¿Qué es un kardex?
El kardex es un documento de tipo administrativo que sirve para
registrar la mercancía que la empresa tiene en su almacén. Este se
crea con información de los productos, incluyendo la cantidad, el
valor de medida y el costo por unidad, para posteriormente
clasificarlos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.
Se puede decir, entonces, que con un kardex podés controlar las
entradas de mercancía, dar seguimiento a las salidas y tener una
mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio.
Cualquier empresa puede hacer uso del kardex, lo importante es
elegir un software que te permita organizar tu inventario y existencias
de una forma ágil, que atienda a tus necesidades y que sea escalable
en caso de que tu almacén crezca.
¿Para qué sirve el kardex en una empresa?
Gracias al kardex de inventario podés conocer la existencia que se
maneja por cada tipo de producto y obtenés un reporte detallado de
los ingresos y salidas que se hacen en el día a día, lo que facilita el
gestionar de una mejor manera el inventario.
Este sistema beneficia en gran medida a las áreas de administración
y contabilidad, quienes tendrán una mejor noción de cómo manejar
los recursos del negocio. Además de que permite a los colaboradores
tener un control respecto a cada movimiento de la mercancía que se
realiza.
Entre las principales características del kardex destacan:
Llevás un registro estructurado
El kardex funciona como un mecanismo de orden y control. Al usar el
kardex de inventario en tu negocio de manera correcta podés acceder
a información valiosa sobre las operaciones, determinar los costos de
entrada y de salida, el valor de los inventarios y los saldos que se
obtienen durante un periodo de tiempo. También será tu aliado para
mantener un inventario actualizado y sin errores.
Ahorrás dinero
Administrás los recursos de forma rápida y concisa, con lo que se
minimizan los costos de producción y de almacenamiento. Además,
garantizás que no haya mermas, robos o excesos de productos que
representen un mayor gasto.
Tomás decisiones más acertadas
Con el kardex conocés de primera mano el flujo de tu mercadería, lo
que a su vez repercute en las decisiones que se toman acerca de los
proveedores, la cantidad de existencias que deben mantenerse para
una correcta administración, organización y abastecimiento del
negocio.
Mejorás el servicio al cliente
Contás con una mayor organización de la mercancía, lo cual significa
que serás capaz de cumplir con mayor facilidad y exactitud tus
tiempos de entrega. El kardex es una excelente forma de asegurar las
entradas de mercancía para satisfacer las demandas de tus clientes y
ganar su confianza y fidelidad.
Kardex e inventario: ¿en qué se diferencian?
Muchas veces estos dos términos son empleados indistintamente
como sinónimos, aunque en realidad, ambos son diferentes.
Un kardex es el archivo de datos que se enfoca principalmente en
controlar las entradas y salidas del inventario de una empresa: bienes
tangibles, materia prima y productos. Al mismo tiempo, es utilizado
para dar seguimiento a las salidas de mercadería por venta de
productos, y en algunos casos para calcular los costos inherentes, sin
tener que recurrir a un stock en físico.
Mientras que un inventario es el documento a través del cual se
clasifican los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a una
empresa. Adicionalmente, suele ser de utilidad para planear mejor las
compras y evitar problemas de desabastecimiento.
Actualmente el control de inventario se puede realizar mediante dos
formas: sistema de inventario periódico, el cual funciona sobre un
registro manual y el sistema de inventario permanente caracterizado
por usar el kardex como parte fundamental de su operación.
La forma más sencilla de controlar el inventario es mediante el uso de
un sistema especializado. Siigo|memory, por ejemplo, cuenta con un
Software para la Gestión de Inventarios completo e intuitivo para
organizar tu inventario. Gracias a sus funcionalidades, autónomos y
empresas de todos los tamaños pueden mantener al día su inventario
y ahorrar un montón de tiempo y esfuerzo al tener toda la
información en un solo lugar.
Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los
objetivos de utilización del kardex, ya que como veremos a
continuación, existen diversos tipos o métodos de elaboración de
inventarios, y al tener muy claro cuáles son las propiedades
materiales de una empresa y en qué categoría deben estar
contenidas se pueden controlar mejor los costos.
Métodos de valoración del inventario o tipos de kardex
Los métodos de valoración de inventarios son de gran utilidad para
poder determinar el costo de venta de cada producto. Es decir, estos
se pueden utilizar para realizar el cálculo del valor real de los
artículos; además de servir de insumo para medir y comparar otros
resultados de ventas y de esta manera ver el margen de ganancia
obtenido.
Sistema kardex con método promedio ponderado
Este método se basa en un promedio sin importar la fecha de entrada
o de salida del producto. La fórmula para obtenerlo es bastante
sencilla: multiplicá cada precio por el número de unidades que existen
a ese precio. Luego ese resultado lo sumás y dividís entre la suma del
total de unidades. De esta forma mantenés actualizados los precios
en cada una de las compras.
Sistema kardex con PEPS
El método PEPS, también conocido como First in First Out, (FIFO, en
inglés), es un mecanismo con el que básicamente se busca que los
productos más antiguos que han entrado al inventario sean los
primeros en salir del almacén. Es un sistema esencial para empresas
que venden productos perecederos, es decir, que tienen fecha de
caducidad. Por ejemplo:
Imaginá que el 1 de junio a tu empresa entran 10 remeras a 30 USD
cada una, es decir que invertís unos 300 USD en la adquisición.
Luego, el 4 de junio se compran otras 12 remeras, pero esta vez a 33
USD cada una, por lo que al multiplicar el precio de cada unidad por
la cantidad de remeras que se compraron, tendríamos un resultado
de 396 USD.
Ahora, supongamos que el 6 de junio vendés 15 remeras. Debés
dividir en dos la operación, puesto que las primeras remeras tuvieron
un costo unitario de 30 USD, mientras que las 5 restantes pertenecen
al grupo que se compró a 33 USD.
Entonces, para obtener el valor del inventario final, es necesario que
a los 696 USD, que era el costo de las entradas, le restás 465, que era
el costo de las salidas para tener el valor del inventario.
Sistema kardex con UEPS
En el método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS), se
prioriza la venta de los productos que entraron de último al almacén.
Es comúnmente usado por los negocios que no tienen artículos con
fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil. La característica
principal de este sistema es que los costos de los productos que se
vendan reflejarán un costo más reciente.