Control interno contable
¿Qué es el control interno contable?
El control interno contable abarca los métodos implementados
por una empresa para garantizar la integridad de la información
financiera y contable, cumplir con los objetivos operativos y de
rentabilidad, y transmitir las políticas de gestión en toda la
organización. Estos se superponen a los procedimientos operativos
normales de una compañía.
Esta superposición responde a la intención de proteger los activos,
minimizar errores y garantizar que las operaciones se realicen de
manera aprobada. No hay sistemas de controles internos idénticos,
pero muchas filosofías de controles con respecto a integridad
financiera y prácticas contables se han convertido en prácticas
estándar de gestión.
El control interno tiene un precio, que es que las actividades de
control con frecuencia frenan el flujo natural de los procesos de
una empresa, lo que puede reducir su eficiencia general. Un
concepto clave es que incluso el sistema más completo de control
interno no eliminará por completo el riesgo de fraude o error.
Siempre habrá algunos incidentes, generalmente debido a
circunstancias imprevistas o un esfuerzo excesivamente
determinado de alguien que quiere cometer fraude.
Elementos del control interno
contable
Separación de tareas
La separación de funciones implica dividir la responsabilidad de la
contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la
auditoría. Los deberes adicionales están separados, hay menos
posibilidades de que un solo empleado cometa actos fraudulentos.
Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de
contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más
personas, o requerir que tareas críticas sean revisadas por
compañeros de trabajo puede servir para el mismo propósito.
Controles de acceso
Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de
contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de
acceso electrónico puede mantener fuera del sistema a los
usuarios no autorizados.
Además, proporciona una forma de auditar el uso del sistema para
identificar la fuente de errores o discrepancias.
Auditorías físicas
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de
cualquier activo físico registrado en el sistema de contabilidad; por
ejemplo, inventarios, materiales y herramientas.
El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los
saldos de las cuentas, que son pasadas por alto en los registros
electrónicos.
El conteo de efectivo en los puntos de venta puede hacerse
diariamente o incluso varias veces por día. Los proyectos más
grandes, como el conteo manual del inventario, deben realizarse
con menos frecuencia, tal vez trimestralmente.
Documentación estandarizada
La estandarización de los documentos utilizados para las
transacciones financieras —como facturas, requisiciones internas
de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje
— puede ayudar a mantener la consistencia en el mantenimiento
de registros a lo largo del tiempo.
El uso de formatos estándar de documentos puede facilitar la
revisión de registros del pasado al buscar el origen de alguna
discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede
hacer que los elementos sean pasados por alto o malinterpretados
en dicha revisión.
Balances de prueba
El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega
confiabilidad al garantizar que los libros estén siempre
equilibrados. Aun así, es posible que los errores hagan que el
sistema se salga de balance en un momento dado.
El cálculo de balances de prueba diarios o semanales puede
proporcionar información periódica sobre el estado del sistema.
Esto permite descubrir e investigar las discrepancias lo antes
posible.
Conciliaciones periódicas
Las conciliaciones contables pueden garantizar que los saldos del
sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de
otras entidades, como bancos, proveedores y clientes a crédito.
Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar los saldos
de efectivo y los registros de depósitos y recibos entre el sistema
de contabilidad y los estados de cuenta bancarios.
Las diferencias entre estos tipos de cuentas complementarias
pueden revelar errores o discrepancias en las propias cuentas.
También pueden demostrar que los errores puedan originarse en
las otras entidades.
Autoridad para aprobación
Exigir que gerentes específicos autoricen ciertos tipos de
transacciones puede agregar una capa de responsabilidad a los
registros contables. Así se demuestra que las transacciones han
sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades
correspondientes.
Exigir una aprobación para poder realizar grandes gastos y pagos
evita que empleados sin escrúpulos ejecuten grandes
transacciones fraudulentas con los fondos de la compañía.
Objetivos
Salvaguardar los activos de la empresa
Los controles internos bien diseñados protegen los activos de
pérdidas. La pérdida podría ser una pérdida accidental, que se
produce a partir de errores honestos cometidos por las personas.
También podría ser una pérdida intencional, que resulta de
actividades fraudulentas intencionales.
Garantizar la confiabilidad e integridad de la
información financiera
Los controles internos garantizan que la gerencia cuente con
información precisa, oportuna y completa —incluidos los registros
contables— para planificar, controlar y reportar las operaciones del
negocio.
Garantizar el cumplimiento de las leyes
Los controles internos ayudan a garantizar que la empresa cumpla
con las numerosas leyes y reglamentaciones nacionales, estatales
y locales que afectan las operaciones del negocio.
Promover operaciones eficientes y efectivas
Los controles internos brindan un entorno en el cual los gerentes y
el personal pueden maximizar la eficiencia y efectividad de las
operaciones.
Cumplimiento de metas y objetivos
El sistema de controles internos proporciona un mecanismo para
que la gerencia supervise el logro de metas y objetivos
operacionales.
Ejemplo
Los activos líquidos siempre necesitan más protección que los
activos no líquidos, porque son más fáciles de robar; por ejemplo,
tomar dinero en efectivo.
El efectivo es el activo más líquido y puede ser fácilmente robado
por cualquier empleado que lo maneje. Para proteger el efectivo
de la empresa es que se implementan controles internos
especiales.
El control interno de separación de deberes se usa a menudo con
el dinero en efectivo. Este control requiere que la persona que
recibe el efectivo del cliente y la persona que registra el recibo de
efectivo en el sistema contable nunca sean el mismo empleado.
De hecho, algunos sistemas de control interno van un paso más
allá y requieren que un empleado cobre el efectivo, otro lo
deposite en el banco y otro diferente lo registre en el sistema
contable.
Al segmentar los deberes de cada empleado, ninguna persona
puede por sí sola cobrar el efectivo, depositarlo y registrar la venta
en la contabilidad. Esto previene el fraude, porque así una persona
no puede embolsarse parte del efectivo cobrado y registrar un
monto menor del recibo de efectivo en el sistema contable.