TEMA N°4
FLUJOGRAMAS
4.1 Concepto e importancia
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o
Diagramas de Flujo, características, , simbología, diseño y elaboración.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama
que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte
de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede
contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica
que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su
ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Importancia
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar
cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de
conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de
información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de
cualquier métodos y sistemas
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda
organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades
innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida
en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
4.2 Signos utilizados
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son
importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y
solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a
analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de
sistemas de información para la administración.
Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de acciones
o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y las
relaciones entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de diagrama de flujo.
El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan. Por ejemplo,
un diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de Entrada o Salida (también
conocido como Símbolo de E/S), pero no es muy comun verlo en la mayoría de los
diagramas de flujo de procesos.
Con los años, la tecnología ha evolucionado, y con ella tambien la diagramacion. Algunos
símbolos de los diagramas de flujo que se utilizaron en el pasado para representar tarjetas
perforadas de computadora, o cinta perforada, han pasado a la historia.
Símbolo de Decisión o Ramificación
Un punto de decisión o ramificación. Las
Símbolo de Inicio / Final
líneas que representan diferentes
El símbolo de terminación marca el punto decisiones surgen de diferentes puntos
inicial o final del sistema. Por lo general, del diamante.
contiene la palabra "Inicio" o "Fin".
Símbolo de Acción o Proceso Símbolo de Entrada / Salida
Un rectangulo solo puede representar un Representa el material o la información
solo paso dentro de un processo que entra o sale del sistema, como una
("agregar dos tazas de harina"), o un orden del cliente (entrada) o un producto
subproceso completo ("hacer pan") (salida).
dentro de un proceso más grande.
Símbolo del Documento Impreso Símbolo de Entrada Manual
Un documento o informe impreso. Representa un paso en el que se pide al
usuario que introduzca la información
manualmente.
Símbolo de Multidocumento
Representa multidocumento en el Símbolo de Preparación
proceso.
Representa un ajuste a otro paso en el
proceso.
Símbolo del Conector
Indica que el flujo continúa donde se ha Indica un paso que ordena información
colocado un símbolo identico (que en un formato estándar.
contiene la misma letra).
O Símbolo Símbolo de Ordenar
Indica un paso que organiza una lista de
Indica que el flujo del proceso continúa elementos en una secuencia o establece
en más de dos ramas. según algunos criterios predeterminados.
Símbolo de Unión de Invocación Símbolo de Proceso Predefinido
Indica un punto en el diagrama de flujo Indica una secuencia de acciones que
en el que múltiples ramificaciones realizan una tarea específica incrustada
convergen de nuevo en un solo proceso. dentro de un proceso más grande. Esta
secuencia de acciones podría describirse
con más detalle en un diagrama de flujo
separado.
Símbolo de Fusión
Indica un paso en el que dos o más sub-
listas o subprocesos se convierten en
uno. Símbolo del Operación Manual
Indica una secuencia de comandos que
continuarán repitiéndose hasta que se
detenga manualmente.
Símbolo de Límite de Bucle
Indica el punto en el que debe detenerse
Símbolo de Intercalar
un bucle.
utilizado en diagramas de flujo de diseño
de software.
Símbolo de Retardo
Símbolo de Visualización
Indica un retraso en el proceso.
Indica un paso que muestra información.
Almacenamiento de Datos o Símbolo
de Datos Almacenados Conector Fuera de Página
Indica un paso donde se almacenan los Indica que el proceso continúa fuera de
datos. la página.
Símbolo de la Base de Datos
Indica una lista de información con una
estructura estándar que permite buscar y
ordenar.
Símbolo de Almacenamiento Interno
Indica que la información se almacenó en
la memoria durante un programa,
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4.3 Tipos de Flujogramas
Según su forma:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista
ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según
su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una
sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas
acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo,
mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.
4.4 Otros tipos de Diagramas: De Gantt y de Procesos Varios
Características del diagrama de Gantt
Como su objetivo principal es la de simplificar y organizar en un calendario la planificación del
trabajo, debe ser una gráfica fácil de interpretar. Todas las personas del equipo, deben
identificar de un vistazo las actividades que corresponden a una fecha determinada.
Podemos ganar mucho tiempo y aprovechar al máximo los recursos. Quiere decir que, para
hacer este gráfico necesitamos descomponer el trabajo y eso es clave para aumentar la
productividad de la empresa.
Debemos saber la duración exacta de ejecución de las actividades. Cuando estamos elaborando
una gráfica de Gantt de una empresa, con sus tareas y plazos, estos datos los debemos saber con
exactitud, pues cambiar cualquier detalle en el diagrama puede resultar una pesadilla para el
director del proyecto. Lo que quiere decir que una de las características del Diagrama de Gantt
es que es una herramienta estática, inadecuada para proyectos con incertidumbre, en donde no
se sabe en el inicio muchos de sus detalles. Por eso, decimos que puede ser complicado
representar proyectos complejos con un Gantt.
Por suerte, ya están apareciendo en el mercado muchas aplicaciones para planificar que contemplan
este inconveniente e incorporan diagramas de Gantt flexibles, los cuales permiten modificaciones a lo
largo de la ejecución del proyecto. Lo tenemos como ejemplo en Sinnaps.
Nuevas características mediante un sistema elaborado
o Con las nuevas versiones de Gantt que están apareciendo en el mercado, también representamos
las relaciones entre las actividades. Sinnaps lo llama Gantt-flow, y quiere decir que si tenemos
una actividad que no podemos empezar hasta que no termine otra (ya sea porque necesitamos el
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resultado de una para ejecutar la otra), la segunda actividad aparecerá automáticamente detrás
de la primera.
o Planificación realista con recursos compartidos. Imagina que tenemos una furgoneta que
utilizamos el mismo día y a la misma hora para dos actividades. ¡Error! Los nuevos diagramas
de Gantt no te dejarán planificarlo e irán más allá: te pondrá la furgoneta en el próximo hueco
que tengas en la planificación. Recuerda, que necesitamos optimizar y aprovechar el uso de los
recursos. Además, si esa furgoneta es de alquiler, sacaremos una rentabilidad obligada.
o Planificación realista y compensación de horas de trabajo. Lo mismo ocurre con las horas de
trabajo del equipo. Junto con el diagrama de Gantt, podemos activar una gráfica que nos diga si
estamos planificando demasiado trabajo para una misma persona. De lo contrario, nos tocará
hacer cambios más adelante porque a Pepe no le va a dar tiempo a terminar ése día tal actividad.
Planificar de manera realista es la llave para que cumplas al final con los objetivos y tomes decisiones
de peso.
Tipos de Diagrama de Gantt
Podemos clasificar los tipos de diagramas de Gantt por recursos, o por bloques simples de ejecución.
Con la simple y clásica carta Gantt de una empresa, sólo podemos representar pocos elementos. No
ocurre lo mismo con la variación de Gantt comentada en el punto anterior, son los siguientes
Diagrama de recursos materiales. Representamos, por ejemplo, las máquinas utilizadas durante las
fechas seleccionadas.
Diagrama de recursos intangibles o servicios. Gráfica de Gantt que representa el uso de unos
determinados servicios. ¿Cuándo se usan y por cuánto tiempo?
Diagrama del trabajo del equipo. El esfuerzo invertido de cada persona del equipo, está reflejado en un
calendario y representado por un Gantt.
Diagrama de adelanto de obra. Ejecución de las actividades de obra planificadas. En proyectos de
ejecución simples, podemos poner las tereas que se van completando. Esto lo podemos hacer en todos
los Gantt, rellenando con rallas las barras desde donde se haya completado. Así:
Diagrama de presupuestos completados o costes. Se ponen las actividades o bloques, y dependiendo
del grosor de cada una podemos distinguir fácilmente las de mayor coste. Dejo este ejemplo, sacado del
blog Todo Edificación:
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Diagrama de etapas o bloques de proyecto. La mayoría de proyectos se dividen en etapas, fases o
bloques generales. Los puedes representar en un Gantt para tener una visión más general de tu trabajo.
Diagrama de portfolio de proyectos. Resulta básico para todo director de proyectos que gestione varios
al mismo tiempo.
Todos estos tipos de diagramas de Gantt, los podemos tener en uno sólo con herramientas como
Sinnaps. En la misma aplicación tenemos representados recursos, personas asignadas, servicios, tareas
terminadas, en ejecución y por hacer (a través de un Kanban), fases y portfolio de proyectos.
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