Módulo I: Trabajo con Libro y hoja de cálculo
Contenido 1: Personalizar el libro de trabajo
Conocer las opciones generales de Excel.
Utilice la ficha Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de Excel, donde
podrá modificar algunas opciones que son propias de la estructura de la ventana.
Por ejemplo, el color de la ventana, número de hojas, tamaño de la fuente, entre otras.
Ruta para: Cambiar las opciones generales de Excel.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. En el cuadro Opciones de Excel, haga clic en Avanzadas.
En el cuadro Opciones de Excel, modifique algunas características del programa.
Opciones para guardar un libro de Excel.
Excel 2010 utiliza un formato de archivo compatible con Office 2007. Por lo tanto, los archivos
creados en Excel 2010 se pueden abrir en Excel 2007 sin pérdida de funcionalidad.
Si desea guardar un archivo creado en Excel 2010 para que sea compatible con Excel 2003 o inferior,
usted debe:
1. Hacer clic en la ficha Archivo.
2. Seleccionar la opción Guardar como.
En el cuadro Guardar como, en el campo Tipo, seleccione de la lista la opción Libro de Excel 97-2003.
3. Haga clic en el botón Guardar.
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Usar la función Autorrecuperación de Excel.
La función Autorrecuperación no sustituye la tarea de guardar con regularidad los archivos de Excel.
Si guarda frecuentemente los archivos, más información se recuperará en caso de corte de energía
u otro problema mientras un archivo está abierto.
Ruta para: Configurar la función Autorrecuperación.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
En el cuadro Opciones generales, específicamente en Guardar, indique el intervalo de tiempo que
usará Excel para guardar una copia de Autorrecuperación.
3. Haga clic en la opción Guardar.
Excel guardará una copia del archivo que se puede usar en caso de tener algún inconveniente con
el archivo original.
Ruta para: Ver donde se guardan las copias de Autorrecuperación.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Reciente.
3. Haga clic en la opción Recuperar documentos sin guardar.
4. Seleccione el documento que desea recuperar.
Cambiar algunas opciones avanzadas del libro.
En ocasiones, puede ocurrir que necesitemos cambiar hacia donde se mueve la celda activa después
de ingresar un dato.
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Ruta para: Cambiar algunas opciones avanzadas del libro.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en la opción Avanzadas.
En el cuadro Opciones de Excel, modifique la dirección de la celda activa después de presionar la
tecla Enter, seleccionando Derecha, Izquierda, Arriba, Hacia abajo.
Ruta para: Cambiar la cantidad de elementos que aparecen en la lista de archivos usados
recientemente.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en la opción Avanzadas.
Elimine el valor actual con la tecla Retroceso e ingrese un número, luego, haga clic en el botón
Aceptar.
Crear una ficha y/o grupo en Excel.
Puede personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office.
Por ejemplo, se puede crear una ficha personalizada y un grupo personalizado para que contengan
los comandos que usa con más frecuencia.
Ruta para: Personalizar la cinta de opciones
1. Hacer clic en la ficha Archivo.
2. Hacer clic en Opciones.
3. Hacer clic en Personalizar cinta de opciones.
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En el cuadro Opciones de Excel es posible crear una nueva ficha personalizada que muestre los
botones que más utiliza.
Contenido 2: Presentación de ventanas
Organizar ventanas.
En ocasiones, puede ocurrir que necesite trabajar en la misma ventana con varias hojas para, por
ejemplo, comparar los datos ingresados.
Para ver dos hojas de cálculo (Base Clientes y Listado de Clientes) en una ventana al mismo tiempo,
usted debe:
1. Hacer clic en la ficha Vista.
2. Seleccionar el comando Organizar todo.
En el cuadro Organizar ventanas, use la opción Horizontal para ver las dos hojas en la misma ventana
de forma horizontal.
3. Haga clic en el botón Aceptar
Las dos hojas aparecerán en la misma ventana de forma horizontal. De esta manera, se puede
desplazar sobre una ventana que es independiente de la otra.
Realice los pasos vistos anteriormente para ver las dos hojas de cálculo en la misma ventana de
forma vertical.
Finalmente, si realiza los pasos vistos anteriormente, puede ver las dos hojas de cálculo en la misma
ventana en cascada.
En síntesis, para ver varias hojas en la misma ventana al mismo tiempo. Usted debe hacer clic en la
opción Organizar todo y seleccionaremos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de
cómo estén situados los datos en la hoja de cálculo.
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Contenido 3: Ejecutar pegado especial
Realizar pegado especial.
Se pueden copiar celdas de la hoja de Excel y pegar el contenido o los atributos de una celda o rango
de celdas, es decir, fórmulas, formatos, comentarios, entre otros, desde el portapapeles a una hoja
de cálculo mediante el comando Pegado especial.
Por ejemplo, si desea copiar el contenido de una celda y luego desea pegar el contenido en otra
celda de la hoja. Es decir, copiar solo la fórmula y pegar dicha información en otra celda, usted debe:
1. Seleccionar una celda o rango de celdas de la hoja de cálculo.
2. Hacer clic en el comando Copiar.
3. Seleccionar una celda en donde se debe pegar el contenido de la o las celdas copiadas.
4. Hacer clic en el botón de lista desplegable junto a la opción Pegar.
5. Seleccionar la opción Pegado especial.
En el cuadro Pegado especial para pegar el contenido de la o las celdas, seleccione la opción
fórmulas.
6. Haga clic en el botón Aceptar.
Contenido 4: Proteger y compartir
Proteger hoja y libro de trabajo.
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine accidental o intencionalmente datos
importantes de la hoja de cálculo, debe usar la herramienta proteger, muy útil para resguardar datos
de la hoja de cálculo.
Si desea bloquear la hoja de cálculo para impedir que un usuario agregue o elimine información
importante de la hoja, usted debe:
1. Hacer clic en la ficha Revisar.
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2. Seleccionar la opción Proteger hoja.
Utilice una contraseña para restringir el acceso a la hoja de cálculo. Las contraseñas pueden tener
hasta 255 letras, números, espacios o símbolos.
Para desproteger la hoja de cálculo, verá que la opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja,
siempre que la hoja de cálculo esté protegida. Entonces, para desproteger la hoja, usted debe:
1. Hacer clic en la opción Desproteger hoja.
2. Escribir la contraseña ingresada anteriormente.
3. Hacer clic en el botón Aceptar
Si desea impedir que un usuario cambie la estructura de un libro, elimine accidental o
intencionalmente una hoja del libro, usted debe usar la herramienta proteger libro.
Ruta para: Proteger libro.
1. Hacer clic en la ficha Revisar.
2. Hacer clic en la opción Proteger libro.
3. Escriba una contraseña.
4. Confirmar la contraseña ingresada.
5. Hacer clic en el botón Aceptar.
Ahora, para conseguir una seguridad adicional, usted debe proteger todo el archivo del libro con
una contraseña. De este modo, solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del
libro.
Ruta para: Proteger todo el archivo.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en la opción Guardar como.
3. En el cuadro Guardar como, haga clic en la opción Herramientas.
4. Seleccione de la lista Opciones generales
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Recuerde usar una contraseña para impedir el acceso al libro. Las contraseñas pueden tener hasta
255 letras, números, espacios o símbolos.
1. Escriba una contraseña de apertura.
2. Haga clic en el botón Aceptar.
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