Curso de Ejemplo

Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del

tiempo
Guia para el alumno

Competencias:
Administrativas y de Empresa
Curs: Nº Nom curs
 Guía parta el alumno

Introducción al curso

En este curso adquirirás los conocimientos necesarios para poder gestionar el tiempo propio de una
manera más productiva en todos los ámbitos de la vida: profesional, familiar, de ocio...
En la sociedad actual, en que llevamos un ritmo de vida muy elevado es necesario eliminar conceptos
erróneos sobre el tiempo. Se pone por delante la cantidad por encima de la calidad del tiempo que
invertimos en el trabajo, y eso, nos lleva a un desequilibrio, dado que los otros ámbitos de nuestra
vida, tan importantes o más que éste, se ven resentidos.
En este curso adquirirás conciencia de la importancia del tiempo en nuestras vidas. Además, harás un
análisis de la gestión de tu propio tiempo, a fin de que puedas ver cuáles son los aspectos que hay
que potenciar y/o entrenar con el fin de mejorarla y convertirte en un individuo más efectivo en el
trabajo y más equilibrado en la vida.
Este curso está orientado a un público general, sobre todo a las personas que tengan un interés
personal por gestionar de manera productiva su tiempo.

Estructura del curso

El curso se estructura en 6 módulos i una prueba de evaluación:
Módulo 1: El concepto de tiempo. Módulo 5: La planificación.
Módulo 2. El tiempo i las personas. Módulo 6: La planificación.
Módulo 3: La autoevaluación. Prueba de Evaluación.
Módulo 4: La prioritación.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 Guía parta el alumno

Objetivos de aprendizaje
ƒ Analizar el concepto de tiempo: eliminar conceptos erróneos y establecer los conceptos objetivos o
reales.

ƒ Constatar la importancia de la correcta administración y gestión del tiempo para un equilibrio en

nuestra vida.

ƒ Reflexionar sobre el concepto de estrés en su doble vertiente: positivo y negativo.

ƒ Destacar la importancia de una actitud proactiva en los diferentes ámbitos de la vida.

ƒ Reflexionar sobre el uso que hacemos de nuestro propio tiempo.

ƒ Aprender a sistematizar y establecer prioridades en la administración del tiempo controlable.

ƒ Minimizar en aquello que sea posible la cantidad de tiempo que es incontrolable.

ƒ Reflexionar sobre cuáles son nuestras competencias y cuáles necesitamos desarrollar y entrenar
para conseguir nuestros propósitos.

ƒ Aprender a planificar: establecer objetivos, programar actividades y tiempo, y asignar los recursos
necesarios.

ƒ Encontrar el equilibrio entre el "cuatro cuadrantes" de la vida: trabajo, familia, salud y ocio.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Guía parta el alumno

Competencias a desarrollar

ƒ Capacidad de análisis de la propia gestión del tiempo.

ƒ Capacidad de planificación y de organización de las actividades.
ƒ Capacidad para gestionar el tiempo.
ƒ Capacidad para aplicar la gestión del tiempo en todos los ámbitos de nuestra vida.

Material utilizado

El curso se desarrolla de manera telemática, con la resolución de ejercicios i la realización de una

prueba de evaluación final.

El material podrá imprimir-se en formato PDF.

Criterios de evaluación
Es necesario superar un test de evaluación con una puntuación mínima del 50%.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 1 El concepto de tiempo

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 1 El concepto de tiempo

Introducción

En esta primera sección queremos reflexionar sobre el concepto de tiempo y su importancia en nuestras
vidas.

Todo el mundo ha escuchado frases como "El tiempo es oro”, “No hay que perder el tiempo“, etc., que
denotan la valía que este concepto tiene en nuestras vidas. Pero estas afirmaciones no son nuevas ni las
hemos creado nosotros. Aunque es verdad que nos ha tocado vivir en un tiempo con un ritmo de vida
frenético comparado con el de otras épocas, la fugacidad del tiempo y la importancia de aprovecharlo
no son conceptos nuevos de nuestra época.

Ya en el tiempo de los romanos, e incluso antes, se pensaba así, como lo demuestra el hecho que algunos
de sus intelectuales más ilustres como Virgilio u Horacio plasmaron estos conceptos en sus escritos para la
posteridad:

- TEMPUS FUGIT (“El tiempo vuela/El tiempo se escapa”), dice Virgilio en las Geórgicas.

- CARPE DIEM (“Aprovecha/Vive el momento”), dice Horacio en las Odas.

Estos conceptos del paso del tiempo ineludible y la necesidad de aprovechar el momento que se vive son
tópicos que han regido el pensamiento y la vida de los hombres en muchas épocas posteriores a los
clásicos (Renacimiento, Barroco, Romanticismo, etc.), y aún hoy tienen plena vigencia en nuestras vidas.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

El ritmo de vida actual. El tiempo como recurso limitado

El cambio siempre ha existido. Setecientos años antes de Cristo, Heráclito escribió:

"Nada es permanente excepto el cambio”

Pero lo que sí es cierto es que este cambio se ha ido acelerando con el transcurso de los años, y sobre
todo en las últimas décadas. Para entender la magnitud de esta aceleración, sólo hay que observar los
siguientes datos sobre la evolución de la tecnología:

 La humanidad precisó 1.700 años para doblar sus conocimientos tecnológicos partiendo del año 1 de la
era de Cristo.
 Sólo 150 años para volver a doblar estos conocimientos, 1850.
 75 años para el tercer doblamiento, 1925.
 40 años para el cuarto, 1965.
 10 años para el quinto doblamiento, 1975.
 Actualmente, doblamos la tecnología a un ritmo de unos cuatro años de media.

Sin embargo, mientras el hombre ha conquistado la tecnología, el progreso intrínseco del hombre como
ser individual y social ha seguido un ritmo mucho más lento. Éste es uno de los desfases más
importantes de nuestra sociedad, y uno de los mayores retos. La consecuencia más inmediata es la
decepción y la desilusión de una sociedad que no es capaz de utilizar toda la tecnología a su favor.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Éstos son hechos a los que hay que responder de forma precisa. Por ello, es necesario entenderlos en
toda su magnitud y alcance. Además, representan causas principales de nuestra falta de tiempo, al
producir de forma automática un fenómeno denominado "TIEMPO COMPRIMIDO".

El efecto de tiempo comprimido es la sensación que el tiempo, nuestro tiempo, se comprime y, en

consecuencia, necesitamos mucho más para realizar las tareas que nos interesan o debemos hacer
necesariamente.

Sin embargo, tanto este efecto como otras sensaciones que percibimos no son más que apreciaciones
subjetivas que tenemos sobre el concepto tiempo por influencia de factores personales y externos de
nuestro medio. En el siguiente apartado lo veremos con más detalle.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Los conceptos erróneos sobre el tiempo

Éstos son algunos de los conceptos erróneos o tópicos que solemos tener sobre el tiempo:

• NOS SOBRA TIEMPO: para según qué cosas.

• NO NECESITAMOS TIEMPO: para otras.

• NO TENEMOS TIEMPO: para según quiénes.

• AHORRAMOS TIEMPO: si activamos o avanzamos situaciones.

• AVANZAMOS TIEMPO: si prevemos futuras tareas.

• CONCEDEMOS TIEMPO: cuando alguien nos reclama atención.

• ACUMULAMOS TIEMPO: si pensamos reservarlo para algo.

• SUSTITUIMOS TIEMPO: por dinero, por compensaciones.

• SE NOS PARA EL TIEMPO: en circunstancias concretas.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Los conceptos reales

En cambio, algunos de los conceptos reales sobre el tiempo, aquellos realmente objetivos, no los tenemos
presentes en muchas ocasiones. El tiempo es:

• ATÍPICO: es un activo de las personas que presenta matices diferenciales respecto de todos aquellos
que estamos acostumbrados a tratar.
• EQUITATIVO: es la única riqueza de este mundo que está perfectamente "socializada“. Todo el mundo
dispone del mismo. Sin embargo, la diferencia es la manera como lo usamos. Así, en la práctica
vemos que mientras muchas vidas se pierden en una lucha inútil, en la búsqueda de objetivos
imprecisos y mal definidos, otras, con sagacidad e inteligencia, saben aprovechar su tiempo y obtienen
logros que consideramos propios de "genios" o fruto de la casualidad. Ahora bien, esto no es fruto de
la casualidad o la genialidad, sino de un tiempo bien gestionado y el establecimiento de unos objetivos
claros y unas prioridades de tiempo y esfuerzo invertido.
• INELÁSTICO: no se ahorra, se acumula, presta o avanza. El tiempo no se puede almacenar como
otros recursos. Se tiene que invertir a un ritmo constante de sesenta segundos por minuto, sesenta
minutos por hora y veinticuatro horas por día. Lo que sí que tenemos que hacer es administrarlo
correctamente y con sentido común. El tiempo no tiene que ser únicamente para el trabajo. Tenemos
que conseguir un equilibrio con los otros ámbitos de nuestra vida.
• INDISPENSABLE: no se puede vivir sin el tiempo, es imprescindible.
• INSUSTITUIBLE: por ningún otro recurso.
• INEXORABLE: va en un único sentido y nunca se detiene.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Situación actual

Si hiciésemos un examen optimista de cómo invertimos el tiempo en una jornada normal,

aproximadamente nos daría el siguiente resultado:

NECESIDADES BIOLÓGICAS TRABAJO

7-8 horas para dormir 8 horas de trabajo
2 horas para comer 1 hora de transporte
1 hora dedicada a nuestro cuerpo
----------------------------------------------- -----------------------------------------------
Suman un total de 10-11 horas Suman un total de 9 horas

FAMILIA, RELACIONES Y OCIO

24 horas - (10/11+9) = aproximadamente 3-5 horas para nosotros

Realmente, ¿disponemos de estas horas?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

La mala utilización del tiempo propio normalmente genera una situación de tensión, una situación penosa
y desagradable. Con el dominio del propio tiempo se puede pasar a un estado de serenidad y alcanzar,
lógicamente, mayor eficacia en todo lo que estamos haciendo.

En consecuencia, si sabemos administrar nuestro tiempo, las tensiones se reducirán, y si estamos alerta a
los síntomas de tensión la podremos evitar y determinar nuestras prioridades para que la carga de
trabajo sea tolerable.

La incongruencia está en el hecho de que la mayoría de las veces, sin que nosotros mismos nos demos
cuenta de ello, por efecto de la rutina o simplemente por no poner atención suficiente, nos privamos de
una gran cantidad de tiempo.

Si nos observarnos, veremos que muchas veces invertimos el tiempo más o menos de la siguiente manera:

 Primero, hacemos lo que nos gusta. Después, lo que no nos gusta.

 Lo que se hace más rápido, antes que aquello que necesita más tiempo.
 Lo que nos resulta más fácil, antes que aquello que nos puede resultar más difícil.
 Lo que sabemos hacer, antes que aquello que es nuevo para nosotros.
 Lo que es urgente, antes que aquello que es importante.
 Lo que los otros nos imponen, antes que aquello que nosotros elegimos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Por lo tanto, nuestros éxitos y nuestra efectividad dependen de cómo aprovechamos el tiempo. No se trata
de cuántas horas trabajamos, sino de cómo las empleamos.

Todos disponemos de una cantidad de tiempo más o menos parecida. Las personas eficaces saben cómo
utilizar su tiempo con sensatez, no se permiten utilizarlo o estropearlo en asuntos que no sean importantes.

Esta es pues la clave del éxito: saber cuándo, en qué, por qué y cómo aprovechar el tiempo del que
disponemos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Conclusiones

Los conceptos básicos que deben quedar claros son:

 El tiempo es un recurso muy limitado, ya que no lo podemos guardar, retrasar ni avanzar.

 Por lo tanto, hay que saber administrarlo adecuadamente, ya que cuando se ha agotado es
totalmente irrecuperable. No se puede posponer ni utilizar en un futuro.

 Además, todos tenemos la misma cantidad de entrada, pero nadie tiene suficiente y todos disponemos
del que hay. Cómo lo aprovechemos determinará nuestro éxito o nuestro fracaso.

Es obvio que en todos nosotros, muy probablemente por una cuestión cultural que se remonta, como
hemos visto antes, a la antigüedad, ya existe una conciencia de la importancia del fenómeno del tiempo.

Cualquiera debería entender que, de todos sus bienes personales, el TIEMPO es lo más importante, sin
lugar a dudas.

Esta frase del físico Albert Einstein refleja parte de estas conclusiones:

“El tiempo es implacable porque nunca deja de fluir, y todo aquel que existe está sometido a su efecto”.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Ejercicios
Ejercicio 1
Completa estas frases relacionadas con el tiempo con los fragmentos que tienes a la derecha:

1. CARPE DIEM... • significa “el tiempo vuela/el tiempo se escapa" en

latín.
2. El tiempo comprimido… • significa "aprovecha/vive el momento" en latín.

3. El tiempo es equitativo... • normalmente genera una situación de tensión, una

situación penosa y desagradable. Con el dominio del
propio tiempo se puede pasar a un estado de
4. El mal uso del propio tiempo... serenidad y alcanzar, lógicamente, mayor eficacia
en todo lo que estamos haciendo.
5. TEMPUS FUGIT...
• es la sensación de que el tiempo, nuestro tiempo, se
comprime y, en consecuencia, necesitamos mucho
más para realizar las tareas que nos interesan o que
tenemos que hacer necesariamente.

• es la única riqueza de este mundo perfectamente

"socializada“. Todo el mundo dispone de lo mismo.
Sin embargo, la diferencia es cómo lo usamos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Ejercicio 2
Clasifica estos conceptos y afirmaciones sobre el tiempo en su apartado correspondiente de la
tabla:

• NOS SOBRA TIEMPO • AVANZAMOS TIEMPO

• NO NECESITAMOS TIEMPO • INSUSTITUIBLE
• EQUITATIVO • INELÁSTICO
• NO TENEMOS TIEMPO • ACUMULAMOS TIEMPO
• INEXORABLE • ATÍPICO
• AHORRAMOS TIEMPO • SUSTITUIMOS EL TIEMPO

CONCEPTOS ERRÓNEOS CONCEPTOS REALES

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Respuestas a los ejercicios

Ejercicio 1

1. CARPE DIEM significa "el tiempo vuela/el tiempo se escapa" en latín.

2. El tiempo comprimido es la sensación de que el tiempo, nuestro tiempo, se comprime y ,en

consecuencia, necesitamos mucho más para realizar las tareas que nos interesan o tenemos que hacer
necesariamente.

3. EQUITATIVO: es la única riqueza de este mundo que está perfectamente "socializada“. Todo el mundo
dispone del mismo.

4. El mal uso del propio tiempo normalmente genera una situación de tensión, una situación penosa y
desagradable. Con el dominio del propio tiempo se puede pasar a un estado de serenidad y alcanzar,
lógicamente, mayor eficacia en todo lo que estamos haciendo.

5. TEMPUS FUGIT significa "el tiempo vuela/el tiempo se escapa" en latín.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 1 El concepto de tiempo

Ejercicio 2

CONCEPTOS ERRÓNEOS CONCEPTOS REALES

• NOS SOBRA TIEMPO

• EQUITATIVO
• NO NECESITAMOS TIEMPO
• INEXORABLE
• NO TENEMOS TIEMPO
• INSUSTITUIBLE
• AHORRAMOS TIEMPO
• INELÁSTICO
• AVANZAMOS TIEMPO
• ATÍPICO
• ACUMULAMOS TIEMPO
• SUSTITUIMOS EL TIEMPO

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 2 El tiempo y las personas

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 2 El tiempo y las personas

Introducción

“El valor de una empresa se mide por la valía de sus hombres".

Ésta es una afirmación del profesor Peter F. Drucker. Pero en este caso, siendo esta afirmación una
enorme verdad, no es toda la verdad.

Las circunstancias dirigen a los trabajadores y a los directivos, en lugar de dominar ellos las
circunstancias de su entorno. Eso sucede en muchas organizaciones: las personas trabajan frenéticamente
en la resolución de problemas del pasado o de hoy pero sin el tiempo suficiente para poder pensar y dirigir.

La correcta administración del tiempo, en función de unos objetivos y unas prioridades, es nuestro principal
reto al que tenemos que responder con el esfuerzo de realizar la mayor cantidad de actividades
positivas, de acuerdo con el lugar que ocupamos dentro de la sociedad, para obtener, de este esfuerzo y
de estas actividades, unos resultados eficaces de acuerdo con unos hitos que valgan la pena, sin perder
nunca la serenidad ni la paz interior.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Cantidad de horas trabajadas = ¿resultados?

De diversos estudios publicados por personas de la talla de Sunne Carlsson, John Humble o Alec
McKenzie se puede deducir que la cantidad de tiempo de trabajo de la mayor parte de los directivos en
todo el mundo supera las horas consideradas como jornada normal. La cifra se sitúa entre las 50 y las 70
horas por semana. Este exceso de horas de trabajo lo podríamos trasladar a muchos ámbitos laborales.

Para empezar, sería conveniente efectuar una recopilación de las horas que trabajamos en nuestro puesto
de trabajo y las que dedicamos fuera de la jornada laboral, incluyendo algunos fines de semana y,
posiblemente, encontraremos una cifra que no nos gustará pero probablemente justificaremos como una
necesidad imperiosa en momentos de extrema dificultad.

Si recordamos lo que pasaba uno, dos, tres o cuatro antes, probablemente descubriremos que nuestra
situación actual no es nueva, sino tan sólo una repetición de tiempos anteriores, y aquella mejora en
nuestra situación personal, familiar y profesional que tantas veces nos prometimos a nosotros mismos
o quizás a nuestra pareja y familia no acaba de llegar nunca.

Y lo que es peor. En estas circunstancias, además de sentirnos bajo la presión de nuestras obligaciones
profesionales, vivimos la sensación de que todavía nos falta mucho tiempo. A veces, hemos dicho:
¡Si tuviera dos horas más!

A veces actuamos de esta manera porque nos sentimos indispensables en nuestra función. El trabajo que
no realizamos nosotros nadie más lo realizará, y así, poco a poco y sin darnos cuenta de ello, caemos en
la trampa de la acción sin control, de manera que el trabajo a veces no deseado íntimamente nos domina
como si se tratara de una droga más.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 2 El tiempo y las personas

Las soluciones verdaderas al conflicto del tiempo comprimido no pasan por mayor cantidad de trabajo, sino
por una tarea realizada de manera más sagaz e inteligente. Nuestra eficacia NO se mide por la cantidad
de horas dedicadas a nuestras obligaciones, sino por los RESULTADOS alcanzados.

Por otra parte, prolongar la jornada de trabajo de una manera excesiva no nos lleva a obtener un mayor
rendimiento, sino que éste tiende a disminuir por el hecho de que los hombres no somos máquinas, y está
comprobado que después de un número de horas a partir de las cinco o seis ‒según el tipo de trabajo‒, las
facultades intelectuales disminuyen de forma exponencial y el resultado que se obtiene es la frustración de
no alcanzar nunca nuestros objetivos.

No hay que olvidar el riesgo de adquirir la "enfermedad" de moda de nuestros días: la que nombramos
"surmenage" o "estrés", de la que a veces se presume o se banaliza de forma insensata y que ha
causado miles de infartos, dolencias gástricas graves, depresiones, etc.

En los siguientes apartados veremos cuáles son los aspectos que potencian y condicionan el estrés.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

El estrés

Si consultamos el diccionario, como primera definición encontramos:

"Conjunto de alteraciones que se producen en el organismo como respuesta anatómico-fisiológica

inespecífica ante diferentes estímulos repetidos, como son frío, calor, alegría, miedo, ruido, etc."

Por lo tanto, un cierto nivel de estrés se considera positivo, ya que prepara el organismo para la adaptación
al entorno. Pero si se mantiene de forma continuada, puede provocar efectos perjudiciales a la salud del
individuo.

Así nos lo explica otra definición:

"Tensión mental o corporal provocada por un factor físico o emocional capaz de generar una
enfermedad.“

Por lo tanto, tenemos un estrés positivo y un estrés negativo o distrés. La productividad aumenta en
función del estrés que desarrollamos hasta alcanzar un punto crítico. Una vez sobrepasado este punto,
cualquier estrés adicional es contraproducente para la persona y puede llegar a causarle alguna
enfermedad.

Así, el estrés no es la enfermedad en sí misma, sino la causa de algunas enfermedades, como hemos
mencionado en el apartado anterior.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Los niveles de estrés

“Cuanto más tiempo dure la situación estresante, más grandes serán las consecuencias negativas
para la persona.”
(Francisco Javier Labrador)

100%
Zona de productividad alta
Niveles de estrés medios
Estrés positivo

Zona de baja productividad

Niveles de estrés altos
Estrés negativo

+ - 100%
Niveles de estrés/tiempo
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 2 El tiempo y las personas

Factores ambientales de estrés

A continuación, analizaremos cuáles son estos factores externos que provocan el estrés en los puestos de
trabajo, así como otros factores personales que lo condicionan.

Las tensiones propias del trabajo y los problemas que quedan pendientes

Evidentemente, en tiempos difíciles, el número de problemas aumenta y no siempre podemos resolver todo
como sería necesario. Hay una serie de condicionantes internos que están bajo nuestro control, pero,
además, existe una serie de factores externos que también nos condicionan y, a veces, de una manera
todavía más relevante. Son elementos que están situados en nuestro entorno y, por lo tanto, escapan a
nuestro control. Esto dificulta nuestra toma de decisiones, ya que el grado de indeterminación cada día es
mayor. Esta inseguridad produce una sensación de angustia a veces similar al vértigo.

Somos conscientes de que del acierto de nuestras decisiones dependen cosas tan importantes como el
progreso o la permanencia de la empresa, o la continuidad de unos puestos de trabajo. Por otra parte, como
buenos profesionales que nos sentimos, tenemos nuestro orgullo personal y la necesidad de acumular o
conservar un prestigio. Esta presión constante afecta a nuestra tranquilidad interior y nuestra serenidad,
alterando el equilibrio emocional y psicológico.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

La falsa autorrealización profesional y familiar

En la sociedad en la que vivimos, quien no progresa retrocede. Sentimos la necesidad imperiosa de llegar
más arriba y conseguir cargos con más responsabilidad. Esto es un síntoma de triunfo. Decimos que nos
sentimos realizados. Evidentemente, el hecho de alcanzar hitos cada día más elevados proporciona este
sentido de autorrealización, pero siempre que los hitos que nos fijemos sean posibles.

La frustración de no alcanzar determinados hitos, aunque sean imposibles, produce un efecto de

desmoralización y desconfianza en uno mismo. Por ello, llamamos falsa autorrealización a la lucha
desesperada por conseguir unos objetivos inalcanzables.

También es cierto que en otras ocasiones el individuo trabaja, más que para sí mismo, para conseguir hitos
de tipo familiar: un mejor nivel de vida, una "competencia" con otros "colegas", familiares o amigos con
respecto a la capacidad de consumo, buscando también una falsa calidad de vida. Es difícil escapar de
esta espiral del consumo por el consumo que ha destrozado a individuos y familias enteras. Un buen
trabajador tiene que saber administrar su tiempo y su dinero. Un sistema económico sensato no puede
admitir, bajo ninguna circunstancia, el hecho de malgastar, lo cual se practica de una manera estúpida en
determinados estratos de nuestra sociedad actual.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

El exceso de vida sedentaria en algunas profesiones

La vida de muchos ejecutivos pasa entre los asientos de las oficinas, de los restaurantes y de los aviones.
Las oportunidades de llevar una vida rica y equilibrada disminuyen en función de las horas de trabajo.
Esta falta de ejercicio, la acumulación de peso y la escasa higiene mental llevan inexorablemente al estrés
que hemos mencionado anteriormente.

Es muy fácil caer en esta gran trampa, que permanentemente está a los pies de una mayoría de directivos.
Para no caer en ella, es necesario disponer de una gran dosis de voluntad y una gran habilidad para huir
del problema.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Síntomas más frecuentes de estrés

ESTRÉS
Síntomas más frecuentes

 Deseos de esconderse
 Pesadillas
 Falta de confianza en los demás
 Ansiedad elevada
 Cansarse con facilidad
 Aumento del consumo de alcohol
 Falta de concentración  No tener rumbo ni propósito
 Enfermedad frecuente  Indigestión o intestino irritable
 Insomnio  Golpear con los pies
 Fatiga crónica  Sentir resentimiento hacia los demás
 Irritabilidad  Tendencia a las minucias
 Morderse las uñas  Lentitud
 Avidez por los dulces  Depresión inexplicable
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 2 El tiempo y las personas

Las actitudes personales

El carácter de una persona también es un factor importante en la actitud en el trabajo. El carácter

comporta un estilo y una forma de actuar o conducta que lleva a incidir positiva o negativamente en
estados personales como el miedo o la salud.

Preocupados por la alta incidencia de las enfermedades coronarias entre directivos relativamente jóvenes,
dos cardiólogos (Friedman y Rosenman) realizaron un estudio sobre la relación entre la conducta y el
riesgo de aparición de estas enfermedades.

En sus investigaciones encontraron que un determinado tipo de conducta de los directivos, a los que
denominaron “Tipo A”, presentaba una fuerte correlación estadística con la existencia de problemas
coronarios. La conducta opuesta, los “Tipo B”, presentaba una incidencia de riesgo mucho menor.

El estudio, a pesar del origen estrictamente médico, ofrece revelaciones interesantes sobre el
comportamiento de los directivos en el trabajo, especialmente si este comportamiento se asocia a una
repercusión directa sobre los hábitos del directivo en el uso del tiempo.

No obstante, decimos que se trata de dos comportamientos prototípicos, alguna cosa parecida como los
dos extremos de un continuum teórico. Cada uno de nosotros nos encontramos en un punto del continuum,
en la periferia entre los dos prototipos, y es muy extraño encontrar un individuo con un comportamiento
puro de un tipo u otro.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

COMPORTAMIENTO Continuum COMPORTAMIENTO

“TIPO A” “TIPO B”

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Comportamiento “Tipo A”

 Persona orientada a la acción. Muy a menudo entre los directivos.

La persona con este comportamiento es muy ambiciosa y apoya esta ambición en lo que denomina
con orgullo el "trabajo duro".
 Busca alcanzar muchos objetivos simultáneamente.
 Su sentido de la responsabilidad, junto con una "confianza limitada" en los otros, le lleva a cometer dos
errores que le suelen costar caros:
- Delega muy poco.
- Intenta abarcar demasiado.
 No le satisfacen los trabajos realizados por los otros. Esto, además de la falta de delegación, genera
una especie de círculo vicioso.
 Tiende más bien a "apagar fuegos" (urgencias) de una forma bastante frecuente.
 Orientado al corto plazo, retrasa cosas importantes y realiza cosas más urgentes.
 Es un auténtico "adicto" al trabajo. No obstante, se siente frustrado e insatisfecho por no poder llegar a
las cotas de eficiencia de las que se siente capaz y considera su obligación.
 Muy competitivo con los compañeros. Tiene poca facilidad para colaborar de manera espontánea con
ellos.
 Le es muy difícil relajarse, tomarse periodos de descanso, etc.
 Su alto sentido del deber y la autoexigencia le dificultan el poder obtener compensaciones de tipo
personal o tener sentido de la autorrealización.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Comportamiento “Tipo B”

 Persona de un carácter más bien tranquilo y reflexivo.

 Tiene facilidad para guardar la calma y tiene sangre fría ante cualquier situación.
 Poca tensión en cuanto a objetivos y plazos.
 Puede caer fácilmente en el perfeccionismo.
 Capaz de hacer repetir una carta más de una vez porque no le gusta el margen o le falta un acento en
alguna palabra.
 Organizado en exceso, busca una calidad excesiva acompañada de un bajo rendimiento.
 Menor componente de consecución.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Las interferencias y los ladrones

Para cualquier directivo, los "ladrones del tiempo" constituyen la primera razón declarada de
preocupación y pérdida de tiempo. La lista de éstos es claramente universal, con independencia de
cualquier circunstancia. Los más frecuentes tienen bastante en común. Básicamente, suponen las
constantes interrupciones en el trabajo.

Normalmente, las más temidas son las siguientes:

Las visitas inoportunas: de colegas de la misma empresa o de subordinados.
 El teléfono: especialmente con respecto a las llamadas que se reciben del exterior o de la propia
empresa.
 Las reuniones: previstas o improvisadas. Convocadas por uno mismo o a las que nos convocan.
 Las crisis: la tiranía de lo que es imprevisto (urgencias "incendios"), que desmonta las previsiones
y habitúa a una permanente improvisación.
 Los aplazamientos: dejar las cosas para después, especialmente aquellas que no sabemos cómo
abordar, las que implican una toma de decisión arriesgada o poco grata.

Si profundizamos un poco más en cómo invertimos el tiempo, nos daremos cuenta de que tenemos
multitud de "ladrones" de nuestro tiempo.

Si intentamos clasificarlos de alguna manera, podríamos establecer:

 Ladrones externos.
 Ladrones fomentados por nosotros mismos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Los ladrones externos Los ladrones internos

Los ladrones externos pueden ser: Dentro de los ladrones internos, podemos
citar:
• Llamadas telefónicas imprevistas o inútiles.
• Objetivos confusos.
• Personas que vienen a exponernos sus
problemas. • No tener un plan de trabajo cotidiano
suficientemente estructurado, falta de fechas
• Costumbre de estar disponibles para autoimpuestas.
todo el mundo.
• Tendencia a hacerlo todo perfecto.
• Tiempo que dedicamos a reuniones
inacabables de trabajo. • Falta de un orden (físico o cronológico),
delegación insuficiente.
• Reuniones demasiado frecuentes o mal
preparadas. • Resistencia a los cambios.

• Gestiones administrativas excesivamente • Falta de suficiente información (calidad)

burocráticas, reparación personal de indecisiones, etc.
máquinas o aparatos de oficina, etc.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Los otros “ladrones del tiempo”

Existen otros "ladrones del tiempo" que en muchas

ocasiones no consideramos como tales, y
dependerá de la habilidad del directivo el hecho de
que lo sean en mayor o menor grado.

Son los siguientes:

• Los viajes: su preparación, el ritmo, las comidas,

el descanso.

• Las esperas: la utilización positiva o negativa.

• Los informes: el papeleo, los trámites, la

burocracia.

• El escritorio: los papeles, el archivo, la papelera.

• Las herramientas: la disponibilidad y utilización

positiva o negativa de los recursos ofimáticos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Conclusiones
El tiempo puede perderse, pero no puede ganarse. Lo que sí podemos hacer es utilizarlo mejor. Para
un mejor uso del tiempo, lo primero es saber conocerse y dominarse a uno mismo.

Normalmente, los principales obstáculos para dominar el tiempo son:

 No nos conocemos suficientemente.

 No conocemos suficientemente el sentido del tiempo.
 Nos dejamos molestar mucho por nosotros mismos y por los demás.
 No reflexionemos lo suficiente sobre el uso que hacemos de nuestro tiempo.

Por el contrario, los que son dueños de su propio tiempo posiblemente hacen suya alguna de estas cosas:

 En todo momento saben en qué quieren utilizar su tiempo.

 Conocen sus fallos y procuran sacar provecho de ellos.
 Viven un solo tiempo; es decir, un tiempo integrado. Todas las actividades que realizan son
exclusivamente las que les corresponden.
 Dedican más tiempo al "cómo" que al "qué“; es decir, se ayudan de memorias anexas para
saber el "qué" y dedican el tiempo a analizar el "cómo se tienen que hacer" las cosas.
 Cada día, dedican una parte de su tiempo a reflexionar cómo lo han invertido y cómo lo
invertirán, etc.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Así pues, los que son propietarios de su tiempo dedican parte de éste a satisfacer sus necesidades. El
profesional consciente de sus necesidades prevé el uso de su tiempo, lo planifica cuidadosamente, no
deja que el tiempo le domine a él. Es consciente de ello, lo planifica diariamente, y con ello consigue fijar
sus objetivos de tiempo. Los buenos profesionales saben muy bien que el tiempo es el factor más
importante del que disponen. La previsión y la dedicación en los tiempos útiles y rentables serán
realmente lo que les permitirá progresar en su profesión, ser rentables para la organización en la que
trabajan.

Por lo tanto, en los siguientes módulos intentaremos superar nuestros principales obstáculos para dominar
el tiempo. Haremos un análisis para conocer mejor cómo estamos gestionando nuestro tiempo, así como
todos los elementos que lo conforman, para ver qué debemos eliminar y qué debemos reforzar o potenciar.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Ejercicios
Ejercicio 1
Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas (V) o falsas (F).

1. Las soluciones verdaderas al conflicto del tiempo comprimido pasan por una mayor cantidad de horas
de trabajo.

2. La actitud en el trabajo es menos importante que los factores ambientales como causa de estrés.

3. Tenemos que priorizar el ámbito profesional por encima del resto, ya que una mejora en este ámbito
repercutirá en una mejora en la situación familiar, de ocio y de salud.

4. Para cualquier directivo, los "ladrones del tiempo" constituyen la primera razón declarada de
preocupación y pérdida de tiempo.

5. Nuestra eficacia no se mide por la cantidad de horas dedicadas a nuestras obligaciones, sino por los
resultados alcanzados.

6. Está demostrado que el estrés es positivo en el rendimiento laboral. Por lo tanto, cuanto más estrés
tengamos, más rendiremos.

7. La falta de ejercicio, la acumulación de peso y la escasa higiene mental son algunos factores que nos
conducen al estrés.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 2 El tiempo y las personas

Ejercicio 2
Indica qué actitudes son positivas (+) para la eficacia en el trabajo y/o para evitar el
estrés y cuáles son negativas (-) porque generan ineficacia y/o estrés:

1. Tener la convicción de ser totalmente imprescindible.

2. Orientarse hacia el medio y largo plazo y no retrasar cosas importantes para realizar cosas "más
urgentes".

3. Asumir excesivas responsabilidades a la vez.

4. Delegar trabajos.

5. Tener la sensación de ir siempre retrasado.

6. Tener un equilibrio entre los diferentes ámbitos de la vida: profesional, familiar, salud y ocio.

7. Minimizar las interrupciones o "ladrones de trabajo".

8. Llevarse trabajo, preocupaciones y problemas a casa.

9. Cada día, dedicar una parte de nuestro tiempo a reflexionar cómo lo hemos invertido y cómo lo
invertirán, etc.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Ejercicio 3
Responde a este cuestionario sobre el control del estrés.

Anótate 10 1. Si tienes una familia que te ayuda.

puntos

Anótate 10 2. Si te dedicas activamente a un pasatiempo.

puntos

3. Si perteneces a un grupo o actividad social en el que participas más de una vez al

Anótate 10
mes.
puntos

Anótate 15 4. Si estás en el peso ideal (± 6 kilos) según altura y estructura de los huesos.
puntos

Anótate 15 5. Si practicas algún método de relajación profunda como mínimo 3 veces por semana
puntos (meditación, yoga, etc.).

Anótate 5
6. Por cada vez que haces ejercicio, un mínimo de 30 minutos por semana.
puntos

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

7. Por cada comida nutritiva y equilibrada que haces al día (alta en frutas y verduras, baja
Anótate 5
en grasas).
puntos

Anótate 5 8. Si cada semana haces alguna actividad que realmente te gusta y "es sólo para ti".
puntos

Anótate 10 9. Si tienes un espacio en casa en el que te puedes relajar y estar solo contigo mismo.
puntos

Anótate 10 10. Si practicas técnicas de gestión del tiempo a diario.

puntos

Réstate 10 11. Por cada paquete de cigarrillos que te fumas al día.

puntos

12. En una semana, por cada noche que utilices cualquier tipo de medicación o sustancia
Anótate 10
química, incluido el alcohol, para ayudarte a dormir.
puntos

Réstate 5
14. En una semana, por cada noche que te lleves trabajo de la oficina a casa.
puntos

Puntuación final:

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Ejercicio 4
Después de leer el apartado de este módulo "Las actitudes personales“, comenta en el foro si te
identificas con algunos de los rasgos de comportamiento del Tipo A y/o del Tipo B. Asimismo,
menciona dos rasgos de tu personalidad que consideres positivos y dos que consideres negativos
para la gestión de tu tiempo.

Ejercicio 5
En el foro, comenta cuáles son los "ladrones de tiempo" o imprevistos más frecuentes en tu trabajo
y trata de encontrar soluciones para minimizarlos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Respuestas a los ejercicios

Ejercicio 1

1. F, porque lo que realmente soluciona este conflicto es realizar las tareas de forma más sagaz e
inteligente; es decir, aprovechar mejor el tiempo.

2. F, porque la actitud en el trabajo tiene mucha importancia, ya que el carácter comporta un estilo y una
forma de actuar o conducta que nos lleva a incidir positiva o negativamente sobre estos factores.

3. F, porque si sólo centramos la mejora de nuestra vida en el ámbito profesional, ésta no llegará nunca. El
equilibrio entre todos los ámbitos potenciará la mejora general de nuestra vida.

4. V.

5. V. Más horas de trabajo no significan más productividad ni más eficiencia. Es más, pueden denotar falta
de organización.

6. F. Porque el estrés es positivo sólo hasta que se llega a un punto crítico. A partir de este momento, el
estrés es negativo, contraproducente para la persona y puede llegar a causarle alguna enfermedad.

7. V, porque necesitamos una vida rica y equilibrada para tener un máximo nivel de eficiencia en el
trabajo.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 2 El tiempo y las personas

Ejercicio 2

1. Negativo

2. Negativo

3. Negativo

4. Positivo

5. Negativo

6. Positivo

7. Positivo

8. Negativo

9. Positivo

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 2 El tiempo y las personas

Ejercicio 3

Resultados

TOTAL PUNTUACIÓN RESULTADOS

De 91 a 95 Es la puntuación perfecta. Significa que sabes

manejar el estrés perfectamente.
¡Felicidades!
De 71 a 90 Manejas adecuadamente el estrés. Bien, pero
puedes mejorar.
De 41 a 70 Nivel de estrés medio. Necesitas mejorar algunas
técnicas para controlar el estrés. ¡Trabaja en ello!

De 21 a 40 Deficiente gestión del estrés. ¡Pon atención!

Hasta 20 Inadecuada gestión del estrés, corres el riesgo de

afectar seriamente tu salud. ¡¡¡Necesitas ayuda!!!

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 3 La autoevaluación

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 3 La autoevaluación

Tu tiempo

Averiguar qué pasa con nuestro tiempo es un primer paso, fundamental para controlarlo mejor.

¿Qué he hecho hoy? ¿Cuántas veces nos preguntamos eso mismo y no encontramos ninguna respuesta
satisfactoria? Organizar el tiempo no significa mirar constantemente el reloj ni controlar cuándo tardamos
para hacer un trabajo. En definitiva, ni siquiera es organizar "el tiempo" sino, realmente, se trata de
"organizarse uno mismo".

Podemos utilizar diferentes métodos y herramientas, pero debemos ser conscientes de que es
imprescindible que nuestra actitud hacia el trabajo y hacia la vida sea la que nosotros queremos. Hace falta
constancia, disciplina y, sobre todo, ganas de crear nuevos hábitos que faciliten la organización.

A la hora de hacer una buena gestión del tiempo, deberemos abordar una serie de aspectos bien
importantes que suponen la base para el éxito de esta gestión:

 La autoevaluación.

 La priorización.

 La planificación.

 La organización.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 3 La autoevaluación

Empezaremos abordando la evaluación de nuestra gestión del tiempo: la AUTOEVALUACIÓN, la

valoración previa y necesaria para concluir cualquier cambio.

Así, una vez interiorizadas las razones del porqué tenemos que hacer una buena gestión del tiempo,
planteadas a lo largo de los módulos anteriores, haremos un análisis de cómo estamos gestionando
nuestro tiempo para poder contestar a una serie de preguntas que nos irán apareciendo a lo largo del
camino que en este momento emprendemos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

¿Por qué?

¿Cuántas veces hemos dicho "No tengo tiempo para nada", y aun así lo que tenemos que hacer y todavía
más?

¿Por qué gestionar nuestro tiempo?

Solemos creer que este aspecto del tiempo es de sentido común, pero parece que no es así. De hecho,
vivimos en entornos que nos hacen hacer cosas sin tomar conciencia de las prioridades que tenemos.
Debemos aprender a gestionar el tiempo como nosotros queramos, aprovecharlo en aquellas
actividades que de una manera consciente escogemos hacer para conseguir lo que queremos.

Si analizamos en qué invertimos el tiempo diariamente, podremos observar que no todo está totalmente
bajo nuestro control y, por lo tanto, a nuestro juicio no podemos disponer de nuestro tiempo
adecuadamente.

Así, podríamos dividir nuestro tiempo básicamente en dos tipos, y actuar en consecuencia:

 El tiempo que podemos controlar.

 El tiempo que es incontrolable por nosotros.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Por ejemplo, cuando otro directivo o cualquier otra persona de responsabilidad superior a nosotros nos
convoca a una reunión o una entrevista de trabajo, es un ejemplo de tiempo no controlable. El tiempo
que debemos dedicar a temas imprevistos también será de características similares. Cada uno tiene
una serie de demandas de su tiempo que no se hacen a su conveniencia, sino a conveniencia de los
demás. Por tanto, es interesante hacer una lista de situaciones potencialmente incontrolables, ya que
nos permitirá enfocar de manera diferente las demandas del tiempo que sí podemos controlar.

Por lo tanto, la administración del tiempo responde a dos reglas generales:

 Sistematizar y establecer prioridades en la administración del tiempo controlable.

 Minimizar la cantidad de tiempo incontrolable todo lo posible.

También podemos verlo desde una perspectiva de coste: necesitamos gestionar el tiempo porque,
efectivamente, tiene un valor tanto para nosotros como para la empresa en la que trabajamos.

Lo importante de la pregunta inicial es hacia dónde nos lleva: hacia un replanteamiento de la manera
de afrontar las actividades, tanto del ámbito personal como profesional.

¿Qué debemos mejorar?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

¿Con qué actitud y cuándo?

Si nuestro propósito es mejorar la gestión del tiempo, debemos buscar el equilibrio entre el mejor momento
para planificar los horarios y las actividades que debemos realizar.

Existe lo que se denomina PROACTIVIDAD, que consiste en llevar la iniciativa en nuestra área de
influencia, en aquello en lo que somos responsables y que tiene algún impacto en el rendimiento y los
resultados. Esto implica que el sujeto asume el control total de su conducta vital de una manera activa,
toma la iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar mejoras, haciendo
prevalecer la libertad de elección sobre las circunstancias. La proactividad no sólo significa tomar la
iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidir en cada momento qué
queremos hacer y cómo lo vamos a hacer. Esta actitud es la que nos puede llevar al éxito y la eficacia,
mientras que la opuesta, la REACTIVIDAD, nos lleva al fracaso y la frustración.

Ser proactivos implica una serie de conductas y hábitos, como la disciplina, la constancia o la iniciativa,
que facilitan la implicación. Cuando tenemos que ser proactivos o tenemos que gestionar nuestro tiempo,
son preguntas sobre las que cada uno debe reflexionar y responder individualmente.

¿En qué momento y con qué mentalidad debemos gestionar bien

nuestro tiempo?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

¿Cómo?

A menudo, la manera como hacemos las cosas puede darnos una pista de nuestra efectividad a la hora de
programar tareas.

Existe una diferencia entre aquello que creo que hago durante el día, aquello que tendría que hacer y
aquello que realmente hago.

El modo como nos organizamos el tiempo puede pasar por diferentes etapas o estilos de administración,
desde utilizar los típicos paneles o recordatorios junto al ordenador que nos recuerdan tareas concretas,
pasando por las agendas y calendarios que nos ayudan a planificar y preparar la jornada de trabajo, hasta
los programas informáticos especializados en la gestión del tiempo que planifican el trabajo a corto, medio y
largo plazo.

Lo más útil será aquel método que se adapte a nuestra manera de ser: práctico y suficientemente
flexible como para ajustarse a la dinámica de actividades que solemos tener.

Adaptar el método a nosotros, y no al revés

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

¿Con qué fin?

La idea central de esta pregunta es intentar conseguir una mejor calidad de vida, que pasa por acercarse al
equilibrio perfecto entre los cuatro cuadrantes que forman parte de nuestras vidas: el trabajo, la familia, la
salud y el ocio.

El beneficio de una buena gestión del tiempo es la obtención de este equilibrio entre los "cuadrantes
vitales":

CASO REAL CASO IDEAL

Quadrants Vitals Quadrants Vitals

Cuadrantes vitales Cuadrantes vitales

Trabajo Trabajo
Familia Familia
Tr Tr
Salud Salud
Ocio Ocio

¿Estamos satisfechos
con nuestra vida?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

¿Qué necesito para mejorar?

Honestidad Autoco-
Todo el mundo posee muchas Espíritu nocimiento
competencias (conocimientos, habilidades crítico
y actitudes) que le hacen ser como es.
Visión Delegación
Cuando hablamos de la gestión del global Autoevalua-
tiempo, hay algunas competencias que se ción Decisión
ponen en marcha para ayudarnos en esta Capacidad de
tarea: análisis
Priorización Organización Autocontrol
Equilibrio
Flexibilidad
Planificación
Constancia
Disciplina

Conocimiento
del entorno

Iniciativa
Es necesario reflexionar sobre cuáles son nuestras competencias y
entrenar para conseguir los propósitos
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 3 La autoevaluación

Conclusiones
Por lo tanto, tras ser conscientes de la necesidad de una buena gestión del tiempo, a la hora de hacer la
autoevaluación para valorar cuál ha sido la gestión de nuestro tiempo hasta el momento y poder mejorarla,
debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

 SISTEMATIZAR y establecer prioridades en la administración del tiempo controlable.

▪ MINIMIZAR la cantidad de tiempo incontrolable todo lo posible.

 SER PROACTIVOS en todo momento.

 ADAPTAR EL MÉTODO a nosotros, y no al revés.

 EQUILIBRAR los cuatro "cuadrantes vitales" para conseguir una mejor calidad de vida.

 Reflexionar sobre cuáles son nuestras COMPETENCIAS y cuáles debemos DESARROLLAR y

ENTRENAR para conseguir nuestros propósitos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Ejercicios

Ejercicio 1
Haz una escala de autogestión del tiempo. Anósate el grado de escala de valoración que represente
tu acción real con respecto a cada uno de los enunciados siguientes. No existen respuestas
deseables ni indeseables.

1. Antes de cada jornada laboral, dedico un rato a preparar mis asuntos.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

2. Delego todo lo que puedo.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

3. Escribo mis retos, objetivos y fechas límite.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

4. Intento estudiar minuciosamente, y sólo una vez, todos los documentos.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

5. Todos los días hago una lista de los asuntos a tratar por orden de prioridad. En primer lugar,
estudio los más importantes.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

6. Evito que se interrumpa mi trabajo con llamadas telefónicas, visitas inesperadas o reuniones que
se convocan de repente.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

7. Organizo mi trabajo diario con la agenda.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

8. Tengo un perfecto equilibrio entre vida personal y profesional.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

9. Existe un margen de planificación para temas previstos.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

10. Organizo mis actividades para poder concentrarme primero en los problemas fundamentales.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

11. Puedo negarme si otras personas desean quitarme tiempo y tengo cosas más importantes que
hacer.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

12. Salgo del trabajo a una hora que puedo disfrutar de mi familia y el tiempo libre.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

13. Utilizo la agenda diariamente.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

14. Confío plenamente en quienes delego.

(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

15. Reconduzco fácilmente los descuidos que me desvían de mis objetivos diarios.
(0) Pocas veces (1) A veces (2) A menudo (3) Casi siempre

SUMA EL TOTAL DE PUNTOS

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Ejercicio 2
Lee este texto y responde a la pregunta que formula el experto en Gestión del Tiempo a los
asistentes a la conferencia.

GESTIÓN DE TIEMPO

Un experto asesor de empresas en Gestión del Tiempo quiso sorprender a los asistentes a su conferencia.
De debajo del escritorio sacó un frasco grande de boca ancha. Lo colocó sobre la mesa, al lado de una
bandeja con piedras del tamaño de un puño, y preguntó: ¿Cuántas piedras creen que caben en este
frasco?

Después de que los asistentes hicieran sus conjeturas, empezó a poner piedras hasta que llenó el frasco. A
continuación, preguntó: ¿Está lleno?

Todo el mundo le miró y asintió. Entonces, sacó un cubo con gravilla de debajo la mesa. Puso una parte de
la gravilla en el frasco y lo agitó. Las piedrecillas penetraron entre los espacios que dejaban las piedras
grandes. El experto sonrió con ironía y repitió: ¿Está lleno?

Esta vez, los oyentes dudaron: Quizás no. ¡Bien!

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Y colocó un cubo con arena sobre la mesa que empezó a verter en el frasco. La arena se filtraba entre los
pequeños espacios que dejaban las piedras y la grava.

¿Está lleno?, preguntó de nuevo.

¡No!, exclamaron los asistentes.

Bien, dijo, y cogió una jarra de agua de un litro que empezó a echar en el frasco. Y el frasco todavía no
rebosaba.

Bueno, ¿qué hemos demostrado?, preguntó.

Responde a la pregunta:

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Ejercicio 3
Comenta en el foro cuáles crees que son los "cuadrantes vitales" que tienes más descompensados
porque les dedicas demasiado tiempo o poco tiempo. Entre todos, encontrad las soluciones para
equilibrarlos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Respuestas a los ejercicios

Ejercicio 1

Resultados

DE 36 A 45 PUNTOS: tienes tu factor tiempo bien controlado. La planificación y el orden, así como la
delegación de funciones probablemente forman parte de tu modo de actuar. Si no
fuera así, intenta mejorar en estos aspectos.

DE 27 a 35 PUNTOS: el tiempo para ti es un obstáculo que debes resolver para realizar mejor tus
funciones y, aunque procuras controlarlo lo mejor que puedes, hay aspectos que se te resisten.
Conseguirás tener éxito si actúas con tesón y perseverancia.

DE 15 a 26 PUNTOS: el factor tiempo representa una dificultad bastante seria para ti a la hora de
generar altos niveles de eficiencia y eficacia. Sé receptivo a los sistemas que te pueden orientar en
este aspecto, ya sean en forma de cursos, seminarios o publicaciones.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 3 La autoevaluación

Ejercicio 2

Un alumno responde:
‒ No importa lo llena que esté tu agenda. Si lo intentas, siempre puedes hacer que haya más cosas.

‒ ¡No! ‒concluye el experto‒. Lo que esta lección nos enseña es que si no colocas las piedras
grandes primero, nunca podrás colocarlas después. ¿Cuáles son las grandes piedras en tu vida?
¿Tus hijos, tus amigos, tus sueños, tu salud, la persona que amas?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 4 La priorización

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 4 La priorización

Reflexionemos sobre nuestro trabajo

¿Cuál es realmente tu misión?

 ¿Has tenido el tiempo o la oportunidad de sentarte y reflexionar fríamente sobre todo lo que estás
haciendo en tu trabajo?

 ¿Has pensado en el impacto que tu actividad está ejerciendo sobre la organización y las
personas que la conforman?

 ¿Has visto el futuro con la perspectiva suficiente para saber cómo conseguir sentirte realizado en
lo que haces?

 ¿Has establecido claramente por qué ocupas el lugar de trabajo que ocupas?

 ¿Cuál es tu verdadera misión?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

¿Cuál es tu trabajo?

Eso no se refiere a todo aquello a lo que estás comprometido o a lo que te comprometes, sino a cuáles son
las razones mismas de la existencia de tu trabajo.

Tu objetivo principal es, sin duda, ayudar a que la organización consiga sus objetivos finales, y aquí no
importa que seas el jefe o el auxiliar de administración, de informática, de mantenimiento, de ventas, etc.
Tu trabajo consiste en que tu empresa consiga tener éxito y ganar dinero.

A estas alturas, ¿podrías describir tu trabajo? No nos referimos al trabajo físico o intelectual que realizas
directamente, sino a la razón primera por la que fuiste contratado o la razón primera por la que ocupas
el cargo que ejerces.

Esto te dará una idea más o menos exacta de qué es lo que deberías estar haciendo; o mejor dicho, qué
es lo que NO deberías estar haciendo.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

La jerarquía de las actividades

Muchas personas confunden o se dejan confundir por dos conceptos muy diferentes: la URGENCIA y la
IMPORTANCIA. La presión de trabajo diario nos pone sobre nuestra mesa de trabajo o sobre nuestro
puesto de trabajo una multitud de cosas urgentes, las cuales, sólo por el simple hecho de ser urgentes,
atendemos inmediatamente y olvidamos una escala de prioridades anteriores. Nuestro tiempo se escapa
detrás de estas cosas urgentes, sin darnos cuenta de que, a causa de esto, nunca disponemos del tiempo
suficiente para dedicarnos a los temas verdaderamente importantes.

Además, se da la paradoja que no siempre nos damos cuenta de ello, que las cosas importantes casi
nunca suelen ser urgentes. En definitiva, las cosas importantes sólo se hacen cuando el tiempo las ha
convertido en urgentes, y en ese momento decidimos realizarlas por su condición de urgentes, y no por su
fondo de importancia, sin darles la calma y la calidad de tiempo que necesitan.
Siguiendo esta política, lo que realmente sucede es que estas cosas verdaderamente importantes, como
se tratan como urgencias, se hacen de manera incorrecta, es decir, deprisa y mal, y el resultado probable
es que, al poco tiempo, no hay que volver sobre estos temas importantes a los que no hemos concedido
ni el tiempo ni la prioridad que verdaderamente requieren.

Es imprescindible marcar la diferencia entre los temas importantes y los urgentes para, en cada caso,
asignar las prioridades de tiempo y esfuerzo necesarias para cada uno de ellos. No podemos caer en la
falacia de lo que es urgente y en la actividad febril ineficaz.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

¿Qué es importante?

Importante es aquello que está relacionado con los resultados. Si alguna cosa es importante, realiza una
aportación a nuestra misión, nuestros valores y nuestras metas. Por lo tanto, normalmente son
TRABAJOS ACTIVOS.

Generalmente, las cosas importantes no son urgentes, sino que más bien requieren iniciativa: hay que ser
proactivos; es decir, abordar aquellos temas a los que tenemos que dedicar tiempo por la importancia que
tienen en la consecución de nuestros objetivos y dejar aparte aquellos que suelen aparecer bajo el disfraz
"urgente“ e intentan desviarnos de nuestro camino trazado hacia objetivos claros.

Las tareas importantes para el desarrollo profesional y personal requieren un tiempo de calidad para
realizarlas: una intensa capacidad de análisis, concentración, esfuerzo y consumo de tiempo para llegar a
la máxima eficiencia; es decir, requieren una actuación para que prosperen.

Aquello importante: primero debemos saber qué queremos conseguir y,

después, hacer todo aquello que nos permita conseguirlo evitando los tropiezos que aparezcan.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

¿Qué es urgente?

Urgente es aquello que necesita una atención inmediata; es decir, ya mismo, independientemente de su
importancia. Por lo tanto, normalmente son TRABAJOS REACTIVOS.

Hay personas que viven centradas en la urgencia, que corren de un lado a otro y siempre parecen muy
ocupadas. Es lo que podemos nombrar "adicción en aquello urgente" o necesidad de estar siempre con
la adrenalina ALTA.

Es necesario recordar que esto puede convertirse en una rutina destructiva, ya que todo exceso es
perjudicial y afecta a la salud física y mental. El estrés es necesario, pero en pequeñas dosis.

Existe una grieta en la manera como utilizamos nuestro tiempo y aquello que es realmente
importante para nosotros. Tenemos que intentar que la grieta sea lo más fina posible.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Matriz administrativa del tiempo: ¿urgente o importante?

Es importante reconocer que existen escalas de importancia y urgencia. Existen actividades y tareas
que podemos agrupar en cada cuadrante de la matriz de administración del tiempo.

Tenemos que diferenciar en qué cuadrante nos encontramos, y si estamos en él por urgencia o por
importancia.
Cuadrante 1: CRÍTICO
+ 1. CRÍTICO 2. ACTIVO Aquí se incluyen aquellas tareas muy importantes que
requieren una respuesta inmediata.
Importancia para mí

Importante
y Importante Cuadrante 2: ACTIVO
urgente
Aquí se incluyen tareas que son importantes pero que
no nos urgen porque disponemos de bastante tiempo
para realizarlas. Sin embargo, no podemos olvidarlas.
3. REACTIVO 4. INACTIVO
Cuadrante 3: REACTIVO
Urgente Poco Encontramos tareas o actividades poco importantes
pero poco importante, pero que nos corren prisa en el momento. Tenemos
importante poco
que comprobar si efectivamente son de nuestra
- urgente
competencia o si podemos delegarlas.
- +
Cuadrante 4: INACTIVO
Tiempo de respuesta
Aquí incluimos aquellas tareas triviales o rutinarias.
Nos tenemos que preguntar si es necesario hacerlas.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Además de los dos parámetros analizados hasta ahora, la importancia y la urgencia, hace falta tener en
cuenta un tercer parámetro a la hora de priorizar una actividad u otra: la TENDENCIA.

La tendencia es la dirección previsible de una situación determinada respecto a los dos parámetros
anteriores, importancia y urgencia, que permite analizar si ésta será positiva o negativa.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Clasificación de las tareas

¿Cómo establecemos prioridades?

Disponer de un método para priorizar tareas es muy útil. El más extendido es el Método ABC, que es
un sistema muy simple pero al mismo tiempo bastante efectivo que diferencia las tareas en tres niveles.
La idea es convertir este método en un hábito fundamental para realizarlo todos los días, de manera que
clasificamos nuestra lista de tareas en categorías A, B o C.

A Tareas importantes y
urgentes. Tienen la
máxima prioridad

B Tareas importantes y
urgentes. Tienen
una prioridad
intermedia

C Tareas no importantes y
Todas las tareas o
actividades que
no urgentes. Tienen una
desarrollamos no tienen
prioridad baja
la misma categoría
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 4 La priorización

Objetivos

Los objetivos son fundamentales para trazar líneas de acción. Son todas aquellas cosas importantes que
aspiramos a conseguir, tanto en el trabajo como en la vida privada.

Un objetivo nos hace avanzar y requiere que definamos un esquema que detalle las actividades y tareas
que harán posible que el objetivo se consiga, estableciendo prioridades entre éstas.

Siempre debemos tener presentes nuestros objetivos profesionales y personales, tanto a corto como a
largo plazo.

OBJETIVOS PERSONALES

OBJETIVOS PROFESIONALES

¿Qué queremos en la vida?

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 4 La priorización

Conclusiones
Debemos:

 DEFINIR LA MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

 Se trata de definir el objetivo global que justifica nuestro lugar de trabajo.

 Hacerse la pregunta: ¿Por qué estoy yo aquí?

 REALIZAR UNA LISTA DE TAREAS

 TAREAS ACTIVAS o importantes: Ayudan a conseguir los objetivos.

Suponen el tiempo controlable, que
tendría que ser de aproximadamente el
70% del tiempo total.

 TAREAS REACTIVAS o urgentes: Son las tareas rutinarias. Frecuentemente,

suponen el tiempo incontrolable, que es de
aproximadamente el 30% del tiempo total.

 INTERRUPCIONES o ladrones: Aunque no tengan la condición de tareas, las

interrupciones forman parte tanto de las tareas activas
como de las reactivas.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

 ESTABLECER PRIORIDADES: se trata de clasificar las tareas en función de su:

 IMPORTANCIA
 URGENCIA
 TENDENCIA

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Ejercicios
Ejercicio 1
Relaciona los diferentes conceptos de la columna de la derecha con los de la izquierda.

1. Trabajos activos

2. Tiempo de respuesta inactivo

3. Proactividad  TAREAS IMPORTANTES

4. Tiempo de respuesta activo  TAREAS NO IMPORTANTES

5. Actividades tipos B

6. Objetivos

7. Tiempo de respuesta crítico

8. Urgencia

9. Tiempo de respuesta reactivo

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 4 La priorización

Ejercicio 2
Indica si las afirmaciones siguientes son verdaderas (V) o falsas (F).

1. Las cosas importantes casi nunca suelen ser urgentes.

2. Los objetivos son fundamentales para marcar las líneas de acción, y los fijamos a partir de las
actividades o tareas importantes.

3. Las tareas importantes para el desarrollo profesional y personal no requieren un tiempo de calidad para
realizarlas: una intensa capacidad de análisis, concentración, esfuerzo y consumo de tiempo para llegar
a la máxima eficiencia; es decir, una actuación para que prosperen.

4. Las tareas de tipo C son tareas no importantes y no urgentes. Tienen una prioridad alta.

5. El tiempo de respuesta ante una actividad será más alto cuando tenga menos importancia para mí.

6. Vivir centrados en la urgencia comporta ser más eficientes y eficaces.

7. En el “Cuadrante 4: INACTIVO” de la matriz de la administración del tiempo situamos aquellas tareas

triviales o rutinarias. Debemos preguntarnos si es necesario realizarlas.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Ejercicio 3
A partir de esta ficha, haz un listado de al menos cinco actividades o tareas activas y cinco reactivas
en vuestro trabajo. Después, comenta las diferentes listas en el foro.

LAS TAREAS ACTIVAS Y LAS TAREAS REACTIVAS

Objetivo: diferenciar las tareas activas de las reactivas que configuran el propio puesto de trabajo
para establecer una adecuada organización.

Tarea: hacer una lista con las tareas activas y las tareas reactivas que desarrollas en tu puesto de
trabajo.

TAREAS ACTIVAS TAREAS REACTIVAS

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 4 La priorización

Respuestas a los ejercicios

Ejercicio 1

 TAREAS IMPORTANTES: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8.
 TAREAS NO IMPORTANTES: 2, 8, 9.

Ejercicio 2

1. V, porque necesitan de un tiempo de calidad para realizarlas: una intensa capacidad de análisis,
concentración, esfuerzo y consumo de tiempo para llegar a la máxima eficiencia; es decir, requieren
una actuación para que prosperen.
2. F, porque a partir de los objetivos que nos fijemos definiremos el esquema que especifique las
actividades y las tareas que harán posible que el objetivo se consiga, estableciendo prioridades entre
éstas.
3. F.
4. F. Tienen una prioridad baja.
5. F. Cuando más importancia tenga para mí.
6. F. Nos lleva a una "rutina destructiva" que nos hace ineficaces e ineficientes.
7. V.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 5 La planificación

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 5 La planificación

¿Qué significa planificar?

Cuando planificamos, establecemos un orden para las actividades que se prevé realizar en un
determinado horizonte de tiempo.

Por lo tanto, cuando planificamos priorizamos las actividades con precisión y desglosamos las tareas en
función de los objetivos que se quieren cumplir. Por ello, la planificación tiene que ser realista.

Podemos utilizar diferentes métodos y herramientas para planificar nuestro día a día: diversos tipos de
agendas, ordenadores, programas de planificación, etc. Pero lo importante es que se trate de una
herramienta que se adapte a nuestros intereses.

No olvidemos hacer una planificación de las actividades.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

¿Cómo planificar?

Definición: capacidad para determinar eficazmente las metas y prioridades estableciendo la acción, los
plazos y los recursos requeridos para conseguirlas.

Subfunciones de la planificación:
1 2 3 4
Programar
Establecer Asignar
Pronosticar acciones
objetivos recursos
y tiempo

Establecer Estimar y Establecer las Adjudicar los

los predecir las secuencias y recursos que
resultados condiciones y los prioridades de las se necesiten
que se deben acontecimientos
conseguir. acciones para conseguir
futuros. necesarias para los resultados:
conseguir los recursos
objetivos. materiales,
Establecer la humanos y
secuencia
tecnológicos.
cronológica de las
diferentes
etapas del
programa.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 5 La planificación

Planificación a corto plazo

Cuando hablamos de planificación a corto plazo, nos referimos a la planificación del día, de la semana o,
incluso, del mes.

Si planificamos la semana, tenemos un horizonte temporal relativamente amplio, y si conocemos cuál es

nuestro rendimiento a lo largo de este periodo, programar tareas en diversos horarios y según los días de
la semana es más fácil. La proyección mensual se basa fundamentalmente en esta planificación y,
además, incluye todas aquellas actividades que quedan pendientes.

Si conocemos los plazos de finalización de cada actividad, la semana quedará más o menos llena. Hay
que tener en cuenta, sin embargo, que toda planificación tiene que ser flexible.

La planificación diaria complementa la semanal. Podemos ordenar el día de acuerdo con nuestro nivel de
rendimiento y concentración, y así tendremos la certeza de que realizaremos cada tarea.

Es importante realizar listas diarias de tareas y

revisarlas al principio del día.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Planificación a medio/largo plazo

La planificación a medio/largo plazo es aquella que realizamos con vistas a un periodo trimestral o
semestral en el primer caso, y de entre uno y tres años en el segundo.

Esta planificación se puede llevar a cabo a principios de año, pero tiene que revisarse a medida que los
planes progresan y surgen nuevos proyectos.
Es importante indicar los hitos de control y seguimiento que tenemos previstos para cada actividad,
especialmente aquellos que están relacionados con nuestras metas.

Hay que tener en cuenta todas las actividades de carácter periódico, acontecimientos especiales
(conferencias, exposiciones, etc.), vacaciones y festivos, fechas especiales que debemos tener presentes
(cumpleaños, etc.).

También es aconsejable reservar medio día a comienzo de mes para revisar esta planificación.

No nos olvidemos:
control y seguimiento de nuestras actividades.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Métodos de planificación

Cronogramas

Cronograma (de la palabra griega khrónos, que significa “tiempo”, y de grámma, que significa
“representación", "escrito", "dibujo"): consiste en una lista de todos los elementos constitutivos de un
proyecto con las fechas previstas de comienzo y final.

Un cronograma facilita la visión de una programación de actividades, ya estén asociadas a algún proyecto
definido o a otro tipo de tareas.

Algunos programas que facilitan

abr mayo jun jul
esta labor son: Microsoft Id Fase 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
1 Plan de acción
Project y OpenProj (software 2 FASE I - Recogida de información Ya realizado
libre), pero antes es necesario 3 FASE II - Campaña captación

tener clara la duración completa 4 FASE III - Preselección de candidatos

5 FASE IV - Selección de candidatos
de la actividad, las fechas de 6 FASE V - Presentación
control, las reuniones previstas 7 Plan de integración

del equipo, los periodos festivos, 8 Plan de formación

9 Formación técnica
etc. 10 Formación gerencial
11 Formación en habilidades, recursos

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Diagrama o gráfica de Gantt

Diagrama o gráfica de Gantt: es una herramienta de planificación del trabajo que en forma de gráfico
presenta todas las actividades o unidades de trabajo mínimas de trabajo (UMT) que se deben realizar y
cuándo se deben realizar. También permite tener una idea de cómo avanza el proyecto y si es necesario
reprogramar las actuaciones planificadas con el fin de adecuar el proyecto en el nuevo entorno o
necesidades.

Básicamente, el diagrama está compuesto por un eje vertical en el que se establecen las actividades que
constituyen el trabajo que se ejecutará, y un eje horizontal que muestra la duración de cada una de éstas
en un calendario.

Con el fin de realizarlos, hay diferentes programas que nos ayudan: Carta Gantt o Gantt Project (software
libre), y tienen la misma finalidad que los del punto anterior, pero son más sencillos. Describen actividades
con su duración en días o semanas durante un periodo de tiempo determinado.

No nos olvidemos:
planificar por planificar no sirve de nada.
Lo que conviene es planificar para ayudarnos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Conclusiones

• Tenemos que planificar de una manera realista.

• En toda planificación hace falta: 1. Establecer objetivos.

2. Pronosticar.
3. Programar y secuenciar.
4. Asignar recursos.

• Tipo de planificación: 1. A corto plazo: mensual, semanal, diaria.

2. A medio/largo plazo: trimestral o semestral.
3. A largo plazo: de uno a tres años.

• La planificación requiere un seguimiento con hitos de control y, por tanto, debe ser flexible.

• Métodos de planificación: 1. Cronogramas (Microsoft Project y OpenProj).

2. Diagramas de Gantt (Carta Gantt y Gantt Project).

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Ejercicios
Ejercicio 1
Indica si las afirmaciones siguientes son verdaderas (V) o falsas (F).

1. Los únicos métodos de planificación que podemos que usar son los cronogramas y los diagramas de
Gantt.

2. En la planificación a corto plazo, es importante elaborar listas de tareas y revisarlas al principio del día.

3. La planificación implica los siguientes procesos: establecimiento de objetivos, estimación y predicción

de acontecimientos futuros, programación de acciones y tiempo, asignación de recursos.

4. La planificación tiene que ser un documento consensuado y cerrado que establezca de manera tajante
todo lo que se acuerda.

5. La planificación debe ser idealista; es decir, hay que querer conseguir unos objetivos altísimos sin
estimar y predecir condiciones y acontecimientos futuros ni tener en cuenta los recursos de los que
disponemos.

6. Los hitos de control y seguimiento son una pieza clave para el éxito de nuestra planificación.

7. En la planificación a medio/largo plazo, es aconsejable reservar medio día a comienzo de mes para
revisar esta planificación.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 5 La planificación

Ejercicio 2
Responde al siguiente cuestionario de autoevaluación.

Lee cada frase y selecciona aquella respuesta que más se ajuste a tu realidad.
Escribe la primera respuesta que te venga a la cabeza y no analices demasiado, ya que lo primero que se
te ocurre generalmente es la respuesta más acertada. Y recuerda, tienes que ser honesto contigo mismo
porque con este cuestionario lo que se pretende es tener un diagnóstico preciso de tu situación actual.

Frecuen-
temente
Alguna
vez
P1 Clasifico todas las actividades o trabajos que debo hacer en
base a su importancia y urgencia.
P2 En mi trabajo voy de una actividad a otra sin mucho orden.

P3 Tengo claras cuáles son aquellas actividades o tareas que

suponen un mayor rendimiento.
P4 Cuando acabo la jornada laboral, tengo la sensación de haber
trabajado mucho y haber conseguido poco.
P5 Generalmente, trabajo en aquellas actividades que más me
ayudan a conseguir los objetivos.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Frecuen-
temente
Alguna
vez
PL1 Cuando tengo que hacer un trabajo, pienso con tiempo cómo lo
haré y cuánto tiempo necesitaré.
PL2 Preparo los planes de trabajo semanal con antelación.

PL3 Cuando tengo un proyecto o trabajo que es muy largo, lo divido

en apartados pequeños que me faciliten la realización.
PL4 Por la mañana elaboro una lista de cosas para hacer durante el
día en la que sólo incluyo los temas profesionales.
PL5 Cumplo mi plan de trabajo, excepto cuando hay razones que
justifiquen un cambio.

PR1 Cada semana busco un tiempo para actividades que están

relacionadas con el logro de los objetivos a largo plazo.
PR2 Mi trabajo diario hace que habitualmente llegue a saltarme lo que
tengo programado para aquel día.
PR3 En la programación diaria dejo tiempo para los imprevistos.

PR4 Cuando programo las actividades diarias, agrupo aquellas que

están relacionadas entre sí (cartas, llamadas, etc.).
PR5 Adapto las actividades a mi ritmo biológico. Las cosas más
difíciles las hago en las horas que más rindo.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 5 La planificación

Frecuen-
temente
Alguna
vez
PO1 Programo los trabajos que menos me gustan con antelación para
obligarme a hacerlos.
PO2 Dejo las cosas para el último momento, cuando no hay más
remedio que hacerlas porque se aproxima el plazo.
PO3 Soy puntual en mi trabajo, las citas y las reuniones.

PO4 Trabajo según la norma: “No dejes para mañana lo que puedes
hacer hoy”.
PO5 Mi sentido de la urgencia me lleva a hacer las cosas con rapidez.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

PUNTUACIÓN

Suma el número de que has marcado en cada apartado y anótalo en la línea de puntos que
hay al lado de cada símbolo. Multiplícalo por la cifra que encontrarás y suma el total de puntos obtenidos
en cada apartado.

APARTADO P APARTADO PL
__________*4 = ____________ __________*4 = ____________
__________*3 = ____________ __________*3 = ____________
__________*2 = ____________ __________*2 = ____________
__________*1 = ____________ __________*1 = ____________
TOTAL PRIORIDADES TOTAL PLANIFICACIÓN

APARTADO PR APARTADO PO
__________*4 = ____________ __________*4 = ____________
__________*3 = ____________ __________*3 = ____________
__________*2 = ____________ __________*2 = ____________
__________*1 = ____________ __________*1 = ____________
TOTAL PROGRAMACIÓN TOTAL POSTERGACIÓN

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Respuestas a los ejercicios

Ejercicio 1

1. F. Son dos de los métodos más usados, pero lo que realmente importa es que se trate de una
herramienta que se adapte a nuestros intereses.
2. V.

3. V.

4. F, porque debe ser flexible; es decir, puede modificarse según las circunstancias.

5. F. Debe ser realista y tener en cuenta los pronósticos y recursos de los que disponemos.

6. V.

7. V.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 5 La planificación

Ejercicio 2

INTERPRETACIÓN
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
De 5 a 9 puntos De 10 a 12 puntos De 16 a 20 puntos

NIVEL 1
No te desanimes, lo que es importante es que ahora sabes en qué aspectos tienes que empezar a
trabajar para poder controlar mejor tu tiempo y, en consecuencia, tu vida. Pon en práctica los consejos
que te damos en este curso y verás cómo poco a poco irás adquiriendo comportamientos más efectivos
en estos hábitos. Si revisas las preguntas de los apartados en los que has obtenido este nivel, ya tendrás
una primera orientación para establecer tus planes de acción.

NIVEL 2
Posees las habilidades y los conocimientos necesarios para gestionar adecuadamente el tiempo, sobre
todo si tu puntuación es superior a 12. No obstante, tienes que seguir aplicando determinados
comportamientos que te ayuden a consolidar los hábitos necesarios para saltar al Nivel 3. Estamos
seguros de que en los contenidos del curso encontrarás ideas que te ayudarán en esta tarea.

NIVEL 3
¡Felicidades! Tienes unos hábitos que te ayudan a gestionar bien tu tiempo y, por lo tanto, a controlar lo
que pasa en tu trabajo y en tu vida. Si tu puntuación está entre 16 y 18, te animamos a que identifiques
aquellos aspectos que son susceptibles de mejora y te pongas a trabajar. Cualquier mejora que consigas
recaerá en tu propio beneficio personal y profesional.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 Curso de Ejemplo
Nº Nom del Mòdul 1

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

Módulo: 6 La organización

Competencias:
Administrativas y de Empresa

Curs: Nº Nom curs

 6 La organización

Introducción

Como hemos visto, muchas veces tenemos más tiempo de lo que pensamos pero nos perdemos en
actividades no productivas o que no nos corresponde, actividades que aumentan considerablemente
nuestra carga de trabajo y alargan nuestra jornada laboral, sin que por ello incrementemos nuestra
productividad. Por lo tanto, un error enorme.

La causa de este error común es que no utilizamos ningún sistema. No aplicamos una de las reglas de oro
en la gestión del tiempo:

Cuanto más sistemáticos seamos, más efectivos seremos

en el empleo del tiempo.

Por tanto, en este módulo estableceremos la metodología a seguir para poder gestionar nuestro tiempo del
la modo más productivo posible.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Organización

Definición: capacidad de estructurar el trabajo, tanto propio como de equipo, y las tareas, teniendo en
cuenta los recursos disponibles y las limitaciones existentes.

Subfunciones de organización:
Identificar y agrupar el trabajo que se
debe hacer de manera que se pueda
1
realizar lo más eficazmente posible.
Desarrollar
la estructura de Cuando hay menos niveles en la
la organización organización (dentro del principio de la
máxima extensión), la eficacia potencial
de las personas es mayor.
2
Crear las condiciones necesarias para
Establecer conseguir coordinar los esfuerzos
las relaciones cooperativos entre las personas.

Se trata de describir lugares y crear

sistemas de información intra e
interdepartamentales.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

¿Qué actividades llevo a cabo?

En nuestra organización, deben tenerse presentes aquellas actividades que sólo dependen de nosotros
para ser realizadas.

Así pues, son actividades directamente relacionadas como nuestros objetivos profesionales y personales,
con los clientes clave y con la empresa, con lo cual cosa requieren nuestra actuación. Muchas veces
aparecerán en el cuadrante ACTIVO de la matriz de administración del tiempo, pero si nos despistamos
pueden llegar a formar parte del cuadrante CRÍTICO.

Nos puede servir de ayuda la planificación que hemos preparado y tener en cuenta las prioridades que
hemos establecido entre cada una de las actividades.

Llevar a cabo nuestros asuntos

implica TOMAR NOTA y MOVILIZARNOS.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Redes de ayuda

En el entorno de trabajo siempre hay personas a quien acudimos cuando nos enfrentamos a algún
problema.

Esta red de ayuda es esencial para conseguir los propósitos o metas. A veces, se trata de nuestro propio
equipo de trabajo, pero a menudo también buscamos en otros departamentos o fuera de la organización.
Tenemos que dedicar un tiempo a cuidar de estas relaciones.

Actualmente, nadie trabaja solo en una empresa. Por lo tanto, se generan redes de equipos de trabajo, e
incluso el contacto con los clientes resulta básico en nuestras ocupaciones.

De la misma manera, esto lo podemos aplicar al entorno privado: hay que cuidar de los amigos y la familia,
ya que son nuestra red de soporte incondicional.

Utilizamos todos los medios disponibles para activar la red:

en persona, por teléfono, por correo, etc.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Autoaprendizaje

Para ser efectivos, eficientes y eficaces en el trabajo y durante nuestro desarrollo profesional es
imprescindible dedicar tiempo al perfeccionamiento.

El autoaprendizaje implica desde leer un libro de actualidad hasta navegar por Internet. Hay que estar
atentos a todas las vías de aprendizaje disponibles tanto en nuestro entorno de trabajo como fuera de
éste.

Tenemos que dedicar cierto tiempo de calidad a esta actividad. Dentro de la organización prevista, sea
semanal o mensual, debemos destinar un espacio para ello.

Enriquecer nuestra formación nos proporcionará más herramientas a la hora de crecer

personal y profesionalmente.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Preparar mi equipo

Dentro de la organización, debemos dedicar un tiempo a preparar nuestro equipo de trabajo. Eso implica
que podemos establecer una sistemática que, por una parte, permita el desarrollo de los colaboradores y,
por otra, la acogida de nuevos miembros.

Una manera de hacerlo es favorecer la delegación, cuándo ésta sea factible, ya que potencia la
implicación de las personas y aumenta la motivación. Cuando sea posible, deberán desarrollarse las
competencias de los miembros del equipo para asumir nuevas responsabilidades.

Necesitamos tiempo para detectar

las áreas de mejora y los puntos fuertes del equipo.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Optimizar las tareas

Básicamente, el eje principal de la optimización de tareas es conseguir tiempo para revisar aquello que
hacemos, nuestras tareas, y detectar la manera como podemos simplificarlas y reordenarlas.

Esto es necesario, ya que algunas veces las actividades que hacemos son innecesarias o no aportan valor
añadido a nuestra gestión, y a menudo no nos damos cuenta de ello.

Así pues, la optimización engloba el análisis de nuestras actividades, acortar los caminos y obviar
aquello que no tiene ningún impacto sobre los resultados.

Destinar tiempo hoy para aprovecharlo mañana.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Captar y gestionar información

Siempre nos “bombardean" con información, datos, papeles, cartas, etc., y casi nunca llegamos a leer y
procesarlo todo.

Así pues, captar y gestionar información útil no sólo significa leer aquello que nos interesa sino
compartir con el equipo aquellas noticias de interés común o de utilidad para alguien en particular.

De esta manera compartimos conocimiento, lo cual es bastante necesario en la gestión de las empresas
actuales.

Mantenerse al día en cuanto a información es vital, pero es importante

no perder la perspectiva de aquello pertinente para la gestión.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo

 6 La organización

Conclusiones
 Hay que ser sistemáticos en la organización: 1. Desarrollar la estructura de la organización.
2. Establecer relaciones.

 Se deben tener presentes aquellas actividades que sólo dependen de nosotros para ser realizadas.
Son actividades directamente relacionadas con nuestros objetivos profesionales y personales.

 Debemos intentar tener tiempo de calidad para estas actividades. No tienen que llegar al cuadrante
crítico de la matriz del tiempo.

 Tener tiempo para cuidar una buena red de ayuda intra e interdepartamental, ya que es un factor vital
para conseguir nuestros objetivos.

 Otro factor esencial es el perfeccionamiento mediante el autoaprendizaje, en el cual también se

debe reservar tiempo de calidad.

 Preparar nuestro equipo de trabajo: 1. Desarrollo del miembros; 2. Acogida de nuevos integrantes.

 Saber delegar.

 Optimizar las tareas: revisar, obviar, simplificar, reordenar.

 Captar información, fíltrala, compartirla.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 6 La organización

Ejercicios
Ejercicio 1
Responde si las siguientes afirmaciones siguientes son verdaderas (V) o falsas (F).

1. El establecimiento de relaciones es un factor vital en la organización.

2. Se debe retener toda la información y no compartirla con el equipo.

3. Es importante que no nos olvidemos de las actividades directamente relacionadas con nuestros
objetivos profesionales y personales, ya que pueden saltar del cuadrante activo al cuadrante crítico de
la matriz de administración del tiempo, lo cual no es deseable.

4. Debemos evitar delegar tareas siempre que podamos.

5. La organización de las tareas implica: revisar, obviar, acortar y reordenar.

6. Preparar el equipo sólo implica el desarrollo de los colaboradores.

7. La sistematiticidad es un factor clave en la gestión del tiempo.

8. El establecimiento de una buena red de ayuda, el autoaprendizaje, el desarrollo del equipo y el

correcto tratamiento de la información son algunos de los factores que complementan a la
organización.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 6 La organización

Ejercicio 2
Responde a esta encuesta sobre La ORGANIZACIÓN PERSONAL para detectar posibles elementos
que pueden incidir en posibles pérdidas de tiempo y, por lo tanto, de eficiencia. Discute los
resultados en el foro.
Mejor Peor

ELEMENTOS DE LA SITUACIÓN 0 2 4 6 8 10

1. Desorden en la mesa de trabajo. Montañas de papel, cajones llenos, etc.

2. Sistema de archivo personal improvisado, o sin una normalización concreta.
3. Incapacidad de la secretaria o ayudantes para ordenar su trabajo o aceptar la ayuda de
otra persona.
4. Correspondencia de entrada sin filtrar, material de lectura indiscriminado.
5. Excesos de correspondencia, tanto de salida, entrada, como comunicados internos, correo
electrónico, etc.
6. Inexistencia de una agenda de trabajo para poder planificar el trabajo diario.

7. Miedo a los errores de los demás. Tendencia a hacerlo todo y revisar los detalles más
mínimos.
8. Acumulación de tareas retardadas o realizadas a medias.

9. Escasez de colaboradores o baja formación de los mismos.

10. Miedo a olvidar los asuntos en trámite y, en consecuencia, guardar todos los
antecedentes.
Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo
 6 La organización

Resultados de los ejercicios

Ejercicio 1

1. V.

2. F, compartir conocimiento es muy necesario en la gestión de las empresas actuales.

3. V.

4. F, se debe favorecer la delegación, cuando ésta sea factible, ya que potencia la implicación de las
personas y aumenta la motivación de los miembros del equipo.

5. V.

6. F. También implica un plan de acogida de los nuevos miembros.

7. V.

8. V.

Curso: 67 Gestión Administrativa: Gestión del Tiempo