CURSO: MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:
MICROSOFT PROJECT
CURSO APOYADO EN AMBIENTES VIRTUALES DE
APRENDIZAJE
MATERIAL SEMANA 4
Derechos reservados a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Cauca Popayán, Julio 2007
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UNIDAD DIDÁCTICA: ADMINISTRACIÓN DE COSTOS Y
PRESENTACIÓN DE INFORMES
Estimación de Costos en un proyecto:
La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos
aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las
actividades del proyecto.
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas
estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos históricos que
va a utilizar como base para la introducción de información de costos en
Microsoft Project.
MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como
materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras
o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los
recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa
están disponibles.
A continuación, puede revisar y ajustar sus costos para crear un
presupuesto exacto.
El método de estimación de costos más conveniente para su proyecto
depende del alcance del mismo, del nivel de precisión necesario y de las
prácticas de su organización.
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Pasos a seguir:
• Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea
introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por ejemplo,
personas y equipo, para que Microsoft Project calcule los costos
totales correspondientes a los recursos, las tareas asignadas y la
totalidad del proyecto.
• Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad
establecida para el uso o adquisición de recursos como, por
ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo
al costo total de las tareas de resumen y del proyecto completo.
• Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos
consumibles, por ejemplo suministros. Microsoft Project puede
calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de
las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.
• Cambiar las tablas de tasas en una asignación de recursos:
Si desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de tasas
diferentes.
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Establecer tasas de pago y tarifas para recursos
Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos
basándose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o en los
costos por uso que se han introducido, o bien se puede introducir un
costo de asignación único.
Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule
los costos totales de los recursos basándose en las tasas que se
introduzcan para cada recurso. Conviene observar que Microsoft Project
puede calcular costos totales en cuanto se asignan a tareas recursos
basados en tasas y recursos con costos por uso.
Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los
recursos pueden cargar por asignación de tarea.
Introducir un costo de asignación de recursos único: Si desea
introducir una cantidad de costo total de recursos para una asignación
de recursos que no requiera trabajo. Por ejemplo, si un recurso ha de
realizar un desplazamiento para completar una asignación, los pasajes
de avión se pueden asignar como un costo de asignación de recursos
único porque no requerirán trabajo.
Conviene observar que, dado que el trabajo del recurso se establece en
cero, Microsoft Project no puede asignar a la misma tarea el mismo
recurso como recurso normal basado en tasas. Si se introduce trabajo
para el recurso, se perderá el costo único.
Para revisar por donde podemos configurar los costos vamos a dar clic
en siguiente:
Configuración de tasas de costos: Para configurar los costos de los
recursos podemos ingresar por la hoja de recursos, dando clic en vistas
y en hoja de recursos. Debe aparecer la siguiente ventana:
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Columnas a tener en cuenta para la configuración de costos son las
siguientes:
Tasa Estándar: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una
asignación programada en las horas laborables. Esta tasa puede ser por
hora, por semana, por mes, etc(Verificar)
Tasa Hora Extra: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una
asignación programada fuera de las horas laborables normales del
recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo
de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignación que se ha
especificado como trabajo de horas extra. Como en la tasa estándar
este valor también puede ser por hora, por semana, por mes, etc.
Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en
lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el
costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los
recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.)
Acumular: En este campo podemos configurar como deseamos que se
carguen los costos del recurso en el proyecto. Se pueden contraer
costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien
prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea.
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Ejemplos con asignación de costos:
Los tipos de costos con los que puede contar durante el proyecto
son:
• Los costos previstos o de línea de base; los costos de tarea,
recurso o asignación original programada almacenados como parte
de un plan previsto
• Los costos actuales; acumulados de las tareas, recursos y
asignaciones de un plan de proyecto. A medida que realiza ajustes
en un plan de proyecto como la asignación o eliminación de
recursos.
• Los costos reales: los que han sido contraídos por las tareas,
recursos o asignaciones
• Los costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o
programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones.
Puede que necesite comparar estos costos o examinarlos de forma
individual por tarea, recurso o asignación. También puede examinar los
valores de costo de las tareas de resumen o de un plan de proyecto
completo. Las formas más comunes de visualizar estos costos son:
• Visualizar los costos actuales, previstos, reales y restantes del
proyecto completo en el cuadro de diálogo Estadísticas del
proyecto.
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Para ver las estadísticas podemos dar clic en el menú proyecto,
información del proyecto y por último estadísticas.
Para que podamos ver los datos de los costos como lo muestran las
estadísticas, de costo previsto, costo real y costo restante debemos
hacer lo siguiente:
1. Guardar la línea de base: Menú herramientas, seguimiento y
guardar línea de base. La línea de base es como un registro donde
queda la configuración inicial programada.
2. Actualizar el proyecto a la fecha: para saber como van los costos
hasta el día indicado. La actualización la puede hacer por el menú
herramientas, actualizar proyecto.
Visualizar la información de costo a nivel de asignación, tarea o recurso
en las vistas de uso de la tabla costo.
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Que debemos hacer para visualizar la tabla de costos:
• Por el menú vistas, primero ubicarnos en el diagrama de gantt.
• Después por el menú vistas, ubicamos la opción Tabla, y
seleccionamos Costo.
Esta tabla nos permite también ver los costos por actividad o tarea.
Introducción de Costos Fijos
En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos
materiales y de trabajo. Normalmente se establecen las tasas de
costo por horas, semanas o meses para los recursos. Además de los
costos de recurso asociados a una tarea, podría tener un costo fijo. Esto
se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para una tarea.
Estos costos, son los mismos, independientemente del tiempo o
esfuerzo que los recursos empleen en la finalización de la tarea. Algunos
ejemplos pueden ser:
• Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto
• Gastos de montaje de alguna pieza de equipo
• Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cómputo.
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Pasos para configurar los costos fijos de las tareas en un
proyecto:
• Ubicarnos en el diagrama de Gantt.
• por el menú vistas ubicamos la opción tabla y seleccionamos
costo.
• Aparece la siguiente ventana:
• Seleccionamos la tarea a la cual le queremos asignar el costo fijo
y en la celda correspondiente colocamos el valor del costo fijo,
como lo muestra la tabla anterior, donde a las tareas a1 se le
asigno un costo fijo de $250.000.
Tasas de Costos: En el transcurso de los proyectos las tasas de costos
de los recursos pueden variar. Por ejemplo un recurso inicia con una
tasa estándar y después de cierta fecha el valor de la tasa estándar
cambia. Como lo podemos hacer:
• Ubicarnos en la hoja de recursos,
• Dar doble clic sobre un recurso y en la ventana que aparece
seleccionar Costo, aparece la siguiente ventana:
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En esta ventana como ejemplo se ha seleccionado el recurso r2 como
ejemplo:
En el campo fecha efectiva se coloca la fecha que el recurso inicia con
el nuevo valor en la tasa estándar.
• En el campo Tasa estándar se coloca el nuevo valor. Inicialmente
tenía un valor de $15.000 y se coloco $20.000.
• y así con los demás campos, tasa horas extra y costo por uso.
Que quiere decir, que este recurso hasta el día 14-9-2006 sui valor de la
hora es de $15.000 y a partir del 15-9-2006 su valor de hora pasa a
$20.000.
De la misma manera podemos también colocar otras fechas efectivas con
otros valores.
Para complementar lo invitamos a leer los manuales acerca de la
asignación de costos a los recursos, actividades y al proyecto.
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CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO
Project incorpora informes utilizados para imprimir información del
proyecto en formatos distintos ó para ofrecer información que no se
muestra en una tabla ó vista predefinida. Project incorpora 25 informes
predefinidos en cinco grupos de informes. Podemos crear los informes a
partir de cero, podemos modificar un informe existente, ó podemos
crear un informe nuevo basándose en un filtro de informe con ciertos
parámetros.
Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de
informe:
• Plantilla de Tarea.
• Plantilla de Recurso.
• Plantilla de Calendario Mensual.
• Plantilla General.
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los
datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar
en pantalla o imprimir, los informes están diseñados para ser impresos.
Los datos no son introducidos directamente en un informe. Project
incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos.
Para generar un informe, nos iremos a la barra de menú Ver, donde
seleccionaremos, la opción <<Informes>>, donde aparece la
siguiente ventana:
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VENTANA INICIAL DE LOS INFORMES:
Esta ventana tiene la opción para poder generar varios tipos de informes
como:
• Generales
• Relacionados con las Actividades
• Relacionados con los Costos
• Relacionados con las Asignaciones
• Cargas de Trabajo
• Personalizados
En cada uno de ellos existen varios informes.
Como ejemplo vamos a dar clic en la opción generales y vamos a
mirar que tipos de informes podemos generar:
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OPCIONES MENU INFORMES - GENERALES: Aparece la siguiente
ventana:
El menú informes permite generar 5 informes así:
• Resumen general del proyecto.
• Tareas de nivel superior - cuando tienen subtareas.
• Tareas críticas.
• Hitos
• Días laborables
En esta ventana también podamos dar clic en el botón del lado derecho
llamado Modificar y para algunos informes permite modificar lo que
deseamos que salga en el informe. Lo invite a que haga el ejercicio con
alguno de ellos.
Como ejemplo vamos a dar clic en la opción resumen del
proyecto:
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OPCIONES MENÚ INFORMES - GENERALES - RESUMEN DEL
PROYECTO: Aparece finalmente el informe solicitado:
Para finalizar los invito a recorrer todo los tipos de informes para que
nos familiaricemos con ellos.