Módulo IV - PROCESOS DE INICIO

DE LA DIRECCION
DE PROYECTOS

Esta presentación está basada en el documento “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos” 6ta edición , 2017
Project Management Institute, Inc.
Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA
 Objetivos del módulo IV

•Objetivo general
•Entender la importancia de los procesos de inicio
formales.

•Objetivos específicos
•Entender los 2 procesos de Inicio
•Conocer la importancia de identificar las partes
interesadas.

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DE LA IDEA A LA REALIDAD . . .

3
 DE LA IDEA A LA REALIDAD . . .

• La clave para un efectivo inicio del proyecto es la calidad del

resultado del proceso de planificación estratégica de la
empresa que da origen al proyecto

• Tal vez la falla recurrente es la falta de suficiente

planificación y tiempo para pensar acerca del proyecto que se
necesita

• Se debe hacer énfasis en tópicos tales como definición de

requerimientos y de alcance, análisis del negocio y
alineamiento con los involucrados, así como la planificación de
recursos

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 LAS DEFINICIONES INICIALES

• ¿Por qué se plantea la necesidad de este proyecto?

• ¿En qué entorno se sitúa el trabajo que se pretende desarrollar?
• ¿Cuáles son los problemas con los que se enfrenta actualmente
el cliente y que quiere solucionar o mejorar?
• ¿Cuáles son los objetivos para realizar este proyecto?
• ¿Quiénes serán los actores que trabajaran en el proyecto?
• ¿Cuál será la estructura del equipo de proyecto?
• ¿Cuál es el nivel de calidad que requiere el cliente?
• ¿Se ha identificado algún riesgo en la realización del proyecto?
• ¿Cómo se van a gestionar los riesgos?
• ¿Cuáles deben ser los entregables del proyecto?
• ¿Cómo, cuándo y por quién serán producidos esos entregables?

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 El Grupo de Procesos de Inicio
•Son los procesos que facilitan la autorización formal para
comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo y obtener los
recursos necesarios.

• Se debe validar el alineamiento del proyecto con los objetivos

estratégicos de la organización

• El propósito es establecer los objetivos del proyecto, una

descripción preliminar del alcance, los productos entregables, la
duración del proyecto y un pronóstico de los recursos a utilizar.

• Se deben documentar todas las restricciones y supuestos

• Si ya no está designado, se elige al director del proyecto

• Se identifican los interesados (stakeholders)

6
El Grupo de Procesos de Inicio

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 LOS PROCESOS DE INICIO

1. Desarrollar el Acta de Constitución

del Proyecto

2. Identificar a los Interesados

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1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Objetivos
– Desarrollar el documento que autoriza
formalmente la existencia del proyecto.
– Confiere al director del proyecto la autoridad para
asignar los recursos de la organización al proyecto.
Beneficios
– Vínculo directo entre el proyecto y los objetivos
estratégicos de la organización.
– Crea registro formal del proyecto y muestra el
compromiso de la organización con el proyecto.
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 El Acta de Constitución del Proyecto

 El Acta de Constitución del Proyecto es el

documento que autoriza formalmente el proyecto
o una fase y con ello declara su existencia.
 Se asigna al Jefe del proyecto, preferiblemente
durante el desarrollo del acta de constitución.
 Es emitida por una autoridad externa al proyecto
(un patrocinador, ejecutivo de alto nivel, una PMO,
una empresa).

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 1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

1. Documentos de 1. Juicio de Expertos 1. Acta de

Salidas
Entradas

Técnicas y Herramientas
Negocio Constitución del
2. Recopilación de
- Caso de Negocio
Datos Proyecto
- Plan de Gestión de
Beneficios - Tormenta de Ideas 2. Registro de
Supuestos
2. Acuerdos - Grupos Focales
3. Factores Ambientales - Entrevistas
de la Empresa
3. Habilidades
4. Activos de los Interpersonales y de
Procesos de la Equipo
Organización
- Gestión de Conflictos
- Facilitación
- Gestión de Reuniones
4. Reuniones

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1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Caso de Negocio:
- Justificación de la inversión requerida
- Razones más comunes: demanda del
1. Documentos de mercado, necesidad de la organización,
Negocio solicitud de un cliente, avance tecnológico,
- Caso de Negocio
requisito legal, impactos ecológicos,
- Plan de Gestión de
Beneficios necesidad social.

Plan de Gestión de Beneficios:

- Describe el modo y momento en que se
entregarán los beneficios del proyecto y la
forma de medirlos.
- Puede contener: beneficios objetivo,
alineación estratégica, plazos para obtener
los beneficios, dueño de los beneficios,
métricas, supuestos, riesgos.
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 1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
• Propósito del proyecto
• Objetivos medibles del proyecto
• Requisitos de alto nivel 1. Acta de Constitución
• Descripción de alto nivel del proyecto del Proyecto
• Límites y entregables clave 2. Registro de
• Riesgo general del proyecto Supuestos
• Resumen del cronograma de hitos
• Recursos financieros preaprobados
• Lista de interesados clave
• Requisitos de aprobación del proyecto
• Criterios de salida del proyecto
• El director del proyecto asignado, su
responsabilidad y su nivel de autoridad
• El nombre y el nivel de autoridad del quien
autoriza el proyecto

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CONOCIMIENTO NECESARIO PARA DIRECTOR DEL PROYECTO

1. Conocimientos acerca de la dirección de proyectos, el entorno

del negocio, aspectos técnicos y demás información necesaria
para dirigir el proyecto de manera eficaz;

2. Las habilidades necesarias para liderar el equipo del proyecto,

coordinar el trabajo, colaborar con los interesados, resolver
problemas y tomar decisiones de manera eficaz;

3. Las capacidades para desarrollar y gestionar el alcance, los

cronogramas, presupuestos, recursos, riesgos, planes,
presentaciones e informes;

4. Otros atributos requeridos para dirigir con éxito el proyecto,

como personalidad, actitud, ética y liderazgo.
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LOS DIFERENTES ROLES DE UN DIRECTOR DE PROYECTO

 Planificador
 Recolector de información
 Organizador
 Comunicador
 Motivador
 Controlador Presupuesto
 Facilitador
 Formador de Grupos de Trabajo
 Solucionador de Problemas
 Administrador de Riesgos y Calidad
 Tomador de decisiones
 Administrador del Control de cambios
 Asegurador de Resultados
 Otros

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INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

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INTERESADOS EN EL PROYECTO (STAKEHOLDERS)
El concepto de “stakeholders” o interesados en el proyecto
corresponde a:
a) Personas
b) Empresas
c) Organizaciones
d) Instituciones
que puede afectar, verse afectados o percibirse a sí
mismo como afectados por una decisión, actividad o
resultado de u proyecto, programa o portafolio.
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 Ejemplos de Interesados

Interesados Internos Interesados Externos

• Patrocinador (Sponsor) • Cliente

• Gerente de recursos • Usuarios finales
• La oficina de dirección de • Proveedores
proyectos (PMO) • Accionistas / Socios
• El comité de dirección de • Organismos reguladores
portafolios • Competidores
• Director del programa • Organizaciones sociales,
• Directores de proyecto de ambientales, políticas
otros proyectos
• Miembros del equipo
• Otras áreas de la empresa
Stakeholders = Interesados

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 2 Identificar a los Interesados
1. Acta de Constitución 1. Juicio de Expertos 1. Registro de

Salidas
Entradas

Técnicas y Herramientas
del Proyecto Interesados
2. Recopilación de
2. Documentos de Datos 2. Solicitudes de Cambio
Negocio 3. Análisis de Datos 3. Actualizaciones al
3. Plan para la Plan para la Dirección
4. Representación de del Proyecto
Dirección del Proyecto Datos
4. Actualizaciones a los
4. Documentos del 5. Reuniones Documentos del
Proyecto Proyecto
5. Acuerdos
6. Factores
Ambientales de la
Empresa
7. Activos de los
Procesos de la
Organización

77
20
 2 Identificar a los Interesados

Análisis de Interesados: 1. Juicio de Expertos

Los intereses de los interesados pueden incluir: 2. Recopilación de Datos
- Interés 3. Análisis de Datos
- Derechos (derechos legales o morales) - Análisis de Interesados
- Propiedad
- Análisis de Documentos
- Conocimiento
- Contribución 4. Representación de Datos
5. Reuniones

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 2 Identificar a los Interesados

- Matriz de poder/interés, matriz de 1. Juicio de Expertos

poder/influencia o matriz de 2. Recopilación de Datos
impacto/influencia 3. Análisis de Datos
- Cubo de interesados - Análisis de Interesados
- Modelo de prominencia - Análisis de Documentos
- Dirección de la influencia (ascendente, 4. Representación de Datos
descendente, hacia afuera, lateral)
5. Reuniones
- Priorización

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Ejemplo Matriz de Poder los Interesados

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¿CUÁLES SON LOS STAKEHOLDERS DE SUS PROYECTOS ?

( a desarrollar en clases con los alumnos)

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OK, MI PROYECTO FUE ACEPTADO, PRIORIZADO,
ASIGNADOS SUS RECURSOS…¿Y AHORA QUE?

 ¿Cómo realmente inicio mi proyecto?

 ¿Quién me ayudará?
 ¿Cómo será realmente el producto final?
 ¿Cómo produciré mis productos entregables?
 ¿Qué necesito informar acerca de mi proyecto?
 Mis recursos pueden estar asignados pero ¿cómo
aseguraré que los tendré todo el tiempo que los necesite?

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 LA REUNION DE INICIO ( Kick-off meeting)

Es una primera reunión con el equipo clave del proyecto y los

stakeholders que participan en el desarrollo del proyecto. Se
recomienda incluir a los subcontratistas y proveedores
principales.

En esta reunión se informa de la existencia del proyecto y de

la aprobación para iniciar las actividades, se presenta la
organización , el alcance y entregables, los hitos de
cronograma y el presupuesto aproximado. Con esto se da
inicio a los procesos de planificación del proyecto y también a
las actividades tempranas

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 Tareas

Preparar:
• Acta de Constitución
• Enunciado del alcance
• WBS
Fecha de entrega: 26-03-2018

Entrega por e-mail a: pmi@[Link]

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