Auditoría de Fraude

El fraude puede definirse como cualquier acto ilegal caracterizado por engaño,
encubrimiento o violación de la confianza. Estos actos no dependen de la amenaza de
la violencia o de la fuerza física. Los fraudes son perpetrados por partes y
organizaciones para obtener dinero, propiedad o servicios y evitar el pago o la pérdida
del servicio; o para asegurar la ventaja personal o comercial.
El fraude no es exclusivo de ningún tipo de organización. Ocurre en empresas públicas
y privadas, sin fines de lucro, en organizaciones que buscan contribuir al bienestar
económico y social, como departamentos gubernamentales, instituciones financieras y
servicios públicos y privados (agua, electricidad, educación, atención de salud, etc.).
El fraude a menudo puede llevar a litigio, despido y recuperación de activos. Por lo
tanto, es esencial que cualquier investigación sea llevada a cabo por personas
debidamente cualificadas para reducir el riesgo de comprometer la evidencia, acusar
erróneamente o socavar las acciones legales futuras.
¿Cómo se lleva a cabo una auditoría de fraudes?
Para identificar los indicios de fraude interno, los auditores empiezan por revisar los
recibos, tanto de la empresa como de sus clientes. También realizan entrevistas a los
trabajadores y a los clientes. Su trabajo está diseñado para identificar uno o varios de
los indicadores de los diferentes tipos de fraude:
Malversación.
Sobornos.
Robo.
Extorsión.
Comisiones ilegales.
Conflictos de interés.
Transacciones ficticias.
Presentaciones de gastos fuera de plazo.
Compra de artículos no autorizados.
Gastos realizados fuera de los límites marcados por las políticas de viaje de la
empresa, es decir, que exceden el máximo autorizado.
Facturas incompletas o con datos falsificados.
Tiques de gastos duplicados.
Dietas o notas de gastos de viaje cuya fecha no coincide con los desplazamientos del
trabajador fuera del lugar de trabajo.
Durante todo el proceso, el auditor de fraudes debe mostrarse imparcial y transparente.
¿Qué ocurre con los fraudes informáticos?
Los fraudes informáticos están al orden del día. Cualquier punto débil en los sistemas
es aprovechado para vulnerar los controles y cometer el delito.
Por tanto, un auditor de fraudes también debería estar capacitado para realizar
auditorías específicas en materia de sistemas informáticos. Lo ideal es que pueda ser
capaz de llevar a cabo tareas como la de auditar transacciones contables digitales y
obtener información almacenada en las bases de datos.
Otras labores de la auditoría de fraudes
Elaborar un mapa de riesgos
Así se puede determinar qué probabilidades tiene cada empresa de sufrir un fraude
interno y de qué tipo. De esta forma, se pueden elaborar los controles pertinentes. Al
mismo tiempo ayudan a tener una idea de los empleados que, podrían cometer algún
fraude, así como la actividad fraudulenta que podrían llevar a cabo.
Establecer medidas preventivas
Como puede ser la implantación y difusión de unos códigos éticos y de conducta o dejar
claros los diferentes roles de los trabajadores.
Supervisar la segregación de funciones
No es conveniente que todo el control recaiga en una sola persona, sobre todo cuando
esta no está controlada adecuadamente.
Desarrollar planes, programas y actividades para organizar mejor su trabajo.
Vigilar que el canal de denuncias funcione de forma correcta. Se calcula que alrededor
del 20% de los fraudes se detectan gracias a una denuncia interna. Es importante que
la empresa disponga de un protocolo para proteger a los trabajadores que denuncien
un fraude.
Encargarse de realizar el seguimiento de los planes de acción.
Participar en las investigaciones: esta colaboración puede ser básica o implicarse del
todo, eso dependerá de los medios con los que cuente. Aunque los profesionales no
participen activamente en las investigaciones, sí que deberían estar al tanto de todos
los avances que se vayan produciendo.
Coordinarse con los servicios jurídicos.
Antes de terminar, conviene recordar que las auditorías de fraudes pueden ser internas
o externas. Las primeras son departamentos de la propia empresa, en dependencia del
consejo de administración. Los auditores externos, en cambio, son profesionales que no
trabajan para la empresa auditada y que, en ocasiones, tienen que presentar informes a
un organismo de regulación.
Procedimientos de auditoría frente al fraude
Los procedimientos pueden diseñarse para:
• Poner a prueba la propiedad de los asientos de diario registrados en el libro mayor y
otros ajustes hechos en la preparación de los estados financieros. Revisando la
propiedad de los mismos y si existe la debida autorización en su registro y elaboración.
• Revisar estimaciones contables por sesgos que pudieran dar como resultado
representación errónea de importancia relativa debida a fraude.
Asientos de diario. En la selección de los asientos de diario, se tomará en cuenta:
• Las características de asientos del diario u otros ajustes fraudulentos. Estas
características pueden incluir asientos:
- En cuentas no relacionadas, inusuales o que rara vez se usan.
- Hechos por personas que típicamente no hacen asientos en el diario.
- Que se registran al final del periodo o como asientos posteriores al cierre, los cuales
tienen poca o ninguna explicación o descripción.
- Que se hacen antes o durante la preparación de los estados financieros y no tienen
números de cuenta.
• La naturaleza y complejidad de las cuentas. Los asientos de diario o ajuste
inapropiados pueden aplicarse a cuentas que:
- Contienen transacciones que son complejas o inusuales en su naturaleza.
- Contienen estimaciones importantes y ajustes de final de periodo.
- Han sido propensas a representaciones erróneas en el pasado.
- No se han conciliado de manera oportuna o contienen diferencias sin conciliar.
- Contienen transacciones intercompañías.
• Asientos del diario u otros ajustes procesados fuera del curso normal de los negocios.
Los asientos no estándares del diario pueden no estar sujetos al mismo nivel de control
interno que los asientos de diario que se usan en forma recurrente para registrar
transacciones como las ventas, compras y desembolsos de efectivo mensuales.
Técnicas de auditoría para detectar fraude financiero
El fraude financiero puede producir estragos en una organización y en todos los
stakeholders asociados. En este contexto, la detección y prevención de fraude se
vuelve esencial en la auditoría financiera. Este artículo abordará algunas técnicas
efectivas de auditoría, proporcionando definiciones y ejemplos prácticos, que utilizan los
auditores para descubrir irregularidades financieras y fraudes.
Análisis de datos. Es una técnica de auditoría que implica examinar grandes
volúmenes de datos para identificar patrones, tendencias y anomalías que podrían
sugerir fraude.
Ejemplo práctico: imagina que un auditor analiza los datos de las transacciones de una
tienda minorista y detecta numerosos reembolsos realizados fuera del horario comercial
habitual. Esta anomalía puede ser indicativa de un posible fraude de reembolso,
señalando que se requiere una investigación más profunda.
Revisión analítica. Es una técnica que implica comparar las cifras actuales de la
empresa con las cifras históricas, presupuestos y estándares de la industria para
detectar cualquier variación significativa que pueda indicar fraude.
Ejemplo práctico: un auditor podría notar que los gastos de viaje de un ejecutivo se han
disparado, en comparación con los años anteriores, sin que exista un motivo obvio.
Esta desviación puede ser un signo de gastos personales que se cargan a la empresa,
una forma común de fraude.
Pruebas de detalles de transacciones. Esta técnica implica el examen minucioso de
las transacciones y los registros contables individuales para identificar irregularidades
que podrían ser indicativas de fraude.
Ejemplo práctico: durante la revisión de facturas, un auditor podría notar que algunas de
ellas tienen formatos ligeramente diferentes o contienen errores ortográficos. Estas
inconsistencias pueden ser señales de facturas falsificadas, lo que podría sugerir un
fraude de pagos.
Entrevistas y observación. Esta técnica implica conversar con los empleados y
observar su comportamiento, las operaciones del negocio y el entorno de control interno
para detectar posibles señales de fraude.
Ejemplo práctico: si durante una entrevista un empleado parece nervioso o evasivo al
hablar de ciertos procedimientos financieros, esto puede alertar al auditor sobre la
posibilidad de actividad fraudulenta. Un cambio notable en el estilo de vida de un
empleado que parece exceder su salario también puede ser una señal de fraude.
Evaluación de controles internos. Esta técnica implica evaluar la eficacia del sistema
de control interno de una organización para identificar cualquier debilidad que pueda ser
explotada para cometer fraude.
Ejemplo práctico: si un auditor descubre, durante la evaluación de controles internos,
que un solo empleado tiene control completo sobre el manejo del efectivo y el registro
contable, esto podría ser una bandera roja. Esta falta de segregación de funciones
podría facilitar la manipulación de los registros contables y la malversación de fondos.
Confirmaciones de terceros. Implica obtener y verificar información financiera
directamente de terceros (como clientes, proveedores o bancos) para confirmar la
precisión de los registros financieros.
Ejemplo práctico: un auditor puede solicitar confirmaciones de saldos de cuentas por
cobrar directamente a los clientes. Si una confirmación devuelve un saldo que
contradice los registros contables de la empresa, esto podría indicar la existencia de
cuentas por cobrar ficticias.
Auditoría de fraude
El fraude es el uso del cargo de una persona para su enriquecimiento personal de
forma deliberada, de los recursos o activos de propiedad del empleador.
Entendemos como fraude:
“La utilización del cargo de una persona para su enriquecimiento personal a través del
mal uso o mala aplicación, de manera deliberada, de los recursos o activos de
propiedad del empleador”, (ACFE).
“Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza.
Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o fuerza física. Los
fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero,
bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse
ventajas personales o de negocio”, (IIA).
Las organizaciones, tanto públicas como privadas, están tomando conciencia sobre su
exposición al fraude y luchan contra esa realidad a través de acuerdos internacionales,
convenciones regionales, guías para mejores prácticas, y buscando información sobre
percepciones y hechos de soborno y corrupción. Una forma de evaluar qué tan
efectivos son nuestros esfuerzos es mediante una auditoría.
La auditoría de fraude consiste en revisar los controles que tiene la organización para
prevenir el fraude. También puede ayudar a hacer revisión de los fraudes, una vez que
se han identificado, para comprobar cuáles han sido las causas o debilidades que
generaron el o los fraudes.
Estas son las mejores prácticas para llevar a cabo las auditorías de fraude:
Es muy importante que los auditores tengan habilidades, conocimientos y competencia
en materia de cumplimiento, fraude, investigación, reglamentación, TI, finanzas, cultura
y ética.
Los auditores deben dilucidar de qué manera los controles se compaginan para
disuadir, limitar y detectar el soborno y la corrupción.
¿Eres un auditor interno y en tu organización no hay un programa antifraude o tienen un
programa informal? Te recomendamos ayudar a establecer un punto de partida,
mediante la identificación e investigación de banderas rojas/alarmas, en áreas de riesgo
elevado, tales como relaciones con terceros involucrados, regalos y gastos de
representación, contribuciones a partidos políticos y proveedores, entre otros.
Es recomendable que el auditor interno comparta información con otras funciones de
gobierno, como el área de cumplimiento, los auditores externos, investigadores, y la
Junta Directiva, a fin de comprender cabalmente las posibles implicaciones legales que
deriven del alcance de la auditoría, del trabajo de campo, y de los hallazgos.
Un auditor debe comprender todos los aspectos del programa antifraude de la
organización antes de llevar a cabo evaluaciones de riesgo. Además, debe analizar los
riesgos inherentes de fraude como parte de la evaluación de riesgos global.
El plan de auditoría para evaluar la eficacia del programa antifraude debe estar basado
en riesgos.
Los elementos más relevantes que hay que tener en cuenta son la estructura de
gobierno, evaluaciones de riesgos incluidos terceros involucrado, políticas y
procedimientos, comunicación y capacitación, informes e investigaciones, aplicación de
normas y sanciones, y revisiones y actualizaciones.
Es importante evaluar que las normas antifraude de la organización estén definidas con
claridad y documentadas en políticas bien definidas. También deben existir
procedimientos detallados que no solo describan la manera en que empleados, socios
comerciales y terceros deben comportarse, sino que además especifiquen de manera
explícita qué comportamientos no son aceptables y/o no cumplen con las normas
estipuladas.
En toda auditoría de fraude deben presentarse evidencias de que existen protocolos
para: transacciones con terceros, procesamiento de pagos, informes de gastos y
capacitación. Para prevenir acciones ilícitas de empleados en provecho propio, la
política de mejores prácticas debe abarcar la conducta de los empleados fuera del lugar
de trabajo y los conflictos de intereses.
Corroborar mediante muestreos, si las políticas y los procedimientos cumplen con las
siguientes condiciones:
 Están debidamente documentados.
 Fueron aprobados por el nivel jerárquico adecuado.
 Cumplen con las leyes y regulaciones aplicables.
 Están implementados de manera eficaz.
¿Qué no se debe hacer en una auditoría de fraude?
Omitir o subestimar el riesgo de fraude. Cuando una organización hace un análisis
de riesgo de fraude es necesario revisar que el método se haya utilizado
adecuadamente, que el resultado sea coherente con el contexto de la organización y
que los controles sean adecuados al nivel de riesgo y nunca subestimar el riesgo que
implica que exista fraude y el daño que eso le podría causar a la organización.
Hacer muestreos que sean reducidos. Al momento de revisar las operaciones en las
que hay riesgos de fraude hay que hacer un muestreo completo que contenga la
suficiente información para determinar que las acciones tomadas a través de un
proyecto, relación comercial u operación han sido suficientes para poder mitigar la
existencia de un fraude. Y si hubo fraude, tener suficientes datos para actuar en
consecuencia. El muestreo tiene que ser suficientemente significativo.
No limitarse a los campos en los que son más vulnerables en la organización. Por
supuesto, donde haya más vulnerabilidades hay que hacer mayores esfuerzos para
hacer la auditoría, verificar que los controles sean eficaces y que la medición de los
riesgos es correcta. Pero aquellas áreas que se consideren no vulnerables y en las que
es poco probable que haya fraude, no se pueden dejar de revisar porque precisamente
allí es donde posiblemente los controles sean menos eficaces y la gente podría tener
conductas más tendientes al fraude.
¿Qué es la NIA 240?
La NIA 240 trata sobre las responsabilidades del auditor en la auditoría de estados
financieros con respecto al fraude. En tal sentido, contiene las pautas y lineamientos
que deben seguir los auditores a la hora de detectar fraudes y/o errores en una
empresa.
¿Cómo se realiza una auditoría de fraudes?
Para comprobar la existencia de fraude en una empresa se realiza un procedimiento
llamado Auditoría Forense. Se trata del tipo de auditoría que se enfoca en la búsqueda
de evidencias para corroborar o erradicar la sospecha del delito. Para ello, los auditores
emplean diferentes técnicas y utilizan diversas fuentes de información.
En primer lugar, revisan los documentos financieros que tiene la empresa.
Posteriormente, deben entrevistar a los elementos internos y externos de la
organización a fin de descartar irregularidades. Una de las preguntas que pueden
realizar es si se ha observado algún tipo de comportamiento poco ético y cuál sería su
accionar ante tal situación. Dependiendo de las respuestas, el auditor podrá hacerse
una idea de la cultura ética del negocio y realizar sus valoraciones.
Por otro lado, la NIA 240 destaca que es importante que el auditor mantenga
escepticismo profesional durante toda la investigación. Especialmente, si el desempeño
de la organización es incongruente a las expectativas que figuran en la documentación.
Asimismo, el auditor debe analizar si los resultados de la auditoría son producto de un
fraude o un error. Este puede ser un proceso complicado, pues las estrategias
fraudulentas incluyen acciones para ocultarlo. Estas pueden ser falsificación, colusión,
omisión intencional, alteración de registros, etc.
Para ello, el auditor debe valerse de aspectos como la pericia del perpetrador,
frecuencia y extensión de la manipulación para identificar el acto. Asimismo, puede
ayudarse de su experiencia profesional para realizar un discernimiento adecuado.
¿Cómo deben actuar los auditores frente al fraude?
Al finalizar el proceso de auditoría forense, si existe evidencia de fraude, es importante
que el auditor interno comunique los resultados a la gerencia responsable. Este puede
ser un proceso complicado –especialmente– si existen administrativos involucrados. No
obstante, es obligación del auditor escalar el caso para que se pueda realizar una
investigación más a fondo.
En cuanto a los auditores externos, la NIA 240 exhorta a informar sobre los casos de
fraude en estados financieros a las autoridades competentes. Cabe precisar que no
solo se trata de un principio de estandarización. No reportar este tipo de hechos
constituye un delito tipificado en el código penal que puede acarrear serios problemas,
tanto a las partes implicadas, como a los auditores que ocultan información.
Consecuencias de no reportar las evidencias de fraude
El artículo 198-A del Código Penal peruano, establece que “el auditor interno o externo
que a sabiendas de la existencia de distorsiones o tergiversaciones significativas en la
información contable-financiera de la persona jurídica no las revele en su informe o
dictamen” puede ser reprimido con pena privativa de la libertad de hasta cinco años de
prisión efectiva.
Para prevenirlo, una opción eficaz es implementar un programa de compliance. Según
Nieto Martín (1988), se trata de un sistema de gestión empresarial que permite
“identificar y sancionar las infracciones de leyes, regulaciones, códigos o
procedimientos internos que tienen lugar en una organización”. El objetivo es prever
riesgos que puedan afectar la economía y la reputación de una empresa.
CONCLUSIONES
La amenaza de fraude es uno de los desafíos más comunes a la gobernanza que
enfrentan las organizaciones sin tener en cuenta el tamaño, la industria o la ubicación.
Los auditores tienen a su disposición una serie de técnicas para detectar fraudes
financieros. El uso efectivo de estas técnicas, en conjunto con un escepticismo
profesional saludable, puede ayudar a prevenir el fraude y proteger la integridad tanto
de la organización como del sistema financiero en general.
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