Guía de integridad de datos

Manipulación
de datos
Instrucciones
de los PNT
Ejemplos prácticos

Protección de los procesos de medición

con el software LabX
 Editorial

2 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

Editorial

Estimado/a lector/a:

Uno de los principales motivos que llevan a las organizaciones a comprar sistemas
LIMS, ELN o LES (denominados colectivamente “sistemas informáticos de laboratorio”
o LIS) es la posibilidad de conectarlos a los instrumentos de laboratorio para la recogida
electrónica de los datos. Cuando un instrumento de laboratorio se conecta directamente
para la captación electrónica de los datos, se eliminan prácticamente los costes de tiempo
y mano de obra, y los errores potenciales asociados a la transferencia manual de los datos.
Sin embargo, incluso con las convincentes ventajas que esto supone, muchos instrumentos
y sistemas siguen sin asociarse, y la entrada y transferencia de datos se hacen, en gran
medida, de forma manual.

La transcripción de datos y la creación de informes manuales impiden que los analistas

de laboratorio puedan centrarse en la ciencia. Con frecuencia, en los datos transcritos faltan
elementos y la trazabilidad necesaria para satisfacer las regulaciones normativas y de
gestión de calidad internas. El resultado final es que se pierden tiempo e ingresos debido
al tiempo y el esfuerzo que necesitan los analistas del laboratorio para resolver la situación
reuniendo los datos que falten, retranscribiendo los resultados, documentando los controles
ausentes y preparando informes.

METTLER TOLEDO

Exención de responsabilidades
La información que se muestra en esta guía se basa en el conocimiento y la experiencia actuales de los autores.
En la guía, se representan posibles ejemplos de aplicaciones seleccionados. Los experimentos se llevaron a cabo
y sus resultados se evaluaron en nuestro laboratorio con sumo cuidado con los instrumentos que se especifican
en la descripción de cada aplicación. Los experimentos se llevaron a cabo y sus resultados se evaluaron de acuerdo
con nuestros conocimientos actuales. Sin embargo, esta guía no le exime de comprobar personalmente la adecuación
de estos ejemplos para los métodos, instrumentos y fines previstos. Dado que el uso y la transferencia de un ejemplo
de aplicación están fuera de nuestro control, no podemos aceptar responsabilidades al respecto.
Al usar productos químicos, disolventes y gases, deben observarse las normas generales de seguridad y las
instrucciones del fabricante o proveedor.
 Contenido Content
1. Una estrategia mejorada para la integridad de los datos 5
1.1 El riesgo de datos incompletos 5
1.2 El reto diario 5
1.3 Búsqueda del mejor enfoque 6
2. Un ejemplo de pesaje 10
2.1 El modo de trabajo de muchos laboratorios en la actualidad 10
2.1.1 Figuras del flujo del proceso explicadas 10
2.1.2 Visión general de los procesos de pesaje 11
2.2 Proceso 1: pesaje y registro mediante la observación 11
2.3 Proceso manual y múltiples comprobaciones de errores de transcripción 12
2.3.1 La propensión a errores de la transcripción de los datos y las
comprobaciones de los errores de transcripción 12
2.3.2 Ausencia de Audit Trail de los datos 13
2.3.3 Falta de cumplimiento de los requisitos normativos GLP, GMP y GAMP 13
2.4 El modo en que los laboratorios podrían procesar los datos 14
2.5 Proceso 2: pesaje con una impresora conectada a la balanza 14
2.5.1 Mejora de los procesos 15
2.5.2 Cumplimiento de las expectativas reguladoras por parte del proceso 16
2.6 Proceso 3: pesaje mediante el software de servidor LabX 16
2.7 Comparación y resumen de las tres formas de trabajo 18
2.8 Validación de un proceso electrónico 21
3. Un ejemplo de determinación de Brix 22
3.1 El flujo de trabajo de la preparación de estándares inteligente 22
3.2 Flujo de trabajo continuo desde la balanza hasta el refractómetro 22
3.3 Las ventajas de este flujo de trabajo sobre los instrumentos independientes 24
4. Un ejemplo de valoración 25
4.1 Flujos de trabajo de valoración eficientes y sin errores 25
4.2 Transferencia de datos automatizada 25
®
4.3 Selección automática de métodos con SmartCodes de LabX 26
4.4 Nuevo nivel de integridad de los datos 27
5. Resumen 28
6. Referencias 28
7. Información de apoyo adicional 29
7.1 Cursos on-line 29
7.2 Asistencia integral para las aplicaciones 29
7.3 Biblioteca del laboratorio 29

4 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

1. Una estrategia mejorada para la integridad de los datos

1.1 El riesgo de datos incompletos

En el caso de los laboratorios que deben cumplir las normativas GLP, GMP y GAMP, es importante disponer
de registros o pruebas documentadas de todos los análisis relevantes que pueda comprobar una segunda
persona y que también estén disponibles para su auditoría. El almacenamiento de los resultados no es
suficiente; cada serie de resultados se debe completar y debe contener todos los metadatos relevantes.

En el 2016, el 80 % de las cartas de advertencia de la FDA se emitieron debido a una falta de integridad
de los datos. La principal causa fueron los datos incompletos, un aspecto que puede prevenirse con el uso
de las soluciones adecuadas. Los mayores riesgos, cuando no se trabaja de conformidad con las normativas,
radican en prohibiciones de importación, retiradas de productos o el cierre de plantas de producción.

1.2 El reto diario

Con frecuencia, los analistas de laboratorio deben cumplir procedimientos normalizados de trabajo (PNT)
para cada análisis y documentar el proceso completo, así como registrar los resultados. Aunque muchos
laboratorios han optado por usar sistemas LIMS y ELN* con la intención de que sustituyan el flujo de trabajo
manual, dichos sistemas están diseñados principalmente para agrupar los resultados de una batería
de comprobaciones analíticas, no para automatizar y documentar flujos de trabajo de instrumentos de
sobremesa o vincular los metadatos de los instrumentos con las mediciones. Como han descubierto muchas
organizaciones, los flujos de trabajo que hay detrás de los instrumentos analíticos de sobremesa (como las
balanzas, los valoradores, los pHmetros e instrumentos similares), y sus resultados asociados, la información
del instrumento, del usuario, el método aplicado, etc. (metadatos) son mucho más complejos que la simple
transferencia de unos cuantos parámetros. Para complicar más las cosas, las normativas y los estándares
como los de la FDA (21 CFR Parte 11), la UE (Anexo 11), la GMP y la ISO (ISO 17025) reconocen tanto las
ventajas como las limitaciones de los sistemas de datos electrónicos, y han ido estableciendo cada vez
mayores controles sobre el uso de dichos sistemas en todas sus formas, hasta en instrumentos de sobremesa.
De modo que el objetivo de reducir los errores, simplificar los procesos y reforzar la conformidad puede ser
más difícil de conseguir cuando se intentan integrar y automatizar directamente los instrumentos de sobremesa
del laboratorio. Por ejemplo, en una aplicación de pesaje de pérdida por secado donde deben llevarse a cabo
múltiples pesajes secuenciados, cálculos y controles de muestras, si se captura únicamente un número
limitado de datos de medición de forma electrónica sin tener en cuenta el conjunto completo de metadatos

(*) LIMS = Sistema de información y gestión de laboratorio, ELN = Libreta electrónica del laboratorio

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 5

 Una estrategia mejorada para la integridad de los datos

(instrumento, usuario, recipientes de tara, datos cualitativos de la muestra, historial de calibración, PNT, versión
del método, etc.) dejamos la medición descontextualizada y no cumple el objetivo perseguido. Esto revela
que el proceso no se puede gestionar de forma eficaz sin cierto grado de interacción entre el flujo de trabajo
y la propia balanza.

1.3 Búsqueda del mejor enfoque

Lo que se precisa es una solución configurable lista para usar que canalice los PNT del flujo de trabajo
directamente a través de la balanza o instrumento, y que proporcione una gestión automática e integrada del
instrumento, así como una funcionalidad de captura de datos para mejorar la productividad y la eficiencia
al centrar el trabajo en el instrumento. Gracias a la experiencia obtenida como proveedor de marca única
de los instrumentos de sobremesa más usados en laboratorios, METTLER TOLEDO ofrece el software LabX con
el fin de proporcionar una solución de plataforma de proveedor único para el desafío de la integración de los
instrumentos de sobremesa.

Capa de instrumentos de sobremesa de LabX

Figura 1: Software de control de flujo de trabajo e instrumentos

6 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

Como se puede ver en la figura 1, el uso del software de flujo de trabajo y control de instrumentos LabX es la base de la jerarquía
de IT y crea un sistema totalmente autónomo con las balanzas e instrumentos en el nivel de sobremesa. Los PNT de mantenimiento
centralizado se canalizan mediante LabX hacia el instrumento en cuestión para guiar la medición y la captura de datos, y almacenar
todos los datos brutos y procesados de la medición con sus correspondientes conjuntos de metadatos para su posterior uso.
El nivel de sobremesa, por su parte, puede interactuar de forma unidireccional o bidireccional con otros niveles de la jerarquía
de IT mediante enfoques de integración estandarizados. Gracias a LabX, los laboratorios pueden contar con una solución práctica,
rentable y automatizada para la gestión de instrumentos y datos de medición en un único sistema, que puede integrarse a su vez
con los sistemas científicos centrales del laboratorio, como el ELN o el LIMS. El sistema de software LabX funciona únicamente con
el firmware del instrumento, y lo sitúa en el centro de la experiencia del usuario durante el trabajo de sobremesa.

Con el sistema LabX, no se necesita ningún ordenador o tableta cerca del instrumento de sobremesa. Gracias a LabX, la pantalla
táctil de la balanza o del instrumento ofrecerá directrices paso a paso y en tiempo real sobre el flujo de trabajo al usuario, según
los propios PNT del laboratorio. Los PNT son fáciles de configurar con la herramienta de flujo de trabajo flexible, que saca partido
de las funciones específicas de la balanza o instrumento, presentes de forma exclusiva en el firmware de cada modelo. Cuando esté
listo para comenzar, el analista solo tendrá que tocar un acceso rápido o seleccionar el flujo de trabajo deseado de la selección que
ofrece la balanza o el instrumento. Cuando haya terminado, podrá analizar los datos en LabX desde un PC conectado a la red del
laboratorio u oficina, generar informes y enviar los datos al LIS en formato .csv, .xml o a través de una API de servicios web.

A diferencia de la transcripción manual de los datos, ofrece una serie de posibilidades de integración que aportan diferentes niveles
de capacidades de transferencia de datos, asistencia sobre normativas e instrucciones para el usuario.

LabX
(LIS) Sis- Trans- Trans- Comu- Importa- Servicios
temas de ferencia ferencia nicación ción/expor- web API
laboratorio mediante de .pdf periférica tación auto-
directos al la acción máticas
instrumento de soltar
Transferencia de datos √
bidireccional completa
Control del proceso completo √
desde LIS o el instrumento
Conexión del ID de LIS con datos √ √
de muestra
Interfaz con sistemas de datos √ √ √
e inventario
Metadatos (datos importantes √ √ √ √
de instrumento y muestra)
Integración con cualquier sistema √ √ √ √
Gestión de usuarios √ √ √ √ √
Compatibilidad con actualización √ √ √ √ √
de firmware e instrumentos
Trazabilidad √ √ √ √ √
Instrucciones de los PNT √ √ √ √ √
Control de instrumento √ √ √ √ √
Garantía de conformidad con √ √ √ √ √ √
la normativa
Mejora de la eficiencia √ √ √ √ √ √
Eliminación de errores en las √ √ √ √ √ √
transacciones

Table 1: Variedad de posibilidades de integración

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 7

 Una estrategia mejorada para la integridad de los datos Transferencia de datos Trabajar en el instrumento según el PNT escrito sobre papel. Realizar los
manual cálculos de forma manual, escribir los resultados en la libreta del laboratorio
e introducir los valores en el instrumento manualmente. Escribir los
resultados en la libreta del laboratorio. Introducir de forma manual los
resultados y la información en el LIS. Archivar las libretas del laboratorio
para su futuro uso en auditorías.
(LIS) Sistemas de infor- El proveedor del sistema de información de laboratorio o la empresa de
mación de laboratorio integración programa el código personalizado en cada uno de los drivers
directos al instrumento de cada instrumento. Normalmente, los resultados están disponibles cuando
se pulsa el botón de imprimir en el instrumento. Las modificaciones en
los instrumentos o las actualizaciones del firmware o del software suelen
precisar que se reprograme el código personalizado y una revalidación.
Transferencia mediante Usar la función para transferir datos dentro de un método; durante el flujo
la acción de soltar de trabajo, los datos se transfieren a una ubicación abierta del cursor
en Excel. Los datos se pueden enviar a Excel; todos los metadatos están
disponibles (p. ej., la información del instrumento, la información del
usuario, los resultados...).
Transferencia de .pdf Tan flexible y detallado como un informe impreso en una impresora de red,
un informe .pdf se crea y almacena en una carpeta en una red. Muchos
sistemas LIS tienen capacidad para leer estos datos en .pdf, importar los
archivos e introducirlos en sus sistemas.
Comunicación periférica Enviar y recibir datos de sistemas externos durante el flujo de trabajo.
LabX

Comunicación de doble sentido entre instrumentos.

Importación/exportación Exportación: es posible exportar una gran cantidad de metadatos de
automáticas resultados, productos y series de muestras a archivos con formato .csv
o XML. Este archivo se puede configurar de varias maneras (p. ej., tras
su firma electrónica, solo si los resultados se encuentran dentro del rango
de tolerancia o simplemente de forma automática en una carpeta desde
la cual cualquier otro sistema de información pueda importar el archivo).
Importación: desde la mayoría de los sistemas de información se envían
archivos en formato .csv o XML para tareas, productos y series de muestras.
LabX ejecuta o importa archivos de forma manual o automática, según
se defina y se precise.
Integración con servicios Mediante las técnicas habituales de servicios web, es posible intercambiar
web API grandes cantidades de datos entre LabX y otros sistemas de software,
instrumentos o, incluso, dispositivos móviles. Distintos sistemas de
software externos o instrumentos en distintos puntos del flujo de trabajo
pueden activar la emisión de información, tareas y métodos de ejecución,
obtención de informes y datos completos. Se trata de una comunicación
verdaderamente bidireccional y conecta todos los sistemas de forma tan
estrecha que parezca uno solo. En la práctica, los usuarios pueden crear
e iniciar tareas desde el sistema LIS o directamente en la pantalla táctil
del instrumento. Todos los datos fluyen a través de esta red ampliada
del sistema en múltiples puntos, según lo requiera el estilo de trabajo
del laboratorio.

Tabla 2: Definiciones de los métodos habituales de transferencia de datos en los sistemas integrados

8 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

El camino que recorren los datos puede entenderse como una vía de único sentido o de doble sentido.
En función de los datos que se precisen y del nivel de integración deseado, se pueden seguir estos caminos:

Más que simples resultados.

Solo se precisa enviar los resultados Se precisa enviar datos al LIS
al sistema LIS y también recibirlos de él

Excel acepta datos El LIS puede El LIS puede usar Enviar datos del Control del
enviados al campo importar datos archivos .csv/XML producto y datos instrumento
seleccionado de en formato .pdf para su uso en LIS de series de y la tarea desde
la hoja de cálculo muestras desde el el LIS / enviar
abierta LIS al instrumento datos de resultados
y recibir datos del y del instrumento
LIS al LIS

Enviar resultados Importar desde

a un archivo la ubicación del
en formato .csv archivo / exportar
o XML a carpeta

LabX estándar con LabX estándar Opción de

función de método guarda Opción de importación/exportación integración de
para transferir automáticamente automáticas sistemas (servicios
datos el informe en .pdf web de API)

Tabla 3: Niveles de integración

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 9

 Un ejemplo de pesaje 2. Un ejemplo de pesaje

2.1 El modo de trabajo de muchos laboratorios en la actualidad

En esta sección, veremos cómo se usa una balanza analítica para las operaciones de pesaje habituales
e indicaremos dónde podrían producirse los posibles errores y problemas.

Veamos los instrumentos, las herramientas y el proceso que vamos a analizar.

El proceso aquí descrito es la preparación de una solución de estándar analítico de referencia pesando una
cantidad de estándar de referencia, transfiriéndolo a un matraz volumétrico, disolviéndolo y alcanzando
el volumen final. Se trata de un uso típico de una balanza analítica en todos los laboratorios en los que
se realizan análisis cuantitativos.

Esto se conseguirá, en función de la forma en la que se realice el proceso, usando uno de los elementos
siguientes:
• Balanza analítica con o sin impresora térmica conectada.
• Libreta del laboratorio (también denominada “diario de laboratorio”) para registrar el trabajo y resumir los
resultados.
• Calculadora u hoja de cálculo para calcular la concentración del estándar de referencia después de ajustar
factores como la pureza o el peso de la conversión del formato de sal a base.
• Software de laboratorio LabX usado para automatizar el proceso y registrar los resultados directamente en la
base de datos de la aplicación. El software se usará mediante la pantalla de la balanza y el trabajo se podrá
controlar mediante Audit Trail en el software. Por último, los informes se firmarán de forma electrónica con
una opción para imprimirlos en caso de que sea necesario.

2.1.1 Figuras del flujo del proceso explicadas

Las figuras de esta guía que van de la 2 a la 4 son mapas de procesos transversales. Cada uno de los mapas
representa el trabajo realizado por un elemento de la lista anterior, por ejemplo, la balanza analítica, la hoja
de cálculo, LabX o una libreta del laboratorio. Las actividades tienen lugar en el mapa de ese elemento, por
ejemplo, pesar una masa externa o deducir la tara del recipiente de pesaje de la balanza. Cuando el proceso
pasa de un mapa a otro, representa una interacción entre dos partes del proceso, por ejemplo, pesar una
muestra en la balanza y registrar el peso observado en ella en una libreta del laboratorio. El tiempo total del
proceso comienza en la parte superior de la figura y termina en la parte inferior.

10 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

2.1.2 Visión general de los procesos de pesaje
En los tres procesos que se describen en esta guía, se asume que existe un procedimiento operativo estándar
o una instrucción de trabajo para la preparación de una concentración nominal del estándar de referencia y,
por lo tanto, se conoce la cantidad de material de referencia que va a pesarse. En las instrucciones, por lo
general, se describirá que una cantidad que va a pesarse debe estar dentro de un rango de valores aceptables.
Una vez que el analista sabe el peso del estándar, este calculará la concentración real en contraposición a la
concentración nominal de la solución.

Si no hay instrucciones disponibles, se necesita un científico analítico para preparar una solución de referencia
a partir de los principios básicos. En este caso, se requiere un paso de cálculo adicional para determinar
la cantidad de estándar que se va a pesar y el volumen en el que debe disolverse la sustancia.

En los procesos, también se describe un recipiente en el que se pesa el estándar de referencia. Este puede ser
una navecilla de pesaje o directamente un matraz volumétrico, en función de las prácticas de trabajo de un
laboratorio individual. Sin embargo, las balanzas analíticas modernas permiten una colocación segura y ergo-
nómica de los recipientes de tara para evitar los recipientes intermedios y los errores de pesaje correspondien-
tes. En METTLER TOLEDO, recomendamos el receptor
Proceso manual sin impresora
de carga SmartGrid y los portarecipientes ErgoClips.
Libreta de notas
2.2 Proceso 1: pesaje y registro mediante la Balanza analítica de laboratorio Calculadora

observación Preparar libreta de

notas de laborato-
A continuación, en la figura 2, se muestra el flujo del rio para prepara-
proceso para pesar el estándar de referencia, donde ción estándar
se registran los valores por observación en la pantalla Comprobar ba- Comprobar docu-
de la balanza y un analista los apunta en la libreta del lanza y determinar mentos de libreta
tara de recipiente del laboratorio
laboratorio (o diario).
Pesar material Observar peso
Los cálculos posteriores se realizan con una calcu- de referencia y registrarlo en
libreta del
ladora manual y los resultados también se escriben laboratorio
directamente en la libreta del laboratorio del analista.
Retirar el reci- Preparar y etique-
El matraz volumétrico se etiqueta a mano para iden- piente y dejar tar la solución
tificar la solución, la información de la preparación arreglada la estándar
balanza Localizar los
y la fecha de caducidad de la solución. factores que se
va a ar, como la
pureza
El proceso empieza anotando el trabajo que se debe
realizar en la libreta del laboratorio y comprobando que Calcular
se haya seleccionado el estándar de referencia correcto concentración

para su preparación. A continuación, se comprueba Transcribir valor

en libreta de notas
la balanza con una masa de calibración externa.
de laboratorio
El analista registra los estándares de calibración y la
balanza que se han usado en la libreta del laboratorio. Comprobar valo-
res y resultados,
A continuación, se pesa el recipiente de pesaje y se y firmar página
deduce la tara. Correcciones
Comprobar
(segunda per-
El material de referencia se pesa en la balanza analítica sona) PNT, datos
y el analista observa y registra la lectura de la pantalla y resultados

en la libreta del laboratorio. Firmar (segunda

persona) páginas
de libreta de notas
Una vez terminado el pesaje, el recipiente se retira de laboratorio
y la balanza se limpia y se deja lista para el usuario
Figura 2: Flujo de trabajo del proceso transversal para observaci-
siguiente. El material de referencia se transfiere al
ones manuales a partir de una balanza analítica
matraz volumétrico del tamaño adecuado y se añade

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 11

 Un ejemplo de pesaje líquido para preparar la solución de referencia. A continuación, se invierte el matraz para disolver el analito y se
añade más hasta el volumen final.

El matraz se etiqueta a mano con el número de identificación del estándar, la información sobre la sustancia,
la concentración calculada, el analista que preparó la solución, las condiciones de almacenamiento y las
fechas de preparación y caducidad.

El analista usa cualquier factor, como la pureza o el contenido en agua, para calcular la concentración real de
la solución de estándar de referencia. Los cálculos y los factores de conversión usados se registran en la libreta
del laboratorio. El cálculo se realiza con una calculadora manual. El analista lee el valor final en la pantalla
de la calculadora y lo transcribe en su libreta del laboratorio.

El analista comprueba los datos y los resultados, incluida la repetición del cálculo manual, y firma como
correctas las páginas pertinentes de la libreta de notas de laboratorio.

Si existe cualquier derivación con respecto al procedimiento o las instrucciones, el analista deberá registrarla
en su libreta del laboratorio.

Una segunda persona revisa los datos y el procedimiento para confirmar que todos los datos son correctos
y, posteriormente, firma para aprobar el trabajo. Si hay que realizar cualquier corrección, la realizará el primer
analista y devolverá el documento para su aprobación.

2.3 Proceso manual y múltiples comprobaciones de errores de transcripción

Debido a la naturaleza manual del proceso, este resultará tedioso y susceptible a errores. Analicemos con más
detalle algunos de los ámbitos clave en los que podrían producirse errores.

2.3.1 La propensión a errores de la transcripción de los datos y las comprobaciones de los errores
de transcripción: los estándares de calidad ([Link]. la ISO 17025) y las normativas de la industria farmacéutica
aplican el principio de los cuatro ojos a la hora de realizar el trabajo; una persona lleva a cabo el trabajo y una
segunda persona independiente lo revisa. Este principio se basa en la idea de que cuatro ojos ven más que
dos. Sin embargo, como este proceso lo realizan seres humanos, es susceptible a errores por naturaleza.
Por lo tanto, este proceso manual no es perfecto y los errores tipográficos podrían pasar desapercibidos durante
la revisión de la segunda persona, sobre todo si el individuo está bajo presión porque debe realizar otras tareas.

12 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

2.3.2 Ausencia de Audit Trail de los datos: en esencia, no existe un Audit Trail en papel. Este proceso se basa
en la capacidad del analista que realiza el trabajo para registrar con exactitud los valores que se muestran en la
balanza y la calculadora, y transcribir dichos resultados en la libreta del laboratorio sin errores. Solo el resultado
de la calculadora se puede replicar escribiendo los datos y volviendo a realizar el cálculo. Desgraciadamente,
como el proceso lo realizan seres humanos, incluso seres humanos muy formados, es susceptible a errores.
Lo que el cerebro piensa que ha visto y registrado puede no ser el valor real de la balanza o calculadora.
La segunda persona no puede comprobar la lectura real de la balanza, lo que es el principal punto de error
de este proceso.

2.3.3 Falta de cumplimiento de los requisitos normativos GLP, GMP y GAMP: en el caso de los laboratorios
que deben cumplir las normativas GLP, GMP y GAMP, es importante disponer de registros o pruebas docu-
mentadas que pueda comprobar una segunda persona y que también estén disponibles para la inspección.
El método de trabajo que se describe en la figura 2 no es aceptable para los inspectores de la FDA, como
se indica en esta notificación de una carta de advertencia:

Su empresa no ha garantizado que los registros de laboratorio incluyan datos completos obtenidos
de todas las comprobaciones necesarias para garantizar la conformidad con las especificaciones y los
estándares establecidos (21 CFR 211.194(a)). Por ejemplo, su empresa no ha conservado ningún dato bruto
relacionado con los pesos de las muestras y las preparaciones de las soluciones de muestras para los
ensayos de HPLC de los lotes de pastillas de <redactado>, <redactado> y <redactado> realizados el 18 de
julio de 2012. Carta de advertencia de la FDA, mayo de 2013.

El principal problema es que el resultado de la balanza no puede verificarse. De hecho, el analista podría anotar
cualquier cosa y decir que el trabajo se ha realizado. Hace más de 20 años, la FDA advirtió a sus inspectores
que analizaran los resultados de pesaje de las balanzas analíticas y preparaciones de soluciones patrón:

Examine y evalúe cuidadosamente los registros de laboratorio, las hojas de trabajo y otros registros que
incluyan datos brutos, como pesajes, diluciones, el estado de los instrumentos y los cálculos. Tenga en
cuenta si faltan datos brutos, si se han reescrito registros o si se ha usado fluido de corrección para ocultar
errores. Los resultados no deberían modificarse sin una explicación. Cruce los datos que se hayan corregido
para autenticarlos. [Ref. 1]

Revise los registros de las preparaciones de soluciones patrón para garantizar que la documentación
esté completa y sea exacta. Es muy poco probable que una empresa pueda pesar de forma exacta
y homogénea al mismo microgramo. Por lo tanto, los datos que muestran este nivel de estandarización
o patrón son sospechosos y se deberían investigar cuidadosamente. [Ref. 2]

Por lo tanto, para cumplir con las normativas GxP y evitar preguntas intimidatorias de un inspector, un laborato-
rio regulado debe dispone de, al menos, una impresora conectada a la balanza para registrar los pesos de los
estándares de referencia y las muestras durante el análisis. Las ventajas de este enfoque desde las perspectivas
de la conformidad con normativas y la eficacia del laboratorio se revisarán en la sección siguiente.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 13

 Un ejemplo de pesaje 2.4 El modo en que los laboratorios podrían procesar los datos
Para ayudar a eliminar las fuentes de error, el proceso debe estar automatizado. Existen dos alternativas que
analizaremos en este artículo técnico:

1. Uso de una impresora térmica conectada a la balanza analítica. Los elementos usados restantes son los
mismos que en la sección anterior. Aunque el proceso sigue siendo manual, dispone de registros que puede
comprobar una segunda persona de forma independiente. La tecnología térmica puede imprimir en etiquetas
de papel normal y térmico. La principal ventaja del papel térmico es que es muy estable y presenta una
gran resistencia a los plastificantes, el aceite, la grasa y el agua. Esto lo hace más resistente que el papel
y permite un tiempo de archivo de 25 años. Además, la impresora es muy rápida, muy silenciosa y, en caso
necesario, también puede usarse en un entorno limpio, ya que no produce polvo suspendido en el aire, como
las impresoras de papel.

2. Uso de LabX para convertir un proceso manual en uno electrónico. La aplicación se configura una vez
para preparar estándares de referencia y realizar los cálculos necesarios. Para ayudar con la conformidad,
se registran todas las acciones del usuario en el Audit Trail y el analista y el segundo individuo que revisa
y aprueba los resultados usan firmas electrónicas. Esto hace que el proceso sea completamente electrónico
y conserve todos los datos en una única ubicación.

2.5 Proceso 2: pesaje con una impresora conectada a la balanza

En este proceso, que se muestra en la figura 3, los cambios principales son la adición de una impresora
térmica para registrar resultados de la impresora de forma simultánea y la sustitución de una hoja de cálculo
validada por la calculadora manual. Esto permite que el proceso sea más eficiente, aunque, lo que es más
importante, menos susceptible a errores que el proceso 1 con la ventaja añadida de un seguimiento en papel
de la calidad o normativo.

Del mismo modo que se inició el primer proceso, el trabajo que se va a realizar se registra en la libreta del
laboratorio y se selecciona el estándar de referencia correcto.

A continuación, se comprueba la balanza y el recipiente de pesaje se pesa y se determina su tara. Los valores
se imprimen en la impresora junto con la fecha y la hora de la actividad.

A continuación, se pesa el estándar de referencia en la balanza analítica y la lectura se registra en el documento

impreso. La adición de la impresora evita la necesidad de que el analista deba registrar esta información en la
libreta del laboratorio.

14 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

Una vez terminado el pesaje, el recipiente se retira Proceso manual con una impresora
y la balanza se limpia y se deja lista para el usuario Balanza analítica Libreta de notas Calculadora
siguiente. El material de referencia se transfiere al con impresora de laboratorio
matraz volumétrico del tamaño adecuado y se prepara
Preparar libreta
la solución patrón. La balanza puede imprimir una para preparación
etiqueta para la solución de referencia que contenga Comprobar balan- de estándar
za y recipiente de
toda la información normativa y de calidad con el fin tara Registrar
de que el analista no tenga que realizar esta tarea pesos mediante
de forma manual. impresora

Pesar estándar de
Se retira el documento impreso de la balanza y el referencia Registrar
pesos mediante
analista introduce el peso real de la sustancia de impresora
referencia en la hoja de cálculo junto con los factores
de corrección pertinentes, como la pureza o la conver- Retirar el recipiente Preparar y etique-
y dejar preparada tar la solución
sión de sal a base para calcular automáticamente la balanza patrón
la concentración de la solución estándar de referencia.
Introducir peso en
A continuación, se imprime la hoja de cálculo y el Retirar documento hoja de cálculo
impreso
analista pega los documentos impresos de la balanza
y la hoja de cálculo en la libreta del laboratorio. Localizar factores
que se van a ar
(por ejemplo,
El analista comprueba los datos y los resultados. pureza) e introdu-
cirlos en hoja
Esta comprobación es más completa que la del de cálculo
proceso 1, ya que todos los datos están disponibles
Calcular concen-
en los dos documentos impresos. No hay que repetir
tración con facto-
el cálculo ni verificar que la hoja de cálculo esté Pegar documento res de corrección
impreso en libreta
validada. Una vez que las comprobaciones de los de notas de
datos hayan demostrado que estos son correctos, laboratorio
el analista firmará las páginas pertinentes de la libreta
Comprobar valo-
del laboratorio. res y resultados,
y firmar página
La revisión de la segunda persona cobra mayor Comprobar
relevancia, ya que ahora hay un seguimiento completo (segunda per-
de los datos para controlar y demostrar que el proce- sona) PNT, datos
y resultados
dimiento se ha seguido y que todos los datos son Correcciones
correctos. El revisor firma la libreta del laboratorio. Firmar (segunda
persona) páginas
Esta comprobación por parte de una segunda de libreta del
persona es más rápida que en el proceso anterior, laboratorio
ya que no hay que usar la calculadora manual.
Figura 3: Flujo de trabajo del proceso transversal para una balanza
analítica con impresora conectada

2.5.1 Mejora de los procesos

Como se ve en la figura 3, hay una serie de mejoras obvias en el nuevo proceso con respecto al proceso
manual de la figura 2:

Integridad de los datos: la integridad de los datos que se han generado en este proceso ha mejorado; los
resultados de pesaje originales se encuentran disponibles en la impresión de la balanza junto con la fecha
y hora y el nombre del analista.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 15

 Un ejemplo de pesaje Audit Trail en papel: como consecuencia de la integridad mejorada de los datos, el Audit Trail está completo,
ya que pueden seguirse los resultados originales desde el documento impreso de la balanza hasta la hoja
de cálculo para el cálculo de la concentración estándar.

Reducción de errores: los errores de transcripción de las lecturas de la balanza y la calculadora se han
eliminado mediante la impresora de la balanza.

Velocidad de proceso mejorada: se han eliminado los cálculos manuales que realizan el analista y el revisor,
con lo que la hoja de cálculo acelera el trabajo en esta parte del proceso. La revisión de los datos por parte
de una segunda persona es más rápida y más significativa, ya que existe un Audit Trail completo de los datos.

2.5.2 Cumplimiento de las expectativas reguladoras por parte del proceso: el uso de la impresora de la
balanza permite una mayor calidad de los datos y el Audit Trail de los datos desde el pesaje del estándar
de referencia hasta el cálculo de la concentración de la solución. Esto ayuda al laboratorio regulado a cumplir
las expectativas de GLP/GMP [ref. 1, 2] y evita la notificación de la carta de advertencia que se ha mostrado
en la última sección.

Desventajas del proceso

A pesar de las mejoras, todavía hay partes del proceso en las que pueden producirse errores y este puede
optimizarse aún más.

Introducción manual de datos en la hoja de cálculo: la comprobación de los errores de transcripción

no se elimina, ya que el resultado de la balanza y cualquier factor de conversión deben introducirse en la hoja
de cálculo. El analista debe comprobar estas cifras y el revisor debe garantizar que sean correctas.

Proceso basado en papel: como se muestra en la figura 3, el proceso se basa en papel. Hay dos documentos
en papel que se generan y pegan en la libreta del laboratorio para crear el registro analítico. Esto, junto con
la preparación y el resumen del trabajo que debe escribir el analista, ralentiza el proceso.

Para mejorar el proceso todavía más y eliminar la comprobación de la transcripción, debemos considerar
el trabajo electrónico, como se puede ver en el proceso 3 de la sección siguiente.

2.6 Proceso 3: pesaje mediante el software de servidor LabX

En este proceso, la libreta del laboratorio, la hoja de cálculo y los documentos impresos asociados se
sustituyen por el software LabX de METTLER TOLEDO. El software LabX incluye los controles técnicos para
garantizar la integridad de los datos con el fin de cumplir las normativas de GLP/GMP sobre registros
electrónicos y firmas electrónicas [refs. 3, 4].

16 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

Sin embargo, la función de mayor importancia tanto Proceso de pesaje electrónico
para laboratorios regulados como para laboratorios no LabX Balanza analítica Libreta de notas
regulados es la capacidad de firmar registros de forma de laboratorio
electrónica. Aunque un laboratorio no regulado no está Iniciar sesión
preocupado por la conformidad con las normativas en LabX a través
de la pantalla
de la industria farmacéutica, la visibilidad de los costes de la balanza
y las mejoras los procesos del laboratorio analítico
siguen siendo temas pertinentes y es en estos puntos Iniciar procedi-
miento de prepara-
en los que el software LabX puede ayudar. ción del estándar

La implementación de LabX permite que el proceso Registrar pesos Comprobar balanza

en base de datos y recipiente de tara
sea completamente electrónico. Elimina la última de LabX
fuente de errores de transcripción, mejora la integridad
Registrar pesos Pesar material ana-
y la calidad de los datos, acelera el proceso global
en base de datos lítico de referencia
y reduce el tiempo necesario para realizar una tarea. de LabX

Cálculo automá- Retirar recipiente

LabX es una aplicación configurable de software tico de la concen- y preparar solución
y los PNT para preparar una solución patrón pueden tración con facto-
incorporarse en un proceso electrónico y validarse, res de corrección

lo que refuerza la conformidad con el procedimiento Imprimir etiqueta

para matraz
escrito. volumétrico
Firmar (analista)
El proceso electrónico de LabX empieza con la electrónicamente
informe de
selección, por parte del analista, del estándar de calibración
referencia que se va a pesar y con el inicio de sesión
de LabX en el terminal de la balanza analítica. Firmar (segunda Imprimir
persona) electró- Proceso opcional informe
No es necesario iniciar sesión en una estación nicamente y pegarlo
de control independiente para acceder a LabX. informe de en libreta del
calibración laboratorio

Si LabX así lo indica, deberán realizarse las compro-

baciones de las balanzas. Si no, el analista toma Figura 4: Flujo de trabajo del proceso transversal para una
balanza analítica conectada al software LabX
el recipiente de pesaje, determina la tara de la nácela
y pesa el material de referencia.

El analista no registra ningún resultado, ya que LabX realiza todo el trabajo: las acciones y las ponderaciones
se registran en la base de datos frente a la identidad del usuario, junto con un sello de fecha y hora.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 17

 Un ejemplo de pesaje El analista disuelve el material de referencia en el matraz volumétrico y llena este último hasta el volumen
final. Una impresora conectada a LabX genera una etiqueta para el matraz volumétrico que contiene la calidad
o la información normativa requeridas, como la identidad, la concentración, la fecha de caducidad, etc.

Cuando haya finalizado, el proceso validado solo necesitará que el analista firme electrónicamente lo que
se ha hecho. Las tareas del revisor en un sistema electrónico están muy simplificadas, ya que el software
obliga a seguir el proceso. No es necesario realizar comprobaciones de los errores de transcripción y cálculo,
ya que todo el proceso y los registros se conservan en un único sistema. Una vez comprobados los datos,
pueden firmarse de forma electrónica.

Existe una opción de imprimir el registro, aunque esto no es estrictamente necesario a menos que lo exijan los
procedimientos o prácticas locales.

Ventajas del proceso electrónico

El proceso electrónico que se muestra en la figura 4 presenta una serie de ventajas:

1. Eliminación de la introducción manual de datos: no hay una introducción manual de datos en el proceso.
LabX Server captura todos los datos.

2. Eliminación de errores de transcripción: se han eliminado todos los errores de transcripción, lo que mejora
la situación con respecto a los otros dos procesos que se muestran en las figuras 2 y 3. Ahora, hay un único
proceso controlado por LabX con captura automática de datos que elimina cualquier registro humano de datos.
El analista puede centrarse en el trabajo científico en lugar de en las actividades administrativas.

3. Una única entrada de datos al sistema: LabX permite la comunicación con una balanza analítica, de modo
que su pantalla de visualización se convierte en un terminal para la interacción con el software. Un usuario
se registra en el sistema a través de la pantalla de la balanza en lugar de en una estación de trabajo indepen-
diente. No se necesita un terminal independiente para trabajar con LabX.

4. Proceso rápido y eficiente: el proceso electrónico es más rápido que los basados en papel y, por lo tanto,
ahorra tiempo y esfuerzos al laboratorio.

Uso de códigos de barras para eliminar más entradas manuales de datos

La nueva impresora P-58 de METTLER TOLEDO es capaz de imprimir diversas simbologías (por ejemplo,
código 128, QR, 2D, etc.) de etiquetas con códigos de barras que se pueden adherir a los contenedores
de sustancias analíticas de referencia para identificarlas de forma única. Las balanzas con un lector de
código de barras pueden escanear la etiqueta e introducir la identidad del compuesto de forma automática,
con lo que se evita la introducción manual de los datos y se acelera el proceso. Otras muestras de uso
habitual para el pesaje se pueden etiquetar del mismo modo para evitar la introducción manual de datos.
El uso de códigos de barras de este modo elimina otra fuente de errores en el proceso.

2.7 Comparación y resumen de las tres formas de trabajo

En la tabla 4, se muestra una comparación de las actividades realizadas en los tres procesos y el tiempo que
lleva realizar cada una de ellas. En ella, se ilustran las ventajas de la optimización del proceso mediante el uso
de una impresora de balanza o LabX para reducir errores y garantizar la integridad de los datos. Como también
se puede ver en la tabla 4, se ahorra una cantidad de tiempo importante. El paso de un proceso completa-
mente manual a uno en el que una impresora térmica registra las actividades supone un 25 % de ganancia
en productividad. Sin embargo, el paso de un proceso manual a uno electrónico aumenta la productividad
en un 194 % para cada pesaje. Incluso si un laboratorio ya dispone de impresora, la conversión a un proceso
electrónico con LabX sigue aumentando la productividad en un 135 %.

18 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

¿Qué significan estas cifras en la práctica? Dado que el pesaje en una balanza analítica es una actividad
muy habitual, analicemos sus implicaciones para un laboratorio relativamente pequeño con una plantilla
de 10 analistas. Si cada analista realiza 1000 pesajes al año (estándares de referencia, muestras, muestras
de control y preparación de soluciones tampón y fases móviles) o entre cuatro y cinco por día laborable,
se realizarán 10 000 pesajes al año en todo el laboratorio. Con las cifras de tiempos de la tabla 4, podemos
calcular el tiempo total invertido en las operaciones de pesaje en este laboratorio, como se muestra en
la tabla 5. En la primera fila de la tabla 5, se indica el tiempo total invertido en pesajes en el laboratorio.
Se calcula multiplicando el tiempo por la operación de la tabla 4, convirtiendo el resultado en días y dividiendo
entre 220 días disponibles al año para trabajar en el laboratorio. El resultado del cálculo se expresa como
equivalentes de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés). El motivo de elegir los equivalentes de tiempo
completo para presentar el ahorro es que cualquier laboratorio de cualquier país pueda leer y comprender
el tiempo que lleva y los posibles ahorros derivados de mejorar el proceso.

Actividad realizada 1. Manual, 2. Manual, 3. Electrónico,

sin impresora con impresora con LabX
Preparar libreta del laboratorio para el trabajo • •
Iniciar sesión a través de la pantalla de la balanza •
Comprobar el funcionamiento de la balanza y determinar la tara • • •
del recipiente
Comprobar los documentos de una libreta de notas de laboratorio •
Pesar el estándar de referencia • • •
Registrar el valor en la libreta del laboratorio (diario de laboratorio) •
Retirar el recipiente y dejar arreglada la balanza • • •
Pegar el documento impreso en la libreta de notas de laboratorio •
Calcular la concentración de forma manual •
Introducir valores en la hoja de cálculo •
Calcular los resultados en la hoja de cálculo e imprimir •
Pegar la hoja de cálculo impresa en la libreta de notas •
de laboratorio
Comprobar el trabajo y firmar (analista) libreta de notas • •
de laboratorio
Comprobar (segunda persona) trabajo • •
Corregir errores • •
Firmar (segunda persona) libreta de notas de laboratorio • •
Calcular automáticamente los resultados •
Firmar (analista) electrónicamente el informe •
Comprobar (segunda persona) trabajo •
Firmar (segunda persona) electrónicamente el informe •
* Tiempo total necesario para el proceso 25 min. 20 min. 8,5 min.
Nota: * Verificado en comprobaciones internas de laboratorio.

Tabla 4: Comparación de los tiempos de los tres procesos

1. Manual, 2. Manual, 3. Electrónico,

sin impresora con impresora con LabX
Tiempo total invertido en pesaje en el laboratorio 0,79 FTE 0,63 FTE 0,27 FTE
Ahorro con el proceso cambiado (por año) 0 0,16 FTE 0,52 FTE
Porcentaje de mejora del proceso con respecto al proceso Línea base 25 %
de la línea base Línea base 194 %
Línea base 134 %

Tabla 5: Cálculo de tiempo invertido en operaciones de pesaje en un laboratorio

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 19

 Un ejemplo de pesaje Como podemos ver en la tabla 5, mientras que se pueden realizar pequeñas mejoras en la productividad
añadiendo una impresora, la mayor ganancia en productividad se consigue al pasarse a un proceso
electrónico. En nuestro ejemplo, el proceso electrónico puede ahorrar media persona al año de forma continua
en comparación con el proceso manual sin una impresora. Estas ganancias se suman a la ventaja de la
reducción de errores que hemos comentado con anterioridad.

En este artículo técnico, hemos optado deliberadamente por basarnos en las mejoras en la productividad
y el tiempo con un laboratorio relativamente pequeño como ejemplo. En el caso de laboratorios más grandes
con más personal o en los que se realizan más pesajes por analista, los ahorros en tiempo y productividad
serán mucho mayores.

En el caso de los laboratorios que se atienen a la GxP, siempre se debe validar el software antes de usarlo.
El coste de la validación informática en el ahorro en los costes generales se comentará posteriormente.

1. Manual, sin impresora pero con 2. Manual, con impresora y hoja 3. Electrónico, con LabX y firmas
calculadora manual de cálculo electrónicas
• Transcripción de los resultados • Documento impreso de los resultados • Proceso completamente electrónico
de una pantalla de balanza a una de pesaje y capacidad para revisar • Proceso y software validados
libreta del laboratorio sujeta a errores datos desde el principio hasta el fin • Captura de datos automatizada:
de transcripción • Eliminación de un conjunto de transcrip- escritura manual innecesaria
• Comprobación no independiente de las ciones de datos y las comprobaciones • Transcripción de datos y, por lo tanto,
lecturas de la balanza asociadas comprobaciones de transcripciones
• Enfoque no aceptado por los inspectores • Integridad de los datos mejorada innecesarias
de GxP, ya que no hay pruebas indepen- • Hoja de cálculo validada • Documento impreso de informe firmado
dientes del peso calculado • Enfoque aceptable para los inspectores final opcional
• Transferencia manual a hoja de cálculo de GxP • Proceso más rápido de los tres
• Dos transferencias manuales de datos • Más rápido que el proceso 1; menos ejemplos
seguidas por dos comprobaciones errores por los documentos impresos
de errores de transcripción
• Proceso más lento y susceptible
a errores

Tabla 6: Comparación de la reducción de errores, la mejora de la calidad y la integridad de los datos entre los tres procesos

En la tabla 6, se compara la reducción de errores y la mejora de la calidad del proceso manual y del proceso
electrónico con LabX. Uno de los puntos clave expresados en la tabla es una reducción de los errores cometidos
en el laboratorio. Sin embargo, esta es una afirmación subjetiva. Lo que debemos hacer es comparar estudios
en los que se hayan observado las tasas de error en los laboratorios. Es difícil encontrar documentos sobre
la frecuencia de los errores en un laboratorio analítico. Los químicos clínicos que trabajan en hospitales que han
publicado numerosos estudios sobre este tema nos han servido de ayuda. La química clínica está relacionada
con el análisis de la sangre, la orina y los tejidos humanos para ayudar en el diagnóstico y el tratamiento de
enfermedades. Los errores en este campo pueden afectar de forma crítica a la salud de un paciente, de modo
que es fundamental reducirlos.

20 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

• En un artículo, titulado "The Blunder Rate in Clinical Chemistry" (Tasa de errores en química clínica), se midió
la tasa de errores analíticos detectados antes y después de la introducción de un sistema de gestión de la
información del laboratorio (LIMS). Esta se redujo de aproximadamente el 5 % a menos del 0,3 % después
de la implementación del sistema informático [ref. 7].
• Errores de transcripción manual en los resultados sanguíneos de los pacientes registrados en un centro de
cuidados críticos comparando los resultados de laboratorio escritos a mano y los impresos en 100 pacientes
consecutivos de la unidad de cuidados intensivos de un hospital del Reino Unido. De 4664 valores indivi-
duales, el 67,6 % resultaron completos y exactos, el 23,6 % no estaban ni transcritos y el 8,8 % resultaron
transcripciones inexactas de los resultados. Lo interesante de este estudio es que se detectó que el trabajo
más exacto se había realizado durante la mañana [ref. 8].

En el primer estudio, se muestra que el impacto general de la automatización de un proceso conlleva una
reducción de diez veces los errores de entrada en un LIMS. El segundo muestra que, cuando el personal
está bajo presión, como en un centro de cuidados intensivos, la tasa de errores aumenta. Por lo tanto,
en un laboratorio con un proceso manual, la comprobación debe realizarse con diligencia para garantizar
que se detecten y corrijan todos los errores posibles.

Así, teniendo en cuenta los principios anteriores, puede usarse LabX, una aplicación de software de control
de instrumentos, para automatizar el proceso de pesaje como se ha descrito anteriormente y eliminar
numerosos errores de introducción de datos.

2.8 Validación de un proceso electrónico

El software usado en laboratorios que se atienen a la GxP debe validarse para su uso previsto. Como ayuda,
dispone de documentos de orientación como las directivas "Good Automated Manufacturing Practice" (GAMP
o Buenas prácticas de fabricación automatizada) versión 5 [ref. 5] y la guía de buenas prácticas GAMP titulada
"A Risk-based Approach to Compliant Laboratory Computerized Systems" (Un enfoque basado en riesgos con
respecto a los sistemas computarizados conformes de laboratorio) [ref. 6]. Sin embargo, en los laboratorios
regulados a menudo existe el miedo de que una validación informática es un proceso de papeleo, pesado,
laborioso y lento.

Si se adopta un enfoque basado en riesgos para la validación, estos miedos no deberían surgir. La validación
de LabX puede usar un ciclo de vida más sencillo para el software configurable y la mayoría del esfuerzo del
test debería centrarse en el proceso configurado en lugar de en la aplicación básica. Si esto es cierto, entonces
el esfuerzo de validar el software debe ponerse en contexto con los ahorros diarios obtenidos por el uso del
software en todo el laboratorio. El principio de "valida una vez y utilízalo varias veces" es aplicable aquí.

Asimismo, la validación de los sistemas informáticos debería verse como una ventaja en lugar de como
un coste. El ahorro de tiempo al usar un proceso electrónico validado supera con creces el coste de validar
una vez la aplicación. Por lo tanto, el tiempo ahorrado aumenta el tiempo que el personal puede centrarse
en tareas más productivas del laboratorio.

Un cálculo bien fundamentado del tiempo necesario para la validación de todo el LabX es de entre 20 y 40 días.
Sin embargo, este tiempo incluye todo el sistema, incluidos otros procesos configurados para diferentes instru-
mentos y otros procesos de las balanzas. No obstante, asumamos que LabX solo va a usarse para pesar
sustancias de referencia y para preparar soluciones, como se describe en el proceso 3. Incluso en el peor de los
casos de 40 días para completar la validación de un único proceso, esto equivale a 0,18 equivalentes de tiempo
completo (FTE). El tiempo ahorrado por el uso de un proceso electrónico, como aparece calculado en la
tabla 5, es de 0,27 equivalentes de tiempo completo. Esto significa que, en el primer año, el laboratorio seguirá
ahorrando un mínimo de 0,09 equivalentes de tiempo completo y 0,27 equivalentes de tiempo completo por
año posteriormente. Si la verificación del sistema informático es más rápida y lleva menos tiempo, se conse-
guirán ahorros mayores. Como se ha indicado anteriormente, se trata de un laboratorio pequeño; en el caso
de laboratorios más grandes, los ahorros relativos serán mucho mayores con los mismos costes de validación.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 21

 Un ejemplo de determinación de Brix 3. Un ejemplo de determinación de Brix

3.1 El flujo de trabajo de la preparación de estándares inteligente

La creación de estándares y soluciones tampón in situ con la exactitud y eficiencia de usar múltiples instru-
mentos con un solo método o tarea es una solución posible con LabX. Un ejemplo de preparación del estándar
que se usará para calibrar otro instrumento es la creación de un estándar de brix en una balanza para cali-
brar un refractómetro. Por lo general, esto se hace en dos flujos de trabajo distintos, uno en la balanza y otro
en el refractómetro. LabX permite conectar instrumentos y flujos de trabajo, acelera estos últimos, aumenta
la exactitud y la trazabilidad, y elimina errores de transcripción.

Las empresas de refrescos y zumos calibran sus instrumentos periódicamente para verificar la exactitud
de sus mediciones. Esto se hace con los estándares de Brix, que se producen in situ mezclando azúcar
y agua en una proporción definida. De manera ocasional, los estándares de Brix trazables se compran a una
empresa certificada para comprobar el instrumento con un estándar externo certificado. Estos estándares son
caros y cuentan con un período de conservación limitado, por lo que para la rutina diaria se usan estándares
de fabricación propia. La posibilidad de realizar el estándar in situ con un método guiado y trazable es una gran
ventaja para estas operaciones.

En este ejemplo, LabX guía al usuario a través de

los diferentes pasos de la preparación del estándar
y le muestra instrucciones claras en la pantalla de la
balanza. Calcula la concentración exacta del estándar
a partir de los pesos reales de la muestra y envía este
valor al refractómetro, además de imprimir estos datos
en una etiqueta con código de barras para que vayan
con la muestra. A continuación, el usuario se dirige
al refractómetro y sigue las instrucciones para la
calibración con el valor objetivo que ha enviado LabX.
Figura 5: Impresora de códigos de barras, balanza analítica, lector
de códigos de barras, refractómetro y software LabX (de izquierda
a derecha).

3.2 Flujo de trabajo continuo desde la balanza hasta el refractómetro

El usuario inicia el método en la pantalla táctil de la balanza. En las instrucciones para el usuario de LabX,
se pide que se especifique la identificación de la muestra y la concentración objetivo y, a continuación, que se
coloque el vaso de precipitado en la balanza. Después de la tara automática, en las instrucciones del usuario,
se le indica que pese la cantidad necesaria de sacarosa en el vaso de precipitado. Se realiza una tara adicional
y se pide al usuario que pese el agua destilada. En la pantalla SmartTrac™, se muestran la tolerancia y los
límites en una pantalla gráfica (ver fig. 6).

Figura 6: Continuación del flujo de trabajo en el refractómetro Figura 7: Continuación del flujo de trabajo en el refractómetro

22 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

LabX calcula automáticamente el valor exacto de Brix (concentración de sacarosa) con el peso medido de la
sacarosa en el primer paso y el peso del agua añadida en el segundo paso. Una vez finalizada la tarea de
pesaje, en la pantalla de la balanza se muestran las instrucciones para una preparación óptima de la muestra.

Una vez finalizada la preparación de la muestra, se imprime automáticamente una etiqueta de código de barras
con la información de la muestra (ID, cálculo, fecha de caducidad, etc.) que se va a colocar en el recipiente.
El usuario pasa la muestra al refractómetro y la tarea que se inició en la balanza espera en la pantalla táctil del
refractómetro para seguir con un escaneo sencillo y seguro del código de barras (ver fig. 7). La tarea continúa
en el refractómetro con la concentración corregida y se guía al usuario una vez más a través del proceso
de pipetear una muestra del estándar de azúcar mezclado homogéneamente en el refractómetro. En la pantalla
aparece tanto el valor nominal como el resultado real que muestran el rendimiento actual del instrumento.

Se trata de un proceso muy simple que se guía paso a paso desde el inicio en la balanza hasta el final en el
refractómetro. Los laboratorios con mucha actividad no tendrán que interrumpir y ralentizar su rendimiento,
ya que este proceso podría permanecer en pausa entre la creación del estándar en la balanza y la medición
en el refractómetro. Como todo esto funciona en un solo software, la información está disponible desde varias
ubicaciones para iniciar, pausar y finalizar la tarea. El proceso se simplifica y mejora aún más mediante
muestras de código de barras con un lector de código de barras adjunto.

Seleccionar un acceso rápido La tarea se reanuda seleccionando

en la balanza para iniciar la tarea en la lista o escaneando el código
que ejecuta el PNT definido de barras de la muestra

Seleccionar la concentración deseada El PNT que aparece en la pantalla

en la indicación de la balanza guía al usuario a través de la medición

El PNT que aparece en la pantalla Los resultados se muestran con

guía al usuario a través del pesaje la especificación de la desviación
de sacarosa y agua del estándar

Las instrucciones para una correcta

LabX guarda automáticamente toda
homogeneización se muestran
la información y los resultados
en la pantalla

La muestra y la tarea están disponibles

para continuar en el refractómetro

Figure 1: Ejemplo de un flujo de trabajo fluido de una balanza a un instrumento analítico

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 23

 Un ejemplo de determinación de Brix 3.3 Las ventajas de este flujo de trabajo sobre los instrumentos independientes
La conexión directa de balanzas e instrumentos de laboratorio a sistemas LIS ofrece ventajas significativas.
Sin embargo, la implementación suele sufrir limitaciones técnicas y sobrecostes con resultados inferiores a los
deseados. El software LabX incorpora las balanzas de laboratorio y los instrumentos analíticos para formar
un único entorno de sobremesa a nivel de base de IT. Por lo tanto, el uso de LabX ofrece ventajas y eficiencias
significativas en comparación con otros enfoques.

La integración del software de control de instrumentos LabX con otros sistemas informáticos de laboratorio
que usen archivos .csv, la estructura XML o los servicios web de API salva la brecha en cuanto a trazabilidad,
simplicidad, coste total de propiedad (TCO) y eficiencia de coste o tiempo. Cualquier sistema que pueda tratar
archivos .csv, la estructura .xml o servicios web se puede integrar directamente con LabX y, a su vez,
sus instrumentos conectados.

Para los sistemas de laboratorio, son varios los instrumentos de sobremesa que disponen ahora de un único
punto de integración que ha sido diseñado por el mismo fabricante de los instrumentos y el software, el mismo
que se encarga de mantenerlo. El laboratorio se puede beneficiar del enfoque de mayor calidad disponible,
es decir, de instrumentos de sobremesa, software de control de instrumentos y LIS; estos se encargarían de
aquello para lo que se han diseñado y trabajarían juntos para obtener todas las ventajas de cada uno de ellos
con un mínimo de gastos generales.

Al instalar el software LabX, las organizaciones que deseen mejorar los resultados analíticos y de pesaje,
la conformidad con las normativas de calidad, la integridad de los datos y la eficiencia a través de la automa-
tización pueden aprovechar la tecnología de los instrumentos que, en muchos casos, ya se encuentra en la
mesa de trabajo. Juntos, el sistema ofrece una experiencia de usuario fácil de usar y transparente que aborda
de manera única muchos de los desafíos de la organización de usuarios.

METTLER TOLEDO proporciona servicios de asistencia completos para una fácil puesta en marcha y puede
ayudar a establecer y mantener programas efectivos de gestión de calidad para complementar una instalación
de LabX.

1) G
 uía paso a paso para el usuario para la producción del estándar basado en el propio • Flujo de trabajo claro
PNT del usuario • Menos errores
• Pesaje más rápido
2) Pesaje preciso de SmartTrac en un rango de tolerancia específico
• Pesaje más exacto
• Sin errores de transcripción
3) Cálculo de LabX de la concentración exacta de Brix
• Ahorro de tiempo
• Sin errores de transcripción
4) Transferencia del valor objetivo de Brix del estándar al refractómetro
• Ahorro de tiempo
5) R
 egistro registrado y almacenado de forma electrónica de los estándares producidos • Preparados para la próxima
y de las pruebas realizadas en LabX auditoría

Tabla 7: Ventajas de un flujo de trabajo guiado por LabX con una balanza y un instrumento; ejemplo: preparación de estándar de sacarosa
para la determinación de Brix con refractómetro automático

24 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

 error-prone task. By using the SmartSample™ workflow, data transfer from
the balance to the titrator is automated, preventing errors and saving valuable
time. Even method selection can be automated based on the data stored on
RFID tags.

4. Un ejemplo de valoración
Weighing titration samples can be time-consuming and error-prone if each
sample weight and ID is entered manually in a journal or on the sample beaker,
and then on the titrator.
4.1 Flujos de trabajo de valoración eficientes y sin errores
El registro manual de pesos e identificaciones de muestras de valoración puede resultar una tarea laboriosa
The new SmartSample system can improve this workflow by automatically
y propensa a errores si se tiene que introducir a mano cada identificación y peso de las muestras en un diario
transferring sample data from the balance to the titrator using a RFID tag attached
o en el vaso de muestras y, a continuación, en el valorador. El nuevo sistema SmartSample mejora este flujo
to the titration beaker. Sample ID and weight are stored on the tag, which can be
de trabajo, pues permite transferir de modo automático los datos de la muestra de la balanza al valorador
attached directly to the beaker or to a removable sleeve (figure 1).
mediante SmartTag (fig. 9). Se fija directamente una SmartTag, una etiqueta RFID, al vaso de precipitado
o a un manguito extraíble, en la que se indica el ID de la muestra, su peso y otros datos de esta.

Vaso de muestras
Sample con
beaker with La información
Weight del peso
and sample y de
Info is la muestra
written to La muestra
Sample se analiza automáticamente
is automatically analyzed using a partir
etiqueta RFID
RFID tag se escribe
RFID en labalance
and XPE etiqueta RFID y en la de
thelos datos
data incluidos
on the RFID onenthe
la InMotion
etiqueta RFID del
balanza XPE cambiador de muestras InMotion
sample changer

Figura 9: Flujo de trabajo de SmartSample

4.2 Transferencia de datos automatizada

El primer paso para transferir datos de forma automatizada consiste en emplear la opción RFID de las balanzas
analíticas XPE de METTLER TOLEDO. SmartSample permite editar campos de entrada para almacenar toda
la información necesaria, como el peso, número de lote o número de producto. Los datos de muestra reque-
ridos pueden especificarse en PNT, normativas o solicitudes legales. Los números de identificación pueden
aumentarse de modo automático para las muestras secuenciadas, p. ej., 123; 124; 125, etc., lo que consiste
en otra de las prácticas funciones de SmartSample.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 25

 Un ejemplo de valoración

Figura 10: Vaso de muestras con SmartTag Figura 11: La SmartTag también la puede
en la balanza XPE; la Smart Tag se fija transportar un manguito; este es extraíble
en el fondo del vaso de precipitado y reutilizable; por lo tanto, las etiquetas
se pueden guardar cuando se usan vasos
de precipitado desechables

El segundo paso para transferir datos de manera automatizada estriba en la lectura de la etiqueta RFID por
parte del cambiador de muestras InMotion™. Una vez que se inicia la valoración, todos los datos de las
muestras se transfieren de las etiquetas RFID que se encuentran en los vasos a la memoria del valorador
y se tienen en cuenta para el cálculo y presentación de resultados.

Solo hace falta que toda la información de las muestras se registre una vez. Después, se transfiere de forma
automática e inequívoca. Al prescindir de la necesidad de registrar e introducir datos de modo manual,
se ahorra un valioso tiempo en cada muestra y se evitan los errores de transferencia.

4.3 Selección automática de métodos con SmartCodes de LabX®

Las muestras pueden colocarse en cualquier orden en el cambiador de muestras InMotion, ya que SmartSample
se encarga de mantener en todo momento los datos de muestras asociados a la que corresponda. No obstante,
cada muestra precisa de un método de valoración para que se lleve a cabo el análisis.
La selección de métodos puede automatizarse por completo gracias a SmartCodes. Se trata de una funcionali-
dad del software de laboratorio LabX que permite asignar automáticamente un método de valoración concreto
a una muestra. Gracias a ella, se aumenta el nivel de seguridad y de automatización del flujo de trabajo.

Según los datos almacenados en la etiqueta RFID, LabX selecciona de manera automática el método correcto,
que, a continuación, se ejecuta con la muestra correspondiente. De esta forma, se consigue lo siguiente:
• Siempre se activa el método correcto.
• Se acepta cualquier cantidad de muestras sin necesidad de definir un número determinado por adelantado.
• Las muestras que no entren dentro de las expectativas pueden medirse en cualquier momento entre una
muestra y otra.
La gradilla del cambiador automático de muestras InMotion se puede llenar con distintas muestras que
requieran diferentes métodos. El conjunto completo de muestras se puede analizar con tan solo hacer un clic
en la pantalla táctil del valorador.

26 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

Los SmartCodes se definen en el software LabX. El editor solicita las siguientes entradas:
• Nombre del SmartCode, p. ej., Acidez 65.
• Correlación de muestras, p. ej., ID de muestras, productos, etc.
• Correlación de métodos, p. ej., ID de métodos (número).

Figura 12: Pantalla de edición de Figura 13: Pantalla de LabX con

SmartCode (vista parcial) SmartCodes activos

4.4 Nuevo nivel de integridad de los datos

SmartSample evita los errores de operación manual durante la transcripción de datos e impide que se mezclen
las muestras. Los SmartCodes permiten al valorador identificar el método correcto y llevar a cabo el análisis
adecuado de modo inequívoco. La combinación de ambas medidas proporciona un alto grado de seguridad
sin precedentes en el flujo de trabajo. Por consiguiente, la integridad de los datos asciende a un nuevo nivel.

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 27

 Resumen 5. Resumen

La conexión directa de balanzas e instrumentos de laboratorio a sistemas LIS ofrece ventajas significativas.
Sin embargo, la implementación suele sufrir limitaciones técnicas y sobrecostes con resultados inferiores a los
deseados. El software LabX incorpora las balanzas de laboratorio y los instrumentos analíticos para formar
un único entorno de sobremesa a nivel de base de IT. Por lo tanto, el uso de LabX ofrece ventajas y eficiencias
significativas en comparación con otros enfoques.

La integración del software de control de instrumentos LabX con otros sistemas informáticos de laboratorio
que usen archivos .csv, la estructura XML o los servicios web de API salva la brecha en cuanto a trazabilidad,
simplicidad, coste total de propiedad (TCO) y eficiencia de coste o tiempo. Cualquier sistema que pueda tratar
archivos .csv, la estructura .xml o servicios web se puede integrar directamente con LabX y, a su vez,
sus instrumentos conectados.

Para los sistemas de laboratorio, son varios los instrumentos de sobremesa que disponen ahora de un único
punto de integración que ha sido diseñado por el mismo fabricante de los instrumentos y el software, el mismo
que se encarga de mantenerlo. El laboratorio se puede beneficiar del enfoque de mayor calidad disponible,
es decir, de instrumentos de sobremesa, software de control de instrumentos y LIS; estos se encargarían
de aquello para lo que se han diseñado y trabajarían juntos para obtener todas las ventajas de cada uno
de ellos con un mínimo de gastos generales.

Al instalar el software LabX, las organizaciones que deseen mejorar los resultados analíticos y de pesaje,
la conformidad con las normativas de calidad, la integridad de los datos y la eficiencia a través de la
automatización pueden aprovechar la tecnología de los instrumentos que, en muchos casos, ya se encuentra
en la mesa de trabajo. Juntos, el sistema ofrece una experiencia de usuario fácil de usar y transparente que
aborda de manera única muchos de los desafíos de la organización de usuarios.

METTLER TOLEDO proporciona servicios de asistencia completos para una fácil puesta en marcha y puede
ayudar a establecer y mantener programas efectivos de gestión de calidad para complementar una instalación
de LabX.

6. Referencias

A continuación, se incluyen las referencias que se han usado en la elaboración de esta guía.
[1] FDA Guide to Inspections of Pharmaceutical Quality Control Laboratories (1993), section 13
[2] FDA Guide to Inspections of Pharmaceutical Quality Control Laboratories (1993), section 14
[3] Electronic Records; Electronic Signatures Final Rule, 21 CFR 11
[4] EU Good Manufacturing Practice regulations, Annex 11 computerised systems
[5] Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) Guide, Version 5, International Society for
Pharmaceutical Engineering, Tampa, Florida (2005)
[6] GAMP Good Practice Guide, A Risk-based Approach to Compliant Laboratory Computerized Systems,
International Society for Pharmaceutical Engineering, Tampa Florida (2012)
[7] A.M. Chambers, J. Elder and D. StJ. O’Reilly, Annals Clinical Biochemistry, 23 (1986) 470-473
[8] R. Black, P. Woolman and J. Kinsella, Presented at American Society of Anaesthesiologists Annual
Meeting, New Orleans, Louisiana, October 2001
[9] Current Good Manufacturing Practice for Finished Pharmaceutical Products 21 CFR 211.68(b)

28 Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO

7. Información de apoyo adicional

7.1 Cursos on-line

Impartimos cursos on-line sobre diversos temas. Puede participar en cursos on-line archivados en el momento
y lugar que más le convengan. Los cursos on-line en directo tienen la ventaja añadida de ofrecer la posibilidad
de plantear preguntas y comentar los puntos de interés con expertos de METTLER TOLEDO y otros participantes.
[Link]/webinars

7.2 Asistencia integral para las aplicaciones

Base de datos de aplicaciones

Nuestras bases de datos de aplicaciones con posibilidad de búsqueda contienen varios cientos de aplicaciones
de diferentes segmentos industriales. Las aplicaciones son métodos probados con resultados, parámetros
de método detallados y evaluaciones finales.

UserComs
UserComs son publicaciones periódicas que se distribuyen a los clientes y a otras personas interesadas
en el feedback sobre aplicaciones prácticas, consejos de expertos, información técnica y las noticias más
recientes sobre productos.

La información está pensada para que los clientes conozcan nuevos métodos para solucionar los problemas
analíticos a los que se enfrentan en sus propios laboratorios. Si dispone de una aplicación interesante que
desee dar a conocer a otros usuarios, escríbanos; estaremos encantados de publicarla en la revista UserCom.

Aplicaciones de valoración [Link]/titration_applications

Revista UserCom sobre valoraciones [Link]/anachem-usercom
Aplicaciones de análisis térmico [Link]/ta-applications
Revista UserCom sobre análisis térmico [Link]/ta-usercoms
Aplicaciones del analizador de humedad [Link]/moisture

7.3 Biblioteca del laboratorio

La biblioteca del laboratorio constituye un único

portal que atesora todos los recursos informativos
que necesita, como bibliografía, cursos on-line,
información de productos, etc.
[Link]/Lab-Library

Guía sobre la integridad de datos de METTLER TOLEDO 29

Mayor rendimiento
con el software LabX®

LabX conecta los instrumentos de METTLER TOLEDO en un solo software.

Una interfaz única conlleva menos formación y más eficacia.

Configuración a medida
Desarrolle e implemente métodos de aplicaciones para PNT en los
instrumentos pertinentes. Defina las posiciones de cada usuario
y prepare la lista de tareas diarias.

Trabajo fluido y sin errores

En el instrumento, las instrucciones paso a paso guían al operador.
De esta forma se garantiza que todas las tareas sean conformes
a los PNT.

Gestión total de datos

Toda la información se guarda automáticamente en una base de datos
segura para garantizar la trazabilidad. Consulte, almacene o imprima
los resultados en un informe personalizado en cualquier momento.

Más información sobre LabX

[Link]/LabX

[Link]
Para más información

METTLER TOLEDO Group

Laboratory Division
Información de contacto local: [Link]/contacts

Sujeto a modificaciones técnicas

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