UEPJA Contabilidad General Primero Técnico
Kevin Salinas, Miriam Saraguro, Domenica Toledo, Ashley Valencia
6. DESARROLLO
¿Qué son los documentos mercantiles?
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento que la
operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe
entre las dos parte que han efectuado un convenio, Puede ser el ticket que emite
una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una
compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo
al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como el otro
caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en parte las
posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente
los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan
sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en el último extremo de
correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad
donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la
empresa mayor será la necesidad del empleo de documento, Si se trata de una
gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes
atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo
cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado
local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará
recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y
luego se envía a depositar al banco a su vez se hacen desembolsos bajo la
responsabilidad del tesorero.
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IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha
creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones
legales para la impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles. Aun los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el
curso de un lote de mercancías, identificar un envio de dinero
o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento
de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido
dentro de un plazo establecido.
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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan
variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se
explicaran los que más comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente
clasificación:
1. Documentos corrientes
● Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte
para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben
adaptarse a la organización interna de la empresa. El
departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de
las mercancías que necesiten el, o los departamentos de ventas,
lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o
requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmite
la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos
documentos indiquen. Esto abarca cuatro etapas que dan lugar
a los comprobantes siguientes:
- Las notas de débito: Si las mercancías llegan averiadas son de
calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo,
es preciso obtener un ajuste en el precio que cargado el proveedor.
- La factura: Consiste en una relación detallada de las mercancías
compradas, debe contener nombre y domicilio tanto del vendedor
como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del
embarque y precios de las mercancías.
- Orden de compra: Su finalidad es documentar en un formulario
propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si tiene un
departamento de compras, suele hacerse en una hoja impresa destinada
a tal fin.
- Solicitud de compra: El departamento de compras, de no existir
este, quien haga su veces, actuará de acuerda con una solicitud por
escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que
representa alguno de los departamento en que la empresa se divida.
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2. Documentos de crédito
● Letra de cambio: Es el instrumento negociable que
constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona
manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de
dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una
persona (El librador) concede un crédito a otra (El librado)
comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la
fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es
un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse,
de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra.
Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad
financiera el descuento, es decir, la entidad financiera paga al
tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento
y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha de
vencimiento.
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● El pagaré: Es un documento de crédito en virtud del cual una
persona promete formalmente pagar una deuda en determinada
fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero;
documento escrito mediante el cual una persona -el emisor- se
compromete a pagar a otra persona -el beneficiario- una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordado
previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables,
es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés
pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado.
Los pagarés deben contener
a. La fecha de emisión y firma del documento.
b. La cantidad en números y letras.
c. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
d. La persona a quien o a cuya orden debe ser pagado.
e. La expresión de si es por valor recibido y en qué especie
o por valor de cuenta