PC-61 Rev.

1. OBJETIVO
®
1.1 Establecer los lineamientos que se deben seguir para la comunicación interna y Externa de Grupo IAI .

2. ALCANCE
®
2.1 Aplica a todo el personal de Grupo IAI

3. DEFINICIONES Para el presente procedimiento son aplicables las definiciones especificadas en el

MC-01 Manual Corporativo del Sistema de Gestión de la Calidad (vigente) y/o MC-05 Manual Corporativo
del Programa de Garantía de Calidad (Vigente), además de las siguientes

Concepto Definición
Es un proceso mediante el cual un sistema transmite información a otro
sistema que es capaz de recibirla. Los elementos de este sistema son:
Emisor (persona que emite el mensaje o información), Receptor (persona o
personas que reciben el mensaje), Mensaje (información que transmite lo
Comunicación
que se quiere decir), Canal (medio o vía utilizado para transmitir el
mensaje), Código (conjunto de signos y reglas necesarios para la
elaboración del mensaje, tanto el emisor como el receptor han de conocer
estas reglas de codificación y decodificación).
Es toda aquella comunicación formal, que va dirigida a entidades externas
Comunicación Externa
(Clientes, Instituciones gubernamentales, etc.)
Es la comunicación realizada dentro de las diferentes direcciones, gerencias
Comunicación Interna ®
y departamentos de Grupo IAI .
Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos
laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de
Comunicación Informal
agua, encuentros en los pasillos, Reunión Jefe-empleado, etc.). Es más
veloz que la formal.
Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales.
Comunicación Formal En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio
(Comunicados internos, correos electrónicos, Oficios, etc.).
Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy
Comunicación Horizontal pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También
es conocida como comunicación plana.
Es aquella comunicación que permite trasmitir mensajes entre grupos o
individuos de diferentes niveles organizacionales para fines de:
• Conducción, tales como: Políticas, Objetivos, Metas, Ordenes,
Instrucciones, Lineamientos de acción, Compromisos, Orientación,
Comunicación Vertical Guías, Reglas, Informes, Valoraciones, Requisitos, Resultados,
Solicitudes, Notificaciones y Datos.
• Seguimiento, entre otros ejemplos: Reportes de desempeño,
Resultados, Aceptación, Cumplimiento, Comprensión, Dificultades,
Oportunidades, Sugerencias, Solicitudes, Quejas e Inconformidades.
Servicio en Internet que permite el envío de correspondencia entre Usuarios.
Correo Electrónico
Junto con los mensajes también pueden ser enviados archivos Electrónicos.
Método que consiste en obtener información de las personas encuestadas
Encuesta
mediante el uso de cuestionarios diseñados en forma previa.
Red corporativa de una empresa u organización que utiliza tecnología
Intranet Internet y otros estándares. Suelen ser accesibles únicamente a miembros
de la organización.

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Concepto Definición
Minuta de Reunión Relación escrita de los asuntos tratados en una reunión o junta.
Acto en el que se reúnen un conjunto de personas, particularmente para
Reunión
tratar algún asunto.
Boletín Publicación periódica sobre un determinado campo del saber.

4. ABREVIATURAS Para el presente procedimiento son aplicables las abreviaturas definidas en el

MC-01 Manual Corporativo del Sistema de Gestión de la Calidad (vigente) y/o MC-05 Manual Corporativo
del Programa de Garantía de Calidad (Vigente), además de las siguientes:

Concepto Definición
®
PG Presidente del Grupo IAI
DIR Directores
DIA Director de Administración
DCASS Director de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud
SDIA Subdirector Administrativo
GA Gerente de Área
ESG Encargada de Servicios Generales
SIOSER Sistema de Ordenes de Servicio
SGC Sistema de Gestión de la Calidad
GTI Gerente de Tecnologías de Información

5. RESPONSABILIDADES Para el presente procedimiento son aplicables las responsabilidades

®
definidas en el MC-02 Manual de Organización Básica del Grupo IAI (vigente) y/o MC-05 Manual
Corporativo del Programa de Garantía de Calidad (Vigente), además de las siguientes:

®
5.1. Presidente del Grupo IAI

5.1.1. Proporcionar los medios de comunicación necesarios para la implementación del presente
procedimiento.

5.2. Directores

5.2.1. Revisan y aprueban la publicación de Boletines Corporativos y Encuestas correspondientes a su

dirección.
Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1 y se adecua, INC AD-PRE999-01-16.
®
5.2.2. Realizar comentarios, para la elaboración de la página WEB del Grupo IAI .
5.2.3. Gestionar y autorizar los medios de comunicación al personal bajo su cargo.

5.3. Director de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud

5.3.1. Revisar el presente Procedimiento.

5.3.2. Verificar mediante auditorías el cumplimiento del presente Procedimiento.

5.4. Subdirectores, Gerentes, Coordinadores, Jefes y Encargados de Área

5.4.1. Revisar los planes de acción documentados en su área.

5.4.2. CANCELADO

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Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

5.4.3. Retroalimentar a sus Directores acerca de los comentarios para mejorar la Página WEB.

5.4.4. Mantener actualizada las bitácoras de Comunicados Internos y Oficios originados en sus áreas.

Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

5.5. Jefe de Proyecto

5.5.1. CANCELADO
5.5.2. Mantener actualizada las bitácoras de Comunicados Internos y Oficios, generados en su proyecto.
Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

5.6. Representante de la Dirección de cada Organización

5.6.1. Asegurarse de la difusión del presente procedimiento en su Dirección.

5.6.2. Cumplir con el presente procedimiento.
®
5.7. Personal de Grupo IAI

5.7.1. Cumplir con el presente Procedimiento.

6. PRECAUCIONES
6.1 Cada Procedimiento o diagrama del SGC específica la comunicación formal relacionada con el alcance
de dichos documentos.
6.2 La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante el número de
oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir externamente.
6.3 Debe elaborarse una bitácora en formato libre para controlar los números de comunicados internos y
oficios externos, por emisor.
6.4 Cuando los asuntos tratados en una minuta de reunión ocupen más de dos hojas, el personal de Grupo
IAI® podrá utilizar tantas hojas complementarias como se requiera, contemplando el número total de
hojas así como su consecutivo correspondiente en todas las hojas (Anexo B).

Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

7. REQUISITOS PREVIOS
®
7.1 Las comunicaciones a todo el personal de Grupo IAI deben ser revisadas y autorizadas por gerentes
de área o por el GAD.

7.2 La publicación en tableros debe ser gestionada a través del ESG, vía PC-59.

7.3 La asignación de teléfonos fijos y celulares debe presupuestarse y autorizarse por el DIR de cada
dirección y gestionarse a través del SDIA / ESG, vía PC-59.
®
7.4 Para la obtención de cuentas de correo Grupo IAI el usuario debe solicitarlo a Soporte Técnico Interno,
mediante el SIOSER, de acuerdo a lo establecido en el PC-26 vigente.

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8. DESARROLLO

8.1. Generalidades
8.1.1. La Comunicación es un recurso muy valioso en las empresas, un activo que hay que gestionar, el
cual requiere ser enmarcado en relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el
que emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige compresión entre las
personas que intervienen en él. Por consiguiente, para que se desarrolle un proceso comunicativo se
deben considerar las siguientes etapas.

8.2. Preparación del Mensaje

8.2.1. Para la formulación de mensaje, debe considerarse lo siguiente:
a) ¿Qué debe comunicar en el mensaje?
b) ¿Quién debe comunicar el mensaje?
c) ¿A quién se le debe comunicar?
®
8.2.2. En una organización matricial como la de Grupo IAI , los emisores y receptores en el proceso de
comunicación interna son: Presidente, Directores, Subdirectores, Gerentes, Jefes o Encargados de
Área, Jefes de Proyecto, Supervisores o Coordinadores y Empleados.
8.2.3. Por su funcionalidad, intención y sentido la comunicación eficaz se clasifica como: Vertical (para
fines de conducción y seguimiento) y Horizontal (para fines de coordinación y cooperación).
8.2.4. La comunicación vertical permite transmitir mensajes entre grupos o individuos de diferentes niveles
organizacionales:
a) Para fines de conducción en forma descendente o alineación tales como: Políticas, Objetivos,
Metas, Órdenes, Instrucciones, Lineamientos de acción, Compromisos Orientación, Guías,
Reglas, Informes, Valoraciones, Requisitos, Resultados, Solicitudes, Notificaciones, Datos.
b) Para fines de seguimiento en forma ascendente, tales como: Reporte de Desempeño,
Resultados, Aceptación, Cumplimiento, Compresión, Dificultades, Oportunidades,
Sugerencias, Solicitudes, Quejas, Inconformidades.
8.2.5. La comunicación horizontal permite trasmitir mensajes entre grupos y/o individuos de un mismo nivel
organizacional para fines de Coordinación de acciones, Cooperación para el logro de estas y
objetivos.
8.2.6. Por su rastro a comunicación se clasifica en Formal e Informal.

8.3. Creación del Mensaje

8.3.1. Para la generación de los mensajes (código de la comunicación interna), debe utilizar:
a) Comunicado Interno. Para documentar por escrito alguna solicitud, notificación o seguimiento,
de manera formal: por ejemplo, solicitar la realización de un depósito bancario, notificar el
horario de trabajo, dar seguimiento a un INC, etc.
VVV/XXX/YY/ZZZ
Donde:
VVV Indican la Dirección correspondiente (P. Ej.: DIA, DCASS, DPN, DPC).
XXX Indican las iniciales del Emisor (Director, Subdirector, Gerente de Proyecto, Jefe de
Proyecto, etc.)
YY Indican los dos últimos dígitos del año vigente.

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ZZZ Indican el número consecutivo de comunicado interno

b) Oficio. El oficio es un tipo de documento que sirve llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
colaboración, de agradecimiento, etc. El cual debe ser usado para asuntos externos. Su
elaboración debe estar compuesta de las siguientes partes:
1. Membrete. Es el primero. Debe utilizar el descrito en el MC-03.
2. Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el
mes y el año en curso.
3. Numeración. El oficio debe numerarse de la siguiente forma:
OFICIO: VVV/XXX/YY/ZZZ
Donde:
VVV Indican la Dirección correspondiente (P. Ej.: DIA, DCASS, DPN, DPC)
XXX Indican las iniciales del Emisor (Director, Subdirector, Gerente de Proyecto,
Jefe de Proyecto, etc.).
YY Indican los dos últimos dígitos del año vigente.
ZZZ Indican el número consecutivo de comunicado interno.
4. Destinatario. Es la parte que abarca dos líneas o más, según lo requerido.
Por ejemplo:
Nombre o Razón Social (obligatorio)
Cargo / Departamento / Área / Sucursal (obligatorio)
Empresa (opcional)
Dirección (opcional)
5. Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en
el cuerpo.
6. Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos
casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
7. Cuerpo o Texto. Es la parte del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la
comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen
expresiones para iniciar el texto, tales como. “Tengo a bien comunicarle....”, “Me es muy
grato comunicarle…”, “Tengo el honor de dirigirme…”, “Tengo el agrado de dirigirme…”.
8. Despedida. En la despedida debemos mostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como “Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi
consideración y estima personal”, “Atentamente,”.
9. Firma y posfirma
1. Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
2. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a
su vez el cargo que le distingue.
10. Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como expedientes,
programas, facturas, etc.

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11. Distribución. Aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido, así
como la(s) copia(s) de oficio requeridas y la copia para archivo.

c) Comunicación Verbal. Toda comunicación verbal relacionada con el trabajo cuando sea
requerido debe documentarse en el Anexo “B”, en el cual se asentarán los temas tratados así
como los acuerdos llegados, recabando las firmas de lo pactado en cuanto sea posible,
mediante correo electrónico siempre y cuando se obtengan los acuses de recibido de los
mensajes enviados. Las llamadas telefónicas podrán ser tomadas como comunicaciones
verbales.
d) Encuesta. Se utiliza para la recolección de información por parte del usuario originador y está
conformado por un conjunto de preguntas debidamente preparadas y ordenadas a base de un
formulario (cuestionario) en el que se recogen las respuestas que deben ser procesadas para
su posterior análisis. Para la elaboración de la encuesta, debe considerar los siguientes
puntos:
1. La selección cuidadosa de la muestra.
2. La elección correcta del tipo de encuesta que se va a utilizar para llegar a la muestra
seleccionada.
3. La explotación al máximo de las ventajas que ofrece el método de encuesta.
4. La anticipación a las desventajas de este método para reducir al mínimo su impacto
negativo.
5. Las encuestas pueden ser realizadas en formato libre, pueden ser enviadas por correo
®
electrónico o bien publicadas en la Intranet de Grupo IAI .
Nota 1. De ser requerido que la encuesta elaborada sea publicada en la Intranet, la
Dirección correspondiente a través de su dirección debe solicitarlo a la Dirección de
Administración, mediante correo electrónico.
Nota 2. La Dirección de Administración debe enviar electrónicamente los resultados
obtenidos de las encuestas solicitadas, al Director solicitante.
e) Minuta de Reunión. Cuando sea requerido tratar de forma formal algún tema debe
documentarse una Minuta de Reunión, la cual debe cumplir con los siguientes puntos:
1. El personal que requiera realizar una Reunión de trabajo, debe solicitar la reunión
mediante correo electrónico incluyendo la fecha y el lugar de la reunión.
2. Posteriormente, las personas que reciban mediante correo electrónico la notificación
a una reunión, deben confirmar su asistencia a la misma, o enviar la justificación
por lo cual no asistirá a dicha reunión.
3. Al término de la Reunión el solicitante levantará la minuta documentándola en el
anexo “B”, solicitará la firma de los participantes y posteriormente entregará una
copia a los participantes, los cuales deben firmar acuse de recibo o confirmación
de lectura si es que la copia es enviada por correo electrónico.
f) Plan de Acción. Cuando así sea requerido se generará un plan de acción para dar seguimiento
a los compromisos individuales establecidos en alguna minuta de reunión, o cuando se
requiera dar seguimiento detallado a ciertas actividades o compromisos por ejemplo.
Establecer un plan de acción con los compromisos a seguir después de una auditoría de
calidad; establecer un plan de acción para lograr un objetivo de ventas mensuales, etc. Para el
desarrollo del plan de acción debe utilizar el anexo “C” del presente procedimiento.

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g) Correo electrónico (Reglas para su envío). El correo electrónico debe contener en asunto, el
tema a tratar, así como la firma del emisor y sirve como registro de comunicación, siempre y
cuando el emisor obtenga respuesta al mismo o por lo menos la confirmación de lectura,

Nota 1: La firma debe estar compuesta del:

®
1) Logotipo del Grupo IAI de acuerdo al MC-03

2) Nombre de la Dirección a la que pertenece

3) Nombre del Emisor

4) Área o Puesto

5) Domicilio donde este laborando (corporativo, CLV, ó ubicación del proyecto foráneo).

6) Teléfono/Telcel corporativo

7) Correo electrónico del emisor

(Ver anexo “E”)

Nota 2: Para los usuarios que utilicen la interface OWA, se omitirá el logotipo y en su lugar
®
debe escribirse Grupo IAI , (Fuente: Times New Roman, Tamaño: 24 puntos, Color: Gris).

Nota 3: La firma del correo electrónico no aplica para el dispositivo Black Berry.

Se deberán tener las siguientes consideraciones para la elaboración de un correo:

Rev. 3 AC. Se incorpora CR1 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

• Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es

particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es
claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y
cuáles no, cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al
destinatario clasificar su correo con facilidad.

• Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas. A toda persona
que esté relacionada o deba saber del asunto debe marcársele copia. Siempre que se
tenga comunicación de una organización a otra (Administración a Calidad, por ejemplo), o
de un proyecto a otro, debe marcarse copia al inmediato superior, para su conocimiento.

o El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le

envía el correo electrónico.

o El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta
comunicación por correo electrónico.

o El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden
ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles
una copia del mensaje anterior aparte.

• Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es

preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos
párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar
malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y
fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de

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lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con
una de las siguientes frases:

o Para su información

o Para su aprobación

o Para su seguimiento

• Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es

posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo.
Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los softwares
actuales puedan leer. Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea
el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser
bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la bandeja de entrada del
destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice herramientas como: Google
Drive ó Dropbox, para enviar una referencia a la información, de donde el destinatario (si lo
desea) puede obtenerla.

Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga
el adjunto.

• Solicite confirmación de recepción. Para asegurarse que el receptor del correo

electrónico recibió el correo, solicite que le confirme a través del mismo medio que lo ha
recibido. Puede optar por configurar su correo electrónico para que haga esta tarea
automáticamente a través de la activación de la opción “Solicitar una confirmación de
lectura”. Solicitar apoyo a Soporte Técnico para que le auxilie a configurar esta opción.

• Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer.

• Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir
los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

• Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje.

Anexar la firma del originador con la misma información que contiene su tarjeta de
presentación.
h) Boletín. Esta publicación debe ser elaborada en formato libre el cual debe contener: noticias
importantes, información de interés, imágenes, etc. Para su emisión debe someterlo a un
proceso de revisión y aprobación de los DIR en caso de ser un boletín corporativo; en caso de
ser un boletín para un área específica, éste debe ser autorizado por el DIR de la dirección
emisora, utilizando para ello el anexo “D” del presente procedimiento.
Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

i) Página WEB. La publicación de la página WEB debe ser desarrollada por la Gerencia de
Soporte Técnico, debiendo contener como mínimo: Perfil de la empresa, dirección y teléfonos
de las oficinas; además de incluir los comentarios de los directores y gerentes de desarrollo de
negocios referentes a la página.
j) Tríptico. Un tríptico es ideal para enumerar las ventajas, beneficios y detalles técnicos de un
producto determinado o de un servicio a promocionar. Estas piezas se utilizan para dar
información en un espacio que, si bien no es sumamente amplio, permite incluir texto e
imágenes. En ellas se combinan equilibradamente información y estética para reforzar las
virtudes de los productos o servicios ofrecidos. Debe ser elaborado en formato libre, sin perder
de vista la inclusión de imágenes, y textos sobresalientes.

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®
8.3.2. Los recursos para la generación de los mensajes en Grupo IAI son Plumas y Lápices, Papel,
Computadoras, Monitores, Laptops y tabletas, Software de oficina, Redes e Impresoras,
Copiadoras, Celulares, Equipos de digitalización, Tintas y Toners, Proyectores estos recursos
deben ser planeados e incluidos en los flujos de proyecto o cuenta por el JP/GA y autorizados por
el DIR.

8.4. Selección del Medio

®
8.4.1. El personal de Grupo IAI puede hacer uso de los siguientes medios de comunicación:
®
a) Teléfono Fijo. El personal de Grupo IAI podrá hacer uso de los teléfonos fijos de la compañía
para tratar asuntos de labores, de ser requerido por condición de emergencia podrá realizar
llamadas personales previa solicitud a recepción central.
b) Telefonía Móvil. Cuando se requiera asignar el servicio de telefonía móvil corporativo a
®
personal de IAI , debe ser aprobado por el DIR de la dirección correspondiente, y contemplado
en el flujo de efectivo de proyecto o cuenta. Solicitando a la DIA mediante correo electrónico
como se establece en el párrafo 6.3, se provea de dicho servicio las llamadas realizadas
deben ser de carácter laboral.
c) Correo electrónico. Las comunicaciones oficiales con cliente, proveedores o partes
®
interesadas, deberá ser a través del correo oficial de Grupo IAI , por lo que el personal por
razón de sus funciones requiera una cuenta de correo electrónico, pero deberá solicitarlo
mediante el SIOSER a la Gerencia de Soporte Técnico, previa autorización de su jefe
inmediato. Se deberán seguir las reglas para el envío de correos electrónicos (8.3.1.h).
d) Internet. El personal que requiera servicios de Internet, debe solicitarlo mediante el SIOSER a
la Gerencia de soporte técnico, previa autorización de su Dirección de área. Queda bajo
responsabilidad del usuario hacer buen uso del servicio, evitando entrar a páginas maliciosas o
mensajería instantánea o bajar e instalar software no autorizado.
e) Intranet. Cuando sea requerido difundir, información a nivel corporativo, el personal de Grupo
®
IAI podrá solicitar sea publicada en la Intranet de Grupo, de acuerdo a lo establecido en el
PC-26 vigente. Para acceder a la Intranet debe escribir su usuario (cuenta de correo) y su
contraseña correspondiente.
®
f) Pizarrón. El personal de Grupo IAI puede apoyarse en el uso de pizarrones, para exponer
temas de interés, tales como el plasmar la metodología a seguir para realizar sus actividades,
escribir un plan de trabajo diario o semanal, etc.
®
g) Tableros. El personal de Grupo IAI que requiera publicar boletines, trípticos, etc. debe
solicitar mediante correo electrónico a GAD/ESG su publicación en los tableros de la empresa,
indicando el tema, objeto de la publicación, duración y entregarlo a servicios generales para
que sea publicado.

8.5. Envío del Mensaje.

®
8.5.1. Los canales para la transmisión de los mensajes en Grupo IAI son: Documentos en duro y
electrónicos, Telefonía fija y móvil, Página Web en la intranet e Internet, Correo electrónico,
Tableros, Boletines, Carteles, Voceo, Señalización y Buzón.

8.6. Recepción y Acuse del mensaje.

8.6.1. Cuando el usuario requiera elaborar comunicados internos, oficios o minutas, el emisor debe
quedarse con una copia (acuse de recibo) la cual debe estar firmada de recibido por el receptor del
mismo incluyendo a los que se marcó copia, además de dar respuesta al mismo cuando aplique.
Rev. 3 AC. Se incorpora CR2 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

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8.6.2. Para correos electrónicos, el acuse de recibo será la confirmación de lectura del correo ó la
respuesta al mismo.
8.6.3. Para el Plan de acción se tomarán las firmas de compromiso como acuse de recibo.

8.7. Medición de la efectividad del mensaje.

8.7.1. El mecanismo para evaluar la eficacia de la comunicación interna y externa, dada la dependencia de
la estructura organizacional y complejidad, se mide mediante la encuesta, en la cual se considera:
a) Disponibilidad de recursos
b) Disponibilidad de medios
c) Efectividad de la comunicación vertical
d) Efectividad de la comunicación horizontal
e) Aceptación de los mecanismos disponibles
f) Frecuencia de la encuesta
8.7.2. La medición de la comunicación interna, se realizará por la DCASS cada seis meses, mediante el
uso de encuestas enviadas al personal.
8.7.3. Los indicadores de medición de la comunicación interna deben ser definidos de acuerdo al PC-65
vigente.

8.8. Confidencialidad de la Información

®
8.8.1. Toda persona que ingrese a prestar sus servicios en Grupo IAI , ya sea trabajador, empleado,
contratista, consultor, etc., al establecer la relación de trabajo, es notificado vía contrato y está
obligado a guardar escrupulosamente y no revelar a terceros toda la información técnica, comercial,
administrativa tanto de la empresa, de sus clientes y otros asociados del negocio a la cual tenga
acceso por razón de su trabajo. La violación de esta disposición tendrá como consecuencia la que
para el caso las Leyes Mexicanas tengan previsto.
8.8.2. La siguiente información se considerará confidencial:
a) Toda la información contenida en procedimientos, manuales, instructivos de trabajo,
diagramas donde se detalla cualquier operación que implique tecnología de punta o
®
desarrollada por Grupo IAI .
b) Las claves de acceso y contraseña proporcionados para el desarrollo de las actividades a
cada usuario.
®
c) Toda la documentación relacionada con las aplicaciones desarrolladas por Grupo IAI , ya sea
en copia dura o medios magnéticos, tales como estructura de base de datos, diagramas de
flujo, códigos fuente, etc.
d) El contenido de las bases de datos alojadas en los servidores los de las bases de datos así
como de las aplicaciones.
®
e) Todos los respaldos realizados en Grupo IAI , sobre todo los de las bases de datos así como
de las aplicaciones.
f) Toda aquella información relacionada con las actividades del negocio, como facturas, reportes
financieros, reportes de embarque, listados de personal, etc.
g) Las claves de acceso y contraseña (passwords) personales que se e proporcionen al usuario,
éstas son confidenciales e intransferibles y deben protegerse escrupulosamente, ya que éstas
forman la información confidencial más importante que se le asigna a éste.

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8.8.3. Se prohíbe estrictamente la divulgación de cualquier información confidencial de la compañía a

partes no autorizadas a recibirla a menos que sea autorizado por el nivel de administración
apropiado.
8.8.4. A menos que se autorice lo contrario, todos los mensajes transmitidos vía correo electrónico o
publicación en un grupo de noticias incorporará el siguiente mensaje (Disclaimer), el cual será
incorporado desde el servidor de correo por GTI.
CONFIDENCIALIDAD. Este e-mail y cualquiera de sus archivos anexos son confidenciales y pueden
constituir información privilegiada. Si usted no es el destinatario adecuado, por favor, notifíquelo
inmediatamente al emisor y elimínelo de su computadora, no revele estos contenidos a ninguna otra
persona, no los utilice para otra finalidad, ni almacene o copie esta información en medio alguno.
CONFIDENTIALITY: This e-mail and any attachments thereof are confidential and may be privileged.
If you are not a named recipient, please notify the sender immediately and delete it from your
computer, do not disclose its contents to another person, use it for any purpose or store or copy the
information in any medium.
8.8.5. Con el fin de optimizar los recursos materiales y humanos, está prohibido el envío de cadenas de
correo electrónico. Entiéndase por cadenas, todo aquel correo electrónico con fines comerciales,
religiosos, políticos, místicos o informativos que no tengan un originador comprobado y confiable y
que indique que deba ser dirigido a un número de personas, en un tiempo determinado o aquellos
correos que sean mandados a un número indiscriminado de direcciones ya sean internas o externas.

8.9. Aviso de Privacidad

®
8.9.1. Grupo IAI recabará y tratará datos sensibles relacionados con sus empleados, clientes, asociados
de negocio para los fines señalados. Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados
con estricta seguridad y confidencialidad para fines relacionados con las actividades comerciales de
®
Grupo IAI , conforme a este aviso de privacidad y la legislación, reglamentos y normativa aplicable.
Esta información se puede consultar en el DC-08 Anexo A.

9. REGISTROS
Los siguientes registros anexos son considerados como registros A, B, C y D.

Registros Tiempo de Permanencia Responsable

Los registros anexos son
considerados como registros A, 1 año Elaborador del registro
B, C y D.

10. ANEXOS
10.1. Anexo “A” Comunicado Interno
10.2. Anexo “B” Minuta de Reunión
10.3. Anexo “C” Plan de Acción
10.4. Anexo “D” Aprobación del Boletín
10.5. Anexo “E” Instrucciones para editar el Archivo de Firma
Rev. 3 AC. Se incorpora CR1 Rev. 1, INC AD-PRE999-01-16.

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11. REFERENCIAS
11.1. MC-01 Manual Corporativo del Sistema de Gestión de la Calidad
®
11.2. MC-02 Manual de Organización Básica de Grupo IAI
11.3. MC-03 Manual de Imagen Corporativo
11.4. PC-01 Elaboración y Gestión de Documentos.
11.5. PC-16 Control de Registros
11.6. RC-03 Reglamento de Seguridad Industrial y Protección Ambiental
11.7. DC-08 Diagrama del Sistema de Información de Privacidad
11.8. DC-09 Diagrama de Detalle del Proceso de Comunicación Interna

Nota: Cuando no se indique la revisión de un documento, la última será la aplicable

Página 12 de 12
 COMUNICADO INTERNO
1. No.: 2. Fecha: 3. Referencia:

4. De: 5. Para:

6. Asunto:

7. Desarrollo:

8. Requiere respuesta: Sí No 9. Fecha de respuesta requerida

10. ccp

Anexo A del PC-61 Rev. 3

 Minuta de Reunión

No. de Control:
(Identificación libre)
Asunto:
Fecha: HOJA :

1. Participantes (Lista de Asistencia) :

No. Nombre Firma No. Nombre Firma

2. Agenda :

No. Tema Tiempo Estimado

Anexo B del PC-61 Rev. 3

 Abreviaciones Seguim. Outlook Prioridades
(Las abreviaturas son enunciativas mas

(n) - Tarea nueva. (R)

(*, A, 1) - Prioridad Baja - Puede resolverse 2 sem.
(=) - Corrimiento fecha terminación -
(**, B, 2) - Prioridad Media - Resolver antes de 2 sem.
(No dar de alta nueva tarea). Pro
(***, C, 3) - Prioridad Alta - Debe resolverse en una sem.
(ma) - Modificación en el alcance de la gra
tarea (eliminar la anterior y crear
nueva). Hoja de
3. Observaciones, Conclusiones y Compromisos

SEGUIM. OUTLOOK
Fecha

atraso
PRIORIDAD

Días
Fecha de Responsable
No. Tema compromiso
seguimiento (Iniciales y firma)
inicial

Anexo B del PC-61 Rev. 3 (Hoja Complementaria)

 Plan de Acción
DIRECCION:

PROYECTO:

ACCIONES PARA CONSEGUIR EL OBJETIVO SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO

RECURSOS
Nº OBJETIVO RESPONSABLE (S)
REQUERIDOS FECHA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FECHA COMENTARIOS
Nombre y Firma

Anexo C del PC-61 Rev. 3 Pag. X de Y

 APROBACION DE BOLETIN

Describir el Objetivo del Boletín

Describir el alcance del Boletín

Describir los Temas a publicar

Describir la frecuencia de la
publicación

Describir el Número de Páginas

Describir Material a utilizar

Indicar el costo de la publicación

Describir el personal elaborador

Describir la Cantidad de
publicaciones a ser creadas
Describir el medio por el cual se va a
realizar la Distribución (En duro o
Electrónico)

Solicitante
(Nombre y Firma)

Revisó Revisó Revisó Revisó

DIRECCION DE DIRECCION PROYECTOS DIRECCION PROYECTOS DIRECCION CALIDAD,

ADMINISTRACIÓN NUCLEARES CONVENCIONALES AMBIENTAL, SEG. Y SALUD

Aprobó

PRESIDENTE GRUPO IAI

Anexo D del PC-61 Rev. 3

 INSTRUCCIONES PARA EDITAR EL ARCHIVO DE FIRMA

1. Copiar el archivo con nombre [Link] de la intranet a su PC ó solicitarlo a soporte técnico.

2. Extraer los ficheros contenidos en el archivo [Link] en su PC.
a) Posicionarse con el Mouse sobre el archivo, y oprimir el botón derecho hacer click en Extraer ficheros.

b) Seleccionar la ubicación en donde quiere almacenar el archivo firma y posteriormente dar click con el Mouse
sobre el botón de aceptar.

c) Abrir el archivo [Link] con Word, editarlo para personalizar con los datos del usuario o emisor.

Nombre de la Dirección a la que pertenece Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud

Nombre ISC Herlinda Rivadeneyra García
Área o Puesto Coordinador del SGC
Domicilio donde está laborando 23 de Noviembre 581
Teléfono / Telcel corporativo Col. Zaragoza, C.P. 91910
Email: [Link]@[Link] Veracruz, Ver.
ARCHIVO ORIGINAL Tel: 01 (229) 937-98-98 Ext. 1115
Email: [Link]@[Link]
EJEMPLO DE ARCHIVO MODIFICADO

d) Copiar la firma en el Microsoft Outlook ó OWA, según aplique.

NOTA: Si necesita apoyo técnico solicitarlo a la Ext. 1182.

Anexo E del PC-61 Rev. 3