REFERENCIAS
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a
encontrar lo que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que
en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo
que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente
aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos
trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado
y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite
enormemente la localización rápida de algún punto importante del
documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del
documento y colocar todos los términos importantes del documento, para
que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas
de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar
estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por
parte de los lectores.
Conceptos básicos
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde
se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente.
Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros
llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro
para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la
imagen podemos ver parte de un índice.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la
estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y
subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede
contener o no el número de página y puede establecerse un enlace
directo a los puntos
contenidos en la tabla. La
tabla de contenido suele
figurar al principio de un
libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber
qué temas tratará. Si hemos
dado a los títulos del
documento un formato que
incluya los niveles de
esquema (Ver Unidad 15) casi
tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte
de una tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos
anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser
una vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.
Tabla de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está
formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.
En la mayor parte de los libros la tabla de contenido se llama índice
y aparece al principio del libro.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos
debemos seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que
deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de títulos
predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro
documento utilizamos estos estilos de títulos al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de
ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar
o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De
este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la
pestaña Vista > Esquema.
3. Crear estilos de títulos personalizados.
Podemos crear estilos de títulos
personalizados y posteriormente
hacer que Word los tenga en cuenta
cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y
le hemos aplicado títulos
personalizados una vez estemos en
la pestaña de Referencias, en el
botón Tabla de contenido (que
veremos a continuación) debemos
pulsar sobre Tabla de contenido
personalizada y luego en el
botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que
vemos en la imagen, donde debemos
seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado
y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos creado el
estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o
no, los que ya aparecían a Título 1 el Nivel de TDC 1, Título 2 el
Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear la
tabla de contenido basta con dejar a blanco la casilla Nivel de
TDC correspondiente.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos preparado el documento en
niveles según hemos visto anteriormente y
por lo tanto ya estén definidos los
elementos que formarán la tabla de contenido
sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde
queramos insertar la tabla de contenidos
(Normalmente una tabla de contenidos suele
colocarse al inicio del documento) e ir a la
pestaña Referencias, desplegar el
menú Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas
automáticas. Eligiendo uno de ellos se
generará una tabla de contenidos de forma
instantánea, con el estilo que tiene
predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una
tabla con datos de muestra, que deberemos
sustituir, pero aprovechando la estructura
que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la
opción Tabla de contenido personalizada, donde aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar
podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo
seleccionado.
Además, podemos seleccionar entre varias opciones
como Mostrar números de página, Alinear números de página
a la derecha y si queremos sustituir los números de página
por hiperenlaces marcaremos la opción Usar hipervínculos
en lugar de número de página. Si dejamos marcada esta
última opción, desde el documento, bastará pulsar la tecla
CRTL y hacer clic en una línea para colocarnos en esa parte del
documento.
Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el
que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre
estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que
aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por
ejemplo, si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos
asignar el nivel 3 a los estilos Título 4, Título 5, como se ve en la
siguiente imagen.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como
estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a
desplegar el menú Tabla de contenido.
En el menú Tabla de contenido, si pulsamos
en Quitar tabla de contenido, como su nombre
indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en
galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra
tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en futuras
ocasiones.
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que
podemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC
modificamos el documento añadiendo o eliminando títulos, podemos
actualizar la TDC con un par de clics de ratón de una manera fácil y
cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
1. Desde la pestaña Referencias disponemos del botón .
2. Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un
menú emergente donde encontraremos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones
nos aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en
la imagen de abajo. En él indicaremos si deseamos actualizar sólo los
números de página o toda la tabla.
CONTINUAR 7/11/2024-→
Tablas de ilustraciones y otras
También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,
gráficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos
primero debemos marcar las entradas y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones
para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
1. Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opción debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla,
imagen, gráfico, etc.), acceder a la pestaña Referencias y pulsar el
botón Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la
imagen. Como podemos ver el título se va a
insertar en una tabla, aunque podemos
asignarle el título a cualquier otro tipo de
elemento.
Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen,
ecuación, etc., y seleccionar Título, Word lo
detecta automáticamente y le asigna el título
y el tipo de rótulo adecuado. La posición del
título puede ser incluida encima de la
selección o por debajo de la selección.
Además, vemos una serie de botones:
• Nuevo rótulo... Sirve para modificar el Título y el Rótulo de la
ilustración.
• Numeración... Abre el cuadro de
diálogo que vemos en la imagen y sirve
para modificar el estilo de la
numeración de los títulos.
• Autotítulo... Sirve para generar
automáticamente los títulos de un
determinado tipo. Por ejemplo, podemos
hacer que se generen automáticamente
los títulos de las imágenes de mapa de
bits (Bitmap image) que vayamos
incluyendo en el documento.
2. Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de
cualquier tipo y los gráficos, tablas, y demás objetos no son una
excepción. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignárselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo
únicamente para ese motivo, posteriormente cuando hayamos aplicado un
título a la ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos
personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones
queremos incluir la ilustración.
Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos
acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar
tabla de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar
el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los
números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario
preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página.
En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que
tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig, etc.) en la
imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla,
puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la
imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a
partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne
automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador
hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos
en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podríamos repetir el
identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores
de tabla.
La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla
que generemos.
Insertar marcas de índice
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas
aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro
índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:
• De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos
crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento
original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de
las entradas deberán ser exactas, por ejemplo, si el título en el
documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos
que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos capítulo 2.
Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está en minúscula
y la i no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que
aparezca en el índice.
- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo,
podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada
llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor, los
dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que
aparezca en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma
normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar
texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la
pestaña Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las
entradas del documento
automáticamente.
• Abrimos el documento a
marcar.
• Vamos a la
pestaña Referencias y
hacemos clic en el
botón Insertar índice .
Aparece el diálogo de Índice.
• Hacemos clic en el
botón Automarcar…
Aparece un diálogo para
seleccionar el fichero donde
tenemos el listado.
• Seleccionamos el fichero
que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido
unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como
veremos en el siguiente apartado.
• De forma manual:
Para crear las marcas de forma
manual debemos seguir los siguientes
pasos:
• Comenzando desde el principio
del documento selecciona las
frases o palabras que vayas a
añadir al índice o sitúate en
el punto donde vayas a insertar
una marca.
• Accede a la
pestaña Referencias y haz clic
en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de
teclas Alt + Shift + X.
• Aparece el diálogo Marcar
entrada de índice. Si habíamos
seleccionado el texto
aparecerá ya escrito en el
recuadro Entrada, en caso
contrario debemos introducirlo
ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá
en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha.
Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear
una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer
referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y
cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este
diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente
frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al
diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo
el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.
Insertar índice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual
o automáticamente, podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos
situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos.
Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar
índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la
imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos
que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos
que las subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo
pulsamos Aceptar y se generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la
imagen de abajo.
Desde el diálogo de Índice que acabamos de ver, podemos acceder a
modificar el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar.
Nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos
modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos
modificar el formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando
sobre Modificar....