CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS

Son canales de comunicación por donde fluye información escrita (cartas, formularios, memorándums, etc. )
u oral
Los CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS se usan para
 Confeccionar el recorrido de rutinas
 Preparar las normas de los procesos que se gratificaran
 Analizar periódicamente los procedimientos en curso
 Cotejar los distintos procesos de la empresa y estudiar su interrelacion
 Reemplazar procesos por otros que posean mayores ventajas
Las ventajas que presentan los circuitos administrativos son
 Resulta mas simple y rápido observar un proceso y no leer toda la norma
 Posee poder de síntesis y permite ubicar al lector sin dificultad

CURSOGRAMAS
Son la representación gráfica de información y acontecimientos referentes a un procedimiento, que han
transcurrido en una serie de acciones de una o varias operaciones , realizadas en forma secuencial y
sistemática, o sea repetitiva, con un fin determinado.
La variante de los cursogramas son los diagramas de bloque.
En el diagrama de bloque se muestran los movimientos de información mas importante y las acciones mas
destacadas que se suceden en un procedimiento
En el cursograma se ilustra la trayectoria de todos los documentos que intervienen en una operacion, con
cada uno de sus correspondientes ejemplares.
El cursograma es utilizado por personas que se ocupan del area de los sistemas administrativos
El diagrama de bloque permite la comunicación con empleados o directivos de un proceso, con óptimos
resultados.

SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LOS CURSOGRAMAS

CARACTERÍSTICAS
1. Diseño de fácil trazado
2. Diferenciarse a simple vista de otros símbolos
3. Cada símbolo tendrá un solo significado
La simbologia utilizada es convencional
Se debe confeccionar un detalle de actividades ha desarrollar en los distintos procesos de una empresa.
OPERACIÓN:
Representa la actividad que permite producir ,cambiar , transcribir o adicionar una información o una
decisión
Se lo usa para cualquier otra actividad no caracterizada en otro simple - p.e. registrar, emitir, analizar,
firmas
TRASLADO:
Representa
 Unión entre símbolos
 Movimiento físico de un documento
FORMULARIO
Representa un elemento transportador de información que puede o no circular.
Se usa para
 Dibujar todos los ejemplares de un documento emitido
 Separar los distintos ejemplares del formulario emitido dentro de un mismo sector o en varios sectores.
CONTROL:
Representa la actividad que demuestre la existencia de inspección o verificación o comparación efectuada
sobre los elementos de información

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DESGLOSE
Representa la distribución de distintos ejemplares de un documento o de distintos documentos.
La distribución se realiza para que la información la utilicen otros sectores o sea analizada por el mismo
sector
ARCHIVO TRANSITORIO
Representa el almacenamiento efectuado en forma temporal y sistemática de elementos que transportan
información
ARCHIVO DEFINITIVO
Ídem al anterior pero efectuado en forma definitiva
La documentación no será utilizada nuevamente salvo para una auditoria o inspección
DEMORA
Representa detención momentánea de un proceso en espera de un suceso. Tal detención circunstancial impide
efectuar una operación posterior al proceso mencionado en forma instantánea, aunque haya sido proyectado
anteriormente
DIFERENCIA ENTRE [Link]. [Link]. DEMORA
ALMACENAMIENTO SISTEMÁTICO X X
USO POSTERIOR DE INFORMACIÓN X
CONSULTA PERIÓDICA SISTEMÁTICA X
ALMACENAMIENTO PERMANENTE X
ESPERA DE UN SUCESO X X

DESTRUCCIÓN
Representa la eliminación física de elementos (registros, formularios, documentos) transportadores de
información, inclusive su inutilizacion
ALTERNATIVA
Se emplea para indicar los distintos caminos de acción que surjan en alguna etapa del proceso, es decir la
situación que origina la necesidad de optar por 2 o mas caminos de acción
CONECTOR
Representa el vinculo entre procesos que se hallan en otro circuito. Se lo usa para aclarar que el cursograma
sigue en otra hoja
PROCESO NO REPRESENTADO
Representa las operaciones que no importa su graficacion. Se lo usa para representar un circuito o partes del
mismo que se ignoran

EJEMPLARES DE FORMULARIOS
La emisión de formularios se representara a posterior del símbolo de operación.
IDENTIFICACIÓN
Se identificaran con un código para cada ejemplar, que puede ser alfabético o numérico
Se aconseja un numero identificatorio en los siguientes casos
A) en el interior del símbolo se indica el código del formulario (ángulo inferior izquierdo) y el código del
ejemplar ( a continuación del código del formulario y separado por un guión)
B) indicando solo el código del ejemplar en el ángulo inferior izquierdo
La codificación de los ejemplares es
1. para el original
2. para la primera copia
3. para la tercera copia y así sucesivamente

FRACCIONAMIENTO
Todo fraccionamiento de un ejemplar se representara con líneas divergentes que salen del símbolo de
operación.
La situación es distinta al uso del símbolo de desglose puesto que este no implica creación de un nuevo
ejemplar.

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EMISIÓN DE VARIOS EJEMPLARES
Se dibujan en forma superpuesta y algo desplazada, tantas figuras como copias se emitan o circulan en la
operación, colocando en el ángulo inferior de cada ejemplar el numero del mismo.

DISTRIBUCIÓN
Para la distribución de ejemplares de un mismo formulario, las líneas de salida se graficaran partiendo de
cada ejemplar o de un grupo de estos.
Como la salida de los ejemplares se produce en forma conjunta, se unen los vértices de los mismos por barras
oblicuas y la línea de salida se dibuja a partir de un punto intermedio de la barra de unión

OPERACIÓN Y CONTROL SOBRE UN EJEMPLAR

Si es necesario especificar una operación o verificación en uno de los ejemplares se graficara el símbolo
pertinente sobre la línea de curso del ejemplar, uniendo después las líneas

ASPECTOS DEL DIAGRAMA

DESCRIPCIONES
No es conveniente introducir una cantidad elevada de frases ya que el circuito puede perder claridad. La
ventaja es facilitar la interpretación del cursograma.
Si el cursograma contiene una columna de descripción , se incluye en el símbolo un numero; en los símbolos
de desglose y destrucción no se pone ningún numero, pues no requieren descripción

NUMERACIÓN DE LAS OPERACIONES

Se enumeran en forma correlativa las operaciones para referenciarlas e identificarlas,siguiendo el orden en
que se [Link] numeración se usa en los diagramas con columna de descripción como en los que no
la tienen.
Si es necesario incorporar una o mas operaciones entre otras dos en un circuito ya realizado se le agrega una
letra minúscula al numero.

PAUTAS DEL FORMULARIO PORTADOR DEL GRÁFICO

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El diagrama debe tener encabezamiento como medio de identificación, colocando el titulo en la parte
superior derecha o colocando los datos de identificación en un sector libre de columnas
Los datos que se ponen si el grafico debe ser doblado son:
1. Denominación de la entidad
2. Denominación del circuito
3. Código de identificación
4. Fecha de diagramado
5. Identificación del responsable
Se reserva también un espacio para datos que los responsables consideren pertinentes.

COLUMNAS - CARACTERÍSTICAS
El gráfico se divide en columnas,representando cada una de ellas una unidad funcional dentro del proceso,
que puede identificar a un sector o a una persona
La cantidad y el tamaño de las columnas esta relacionado con el tipo de proceso en lo que hace a extensión y
complejidad. Puede resultar conveniente agrupar dos o mas sectores, logrando reducir el numero de
columnas

UBICACIÓN
Es necesario tener en cuenta que los gráfico demuestren:
 Claridad en la interpretación del circuito
 Secuencia cronológica en la presentación de los distintos sectores según la norma escrita
 Situación geográfica de los distintos sectores que intervienen en la operación

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ORGANIGRAMAS
El proceso que permite separar los objetivos de la comunicación, sectorizar las actividades y procesos que
con su desarrollo van a cumplimentarlos, y asignar el grupo humano que 4educción cumplir esas actividades
y procesos, se conoce con el nombre de 4educción4ación4ción.
El resultado de tal proceso, se llama estructura de la comunicación y los modelos 4educción4 que reflejan la
estructura son los organigramas y los manuales de comunicación.
Cuando se enfrenta el problema de 4educción4ación4ción,es prioritario decidir que tipo o modelo aplicar y
sus adaptaciones
La 4educción4ación4ción tiende a centrarse alrededor de la 4educción4ació mas saliente que puede tener un
departamento. Este criterio se hace cada vez mas nitido al descender en la escala jerarquica y subdividir aun
mas. Llegado a cierto nivel, no 4educ dudas en cuanto al modelo a aplicar. A la inversa,ascendiendo en la
estructura jerarquica se llega a un determinado nivel,donde los subniveles que lo integran,bien pueden tener
cada uno distintos modelos de 4educción4ación4ción.
La practica aconseja por razones de 4educción4ac y eficiencia, que los departamentos que dependen de un
mismo ejecutivo, tengan todos la misma 4educción4ación4ción.
[Link] señala que hay ciertos factores 4educción4ación, que guian hacia el logro de un modelo de
4educción4ación4ción, que se reseña como sigue:
1.- aprovechamiento de la 4educción4ación:
- POR FUNCIONES
- POR PRODUCTOS
- POR TIPOS DE CLIENTES
2.- facilidad de control:
- POR PARALELISMO DELIBERADO
- POR DIFERENCIACION CLARA Y PRECISA
3.- seguridad de una 4educció adecuada
- POR LA IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD PARA EL COMUNICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
- POR UNA CORRECTA POLITICA DE COMPRA DE PRODUCTOS CRITICOS
- POR DIFICULTAD DE COMUNICACIÓN A TRAVES DE LOS NIVELES JERARQUICOS
4.- reconocimiento de condiciones locales:
- ESPECIALMENTE EB CUANTO A LAS CARACTERISTICAS DEL PERSONAL DISPONIBLE
- RECONOCIMIENTO DE ESTRUCTURAS INFORMALES
5.- 4educción de gastos

MODELOS TIPICOS DE DEPARTAMENTALIZACION

Son llamados tipicos porque son los que se aplican en la mayoria de los casos.
Generalmente estan centrados alrededor del factor que caracteriza la actividad,otros tienen en consideracion
otras necesidades de la organizacion
Como no hay un modelo unico utilizable para una organizacion, como tampoco lo hay para todas sus partes
integrantes, la problematica que se plantea, es la de elegir, de entre todas las combinaciones posibles que
brinda la teoria y la practica, la que resulte mas conveniente.

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1. DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES
En todos los casos en que se aplica un modelo por funciones,se tiene en cuenta el beneficio que brinda este
tipo de estructura,es decir,la especializacion
Se las puede clasificar:
1.- segun la similitud de tareas ([Link] estrictamente administrativo)
2.- en funcion de la trascendencia que una actividad puede tener para el
futuro de la empresa ([Link] de investigacion y desarrollo)

[Link] POR PROCESOS

En ciertos casos, puede resultar beneficioso concentrar en un mismo sector,todo el personal que utiliza
equipos similares.(pe depto de secretaria, que en medianas y chicas empresas se concentra en un solo sector)
En empresas de produccion generalmente se departamentaliza las distintas etapas del proceso productivo
Ademas de la especializacion este modelo permite la posibilidad de una mejor coordinacion o control, en
razon de la concentracion de tareas similares

[Link] POR PRODUCTOS

Se combinan las actividades de los subsistemas que estan mas fuertemente vinculadas con un determinado
producto o servicio. Puede aplicarse tanto en los niveles superiores como en los niveles inferiores.(p.e.
compras se departamentaliza por productos)
El peligro de este modelo es que el sector especializado se aisle del resto de la organizacion, su principal
ventaja es que al estar tan estrecha y directamente vinculados los resultados con la actividad centrada en un
producto, es facil ubicar las responsabilidades por los resultados obtenidos (control por centros de utilidades)

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[Link] POR AREA GEOGRAFICA
CUANDO LAS ACTIVIDADES ESTAN DISPERSAS GEOGRAFICAMENTE,A VECES ES PREFERIBLE
APLICAR UN MODELO QUE PERMITA REVERTIR LAS DESVENTAJAS QUE PUEDAN SIGNIFICAR
LAS DISTANCIAS,EN CUANTO A COORDINACION,CONTROL Y FUNDAMENTALMENTE
COMUNICACIONES.
ESTE MODELO ES CARACTERISTICO PARA ORGANIZACIONES QUE TIENE UNA CASA CENTRAL Y
SUCURSALES O FABRICAS DISEMINADAS EN DISTINTOS PUNTOS DEL PAIS
P O R A R E A G E O G R A F IC A

G E R E N C IA
GENERAL

C O M E RC IA LIZ A C IO N P R O D U C C IO N A D M IN IS T R A C IO N

S UC. 1 S UC. 2 S UC. 3

5. DEPARTAMENTALIZACION POR TIPO DE CLIENTES

Se aplica fundamentalmente a la actividad de ventas.
Las ventajas deben buscarse en relacion con la mayor especializacion,la mayor coordinacion entre
actividades afines, la mejor supervision y la optimizacion que en consecuencia se puede lograr

6. DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO

Es adaptable a aquellas actividades que por su naturaleza,deben extenderse mas alla del horario normal o
habitual de trabajo, y que por estas razones debe agregarse lo que se llama un segundo turno.
Este segundo turno puede llegar a realizar tareas similares y/o identicas al primero.
El problema en este modelo es la coordinacion de la supervision.
Se centra fundamentalmete en la relativa autonomia de cada turno

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 P O R T IE M P O

P R O D U C C IO N

CAPATAZ CAPATAZ CAPATAZ

T .M . T .T . T .N .

7.-DEPARTAMENTOS STAFF
Los modelos tipicos anteriores muestran ejemplos acerca de definir cuales son los departamentos
responsables por la ejecucion de las operaciones principales.
La funcion de los departamentos staff y de servicios sera facilitar la tarea de los departamentos principales
mediante la prestacion de un servicio auxiliar.
Precisamente estas caracteristicas son las que originan su definicion como unidades auxiliares o de servicio
Cuando un ejecutivo debe asignar tareas que le compete a un subordinado se introduce el tema de la
descentralizacion por via de la delegacion; pero si se prefiere mantener una mayor centralizacion, en vez de
descargar sus tareas verticalmente en la estructura, se puede hacer en forma horizontal,(hacia el costado), en
una funcion, que en este caso se denomina staff.
Este staff puede ser un individuo o todo un departamento.
El staff rara vez llega a tener responsabilidad en forma directa por la direccion y control de las operaciones,
sino que su tarea es colaborar con el ejecutivo, desarrollando tareas que muchas veces este no tiene ni el
tiempo ni la capacidad para hacer.
El staff presenta la caracteristica de ser altamente especializado.
Su tarea esta limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel ejecutivo, siendo este ultimo el unico
autorizado a tomar decisiones

8.- DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

Cada organizacion puede contar con una gran variedad de secciones de servicio, pero sus caracteristicas son
particulares a cada caso.
Las ventajas y desventajas que pueden significar la separacion de los servicios de las actividades a las cuales
estan ligados son:

VENTAJAS:
1.- una seccion de servicio tiene su razon de ser si resulta una efectiva colaboracion para que una operacion
principal se desarrolle economica y eficazmente
2.- la separacion esta aconsejada cuando una mejor atencion debe apoyarse en la especializacion
3.- cuando un ejecutivo no tiene tiempo para atender las tareas de menor importancia, deberia delegar estas
tareas dentro de una seccion de servicio

DESVENTAJAS
1.- a veces una seccion creada con un fin util se perpetua mucho despues de que ceso la utilidad que la
origino
2.- la separacion aumenta la complejidad de la organizacion
3.- la separacion aumenta los problemas de coordinacion y comunicacion, especialmente en los casos de
distintas localizaciones geograficas.
4.- se producen mayores gastos por utiles y equipos, y mayores erogaciones por sueldos, al crearse una
estructura con personal superior que antes no existia
5.- las secciones de servicios altamente especializadas tienden a querer tomar un nivel jerarquico en la
estructura, mas alto de lo que podria corresponderle, a la vez que tienden a desinteresarse por el efecto de su
actitud sobre otras areas, provocando conflictos

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TECNICAS DE DIBUJO DE LOS ORGANIGRAMAS
Por definicion un organigrama es un modelo o version simplificada de una organizacion.
Las tecnicas se definen como el escribir o trazar los lazos de dependencia de los distintos elementos que
componen una organizacion
Las distintas formas son:

CIRCULAR:
El nivel de mayor jerarquia esta ubicaco en el centro y los de menor jerarquia se van ubicando hacia afuera,
por orden decreciente. Cada nivel se subdivide de acuerdo con los sectores que tenga la organizacion

SEMI-CIRCULAR:
Es similar a la anterior, pero en favor de una mejor visualizacion y mayor facilidad de lectura, se plantean
los mismos datos, pero de manera que solamente abarquen un semi-circulo

PIRAMIDAL:
Se basa en el principio que los niveles jerarquicos van de mayor a menor. Pueden ser :
Vertical:
es la clasica representacion de la estructura,tiene su vertice en la parte superior.
Horizontal:
Es de escasa difusion;los niveles jerarquicos se representan de izquierda a [Link] vertice esta en
la parte izquierda

MANUALES
La actividad del hombre esta constituida por una cadena ininterrumpida de fines y medios que la voluntad
ejecuta regulando su proceder.
Estas reglas o normas de conducta constituyen un pensar, hacer o sea una relación de debe ser, lo que
implica 3 elementos:
HECHO ANTECEDENTE - HECHO CONSECUENCIA - RELACIÓN IDEAL
Que los une en forma tal que dado el primero,hace que deba hacer el segundo, por lo tanto la norma
establece una relación de deber ser entre un hecho antecedente y un hecho consecuente.
Esas normas comprenden el fin propuesto y las medidas comprendidas para alcanzarlo.
El primero, el para que ,es del dominio de la ética
El segundo, el como , es del dominio de la técnica
La norma técnica es la regla de conducta que encuentra su justificación en la realización del fin concreto de
la voluntad; la norma ética es la que encuentra su justificación en la finalidad del fin concreto de la voluntad.
La técnica permite la mejor realización del fin propuesto,mientras que la ética determina lo que se ejecuta
El derecho es norma de las acciones humanas en la vida social, ya que aquellos fines que el individuo no
podría realizar por si solo, los obtiene por la convivencia social y p/ la cooperación de sus semejantes.
Como organización la empresa forma parte integrante dentro de la vida sociales de la comunidad y como tal
se rige por las normas generales del derecho que hacen a la misma
La empresa se constituye en una hacienda anexa a la principal cuyo sujeto jurídico es el estado, y como tal
utiliza la constitución para su propio basamento legal plasmado en los estatutos

ESTATUTOS
Son el conjunto de normas referidas al objeto, nombre y domicilio de la persona jurídica y a los derechos y
deberes de sus miembros, órganos de gobierno, patrimonio y destino de los bienes.
Constituyen la estructura interna de la persona jurídica

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MANUALES
Surgen a partir de los estatutos y con el objeto de regular la actividad de las personas que intervienen en la
empresa,a fin de reducir el numero de decisiones no programadas y de agilizar la gestión
“tienen por objeto decirle a c/jefe, por escrito, lo que se espera de el en materia de funciones, tareas,
responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa” (perel)
“manual es todo cuerpo sistemático que indique las actividades a ser cumplidas por los miembros de las
organizaciones y las formas en que las mismas deberán ser realizadas ya sea conjunta o separadamente.
El propósito fundamental de los manuales es el de instruir a los miembros de la organización acerca de los
aspectos tales como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas, objetivos, etc.” (saroka)
Mientras las circulares o instrucciones internas pueden ser muy útiles para la transmisión de comunicaciones
o disposiciones cuya vigencia sea transitoria o sujeta a modificaciones constantes, los manuales deben
reservarse para información de carácter mas estable, referida a la estructura de la organización y sus
procedimientos administrativos básicos.

VENTAJAS
 Son una fuente permanente sobre practicas generales y sectoriales
 Ayudan a institucionalizar y hacer nuevos los procedimientos
 Aseguran continuidad y coherencia en las practicas y normas a través del tiempo
 Uniforman la terminología técnica básica del trabajo administrativo
 Son herramientas utilisimas en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados
 Posibilitan una delegación efectiva, pues el seguimiento por parte del supervisor se puede circunscribir al
control por excepción, actuando exclusivamente ante las cosas que salen del circuito normal.
 Son un freno importante para la improvisación
 Posibilitan un ahorro real de tiempo, al evitar preguntas de rutina
 Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma periódica ordenada y permanente

LIMITACIONES
 Su mala o poca cuidadosa preparación trae aparejado serios inconvenientes en el normal
desenvolvimiento de las operaciones
 El costo de confección y de revisión puede ser alto
 Si no se los actualiza permanentemente pierden vigencia con rapidez
 Son en general poco flexibles
 Incluyen solo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notoria
 Muy sintéticos carecen de utilidad; muy detallados, pequeños cambios los convierte en obsoletos
 Quitan discrecionalidad al personal, convirtiéndose muchas veces en un freno para la iniciativa individual

REQUISITOS
1. Que su preparación tenga por objeto la satisfacción de una necesidad real
2. Que tenga diagramacion adecuada y redacción clara y sencilla
3. Que su utilización sea racional actuando con flexibilidad cuando sea necesario
4. Que se revise continuamente su contenido para mantenerlo actualizado
5. Que se instruya al personal en su utilización para la obtención de mejores resultados sobre su contenido

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ESTRUCTURA DE UN MANUAL
Las partes principales de un manual, son las siguientes

[Link]
Es la enunciación sintética de las distintas partes que contiene el manual se diferencia del índice en que este
es mas detallado y lleva numero de pagina en que esta expuesto cada tema .un modelo de contenido es p.e.:
 ÍNDICE NUMÉRICO
 INTRODUCCIÓN
 INSTRUCCIÓN PARA EL USO DEL MANUAL
 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE LA OPERACION
 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
 GLOSARIO
 ÍNDICE TEMÁTICO

2.ÍNDICE NUMÉRICO
Es la enunciación detallada de los distintos capítulos e ítems que comprende el manual con especificación de
numero de paginas

[Link]ÓN
Se presenta el manual explicando el propósito. En algunos casos contiene una carta presentación firmada por
el mas alto ejecutivo de la empresa y se explican los objetivos perseguidos

[Link] PARA SU USO

Esta parte es de suma importancia pues de su claridad depende el mayor o menor uso; es importante que
figuren instrucciones acerca de la forma de
Identificar esas revisiones,modificaciones o actualizaciones y a que personal recurrir para aclaraciones

[Link] PRINCIPAL
Es la parte mas extensa e importante del manual;en ella están transcriptos
Los contenidos que son objeto del mismo

[Link]ÉNDICE
No es siempre necesario su uso;se justifica para muestras de formularios,
Ilustraciones, gráficos, ejemplos

[Link]
Es el listado de la terminología (términos técnicos y su definición) utilizados.

8.ÍNDICE TEMÁTICO
Es un listado alfabético de los distintos tópicos que comprende el manual

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ELABORACIÓN DEL MANUAL
Las distintas etapas de un procedimiento standard para la elaboración son:

[Link]ÓN DEL OBJETO A CUMPLIR

Es imprescindible una definición clara de la necesidad que se pretende satisfacer

[Link] DEL O LOS RESPONSABLES DE LA PREPARACIÓN

En esta se presentan 2 alternativas
1. DE ORDEN CUALITATIVO
2. DE ORDEN CUANTITATIVO

Lo primero a considerar es si la asignación de tareas recaerá en personas de la empresa (analistas) o

externos a la misma (consultores especializados en estas tareas);los primeros tienen mayor conocimiento de
la organización y sus necesidades, lo que no sucede con los analistas externos, que son especialistas en el
tema y ofrecen mayor objetividad e independencia de criterio
El costo de la elaboración, al contratar externamente lo incrementa substancialmente
La organización de cierta magnitud que cuentan con departamento de sistemas y procedimientos lo encargan
al mismo, y las de mayor envergadura, existe la tendencia a contratar externamente la preparación de los
mismos
Otro aspecto que requiere definición es el numero de responsables para la concreción del trabajo.
Las alternativas son:
A) una persona:tiene como ventaja su ejecutividad y responsabilidad claramente establecida
B) un comité:ofrece las ventajas de decisiones que son producto de la integración de distintos puntos de
vista
El responsable deberá contar con la colaboración del personal dependiente

[Link] PRELIMINAR DE LA ORGANIZACIÓN

En esta el o los analistas se deben interiorizar del trabajo a realizar, los objetivos y alcance del mismo
Los responsables de la tarea deben realizar entrevistas con el personal superior, visita a las instalaciones de
la empresa, estudiar documentación tal como organigrama, manuales preexistentes, balances y todo tipo de
actividad que le permita al encargado de la preparación de los manuales un conocimiento global de la
organización donde tiene que desarrollar su actividad

[Link]
En esta el analista deberá proyectar su trabajo en el tiempo debiendo definir claramente la calidad y
cantidad de información ha recolectar, las fuentes de las mismas, los colaboradores que necesita y otros
recursos materiales.
El eficiente cumplimiento de esta etapa posibilitara disponer del manual en el menor tiempo posible,
compatible con una correcta colaboración, como así también un menor costo de preparación

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[Link] DE INFORMACIÓN
Cumplida la anterior el analista ha definido que tipo y cantidad de información va a recolectar y la fuente de
suministro
La implementacion de esta tarea se puede hacer utilizando métodos conjunta o separadamente. Ellos son:
 ENTREVISTAS
 OBSERVACIÓN DIRECTA
 CUESTIONARIOS PREIMPRESOS
 ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN

EL MÉTODO DE ENTREVISTAS ES EL MAS RECOMENDABLE PARA OBTENCIÓN DE

DETERMINADA INFORMACIÓN , PE.
A) CON PERSONAL JERÁRQUICO
 OBJETIVOS
 POLÍTICAS
 JERARQUÍAS
 AUTORIDAD
 FUNCIONES
 RESPONSABILIDADES
 RELACIONES
B) CON EMPLEADOS
 PROCEDIMIENTOS
 TAREAS
 NORMAS
 MÉTODOS
 COLABORACIÓN DEL PERSONAL
 FLUJOS DE TRABAJO

A TRAVÉS DE OBSERVACIÓN DIRECTA SE PUEDE OBTENER INFORMACIÓN SOBRE:

 CUMPLIMIENTO DE NORMAS
 DISCIPLINA
 ACTIVIDADES
 DISPOSICIÓN DE EQUIPOS Y OFICINAS
 CIRCULACIÓN DE FORMULARIOS
 MANEJO Y UTILIZACIÓN DE ARCHIVOS Y REGISTROS

La utilización de FORMULARIOS PREIMPRESOS posibilita el acopio de gran cantidad de información,

con reducción de tiempo.
Se usa generalmente para recabar información de los niveles operativos, acerca de :
 DEPENDENCIA
 FUNCIONES
 TAREAS
 INFORMACIÓN RECIBIDA Y EMITIDA
 ARCHIVOS Y REGISTROS QUE SE UTILIZAN
 MÉTODOS DE TRABAJO

El ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN es también para obtener distintos tipos de información, las de mayor
consulta son:
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  MANUALES UTILIZADOS ANTERIORMENTE POR LA EMPRESA
 MANUALES EN VIGENCIA EN LA EMPRESA QUE CUMPLEN OTROS OBJETIVOS
 MANUALES DE OTRAS EMPRESAS
 ARCHIVOS DE FORMULARIOS Y COMPROBANTES
 REGISTROS VARIOS
 BOLETINES Y CIRCULARES
 ORGANIGRAMA
 DIAGRAMA DE PROCESO
 ESTATUTOS Y REGLAMENTOS

Obtenida la información buscada es necesario separar la irrelevante y confirmar la relevante sobre la cual
queden dudas, para luego clasificarla siguiendo criterios adecuados

[Link]ÓN PROPIAMENTE DICHA

La vigencia y utilidad de un manual están dados por el cuidado puesto en su elaboración

REDACCIÓN:
Es solo un medio para transmitir información,un estilo rebuscado la convierte su lectura en un suplicio,
disminuyendo su consulta y llegando al abandono definitivo.
En su redacción se deben observar las siguiente recomendaciones
 FRASES CLARAS Y CORTAS
 UTILIZAR ÚNICAMENTE TERMINOLOGÍA TÉCNICA
 TONO FORMAL
 EVITAR AMBIGÜEDAD
 UNIFORMIDAD EN EL ESCRITO

Existen distintos tipos de redacción que pueden ser utilizados según el tipo de manual de que se trate,

DIAGRAMACION:
Definido el contenido y el lenguaje a utilizar se hace necesario:
 DISTRIBUIRLO DENTRO DEL MANUAL POR CAPÍTULOS
 DISPONER LOS TEMAS DENTRO DE LOS CAPÍTULOS

Los elementos standares que una hoja o encabezamiento prediseñado debe tener son:
[Link] DE LA ORGANIZACIÓN
[Link] DEL MANUAL DE QUE SE TRATE
[Link] A SER LLENADOS LITERALMENTE Y CODIFICADAMENTE POR CAPITULO,
SECCIÓN, TEMA
[Link] DE APROBACIÓN
[Link] DE REVISIÓN
[Link] DE ENTRADA EN VIGENCIA
[Link] QUE REEMPLAZA
[Link] DE LA ORGANIZACIÓN QUE HA EMITIDO LA NORMA

FORMATO:
Se recomienda como medida a ser adoptada en la preparación de los manuales, el formato a4 de las normas
iram 3001 (210mm x 297mm)

CODIFICACIÓN:
Su objetivo básico es la ubicación rápida de los datos buscados en el manual. Existen 3 sistemas básicos de
codificación
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 [Link]ÉTICOS
[Link]ÉRICOS
[Link]ÉRICOS
Se deben considerar 2 aspectos para codificar:
[Link]ÓN DE LOS TEMAS
[Link]ÓN DE LAS HOJAS

IMPRESIÓN:
Hay variedad de sistemas que ofrecen alternativas de costos y calidad de impresión muy distintas
La decisión a adoptar estará en función de:
[Link] DE COPIAS
[Link]
[Link] DEL MANUAL
[Link] DE IMPRESIÓN
[Link] ESTIMADA DE LOS CONTENIDOS
[Link] DE IMPRESIÓN
[Link] DE IMPRESIÓN CON QUE CUENTA LA ORGANIZACIÓN

ENCUADERNACIÓN:
El manual tiene que ser una herramienta dinámica, es imprescindible que su contenido pueda ser modificado
por circunstancias imprevistas en cualquier momento, sin afectar el [Link] consiguiente se descarta
el sistema de empastado y se recomienda la carpeta de hojas movibles

PRUEBAS PILOTOS:
Antes de que el manual sea definitivo, es conveniente que sea probada su utilidad, realizando pruebas pilotos
que evidencien en que grado cumple sus contenidos y cuales pueden ser las modificaciones que lo
perfeccionan.

[Link] DE USUARIOS
Concluida la preparación del manual, es menester instruir a los usuarios del mismo respecto de su
utilización. Para ello se prepararan programas de instrucción cuyo cumplimiento estará a cargo del analista
y los respectivos jefes de dependencias.

[Link]
Desde el momento que se comienza a usar el manual debe controlarse continuamente en que medida cumple
los objetivos para los cuales ha sido creado

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Según alford, describe la estructura general de la empresa y la forma en que se descompone en
departamentos, establece cuales son las categorías o niveles de autoridad, señala la diferencia entre la
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autoridad de línea y la función de plano mayor e indica para cada división los títulos para los diversos
cargos que existen en ella, juntamente con la relación que guarda c/u con los superiores e inferiores, sus
deberes, responsabilidades y grado de autoridad.
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su trabajo.
Deberá contener para su mayor eficiencia:

[Link] O DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Es la representación gráfica simplificada de la estructura formal. Puede contener 1 o mas.

[Link]ÓN CLARA DE LOS OBJETIVOS

Generales de la organización y básicos de las áreas departamentales

[Link] BÁSICAS
Se describiran un listado de las funciones básicas del jefe de que se trate

[Link]
Operativas, financieras, de planeamiento, coordinacion, control e informacion

[Link]
De quien recibe y a quien delega

[Link]

[Link] DE INFORMACION
Se determina en forma explicita y analitica en cada departamento

[Link] DE RELACIONES
Con superiores, dependientes, clientes, proveedores, publico

[Link] AL PROGRESO DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS

Es la expresión analítica de procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa y la enunciación de normas de funcionamiento básicas
Contiene :
 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
 FORMULARIOS
 CURSOGRAMAS

MANUAL DE NORMAS Y CONTROL INTERNO

Es el instrumento que reúne todas las reglas necesarias para asegurar la vigencia del sistema de control
interno
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NORMAS:
Enuncian la forma en que debe concretarse las operaciones y sus consecuentes registraciones

PROCEDIMIENTOS:
Enuncian una modalidad de control sobre operaciones y registraciones.
El manual de normas y control interno debe contener normas de tipo general a las que se le ajustaran las
especificas de cada área o circuito administrativo.
Comprende :
- CUENTAS A PROVEEDORES ( COMPRAS)
- CUENTAS A CLIENTES (VENTAS)
- INGRESOS
- EGRESOS
- LIQUIDACIÓN Y PAGO DE REMUNERACIONES

Las normas generales son las siguientes

1. Las que establecen el control por oposición de intereses. Para ello se distribuye en tramos la
responsabilidad de un proceso total, para que al culminar un tramo cesa la responsabilidad del que
entrega y comienza la del que recibe . Ej. Cobrador
2. Las que establecen controles de proceso en puntos específicos de la tarea total.
Tienden a asegurar por vía jerárquica el cumplimiento de normas de procedimiento para la ejecución del
trabajo . Ej. Supervisores de sector.
3. Normas de procedimientos referidas a la forma de ejecutar las tareas en lo relativo a la tarea en si y a los
comprobantes, registros y archivos.

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