Manual de Usuario Comprador
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Módulo Compras
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Servicio de Atención Telefónica: 486 11 11
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MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES
MÓDULO COMPRAS 04.12.2007
Índice
ÍNDICE ................................................................................................................................................ 1
DESCRIPCIÓN GENERAL................................................................................................................. 2
CONFIGURACIÓN.............................................................................................................................. 3
1. ATRIBUTO DE EMPRESA ................................................................................................................. 3
2. ROLES DE USUARIO ....................................................................................................................... 3
FUNCIONALIDADES.......................................................................................................................... 4
1. CREAR ORDEN DE COMPRA.................................................................................................... 4
1.1. Creación de la Orden de Compra ........................................................................................ 4
1.2 Verificación de la Orden de Compra ................................................................................... 11
2. EDITAR ORDEN DE COMPRA ....................................................................................................... 12
3. CONSULTAR ORDEN DE COMPRA ................................................................................................. 14
4. APROBAR ORDEN DE COMPRA ..................................................................................................... 17
4.1 Búsqueda de Órdenes Pendientes de Aprobación ............................................................. 17
4.2. Desarrollo de la Aprobación de la Orden de Compra ........................................................ 18
PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................................................................... 22
MENSAJES DE ERROR................................................................................................................... 24
GLOSARIO ....................................................................................................................................... 25
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Descripción General
El módulo de Compras es un medio confiable, cómodo y de fácil manejo para gestionar
sus adquisiciones. Este servicio permite desarrollar el proceso de creación, liberación y
aprobación de órdenes de compra al interior de la empresa, condicionado a roles y
perfiles de usuarios, límites de gasto, cuentas de costo, y la combinación de todos estos
elementos.
Este servicio entrega la posibilidad de asignar a cada orden de compra centros de costo, y
partidas de presupuesto al momento de creación del documento.
Permite personalizar la orden de compra, según los requerimientos de la empresa e
incorporar toda la información relevante para formalizar el proceso de compra, tal como:
antecedentes del comprador y del proveedor, datos de las líneas de productos (código,
descripción, cantidad, unidad), precios (unitarios y totales), impuestos, descuentos, y
datos del negocio (condiciones de pago, despacho y otros).
Las compras a través de Iconstruye contribuyen a la formalización y control del proceso
de abastecimiento, ya que cada orden de compra generada en el sistema es sometida a
un flujo de aprobaciones, donde es revisada y visada por cada responsable definido por la
empresa. Con ello, toda orden de compra enviada a proveedor (tanto integrado como no
integrado al sistema) cuenta con la aprobación por parte de la empresa, lo que garantiza
el despacho de los productos solicitados.
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Configuración
1. ATRIBUTO DE EMPRESA
En el módulo de Compras el único atributo a nivel de empresa es:
1) Utiliza Partidas
En caso que lo requiera su activación debe ser solicitada a su ejecutivo de cuenta o a
la mesa de ayuda 4861111.
2. ROLES DE USUARIO
Los Roles de Usuario que permiten acceder a las funcionalidades de Compra son:
1) Compras- Crear Orden de Compra
Este rol permite que al usuario crear órdenes de compra.
2) Compras- Editar Orden de Compra
Este rol permite modificar las órdenes de compra en estado guardada.
3) Compras- Consultar Orden de Compra
Este rol permite el acceso para consultar todos los estados de las órdenes de compra.
4) Compras- Aprobar Orden de Compra
Este rol permite a uno más usuarios definidos por la empresa aprobar las órdenes de
compra según el monto y atributos que se hayan previamente definido.
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Funcionalidades
1. CREAR ORDEN DE COMPRA
1.1. Creación de la Orden de Compra
La funcionalidad de Crear Orden de Compra permite al usuario crear una orden de
compra, con una o varias líneas de productos, distribuirla en las distintas cuentas de
costo, aplicarle descuentos e impuestos, para luego enviarla a aprobación y
posteriormente al proveedor. Para esto debe seleccionar la opción Crear Orden de
Compra dentro del menú Compras.
Figura 1. Compras, Crear Orden de Compra
Esta página tiene tres sectores (figura 1):
• Encabezado (1 figura 1)
• Ingreso de líneas de productos (2 figura 1)
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• Tabla de verificación de líneas ingresadas (3 figura 1)
En el encabezado de la página, visualizará (de izquierda a derecha) los siguientes
campos (figura 2), que deberá definir para iniciar el proceso de compra:
Figura 2. Encabezado página “Crear Orden de Compra”
• Fecha de Creación: Definido por defecto por el sistema. Corresponde a la fecha
en que es creada la orden de compra.
• Centro de Gestión: Corresponde al centro de gestión u obra en donde el usuario
se encuentra creando la orden de compra. Definido en forma automática por el
sistema.
• Razón Social: Razón social de la empresa a nombre de la cual se realizará la
compra y será facturada.
• Dirección de Facturación: Dirección a la cual el proveedor emitir la factura.
• Contacto de Facturación: Nombre del usuario que recibe la información
relacionada a las facturas en la empresa.
• Dirección de Envío de Factura: Dirección a la cual el proveedor debe enviar la
factura al cliente.
• Moneda: Tipo de moneda en que se realiza la compra. Existen cuatro tipos: Peso,
UF, Dólar y Euro.
• Forma de Pago: Forma que la empresa compradora usará para pagar al
proveedor. Existe una lista de otras formas de pago que pueden ser
seleccionadas. Por ejemplo, “Contra Recepción de Facturas a 30 días”.
• Método de Envío: Método que deberá ser usado por el proveedor para despachar
el material.
• Nombre de la Orden de Compra: Se recomienda el ingreso de un nombre que
permita identificar con facilidad la orden de compra, para su posterior búsqueda
dentro del sistema.
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• Porcentaje de Impuesto: Corresponde al 19% del Impuesto Único Agregado
(IVA). Definido por defecto por el sistema.
• Proveedor: Proveedor al cual comprará los materiales. Para definirlo deberá hacer
clic en (lupa). Se abrirá una ventana en la que debe digitar el rubro o nombre
de fantasía del proveedor. Una vez efectuada la búsqueda, se debe seleccionar la
empresa presionando lápiz (figura 3). Luego de realizar esta operación, en el
encabezado aparecerán todos los datos de venta del proveedor.
Figura 3. Selección de Proveedor
• Proveedor No Ingresado: Esta aplicación le permite ingresar a un proveedor que
no trabaje con el sistema de Iconstruye (Proveedor No Integrado o PNI). Para ello,
debe hacer clic en el botón proveedor no ingresado completar los datos
indicados en la ventana de ingreso. Para finalizar, debe hacer clic en guardar y el
proveedor quedará ingresado en el encabezado (figura 4).
Figura 4. Ingreso de PNI
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En la segunda parte de la orden de compra está el Ingreso de Líneas de Productos
donde debe ingresar los productos o materiales a comprar. Encontrará, de izquierda a
derecha los siguientes campos para completar (figura 5):
Figura 5. Ingreso de Líneas de Productos
• Código: Permite usuario ingresar el código directamente en la caja o desde el
maestro de materiales presionando la lupa . Al hacerlo, se abrirá una ventana
en la que el usuario tiene las opciones de buscar el producto por código o
descripción.
• Descripción: Una vez que el usuario ha digitado el código del producto el sistema
ingresa la descripción automáticamente.
• Cantidad: Cantidad de productos a comprar.
• Unidad: Se encuentra predeterminada desde el código del producto.
• Precio Unitario: Valor del producto. Se puede importar desde una cotización,
precio histórico, presionando el icono o un convenio a través del icono .
También puede ser digitado directamente por el usuario.
• Sub Total: Corresponde al total que se calcula automáticamente de acuerdo a la
cantidad del producto ingresada y el precio unitario.
• Descuento: Se refiere a los tipos de descuento que se pueden asignar a cada
producto. El sistema da la opción de ingresar dos tipos de descuentos: lineal y
compuesto.
• Glosa: Comentarios realizados al proveedor que tienen relación con la descripción
del producto y que permiten dar mayores especificaciones del producto. Por
ejemplo, el color de un casco.
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• Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha de entrega de los productos por parte
del proveedor en la dirección indicada para el despacho.
• Adjuntar: El sistema permite adjuntar archivos que indiquen características
adicionales del producto a comprar. Para ello, el usuario deberá pinchar el botón
adjuntar, luego en Examinar para rescatar el archivo de su PC, presione
adjuntar, finalmente Guardar.
• Fecha de Entrega: Es la fecha aproximada que se establece para la distribución
de los productos cotizados.
• Cuenta de Costo: Determina a qué cuenta costo será cargado el material
solicitado. Esta información de traspasa a la orden de compra cuando es
generada. Para asignar la cuenta de costo existen dos opciones:
1.- Digitar el código de cuenta costo directamente en el cuadro.
2.- Ingresar a la opción distribuir. Aparecerá un cuadro de búsqueda, donde podrá
buscar por código o por descripción de cuenta costo. La búsqueda arrojará las
cuentas relacionadas, se identifica la cuenta, se selecciona chequeando en la
columna agregar y se pincha el botón seleccionar ubicado en el sector inferior
derecho del cuadro (figura 6).
Figura 6. Asociar cuenta de costo a la línea
La cuenta seleccionada se cargará en un 100% al producto. Si necesita cargar a más de
una cuenta costo, debe seleccionar las cuentas correspondientes realizando la misma
operación.
En ese caso tiene considerar que, independiente de la cantidad de cuentas asignadas, el
cargo siempre debe sumar un 100%, ya que si la suma es mayor a 100% el sistema
redondeará la cifra menor; y si es menor a 100% el sistema le arrojará el siguiente
mensaje: “La suma de los porcentajes ingresados no puede ser menor a 100. Debe
agregar 20,00%” y no le permitirá continuar con esta operación hasta efectuar la
corrección.
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En el lado derecho del sector, se encontrará con los siguientes botones (figura 7):
Figura 7. Ingreso de Líneas de Productos
• Agregar: Permite incorporar el producto a la orden de compra. Esto queda
reflejado en que la línea de producto pasa al tercer sector de la página.
• Limpiar: En caso que el usuario determine que se equivocó puede hacer clic en el
botón limpiar y el producto será eliminado.
• Maestro: Permite ingresar al maestro de materiales para seleccionar uno o más
productos. Para ello, se debe pinchar el botón Maestro buscar el o los productos
por descripción o código. Una vez encontrados, tiene que seleccionarlos y pinchar
el botón Seleccionar.
• Excel: Permite realizar cargas masivas de líneas de productos. Para utilizar esta
funcionalidad, debe pinchar el botón Excel, importar y guardar el archivo Plantilla
rellenarla de acuerdo a los criterios fijados en el documento Excel (figura 8).
Después de completar todos los datos, tiene que rescatar el archivo desde su PC,
presionando el botón Examinar de la ventana correspondiente a la carga a través
de Excel (figura 9). Finalmente, debe hacer clic en Importar para que el archivo
sea cargado en la orden de compra.
Figura 8. Plantilla de subida masiva de OC
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Figura 9. Exportar / Importar Excel
Luego de ingresar todos los datos asociados a la línea de producto, el usuario debe
presionar el botón Agregar. De manera automática la línea se cargará en el tercer sector
de la página de creación de orden de compra.
En esta zona, por cada línea de producto el usuario tiene las opciones de editar y eliminar
Además, el usuario puede:
• Realizar descuentos a toda la orden de compra (lineal y compuesto)
• Incluir cargos
• Editar Líneas: Al presionar este botón se abrirá una página en la cual se pueden
modificar de una sola vez precios y cantidades de todos los productos a comprar.
• Consultar Pendientes: puede consultar las líneas pendientes de administración en
Pedido de materiales (habilitado sólo a administradores de Pedido de Materiales)
• Eliminar todas las líneas: Elimina todas las líneas de productos ingresadas sin
dejar rastro en el sistema.
Una vez realizada la carga de todas las líneas de productos y de revisar las condiciones
de la compra, el usuario presiona el botón Verificar (figura 10) para finalizar el proceso
de creación de la orden de compra.
Figura 10. Verificar Orden de Compra
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1.2 Verificación de la Orden de Compra
Esta pantalla muestra los datos ingresados anteriormente, permitiendo revisar si estos
corresponden o no y si son correctos antes de enviar la orden al proveedor (figura 11).
• Encabezado, datos del comprador y proveedor (1 figura 11).
• Líneas de productos, detalle de cada producto con código, precio, unidades,
descuento y valor total (2 figura 11).
• Aprobadores del flujo de aprobación, además de dos pestañas adicionales con los
presupuestos por recurso y cuenta de costo. Dispone de un espacio para escribir
comentarios que serán visualizados por los aprobadores (3 figura 11).
• Finalmente encontrará tres opciones (4 figura 11):
o Volver: Vuelve a la página de creación de la orden de compra para editar
su contenido.
o Imprimir: Imprime la orden de compra tal cual es visualizada en la pantalla
del computador. Cabe hacer notar que esta impresión no tiene validez para
los efectos de la compra, puesto que no cuenta con las aprobaciones
necesarias.
o Enviar: Envía la orden de compra al flujo de aprobación.
Figura 11. Página de verificación de OC
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2. EDITAR ORDEN DE COMPRA
Esta funcionalidad permite realizar modificaciones a una orden de compra guardada,
que se había comenzado a crear con anterioridad. Debe ir al menú de Compras a la
opción editar orden de compra.
Lo primero que tiene que hacer el usuario es ubicar la orden, para lo cual se recomienda
la utilización de los filtros de búsqueda, ubicados en el encabezado de la página (figura
12).
Figura 12. Editar orden de compra
El sistema ofrece una serie de filtros para realizar la búsqueda (figura 12), que pueden ser
utilizados de manera individual o conjunta, ingresando varios criterios antes de presionar
el botón Buscar. Los filtros son:
• Número de Orden de Compra: Número del documento asignado de manera
automática por el sistema al momento de su creación.
• Nombre de Orden de Compra: Corresponde al nombre ingresado por el usuario
al momento de crear el documento.
• Solicitante: Nombre del usuario creador de la orden de compra.
• Centro de Gestión: Corresponde al centro de gestión en el cual se creó la orden
de compra.
• Fecha de Creación: Este filtro permite realizar búsquedas por rangos de fecha.
• Proveedor: Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear
la orden de compra.
• Número Pedido de Materiales: Número identificador del pedido de materiales
desde el que se inició la orden de compra.
• Estado de Orden de Compra: guardada, espera de aprobación, rechazada,
enviada a proveedor, enviada por fax, aceptada, no aceptada, en proceso,
cancelación solicitada, cancelada, cancelada por solicitante.
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• Tipo de Orden de Compra: normal, regularización o convenio
Una vez ubicada la orden de compra en búsqueda, el usuario puede realizar las
siguientes operaciones en la columna opciones (figura 13):
• Editar : podrá ingresar a la orden de compra y completar los datos faltantes
para enviarla a aprobación.
• Eliminar : elimina el documento sin dejar rastros en el sistema.
• Copiar la Orden de Compra : reproduce la orden de compra manteniendo
todos sus datos. Una orden de compra creada desde esta opción queda en estado
Guardada, por lo que la debe editar para enviarla a aprobación.
• Revisar el Historial de la Orden de Compra : muestra todos los estados por
los que ha pasado el documento y cada una de sus líneas, con los nombres de los
usuarios que han intervenido.
Figura 13. Editar orden de compra
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3. CONSULTAR ORDEN DE COMPRA
Esta funcionalidad se encuentra dentro del menú compras en la opción Consultar
Ordenes de Compra que lista todas las compras y sus estados. En la parte superior
derecha es posible filtrar según se requiera la información (figura 14).
Figura 14. Consultar Orden de Compra
En el encabezado de la página (figura 14) el sistema ofrece un sistema de búsqueda con
los criterios que se detallan a continuación y que pueden ser utilizados en forma individual
o simultánea para mayor precisión en los resultados de la búsqueda:
• Número de Orden de Compra: Número del documento asignado de manera
automática por el sistema al momento de su creación.
• Nombre de Orden de Compra: Corresponde al nombre ingresado por el usuario
al momento de crear el documento.
• Solicitante: Nombre del usuario creador de la orden de compra.
• Centro de Gestión: Corresponde al centro de gestión en el cual se creó la orden
de compra.
• Fecha de Creación: Este filtro permite realizar búsquedas por rangos de fecha.
• Proveedor: Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear
la orden de compra.
• Número Pedido de Materiales: Número identificador del pedido de materiales
desde el que se inició la orden de compra.
• Estado de Orden de Compra: Busca por todos los estados en que se puede
encontrar la orden de compra, que se mencionan a continuación:
o Todas las Órdenes: Muestra todas las órdenes de compra y sus estados.
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o Guardada: La orden de compra se encuentra en estado “Guardada” y
disponible para modificaciones.
o En Espera de Aprobación: La orden de compra se encuentra en el flujo
de aprobación.
o Rechazada: Significa que la orden de compra fue rechazada por uno de
los aprobadores.
o Enviada por Fax: Cuando una orden de compra es realizada a un
proveedor no integrado, tras ser aprobada debe ser enviada por fax al
proveedor, debido a que el sistema no se la envía de manera automática
como ocurre con los proveedores integrados a Iconstruye.
o Enviada por Integración: Se refiere al envío de la orden de compra al
sistema contable o de finanzas de la empresa compradora.
o Aceptada: La orden de compra que ha sido aceptada por el proveedor.
o No Aceptada: El proveedor no aceptó la orden de compra.
o En Proceso: El proveedor ha revisado la orden de compra pero no la ha
aceptado aún.
o Cancelación Solicitada: El comprador solicita al proveedor la cancelación
de una orden de compra que ya ha sido aceptada.
Una vez ubicada la orden de compra en búsqueda, el usuario puede realizar las
siguientes operaciones en la columna opciones (figura 15):
Figura 15. Consultar Orden de Compra
• Imprimir : permite visualizar el documento de la orden de compra en formato
PDF.
• Cancelar la Orden de Compra : el usuario podrá cancelar la OC en el sistema
luego de su aprobación o de haber sido aceptada por el proveedor.
• Editar : el usuario podrá completar la orden de compra (en estado guardada) y
enviarla a aprobación.
• Eliminar : elimina el documento sin dejar rastros en el sistema.
• Copiar la Orden de Compra : Reproduce la orden de compra manteniendo
todos sus datos. Una orden de compra creada desde esta opción queda en estado
Guardada, por lo que la debe editar para enviarla a aprobación.
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• Historial de la Orden de Compra : Muestra todos los estados por los que ha
pasado el documento y cada una de sus líneas, con los nombres de los usuarios
que han intervenido.
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4. APROBAR ORDEN DE COMPRA
Cada orden de compra generada en el sistema de Iconstruye es sometida a un flujo de
aprobación antes de ser enviada al proveedor. Para poder aprobar una orden de compra
el usuario tiene que tener el rol de Aprobador de Ordenes de Compra, cuyo nivel de
responsabilidad está relacionado a los montos de compra asignados para las
aprobaciones determinados en el momento de la configuración del usuario.
El aprobador tiene dos formas de informarse que tiene órdenes en espera de aprobación:
1. Aviso de mensajería: Correo electrónico que recibe en la cuenta registrada en el
sistema.
2. Ingresando a la funcionalidad Aprobar Órdenes de Compra del módulo de
Compras.
4.1 Búsqueda de Ordenes Pendientes de Aprobación
Al ingresar a la funcionalidad de Aprobar Ordenes de Compra, el usuario encontrará en
el encabezado de la página un sistema de búsqueda que permite buscar las órdenes
pendientes de aprobación por Centro de Gestión (figura 16).
Figura 16. Ordenes de Compra por Aprobar
En la tabla de resultados, encontrará el listado de órdenes de compra en espera de
aprobación, con los siguientes datos:
• Número de Orden de Compra: Número de identificación de la orden asignado por
el sistema automáticamente al momento de su creación.
• Nombre Orden de Compra: Nombre otorgado por el usuario solicitante o creador
de la OC.
• Organización: Centro de gestión en que se han generado la orden de compra.
• Proveedor: Indica el nombre del proveedor al que se ha emitido la orden de
compra.
• Solicitante: Nombre del usuario que ha generado la orden de compra.
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• Fecha de Recepción: Es la fecha que otorga el sistema cuando la orden de
compra ingresa al flujo de aprobación.
• Monto: Monto total de la orden de compra con IVA incluido.
• Fecha de Creación: Es la fecha que el sistema otorga cuando se crea el
documento.
• Opciones:
o Ver la Orden de Compra : Permite al usuario ingresar al documento, para
su revisión y posterior aprobación o rechazo.
o Historial de la Orden de Compra : Muestra todos los estados por los que
ha pasado el documento y cada una de sus líneas, con los nombres de los
usuarios que han intervenido.
4.2. Desarrollo de la Aprobación de la Orden de Compra
Para aprobar una orden de compra, el usuario debe ingresar a través del icono en la
columna opciones (figura 17).
Figura 17. Ordenes de Compra por Aprobar
Al ingresar encontrará la orden de compra con todos sus antecedentes (figura 18):
• Datos del Documento, son los datos del comprador y del proveedor seleccionado
(1 figura 18).
• Líneas de Productos, cada una con su código y descripción, fecha de entrega en
obra, cuenta de costo asignada, precio unitario, descuentos y totales (2 figura 18).
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Figura 18. Aprobación de Orden de Compra
Al final de cada línea de producto (2 figura 18) se encuentra la columna opciones donde
usted puede:
• Ver : ingresa a ver el detalle de la línea de producto, donde además de los
antecedentes que aparecen en la OC, visualiza la glosa y comentarios.
• Historial : ingresa a una ventana en la que se visualizan todos los estados por
los que ha pasado la línea y cada uno de los usuarios que han intervenido en ella.
Por último, en la zona inferior (3 figura 18) encontrará:
• Revisar Presupuesto por Recurso: En aquellas empresas que han cargado su
presupuesto por recurso, el aprobador lo puede revisar antes de aprobar la orden
de compra.
• Revisar Presupuesto por Cuenta de Costo: En aquellas empresas que han
cargado su presupuesto por cuenta de costo, el aprobador lo puede revisar antes
de aprobar la orden de compra.
• Modificar el Flujo: Posibilita para añadir otro usuario al flujo de aprobación. El
sistema permite que el aprobador inserte un nuevo usuario aprobador antes o
después de él (figura 19). En caso de elegir uno anterior, el documento tendrá
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que ser visado nuevamente antes de volver al aprobador. El objetivo de este tipo
de modificación de flujo es evitar rechazos de documentos por falta de
antecedentes de los requerimientos, puesto a que permite enviar a aprobación la
OC a un aprobador anterior con mensajes internos en el campo de comentarios
con el fin de que resuelva eventuales dudas.
Figura 19. Ordenes de Compra por Aprobar
Al agregar un aprobador “antes” tendrá disponible un campo para ingresar sus
comentarios, seleccione el nombre del aprobador, ingrese sus comentarios,
presione agregar y luego volver (figura 20).
Figura 20. Aprobar OC, Agregar aprobador Antes
• Comentarios: Permite escribir mensajes referentes a la orden de compra, que
serán leídos por los demás usuarios de la empresa que intervienen en la compra
en cuestión.
• Rechazar: Rechaza la orden de compra (figura 21).
• Aprobar: aprueba la orden de compra que es enviada automáticamente al
proveedor a través del sistema (figura 21), en el caso de una OC generada a un
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proveedor integrado a Iconstruye. De tratarse de un proveedor no integrado, la OC
deberá ser enviada a través de fax o e-mail por el usuario solicitante.
Figura 21. Ordenes de Compra por Aprobar
• Imprimir: Imprime la orden de compra tal cual es visualizada en la pantalla del
computador, recuerde que la impresión de la pantalla no es valida como orden de
compra, necesariamente debe aprobarla para disponer del formato PDF valido
como orden de compra con todas sus aprobaciones requeridas.
• Revisar Historial: Permite visualizar el historial del documento, con los estados,
comentarios y usuarios que han intervenido en él.
• Volver: Conduce a la página de órdenes de compra por aprobar.
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Preguntas Frecuentes
1.- ¿Cómo agrego una cuenta de costo?
Para hacerlo existen dos formas:
• Digitarlo directamente y pinchando luego en el botón distribuir, en el caso de saber
su código
• Pinchando el botón distribuir, para luego buscar la cuenta de costo.
2. ¿Cómo busco el precio histórico?
Debe hacer clic en el icono que se encuentra sobre la columna de precio unitario en el
sector de ingreso de líneas de productos.
3.- ¿Para qué sirven los íconos editar y eliminar líneas?
Si al momento de verificar la orden de compra el usuario se da cuenta de que ha cometido
un error en cualquiera de los datos de la línea de producto, puede presionar el ícono
(editar) para corregir.
Por otro lado, el ícono (eliminar) permite al usuario borrar la línea de producto y no
enviarla en la orden de compra.
4.- ¿Cómo agrego un ítem que no existe en el maestro de materiales?
Si el maestro es de administración propia (de la empresa constructora) tiene que solicitar
la creación del código al usuario que tiene el rol de creador. Esto lo puede hacer,
ingresando al cuadro para seleccionar ítems en el maestro de materiales y presionando el
botón Solicitar que allí aparece. Se abrirá una ventana en la que debe llenar los campos
requeridos y enviar su solicitud al encargado de su empresa par que le cree el código.
Por el contrario, si el maestro lo administra Iconstruye el procedimiento es el mismo con la
única diferencia que el código es asignado por el personal de Iconstruye.
5. ¿Cómo puedo arreglar un error que detecte en la orden de compra antes de
enviarla a aprobación?
Si es usuario comprador está en la página de Verificación de la Orden de Compra,
presione el botón Volver. En el caso de ser usuario aprobador, debe rechazar la orden
de compra e indicar el error y la corrección en el sector de los comentarios para el que el
usuario comprador genere nuevamente la OC.
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6.- ¿Cómo agrego un proveedor que no existe?
Seleccione el botón proveedor no ingresado y llene los datos solicitados en la ventana.
7.- Busco un proveedor y no lo encuentro; lo trato de crear y me dice que ya existe
Al buscar en el sistema, por defecto muestra los proveedores integrados. Por ello, si no lo
encuentra dentro de dicho listado, presione la viñeta de proveedores no integrados y
verifique si la empresa que busca está dentro de esa página.
8.- ¿Cómo ingreso un descuento?
Hay dos formas de ingresar un descuento:
• Por línea de producto: En el momento en que está creando la Orden de Compra
y agregando los ítems que va a comprar presione el ícono (descuento) y
después agregue el producto a la orden.
• Al total de la orden de compra: Presionando el ícono (descuento) que se
ubica en el sector de los totales de la orden de compra.
El procedimiento en lo dos casos es el mismo. Al presionar ese icono aparece un
recuadro mas pequeño en el cual hay que seleccionar el botón NUEVO deben de llenar el
campo de descripción del descuento, marcar si es lineal o compuesto y si es por monto o
por porcentaje y después marcar el botón GUARDAR y el descuento aparece reflejado en
donde se haya realizado (ya sea por línea o por el total de la Orden de Compra).
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MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES
MÓDULO COMPRAS 04.12.2007
Mensajes de Error
Al crear órdenes de compra el sistema puede detectar errores al momento de verificar,
impidiendo su envío y detallando los errores encontrados para que se puedan corregir.
La corrección la realiza al presionar el botón Volver y agregar lo que falta.
Algunos ejemplos son (figura 1):
• Falta seleccionar centros de costo.
• No se seleccionó proveedor.
• Falta los valores unitarios.
Figura 1. Error al enviar una orden de compra
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MÓDULO COMPRAS 04.12.2007
Glosario
• OC: Orden de Compra
• Editar orden de compra: Modificar la orden de compra para enviarla al flujo de
aprobación.
• Flujo de Aprobación: Número de aprobadores involucrados en el proceso de
aprobación de la orden de compra.
• Centro de Gestión: Obra u organización en la cual el usuario está trabajando.
• Cuenta de Costo: Cuenta a la cual se cargan los gastos de la obra va por ítem de
productos y generalmente asociada a al presupuesto de la obra.
• Línea de Producto: Es la línea en la cual se detallan los productos a comprar.
• Anexo: Archivo que se adjunta a la orden de compra para complementar los datos
de la misma o mandar información anexa de los productos o de las obras.
153 Brisas Sur II
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