Universidad san Carlos Facultad de Humanidades
San Rafael pie de la cuesta
Alumna
Lourdes María de León de León
Docente
Lic Cesar Wug
Carne
202350547
Trabajo
MEMORÁNDUM
MEMORÁNDUM.
Dentro de una empresa, siempre hay cambios que deben ser comunicados de
manera rápida y concisa, ya sea modificaciones en su política, un aumento en los
precios o una convocatoria a una reunión. Todo ello lo puedes informar a tu
equipo de trabajo a través de un memorándum.
Después de todo, es uno de los medios más populares de comunicación
empresarial. Este recurso suele usarse a medida que una organización va
creciendo, debido a que se vuelve imprescindible, para la productividad de una
compañía, informar a una plantilla de empleados sobre asuntos relevantes en
diferentes momentos y departamentos.
Qué es un memorándum y para qué sirve
Un memorándum es un mensaje escrito que comunica algo de manera
interna en una empresa. Se trata de un anuncio breve que recuerda una
actividad o un tema específico a los trabajadores. Por lo general, está dirigido a
muchas personas y representa los intereses de las compañías. A menudo, la
gente suele referirse a él como «memo», es decir, por su forma abreviada.
Su objetivo es transmitir información de la manera más rápida y efectiva
posible. Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con
este término, la realidad es que su significado y usos suelen confundir a más de
uno.
Partes de un memorándum
1. Fecha y lugar de emisión
2. Destinatario o destinatarios
3. Tema del cual trata
4. Mensaje
5. Firma o sello de validez
1. Fecha y lugar de emisión
La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y
forma.
2. Destinatario o destinatarios
En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular, ya
sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a
quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión.
3. Tema del cual trata
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.
4. Mensaje
Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda
que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez
Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el
comunicado, a través de una firma o un sello que identifique a tu compañía.
Las partes de un memorándum pueden variar según la compañía y el formato que
empleen. Si es la primera vez que escribes uno, lo ideal es que utilices
una plantilla de memorando. Con ella, podrás facilitar tu proceso de escritura y
beneficiarte de las ventajas de este formato.
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Beneficios del memorándum
1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa
3. Agiliza peticiones o solicitudes
1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente
Una comunicación eficiente requiere de una redacción clara, pues de esto
dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una de las
principales ventajas de este documento es que solicita el registro de quien lo
envía y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que el mensaje ha llegado a
todas las partes involucradas de la empresa.
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa
Los memorandos son útiles para hacer del conocimiento del destinatario
cierta información nueva o cambios en la compañía.
3. Agiliza peticiones o solicitudes
También puede emplearse para realizar una solicitud o recomendar una acción
de manera concisa, ya que es un documento administrativo y oficial que difunde
mensajes al interior de una empresa de manera rápida y sencilla.
Cuándo usar un memorándum
Si bien es cierto que, desde la introducción del correo electrónico, se ha reducido
el uso de los memorandos, muchas empresas los siguen utilizando de forma
digital para destacar aspectos importantes que involucran a departamentos y
personas específicas. Su finalidad es que los empleados cuenten con información
oficial que facilite su toma de decisiones.
Para saber cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico,
empieza por valorar qué necesitas comunicar: si se trata de una propuesta
detallada, un informe clave, una recomendación seria, una política nueva o una
reunión extraordinaria.
Una vez que reconozcas si este formato es útil para lo que vas a difundir,
redáctalo. Recuerda que el uso de dispositivos móviles se ha convertido en una
parte fundamental de los trabajadores, por eso te recomendamos buscar que el
memo sea fácil de descargar por todos. Además, procura que sea accesible,
incluso desde un smartphone, y que quienes lo consulten no tengan que buscarlo
en la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Por ejemplo, un PDF podría ser el mejor formato, puesto que puedes agregarlo
como archivo adjunto, lo que les permitirá a los lectores conservar el documento
en sus teléfonos. Claro que las circunstancias determinarán cuál de todos los
diferentes tipos de formato y diseño de memorando necesitas. Por último,
asegúrate de que la información escrita sea breve y concisa.
Tipos de memorándum
1. Informativo
2. De aclaración
3. Social
4. De directiva
5. De respuesta
6. De estado
1. Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor
cantidad de personas un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la
empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión
extraordinaria.
Por lo tanto, su mensaje es claro, conciso, accesible y no deja espacio para
dudas. Al redactarlo, confirma que tenga los datos relevantes: horario, lugar,
fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.
2. De aclaración
Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o
que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre
una política, un memo de aclaración puede ser la solución que disipará
cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión, tendrá que compartirse después
de uno informativo, por lo que también es una segunda oportunidad para que se
disipen malentendidos y que exista una constancia de la corrección o precisión
que se necesitó resolver.
3. Social
Un memorando social es más relajado y amigable, ya que su intención
es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo
de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la
empresa, con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por
jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial,
como un cumpleaños.
4. De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está
dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos
específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya
establecidos o bien se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un
asunto. Por ejemplo, es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar
tarde a su puesto de trabajo. También si un equipo regresa de un viaje de trabajo
y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un
reembolso de viáticos.
5. De respuesta
Se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser sobre
el seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los
contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de
fuerza mayor.
6. De estado
A diferencia de los memos de respuesta, este no necesita que se haga una
pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta a fin
de informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al
tanto a las personas que están a cargo de puestos de supervisión y a llevar un
registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender
mejor el avance y lo que falta por hacer.
Cómo hacer un memorándum en 4 pasos
1. Escribe el encabezado
2. Describe el propósito
3. Agrega información adicional
4. Especifica la acción solicitada
1. Escribe el encabezado
En primer lugar, dejar en claro a quién va dirigido el memorándum y el tema
que va a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el cual se emite este documento;
también incluye la razón por la que estás elaborando este documento. Usar una
línea de apertura que hable de tu motivo, facilitará la lectura, por lo que quienes
lo reciban podrán identificar, de manera general, lo que quieres transmitir más
adelante.
En el encabezado, también debes procurar atraer a los lectores de manera
positiva, por eso debes emplear un lenguaje claro y cautivador. Será la primera
impresión que tendrán tus lectores de la información: busca generar curiosidad
para que sigan leyendo el resto del documento.
2. Describe el propósito
Su estilo y tono se determinan de acuerdo a tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a
tus empleados o proveedores, podrás usar un tono informal o formal.
También es importante que proporciones los antecedentes que permitan
entenderlo mejor como algún tipo de actividad relacionada que deba tomarse en
cuenta antes de leer el documento. Además, no olvides indicar el contexto y la
intención por la cual envías tu mensaje.
Responde a la pregunta: «¿qué estoy tratando de comunicar con este
memorándum?». Hazlo de manera concisa y por la razón que quieres mandar ese
mensaje. Recuerda cumplir con los requerimientos o antecedentes, en caso de
que existan.
3. Agrega la información adicional
Aunque es un documento que incluye solo lo necesario, en algunas ocasiones,
tienes que agregar información adicional. Luego de haber descrito el propósito
del memo, puedes integrarlo, ya sea que se trate de notas, imágenes o datos
generales.
4. Especifica la acción solicitada
A veces, los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los
destinatarios: pedir que compartan información o que asistan a una reunión
extraordinaria, por ejemplo. Esta sección deberás escribirla de manera clara.
Menciona a las personas que se encargarán de realizarla, especifica cómo
tienen que hacerlo y añade el tiempo o plazo en que deberán completar
dicha acción.
¿Quieres ver cómo lucen algunos de estos memos? Los siguientes ejemplos te
permitirán entender mejor la información que necesitas incluir y cómo
redactarlos, para que sean tan claros y eficientes como las demás actividades en
tu empresa.
Ejemplos de memorándum
Ahora que conoces los elementos que conforman este documento y los pasos a
seguir para realizar uno, estás listo para escribirlo. Te presentamos algunos
ejemplos para que los tomes como inspiración.
1. Ejemplo de memorándum de aclaración
Este es un ejemplo de un memo para anunciar días festivos. Para evitar
cualquier malentendido, te recomendamos enviarlo con las fechas oficiales de
los días no laborales. Esto ayudará a los jefes de área a comunicar de manera
efectiva el periodo de descanso y prevenir en caso de que algunos empleados
tengan que asistir a realizar su trabajo en ese momento.
2. Ejemplo de memorándum informativo
Es común que se necesite informar al personal sobre situaciones que puedan
afectar su desempeño o desenvolvimiento dentro de la empresa. La idea es
enviar el mensaje correcto, que les comunique a los trabajadores lo que está
sucediendo a su alrededor, con el objetivo de que sus actividades no se vean
obstaculizadas por falta de información. Este tipo de texto describe de manera
general acontecimientos particulares de la compañía.
3. Ejemplo de memorándum social
Los aniversarios o incluso cumpleaños de algunos de los integrantes de la
compañía también son motivos para redactar un memorando. En estos casos,
el lenguaje suele ser más casual y el tono más amigable. Con este formato,
puedes avisar de comidas informales o eventos sociales en los que se invita a
los empleados a asistir.
4. Ejemplo de memorándum de directiva
Aquí tienes una muestra donde la Dirección dio a conocer un nuevo lineamiento
dentro de la organización a través de esta herramienta ideal para comunicar a
todo el personal sobre cambios recientes. Nota cómo la acción requerida
es fundamental para que el exhorto de la directiva se lleve a cabo con éxito.
5. Ejemplo de memorándum de respuesta
Este documento también puede servir para dar una respuesta, que si bien podría
enviarse por mail u otro canal, hacerlo por esta vía le da mayor formalidad y un
sentido de urgencia a lo que se comunica, en este caso, a la reunión para revisar
aspectos del proyecto.
6. Ejemplo de memorándum de estado
Este tipo de memo informa sobre el estatus de algo (un proyecto, en este
ejemplo). Así que aclara cómo van los avances y qué se requiere para la
culminación del mismo.