Interpretación de la gráfica comparativa a nivel municipal, departamental y nacional

En la aplicación aparece la tasa de promoción de los diferentes grados de la escuela, por

medio de un diagrama horizontal compara el resultado de la escuela con el resultado a nivel
municipal, departamental y nacional. De esta forma se puede visualizar comparativamente
cómo se encuentra la escuela con relación al municipio, al departamento o el país. Si el
indicador de la escuela se encuentra por encima de estos indicadores están bien en relación
a los promedios.
4. Sistema de registros educativos -SIRE-

El SIRE o Sistema de Registros Educativos del Ministerio de Educación en Guatemala, es

una plataforma Web pública en Internet, disponible para uso de los centros educativos a
nivel nacional. Tiene como finalidad proveer al Ministerio de Educación, y usuarios en
general, información actualizada, confiable y oportuna para la toma de decisiones. Es
importante mencionar que esta plataforma se ha venido desarrollando a través de varios años
por parte de la Dirección de Informática del Ministerio de Educación y constituye un gran
logro para la gestión de la información de los centros educativos.

Antiguamente se utilizaban máquinas de escribir y cuadros impresos, lo que constituía un

gran esfuerzo e inversión de tiempo pues debían mecanografiarse con extrema exactitud.
Ahora con el uso de la computadora e internet, se puede tener acceso a infinidad de
herramientas que hacen nuestra labor más fácil. Se plantea entonces, la urgente necesidad
que tanto docentes como directores de escuela aborden el uso de la computadora e internet
como en algún momento fue necesario el uso de máquinas de escribir. No podemos
quedarnos fuera de la innovación tecnológica pues necesitamos agilizar los procesos y ser
modelo para los niños del siglo XXI que estamos formando.

Los centros educativos cuentan con esta herramienta que permite:

· Administrar en forma digital información académica, técnica y administrativa de

cada centro educativo, docentes y alumnos que integran el Sistema Nacional de
Educación. Por lo tanto, en este sistema se llevan a cabo las acciones de inscripción,
traslado y promoción de estudiantes. Además, se alimenta con información general
de los centros educativos, la comunidad educativa y las acciones que se realizan
durante cada ciclo escolar.

· Crear un archivo digital histórico de registros escolares, para garantizar la acredita-

ción y certificación de estudios en Guatemala en el Sistema Educativo Nacional.

· Integrar de forma ordenada con apoyo de la tecnología actual, procesos de recolec-

ción de datos en línea, utilizados para la toma de decisiones, entrega de servicios de
apoyo, definición de políticas educativas y diseño de planificación de la educación.
Conocer este sistema es vital en la labor administrativa de todo director, se cuenta con
diversos apoyos informáticos. En la dirección

36
[Link] se encuentran una serie de recursos como
manuales y videos para autoaprendizaje de uso del sistema.
También se pueden hacer prácticas sin modificar los datos originales en el sitio a modo de
prueba [Link] en el cual coloca el
código de su escuela y la contraseña 111111.

Base legal del Sistema de registros educativos

El Acuerdo Ministerial No. 1258-2015 de fecha 15 de mayo de 2016 y su reforma el
Acuerdo Ministerial 2954-2017 de fecha 6 de octubre de 2017, son los que contienen la
creación y fundamentos del Sistema de Registros Educativos de los niveles de Educación
Preprimaria, Primaria y Media. A continuación, algunos artículos de interés:
Artículo 1. Creación. Se crea el Sistema de Registros Educativos de los subsistemas de
educación escolar y extraescolar, como una plataforma Web, publicada en el Portal del
Ministerio de Educación, disponible para uso exclusivo de los directores de los centros
educativos de los niveles de educación preprimaria, primaria y media, de todos los
sectores bajo la rectoría del MINEDUC. Asimismo, el sistema tiene como finalidad la
mejora de la atención educativa, aprobando los procedimientos y requisitos para la
inscripción de los estudiantes.
La importancia de la actualización de los registros y el carácter oficial de la información
para su oportuna consulta, están definidos en el artículo 3.
Artículo 3. Registros Educativos. Los directores de los Centros Educativos de todos los
niveles y sectores del subsistema de educación escolar y extraescolar quedan obligados
a realizar y mantener debidamente actualizados todos los registros educativos que el
Ministerio de Educación requiere dentro del sistema de registros educativos. Los
registros almacenados a través del Sistema de Registros Educativos son de carácter ofi-
cial, por lo cual podrán ser utilizados como fuente veraz de información, para la entrega
de servicios de apoyo, programas y proyectos del Ministerio de Educación y del Estado.
Los objetivos de la inscripción de los estudiantes para ser registrados dentro de los diferentes
servicios educativos se definen en los siguientes artículos.
Artículo 4. Inscripción de los estudiantes. La inscripción de los estudiantes tiene como
objetivos:
a) Reconocer la vinculación entre el sistema educativo nacional y los estudiantes
atendidos con servicios de educación escolar o extraescolar y,
b) Coadyuvar a la inscripción que le corresponde ejercer al Estado, sobre el funciona-
miento de centros educativos oficiales, privados, municipales y por cooperativa.
Artículo 6. Inscripción única. Cada estudiante será inscrito una sola vez. La inscripción
se efectuará cuando el estudiante ingrese por primera vez en el Sistema de Registros
Educativos. De esta manera quedarán vinculados por el resto de los años que dure su
formación académica en cada nivel educativo.

37
También queda establecida la obligatoriedad de los directores de actualizar el sistema de
forma continua durante el ciclo escolar.
Artículo 10. Variaciones del registro de la población estudiantil. Los y las directores
(as) de los centros educativos, quedan obligados a registrar el traslado de estudiantes.
También están obligados a reportar a los alumnos que abandonen sus estudios o que por
cualquier circunstancia no puedan continuarlos. El plazo para el cumplimiento de las
obligaciones establecidas en este artículo será de 10 días a partir de ocurrido el hecho
que debe registrarse.
Artículo 14. Sanciones administrativas. El cumplimiento en el proceso de registro de
datos, inobservado en el lapso establecido por el Ministerio de Educación dará lugar a
que los directores de los centros educativos sean sancionados administrativamente por
la Dirección departamental de Educación correspondiente de conformidad con la Ley de
Servicio Civil y demás disposiciones legales. Omitir, falsificar o alterar el registro de
los alumnos(as) dará lugar a cierre temporal o definitivo de los centros educativos, para
el caso de los centros educativos privados, así como por no cumplir con la entrega de
información de los estudiantes en el tiempo establecido.
Artículo 15. Falsificación o alteración de registros. Cualquier falsificación o alteración
de los registros incluidos en el Sistema de Registros Educativos serán sancionados
según las disposiciones legales vigentes.
Ingreso al Sistema de registros educativos
Solamente pueden ingresar al sistema los establecimientos registrados en la base de datos
del Ministerio de Educación. El ingreso al SIRE es por medio de la dirección de internet
[Link]

Para hacerlo, se ingresa al navegador que tenga instalada la computadora, se ubica sobre la
dirección que aparece determinada, en algunos casos es el buscador de Google, ubicamos el
cursor sobre ella, hacemos clic para seleccionar toda la dirección, la borramos y escribimos
[Link] de esta manera accedemos a la pantalla de usuario y contraseña del
sistema.

Fuente: Mineduc. Descargado de [Link]

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El usuario es el código de nuestra escuela y la contraseña es la que tenemos asignada por
parte de la Dirección de Informática del MINEDUC por medio de la Dirección Departamen-
tal de Educación. Luego de escribirlas en las casillas correspondientes damos clic a ingresar.

Uso de contraseñas
En los últimos años se ha generalizado el uso de internet, por lo tanto, también se ha hecho
común el uso de usuarios y contraseñas para diferentes servicios en línea. Se puede tener
acceso a redes sociales, servicios bancarios, compras, servicios educativos en universidades
o sistemas informáticos de gobierno como la Superintendencia de Administración Tributaria
–SAT- o el Registro nacional de las personas –Renap- entre otros.

Esta evolución informática ha generado que el acceso sea mucho más fácil y pueda llevarse
a cabo desde diversos dispositivos como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras.
Además, las gestiones cada vez son más numerosas, frecuentes y de mucha trascendencia.
En el caso del SIRE, este se convierte en una herramienta de trabajo para los directores de
escuela. Sin embargo, esta tecnología está afecta a situaciones de seguridad que se deben de
tomar en cuenta para evitar que personas ajenas al proceso puedan tener, no únicamente
acceso a la información de la escuela, sino que puedan alterarla.

Para el ingreso al sistema se requiere en primer término el código de la escuela, sin embargo
este código es de uso público, tanto así, que aparece en aplicaciones del Ministerio de
Educación como la ficha escolar ([Link] y la
aplicación para teléfonos móviles Escuelapp disponible gratis en las tiendas de aplicaciones.

El otro dato para ingresar es el password o contraseña, el cual debe ser del conocimiento
única y exclusivamente del director o de un maestro que sea de su total confianza. Esto se
remarca debido a que el que otras personas conozcan la contraseña, es como darles a muchas
personas la llave de nuestra casa. Si usted utiliza un servicio de banca en línea por medio del
cual maneja el dinero de su cuenta bancaria… ¿le daría la clave de acceso a cualquier
persona? En este caso le estamos abriendo la puerta del manejo de registros de la escuela a
otra persona, quien puede en determinado momento manipular datos tan sensibles como lo
son la promoción o no promoción de los estudiantes. Es por ello por lo que idealmente, los
directores de escuela son quienes deben manejar el SIRE, ser muy cuidadosos con el uso de
su contraseña y verificar el cierre de sesión cuando se utilizan computadoras de uso público
como en un Café Internet. De esta forma se evita cometer faltas administrativas como lo
indicado en los artículos 14 y 15 del Acuerdo Ministerial No. 1258-2015.

Organización del Sistema de Registros Educativos

Al ingresar al sistema, la primera pantalla se da la bienvenida al sistema nacional de registro
educativo y se presentan los datos generales del centro educativo. En algunos casos aparece
en la parte inferior de dicha pantalla un mapa de referencia de ubicación de la escuela, esto
indica que ha sido georreferenciado para ubicarlo por medio de Google Maps.

En la parte superior aparece una serie de pestañas que son la forma de ingresar a otras
ubicaciones. Este tipo de menús se conoce como sistema de árbol, pues funcionan como las
raíces de un árbol que cada una da origen a nuevas raíces.

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De esta forma tenemos las siguientes pestañas:

INICIO. Esta ubicación nos regresa al inicio del sistema en el cual nos solicitan el código
de la escuela y contraseña.

CICLO LECTIVO. Esta pestaña a su vez contiene Grados y secciones, Administración

CNB y Datos del Supervisor.

DOCENTES. Esta pestaña a su vez contiene Registro de docentes y colaboradores, Asigna-

ción de docentes, Comisión de Evaluación, Registro de firma y sello de director.

ESTUDIANTES. Esta pestaña a su vez contiene Inscripción, Estudiantes, Casos, Necesida-

des especiales, Niñas menores de edad con embarazo, Boleta para registro de niños y niñas.

REGISTROS. Esta pestaña a su vez contiene Registros, Registros finales, Evaluación

Extraordinaria, Carga en masa, Modificación de notas, Gestión Riesgo y desastres, Entida-
des para donaciones, Donaciones o inversiones, Reporte donaciones establecimiento.

REPORTES. Esta pestaña a su vez contiene Reporte general del establecimiento, Reporte
avance de registro académico, Ficha escolar, Reporte nómina docente, Reporte nómina
docente y asignación, Reporte registros del establecimiento.

INFRAESTRUCTURA. Esta pestaña a su vez contiene Boleta de situación, Formulario

ISCE.

Luego en la parte superior derecha aparece CERRAR SESIÓN que es la forma en que
cerramos la sesión y salimos del sistema. Esto debe hacerse especialmente si utilizamos una
computadora que no es nuestra, de esa forma garantizamos que nadie puede hacer cambios
en el sistema. Para ingresar nuevamente se debe colocar el código del centro educativo y la
contraseña. En general no debemos aceptar que nos recuerde la contraseña, pues de esa
forma cualquier persona que coloque el código de la escuela puede ingresar
automáticamente en esa computadora.

ACCIONES QUE SE REALIZAN EN EL SIRE

Gestión del ciclo escolar

· Se apertura el ciclo escolar

Para dar por apertura a un ciclo escolar se debe ir a la pestaña Ciclo Lectivo que se encuen-
tra en la esquina superior izquierda aparecerá la opción “Gestión de Ciclos”, en la cual se
debe seleccionar el año.

· Se crean los grados y secciones

En la pestaña Ciclo Lectivo se encuentra también la opción grados y secciones. Se hace clic
en seleccionar para crear cada grado y sección de forma manual. En el nivel de Educación
Primaria, se debe cargar grado por grado de primero a sexto.

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 · Se definen las áreas curriculares del CNB
En la pestaña Ciclo lectivo también aparece también la opción Administración del CNB.
Este únicamente se debe seleccionar ya que el Sistema lo tiene previamente cargado.
Debemos cuidar al momento de seleccionar las áreas curriculares que se trabajan en cada
ciclo, ya sea de Educación Fundamental (primero a tercero) o Educación complementaria
(de cuarto a sexto). Se seleccionan los del lado derecho y se hace clic en guardar. Este
procedimiento debe hacerse grado por grado del nivel primario.

· Se actualizan los datos del Supervisor Educativo

Finalmente aparece la opción de Datos del Supervisor, en la cual aparecen los datos del
Supervisor, que automáticamente están cargados en el sistema.
Si algún dato no corresponde, se debe solicitar a la Dirección Departamental de Educación
la modificación respectiva con los documentos de respaldo.

Gestión de docentes

· Registramos los docentes para el ciclo escolar

En la pestaña Docentes, se ingresa a la opción Registro de docentes y colaboradores. Ahí
nos aparece en la parte superior las pestañas Colaboradores del establecimiento y Buscar
colaborador. En la primera opción, Colaboradores del establecimiento se debe seleccionar
un cargo y luego sólo ir marcando uno a uno los docentes que ya estarán cargados en el
establecimiento, es sólo confirmarlos en el ciclo actual. Si por una razón se cuenta con un
elemento nuevo o de contrato, elegimos la opción “Buscar colaborador” en la cual se puede
buscar en el sistema por DPI o nombre de la persona que colaborará ese año en el
establecimiento y se agrega.

· Asignamos los docentes para el ciclo escolar

En la pestaña Docentes también aparece la opción Asignación de docentes, en la cual se
selecciona el grado y se hace clic en asignar docente. No despliega una pantalla en la cual
con la flecha seleccionamos y asignamos el docente que será el encargado de dicho grado
para el presente ciclo lectivo. Aparece la opción único docente por medio de la cual
asignamos el mismo docente para todas las áreas curriculares.

· Agregamos los integrantes de la Comisión de Evaluación

En la pestaña Docentes es requisito indispensable también agregar la comisión de
Evaluación que debe estar integrada por un mínimo de dos docentes según el Acuerdo
Ministerial No. 1171-2010 Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes. En integrantes se
hace clic en la fechita, se busca el nombre, se selecciona y agrega. Los integrantes de la
comisión aparecen entonces en la parte inferior. Si nos equivocamos con la selección de
algún nombre, está también con rojo la opción de eliminar para quitar el nombre de la
persona y seleccionar otra.

Gestión de estudiantes

En la pestaña Estudiantes se encuentran las siguientes opciones:

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· Inscripción de los estudiantes. En la pestaña Estudiantes aparece la opción
Inscripción. En esta opción aparece el ciclo y grado/sección a trabajar. En este menú
se puede:
o Trasladar todos los estudiantes del ciclo anterior al ciclo actual, siempre y
cuando todos hayan sido promovidos del grado anterior.

o Si hay algunos estudiantes no promovidos, se debe seleccionar uno por uno

con una flechita y se cargan en el nuevo año.

o Si el estudiante al que deseamos inscribir estudió el ciclo anterior en otro

centro educativo, se selecciona la opción Buscar estudiante con código
personal, se selecciona y se ingresa el código, el cual nos proporcionará los
datos del estudiante inscrito en otro establecimiento. Al hacer clic en la
opción inscribir se creará un caso de traslado en el cual el director del
establecimiento donde estudió el niño el ciclo anterior será el encargado de
aprobar la solicitud.
o Si el estudiante va a ser inscrito por primera vez se selecciona la opción
Solicitud de Código Personal, se completan los datos que se solicita, los
cuales son nombre del estudiante, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento,
CUI, nombre de los padres, DPI de los padres, lugar de residencia, entre
otros. Cabe aclarar que se deben llenar todos los campos marcados con
asterisco, los cuales son obligatorios.

· Revisar las nóminas de estudiantes inscritos

En la pestaña Estudiantes, aparece la opción Estudiantes, en la cual se puede generar
los listados de los estudiantes inscritos en nuestra escuela para su oportuna revisión.
· Generación de casos
La opción Casos dentro de la misma pestaña Estudiantes, es donde se genera una
lista de los casos llevados a cabo en la escuela. El director puede verificar si tiene
alguna solicitud de traslado pendiente o si ya fue resuelta la solicitud de código
personal para estudiantes de primer ingreso. Las opciones que tiene el Estado de
Casos son: Anulado, Pendiente, Rechazado, Solucionado y Todos.
· También está la opción de Necesidades Educativas Especiales. Esta opción se
utilizará únicamente si en la escuela se cuenta con estudiantes que requieren algún
tipo de adecuación curricular.
· También aparece la opción Niñas menores de edad con embarazo. En dicha opción
se genera un listado de nuestras estudiantes menores de 18 años y en la columna
extrema izquierda aparece un cuadrito para activar el caso de embarazo en alguna de
las estudiantes.
· Posteriormente en la parte inferior aparecerá la opción Registro de Riesgo Escolar,
en la cual después de la primera evaluación se seleccionará grado por grado a los
estudiantes que estén en riesgo ya sea de no se promovidos en el grado que estudian
o en riesgo de abandonar la escuela.

· Código temporal
En el momento que los estudiantes sean inscritos por primera vez, se les asignará un
código temporal, luego de 10 a 15 días se les asignará el código definitivo. Al tener el

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 código definitivo se debe proceder a ingresar la información de idioma del niño, que no
fue cargada anteriormente, se tiene que ir a la lupa y darle click luego allí está la opción
para ingresar el idioma del estudiante. Mientras esto no se haga aparecerá una señal de
alerta de que el establecimiento no está actualizado.

Gestión del centro educativo

En la pestaña Registros se encuentran las siguientes opciones:

· Agregar información complementaria del centro educativo
En la pestaña Registros, podemos acceder para complementar información del centro
educativo. Se tienen las opciones de
o Información adicional, en la cual se encuentran datos acerca de
§ Idiomas de la comunidad, en esta opción se selecciona el grupo de
idioma: garífuna, ladino, maya o xinca; el idioma propio de la comu-
nidad y si es o no el idioma predominante.
§ Distancia del establecimiento hacia la ciudad capital, cabecera
departamental y cabecera municipal.
§ Otros servicios, en los cuales se registran los servicios de la escuela
como agua potable, electricidad, drenaje, internet, entre otros.
§ Reuniones con padres de familia, en esta opción se registran las
reuniones con padres de familia y la temática abordada.

o Complejo educativo, en la cual se registran los diferentes centros educativos

que funcionan en el mismo edificio de la escuela.

o Ambientes/áreas, en la cual se detallan los ambientes y áreas que posee el

edificio escolar como aulas, dirección, cocina, sanitarios, entre otros.

o Mobiliario y equipo, en la cual se registra todo el mobiliario y equipo que

posee la escuela, tales como pupitres, pizarrones, libreras, computadoras,
equipo de sonido, entre otros.

· Registros finales
Se habilita y utiliza únicamente al finalizar el ciclo escolar para registrar las notas
finales de los estudiantes, imprimir constancias, certificados o diplomas.

· Evaluación extraordinaria
Se utiliza para el registro de las evaluaciones extraordinarias realizadas a los
estudiantes.

· Modificación extraordinaria
Se utiliza para la modificación de notas en forma extraordinaria, fuera del tiempo
asignado, para ello se debe generar un ticket en la Dirección Departamental de
Educación.

· Gestión de riesgo y desastres

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 Permite ingresar al sistema la información relacionada con la gestión de riesgo.
Información como si existe un comité de riesgo en la escuela, si se tiene un plan de
seguridad actualizado, si se cuenta con señalización, actividades de formación y
simulacros.

· Registro de entidades para donaciones, donaciones o inversiones y reporte de dona-

ciones
Estas opciones se utilizan en los casos que la escuela es beneficiada con una
donación o inversión de una entidad externa al Ministerio de Educación.

Generación de reportes

En la pestaña Reportes se generan diferentes documentos en PDF de la información que

hemos ingresado al sistema, se encuentran las siguientes opciones:
· Reporte general del establecimiento
En esta opción se genera un reporte general con información de cantidad de alumnos
inscritos por grado, cantidad de alumnos con acciones en proceso como asignación
de código personal, alumnos retirados, alumnos con registro de información pendien-
te, alumnos sin CUI, entre otros.
· Reporte avance de registro académico
Contiene un diagrama de flujo de datos de las acciones que se han llevado a cabo en
el sistema con relación a Apertura del ciclo escolar, Registro de grados y secciones,
Registro de docentes y colaboradores, Registro de asistencia, traslados y retirados,
inscripción de alumnos, entre otros.
· Ficha escolar
Abre una ventana directamente con el sitio donde aparece la ficha escolar de cual-
quier centro educativo, únicamente se ingresa el código y se obtienen datos
generales, datos de matrícula, indicadores, entre otros.
· Reporte nómina docente
Genera un documento en versión PDF en el cual aparecen los datos de la escuela y la
nómina de docentes registrados en la misma.
· Reporte nómina docente y asignación
Genera un documento en versión PDF en el cual aparecen los datos de la escuela y
los maestros asignados a cada grado y sección.
· Reporte registros del establecimiento
Genera un documento en versión PDF en el cual aparece la información de la escuela
en cuanto a servicios, ambientes, mobiliario y equipo, entre otros.
· En la pestaña Reportes encontrará una opción de Reporte para Constancia, en la cual
se le desplegará el resumen general de estudiantes inscritos por grado y por sexo. Es
importante tomar en cuenta que cada vez que se inscriba a un estudiante o se autorice
su traslado se debe ir a la opción reporte para constancia y dar clic en la ventanita de
actualizar.

Información de infraestructura
La última pestaña que aparece en la pantalla de bienvenida se refiere a Infraestructura de la
escuela, esta contiene dos opciones: Boleta de situación y Formulario ISCE.

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· Boleta de situación
Esta opción tiene a su vez las opciones de actualizar la información, priorizar las
necesidades de infraestructura y la opción de imprimir la información. Al elegir
actualizar, se tiene la oportunidad de modificar la información general de
infraestructura de la escuela. Al elegir priorizar, se elige cuál de las necesidades
podemos ubicar como número uno, cuál como número dos, entre otros.

· Formulario ISCE
Este formulario se refiere al Índice de Seguridad del Centro Educativo. Esta opción
puede o no estar habilitada para su escuela.

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