Nombre del curso

MS PROJECT 2003
 MS Project 2003

Introducción..................................................................................................................................... 3
Entorno de Trabajo ......................................................................................................................... 4
Barra de Herramientas .................................................................................................................... 6
La Barra de Formato ....................................................................................................................... 6
La Barra Estándar ........................................................................................................................... 7
Vistas del Project............................................................................................................................. 8
Guia de Proyectos......................................................................................................................... 11
Panel de Tareas ............................................................................................................................ 13
Informes en Project ....................................................................................................................... 14
Generales...................................................................................................................................... 15
Actividades Actuales ..................................................................................................................... 16
Costos ........................................................................................................................................... 17
Asignaciones ................................................................................................................................. 18
Carga de Trabajo .......................................................................................................................... 19
Personalizados.............................................................................................................................. 19
Crear un proyecto usando plantillas.............................................................................................. 24
Creación de un proyecto nuevo .................................................................................................... 25
Propiedades del proyecto.............................................................................................................. 28
Estableciendo Información del Proyecto: ...................................................................................... 29
Creando las tareas del proyecto ................................................................................................... 31
Establecer momentos claves o hitos............................................................................................. 32
Tareas repetitivas.......................................................................................................................... 33
Establecer dependencias .............................................................................................................. 35
Agregar subtareas......................................................................................................................... 36
Notas de tarea............................................................................................................................... 38
Fechas Límites .............................................................................................................................. 39
Diagrama de Gantt ........................................................................................................................ 40
Calendario del Proyecto ................................................................................................................ 43
Recursos ....................................................................................................................................... 46
Asignando un recursos a una tarea .............................................................................................. 48
Asignación de varios recursos ...................................................................................................... 49
Eliminar y modificar asignaciones ................................................................................................. 51
Modificar un recurso asignado ...................................................................................................... 52
Costos de recursos ....................................................................................................................... 54
Agregar costo ................................................................................................................................ 55
Métodos de acumulación. ............................................................................................................. 57
Imprimir ......................................................................................................................................... 57
Seguimiento de un Proyecto ......................................................................................................... 59
Linea de Base ............................................................................................................................... 60
Agregar progreso .......................................................................................................................... 60
Agregar porcentaje de progreso.................................................................................................... 62
Otra forma ..................................................................................................................................... 63
Agregar duración de tarea............................................................................................................. 64
Agregar trabajo real....................................................................................................................... 65
Actualizar el trabajo real................................................................................................................ 66
Actualizar el trabajo restante......................................................................................................... 66

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 MS Project 2003

Introducción
Esta herramienta es poco conocida en comparación a otras como Word, Excel, Powerpoint, etc,
esto se debe a que su uso esta orientado a las personas encargadas de realizar un proyecto.

Es importante mencionar que aunque este curso no enseñara a hacer proyectos, se

mencionaran conceptos y se explicaran características o partes fundamentales de un proyecto, el
curso esta orientado a enseñar a utilizar la herramienta Project para hacer un proyecto.

Todos realizamos proyectos en nuestras vida, pintar la casa, arreglar el jardín, son ejemplos de
proyectos, pero en esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo común
y que tiene principio y fin.

Se escucha fácil verdad por ejemplo pintar la casa requiere tareas como
comprar la pintura, limpiar paredes, pintar etc.; requiere recursos, como
contratar un pintor o en ocasiones los hijos, requiere costos como el valor de las
cubetas de pintura, el solvente, las brochas, etc. ahora imaginemos que el
proyecto es pintar un Centro Comercial de tres pisos y 150 locales y debe ser
terminado en tres meses para que los locales estén listos para la temporada
navideña, esto requiere una excelente combinación de Planificación, Manejo de
Recursos, Costos y un seguimiento del proyecto.

Entrando en materia a continuación conoceremos las diferentes versiones de Project

Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario.

Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los proyectos.

Project Professional 2003, es una versión que posee todas las características
de la versión estándar y además puede ser utilizado con Project Server provee más
funcionalidad de planeación y comunicación.

Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite

colaboración, reportes de

Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet explorer.

Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solución
de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project [Link] este curso utilizaremos la versión Project
Professional 2003

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 MS Project 2003

En la primera parte del curso se aprenderá el entorno de trabajo y las herramientas, a

continuación se enseña a trabajar con tareas, a manejar recursos, establecer costos y finalmente
se explican las opciones que se tienen para darle seguimiento al proyecto.

Entorno de Trabajo

Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando click en el menú Inicio de
Windows, luego click en Programas, posicionamos el cursor en Microsoft Office y finalmente click
en Microsoft Project. La selección se vería de la siguiente manera:

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la
ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga click en el botón cerrar de la ventana de

ayuda , la ventana de Project se vería así:

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 MS Project 2003

La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de
dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de
ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual
permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo
comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde
con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con
una columna se reconoce como Campo.

El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La posición de la barra
en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea.
Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o se
superponen.

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 MS Project 2003

La barra de herramientas, las opciones del menú, las vistas de Project y la guía de proyectos las
estudiaremos a continuación.

Barra de Herramientas
La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de
Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y
la Barra Estándar.

La Barra de Formato
Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de
Microsoft Project.

Botón Descripción
Anula la sangría aplicada a una tarea
para situarla en un nivel superior del
esquema
Aplica una sangría a una tarea para
situarla en un nivel inferior del
esquema
Muestra las subtareas de la tarea
resumen seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea
resumen seleccionada
Muestra todas las subtareas o por
nivel.
Determina el tipo y tamaño de la
fuente.
Pone en negrita, cursiva o subrayado
el texto seleccionado.
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 MS Project 2003

Determina si el texto está alineado a

la izquierda, al centro o a la derecha,
respectivamente.
Aplica el filtro especificado por el
usuario

Activa o desactiva el autofiltro

Activa el asistente de Diagramas de

Gantt

La Barra Estándar
La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una
nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botón Nombre
Abre un archivo nuevo de
Project

Abre un archivo existente

Guarda un archivo

Busca un archivo

Imprime un archivo
seleccionado
Muestra la vista preliminar de la
impresión.

Corrige la ortografía

Cortar, copiar o pegar un texto

seleccionado en el
portapapeles.
Copiar formato

Deshacer la última acción.

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Insertar un hipervínculo

Vincula o Desvincula tareas.

Divide el tiempo de una tarea

en dos segmentos
Muestra el cuadro de diálogo
Información de la Tarea
Muestra la ficha Notas del
cuadro de diálogo Información
de la Tarea
Abre el cuadro de diálogo
Asignar Recursos
Publica la información del
proyecto, con Project Server
Agrupa las tareas según
diversos criterios

Aleja o acerca la vista

Muestra la tarea seleccionada

Copia una imagen hacia el

proyecto

Muestra la ayuda de Office

Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga click en el
menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barra que desea ver, o click en
Personalizar.

Vistas del Project

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas. Aparece a lo largo del borde
izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar
de vista con sólo hacer click en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no
aparece en la Barra de vistas, haga click en Más vistas en la Barra de vistas y, después,
seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project
muestre la Barra de vistas, haga click en Barra de vistas en el menú Ver.

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MS Project 2003

VISTAS DESCRIPCIÓN

Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en
una semana o en un intervalo de semanas concretos.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que

muestra tareas y duraciones en función del tiempo.

Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que

muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la
programación en formato de diagrama de flujo.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que

muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación
de cada tarea.

Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados

bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil
del trabajo.

Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los

recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un
grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica

información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de cálculo.

Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la

información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice
esta vista para mostrar información acerca del costo y de la
asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las
asignaciones.

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Vista Calendario

Vista Diagrama de Gantt

Vista Uso de tareas

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Vista Gráfico de Recursos

Vista Hoja de Recursos

Guia de Proyectos
La Guía de Proyectos es un asistente de los pasos más importantes a seguir al momento
de crear un proyecto o tarea. Las opciones son las mostradas a continuación:

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 MS Project 2003

La primera opción es utilizada para definir una fecha de comienzo de la tarea, y nos da a elegir si
vamos a utilizar la colaboración de Project Server (véase Lección 1). Luego podemos definir los
períodos laborales, con días feriados y horas laborales.

Se tiene la opción de crear tareas para cada proyecto, organizarlas y programarlas. Además
podemos crear vínculos entre las tareas dependientes, y establecer fecha límite para cumplirlas.
Si hace falta alguna información que no aparezca en la Tabla de Tareas, utilizamos la opción
"Agregar columnas de información personalizada".

Las tres últimas opciones se deben utilizar con la colaboración de Project Server, esto lo
decidimos en la primera opción "Definir el proyecto".

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 MS Project 2003

Panel de Tareas

El Panel de Tareas es similar a la guía de proyectos, nos proporciona ayuda para la creación de
Tareas, definición de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y la preparación de Informes.

El menú Tareas tiene muchas de las opciones de la Guía de Proyectos, el menú se presenta así:

En el menú Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el proyecto, las
opciones son las siguientes:

Con la opción Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o proyectos y verificar el
progreso de cada proyecto.

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 MS Project 2003

La opción Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de nuestro
proyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos del proyecto. También
podemos cambiar el aspecto de el diagrama de Gantt o de la vista del informe.

Informes en Project
Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe
o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:

1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

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 MS Project 2003

2. Elija la categoría que prefiera dando click sobre ella.

3. De un click en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría
elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.

Generales
Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro
proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos,
progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto.
Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y
el trabajo requerido para completarla.

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 MS Project 2003

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas
tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de
cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y
sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas
aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como
hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin,
predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del
proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que
fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

Actividades Actuales
Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de
sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describen a continuación:

1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la
fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duración, predecesor y la
información de los recursos.

2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan
pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La información que se
proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el rango de fechas que se usarán
cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer cuadro, se especifica la fecha más
cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/día/año. En
el reporte, Project incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas.
La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin
comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos.

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 MS Project 2003

3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han
finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificadas,
predecesores e información de recursos.

4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración
actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está completa el 100% no
aparece), el costo y las horas de trabajo.

5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe
proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. Project usa esta
fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea del reporte,
Project muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de
las tareas sucesoras aparecen cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida.

6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este
informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber comenzado, pero la
presentación de la información varía.

Costos
Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:

1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento
de tiempo.

2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así como la
variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al menos que
se tenga un presupuesto base para el proyecto.

3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y
otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se ha especificado que algunas

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 MS Project 2003

tareas no han sido parcialmente completadas. Los dos tipos de reportes se describan a
continuación:

• Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e información

actual de las tareas que exceden el presupuesto.

• Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos cuyos costos
van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso actual del proyecto

4. Valor acumulado: Muestra el estado de el costo de cada tarea cuando se comparan con el
costo planeado.

Asignaciones
Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de
recursos en el proyecto. Al dar click a Asignaciones aparece el siguiente cuadro de dialogo:

1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales están
asignados, las cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final y cualquier
nota de los recursos.

2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y
las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que esta
programado para cada recurso. se puede usar el botón Modificar para cambiar la escala de
tiempo del reporte. También podemos cambiar el formato de fecha.

3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que están
asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para ser impreso, Project
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muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sido asignados. Se
selecciona un recurso, y después click en OK. La lista de tareas pendientes muestra el ID de la
tarea, la duración, la fecha inicial y final, predecesores y una lista de todos los recursos que son
asignados a cada tarea.

4. Recursos sobreasignados: Muestra los recursos sobreasignados, las tareas a las que han
sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se pueden observar los
detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fecha inicial y final.

Carga de Trabajo
Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro
proyecto. Las opciones de esta categoría son:

1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea.
También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos
semanales.

2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en los recursos
que en las tareas.

Personalizados
Project contiene informes personalizados. Además de imprimirlos su pueden personalizar las
categorias antes vistas. Al dar click en esta opción aparece el siguiente cuadro:

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Con esta opción podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario y general.

1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuación, este informe muestra el ID de la tarea, el

nombre, duración, fecha inicial y final planificada, predecesores y nombre de los recursos. Posee
tres características: Definición, Detalles y Ordenar.

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 MS Project 2003

2. Recursos: Este informe muestra la misma información que el anterior. La diferencia es que en
el cuadro de dialogo Definición la opción 'Mostrar tareas de resumen' está desactivada y en
Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del esquema' aparece la selección 'Ordenar
recursos por proyecto'.

3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y seleccionar el tipo de
calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el siguiente:

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4. General: Es un reporte tabular que muestra la información de las tareas y recursos en filas, y
el incremento del tiempo en columnas.

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 MS Project 2003

Crear un proyecto usando plantillas

Uno de los tipos de formato con el cual podemos guardar nuestros archivos es la Plantilla. Una
plantilla tiene extensión .mpt. Las plantillas son especialmente útiles para la administración de
proyectos ya que muchas veces los proyectos que creamos son similares o continuos entre sí.
Una plantilla mantiene todas las características de un proyecto, como el formato, las tareas
comunes, macros y opciones de calendario. Mantener las plantillas puede ser de gran ayuda
para los administradores de proyectos para evitar realizar el mismo trabajo varias veces.

Si no desea que cierta información se encuentre en el nuevo archivo, fácilmente puede quitar
estos datos al guardar el archivo como plantilla. Para crear la plantilla solamente siga los
siguientes pasos:

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 MS Project 2003

1. En el menú Archivo, haga click en Guardar como, seleccione la unidad y la carpeta donde
desea guardar la plantilla.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga click en Plantilla.

5. Haga click en Guardar.

Creación de un proyecto nuevo

En esta lección aprenderemos a crear un proyecto nuevo con Project, para lo que resta del curso
nos basaremos en el siguiente caso.

Supongamos que una empresa nos contrata para diseñar e implementar un Sitio Web
para una tienda que quiere mostrar su catalogo de velas en Internet, es importante
mencionar que este es solo un ejemplo realizado con fines pedagógicos para ilustrar el
uso de la herramienta Project.

Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes pasos.

1. Click en el botón de Nuevo(Ctrl + U) , si somos un poquito observadores nos hemos fijado

que el Panel de tareas del Menu Inicio, es reemplazado por el panel de tareas.

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 MS Project 2003

2. Empezaremos con la primera opción Definir el proyecto. Lo primero es establecer la fecha de

inicio del proyecto , luego seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso 2.

El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opción es utilizada si nosotros queremos que
nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo cual es necesario utilizar y
configurar Project Server y Project Web Server, para nuestro curso no los utilizaremos, por lo que
seleccionaremos la opción de NO y luego el vinculo Guardar e ir al paso 3 y posteriormente
Guardar.

3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables generales del
proyecto esta opción nos permite especificar el horario de trabajo, por defecto la plantilla
estándar viene configurada de la siguiente manera.

Existen tres tipos de plantillas: Estándar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a 6:00pm, 24horas,
Turno de la noche de:11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00 am todas se pueden personalizar
para acoplarlas a nuestro horario de trabajo, para ello seleccionamos el vinculo Guardar e ir al
paso 2.

Ahora se selecccionan lo días de trabajo del proyecto.

Si no queremos usar las horas que presenta la plantilla a agregar las nuestras, elegimos la
opción "Deseo ajustar las horas laborables mostradas para uno o varios días " y se desplegarán
los controles para establecer los turnos para cada uno de los días.

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Este botón es útil si todos los días mantienen el mismo horario, porque
evita introducir el horario para cada día, luego seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso 3.

El siguiente paso es Establecer los días festivos y días libres seleccionamos la opción: Cambiar
calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.

En el podemos seleccionar 1 o varios días que consideremos que el horario de trabajo cambia
para esa fecha especifica, y posteriormente click en una de las 3 opciones de la izquierda,

1. Predeterminado: a la selección de fechas le coloca el período que establecimos

anteriormente.

2. Período no laborable: a los días seleccionados los convierte no laborales, por

ejemplo podríamos seleccionar 24 y 25 de Diciembre.

3. Período laborable no Predet: establece un horario para los días seleccionados de

acuerdo a lo que llenemos en los campos Desde: y Hasta:

Una vez establecidos los días festivos, vacaciones, asuetos, etc solo queda dar click en Aceptar
y seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso 4.

En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que sean los más
cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el vinculo Guardar e ir al
paso 5.,

En el paso 5, Se utiliza si queremos definir más calendarios para el mismo proyecto, por ejemplo
si no todos los empleados trabajan a la misma hora se puede crear y asignar a otro calendario,
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como ya aprendimos a establecer el calendario asumimos que todos tenemos el mismo horario,
ahora seleccionamos el vinculo Guardar y finalizar.

Ahora falta un punto muy importante Guardar el proyecto, para lo cual vamos al menú Archivo >
Guardar, por ser la primera vez que lo guardamos automáticamente muestra Guardar Como. Es
necesario seleccionar la ruta y el nombre del Archivo.

Con esto hemos terminado la lección, en la próxima hablaremos de las propiedades y de otra
información del proyecto.

Propiedades del proyecto

En esta lección continuaremos las caraterísticas y propiedades del proyecto. En el menú Archivo
> Propiedades y nos abre la siguiente ventana.

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 MS Project 2003

Es posible que ya hemos visto esta ventana anteriormente en otras aplicaciones de Microsoft
Office, sin embargo posee características de Project, a continuación describiremos de manera
general las opciones.

1. General: Aparecen las opciones referentes al archivo, como Tipo, Tamaño, Ubicación,
Nombre, Fechas y Atributos.

2. Resumen:Como podemos ver en la imagen mostrada, se puede escribir la información

de Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organización, Comentarios entre otros.

3. Estadisticas: Muestra estadísticas como Número de Revisiones, Guardado Por, Tiempo

de Edición. etc.

4. Contenido: Muestra a grosso modo información como fechas de inicio y fin, duracione,
costos, % completado.

5. Personalizar: Se pueden introducir propiedades de archivo personalizadas.

Estableciendo Información del Proyecto:

Seleccionamos en el menu Proyecto >Información de Proyecto... y nos Despliega la siguiente
ventana.

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 MS Project 2003

• Fecha de Comienzo: En esta fecha comenzaran todas las tareas del proyecto por
defecto, a menos que se establezcan dependencias o se cambien la fecha.

• Fecha de Fin: Es la fecha limite donde el proyecto debe terminar.

• Programar a partir de: Con esta opción es posible programar el proyecto desde la fecha
de inicio hacia delante o desde la fecha de fin hacia atrás.

• Fecha Actual: Por defecto es la fecha de la computadora, se puede cambiar

seleccionando otra en el calendario.

• Fecha de Estado: Esta fecha sirve para efectuar cálculos de valor acumulado y ubicar
líneas de progreso. Si por defecto se deja NA, la fecha actual se usa como fecha de
estado.

• Calendario: Esta opción permite seleccionar los tipos de calendarios que vimos en la
lección anterior, 24 horas, estándar y turno de noche.

• Prioridad: Esta opción permite establecer la prioridad de cada proyecto como la suma de
las prioridades de las tareas y puede ser de 1 a 1000.

• Campos personalizados de empresa: Esta opción se utiliza si la empresa usa Project

Server, esto permite agregar valores cada campo personalizado o a los códigos que
están en la base de datos de Project server.

Solo nos falta ver la opción de estadísticas en la cual solo se pueden ver datos de fechas,
duraciones costos, programados y reales, la imagen siguiente muestra la ventana de
estadísticas.

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 MS Project 2003

En la siguiente lección es de mucha importancia puesto que aprenderemos a trabajar con las
tareas del proyecto.

Creando las tareas del proyecto

Para comenzar, hay que definir los pasos para completar un proyecto, y desarrollarlos en el
orden que queremos que ocurran. Se puede utilizar la Guia de proyectos para crear una tarea,
como vimos en la lección 5, se da click en el botón Tareas (Panel de Tareas). Ahí se muestra
una guía muy importante para la creación de tareas.

Para el proyecto ejemplo del Sitio Web, seguiremos estos pasos para crear las tareas:

1. Escriba el nombre de la tarea en la primera columna del Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre Análisis. El texto aparece en la celda.

3. Presione Enter para aceptar.

La información aparece en la columna de nombre y se muestra una Duración de la tarea, que por
defecto es un día, y la fecha comienzo es por defecto la del día que se inicio el proyecto. Aunque
puede cambiarse en la columna Comienzo. Continue así ingresando el nombre de todas las
tareas. Al final quedarían así:

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 MS Project 2003

Establecer momentos claves o hitos

Como ya mencionamos antes, un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para
identificar eventos significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase
principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el
símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día.

Un hito es una tarea sin duración que se utiliza para identificar sucesos significativos en la
programación, como la finalización de una fase importante. Una fase es un grupo de tareas
relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.

En nuestro ejemplo las tareas hitos serán: Reunión y Presentación de propuesta, Presentación
de Prototipo, Presentación del Sistema al Cliente, Revisión y Validación del Cliente, Revisión
Final del Cliente y Puesta en Marcha. Para crearlas haremos lo siguiente:

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 MS Project 2003

1. Damos click en la opción Crear lista de tareas, de la Guia de proyectos. Al final aparece la
casilla de verificación 'Establecer la tarea seleccionada como hito'. Seleccionamos la tarea que
son eventos principales, y marcamos la casilla. El diagrama se vería así:

Tareas repetitivas

Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que en nuestro
ejemplo quisiéramos repetir la tarea Determinar la información. Los pasos para repetirla son:

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea
repetitiva.

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 MS Project 2003

2. En el menú Insertar, haga click en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea. En Patrón de

repetición, haga click en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la

frecuencia de la tarea.

6. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a

continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

7. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la tarea.

8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea
repetitiva.

9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta

una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar esta tarea',
haga click en el calendario que desee utilizar.

Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo
del proyecto.

Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le pregunta
si desea reprogramar las veces que ocurra en tales días.

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 MS Project 2003

Establecer dependencias

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las
tareas entre sí y con fechas concretas. Project determina automáticamente las fechas de
comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o
tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman
automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones,
superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el
trabajo.

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber excepciones en
todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí y se
indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia. Las dependencias entre tareas
definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan
definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de
dependencias entre tareas:

1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalice la tarea A.

2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que comience la tarea
A.

3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la tarea A.

4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience

5. la tarea A.

La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende
la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las dependencias son:

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

2. Haga click en Vincular tareas . De forma predeterminada, Microsoft Project crea un

vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble click
en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.

Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que se muestran en la figura a continuación:

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 MS Project 2003

Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga click en

Desvincular tareas . Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras
tareas o de las delimitaciones.

Agregar subtareas
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar
sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una
jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría
que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de
una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y
última subtarea. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.

En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación
de sangrías. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen
utilizando la información de las subtareas.

Para crear subtareas realizamos lo siguiente:

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 MS Project 2003

1. Para el ejemplo crearemos las tareas resumen Análisis, Ingeniería e Implementación.

Elegimos la opción 'Organizar tareas en fases' de la Guía de proyectos.

2. Sombreamos las tareas que serán subtareas de la tarea resumen Análisis.

3. Damos click en Aplicar sangría

4. Repetimos para Ingeniería e Implementación.

5. Damos click en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.

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 MS Project 2003

Notas de tarea
Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opción de agregar notas a cada tarea.
Cuando se añade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte impreso. Para
agregar una nota realizamos lo siguiente:

1. Damos doble click sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aprece el cuadro de
dialogo de Información de tarea.

2. Damos click en la opción Notas.

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 MS Project 2003

3. Escriba la nota que desea en el área de escritura. Puede utilizar las herramientas que se
encuentran arriba para mejorar el formato de la nota.

4. De click en Aceptar.

Las tareas con notas se verían en la Tabla de tareas de la siguiente manera:

Fechas Límites
En Project podemos programa fechas límites de una tarea específica. La programación se sigue
actualizando la sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador
si una tarea finaliza después de su fecha límite.

La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una
forma de que Project le informe de que una tarea finalizará después de su fecha límite. Así
tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha.

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 MS Project 2003

Para crear fechas límites siga los siguientes pasos:

1. En el campo Nombre de tarea, haga doble click en la tarea para la que desee establecer una
fecha límite para que aparezca el cuadro de dialogo de Información de la tarea.

2. Seleccione la ficha Avanzado.

3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación

4. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite

5. Haga click en Aceptar.

Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha límite a Puesta en marcha. En el
Diagrama de Gantt se vería de esta manera:

Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es el de
mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación para las diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

• Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más

adecuada al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

• Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se
representa por una línea horizontal cuya longitud es proporcional a la duración en la
escala de tiempo (eje horizontal)

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 MS Project 2003

Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.

1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro proyecto es de 1 año,

posiblemente no querramos ver cada una de las semanas, sino que seria mas util verlo
por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar doble click sobre las fechas o en el
menú Formato > Escala temporal y nos muestra la siguiente ventana

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 MS Project 2003

Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Período no laborable. Los tres
niveles poseen las siguientes opciones.

• Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas, trimestres, años,

etc.

• Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D,M,L..,

Semana1,Semana2,...etc.

• Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.

• Alineación: Es la alineación de la etiqueta en la escala de Tiempo.

• Mostrar: Número de niveles a mostrar en la escala.

• Vista Previa: Aquí se pueden visualizar los cambios.

2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de Gantt, solo
es necesario darle doble click o en el menú Formato > Barra y nos muestra la siguiente
ventana.

Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las siguientes.

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 MS Project 2003

• Forma: Indica la forma de la barra actual.

• Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.

• Color: Indica el color de la barra.

• Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.

Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto
aparezca en cualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro de la
barra..

Calendario del Proyecto

Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra las tareas del
proyecto, para acceder a ella se debe ir al Menu Ver > Calendario, lo cual mostrará las tareas
que están definidas.

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 MS Project 2003

Debido a la variedad en la duración de los proyectos los cuales pueden durar desde dias hasta
años, vamos a ver como cambiar la visualización del calendario para que este se acople a
nuestro proyecto, además algunas de las opciones más importantes. Posteriormente
imprimiremos el calendario del proyecto algo que resulta muy útil para tener en cuenta las tareas.

1. Dar click derecho en cualquier parte del calendario, esto nos muestra el siguiente menu
desplegable. Las opciones que aparecen son las siguientes.

• Lista de Tareas: Muestra todas las tareas que existen para la fecha que clickeamos.

• Ir a: Permite ir a una tarea o fecha especifica

• Escala Temporal: Permite cambiar los encabezados de semanas, Cuadros de fecha y el

sombreado de las fechas

• Cuadricula: Permite cambiar el formato de las líneas de división.

• Estilos de Texto: Permite cambiar el formato al texto

• Estilos de Barra: Permite cambiar la forma de las barras de acuerdo al tipo de tarea.

• Zoom: La opción de Zoom permite visualizar el calendario de acuerdo al rango

establecido en la siguiente imagen, además es posible ver un calendario desde una un
período de fecha especifico seleccionando la fecha Desde y Hasta.

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 MS Project 2003

Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos.

1. Ir al Menu Archivo >Imprimir

2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones

o Completa: Imprime todos el calendario del proyecto.

o Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechas específico.

3. Vista Previa, esta opción no es requerida pero es muy útil para ver como saldrá la
impresión y evitar gastos innecesarios.

4. Dar click en el botón Aceptar.

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 MS Project 2003

Recursos
En esta lección aprenderemos algunas de las opciones básicas de Project para trabajar con los
recursos.

Los recursos en un proyectos se refieren a personas, material y equipo necesario para completar
las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la
disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede puede un recurso trabajar en una
tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuanto dinero se necesita
para pagar esos recursos.

Project maneja dos tipos de recursos.

• Trabajo:Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se
consumen durante el transcurso de ésta; para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos
personas y equipos como computadoras, scanners, camaras digitales, entre otros.

• Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los
consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como
impresiones y papelería.

Ingresar Recursos de Trabajo.

1. En la Guía de Proyectos, click Recursos

2. Click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto

3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automáticamente por una cuadricula llamada

Hoja de Recursos. Click en Especificar recursos de forma manual.

4. Click en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducir los
recursos que necesitamos.

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 MS Project 2003

5. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo que hay
que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.

6. Agregar la Capacidad Máxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad y el

tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar en las tareas que
se le asigne, para nuestro Sitio Web, José Luis García es el programador asignado solo para
este proyecto, por ende su capacidad Maxima será de 100%.

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 MS Project 2003

Asignando un recursos a una tarea

En esta lección veremos como asignar recursos como personas, equipos y materiales a las
tareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del trabajo de los recursos en las
tareas.

Para asignar un recurso a una tarea existen varioss caminos uno es desde la guía de proyectos,
haciendo click en recursos, click en asignar personas y equipamiento a tareas, después en la
derecha seleccionamos el vinculo Asignar recursos....

Otro camino es seleccionar desde la vista deGantt la tarea y en el Menu Herramientas la opción
Asignar Recursos.

Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...

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 MS Project 2003

1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro caso

seleccionamos a Ricardo Antonio Fernández para la tarea Entrevistas con usuarios.

2. Click en el botón Asignar

3. Click en el botón Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea asignada.

En la guía de proyectos se puede ver la informaciòn que Project ha calculado para la duración y
el trabajo. Además calcula la fecha de finalización de la tarea. Todo esto depende de el horario
de el recurso y de la capacidad asignada cuando lo definimos.

En las lecciones siguientes ampliaremos un poco más la Asignación de Recursos.

Asignación de varios recursos

En esta lección veremos como asignar varios recursos una tarea del proyecto y la variaciòn que
tiene

Para esta parte nos basaremos en el ejemplo de la lección anterior, supongamos que la tarea de
entrevistas se requiere realizar en menos tiempo y además se requiere que se grabe la
entrevista en cd, para lo cual se asignará un recurso de trabajo y un recurso material.

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 MS Project 2003

Actualmente solo Ricardo Antonio Fernández estaba asignado a esa tarea, la cual tiene una
duración de 20 horas, comienza el día Miercoles 01 de Noviembre de 2006 y finaliza el viernes
03 de Noviembre de 2006, tal y como se muestra en el caso siguiente.

Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos,

1. Seleccionar en la vista deGantt la tarea Entrevista con usuarios.

2. En el Menu Herramientas la opción Asignar Recursos

3. Se seleccionan los recursos que se desea asignar

4. Click en el botón Asignar

5. Click en el botón Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt podemos ver como Project actualizó los cambios de los recursos en la
vista.

Analizemos los cambios, la duración pasa de 20h a 10 horas, esto se debe a que se asigno otro
recurso José Luis García el cual posee el mismo horario y se le ha asignado una capacidad de
trabajar 100% al igual que Ricardo Antonio Fernández y además, por lo que realizan el trabajo en
la mitad del tiempo; los CDs no afectan porque es recurso material.

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 MS Project 2003

En la guía de proyectos se puede ver la informaciòn que Project ha calculado.

En las lecciones siguientes ampliaremos un poco más la Asignación de Recursos.

Eliminar y modificar asignaciones

En esta lección aprenderemos a eliminar y a modificar las asignaciones de recursos a las tareas.

Eliminar un recurso asignado.

1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.

2. Click en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos.

3. En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.

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 MS Project 2003

4. Click en el botón Quitar, con esto le quita el cheque al recurso.

5. Click en el botón Cerrar .

Modificar un recurso asignado

En ocaciones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas.

1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.

2. Click en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos, la cual

muestra.

3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos click en reemplazar,

para nuestro ejemplo hemos agregado otro recurso Marta Lorena Díaz quien reemplazá a
José Luis García.

4. Ahora es necesario seleccionar el que curso en la ventana Reemplazar recurso.

5. Click en el botón Aceptar

6. Click en el botón Cerrar

Note que el botón Reemplazar solo aparece activo cuando se selecciona un recurso.

Cantidad de trabajo por recurso

En esta lección veremos como se puede obtener una visión más clara de los recursos asignados.

1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.

2. Click en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos.

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 MS Project 2003

3. En la ventana de Asignar Recursos click en el botón Gráfico.

Lo cual despliega la siguiente ventana la cual posee las siguientes opciones.

• Seleccionar un grá[Link] Restante, Trabajo y Trabajo de Asignación

• Acercar y alejar el gráfico.

• Ayuda

• Cerrar

El gráfico anterior se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver la disponibilidad del
recurso, el área comprendida entre las barras representa el tiempo disponible de el recurso, este
gráfico es bastante utilizado puesto que permite ver si un recurso esta sobrecargado de trabajo o
por el contrario posee tiempo libre y puede ser reasignado a otra tarea.

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 MS Project 2003

En el gráfico siguiente es Trabajo, en él se muestra el trabajo asignado a un recurso. Como

hemos utilizado el mismo recurso y la misma tarea para ambos gráfico, el resultado de este
gráfico es el complemento del gráfico de disponibilidad restante que vimos anteriormente.

Costos de recursos

Ahora vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras los costos de
recursos son el pago a los empleados, el cálculo de horas extras, el costo por uso de algún
material en el proyecto como una maquina etc.

1. Click en el Menú Ver

2. Click en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta.

3. Nuevamente click en el Menú Ver

4. Click en Tabla y seleccionamos la opción Entrada

5. Vamos a seleccionar el usuario Marta Lorena Díaz, si este usuario ya ha sido eliminado o
modificado en ejercicios anteriores, lo creamos y lo asignamos a la tarea Determinar de
Requisistos Técnicos, tal como se muestra en el gráfico siguiente.

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 MS Project 2003

6. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, introducimos 10$ y 20$ respectivamente
lo que significa que Marta Lorena Díaz gana 10$ por hora y $20 por hora extra trabajada.

7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir más de una tasa para cada recurso, es
en la información del recurso, para acceder solo es necesario dar doble click en el
recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos, hasta este punto
veremos una ventana similar al siguiente gráfico.

En ficha A aparecen los valores acabamos de ingresar, en las columnas Tasa estándar y Tasa
de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos escribir para cada columna un
valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa previa en el campo fecha efectiva se
selecciona la fecha cuando este cambio de tasas será aplicado.

Project permite establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas ( A B C D E ) para cada
recurso para tareas diferentes.

Agregar costo
Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por lo que el
costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los costos fijos, en esta
lección aprenderemos a configurar los costos fijos de una tarea, son ejemplos de costos fijos, los
viáticos de los empleados, el alquiler de una maquinaría, un impuesto o cargo etc.

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 MS Project 2003

En nuestro proyecto del Sitio Web, asignaremos un costo fijo a la tarea capacitación de usuarios
porque será necesario alquilar equipo y un local para llevar a cabo la capacitación a los usuarios.
Pasos para asignar costos fijos a una tarea.

1. En la vista de Gantt

2. Click en Menú Ver

3. Click en la opción Tabla: Entrada y seleccionamos Costo.

4. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura siguiente, sino
lo vemos así, es necesario expandir la barra hasta ver las opciones que necesitamos

5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter 6. Seleccionar la opción el método

en la columna de acumulación de costos fijos.

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 MS Project 2003

Métodos de acumulación.
• Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el proyecto cuando
la tarea empiece

• Fin: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el proyecto cuando se

termine de tarea realizar.

• Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta proporcionalmente al

avance de la tarea

Imprimir
En esta lección aprenderemos a imprimir nuestro proyecto, lo cual es bastante común, útil y por
suerte fácil, puesto que la mayoría estamos familiarizados a imprimir algún otro tipo de archivo
de Office como documentos, hojas de cálculo etc. Por eso mencionaremos las opciones de
impresión nuevas que son propias de Project.

La impresión depende de la vista que queramos imprimir puesto que si estamos en la vista
calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a imprimir la vista de Gantt por
ser de las más utilizadas.

1. Seleccionar la vista que deseamos en nuestro caso la Vista de Gantt

2. Click en Menú Archivo

3. Click en la opción Configurar Página.

4. Si notamos el gráfico siguiente en el titulo de la ventana nos indica la vista a imprimir.

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 MS Project 2003

Opciones.

Página: Se establecen las opciones de la orientación de la página, la escala de la página

y el tamaño de papel.

Màrgenes: Se establecen las opciones para configurar los márgenes superior e inferior,
izquierdo y derecho.

Encabezado y Pie de Página: Se establecen las opciones de alineación izquierda,

central y derecho, números de página, fechas y horas y otros campos.

Leyenda: Se establecen las opciones para escribir una leyenda en las páginas

Vista: Se establecen las opciones para imprimir las columnas y las páginas en blanco.
permite tambien ajustar la escala temporal.

5. Seleccionamos Aceptar, para guardar los cambios.

6. Click en Menú Archivo

7. Click en la opción Imprimir y aparecerá el siguiente cuadro.

8. En la opción Escala Temporal, si seleccionamos la opción Fechas, podemos especificar

el intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervalo es la duración del
proyecto.

9. La opción Vista Previa permite ver tal y como saldrá impreso el proyecto, tal y como
vimos en la Lección 21.

10. Finalmente Click en el botón Aceptar.

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 MS Project 2003

Nota: No es necesario configurar la pagina para imprimir (pasos del 1 al 5) pero es importante
conocer las opciones por que no siempre los valores por defecto se aplican a nuestras
necesidades.

Seguimiento de un Proyecto
Hasta este punto del curso hemos aprendido a planear un proyecto con tareas, recursos y costos
con Project , sin embargo eso solo es una parte, puesto que falta el seguimiento, este es
sumamente importante ya que nos permite hacer una comparación del progreso planeado con
respecto al progreso real o con el progreso que podría suceder, ampliando el panorama de las
personas encargadas del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan en base a lo
planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos estan saturados de trabajo o por
el contrario están desperdiciando tiempo y la administración de costos a medida avanza el
proyecto entre otros.

Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project

• Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas y

datos de costos y recursos.

• Progreso programado: se basa en información reciente de un proyecto, como fechas,

duraciones y costos de las tareas.

• Progreso real: Consiste en la información que ha ocurrido realmente.

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rápidamente como va
el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relación con la línea del tiempo

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 MS Project 2003

Linea de Base
En esta lección vamos a ver una actividad muy importante del seguimiento la cual es la línea de
base, está actividad se basa en tomar el estado inicial o base del proyecto, como si tomaramos
una fotografía de los valores importantes como fechas iniciales, finales, los costos, recursos, las
asignación de las tareas, entre otros, con el objetivo de tener un punto de comparación para
efectuar el seguimiento; por lo cual es recomendable que se guarde una línea de base cuando se
ha terminado la planeación del proyecto y todavía no se ha empezado a introducir el progreso de
las tareas.

1. Click en el Menú Herramientas

2. Click en Seguimiento y seleccionamos la Guardar línea de base.

3. Click en Guardar línea de base. la línea de base que se va a guardar. Project permite
guardar hasta 11 líneas de base diferentes.

4. Click en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones el proyecto
completo.

5. Click en Aceptar.

Agregar progreso
En esta lección aprenderemos a actualizar el progreso de varias tareas esto es utilizado cuando
se tiene la seguridad que para una fecha especifica se han completado ciertas tareas, puesto
que actualizará el progreso de esas tareas a la fecha seleccionada.

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 MS Project 2003

Pasos para agregar el progreso a varias tareas.

1. Click en el Menú Ver.

2. Click en Diagrama de Gantt.

3. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar.

4. Click en el menú Herramientas,

5. Seleccionar Seguimiento click en la opción Actualizar proyecto.

6. Click en Actualizar trabajo completado al introduzca la fecha hasta donde se actualizará

el progreso del proyecto.

Por porcentaje completado: Se establece esta opción para definir el porcentaje

completado comprendido entre 0 y 100, según la fecha del cuadro Actualizar trabajo
completado al.

Sólo al 0% o al 100% Se establece esta opción para definir tareas que están
programadas para que finalicen según la fecha del trabajo completado al 100%.

7. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos Por porcentaje completado.

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 MS Project 2003

8. Puesto que solo queremos actualizar algunas tareas no todo el proyecto daremos click en
Tareas seleccionadas.

9. Click en Aceptar.

En el gráfico siguiene se muestra el progreso de las tareas seleccionadas, es importante recalcar

que el progreso de la tarea "Determinar Atributos" no está completado puesto su fecha de
finalización es el Miércoles 08 y nosotros actualizamos el progreso hasta el Martes 07.

Agregar porcentaje de progreso

Ahora aprenderemos otra de las actividades que hace a Project importante y diferente con
respecto a otras herramientas y es el agregar el porcentaje de progreso a una tarea, este lección
es escencial para el seguimiento de un proyecto, por suerte es muy fácil llevar la acabo.

Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea,

1. Click en el Menú Ver, haga click en Más vistas.

2. Seleccionar la opción Más vistas.

3. Click en Hoja de tareas.

4. Click en el Menú Ver, en Tabla seleccionamos la opción Seguimiento nuestra pantalla

deberá ser similiar a la siguiente.

5. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje para completado desde

0% para nada completado hasta 100% que significa que la tarea está completada; para
nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios se muestran en el gráfico siguiente.

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 MS Project 2003

6. Project actualizóa los campos Comienzo Real, %completado, Duración Real y Duración
Restante en base a los siguiente criterios.

• Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo fecha real

• Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de tarea completada

• %completado: es el valor que nosotros introducimos

• Duración Real: es el calculo del % introducido con respecto al valor de la duración

programada.

• Duración Restante: es la diferencia entre la Duración programada y la Duración Real.

Otra forma
1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo "Diseño
Arquitectonico"

2. Click en el menú Herramientas,

3. Seleccionar Seguimiento click en la opción Actualizar tareas

4. Nos aparece la siguiente ventana.

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 MS Project 2003

5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje 100%, en nuestra

hoja de tareas deberá ser similiar a la siguiente imagen.

6. Los criterios para calcular los demás campos son los que vimos anteriormente.

El lector puede agregar el % completado a otras tareas del proyecto para practicar lo aprendido,
en la siguiente lección aprenderemos como agregar el progreso de una tarea por medio de las
duraciones y como Project recalcula los demás valores.

Agregar duración de tarea

En esta lección continuaremos con el seguimiento del proyecto y aprenderemos como se puede
agregar una duración real a las tareas con Project.

1. Click en el Menú Ver

2. Seleccionar la opción Más vistas.

3. Click en Hoja de tareas.

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 MS Project 2003

4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Seguimiento.

5. Agregaremos a la tarea 'Importar catalogo de artículos' 15 hrs en el campo Duración real

y Project recalculará los valores % completado, comienzo real, fin real y duración
restante; como se puede ver en la figura de abajo.

Project utiliza las siguientes formulas

• % Completado: Duración real / Duración

• Duración restante: Duración - Duración real.

Si la Duración real que introducimos es mayor (como en nuestro ejemplo que introducimos 25 hrs
y las programadas eran 20 hrs) que la Duración programada, Project actualiza a 100% el
porcentaje completado.

Agregar trabajo real

En esta lección aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se basa en conocer
la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y del trabajo restante al proyecto
este se basa en conocer si una tarea va a requerir más o menos del calculado por Project.

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 MS Project 2003

Actualizar el trabajo real

1. Click en el menú Ver,

2. Seleccionar la opción Más vistas,

3. Click en Hoja de tareas y Aplicar.

4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Trabajo y veremos los campos de
la siguiente figura

Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Programación" la cual está asignada a
un recurso y posee los siguientes valores.

5. Agregaremos a la tarea "Programación" 40 hrs en el campo Real. lo cual hará que Project
recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.

Actualizar el trabajo restante

1. Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas

2. Click en el menú Ver,

3. Click en Tabla y seleccionamos Trabajo.

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 MS Project 2003

4. Seguiremos con la tarea "Programación" y agregaremos 20 hrs en el campo Restante, lo

cual hará que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo completado.

Project utiliza las siguientes formulas

• Porcentaje de trabajo completado: Trabajo real / Trabajo

• Trabajo restante: Trabajo - Trabajo real.

Exportar proyecto a Excel

Si desea mostrar información de fase temporal en un gráfico o diagrama de Excel, puede
exportarla utilizando el Asistente para análisis de datos de escala temporal.

1. En el menú Ver, haga click en Diagrama de Gantt.

2. Si corresponde, seleccione las tareas que desee exportar.

3. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga click en Análisis.

4. Click en Analizar datos de escala temporal en Excel.

5. Se despliega el Asistente, el primer paso es seleccionar los datos a exportar las opciones
son: Proyecto completo ó las tareas seleccionadas actualmente.

6. Seleccionar los campos que se van a exportar a Excel.

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 MS Project 2003

7. Seleccionar el intervalo de fecha a exportar..

8. Seleccionar Si para crear un grafico de los datos a Exportar

9. Finalmente el último paso es Click en el Botón Exportar Datos.

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