BASES DE DATOS NO CONFIABLES

Cuando intentamos abrir cualquier base de datos, el Centro de confianza verifica si su

ubicación coincide con aquellas que han sido configuradas como confiables. Access muestra una
notificación de alerta en la barra de mensajes, situada debajo de la cinta de opciones, para
informarnos sobre esta situación.
Luego de habilitar el contenido de una base de datos, podemos utilizarla libremente, es decir, ya
no existirán restricciones que puedan anular acciones. Sin embargo, cada vez que se abra dicha
base de datos, Access mostrará el mensaje para habilitar el contenido.

Cómo evitar las advertencias de seguridad

Si no queremos recibir advertencias, es posible desactivarlas.
Procedimiento
 Clic en Archivo.
 Seleccione Opciones.
 Elija Centro de confianza.
 Escoja Configuración del centro de confianza.
 Seleccione Barra de mensajes.
 Escoja No mostrar nunca información sobre contenido bloqueado.

 Pulsamos Aceptar.
CAPÍTULO 7
INFORMES

A través de los informes, organizamos la información con el objetivo de visualizarla tal

como será impresa. Esta utilidad está acompañada por la posibilidad de agregar elementos que
personalicen los informes (textos, imágenes y logos), distribuir y modificar los controles, así
como crear etiquetas.
Grupo informes
Informe: permite crear, de forma rápida y sencilla, informes con base en el elemento
seleccionado en el Panel de navegación, ya sea una tabla, una consulta o un formulario.
Diseño de informe: permite crear informes en su Vista Diseño.
Informe en blanco: crea informes completamente vacíos.
Asistente para informes: inicia el asistente mediante el cual creamos informes paso a paso.
Etiquetas: Crea etiquetas a través del asistente.

Crear informe
Crea un informe sencillo, que mostrará la información del objeto seleccionado.
 Seleccione la tabla o consulta.
 Clic en Crear.
 Pulse en Informe que se encuentra en el grupo Informes.

 Clic en cerrar.
 Se presenta la siguiente ventana.

 Clic en Sí, se presenta la siguiente ventana.

 Digite el nombre del informe: INFORME COSTO.
 Aceptar.

Informes con el asistente

Otra posibilidad para crear informes en una base de datos es mediante el asistente que nos guía
durante todo el proceso, de manera que solo debemos elegir los datos que necesitemos mostrar.
Ejemplo: Cree la tabla ALUMNO, grabar en la base de datos CAPACITACION e ingresar
registros.

 Seleccione Crear.
 Pulse en Asistente para informes que se encuentra en el grupo Informes.

 Seleccione la tabla ALUMNO.

 Seleccione todos los campos haciendo clic en >>.

 Clic en Siguiente, aparece la siguiente ventana

Nivel de agrupamiento
Podemos agrupar la información con base en un criterio y, de esta manera, lograr una mejor
visualización y comprensión de los datos que se exponen.

Botón opciones de agrupamiento…

Establecemos criterios para delimitar la manera en que se deben agrupar los datos. Por ejemplo,
cuando el campo que se usa como nivel de agrupamiento es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir
si la agrupación será por semanas, meses, años, etc. Cada tipo de dato posee diferentes intervalos
de agrupamiento.
 Seleccione Siguiente para continuar.

Criterios de ordenación e información de resumen

Utilizando los criterios de ordenación, indicamos que los datos se muestren ordenados en forma
ascendente o descendente según uno, dos, tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los
niveles de agrupamiento, es decir que, si definimos un nivel de agrupamiento con base en un
campo determinado, en el paso siguiente podremos organizar la información del resto de los
campos.
 Seleccione APELLIDO_NOMBRE como ordenación Ascendente.
 Clic en Siguiente, aparece la siguiente ventana.
Distribución de datos
El próximo paso consiste en la elección de la distribución que tendrán los datos en el informe, es
decir, la manera en la que se presentarán.

Varios niveles de agrupamiento

Cuando asignamos más de un campo como nivel de agrupamiento, se activa la opción Prioridad,
la cual permite modificar el orden de los campos que componen el agrupamiento. Es decir que,
con los botones que muestran flechas hacia arriba o abajo, podemos modificar la posición de
los campos. El principal será el que se muestra sobre los demás.
En pasos: los datos se muestran en diferentes filas con respecto al campo que se utiliza como
nivel de agrupamiento, diferenciando los datos secundarios del campo principal.
Bloque: todos los datos se muestran en el mismo nivel, sin importar qué campos estén
establecidos como nivel de agrupamiento.
Esquema: el campo establecido como nivel de agrupamiento se presenta en una fila sobre los
datos correspondientes a cada registro.
Al seleccionar una de las opciones, obtendremos una previsualización de la manera en que se
distribuyen.
Orientación: Sirve para establecer la orientación de la hoja del informe.
Podemos elegir las opciones Vertical u Horizontal. Debemos tener en cuenta que la orientación
se refiere a la hoja del informe y no a su contenido, es decir que los datos que presente el informe
siempre estarán en la misma orientación.
 Seleccione Siguiente para continuar.
 A la siguiente pregunta ¿Qué título desea aplicar al informe? Digite INFORME ALUMNO.
 Clic en Finalizar

 Clic en cerrar

Formas de visualización de un Informe

Hay cuatro formas en que puede visualizarse un informe: Vista Informes, Vista preliminar, Vista
Presentación y Vista Diseño; cada una de ellas permite efectuar diferentes operaciones sobre
éste.
Podemos acceder desde Inicio/Ver o desde la Barra de tareas. Las características de cada una
son:
Vista Informes: se muestran los datos del informe con la fecha de creación y el número de
páginas, es posible seleccionar los datos.

Vista Preliminar: presenta el informe tal cual será impreso y posee la ficha Vista Preliminar,
para configurar la impresión del informe.

Vista Presentación: posibilita acceder a los controles que conforman el informe y a los datos en
forma simultánea.

Vista Diseño: permite acceder a todos los controles del informe para modificar o personalizar su
diseño.
Procedimiento
Para poder acceder a las diferentes vistas de los informes desde los iconos de la Barra de tareas.
 Hacer un clic derecho en un lugar vacío de ella.
 Seleccionar la opción Ver accesos directos.
Los iconos de las diferentes vistas aparecerán en el sector derecho de la barra y de esta manera
podremos acceder a ellas rápidamente sin tener que recurrir a la cinta de opciones.

Contar registros
Con Access 2013 podemos contar la cantidad de registros que existen en un informe. Para esto,
accedemos a la Vista Presentación, luego, seleccionamos un campo del informe y desplegamos
las opciones del botón Totales del grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño. Podemos
elegir entre:

Incluir registros: contabiliza la cantidad de registros totales que posee el campo, sin importar si
existen celdas vacías.
Incluir valores: contabiliza las celdas del campo que contienen datos.
Después de seleccionar el tipo de total, se agregará un cuadro de texto en la sección Pie de
página del informe, que muestra el número de registros o valores correspondientes.
Nota Importante: Otra de las ventajas que ofrece Access es la posibilidad de realizar
operaciones con los datos de tipo numérico o moneda que muestra un informe. Por ejemplo,
podemos sumar datos o buscar el valor máximo o mínimo etc.

 Seleccionamos el campo
 Desplegamos las opciones del botón Totales
 Elegimos la operación.
Se realizará el cálculo en un nuevo cuadro de texto ubicado en el Pie del informe.

Imprimir
Se puede imprimir las veces que sea necesario los informes.
Procedimiento
Imprimir el Informe de costos de la tabla CURSO.
 Seleccione el informe que desea imprimir; por ejemplo INFORME COSTOS.
 Despliegue el menú Archivo, escoja la opción Imprimir y se presenta las siguientes
opciones.

 Seleccione Imprimir.

 Escoja una Impresora.

 Pulse el botón Configurar y se activará la ventana Configurar página, en la que puede
especificar los márgenes de la hoja.
  En Superior: digite 35, en Inferior: escriba 20, en Izquierdo introduzca 35 y en Derecho
digite 20.

Imprimir solo los datos: si activamos esta casilla, Access realizará solamente la impresión de los
datos, sin tener en cuenta las secciones de encabezado y pie del informe.
 Clic en Aceptar.
 Seleccione Aceptar de la ventana Imprimir.
Aparecerá un mensaje que indicará el inicio del proceso de impresión.

 Una vez que finalice la impresión cierre la ventana.

Vista preliminar: nos muestra cómo quedará el informe impreso. Si necesitamos hacer alguna
modificación porque vemos que el resultado no es el que buscamos, podemos utilizar las
herramientas de la ficha Vista preliminar (que se encuentra disponible sobre la imagen del
informe) para corregir, por ejemplo, los márgenes, la orientación o el formato de papel, entre
otros.

Impresión rápida: imprime directamente el informe en la impresora que tengamos conectada.

Si no disponemos de ninguna impresora física, podemos generar un PDF para imprimir el
informe posteriormente desde otra computadora.

Informe de etiquetas
Las etiquetas son informes que permiten realizar la impresión de datos almacenados en
formularios, de forma repetida y sistemática.
Es posible elegir el tamaño, la orientación y los colores deseados. Para comenzar la creación
de informes con formato de etiquetas, primero debemos seleccionar el elemento que contiene los
datos en el Panel de Navegación.
 Ingrese en la ficha Crear.
 Haga clic sobre el botón Etiquetas.
 Se abrirá el asistente. Elija las marcas y el tamaño de las etiquetas que utilizará para
imprimir.
 Presione el botón Siguiente, para continuar con el asistente.

 Seleccione las opciones de fuente y pulse Siguiente.

 Elija los campos que quiere mostrar en la etiqueta, mediante el botón >. Puede agregar
espacio o saltos de líneas para separar los campos.
 Presione Siguiente.

 Seleccione los campos en base a los cuales se ordenarán las etiquetas.

 Para continuar, haga clic sobre Siguiente.
 Escriba el nombre que desee asignarle al informe de etiquetas.
 Active la opción Ver las etiquetas tal y como se imprimirán.

 Presione Finalizar
 CAPÍTULO 8
TRANSFERIR Y PROTEGER DATOS
Importar datos
El proceso de importar datos permite ingresar información en la base de datos actual desde
diversos orígenes, como, por ejemplo, otra base de datos o el desde archivos de Microsoft Excel.

Importar desde Excel

La posibilidad de intercambiar información entre los programas del paquete Office es una gran
utilidad que presenta Access.
Ejemplo: con la tabla GRUPO y los registros de nombre Datos_Grupo que se encuentran en una
hoja de cálculo Excel.

Procedimiento
 Clic en la Ficha DATOS EXTERNOS.
 Seleccione Excel.

 Elija Examinar para cargar el archivo de Excel DATOS_GRUPO.

 Seleccione la opción Anexar una copia de los registros a la tabla: GRUPO.
 Clic en Aceptar, se presenta la siguiente ventana:
 Escoja Siguiente, para continuar.

 Elija Finalizar.
 Clic en Cerrar.

Exportar datos a Microsoft Excel

Cuando exporta los datos desde Access, estos se mostrarán con la misma distribución en Excel.

Procedimiento
 Clic en la Ficha DATOS EXTERNOS.
 Pulsar el botón Excel.
 Aparece la siguiente ventana.

Nombre de archivo: aquí, debemos indicar el nombre que queremos asignarle al nuevo archivo
de Microsoft Excel. Mediante el botón Examinar…, podemos indicar la ubicación del nuevo
archivo.
Formato de archivo: aquí, se muestra una lista desplegable con los diferentes formatos
compatibles con Microsoft Excel. El formato .XLSX corresponde con las versiones 2007 - 2013
del programa. También podemos elegir .XLS para exportar a una versión anterior.
Exportar datos con formatos y diseños: al activar esta opción, la información se exporta
conservando el formato y el diseño.
Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de la exportación: si hemos activado la
casilla anterior, podemos activar esta para que se abra el resultado de la exportación.
Exportar solo los registros seleccionados: esta opción se muestra desactivada debido a que no
se pueden exportar solo registros seleccionados en una hoja de cálculo.
 Para continuar, pulsamos Aceptar.
 Clic en Cerrar.
Nota Importante: Si activamos la casilla Guardar pasos de exportación, la próxima vez que
realicemos una exportación no tendremos que usar el asistente.

Exportar datos a Access

Access permite exportar un elemento de la base de datos actual hacia otra. Debemos tomar en
cuenta que solamente es posible hacerlo con un elemento a la vez. También es importante
destacar que, al exportar elementos, se crea una copia de ellos en el destino asignado, es decir
que no se eliminan.
Procedimiento
 Seleccionar el elemento.
 Luego, en el grupo Exportar, presionamos la opción Access.
 Pulsar el botón Examinar… para buscar y seleccionar la base.

 Después de indicar la base de datos a la cual queremos exportar los datos, presionamos
Aceptar
 Se mostrará el cuadro de diálogo Exportar que debemos completar.

 Debemos elegir el nombre que tendrá el elemento.

 Escoja Definición y datos.
 Clic en Aceptar.
Nota Importante: La opción Definición y datos realizan una copia completa del elemento. En el
ejemplo, es una tabla y, por lo tanto, se copiarán los campos y registros.
Si activamos la opción Solo definición, únicamente se copiará la estructura del elemento
seleccionado, sin tener en cuenta los datos que almacena. En nuestro caso, se copiaría la
estructura de los campos con sus tipos de datos correspondientes, sin los datos del grupo.

SEGURIDAD PARA LOS DATOS

Modos de apertura
Uno de los mecanismos para garantizar la seguridad de la información es elegir el modo de abrir
el archivo, que dependerá de lo que deseamos permitirle al usuario que realice. Por ejemplo,
podemos evitar que ejecute modificaciones.
 Pulsamos Abrir, en la barra de acceso rápido, o vamos a Archivo/Abrir.
 Seleccionamos Equipo/Examinar y buscamos la base de datos que queremos abrir.
 Luego, desplegamos las opciones del botón Abrir, que muestran los diferentes modos de
apertura para la base de datos actual:

Abrir: se abre sin ningún tipo de restricción, es decir que el usuario puede realizar todo tipo de
modificaciones.
Abrir como de solo lectura: permite que el usuario visualice todo el contenido del archivo, pero
no puede realizar cambios en su diseño.
Abrir en modo exclusivo: evita que otro usuario pueda abrir la base de datos al mismo tiempo.
Abrir en modo exclusivo de solo lectura: el archivo no se podrá abrir dos veces al mismo
tiempo y su diseño no podrá ser modificado.
Mostrar versiones anteriores: permite la apertura de archivos de versiones anteriores de
Access.
CREAR ACCDE
Otra manera de garantizar la seguridad de los datos es crear archivos ACCDE, con lo que los
elementos del archivo de Access solo se presentarán en algunas de sus vistas y no en todas.
Procedimiento
 Seleccionamos Archivo.
 Guardar como.
 Crear ACCDE.
 Seleccione Guardar como.
 Elija la ubicación y el nombre para la nueva base de datos.
 Luego, presionamos Aceptar.
Al abrir el archivo, Microsoft Access presentará un cuadro de mensaje, que indica que se ha
identificado un posible problema de seguridad.
 Seguidamente pulsar Abrir, se abrirá la base de datos con las restricciones pertinentes.
Sin embargo, si abrimos una tabla o consulta, tendremos todas las vistas disponibles.

UTILIZAR CONTRASEÑAS
Una de las técnicas más utilizadas para proteger información en diferentes ámbitos es el uso de
contraseñas. Por esta razón, Access también permite asignarlas a las bases de datos, con la
finalidad de limitar un acceso peligroso, ya que la base de datos solo se abrirá si el usuario
ingresa la contraseña correcta.
Esta técnica garantiza que el contenido sea visto solo por usuarios autorizados.
Procedimiento
 Abra el archivo de Access en modo exclusivo.
 Seleccione Archivo.
 Escoja Información.
 Pulsar Cifrar con contraseña.
 Aparece la ventana Establecer contraseña para la base de datos.

 Ingrese la Contraseña.
 Realice la confirmación de la contraseña.
 Pulsamos Aceptar.
QUITAR CONTRASEÑA
Si queremos quitar la contraseña realizamos lo siguiente:
 Vamos a Archivo.
 Seleccionamos Información
 Clic en Descifrar bases de datos.
 Aparece la ventana Anular la contraseña establecida para la base de datos.

 Escribir la contraseña.
 Presionar en Aceptar.
 EJERCICIO PROPUESTO
Utilizando Microsoft Access, crear una base de datos llamada CREDITO_AGENCIA que
permita llevar el control de depósitos que se realizan en un banco en sus diversas agencias, tenga
en cuenta que el campo Clave Principal de cada tabla está SOMBREADO.
 Crear las 4 tablas con sus respectivas claves principales, tipos de datos y reglas de
validación que se describen a continuación:

TABLA: AGENCIA

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL CAMPO / REGLAS DE VALIDACIÓN

FORMATO

CODIGO_AGENCIA Autonumeración Entero largo

NOMBRE Texto 20

CIUDAD Texto 15

FECHA_APERTURA Fecha/Hora Fecha corta Mayor al 31/12/1960

TABLA: USUARIO

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL CAMPO /

FORMATO

CODIGO_USUARIO Autonumeración Entero largo

NOMBRE Texto 15

APELLIDO Texto 20

DIRECCION Texto 25

TELEFONO Texto 9

CODIGO_AGENCIA Número Entero largo

 TABLA: PRESTAMO

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL REGLAS DE VALIDACIÓN

CAMPO /

FORMATO

NUMERO_PRESTAMO Autonumeración Entero largo

FECHA_CONCESION Fecha/Hora Fecha corta No puede ser una

fecha futura

MONTO Moneda Moneda Mayor que 300 USD

PLAZO_MESES Número Entero largo Mayor que 0

CODIGO_USUARIO Número Entero largo

TABLA: DEPOSITO

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DEL CAMPO / REGLAS DE VALIDACIÓN

FORMATO

CODIGO_DEPOSITO Autonumeración Entero largo

FECHA Fecha/hora Fecha corta Especificar una fecha

anterior al 2014

NUMERO_CUOTA Número Entero largo Mayor que 0

CANTIDAD Moneda Moneda Mayor que 0

NUMERO_PRESTAMO Número Entero largo

 Establezca relaciones entre las tablas.

En cada una de las relaciones creadas, deberá exigir integridad referencial, actualización
en cascada de los campos relacionados y eliminación en cascada de los registros
relacionados.

 Utilizando el Asistente de formularios diseñe los siguientes formularios:

o Utilice las tablas AGENCIA y USUARIO en el orden definido y use todos sus
campos para crear un formulario con subformularios.
 o Utilice las tablas USUARIO, PRESTAMO y DEPOSITO en el orden definido y
use todos los campos para crear formulario con subformularios

o Utilice el primer formulario creado para insertar datos de 2 agencias y de cada

agencia 3 usuarios

o Utilice el segundo formulario creado para insertar por cada usuario 1 préstamo y
mínimo 3 registros de depósitos por cada préstamo.
Ingrese en 2 registros en la tabla PRESTAMO en el monto 2200 y 2800, y en
plazo en meses 25 y 30, en FECHA_CONCESION 08/12/2011.

Nota Importante: En el caso de no disponer de registros que cumplan la condición para

consultas e informes ingrese nuevos registros que cumplan con lo solicitado.

 Realice las siguientes consultas:

o Diseñe una consulta de la tabla préstamo con el nombre PARA CREAR
USUARIOS CON DEUDA donde el monto de la deuda este entre 2000 y 3000
dólares y el plazo en meses sea mayor que 24, que genere una nueva tabla que se
llamará USUARIOS CON DEUDA. (consulta de acción).

o Realice una consulta que elimine los registros de la tabla préstamo donde el
monto de la deuda este entre 2000 y 3000 dólares y el plazo en meses sea mayor
que 24 que se llamará ELIMINA DEUDA.

o Crear la consulta RECUPERA DEUDA que recupere los registros borrados en

la consulta anterior. (consulta de acción).

o Elabore una consulta de actualización donde la fecha de concesión del préstamo

sea mayor al 01/01/2011, por razones de trámites en la agencia se entrega cuatro
días más tarde. Grabar con el nombre de PRESTAMO_TARDE.

o Realizar una consulta donde se presente el número del mes y la cantidad de

préstamos ejecutados. Grabar con el nombre de NUMERO DE PRESTAMOS.

 Elabore un informe de nombre NUMERO DE DEPOSITOS donde aparezca el nombre

del usuario, apellido, monto del préstamo que este entre 2000 y 3000 dólares, número de
depósitos realizados, nombre y ciudad de la agencia.

Grabar el archivo CREDITO_AGENCIA, para esto asegúrese que la base de datos está cerrada,
caso contrario no se guardará.
 BIBLIOGRAFÍA
 Excel 2010 avanzado, Gómez Gutiérrez, 2011, primera edición, editorial
 Ra-Ma Domine Microsoft Office 2007, Francisco Pascual, 2008, primera edición,
editorial Alfaomega Ra-Ma.
 Gestión de proyectos con Microsoft Project 2010, Antonio Colmenar, Manuel A. Castro,
Francisco Javier Cruz, Elio Sancristóbal Ruiz, 2011, primera edición, editorial Ra-Ma.
 Project 2010, Chatfield, Carl – Jhonson, Timothy, 2011, primera edición, editorial Anaya
Multimedia.
 Access 2010, Marco Antonio Tiznado Santana, 2011, primera edición, editorial Nomos
S.A.
 Access 2010, A. González Mangas, G. González Mangas, 2011, primera edición,
editorial Thomson Paraninfo.
 Access 2010, Francisco Pascual, 2011, primera edición, editorial Alfaomega.
 Office 2010 Paso a Paso, Joyce Cox, Curtis Frye, Joan Lambert, 2011, primera edición,
editorial Anaya Multimedia.
 Office 2010, Scott Peña Patricia, 2011, primera edición, editorial Anaya Multimedia.

BIBLIOGRAFÍA WEB

[Link]. (2012). FRASES CELEBRES.

Edison, T. (2016). Frases Celebres.
Jordan, M. (2016). Frases Celebres.
Microsoft. (2016). Project .
Microsoft. (2016). Ayuda.
Project, M. (2016). Fases.
Schactel, H. J. (2016). Frases celebres .