ANEXO.
MACROS
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que
podrían realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las
macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan
en un orden que el usuario decide, actuando como una única
instrucción y que pueden asignarse a un botón.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
• Automatizar una serie de pasos.
• Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas
funcionalidades.
• Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente.
Por ejemplo, el eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro
únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos
mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros
que funcionen como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra
de herramientas o asociar cada macro a una combinación de teclas
específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene
una serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los
siguientes pasos:
1. Accede a la pestaña Vista > Macros > Ver macros... Aparece el
cuadro de diálogo Macros.
2. En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de
Word. Podrás ver la lista con los comandos disponibles en Word.
Lo único que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de
forma normal o, si están compuestos de una serie de pasos,
ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos
modificarlos.
Crear macros con la grabadora
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy
claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la
grabadora ésta almacenará todos los comandos (o acciones) que vayamos
realizando. Así pues todo lo que hagamos se guardará y posteriormente
al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener cuidado en
no grabar ninguna acción innecesaria o que no tenga que ejecutarse
siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber
exactamente qué tipo de macro vamos a crear y planificar los
pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable
realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que
así salga sin ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no
podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento,
debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento
que vimos en la Unidad 3 de Edición básica.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a
grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del
documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos
utilizarla para posteriores documentos. Una macro debe ser genérica.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Vista y
desplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos en la imagen.
Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos
a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las
siguientes condiciones:
• Debe comenzar con una letra.
• No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y
números.
• No puede contener espacios ni símbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un
comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán
a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto,
debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la
macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante
de la macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al
hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado aparecerán unos
nuevos cuadros de diálogo, que veremos en el punto siguiente. No es
necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar
a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a
una combinación de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos
a guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la
plantilla [Link] que es la que el sistema utiliza para crear
todos los nuevos documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las
funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir
de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o
desde la barra de estado pulsando en el botón cuadrado.
También podemos saber que estamos grabando una macro porque el
puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si
queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice
la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de
la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se
guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón, pero es
conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como
veremos a continuación.
Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.
Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la
pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word.
Deberemos situarnos en la categoría del menú izquierdo Personalizar
cinta de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o
en Barra de herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el
botón en la barra de acceso rápido.
• En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán
listadas todas las macros que hayamos grabado.
• Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para
que se añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos
de la barra.
• En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá,
seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar.... Se
abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos
preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas
modificar su nombre.
Asignar una combinación de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de
Word, en Personalizar cinta de opciones, dispondremos del
botón Personalizar..., que es el que permite escoger el acceso de
teclado a la acción.
Se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en la siguiente imagen, que
es el mismo que veríamos si pulsáramos la opción Teclado del cuadro
de diálogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.
En la categoría Especificar un comando deberemos
seleccionar Macros y luego la macro en concreto a la que asignar el
atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es
donde deberemos especificar la combinación de teclas. Para hacerlo,
simplemente las pulsaremos como si fuésemos a ejecutarlas. El texto
se escribirá sólo, por ejemplo, CTRL+ALT+M. Deberemos hacer clic
en Asignar para que la combinación se asigne a la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente
para otro tipo de comando.
Ejecutar y eliminar macros
Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
• Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros. Veremos una
ventana similar a la que puedes ver a continuación.
• Seleccionar la macro de la lista. Por ejemplo, LogoAulaClic.
• Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al
hacer clic sobre él, y si hemos creado un atajo de teclado también
lo hará al pulsar la combinación de teclas.
Comentamos el resto de botones del diálogo.
• Paso a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción
abriendo el editor de Visual Basic.
• Modificar. Esta opción es la que hemos explicado en el punto
anterior.
• Crear. Sirve para crear una nueva macro.
• Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
• Organizador... Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar
si tenemos diversas macros, e intercambiar macros de diferentes
documentos.
• Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.
Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar
el botón Eliminar.