INTRODUCCIÓN
La contabilidad se encarga de reflejar las operaciones realizadas por nuestra empresa para obtener una
información objetiva y fiable sobre la evolución y situación de la misma. A estas operaciones se las conoce
por el nombre de hechos contables. La forma más sencilla de obtener dicha información es a través de dos
libros: el libro diario y el libro mayor, ya que reflejan día a día todas las operaciones que pueden ocurrir en
nuestra empresa.
LIBRO DIARIO
2.1. DEFINICIÓN
El libro diario registra, una por una, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, a través de
lo que llamamos asientos contables. Estos asientos se deben registrar según vayan ocurriendo los
acontecimientos dentro de la empresa, siendo su numeración correlativa. Es un libro cuya llevanza es
obligatoria y constituye la base sobre la que van a nacer los demás libros o documentos contables.
2.2. TÉCNICA DE REGISTRO CONTABLE
Mediante el asiento contable, en el libro diario quedan registradas las operaciones realizadas por la
empresa. Para registrar estas operaciones es necesario conocer la TÉCNICA DEL REGISTRO CONTABLE.
El libro diario se divide en dos grandes partes: el Debe y el Haber, y es en ellas en donde anotaremos las
operaciones de la empresa a través de su lenguaje: las cuentas.
EL DEBE y EL HABER
En el debe se anotan los aumentos de las cuentas de activo, las disminuciones de las cuentas de pasivo y los
gastos.
En el haber se anotan las disminuciones de las cuentas de activo, los aumentos de las cuentas de pasivo y
los ingresos.
Por lo tanto los pasos a seguir para registrar movimientos contables son:
A. Identificar cuáles son las cuentas a utilizar en la operación que se quiere registrar.
B. Reconocer a qué masas patrimoniales corresponden las cuentas a utilizar.
C. Aplicar la técnica del registro contable anotando las cuentas en el debe o en el haber según corresponda.
LIBRO MAYOR
3.1. DEFINICIÓN
El libro mayor es un libro compuesto por folios donde se anotarán las operaciones realizadas de forma
individualizada en cada cuenta, es decir, clasifica por cuentas los movimientos realizados en el libro diario.
3.2. REGISTRO DE APUNTES EN EL MAYOR
Para cada cuenta debemos abrir una ficha que tiene forma de "T", que registrará todos los movimientos que
la involucren. La "T" se obtiene al marcar con un trazo grueso la línea que separa el debe del haber de cada
cuenta.
El libro mayor recoge la información del libro diario por lo que su técnica de anotación es muy similar:
- Para cuentas de activo, los incrementos se anotan en el debe y las disminuciones en el haber.
- Para cuentas de pasivo, los incrementos se anotan en el haber y las disminuciones en el debe.
- Para cuentas de gastos sus anotaciones sólo se realizan en el debe.
- Para cuentas de ingresos sus anotaciones sólo se realizan en el haber.
SALDOS DE LAS CUENTAS
El libro mayor es un libro individualizado y el diario, es general. Además, cada ficha del libro mayor nos
informa del saldo que tiene cada cuenta a una fecha concreta, es decir, de la cantidad de dinero que tengo
en el banco o de mi deuda con los proveedores a una fecha. Ese será el saldo de la cuenta.
CUENTAS DE ACTIVO
Para las cuentas de activo el saldo se obtiene de restar del debe el haber, denominándose a éste, saldo
deudor.
Saldo = Debe - Haber (Saldo deudor)
CUENTAS DE PASIVO
Para las cuentas de pasivo, el saldo se obtiene de restar del haber el debe, denominándose a éste, saldo
acreedor.
Saldo = Haber - Debe (Saldo acreedor)
EL PROCESO CONTABLE BÁSICO
Desde que se inicia el ejercicio contable hasta que se cierra, se deben cumplir una serie de pasos:
- Asiento de apertura, el cual tiene como función informar de la situación de partida a 1 de Enero, es decir,
al comienzo del ejercicio. Se anotarán en el debe del libro diario todos los bienes y derechos de la empresa
(por lo tanto, todas las cuentas de activo) y en el haber todas las ob1igaciones (por lo tanto todas las
cuentas de pasivo).
- Libro diario, en el cual se realizan las operaciones diarias de la empresa.
- Libro mayor, en el cual se individualizan por cuentas, los movimientos registrados en el libro diario.
Este proceso libro diario - libro mayor es cíclico y continuo dentro de la contabilidad de la empresa.
- Las cuentas anuales: se realizará el balance, mediante el saldo que tengan las cuentas de activo y pasivo
(grupos del 1 al 5) a esa fecha, y la cuenta de resultados mediante el saldo que tengan las cuentas de
ingresos y gastos (grupos 6 y 7).
Sabemos que toda empresa realiza una actividad económica, dentro de la cual lleva a cabo operaciones de
compra y de venta, y lo normal no es pagar y cobrar al contado, sino cuando ha transcurrido un tiempo
desde que la operación se realizó. Estas deudas y derechos de cobro que suceden en el día a día de la
empresa, es decir, en su actividad normal, en sus operaciones de tráfico mercantil, son las que se derivan
del tráfico de la empresa (DEUDORES y ACREEDORES); pero dentro de ellas debemos resaltar las
que nacen directamente de lo que se define como su "actividad principal". En nuestra empresa esa actividad
es la fabricación de muebles de madera.
DEUDORES y ACREEDORES / CLIENTES y PROVEEDORES
Para poder llevar a cabo nuestra explotación necesitamos relacionarnos con aquellas empresas que nos
puedan suministrar bienes y servicios; y con aquéllas que puedan adquirir nuestros bienes y productos. (Al
decir empresas, nos referimos lógicamente a personas físicas o jurídicas).
Por otro lado tendremos que contratar a nuestro personal, y también estaremos obligados a pagar
impuestos a las Haciendas Públicas. Todo esto supondrá que, en determinadas situaciones, terceras
personas nos deberán dinero (DEUDORES que son CUENTAS DE ACTIVO), y también nosotros deberemos
dinero (ACREEDORES que son CUENTAS DE PASIVO).
Cuando esos deudores lo sean por habernos adquirido algo de nuestra "actividad principal", por ejemplo
una silla, diremos que tenemos un CLIENTE. Cuando el acreedor lo sea porque le hemos comprado algo
imprescindible para nuestra "actividad principal", es decir, para la fabricación de los muebles que vamos a
vender, por ejemplo un metro cúbico de madera de pino tea, estaremos ante un PROVEEDOR.
Así, las cuentas con las que nos encontraremos serán:
DEUDORES y ACREEDORES POR OPERACIONES DE TRÁFICO
Cuentas de proveedores : Por ejemplo compramos materias primas para
fabricar los muebles, pero no pagamos al contado.
Cuentas de acreedores : Por ejemplo, hay que pagar el alquiler del local
en el que tenemos una exposición.
Cuentas de clientes : Por ejemplo, vendemos a varias casas de muebles pero no cobramos.
Cuentas de deudores : Por ejemplo cuando prestamos un servicio a una empresa y no lo cobramos al
contado, siempre que no se trate de una venta de los muebles que fabricamos, porque entonces sería un
proveedor.
Conviene aclarar la definición de estos conceptos para que no haya confusiones:
Acreedor: Persona física o jurídica con la que se tiene una deuda.
Deudor: Persona física o jurídica que debe una cantidad determinada por una obligación financiera o
comercial.
Proveedor: Persona física o jurídica que suministra una mercadería o un producto a una empresa o al
público consumidor.
Cliente: Persona física o jurídica que utiliza regularmente los servicios de una empresa o adquiere sus
productos. Aun más, desde el punto de vista contable, se dice que el cliente es la persona que no paga al
contado y, por consiguiente, utiliza el crédito que le otorga la empresa por la venta de un bien o servicio.
INGRESOS y GASTOS. BENEFICIOS y PÉRDIDAS.
Para saber cuáles son los gastos o ingresos y el beneficio o la pérdida, que obtienen las empresas por sus
actividades diarias, hay que entender qué es la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
La cuenta de pérdidas y ganancias o de resultados es la encargada de decirnos cómo hemos llegado donde
estamos y cómo se ha generado el beneficio o la pérdida durante un periodo de tiempo concreto.
2. INFORMACIÓN QUE NOS DA LA CUENTA DE PÉRDIDAS y GANANCIAS
El balance de una empresa en un momento determinado, nos va a decir los beneficios o las pérdidas de esa
empresa, pero nada nos dice de cómo se ha obtenido ese beneficio o esa pérdida. La cuenta de pérdidas y
ganancias nos dará una información transparente de cuándo y cómo hemos obtenido ese resultado.
La cuenta de pérdidas y ganancias o de resultados refleja los ingresos y los gastos de la empresa durante un
periodo determinado. La forma gráfica de representar esta cuenta es una “ T “, en cuyo lado izquierdo se
anotan todos los gastos y en el derecho, los ingresos de la empresa.
La diferencia entre los ingresos y los gastos mostrará el resultado de la actividad empresarial ( Ingresos -
Gastos = Resultado). Cuando los ingresos sean superiores a los gastos, la empresa habrá obtenido
beneficios (ingresos > gastos = beneficios). Por el contrario, cuando los ingresos sean inferiores a los gastos,
la empresa habrá obtenido pérdidas (ingresos < gastos = pérdidas).
3. DIFERENCIA ENTRE INGRESOS/COBROS y GASTOS/PAGOS
Es conveniente saber apreciar la diferencia que hay en contabilidad entre los conceptos ingresos y gastos
con pagos y cobros.
El ingreso se genera desde el mismo momento en el que se produce el hecho o la transacción acordada con
un tercero, con independencia de que se haya emitido o no la factura y de que se haya cobrado o no. Por
comodidad, muchas empresas no registran en su contabilidad el ingreso hasta que emiten la factura
correspondiente. En esos casos es necesario realizar un ajuste antes de cerrar las cuentas anuales para
contabilizar debidamente las facturas pendientes de emitir. Lo mismo pasa con los gastos que se generan
cuando se produce el hecho convenido con el tercero.
ANOTACIÓN CONTABLE DE LOS INGRESOS y COBROS
La venta se produce cuando se entrega el producto y se emite la factura. Esto corresponde al ingreso
contable y se anota en la cuenta de pérdidas y ganancias. Este ingreso se puede cobrar en efectivo en el
mismo momento que se realiza la venta o retrasar el cobro un tiempo determinado.
ANOTACIÓN CONTABLE DE LOS GASTOS y LOS PAGOS
Lo mismo ocurre cuando la operación que realiza la empresa es de compra, ésta se produce cuando nos
entregan el producto y nos emiten la factura. Esto corresponde a un gasto contable y se anota en la cuenta
de pérdidas y ganancias. Este pago se puede hacer en efectivo en el mismo momento en el que se realiza la
compra o retrasar el pago un tiempo determinado.