

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Project

ƒ Los recursos sobre asignados.

ƒ El costo de las tareas.

En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse

entre si de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será
posible modificar la ruta crítica y reducir la programación.

Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la

programación, será posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones
de los recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora de la
programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede
retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si una tarea que
tiene demora finaliza más tarde, no afectará al resto de la programación.

Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las
fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones
en las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas críticas,
para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las
delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación.

Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de

forma eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado, por lo que se podrá
reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo
total del proyecto.
Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar
la programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

Verificación de la relación entre tareas

En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre si de

diversas formas, mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de
cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie
de tareas en una programación. Utilizando de manera eficaz estas relaciones
es posible modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto.

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Project

Identificación de la ruta crítica

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función de las

duraciones de las tareas en la ruta crítica; la secuencia de tareas desde la
fecha de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo
para que el proyecto completo termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de
la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado.
La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas
incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin de la programación
deberá centrarse en modificar las tareas críticas.

Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una

presentación. Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de
proyecto.

Búsqueda de márgenes de demora en la programación

Al analizar las tareas en la programación es posible buscar demoras

permisibles, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a
ninguna otra. También es posible ver la cantidad de tiempo que puede
retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, llamado margen
de demora total.

Es importante distinguir los márgenes de demora dentro de la programación,

ya que esto permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas
cuando determinadas fases de la programación no tienen margen de demora y
otras exceden en cantidad. La mayoría de las programaciones tiene algunas
tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas
comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo que
compensaría las tareas que han tardado más tiempo que lo planificado.

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Project

Revisión de las delimitaciones de las tareas

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de

comienzo o de fin de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft
Project le asignará automáticamente la delimitación <<lo antes posible>>.
Solo cuando sea necesario, deberán definirse otras delimitaciones, como en el
caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea
comience finalice en una fecha específica.
Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más
precisa empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones
también pueden restringir la flexibilidad de la programación. Si se produce un
conflicto de programación entre una delimitación y una relación entre tareas,
Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación.

En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las
tareas de la programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para
cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitación que
requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que
las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de
comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y además restringen la
posibilidad de distribuir los recursos reasignados.

Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas

Al evaluar la programación deberá verificarse de haber asignado los recursos

de una manera eficaz. A cada tarea se le debe asignar un número de recursos
adecuados, en ele momento justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le
debe asignar el trabajo suficiente, de tal forma que pueda elaborarse una
programación completa con la menor cantidad posible de casos de sobre
asignación y de infla asignación.

Antes de dedicarse a resolver problemas de sobre asignación de recursos debe

determinarse cuáles son los recursos sobre asignados, en que momentos están
sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos.

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Project

Búsqueda del costo de una tarea

Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar el costo total de la

misma, para asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del
presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo de
las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir
los costos.

El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los
costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica
definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que
apoyen que sirve para completar una tarea.

Para visualizar el costo total de la programación en sus diversas fases:

1. Seleccione Información del Proyecto en el menú Proyecto.

2. Elija el botón Estadísticas

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Project

3. Observe en la columna Costo, las cantidades totales de los costos

actuales, previstos, reales y distantes.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

Ejercicio

Compare esta pantalla con los datos de recursos, duración y costos ingresados
en su totalidad en los ejercicios de los temas anteriores.

Reducción de la programación

La mejor manera para reducir la duración de la programación consiste en

reducir la ruta crítica mediante la eliminación o combinación o combinación
de tareas. Este método puede ser también el más difícil ya que es necesario
identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para completar el
proyecto. Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede considerar
la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crítica.

Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir
en subtareas. Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que
algunas de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podrá
reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas.

Otro método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en

analizar todas las tareas con relaciones de fin a comienzo para ver la
posibilidad de superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo
simultáneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer
que una tarea comience antes del fin de comienzo antes del fin de su
predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición para
retrasar el comienzo de una tarea sucesora.

Para visualizar la ruta crítica del proyecto prueba 1.

1. Haga clic en Más vistas (More Views) en el menú Ver (View)

2. Haga clic en Gantt detallado (Leveling Gantt).

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Project

3. Elija Aplicar (Apply). Mostrará la pantalla siguiente:

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Project

Una vez analizada la programación y después de determinar lo que se debe

reducir, se podrá disminuir la duración de algunas tareas para reducir la
programación.
Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas
basándose en la cantidad de trabajo necesario para completarla, en el número
de unidades de recurso que se le han asignado, en los horarios y el trabajo
asignados estos recursos. Esto se denomina programación en función de los
recursos. Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo la
cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La
disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará
el adelanto del fin de la programación.

También es importante, si es posible asignar más recursos a una tarea, por lo

que quizá será conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos

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Project

esenciales asignados a las tareas de manera que trabajen mayor cantidad de

horas.

Sobre asignaciones

Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más

trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se dice que un
recurso está sobre asignado cuando no está plenamente asignado.

Para resolver la sobre asignación de recursos deberá asignarlos de manera

diferente o bien será necesario volver asignarlos para el momento en que el
recurso esté disponible.

Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado

El método más directo para resolver el problema de la sobre asignación de

recursos consiste en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobre
asignado. Esto se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga lugar
en un momento de la sobre asignación. Otra manera es reprogramar la tarea
para que tenga lugar cuando el recurso esté disponible.

Reasignación del recurso

Si un recurso está sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las

tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de
las tareas asignadas, existe otra opción. Se puede asignar el recurso para que
trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúen durante el
período de sobre asignación.

Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso

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Project

Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha designado el

recurso sobre asignado durante el período de sobra asignación y reducir la
cantidad de tiempo requerido al recurso sobre asignado.

Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén
asignados. Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el
recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso
esencial.

Cambio de la programación laboral

Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es

posible introducir la información individual de la programación, por ejemplo
vacaciones o mantenimiento de equipos. En el caso que en determinados
puntos de la programación un recurso esté sobre asignado, una solución
podría ser cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la programación
incluye una semana laboral de 5 días y un recurso a tiempo parcial trabaja
solo 3 días, la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4
o 5 días podría aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso.

Resolución automática y manual de las sobre asignaciones

Microsoft Project pude resolver automáticamente las sobre asignaciones de

recursos, mediante la redistribución. La redistribución retrasa determinadas
tareas de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de
estar sobre asignados.
Cuando se redistribuye la programación, se verifica las relaciones entre
predecesoras, el tiempo de margen de demora, las prioridades y las
delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Es posible
dar prioridad a las tareas para especificar cuáles debe retrasarse en primer
lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera. También se puede
decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos
seleccionados. Además se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina
de proyecto.

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Project

Otra forma de redistribuir la programación consiste en resolver en forma

manual las sobre asignaciones de los recursos. Esto puede ser útil cuando la
redistribución automática no produzca el ajuste de la programación deseada.
Microsoft Project dispone de una presentación en la que puede visualizarse los
recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada
sobre asignación y resolver el conflicto de la manera más adecuada.

Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado

La forma más sencilla de resolver un problema de sobre asignación de

recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este
disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una
tarea, verificar el efecto de la asignación del recurso y a continuación ajustar
aún más el retraso, si ello fuese necesario.

El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus

sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programación. Pare evitarlo,
retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un
retraso solo de una duración equivalente al margen de demora de la tarea.
También resulta de utilidad retrasar las tareas no críticas antes que las tareas
en la ruta crítica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los
efectos sobre la programación.

Reducción de costos

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por

otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio será
necesario tomas en consideración el hecho de que un recurso menos
preparado le llevará más tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor
preparado y más costoso.

Reducción de los costos por uso

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Project

Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se
los utiliza, además de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
consolidación de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias
tareas programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso;
en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una
tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las
tareas. También se puede dividir la tarifa entre las dos tareas.

Reducción de costos eliminando tareas

Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. En

otras palabras, sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas
de baja prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignación.
También se puede reducir la extensión del proyecto mediante la reducción de
trabajo en tareas individuales.

Administración de los flujos de caja

Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y
de los recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en acumular los
costos cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea
negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo haya
sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la
acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado
concluida.

Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del

recurso, asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse
al comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al
final.

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Project

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Tablas y filtros

Microsoft Project incluye características de gran potencia que permiten

organizar y analizar los datos.

Tablas

Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentación similar a la
de una hoja de cálculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas
verticales y en filas horizontales. Cada una representa uno de los muchos
campos de Microsoft Project y cada fila representa una única tarea o recurso.
La intersección de una columna y una fila se le denomina campo (en términos
de base de datos) o celda (en términos de una hoja de cálculo).

Microsoft incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10tablas de

recurso que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. Hasta ahora hemos
utilizado la Tabla Entrada y la tabla de resumen. En la mayoría de los casos
estas tablas contendrán los campos que usted desea, pero, puede modificar
cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla donde incluya solamente
los datos que requiere.

A continuación, crearemos una tabla para visualizar la información sobre un

calendario prueba1, un formato común para la presentación de la información
de la programación del proyecto musical 1.

1. Seleccione Más vistas (More Views) en el menú Ver (View).

Aparece el cuadro de diálogo más vistas (More Views).
2. Elija Hoja de tareas (Task Sheet) y después pulse el botón Aplicar (Apply).

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Project

Esta vista no incluye la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt, de modo

que resultará más fácil la visualización de más columnas de la tabla activa.

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

3. Seleccione Tabla: Entrada (Table:Entry) en el menú Ver (View) y

después elija más tablas (More Tables).

4. Asegúrese de haber seleccionado la opción Tarea (Task) y que la tabla

seleccionada es Entrada (Entry) y después pulse el botón Copiar
(Copy).

5. Escriba Tabla Calendario Prueba 1 en el cuadro Nombre (Name).

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Project

6. Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna

Nombre de campo (Field Name) y después de cada selección pulse el
botón Eliminar fila: Indicadores (Indicators), Duración (Duration), fin
(Finísh), Predecesoras (Predecessors), Nombre de los recursos
(Resource Names).

7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser

igual a la que se muestra a continuación:

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Project

8. Podemos añadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botón de flecha
junto a la celda o campo vacío debajo de Comienzo en la columna
Nombre de campo (Field Name) o pulse el botón Insertar Fila (Insert
Row) y después seleccione Texto9 en la lista desplegable.

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Project

9. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos (Align Data) de la

misma fila. Automáticamente se pondrán las entradas de fila para el
campo seleccionado añadiendo datos en la columna ancho.

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Project

10. Escriba o seleccione 20 en la columna ancho (Width).

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Project

11. Pulse el botón de flecha situado a la siguiente celda vacía debajo de

Texto9 en la columna nombre de campo y después seleccione Duración
(Duration) en la lista desplegable.

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Project

12. Seleccione Izquierda en Alinear datos (Align Data).

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Project

13. Seleccione comienzo (Start) en la columna Nombre de campo (Field

Name) y después pulse el botón Cortar fila (Cut Row).

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Project

14. Seleccione Nombre (Name) en la columna Nombre de campo (Field

Name) y después pulse el botón Pegar fila (Paste Row).

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Project

15. Esto coincidirá con el orden en el que está listada la información en un

calendario.

16. Seleccione 31/1/00 12:33 en Formato de Fecha (Date Format).

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Project

17. Pulse el botón Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de diálogo. La nueva
tabla aparecerá en el cuadro de diálogo Más tablas (More Tables)

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Project

18. Pulse el botón aplicar (Apply). Microsoft mostrará la nueva tabla en la

vista Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla será
similar a la siguiente:

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Project

Ejercicio

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Project

Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados
anteriormente.

Filtros

Otra característica para cambiar la visualización de la información de tareas y

recursos en Microsoft Project son los filtros. Un filtro oculta los datos de las
tareas o recursos que no cumplen un criterio especificado, visualizando
solamente aquellos datos en los que se está interesado. El filtrado no cambiará
los datos del archivo grabado en Microsoft Project, solo el modo en que son
visualizados.

Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una
vista o aplicando un auto filtro a una vista.

A continuación realizaremos filtros de la información que se desea visualizar

con mayor detalle en forma automática (autofiltros).

1. Haga clic en Diagrama de Gantt (Gant Chart) en la barra de Vistas.

Aparecerá el diagrama de Gantt, antes de crear el auto filtro.

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Project

2. Pulse el botón Autofiltro (Autofilter) en la barra de Herramientas de

formato. Microsoft Project mostrará flechas a la derecha del encabezado

de cada columna.

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Project

3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task

name) y seleccione Personalizado (Custom).

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Project

4. Asegúrese de que aparece Contiene (Contains) en el primer cuadro de

lista del apartado Nombre (Name).

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Project

5. Escriba rodaje en el cuadro situado a su derecha.

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Project

6. Pulse el botón aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de diálogo Autofiltro

personalizado (Custom Autofilter). Microsoft Project mostrará la lista
de tareas que contengan la palabra rodaje.

A continuación desactivaremos el Autofiltro (Autofilter) y crearemos un filtro

personalizado.

9 Pulse el botón Autofiltro (Autofilter) en la barra de herramientas de

Formato.
9 Seleccionado Filtro para: Todas las tareas (Filtered for: All task) en el
menú Proyecto (Project) y después elija Más filtros (More Filtres).

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Project

9 Pulse el botón Nuevo (New).

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Project

9 Escriba Rodajes incompletos en el cuadro Nombre (Name)

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Project

9 Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de

campo (Field Name).

9 Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna

Criterio (Test).

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Project

9 Escriba rodaje en la primera fila de la columna Valores (Values).

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Project

9 Añada un segundo criterio, escribiendo o seleccionando Y (And) en la

segunda fila de la columna Y/O (And/Or).

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Project

9 Escriba o seleccione Fin real (Finísh Slack) en la segunda fila de la

columna Nombre de campo (Field Name).

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Project

9 Escriba o seleccione Igual (Equals) en la segunda fila de la columna

Criterios (Test).

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Project

9 Escriba NA en la segunda fila de la columna Valores (Values).

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Project

9 Pulse el botón Aceptar (Ok) para cerrar el cuadro diálogo Definición de filtro
(Filter Definition). El nuevo filtro aparecerá en el cuadro de diálogo Más
filtros (More Filters).

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Project

9 Pulse el botón aplicar (Apply). El nuevo filtro se aplicará a la vista de

Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

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Project

Ejercicio

Realice un autofiltro y cree un filtro personalizado tomando en cuenta los

datos del proyecto Prueba 1

CONTROL DEL PROYECTO

Establecimiento de una línea base

Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyecto

después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y
evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento
del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan
original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea de
base. Una línea de base es un conjunto de los valores importantes de un plan
de proyecto, como son las fechas de comienzo y finalización estimadas de las
diversas tareas y asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted
almacena una línea de base, Microsoft Project toma una imagen estática de los
valores existentes y la almacena en el archivo de Microsoft Project para
futuras comparaciones.

Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos
de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a
continuación:

Pag. 91
Project

Tarea Recursos Asignación

Campo comienzo Los campos de trabajo y Campo comienzo
del trabajo por fase
temporal
Campo fin Los campos de costo y de Campo fin
costo por fase temporal
Campo duración Los campos de trabajo y
del trabajo por fase
temporal
Los campos de trabajo y de Los campos de costo y de
trabajo por fase temporal costo por fase temporal
Los campos de costo y de
costo por fase temporal

Usted debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:

ƒ Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo más completo posible.

ƒ Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por ejemplo
el porcentaje del trabajo realizado.

El plan del proyecto musical 1 está totalmente desarrollado y el trabajo real

comenzará en breve. A continuación, almacenaremos la línea de base para el
proyecto musical1 y después visualizaremos los valores de la línea de base de
las tareas, recursos y asignaciones.

1. Seleccione Seguimiento (Tracking) en el menú Herramientas (Tools) y

elija guardar línea de base (Save Baseline).

Pag. 92
Project

9 Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar línea de base (Save Baseline),

pulse el botón Aceptar (Ok).

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Project

2. Elija Más vistas (More View) en el menú Ver (View). El cuadro de

diálogo Más vistas (More Views) será visualizado.

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Project

3. Seleccione la Hoja de tareas (Task Sheet) en el cuadro Vistas (Views) y

pulse el botón Aplicar (Apply).

Pag. 95
Project

La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece un mayor espacio para la

visualización de los campos de la tabla, ya que no incluye el diagrama de
Gantt. A continuación activaremos la visualización de una tabla diferente en la
vista Hoja de tareas.

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Project

4. Seleccione tabla: Entrada (Table: Entry) en el menú Ver (View) y elija

Trabajo (Work).

La apariencia de su pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

Ejercicio

Guarde el proyecto Prueba 1 con línea de base y evalué el desarrollo del

mismo.

Actualización del proyecto

Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Plan de

línea de base), podrá actualizar la programación tan frecuentemente como lo
desee para seguir el proceso. Para actualizar la programación, evalúe el estado
de cada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Puede
seguir toda la información incluida en el plan previsto en detalle.

Mediante la comparación de la información del plan previsto con la

programación hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver
problemas y planificar de forma más precisa proyectos futuros.

Ejercicio

Después de evaluar su programación con el plan previsto realice los ajustes

necesarios a su proyecto Prueba 1

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Project

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Compartir información

Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a

la vez. Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de
manera simultánea. Además, es posible que existan relaciones de dependencia
entre ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador.

Microsoft Project dispone de varias características para facilitar el trabajo con

varios archivos de proyecto.

Fondo de Recursos

Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y

equipamiento) suelen estar asignados a más de un proyecto. Podría resultar
muy difícil la coordinación del tiempo de los recursos entre diversos proyectos,
especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Por
ejemplo un contador podría tener asignaciones de tarea para el desarrollo del
rol de pagos, compra de equipos computacionales, contratación de seguros de
vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultánea).
En cada proyecto, el contador podría estar totalmente asignado o incluso
sobre asignado. Sin embargo, si reúne todas las tareas que le han sido
asignadas en cada proyecto, podría descubrir que está sobre asignado, es de ir
que ha sido asignado a más tareas de las que puede llegar a cumplir en un
determinado momento.

Un fondo de recursos le ayudará a observar el modo en que están siendo

utilizados los recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un
archivo de Microsoft Project que reúne la información de recursos de varios
archivos de proyecto. Este archivo contiene información sobre todas las
asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto
vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie información de algún

Pag. 99
Project

recurso en el fondo de recursos, automáticamente todos los archivos de

proyectos vinculados utilizarán información actualizada.

A los archivos que están vinculados con el fondo de recursos se denominan

archivos compartidos. Microsoft Project puede disponer de has 999 archivos
compartidos vinculados a un único fondo de recursos.

A continuación crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto:

1. Abra los archivos de proyecto Prueba 1 y video musical 1.

2. Pulse el botón Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard.

3. Pulse el botón Aceptar (Ok) en el cuadro de diálogo Información del Proyecto

(Project Information).

4. Elija Guardar como (Save As) en el menú Archivo (File).

5. Almacene el archivo como Fondo de recursos 1

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Project

5. Seleccione Organizar todo (Arrange All) en el menú Ventana (Window)

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Project

Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto

presentando los tres proyectos lo que servirá de ayuda para observar los
resultados obtenidos.

6. Haga clic en Hoja de recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

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Project

7. Haga clic en la barra de titulo de la ventana Prueba1.

8. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el menú Herramientas

(Tools) y elija Compartir recursos (Share Resources)

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Project

9. Seleccione Utilizar recursos (Use Resource) en el apartado Recursos de

Prueba1

10. Seleccione Fondo recursos 1.

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Project

11. Pulse el botón aceptar (Ok). Podrá ver los recursos del archivo Prueba 1
en el archivo Fondo recursos 1.

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Project

12. Haga clic en la barra de título proyecto musical

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Project

13. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el menú Herramientas

(Tools) y después elija Compartir recursos (Share Resources).

14. Seleccione Utilizar recursos (Use Resources) en el apartado Recursos

de proyecto musical.

15. Seleccione Fondo recursos 1

16. Pulse el botón aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de diálogo Compartir
recursos (Share Resources).

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Project

El fondo de recursos contiene la información de recursos de dos archivos

compartidos (Prueba 1 y proyecto musical). Microsoft Project consolidará la
información de los archivos basándose en el nombre del recurso, por
ejemplo Mario Barahona.

Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que

me permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos
en los proyectos.

A continuación visualizaremos la información del fondo de recursos.

1. Haga clic en la barra de titulo de la ventana Fondo recursos 1.

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Project

2. Haga clic en Uso de recursos (Resources Usage) en la Barra de vistas.

Pag. 109
Project

4. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso

(Resource Name) y deslícelo a través de la vista Uso de recursos hasta

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Project

que sean visualizadas todas las asignaciones de Mario debajo de su

nombre.

5. Pulse el botón Ir a la tarea seleccionada (Go To Selected Task) en la

barra herramientas Standard

Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se

desplazarán horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas

6. Elija Dividir la (Split) en menú Ventana (Windows)

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En esta vista combinada podrá visualizar todos los recursos en el fondo de

recursos y sus asignaciones (en el panel superior), además, de los detalles
adicionales (en el panel inferior) de todos los archivos compartidos

Ejercicio

1. Realice un proyecto para un concurso de ofertas par la compra de 10

computadoras para la unidad Informática, que contenga lo siguiente:

• Se lo realice en 3 fases.
• Tareas
• Hitos
• Duración
• Recursos humanos, equipamiento y material
• Costos
• Refinamiento de la asignación
• Formas de presentación
• Información del proyecto

2. Cree su archivo Fondo recurso 2

3. Comparta la información con el proyecto Prueba 1 desarrollado en este

manual.

4. Realice una comparación entre el diagrama de Gantt y el diagrama de

Pert para su proyecto concurso de ofertas.

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