MANUAL DE EVALUACION
Como y se dijo anteriormente el sistema de clasificación por puntos, trabaja sobre la
base de un manual de evaluación.
Este manual esta compuesto por una cantidad de factores y sus definiciones; para
cada factor varios grados de importancia con una definición para cada grado; y un
puntaje para cada factor que se desarrolla para cada uno de los grados del factor.
El manual puede tomarse directamente de otra empresa o ser desarrollado
especialmente para el caso. Como variante puede modificarse un manual tomado de
otra empresa.
Hay una cantidad de manuales que hn sido ampliamente probados. Su utilización da
la seguridad de contar con un elemento bien hecho; pero falta por determinar si es
además apto para el universo que se pretenda evaluar.
Construir un manual totalmente y sin ayuda ninguna, parece hoy una tarea excesiva
e incongruente. Hay bibliografía sobre el tema y ejemplo sufrientes, de manuales de
distintos tipos que pueden ayudar a quien debe desarrollar un manual.
El punto importante en esta cuestión es saber distinguir entre lo bien hecho y lo mal
hecho, entre lo conveniente o inconveniente para la empresa a evaluar.
Cantidad de factores a utilizar:
Todos los manuales tienden a moverse en cuatro campos especiales, a saber:
Habilidad;
Esfuerzo;
Responsabilidad;
Condiciones de Trabajo.
Los factores que se toman, se adoptan para que se considere cada uno de ellos una
parte de alguno de estos cuatro campos.
La cantidad de factores dependerá pues en primera instancia de: con que sutileza se
quieran cubrir los campos mencionados y con qué profundidad cada uno de ellos.
Usualmente los manuales tienen entre 8 y 16 factores. Se han hecho estudios
demostrando que con 6 factores se cubría el 98% de los requerimientos de los
trabajos evaluados y con los otros 12 factores se evaluaban el 2% restante,
solamente. Pero aquí hubo una confusión semántica entre lo que llamamos campo y
lo que llamamos factor.
Los cuatro campos enumerados están incluidos prácticamente en todos los
manuales, de una u otra forma, con la intensidad para cada uno que se le haya
querido dar y como divisiones de ellos aparecen los factores que son siempre más
de 8, y que si el manual está bien hecho todos miden partes importantes del
universo.
O ea que en un manual, esté presentado como sea, se deben comenzar por
distinguir los cuatro campos señalados anteriormente. Y cuáles son los factores que
los representan.
Tomando como ejemplo un manual cualquiera véase lo dicho:
El manual se plantea con cinco factores:
1. Aptitud General (incluyendo educación, aprendizaje, escolaridad, inicitiva y
experiencia)
2. Responsabilidad por el Trabajo de Otros (responsabilidad por el trabajo de
otros y responsabilidad por la seguridad de otros).
3. Características Físicas de Trabajo (exigencias físicas, condiciones de trabajo
y condiciones de ambiente).
4. Riesgos del Trabajo (riesgos del trabajo y riesgos inevitables).
5. Responsabilidad por el Trabajo Propio (responsabilidad por el material y
responsabilidad por equipo).
Los factores son en realidad 14, siendo los enunciados como factores, los campos a
que se han hecho referencia antes. Se distingue el de habilidad en el llamado factor:
1), el campo responsabilidad en los llamados factores 2) y 5), el campo condiciones
de trabajo en los 3) y 4), estando considerado el campo del esfuerzo en el llamado
factor 3), factor exigencias físicas.
O sea que un manual de aparentemente cinco factores es en última instancia un
manual de 14 factores. Por ello puede decirse que los manuales tienden
inevitablemente a tener una cierta cantidad de factores de manera de poder
considerar aspectos que se repiten constantemente en los universos a evaluar.
Por otra parte llegar a un manual de muy pocos factores implica una sutil
construcción y una muy hábil administración.
Y también hay que tener este aspecto en cuenta cuando se pretende que los
manuales no alcancen a tener más de cinco o seis factores.
Si se pudiera construir realmente un manual útil, con ino o seis factores solamente,
pienso aún, si no sería conveniente agregar algunos factores “compensatorios”.
Dicho de otra manera: si se tiene cinco elementos para medir un puesto, cualquier
error en uno de los elementos, será de gran importancia; si los elementos, son diez,
cualquier error tendrá en principio la mitad de la influencia que en el caso anterior.
Entonces si se pudiera hacer un manual con cinco factores solamente, convendría
aun a éste, agregarle algunos factores más que compensarán cualquier posible error
en la medición. Aunque habría una repetición quizá innecesaria, manteniendo el
equilibrio de influencia de los campos, convendrá, a largo plazo, dar la posibilidad de
que ese manual no sea tan rígido y admita la posibilidad de que en ualquier caso un
error tenga una importancia menor.
Que factores se deben utilizar:
Se ha señalado que hay cuatro campos a considerar:
La primera pregunta a hacerse para definir que factores se utilizaron es cuál es el
grado de importancia que se desea dar a cada uno de esos campos en la
evaluación.
O sea que si se considera habilidad el campo más importante, además de darle
posteriormente mayor peso proporcional, se le podrán adjudicar más factores de
manera de hacer un análisis más exhaustivo de ese campo.
Si en cambio se considera que las condiciones de trabajo son ideales, podrá llegarse
a no tomar en cuenta este campo y en definitiva no se tomará ningún factor para
analizarlo.
Los factores que se elijan deben:
1. Referirse a características del trabajo y no de la persona;
2. Darse con intensidad distinta en los puestos a considerar;
3. Estar presente en un alto porcentaje de los puestos a evaluar o tratarse de un
aspecto que se quiere enfatizar en vista de la importancia que se le adjudica.
O sea que una vez elegidos los factores a utilizar, se pueden hacer un estudio de las
frecuencias con que estos factores se dan en los distintos sectores a evaluar.
Detalles
Exactitud en: Detalles Habilidad Manual
Cálculos Educación Habilidad Mecánica
Medidas Previsión Capacidad Mental
Selección Originalidad Mentalidad
Lecturas Inventiva Precisión Motora
Registros Conocimiento de la Tarea Requisitos Personales
Adaptabilidad Pericia Capacidad Física
Ajuste Criterio Propio Precisión
Análisis Conocimiento de otras Operaciones Experiencia Previa
Capacidad Analítica Conocimiento del Equipo Tacto y Diplomacia
Aptitud Conocimiento del Instrumental Recursos
Habilidad Artística Conocimiento de los Métodos Adiestramiento
Atención a las Órdenes Conocimiento de los Materiales Versatilidad
Complejidad Capacidad de Mando Circunspección
Coordinación Escolaridad Prudencia
Operación Capacidad de Dirección Etc.
Decisión Destreza Manual
Esfuerzo
Actividad Memoria Energía
Aplicación Esfuerzo mental Rapidez de comprensión
Resistencia Estabilidad mental Vigor
Esfuerzo Monotonía Esfuerzo visual
Fatiga Coordinación muscular Esfuerzo auditivo
Honradez en el esfuerzo Esfuerzo físico Etc.
Responsabilidad
Evitar demoras Equipo Producto
Políticas de la empresa Buena voluntad Calidad
Información confidencial Mantener el ritmo Seguridad de los demás
Costo de los errores Material Informes y registros
Efectos sobre trabajos Dinero o valores Trabajo de otros
Condiciones de Trabajo
Riesgos de accidentes Deterioro del vestido Iluminación deficiente
Incomodidad Malos olores Incomodidades físicas
Riesgo de enfermedades Tensión nerviosa Suciedad corporal
Ruidos Falta de ventilación Etc.
Definición de factores o grados:
Una vez determinados los factores que se utilizarán, debe definírselos. La definición
debe ser clara, amplia y adecuada al universo a evaluar.
Si un factor no pudiera ser definido en forma clara, amplia y adecuadamente, deberá
eliminárselo.-
Teniendo ya elegidos los factores y habiéndoselos definido adecuadamente hay que
considerar el desarrollo de cada uno de esos factores. A cada factor se le otorgarán
distintos puntos de importancia llamados grados.
Dicho de una manera simple, el esfuerzo físico requerido puede ser poco, regular o
mucho. Estos serían los grados del factor.
Hay pues que determinar, cuantos grados tendrá cada factor y hay que definir cada
grado de manera que sea claro, y esté adecuadamente descrito respecto del
universo a evaluar.
La cantidad de grados por factor suele oscilar entre 4 y 6. Sin embargo son muchos
los manuales que tienen más grados en uno o todos los factores.
Como cada grado significa en definitiva una porción mayor (o menor) de importancia
del factor, dividir el concepto de que se trate, en muchos grados es difícil si se
pretende que el resultado sea claro; o sea que los grados sean bien distintos entre
sí.-
Por otra parte típicamente se estiman los conceptos como “bueno”, “regular”, “malo”;
o “mucho”, “regular”, “poco”.
Si a esta trilogía le intercalamos dos momentos nos queda una escala de cinco
grados que se adapta inmediatamente a nuestra idiosincrasia y resulta fáil de
manejar.
La otra cara de la moneda es que estos grados se adapten al concepto que en el
caso se defina. Los cinco grados típicos pueden no ser suficientes, o ser excesivos.
Y quizá convenga graduar en más o menos.-
Pero la mayoría de los manuales coinciden en estar alrededor de los cinco grados
por factor.
Al mismo tiempo todos los factores, deben tener la misma cantidad de grados. A
menos que se desee que efectivamente el manual tenga un determinado tipo de
desequilibrio.
Este aspecto se verá con más detalle al hablar del puntaje de los factores y de los
grados.
La definición de los grados suele ser hecha de distintas maneras, según el tipo de
factor de que se trate y debe reunir algunas cualidades. Estas son las calidades y
maneras más importantes:
La definición debe ser clara: o sea estar desarrollada con sencillez y
simplicidad;
Deba ser concisa: o sea debe estar expuesta en la menor cantidad de
palabras posibles, en función del factor y del universo que se traten;
Debe ser adecuada: Lo que se refiere en alguna medida al primero de estos
puntos, pero sobre lo que se desea hacer especial hincapié.
La definición debe estar hecha con palabras que sean habituales en la región e
industria que se deban evaluar y cuya comprensión sea semánticamente exacta:
Debe ser lo meno objetivada posible: términos tales como mucho, poco,
grande, deben tratar de evitarse y en ningún caso deben ser toda la
definición. Un factor no puede dividirse en fondos definidos como, regular,
normal, bastante y mucho por ejemplo:
Debe formarse una cadena gradual con los grados inferior y superior a él, es
decir que toda definición debe relacionarse con la del grado anterior y la del
grado posterior, de manera que se logre una cadena de importancia distintas
del factor;
Conviene que la definición vaya seguido de algunos ejemplos de un puesto
que típicamente esta incluido en ese grado;
Puede definirse con cifras:
- Determinando máximos y mínimos que abarca el grado: “de 10 a 19
empleados”, “de 2 a 3 años de experiencia anterior”, etc.
- Fijando porcentajes para establecer el grado; “parado más del 50%”;
- Por cuadro de doble entrada: por ejemplo fijando el esfuerzo en kilos en la
horizontal y el tiempo en que se desarrolla este esfuerzo en vertical;
Determinación del Puntaje:
La primera tarea a cumplir es la de establecer los porcentajes de incidencia que se
desea dar a cada uno de los factores. Esta decisión es arbitraria y dependen en
definitiva de dónde se quiera poner el acento.
Sin embargo, la experiencia desarrollada hasta el momento ha dado como frutos se
oscile entre porcentuales que han demostrado los mejores resultados.
Esta distribución ha dejado el campo de la habilidad en el orden del 40%, el esfuerzo
y la responsabilidad oscilan en alrededor del 25% cada uno; y finalmente las
condiciones de trabajo en un 10% restante.-
Estos porcentuales varían para un manual administrativo – técnico, donde las
condiciones de trabajo descenderán al 3-5 %; el esfuerzo al 15-20%; y en cambio la
responsabilidad podrá llegar al 40% y la habilidad al 45%.
Resumiendo los distintos tipos de manuales, la oscilación porcentual esta
típicamente dada en los campos entre las siguientes cifras:
Habilidad 40 – 45%
Responsabilidad 25 – 40%
Esfuerzo 15 – 25%
Condiciones de Trabajo 3 – 10%
Una vez establecidos los porcentuales asignados a cada campo se determinará el
porcentual de los factores en cada campo. Hecho esto se debe determinar qué tipo
de desarrollo se hará de ese porcentual inicial. Dicho desarrollo puede ser:
Aritmético 2, 4, 6, 8, 10
Geométrico 2, 4, 8, 16, 32
Proporcional 2 al 14%
A intervalos iguales 2, 5, 8, 11, 14, 17
A intervalos irregulares 2, 3, 4, 6, 9, 14
La manera mas acertada de desarrollar el porcentual de un factor es a intervalos
irregulares: teóricamente ello se hría midiendo el valor exacto de cada uno de los
grados de cada factor, esto es obviamente imposible.
Por otra parte los sistemas regulares permiten un buen resultado con una correcta
ponderación.-
Y, entonces frente a lo imposible de lo ideal se adopta la manera que mejor consulte
los intereses en juego y haya dado mejores frutos en los hechos.
Los procedimientos de desarrollar a intervalos, sean ellos regulares o irregulares,
son de resultado altamente aleatorios. Toda medición de estas escalas es altamente
subjetiva y supone además que los grados respectivos están desarrollados con un
criterio de importancia pareja con la puntuación, si se desea realmente dar valores
distintivos a determinados grados.
Porque si se mantiene una correlación de tipo aritmético en las definiciones de los
grados y se puntúa por intervalos de distinto valor, no se guarda el equilibrio que
debe tener un manual para que su resultado sea eficiente.
O, sea frente a una puntuación, por ejemplo en kilos 2, 3, 6, 8 respondiendo a una
realidad equivalente, la puntuación deberá seguir el mimo sentido. De lo contrario el
efecto será una distorsión en los eslabones del manual, cuyo resultado ineficiente no
siempre se advierte debidamente y puede alcanzar aun a la inutilidad del manual.
Si se grafica el resultado sería, por ejemplo, éste:
Valores Valores
Puntos Definiciones
Puntos
Definiciones
I I I I I I I I I I I I I
Grados Grados
En el primer caso se están puntuando las definiciones con un valor distinto del que
tienen. En el segundo caso los puntos se han dado siguiendo la línea de valores de
las definiciones.
Las definiciones hechas sobre valores inéditos tienen un desarrollo claro; hay
definiciones que no pueden valorarse matemáticamente tales como instrucción,
iniciativa o contactos.
Sin embargo estos desarrollos son susceptibles de tener distintos pases. En el caso
de instrucción se ejemplifican dos desarrollos claramente distintos:
4to. Grado Secundaria Completa
Primaria Completa Secundaria Completa
Secundaria Completa Estudio Universitario. Secundario Técnico
Universitaria Completa Universitaria Completa
Especialización Universitaria Especialización Universitaria
Estos distintos desarrollos deben recibir puntuaciones equivalentes a la relación que
guardan entre ellos.
De la misma manera se pueden evolucionar de distinta forma, las definiciones de los
demás factores.
Por todo eso se ha hecho habitual hacer el desarrollo de las puntuaciones en
progresión aritmética, lo cual mantiene las proporciones inicialmente adjudicadas a
los factores y evita el riesgo de puntuar libremente los grados.
Esta forma ha dado excelente resultado y puede afirmarse que es la mejor manera
de desarrollar las proporciones iniciales.
Cantidad de Grados:
Se había dicho que los grados de un factor oscilan entre los 4 y 6. Pero el planteo
siguiente es si todos los factores deben tener la misma cantidad de grados o si cada
factor desarrollará los grados que le sean útiles.
Para decidir en el tema, conviene volver sobre el proceso de formación del manual.
El manual se formó sobre la base de cuatro campos, cada uno descompuesto en
factores. Cada campo tenía un porcentaje sobre el total, o sea que influía de una
manera determinada en la evaluación: por ejemplo con un 25% de la fuerza o peso
total.
Los factores tenían asignado cada uno una parte de esos porcentajes. Directamente
influían en la determinación de los valores finales de los puestos. L intención era
que, por ejemplo, instrucción pesara en un 20% o que esfuerzo mental definiera el
15% del manual.
Si se deciden hacer cinco grados por factor y se define, por ejemplo en progresión
aritmética, la proporción inicial se mantendrá a lo largo de los distintos grados; o sea
la puntuación de los grados 2 mantendrá las proporciones que inicialmente se quiso
dar a los factores, y lo mismo ocurrirá con las sumas de los grados 3, 4, y 5.-
Y, siend0o la progresión aritmética, resultará además que los pesos de distintos
grados en diferentes factores seguirán manteniendo una relación equilibrada.
Si al evaluar resultan el grado 2 en instrucción (en el ejemplo dado 40 puntos), y en
el esfuerzo mental (en ese ejemplo 45 puntos), se sigue manteniendo la relación del
equilibrio entre factores que inicialmente se quiso dar.
Para una mejor visualización del asunto se transcriben los dos factores
ejemplificados con sus cinco grados;
Esfuerzo Mental 15 ps. Instrucción 20 ps.
30 ps. 40 ps.
15% 45 ps. 20% 60 ps.
60 ps. 80 ps.
75 ps. 100 ps.
Si se observan ambas escalas, se advertirá que el peso inicial mantiene la misma
proporción a lo largo de ambas y que esa proporción sigue manteniéndose si
evaluamos el grado 1 de esfuerzo mental con el 2 de instrucción, o el 2 y el 5
respectivamente; o el 4 y el 2.
La relación del 1,33 (20 y 15 puntos), se convierte en una relación 2,66 al dar un
grado más a instrucción; y es 3,33 cuando la relación entre grados pasa de 1 sobre
2 a 2/5 que es igual a 1/2,5. Aquí el aumento respecto de la relación anterior ha sido
en los grados de un 0,5 y en los puntos la evolución ha sido también del 0,5 que en
esa progresión aritmética 0,5 = 0,66, aumenta la relación anterior de 2,66 a 3,33.-
O sea la progresión y la relación entre distintos grados entre factores es coherente.
Y en el último ejemplo dado también se observa el mismo resultado. El grado 2 de
instrucción y el 4 en esfuerzo mental están en una relación de 0,5 (2;4); 0,5 en la
progresión aritmética dada se vio que era igual a 0,66. Los puntos del grado 2 = 40
dividido por los del grado 4 = 60, dan ese resultado: 0,66.-
O sea que en la proporción inversa también se demuestra la coherencia de la forma
elegida.
Ahora bien, ¿qué ocurre si a la escala de instrucción, se agregan grados? Estos
grados tendrían valores 120 y 140. Pero esfuerzo mental (y los demás factores
habrían quedado limitados a la proporción que inicialmente se le quiso dar, 15%,
mientras instrucción realmente aumentaba en su peso en el conjunto.
No solamente porque gana dos grados de mucho peso (el de 140 ps. Equivale casi a
10 veces el grado 1 de esfuerzo mental); también se ha debido hacer un desarrollo
distinto de los cinco primeros grados de instrucción y valores que compararían
coherentemente con sus similares de otros factores, ganan ahora posiciones y así
por ejemplo, el requisito de instrucción primaria completa que hubo de estar en
grado 1, pasará a grado 2 o grado 3. Obviamente habrá un nuevo equilibrio; si es
que hay tal.
La dificultad que se plantea es que los elementos de medición de tales desequilibrios
son complicados.
Solo una gran experiencia y un buen equipo de analistas dan la posibilidad, a mi
entender, para arriesgarse en el campo de los factores graduados distintamente,
para poder estudiar debidamente los cambios de proporción y sus incidencias y
analizar debidamente con puestos clave bien elegidos, el resultado de distintas
proporciones.
Y es probable que aun en tales circunstancias se llegue finalmente a un desarrollo
aritmético con igual cantidad de grados por factor.
Esta tendencia es desde luego flexible e implica en algunos casos el cercenamiento
de algún grado, cuando el factor no puede tener un desarrollo adecuado en la
cantidad de grados determinada. Puede ser que las condiciones de trabajo en un
ámbito administrativo – técnico, no alcance a cinco o seis grados y se le dé un grado
menos. Esta circunstancia habrá que tomarla en cuenta cuando se haga la
distribución de porcentajes.
Validez del manual:
Con lo expuesto se ha llegado al final de la construcción del manual. Pero no se
tiene ninguna seguridad de que el manual sea útil. Este es un problema grave. Se
corre el riesgo de que, puesto en marcha, el resultado sea el fracaso y toda la tarea
realizada no sirva para nada.
Esta dificultad se señalo, como uno de los inconvenientes imputados a este sistema.
Porque el problema radica en definitiva en la elección y puntuación de los factores y
sus grados. Y esta elección que se ha mostrado aquí, es arbitraria, esta a la simple
decisión y gusto de una o más personas.
El problema no es sin embarga tan incontrolable. Si bien no se cuenta con una
fórmula que permita decidir con pureza matemática la justeza de los factores, grados
y puntuaciones elegidas, se han desarrollados algunas técnicas que permiten
comprobar la certeza del manual.
Por otra parte el tiempo transcurrido desde que se ideara el sistema ha permitido
experimentar largamente y lograr la decantación de una manual – tipo aproximado.
Hoy no se ledaría a condiciones de trabajo un peso de 30%; o a responsabilidad un
peso de 5% o del 60%. Como se vio hay parámetros generales que se han ido
aceptando con el correr del tiempo y la experimentación que se hizo. Este es un
primer índice y muy importante de la justeza del manual.-
Si el manual que se utiliza está dentro de los manuales – tipos, o sea esta construido
dentro de los parámetros experimentados, se tiene ya en principio, la seguridad de
que no se produciría graves aberraciones.-
Un paso más en la valoración del manual es la elección de puestos claves.
Estos puestos claves deben reunir las siguientes condiciones:
1. Ser puestos típicos en el universo de que se trate;
2. Estar claramente definidos;
3. Tener un salario considerado justo;
4. Representar los niveles más importantes a evaluar;
5. No ser objeto de controversia ninguna.
La cantidad de estos puestos oscilará en el 10% del universo a evaluar.
Una vez elegido estos puestos, se describen. Hecha la evaluación, una corriente de
opinión tiende a someter su resultado a un comité, o grupo de personas que
conozca el universo a evaluar, de manera de constatar si el manual ha logrado un
resultado equilibrado.
De esta manera, podremos evaluar si el manual no está constituido de tal manera de
cometer gruesos errores. Pero si algún puesto está mal ubicado de acuerdo con los
miembros del comité, o con las personas consultadas, puede ser ello porque estos
puestos no tienen efectivamente el valor que la tradición les asigna, o porque el
manual tiene un defecto que se marcará más frecuentemente al evaluar el todo.
O sea que con tal procedimiento, se podrá llegar a un primer resultado que dará una
cierta confianza respecto de los resultados del manual, pero no se podrá pasar de
ahí en la apreciación.
Habiendo sido hecha la mayor parte de la tarea al elegir los puestos claves y
haberlos descriptos, es conveniente adelantar en el análisis del manual, utilizando
técnicas matemáticas. Esta tarea puede seguirse después con la ponderación del
manual.
Practico del Modulo 2:
Con el manual de puestos que se acompaña Usted deberá interpretar que factor y
que grado es el que se analiza frente a los casos prácticos que se le proporcionará.-