Unidad 1 Protocolo, Planificación y Gestión de Eventos

La organización, planificación y gestión de eventos, indudablemente no podría llevarse a cabo

sin la aplicación del protocolo. Así pues aunque las definiciones sobre este concepto son
innumerables. A lo largo de estas unidades, nos referiremos al protocolo como el conjunto de
normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los
pueblos, rige la celebración de los actos oficiales oficiales, así como de los actos de carácter
privado que toman como referencia las disposiciones oficiales, aunque bajo las directrices del
anfitrión (Fernández y Vázquez, Jorge J., 2012).

En la última actualización del Diccionario de la Lengua Española (2020) podemos encontrar

varias acepciones respecto a “protocolo”:

1. “Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano

autoriza y custodia con ciertas formalidades”.

2. “Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático”.

3. “Conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos
oficiales o solemnes”.

4. “Secuencia detallada de un proceso de actuación científica, técnica, médica, etc.”

5. “Conjunto de reglas que se establecen en el proceso de comunicación entre dos sistemas”.

La tercera de estas acepciones citadas sería la más interesante dada la materia de estudio. En
definitiva, el protocolo forma parte de nuestras vidas y, por tanto, supone una guía para
realizar una tarea que se redacta en un documento en el que queda reflejado qué, quién,
cuándo, dónde y, sobre todo, todos los pasos a seguir para alcanzar un objetivo concreto
(material o inmaterial). De hecho, sólo hay que fijarse en el origen de la propia palabra
“protocolo” que viene del latín protocollum y éste a su vez del griego protókollon, cuya
traducción es: “la primera hoja colocada en un documento con el objetivo de informarnos del
orden, del índice de su contenido”. Siendo “proto” significado de prioridad, preminencia o
superioridad (RAE, 2020).

1. La organización de eventos

Cuando se organiza un evento se hace siempre con el fin de conseguir un objetivo específico,
que puede ser ganar notoriedad, repercusión en los medios de comunicación, presentación de
un producto, informar, comunicar, etc. es decir, con una finalidad concreta ya sea comercial,
económica, de entretenimiento o de comunicación, entre otras. La planificación y gestión de
un evento conlleva un arduo trabajo en el que se invierte tiempo y recursos materiales e
inmateriales, además de un presupuesto fijado que, en definitiva, acabará marcando las
pautas a seguir.

No obstante, se suele pensar, de manera errónea, que un evento es únicamente aquello que
acontece en un tiempo determinado. Por ejemplo, imaginemos la inauguración de la tienda de
una marca muy prestigiosa en pleno centro de Barcelona. El evento en este caso sería la
apertura al público del establecimiento, no obstante para llegar a ese punto el equipo
organizador ha tenido que pasar por una fase inicial de preparación que incluye logística,
administración (petición de permisos y licencias por ejemplo), recursos humanos, diseño de la
tienda, estrategia de marketing, publicidad y comunicación previa, etc. Además, existe
también una fase posterior al día D (día del evento) donde se suele hacer balance de
resultados, así como desmontaje y limpieza de las instalaciones. Por tanto es importante que
cuando hablemos de eventos tengamos en cuenta las tres fases en las que se desarrolla: Pre-
Evento, Día D y Post- Evento.

En el ámbito oficial, un evento también es una inauguración presidida por el Rey u otra
autoridad del Estado, una visita o recepción internacional, una reunión política, etc. Cada tipo
de evento tendrá una finalidad concreta, y una organización distinta. Por ello, entendemos
evento como “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o
deportiva” (RAE) que consta de cuatro partes: el inicio o bienvenida, el desarrollo en sí para
conseguir el objetivo del mismo y el cierre o despedida (Fuente, 2005:54).

No obstante, lo más importante es definir el evento como una herramienta estratégica de

comunicación que permite acercar la marca, el producto o la empresa al público y, en general,
genera experiencias con el mismo. En esta línea, autores como Baus y Lesly, 1981; Campos,
2009; 1977; Dayan y Katz, 1995; Fuente, 2007; Fuente y Pérez Herrero, 2010; Lloyd, 1993;
Marín Calahorro, 1997; Noguero, 1988; Piñuel, 1997; Otero, 2000, 2004, 2005, 2009; Stella,
1997 han definido el concepto de evento desde la perspectiva del marketing, de las relaciones
públicas, del ceremonial y del protocolo.

De esta forma, vemos como la organización de un evento supone un medio para comunicar un
mensaje, ganar notoriedad, mejorar la percepción de la imagen de una corporación o
institución, siempre desde la interrelación que se establece entre la organización del mismo y
el público al que se dirige. Así pues, es importante señalar la puesta en escena o el escenario
en sí mismo, ya que se convertirá en un elemento de gran valor estratégico para la
consecución de los objetivos propuestos.

Autores como Baus y Lesly (1981:76-77) se basan en el Modelo de Comunicación de Lasswell

(1948) para identificar los seis pasos fundamentales para organizar un evento: 1) Qué (nombre
del evento, repercusión o alcance, preparación, presupuesto, elementos del programa); 2) Por
qué (propuesta y objetivos); 3) Cuándo (horario y fecha); 4) Dónde (lugar de celebración,
localidad e instalaciones); 5) Quién (institución, empresa u organización, anfitrión, mesa
presidencial, invitados y asistentes); y, 6) Cómo (forma de ejecución del evento).

Si bien es cierto que la organización de eventos se ha ido transformando en los últimos años,
obligando a los profesionales en este ámbito a adaptarte, reciclarse y, sobre todo, formarse en
otras disciplinas como el arte o el diseño con el fin de conseguir crear eventos que consigan
generan experiencias únicas en el usuario. En estos casos será fundamental también la
cercanía que mantenga la parte organizadora (marca, institución, fundación, etc.) con el
público. Por ello, esta organización multidisciplinar (comunicación, relaciones públicas,
marketing, publicidad, creatividad, nuevas tecnologías, escenografía, arte, gastronomía, etc.) y
de protocolo integral o transversal (Fuente, 2007) será esencial para la consecución de los
objetivos y resultados fijados para cada evento.

Entre estas disciplinas transversales se sitúa la producción (aplicada a los eventos), es decir
todo el proceso que va a permitir materializar el contenido del acto mediante su puesta en
escena y la planificación que conlleva conseguirlo.

La producción de eventos será una de las herramientas fundamentales para conseguir que
todo lo descrito anteriormente cobre sentido, además de establecer un orden correcto y
realista en la organización del evento. Es necesario recordar aquí la importancia del protocolo
como instrumento para la resolución de problemas.

2. El equipo y los departamentos en la organización de eventos

En la organización de eventos encontramos dos grandes departamentos: el de producción y el

de protocolo. El primero, es el encargado de la gestión, coordinación, puesta en escena,
trámites administrativos, propuestas técnicas, logística, contratación, montaje y desmontaje,
producción gráfica y de otro tipo de materiales, etc. Mientras que el departamento de
protocolo se encarga de coordinar y tratar de llevar a cabo la idea creativa. La producción será
distinta y habrá de modificarse según el tipo de evento, y aunque no todos los eventos
necesiten una producción, es difícil organizar eventos que no requieran un protocolo.
2.1 El Protocolo

En la organización de eventos el profesional de Protocolo actuaría como el hilo conductor,

maestro/a de ceremonias o director/a de orquesta. Esta figura sería imprescindible para poder
unir todas las partes que componen el diseño integral de un acto y mantener el contacto y la
cordialidad con el resto de disciplinas que intervienen, será el responsable de que nada falle y
todo funcione con el fin de conseguir los objetivos fijados.

Por ejemplo, en un acto institucional celebrado en el Congreso de los Diputados debe

colocarse antes a la Presidenta del Congreso, Meritxell Batet, en la asignación de asientos que
al Presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, ya que es la “anfitriona” de ese lugar. No obstante,
a los responsables de comunicación de presidencia les resulta más mediático colocar a Pedro
Sánchez en primer lugar porque sus posibilidades de salir en la foto son mayores que si se
sienta a la derecha de Mertixell Batet. Por tanto, ante esta situación, el responsable de
protocolo velará por el cumplimiento de la normativa, mientras que el director de
comunicación le convencerá de la importancia de aparecer en los medios en el lugar de honor.

La organización de un evento es como un puzle, donde en ocasiones cuesta encajar las piezas y
sólo funcionará si los profesionales son consecuentes y se tienen en cuenta desde el principio
los pasos a seguir con tal de ajustar un calendario realista y unos objetivos posibles. Esa será,
por tanto, la función principal del protocolo, que empieza a desarrollarse en la primera fase y
asienta los cimientos sobre los que se desarrollará evento, basado en la idea y los objetivos.

El fantástico diseño de unas invitaciones, la inversión en iluminación y en medios tecnológicos

o la lectura de un discurso emotivo no tendrán ninguna importancia si, por ejemplo, el acto
empieza una hora más tarde de lo previsto, si empieza a llover y tenemos que suspender el
cóctel en el jardín porque no contamos con una sala adecuada para ello, etc. Ningún detalle
debe pasar inadvertido para los organizadores.

2.2. La producción

Respecto a la producción hay que tener en cuenta que esta tendrá mayor o menor incidencia
en función de las características y tipología del evento, la localización, el presupuesto, etc. Y,
todo ello, deberá estar constantemente en coordinación con el responsable de protocolo y
organizador del acto. En los actos oficiales, sobre todo, el equipo de producción se encargaría
de la puesta en escena, de los aspectos administrativos, el montaje y las necesidades técnicas y
la gestión financiera.
De esta forma, en la mayor parte de los eventos, el área de producción se encargaría de la
adaptación y señalización de los espacios, la puesta en marcha de la escenografía,
ambientación, producción audiovisual, y la la logística del personal.

2.3. La comunicación

El departamento de comunicación o el equipo encargado de ello en un evento tiene una gran

importancia dentro del protocolo. En general, uno de los objetivos principales en un evento es
comunicar y, por ende, conseguir una repercusión mediática positiva. El modo en el que
disponemos las banderas o símbolos del Estado, cómo sentamos a la presidencia, qué tipo de
escenario diseñamos e, incluso, cuál es la etiqueta elegida para el evento van a perseguir un
único objetivo: comunicar. Sin embargo, hay que tener en cuenta que habrá actos, sobre todo
los de carácter privado, en los que la aparición de medios podría alterar el funcionamiento de
los mismos.

No obstante, además de la propia finalidad de comunicar como objetivo en la organización de

un evento, es importante que exista una coordinación con los periodistas que cubrirán el acto,
cuáles serán los medios contratados, cómo les enviamos la información, cómo será la
convocatoria y realización de una rueda de prensa, etc. Por otro lado, deberemos planificar la
escenografía para que los medios puedan recoger buen material audiovisual para,
posteriormente, elaborar las noticias. Recordad que los periodistas que asisten a cubrir
eventos notarán enseguida si algo no está funcionando de la manera adecuada.

En la siguiente unidad, trataremos en profundidad todo lo relacionado a la comunicación en

los eventos.

3. La producción de eventos

En el ámbito de la producción existen una serie de conceptos básicos que conviene explicar. El
primer de ellos es el briefing. Se trata de un documento redactado por el cliente o por la
agencia y que refleja el qué se quiere hacer y el cómo se va a llevar a cabo. De esta forma se
hace un análisis previo de la entidad organizadora y de su posición en el mercado y se fijan los
objetivos, la idea creativa, el target, fecha y lugar de celebración, presupuesto, cronograma, así
como todas las gestiones que se deriven del mismo.

En segundo lugar, tras el briefing, es fundamental tener en cuenta el concepto artístico del
evento. En este caso, se debe valorar la viabilidad de la idea y si está se puede llevar a cabo de
forma realista, ya que en ocasiones la imposibilidad física, técnica y económica pueden
dificultar la puesta en marcha de la misma. Es necesario hacer un inciso, ya que contar con un
presupuesto ilimitado a la hora de llevar a cabo la idea desarrollada lo más eficientemente
posible no es, ni de lejos, una ventaja o una solución a todos los problemas que se puedan
generar en la organización y planificación de eventos. Por ello, aproximarse a a la excelencia y
a la diferenciación con recursos limitados convierte a la organización de eventos en un reto.

El concepto artístico siempre será susceptible de ser modificado según el tipo de limitaciones
que se generen durante la producción y, como nos referíamos anteriormente, ante los
inconvenientes el equipo pondrá en práctica toda su creatividad para buscar una solución a
cada problema y cumplir los objetivos. Por ejemplo, valorarán si el recinto cuenta con un
acceso válido para introducir elementos de amplias dimensiones, calcularán el tiempo
necesario para crear la escenografía y montarla, organizaran la logística para transportar todo
el material al lugar de celebración, gestionaran los seguros o permisos requeridos para llevar a
cabo el evento, y, todo ello, sin olvidar el presupuesto y adecuándose al mismo.

En este sentido, es importante remarcar la importancia de las nuevas tecnologías, ya que

suponen una de las herramientas principales para los productores de eventos. Además, su uso
puede aportar soluciones novedosas para llevar a cabo el concepto artístico y, por tanto,
cumplir los objetivos planteados en el briefing. De hecho, cada vez más las empresas o
instituciones insisten en la necesidad de introducir elementos técnicos innovadores y de última
generación con el fin de crear eventos únicos y experiencias que cautiven al público. El sonido,
la iluminación y los recursos audiovisuales son elementos imprescindibles en la organización
de un evento, tanto en la escenografía como en la ambientación, además de suponer una
tendencia que va adquiriendo cada vez más protagonismo.

El uso de la iluminación nos permite, por ejemplo, crear escenarios muy diversos y de
vanguardia sin necesidad de recurrir a mobiliario que puede resultar muy difícil de montar,
pesado para el transporte y, en ocasiones, puede recargar visualmente la escena. No obstante,
así como otros elementos técnicos que tienen cabida en la organización de un evento, el uso
de tecnologías avanzadas debe estar justificado y servir de nexo respecto al mensaje o idea
principal que se quiera transmitir.

Los responsables de protocolo no suelen ser técnicos en la materia o suelen tener pocos
conocimientos sobre cuestiones de técnicas sobre tecnología, por tanto cuando se opta por el
uso de este tipo de elementos es importante contar con personal de apoyo o especialistas que
nos puedan solucionar cualquier problema o imprevisto que pueda ocurrir durante el montaje,
la puesta en escena o, incluso, el desmontaje. Eso sí, el contacto entre este y el responsable de
protocolo debe ser constante para que en todo momento las dos partes estén al tanto de qué
se quiere hacer, dónde se quiere hacer, qué personas o elementos intervienen, sus
movimientos, a qué público va dirigido, etc.

3.1 Los espacios

Una vez explicados los conceptos básicos en la organización de eventos y la importancia que
juegan las nuevas tecnologías es necesario centrarnos en la elección de espacio. En este
sentido, también se está otorgando cada vez más protagonismo al tipo de escenario elegido
teniendo en cuenta que debe ser los suficientemente amplio para albergar toda la
escenografía y decorado que se ha preparado, que sea funcional y versátil, y todo ello requiere
de un gran esfuerzo de producción, montaje y medios técnicos.

El espacio condiciona mucho la idea que se quiera realizar, por ello hay que en tener en cuenta
todas las cuestiones necesarias a la hora de elegir el escenario más apropiado. En referencia al
apartado anterior, todas estas posibles condiciones deberán constar en el briefing. Así pues,
deberemos valorar las capacidades que ofrece, la ubicación (puede ser un espacio que a priori
reúna todas las condiciones necesarias pero está ubicado en una estrecha calle sin zonas de
aparcamiento cerca que podrían suponernos muchos inconvenientes durante el montaje e,
incluso, en la llegada en los invitados), su idoneidad y su precio (si no contamos con espacio
propio tendremos que alquilarlo, lo que supone muchos condicionantes y ajustarnos al
presupuesto), entre otros aspectos.

Sin embargo, una de las características más importantes a tener en cuenta durante la
búsqueda de un espacio óptimo es sin duda la capacidad. Es decir, debemos tener muy claro el
número de invitados que asistirán al acto para escoger bien el recinto. Además, es importante
saber si el aforo permite personas sentadas, de pie o ambos, porque todo influirá en el
desarrollo final del evento. Hay que tener en cuenta que de cara a los medios de comunicación
es mejor contar con un recinto lleno que uno medio vacío.

En la elección de espacios existen recintos dedicados a los eventos (Fira de Barcelona, Palacio
de Congresos, pabellones, hoteles, estadios, etc.) que cuentan con ventajas muy versátiles y
que facilitan la producción, pero hay que considerar si se llegará a hacer uso de todos los
servicios para valorar si es necesario pagar o no por ellos. Además, normalmente estos grandes
recintos multiespacio están ubicados en las afueras de la ciudad y quizás no llega el trasporte
público o no estará en servicio cuando finalice el evento por lo que deberíamos contratar
transporte privado. En eventos desatacados el transporte público puede ampliar su servicio.
Por ejemplo, en los Juegos Olímpicos de Londres en 2012, el servicio de metro se amplío hasta
las 4.00 de la mañana y si dispusieron varias entradas así como horarios continuos para
evacuar a las casi 100.000 personas que estaban allí. Sin embargo, teniendo en cuenta que no
siempre podremos modificar el entorno para poder realizar un evento, tendremos que prever
y garantizar que el recinto sea accesible para todos los públicos.

Finalmente, es importante valorar la idoneidad del recinto. Por una cuestión de imagen y con
el fin de lograr los objetivos establecidos para el evento será más interesante valorar la
posibilidad de realizar el mismo en un espacio único (hecho a medida o en unas instalaciones
emblemáticas como el Recinto Modernista de Sant Pau) que, por ejemplo, alquilar una
modesta sala de un hotel para celebraciones.

3.2. La creatividad

En la producción de eventos, como ya veníamos explicando, la creatividad sería entendida

como el medio para la resolución de problemas o creación de soluciones de la forma más
eficiente posible. Según el Diccionario de la Lengua Española la creatividad sería la “facultad de
crear” o la “capacidad de creación” (DLE, RAE, 2020). De esta forma, la creatividad aplicada a la
producción de eventos se desarrollaría en todos procesos desde la planificación, el desarrollo,
la ejecución y la fase de post evento, convirtiéndose en el elemento clave de diferenciación.

Así pues, distinguimos entre dos tipos de creatividad: la artística y la operativa. La primera
estaría relacionada con la parte más visual o llamativa (sonido, iluminación, arte, audiovisual,
etc.). Mientras que la segunda tendría que ver con la parte organizativa, es decir, resolver
todos los problemas que nos vayamos encontrando durante la producción del evento de la
manera más eficaz y, sobre todo, ajustada a los recursos de los que disponemos. En este caso,
el “menos es más” funciona perfectamente y debemos analizar qué puede funcionar o qué es
más práctico para conseguir los objetivos.

Teniendo en cuenta que uno de los principales objetivos de un evento es comunicar y generar
una experiencia única, la creatividad nos guiará hasta la excepcionalidad. Por supuesto, en este
proceso, no podemos olvidar al público al que nos dirigimos, ya que los resultados obtenidos
dependerán de la percepción del mismo.

BIBLIOGRAFÍA

Arnaldi, P (1968). Manual de Relaciones Públicas. Madrid. Ibérico- Europea de Ediciones.

Barriga, A. (2010). La creatividad en los eventos. Madrid. Ediciones Protocolo.

Baus, H.M. y Lesly, P (1981). Preparaciones para la comunicación, en Lesly, P. Nuevo Manual de
Relaciones Públicas. Barcelona. Editorial Martínez Roca.

Campos, G. (2008). Producción de actos. La puesta en escena del protocolo. Madrid. Ediciones
Protocolo

Fernández y Vázquez, Jorge J. (2012). Antecedentes históricos del protocolo y su influencia a

través de la historia en los Estados, en la sociedad y en la política en España y Europa. Anuario
Jurídico y Económico Escurialense, XLV (2012) 737-754.

Fuente, C. (2005). Protocolo Oficial. Las instituciones españolas del Estado y su ceremonial.
Madrid. Ediciones Protocolo. 1ª edición.

Fuente, C. (2006). Manual práctico para la organización de eventos. Técnicas de organización

de actos II. Madrid. Ediciones Protocolo.

Fuente, C. (2007). Protocolo para eventos. Técnicas de organización de actos I. Madrid.

Ediciones Protocolo.

Fuente, C. (2008). Protocolo Oficial. Las instituciones españolas del Estado y su ceremonial.
Madrid. Ediciones Protocolo. 4ª edición.

Lloyd, H y Lloyd, P (1993). Relaciones Públicas. Madrid. Pirámide

Kotler, P. & Scheff, J. (1997). Marketing de las artes escénicas.

Marín, R. (1991). Manual de la Creatividad (Col.). Barcelona. Vivens Vives.

UNIDAD 2. PROGRAMA DE PROTOCOLO

En esta última Unidad veremos las fases en la planificación del evento, centrándonos en la
producción (fase 2) y explotación del evento (3) en las que se explicaran todos los pasos a seguir
en la organización de un acto.

Planificar un evento, como hemos visto anteriormente, supone la redacción de un proyecto por
escrito denominado briefing donde se detalla el evento y en el que se incluye la programación del
mismo. Sin embargo, esa es sólo la primera parte, ya que habrá que contemplar, además, diversos
aspectos como la coordinación en la organización, el seguimiento y el desarrollo propio del
evento, así como su valoración final. Por ello, esta unidad se divide en cuatro puntos
fundamentales: Fase 1: Planificación del evento; Fase 2: Producción del evento; Fase 3:
Explotación del evento; y, Fase 4: Conclusiones.

2.1. Fase 1: Planificación del evento

En esta fase es fundamental definir el objetivo general, y específicos si los hay, del acto. Es decir,
trataremos de contestar a la pregunta ¿qué esperamos conseguir?, y, por consiguiente, cómo lo
vamos a hacer realidad. Así, es importante conocer los medios técnicos y humanos con los que
contamos y definir el público objetivo, así como los asistentes invitados al acto, con el fin de que
el mensaje se pueda transmitir de forma eficaz. En todo ese proceso deberemos establecer una
hoja de ruta o calendario y enumerar con claridad los objetivos así como los elementos que
necesitamos para cumplirlos. Todo ello se plasmará en el briefing. Este documento se podría
definir como las primeras líneas generales que van a configurar el programa del evento. Los
elementos que debe incluir un briefing serían los siguientes: datos de la empresa promotora,
objetivos del evento (para qué y por qué), proyección (a quién va dirigido), fecha, lugar y hora
previstos para el evento, presupuesto, contenido y programa, logística, actividades post-evento,
datos de contacto e información adicional.

En la planificación o preproducción del evento intervienen varios elementos diversos enfocados a

la parte creativa de organización de gestión, de seguimiento y control, así como los factores
económicos, de proyección, etc. Por ello, es importante que la producción posterior se planteara
a partir de unas bases en las que se hubiera establecido qué se va a hacer, cuáles son los
objetivos, a qué público se dirige y bajo qué idea se dará forma al evento. Una vez establecidos
estos parámetros, la planificación del evento se encargará, en función del cliente, de determinar
los recursos y medios necesarios para llevar acabo la idea, la localización y el proceso de
organización de todos los departamentos que van a intervenir en el proceso (logística, recursos
humanos, administración, comunicación, etc.).

2.2. La fase 2: Producción del evento

En esta fase se incluirán todas todas aquellas actividades o tareas que se deberán realizar antes
del evento, es decir, se define la imagen completa del acto y se establece un organigrama.
Analizando el briefing procederemos a fijar los objetivos de la producción. Del mismo modo que
ocurre en protocolo, si no conocemos qué pretendemos con el evento, su filosofía y mensajes que
se quieren transmitir, difícilmente podremos realizar un diseño adecuado del acto.

En primer lugar se valorará la localización. El lugar donde se realice el evento puede condicionar
su propio contenido y en la producción se va a determinar la dimensión real de la propuesta
analizando las características, ventajas y desventajas de ese posible espacio.

En segundo lugar, se estudiará la idea, es decir, la puesta escena. Si te tiene una idea del espacio
donde se llevará a cabo la celebración, considerando además los objetivos y contenido previo,
habrá que empezar a trabajar en la puesta en escena y en hacer posible la idea. Es la propuesta
creativa, la escenografía y los elementos que se incorporarán para la ambientación del evento.

Con todo ello, finalmente, se obtendrá una propuesta que constituirá el documento base del
trabajo del equipo de producción y que se desarrollará en distintas versiones en función de a
quién vaya dirigido (cliente, personalidades, equipo interno, etc.) con contenidos adaptados a
cada uno de estos destinatarios.

En esta fase de engranaje de la organización, llamada fase de la producción (a diferencia del

“directo” o el “Día D”) se incluye toda la planificación y organización que hará posible la ejecución
del evento en tiempo real. En esta parte es donde se realiza el envío de invitaciones, recepción de
confirmaciones, precedencias y demás. Es importante terminar de preparar toda la
documentación del evento (programa de protocolo, cronograma, folletos, vídeo institucional, etc.
Y, por supuesto, es la fase en la que se convoca a los medios de comunicación y se contrata la
publicidad.

A continuación, analizaremos el plan de recursos humanos, el plan de necesidades, el timing y la

escaleta. En cuanto al plan de recursos humanos, desde el primer momento es necesario
establecer el organigrama del equipo de producción, su jerarquía, y su relación con otros equipos
(protocolo, comunicación, seguridad, etc.), con proveedores y agentes externos.
En segundo lugar, respecto al plan de necesidades, es importante realizar visitas de prospección
técnica. Consiste en visitar la localización donde se llevará a cabo el evento, con el fin de valorar y
estudiar necesidades (alquileres, permisos, seguros, características técnicas, contratos, etc.). Así
pues, tras las visitas pertinentes, el siguiente paso será elaborar un documento que refleje la
parte técnica y escenográfica necesaria que nos permita comprobar si la idea planteada es viable.
Este plan incluye las necesidades de iluminación, sonido, elementos auxiliares, aspectos de la
escenografía y decorado y elementos que juegan un papel importante en el desarrollo del
programa. En muchos casos, será necesario recurrir a la adquisición o alquiler de los elementos
técnicos y materiales (iluminación, sonido, audiovisuales, tarimas, gradas, etc.). En este sentido,
es primordial pedir presupuesto para poder tomar la decisión más adecuada de acuerdo al
presupuesto final.

No hay que olvidar que una de las partes más importantes en la planificación de un evento será el
plan de trabajo y la planificación temporal (timing). Esto supone el calendario de trabajo que fijará
los tiempos y plazos para conseguir, producir, contratar o instalar todos los elementos materiales
y técnicos necesarios para el desarrollo del programa.

A partir de todos estos datos, el equipo de producción deberá desarrollar la primera escaleta. Se
trata de un documento que, en pocas páginas, nos permitirá visualizar qué va a suceder, a qué
hora, en qué lugar, así como las necesidades en cada una de las secuencias que indiquemos. Esta
primera escaleta nos dará una mayor información sobre la valoración presupuestaria desde la
parte de producción y las necesidades materiales y técnicas reales del evento con el fin de
anticiparnos a posibles problemas y darles solución a tiempo.

Finalmente, no podemos terminar este apartado sin hacer referencia a las técnicas escenográficas
de la producción de eventos.

En la actualidad la palabra escenografía se impone cada vez más al decorado, ya que aunque los
espacios concebidos por un decorado y un escenógrafo pueden ser idénticos, existe una gran
diferencia. Mientras que el trabajo del decorador se baja en juicios estéticos que son
independientes de la acción, el escenógrafo, en cambio, es el responsable de los movimientos de
las personas en el escenario o localización y su trabajo no concluye hasta que estos personajes
hayan abandonado el espacio y se dé por finalizado el acto.

La construcción del escenario suele estar realizada de modo provisional (espacios efímeros),
donde se hace uso de materiales que sean fáciles de montar y desmontar. Para ello, hay que tener
en cuento el tiempo de montaje de la escenografía que no debe sobrepasar los dos días. En la
puesta en marcha de la escenografía debe considerarse el potencial de algunos elementos como
la iluminación, por su función expresiva, la gestión del color que influirá en la percepción del
público y la utilización de herramientas informáticas, tecnológicas y audiovisuales. Además, cabe
recordar que, en general, uno de los objetivos de los eventos será su repercusión mediática. Por
ello, será necesario tener en cuenta todos aquellos elementos que faciliten la retransmisión y que
garanticen una adecuada traslación de imágenes.

La elección del lugar idónea para la colocación de las cámaras corresponde al equipo de
comunicación. Sin embargo, la habilitación de dichos espacios impone restricciones a la
escenografía, por tanto un decorado no apropiado para el tipo de cámaras que cubran el evento
puede mostrar un espacio diferente que no cumpla con los objetivos establecidos.

2.3. Fase 3: La explotación del evento

La explotación del evento o “Día D” es la fase en la que tiene lugar el acto, propiamente dicho.
Esta etapa será el resultado de todo lo planificado en la primera fase y en la fase posterior de
producción. Todo deberá ajustarse al programa o timing previsto. Normalmente, es importante
prever un plan B o soluciones alternativas en caso de imprevistos que pudiesen surgir durante el
desarrollo del acto. Además, entre la fase de producción y de explotación hay un paso intermedio
que consiste en poder realizar un ensayo general. Con este proceso nos aseguramos que todo
saldrá según lo previsto y el evento podrá discurrir con normalidad.

Una vez llegado el momento del día del evento, es importante realizar una reunión previa con
todo el equipo para repasar qué todo esté correcto, así como realizar las últimas comprobaciones
sobre el terreno. En todo momento, cada equipo debe tener a mano la escaleta con los
correspondientes desgloses, una especie de programa del acto, de mayor o menor tamaño en
función de la responsabilidad de cada uno, plan de traslados, manual de incidencias, teléfonos de
contacto, etc.

Si hay previsto transporte para los invitados o zona de parking, el equipo de logística, al igual que
el resto, debe funcionar a la perfección, ya que será el primer contacto visual que se tenga
con la organización. Es conveniente que todo el personal de producción vaya con algún tipo de
uniformidad, normalmente jersey, sudadera, camiseta o chaleco, que lo distinga del resto de los
recursos humanos y lo identifique ante seguridad, invitados o medios de comunicación.
En esta fase es importante establecer una distinción y recordatorio de todos los elementos que
han tenido lugar antes del acto (invitados, ceremonial y protocolo), durante el acto (la acogida y el
desarrollo) y después del acto (discursos, brindis y agradecimientos).

2.3.1. Antes del acto: los invitados, elementos del ceremonial y de la organización

Uno de los participantes más importantes es el anfitrión, la persona o entidad que organiza,
convoca e invita a un acto y, por lo tanto, lo preside. Además, será el encargado de recibir y
despedir a los invitados, sobre todo los de mayor rango. Con ello, es el responsable de que sus
invitados estén en un ambiente relacional óptimo prestándoles atención y facilitando la
integración de todos ellos. El anfitrión también juega un papel fundamental en la producción, ya
que es quien debe definir los objetivos a conseguir por medio del evento. Con todo ello, y para
lograr que el acto se celebre de manera óptimo una recomendación es separar a las personas que
se lleven mal o tengan incompatibilidades sociales.

Otro aspecto a tener en cuenta antes del acto será la preparación de las mesas. Para ello, se debe
contar con un seating plan o plano de mesa en el que figurará la distribución de los invitados por
mesas. Los planos de mesa o meseros son para identificar las mesas que se asignan a los invitados
con un número del diseño y caligrafía a juego con el resto de la papelería. Suelen ir colocados en
el centro de la mesa, bien con la decoración floral o con un portafotos, incluso algunos son muy
creativos. El siting o marcasitios es un pequeño papel que se coloca sobre el plato donde va
escrito el nombre de cada invitado. Y, finalmente, las minutas son las tarjetas donde va escrito el
menú del evento y se coloca sobre el plato de cada invitado en la celebración. El diseño de dos
estos elementos informativos y, a su vez, decorativos deberá estar en línea con los colores
corporativos o la imagen del evento. Además, este material deberá encargarse entre 10 y 15 días
antes del evento, aunque en el caso que se produzcan cambios se podrán modificar con unas 48
horas de antelación a la fecha del evento.

2.3.2. Durante el acto: la acogida y el desarrollo

El desarrollo del acto, en general, abarcaría todo el transcurso que se sigue desde que el anfitrión
o invitado de honor ocupa la presidencia y se dirige a todos los asistentes con el fin de exponer el
motivo del acto, hasta que se despide y concluye el acto. Consiste, pues, en la parte más formal
de todo el programa del evento. Tal y como vimos en la Unidad 3, los actos con presencia de
autoridades públicas deberán iniciarse o concluir, según las especificaciones de la celebración,
acompañados del himno oficial.
De esta forma, en primer lugar se constituirá la presidencia y quien preside será el encargado de
leer el orden del día y anunciar la intervención que las diferentes personas que harán uso de la
palabra.

La persona encargada de la lectura del orden del día para conceder el uso de la palabra, debe
hacerlo desde el mismo sitio desde el que se preside, sin necesidad de que se tenga que desplazar
hasta el atril o micrófono. En estos casos, es recomendable disponer de un micrófono fijo en su
puesto, aunque los demás intervengan desde un atril.

- El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la

presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conducción
del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que conceda la
palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser
presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha
presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.

- Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía con

voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos
no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelación de
los intervinientes fuera muy similar.

- Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior

rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no darse
tal circunstancia "Tiene la palabra..." . Hay que evitar expresiones como "Concedo la
palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc.

En cuanto al orden de intervenciones en los discursos se realizará de menor a mayor rango. Es

decir, primero intervendrá la autoridad o cargo de menor rango y en último lugar lo hará el
anfitrión o invitado de honor. No obstante, se recomienda que el anfitrión o la persona que
preside, intervenga en primer lugar para dar la bienvenida al público, agradecer la asistencia y
explicar los motivos principales del acto. En este caso, puede ceder la palabra a una persona del
equipo para que exponga en profundidad los motivos del evento. Otra opción es que esta primera
intervención la asuma directamente algún representante de la entidad organizadora y haga su
exposición desde un punto de vista técnico, dejando el capítulo de las valoraciones para su jefe
superior.
Después de la bienvenida, agradecimientos y exposición de motivos iniciales, se procederá al
resto de las intervenciones de acuerdo al rango (de menor a mayor), dejando para el final el
discurso de quien preside.

Como se explica en la web [Link] en el artículo Hablar en público. Discursos. Orden de

intervención “es aconsejable evitar el discurso hablado. Mejor es optar por el discurso leído”, ya
que es más seguro y además evitará que el orador se quede en blanco.

De acuerdo con el artículo citado, cabe recordar la importancia de distinguir entre un discurso y
“pronunciar unas palabras”. En el segundo caso, se trata de una intervención más breve e
informal y se podría diferenciar en dos tipos: “los pronunciados en comidas o banquetes de
cualquier tipo y los pronunciados en otros actos o actividades de la más diversa índole”.

El primer tipo sería más adecuado “cuando hay una visita de un Jefe de Estado o de cualquier otra
personalidad, ya que se suele ofrecer una comida o cena en su honor. En este caso, se hará un
pequeño discurso al término de la misma” y luego se ofrecerá una copa de cava para brindar, Así,
el anfitrión saludará y dará la bienvenida al invitado de honor quien pronunciará unas palabras.

En general, a la hora de pronunciar un discurso hay que tener en cuenta que este debe ser breve,
claro y comprensible. De hecho, si en las intervenciones hay una persona que es extranjera y
hablará en su idioma habrá que contar con un sistema de traducción o elegir un idioma común
entendible por todos los asistentes.

Otro de los actos donde se recurre al discurso son los homenajes. Así, la estructura en la que se
desarrollara el discurso deberá seguir unas pautas. En primer lugar, el organizador del evento será
el encargado de explicar brevemente el motivo del homenaje y presentar a las personas que
participaran y hablarán sobre el homenajeado. Una vez presentados, será su turno para expresar
unas palabras. Finalmente, la persona homenajeada procederá a realizar su discurso empezando
por un agradecimiento al anfitrión, a los organizadores y al público asistente.

Finalmente, puede ser que se pida a algún invitado intervenir sin que esto haya estado previsto
con antelación. En ese caso, existen algunos consejos para decir unas palabras improvisadas:
hacer uso del idioma que se domine, en los agradecimientos no es necesario mencionar a todos
“es mejor limitar las menciones al invitado de honor y al anfitrión”, saber empezar y terminar
(brevedad y concisión). No está demás prever llevar unas palabras anotadas por si se diese el
caso.

2.3.3. Después del acto: el agradecimiento

La última parte del discurso y cierre será el brindis. Se trata solamente de un agradecimiento. Para
ello, solamente con que el anfitrión o el invitado se levanten ya sería motivo suficiente para
llamar la atención de los invitados, evitando de esta manera golpear la copa con la cucharilla, por
ejemplo. También se puede aprovechar la prueba del audio del micro, haciendo un carraspeo o
dando unos pequeños golpes, para que los asistentes presten atención.

Para realizar el brindis propiamente dicho solamente se levantarán las copas (a la altura de los
ojos), se mira a todos los presentes y se bebe. El invitado abstemio únicamente deberá hacer el
ademán de beber y después dejará la copa sobre la mesa. Por ello, tampoco es correcto brindar
con agua, lo mejor es brindar con vino, cava, champán o alguna bebida alcohólica similar.

2.3.4. La comunicación no verbal

En los apartados anteriores se han desarrollado las partes de las que consta un acto, reflejando
los pasos a seguir en las recepciones, saludos, discursos, orden de intervenciones, brindis y
agradecimientos. Sin embargo, dentro de todo este proceso hay otro elemento que no podemos
olvidar: la comunicación no verbal. “Los mensajes no verbales desempeñan importantes
funciones dentro de la comunicación, tales como: reemplazar, reforzar o contradecir las palabras,
regular la interacción y aportar fiabilidad al mensaje verbal” (Muñoz, 2018:44).

La comunicación no verbal actúa como reguladora del proceso de comunicación, contribuyendo a

completar, ampliar o substituir el mensaje. Los signos no verbales se utilizan de manera
consciente o inconsciente, el emisor puede no darse cuenta de su empleo, pero el receptor
captará estos actos comunicativos involuntarios. Además, pueden añadir información al
contenido o sentido de un enunciado verbal o matizarlo, por ejemplo decir no y acompañarlo con
el gesto de la cabeza. Y sustituyen al lenguaje verbal en la comunicación como es el caso de gestos
manuales para pedir a alguien que se acerque, que nos traiga la cuenta, para indicar que algo
huele mal, etc. El sistema de comunicación no verbal varía según las culturas.

En cuanto a los elementos que influyen en la comunicación no verbal destacan cuatro. El primero
es el paralenguaje que mide el volumen, tono, inflexión, dicción, ritmo/velocidad, pausa/silencio,
fluidez, muletillas y titubeos.

En segundo lugar, la kinésica que estudia los gestos, las posturas, la mirada y las expresiones
faciales. Nuestro estado emocional se refleja en la postura corporal y la expresión facial. Con el fin
de conseguir un mejor uso del lenguaje no verbal hay que controlar las emociones e impulsos, por
ello los gestos deben ser naturales, nunca forzados.
Después, la proxémica que se centra en el estudio de la forma en que las personas utilizan el
espacio (personal y/o social) para comunicarse. En este caso distinguimos dos zonas: la íntima
(15-46 cm) reservada para personas que tengan una relación estrecha; y la zona personal (46-
1.20 cm) más adecuada en fiestas y reuniones. Por espacio entendemos la distancia para hablar,
que puede variar según los países, por ejemplo en los países árabes son más cortas que en [Link].
y Asia.

Y, finalmente, la cronémica que estudia la gestión y el uso del tiempo. La percepción del tiempo,
su manejo, la distribución de las tareas o el tiempo que invertimos en las relaciones personales
forman parte del comportamiento no verbal. En algunas culturas se valora mucho el control del
tiempo, donde priman la puntualidad, el respeto a los horarios o plazos de entrega de trabajos y
la planificación rigurosa. La ausencia de estos atributos se percibe como una falta de respeto y de
interés, por los demás y por uno mismo.

2.4. Fase 4: Las conclusiones

La postproducción comienza en el momento en el que se acaba el evento, empezando con la

recogida del material, es decir, supervisión del desmontaje de todos los elementos instalados,
revisión de desperfectos, entrega de las instalaciones o espacio donde se ha desarrollado el
evento en perfectas condiciones, y, finalmente, la limpieza del espacio.

Después, llega la evaluación, una de las etapas más importantes de la producción del evento. Se
refiere, en primer lugar, a la valoración de su desarrollo conforme al proyecto planteado y la
medición de resultados, es decir, medición de impacto, repercusión mediática y logro de
objetivos. La evaluación de resultados económicos es fundamental para la liquidación final y el
cobro o pago de facturas. Hay que evaluar costes y beneficios, así como cerrar todos los pagos
pendientes con proveedores.

Se trata de “una evaluación de calidad de todo el trabajo desarrollado” que se deberá plasmar en
un informe final o memoria explicativa para que el cliente evalúe personalmente los resultados
obtenidos (Muñoz, 2018: 143).

BIBLIOGRAFÍA

Fuente, C. (2006). Manual práctico para la organización de eventos: Técnicas de organización

de actos II. Madrid: Ediciones Protocolo.
Fuente, C. (2007). Protocolo para eventos. Técnicas de organización de actos I. Madrid:
Ediciones Protocolo.

Fernández, F. (2002). El arte del protocolo. Madrid: Oberon.

Fernández, F. (2004). Ceremonial y protocolo. Madrid: Oberon.

Fernández, F. y Baquero, J. (2204). El libro azul del protocolo y las relaciones públicas. McGraw
Hill, Madrid.

Muñoz Boda, Mª.S. (2018). Protocolo Empresarial. Paraninfo.

Urbina, J.A (2001). El Gran Libro del Protocolo. Temas de hoy.

Unidad 3 Protocolo Oficial

TEXTO CLAVE

En las unidades anteriores centramos la teoría en todo lo referente a la organización,

planificación de actos y la relación entre el protocolo y los medios de comunicación. No
obstante, aunque se dieron algunas pinceladas sobre la definición del protocolo, quedan por
abordar otros aspectos fundamentales como: los antecedentes históricos, las etapas de
formación en Europa y, sobre todo, la normativa oficial que regula el protocolo en España.

Para ello, en esta unidad, distinguiremos entre los actos oficiales y no oficiales, con el fin de
abordar de manera exhaustiva las presidencias y precedencias, los símbolos del estado y los
tratamientos de las autoridades.

3.1 La normativa legal y los usos sociales del protocolo

El protocolo “es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos,
costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales” (Fernández y
Vázquez, 2012). Además, según la RAE (2020) “constituye una serie de formalidades para
cualquier acto público y solemne, y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la
igualdad natural de los estados”. El protocolo determina el orden que van a ocupar las
personas, el lugar donde se van a situar las personas y los símbolos, y el tratamiento que hay
que utilizar para dirigirse a las autoridades.

En protocolo cabe distinguir entre las normas jurídicas, las normas consuetudinarias y los usos
sociales. En el primer caso, las normas jurídicas se refieren a aquellas en las que es necesario
que intervenga el poder legislativo y que, además, son acatadas por un gobierno ejecutivo. Son
normas escritas aprobadas por las cámaras o las cortes y publicadas en el BOE. Las normas
jurídicas o legislación protocolaria son: las incluidas en textos legales, obligatorias y de exigible
cumplimiento. En la aplicación de las normativas de protocolo en España podemos diferenciar
tres ámbitos: nacional, autonómico y local. Cabe destacar también el ámbito internacional
(precedencia de los Jefes de Estado, sean Reyes o Presidentes de Repúblicas, etc.).

En materia de protocolo distinguimos diferentes tipos de normas: de concesión, rehabilitación

y transmisión de títulos nobiliarios, sobre recompensas honoríficas (órdenes civiles, militares,
medallas), normas reguladoras de símbolos del estado, de tratamiento, sobre celebración de
actos y sobre precedencias de autoridades e instituciones en los actos públicos.
Para aplicar adecuadamente la normativa es importante distinguir entre los actos públicos
oficiales y los actos privados o no oficiales. Los actos oficiales se organizan con ocasión de
conmemoraciones o acontecimientos y es obligatorio aplicar la normativa correspondiente. Así
pues, debemos clasificar los actos oficiales en dos grupos: los actos de carácter general (desfile
de las Fuerzas Armadas del 12 de Octubre, el juramento del cargo de los Ministros, las
recepciones de autoridades extranjeras en visita oficial a España, etc.); y los actos de carácter
especial (la imposición de un símbolo honorífico, homenaje, etc.). Por otro lado, los actos
privados o no oficiales son aquellos de carácter familiar y/o corporativo. En este caso no es
obligatorio aplicar la normativa oficial ya que se rigen por las costumbres familiares o las reglas
internas corporativas.

Figura 1. Esquema de clasificación de los actos oficiales (Fuente: elaboración propia).

En la clasificación de actos oficiales o no oficiales encontramos una tercera opción: los actos
mixtos. En este caso, se trata de actos organizados por entidades privadas con asistencia de
autoridades o personalidades públicas.
 Figura 2. Cuadro aplicación de normas protocolarias según la proyección del acto (Fuente:
elaboración propia).

El Real Decreto 2099/1983 desarrolla en todo el Estado español las normas jurídicas de
protocolo. En este Real Decreto del artículo 10 al artículo 13 se establecen las precedencias.

Las comunidades autónomas tienen también sus propios preceptos del protocolo. En el ámbito
de la Generalidad de Cataluña, todavía está vigente el Decreto 189/181, por el que se
establecen las normas de protocolo y precedencias en el ámbito de la Generalidad de
Cataluña.

Las normas consuetudinarias, por su parte, son las propias normas que se establecen en un
lugar determinado debido a las costumbres o tradiciones. En algunos manuales se definen
como normas o usos sociales. Pueden ser normas que se rigen para la convivencia humana.

Finalmente, cabe destacar que la administración General del Estado tiene en sus diferentes
departamentos, servicios encargados del protocolo. Los más importantes son el
Departamento de Protocolo de la Presidencia del Gobierno y la Dirección General de Protocolo
del Ministerio de Asuntos Exteriores.

El primero depende de la Secretaría General de la Presidencia del Gobierno. Su titular tiene

rango de Director General y las funciones que lleva a cabo son la dirección, coordinación,
interpretación y ejecución de las normas de protocolo y ceremonial del Estado.

El segundo departamento depende de la subsecretaría del Ministerio de Asuntos Exteriores. Su

titular tiene rango de Director General. Algunas de sus funciones son: determinar la
precedencia entre los representantes diplomáticos, autoridades, personalidades e
instituciones españolas o extranjeras, que acuden a un acto público de ámbito internacional
organizados por el Estado. Además, este departamento se encarga de coordinar con protocolo
de la presidencia las visitas de autoridades nacionales al extranjero y de autoridades
extranjeras en nuestro país. Se ocupa también de la seguridad diplomática, así como de todas
las cuestiones administrativas que tienen relación entre España y las Embajadas extranjeras
que estén acreditadas en España.

3.2 Protocolo, etiqueta, ceremonial.

En El arte del protocolo, Fernando Fernández (2002) define el protocolo como la “normativa
legislada por decreto o establecida por usos o costumbres que determina la precedencia y
honores que deben tener las personas y símbolos así como la solemnidad y el desarrollo del
ceremonial de los actos importantes en donde se relacionan las personas”.

Protocolo, ceremonial y etiqueta, son tres expresiones que aúnen todo lo relativo a la
preparación y ejecución, tanto de los actos oficiales, como los privados. Así pues, cabe definir
algunos conceptos básicos relacionados con el protocolo (RAE, 2020):
- Acto: acción o actividad pública y/o solemne.
- Ceremonia: acto público o privado celebrado con solemnidad, cierta reglamentación y
formalismo (boda, una función religiosa, la coronación del Rey, la toma de posesión de
un ministro, etc.).
- Ceremonial: “serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne”.
Son la serie de elementos que componen una ceremonia.
- Cortesía: “demostración o acto con que se manifiesta la atención, el respeto o afecto
que tiene una persona a otra”.
- Etiqueta: “ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben guardar en las
casas reales y actos públicos solemnes”.
- Diplomacia: “ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de los Estados en sus
relaciones internacionales”.
- Anfitrión: persona que convoca e invita a un acto. Preside los acontecimientos que
organiza.
- Invitado: persona que acude a un acto, evento o ceremonia.
- Comensal: “cada una de las personas que comen en una misma mesa”.
- Cónyuge: pareja masculina o femenina de hombres y mujeres. Designa a las parejas
de las autoridades.
 - Consorte: la persona que es partícipe de las funciones públicas u oficiales, se aplica a
los miembros de la familia real.
- Primeras damas: designa la esposa del presidente de la nación.
- Tratamiento: “título que se da a una persona por cortesía o en función de su cargo o
condición”.
- Precedencia: determina el orden, situación y ubicación de una persona según su
condición, indica el sitio que le corresponde a cada uno. Las normas de precedencias
de las autoridades están reguladas por Decreto R.D. 2099/83, y son de obligado
cumplimiento.
- Presidencia: persona de más autoridad en cualquier tipo de acto. La presidencia de un
acto se otorga a la persona que lo organiza y al invitado de honor (si procede). La
presidencia de un acto puede ser de dos tipos: unipersonal o bipersonal.

3.2.1. Heráldica

El interés por mantener los lazos de sangre entre parientes ha generado, desde el origen de la
humanidad, la necesidad de generar complejos sistemas de parentesco ordenados en genes,
clanes o fratrías, dependientes de los linajes o líneas de ascendencia denominadas también
genealogías.

En este sentido, cuando hablamos de heráldica nos referimos a “Adj. Perteneciente o relativo a
los blasones o a la heráldica; 2. Arte del blasón" (RAE, 2020). Tanto la heráldica como los
estudios de parentesco se han hecho cargo de los blasones (representación simbólica en un
escudo sobre una ciudad, nación o linaje), linajes y herencia de prerrogativas y obligaciones. El
estudio de la heráldica, por tanto, ha hecho posible la recuperación de las líneas de
ascendencia y descendencia a través de los símbolos y los blasones.

3.2.2. La nobiliaria

La nobiliaria es la ciencia que estudia a los nobles. La nobleza, por tanto, es el conjunto de nobles
considerados como clase social privilegiada que goza de ciertos privilegios. Grande de España, el
grado más alto del sistema nobiliario, Duque, Marqués, Conde, Vizconde y Barón, son los títulos
nobiliarios que existen en nuestro país.

Hoy en día en España la posesión de un título nobiliario no supone ningún privilegio, únicamente
es una distinción de carácter honorífico. Su valor reside en saber que uno ha sido reconocido con
una de las mayores distinciones que puede otorgar el Rey y que, en la mayoría de los casos, ese
honor se extenderá a toda su descendencia hasta que se extinga. En la actualidad, la única
distinción que conlleva un título nobiliario es recibir el tratamiento de excelencia, en el caso de los
grandes de España, y de ilustrísima, en los demás títulos. Los títulos nobiliarios se pueden obtener
por concesión, por matrimonio o por herencia.

3.2.3. Orígenes históricos del protocolo

El protocolo, como hemos visto, permanece en todos los ámbitos de la sociedad (cultura,
religión, deporte, turismo, etc.) y se origina justo en el momento en el que existe un grupo de
individuos que deben convivir y relacionarse entre sí. Por ejemplo, en el paleolítico donde para
sobrevivir había que seguir unas normas y conductas establecidas. Aunque en un primer
momento uno de los factores clave para la formación del protocolo es la socialización,
posteriormente se generará una jerarquización en las relaciones humanas que supondrá el
punto definitivo de conformación de esta disciplina.

El origen del protocolo, por tanto, lo podríamos situar junto con la evolución de la humanidad
y bajo la perspectiva de los estudios antropológicos y sociológicos. Así pues, gran de parte de
historiadores advierten de la existencia de términos y normativas protocolarias evidenciadas
en documentos que pertenecen al Período Antiguo (Egipto) o el Mundo Clásico (Antigua Grecia
y Antigua Roma). Por ejemplo, el primer manual de etiqueta se atribuye a Ptahotep,
administrador y visir de Dyedkara-Isesi, faraón del Alto y Bajo Egipto durante la quinta dinastía,
y aparece 2.000 años antes que la propia Biblia. En este reglamento aparecían consejos o
normas de buen comportamiento: “procura que tu pensamiento sea profundo y tu lengua
parca en hablar. Guarda silencio porque es un don del que han de venirte muchos bienes"
(Fernández y Vázquez, 2012).

La figura de “Jefe de Protocolo” a la que nos referimos en la actualidad tuvo su origen también
en el antiguo Egipto como “Ritualista Jefe” gracias al libro de enseñanzas de los escribas. El
manual dejaba constancia del orden protocolario de las autoridades y establecía unas pautas o
normas sobre la celebración de ritos o ceremonias en presencia del Faraón. También, en
algunos pasajes de la Biblia existen referencias respecto a la colocación de invitados,
precedencias e, incluso, el papel del anfitrión.

A los egipcios, además, se les atribuye la puesta en marcha del primer protocolo y ceremonial
de Estado recogido en el Código de Hammurabi hace 3.750 años. Tal y como explica en su
artículo Fernández y Vázquez (2012), Hammurabi era el Rey de Babilonia en el s. XVIII a.C. y en
dicho código se establecían los criterios que rigieron la vida de los “ciudadanos” y “no
ciudadanos” (los esclavos que no eran personas), para la mejor convivencia de todos en este
antiquísimo reino de la primera Babilonia.

El Código de Hammurabi contiene tres artículos de estricto protocolo. En el primero se

describen las normas de celebración de la ceremonia de coronación del rey de Babilonia con
un lenguaje muy concreto en cuanto a protocolo. En el segundo artículo se establece el orden
de precedencias, tanto de autoridades como de los grupos sociales que existían en aquella
población. Y finalmente, el tercero contenía una recomendación ordenada a los funcionarios
babilonios de protocolo que consistía en: “tratar siempre con máximo respeto y cortesía a
todos los ciudadanos del reino, sea cual fuere su nivel personal y social, y poner el mayor
cuidado y ejecutar bien y de un modo justo los actos y ceremonias del reino, porque esto
contribuye a la felicidad, prosperidad y paz de todos los súbditos” (Fernández y Vázquez,
2012). Añade el autor que en el pueblo persa el acceso al rey era muy restringido y sólo se
podía hacer mediante un ceremonial muy estricto. También regía en la corte una normativa
severa respecto a la etiqueta y la celebración de actos ceremoniales.

En cuanto a los antecedentes históricos del protocolo según Fernández y Vázquez (2012)
destacan las siguientes normativas:
- “El primer Protocolo Deportivo fue creado por los Griegos en el año 776 a.C”.
- “El primer Protocolo Militar lo crearon e introdujeron los griegos durante el mandato
de Alejandro Magno en el año 330 a.C., y fue imitado en gran parte por los romanos”.
- “Durante el imperio Carolingio en Boloña (en la actualidad Italia) aparece el Protocolo
Académico, y de allí es donde proviene el tradicional Himno Gaudeamus igitur”.
- “El Protocolo Diplomático surgió durante el gobierno papal de Julio II, hacia el año
1600, lo que acarreó la precedencia entre las diferentes potencias, y el respeto y
consideración debida a los embajadores”.
- “El Protocolo Social, fue instaurado por Luis XII de Francia, quien patrocinó la creación
del tenedor y las normas del buen "gourmet", e hizo mucho hincapié en el buen
vestir”.
- “Los servicios de protocolo ya existían en la Edad Media y se encargaban no sólo del
contenido, sino también de la conducta en las negociaciones y relaciones con otros
países (relaciones internacionales) (una forma diplomática y política de entablar
relaciones con normas estipuladas)”.
Destacar que en la Edad Media ya existían los servicios de protocolo y se encargaban no sólo
del contenido, sino también de la conducta en las negociaciones y relaciones con otros, una
forma diplomática y política de entablar relaciones con normas estipuladas.

3.2.4. Las etapas del protocolo en Europa

En primer lugar, cabe destacar la figura del emperador romano Constantino I quien oficializó el
cristianismo como religión del Estado y trazó, por tanto, la frontera entre el “protocolo laico o
de Estado” y “protocolo religioso” diferenciando perfectamente cada ámbito y relegando el
papel del protocolo religioso, que hasta ese momento imperaba también en las esferas del
poder político, únicamente a la celebración de las ceremonias propias de la Iglesia (Fernández
y Vázquez, 2012).

A continuación definiremos las etapas del protocolo en Europa según las aportaciones de José
Antonio de Urbina en El gran libro del protocolo (2001):
a) Período primitivo: siglos VII al XIV; desde la Alta Edad Media hasta el inicio del
Renacimiento. Aparece en Europa un protocolo rudimentario o primitivo, excepto al
este, en el Imperio bizantino heredero del romano.
b) Período de iniciación de un “protocolo europeo”: Siglos XV al XVII; desde el
Renacimiento hasta el Barroco. Gracias a la mejora en las comunicaciones terrestres y
marítimas, el crecimiento económico y demográfico, la intensificación del comercio,
las nuevas ideas, etc. se inicia en Europa una paulatina y creciente aproximación
esencial del protocolo.
c) Período de formación y perfeccionamiento del “protocolo europeo”: en los siglos XVIII,
XIX y principios del XX, se llega en Europa a una unificación del protocolo en sus áreas
básicas. Por ejemplo, el primer Congreso de Viena (guerras napoleónicas) puso los
cimientos de un único protocolo social y diplomático.
d) Expansión mundial del “protocolo europeo”, inspirador del “protocolo internacional”:
si sitúa entre la segunda mitad del siglo XIX a la primera década del XX, tiene lugar la
expansión de Europa. Adopción de las fórmulas protocolarias europeas convirtiéndose
en un protocolo básico, único y universal.
e) Salto del protocolo, del área oficial o de estado al área o sector privado. Nacimiento
del “protocolo empresarial”: en el último tercio del siglo XX, con la
internacionalización, globalización de la economía aparecen las multinacionales. Las
empresas se encuentran con problemas para sus unidades de relaciones públicas.
 Nace el protocolo empresarial que también adoptan entidades no empresariales
(fundaciones, ONG´s, etc.).

3.3. Las presidencias. Definición y tipo.

En los actos protocolarios normalmente hay una presidencia que normalmente recae en la
figura del anfitrión. A los lados de la presidencia se sitúan el resto de invitados según el orden
de precedencias. Normalmente, la presidencia queda claramente distinguida en un escenario o
un salón a través de algún elemento que permita esa diferenciación, aunque también puede
estar integrada junto con el resto de invitados.

La derecha es considerada el lugar de máxima relevancia y esta será la diestra del anfitrión. La
orientación de la derecha se hace en base a quien la preside y que tendrá que ser visto desde
el súper lugar. Los tipos de presidencias más comunes son la presidencia de pie o la
presidencia de mesa.

En la presidencia de pie según el sistema lineal, partiendo de quien preside, se van situando los
invitados en fila india por orden de precedencia. Este tipo de presidencia es común en líneas
de saludo, recepciones, recibimientos y despedidas. En general, el saludo tendrá lugar en la
zona más próxima a la puerta de acceso donde se celebra el acto.

Figura 3. Presidencia de pie lineal (Fuente: elaboración propia).

La presidencia de pie según el sistema de alternancia es la más utilizada para fotos. En este
caso, la persona que preside se sitúa en el centro, mientras que el resto de invitados se van
situando correlativamente por orden de precedencia de derecha a izquierda.
 Figura 4. Presidencia de pie alterna (Fuente: elaboración propia).

La presidencia sentada se utiliza en actos académicos, banquetes y reuniones. En este caso, se

utiliza el sistema de alternancia siendo los puestos centrales los más importantes. Los invitados
se van colocando de derecha a izquierda a partir del centro. Cuando la presidencia es impar la
persona más importante se sitúa en el centro y a partir de él/ella se va colocando de derecha a
izquierda al resto de invitados. Si la presidencia la va a ocupar un número par los dos puestos
centrales son los importantes. El primero es el de la izquierda, mirando de frente, el segundo
puesto, el que está situado a la izquierda del primero, y el tercero, el de su derecha.

Figura 5. Presidencia sentada (Fuente: elaboración propia).

 Figura 6. Presidencia sentada impar (Fuente: elaboración propia).

Figura 7. Presidencia sentada par (Fuente: elaboración propia).

Por último, cabe mencionar el protocolo de acceso y salida de la presidencia sentada. En este
caso, los miembros que ocupan asiento en la presidencia son los últimos en acceder al salón
donde tendrá lugar el acto. Una vez que todos los invitados han ocupado sus respectivos lugares,
los responsables de protocolo conducirán a los miembros de la presidencia hasta la mesa, de tal
forma que entren en primer lugar los de menor rango y en último lugar el anfitrión y su invitado
de honor. Las personas que están en la presidencia, se situarán de pie y no tomarán asiento hasta
que lo haga la persona que preside. Una vez concluido el acto, la salida será a la inversa: primero
el anfitrión y su invitado de honor, a continuación el resto de la mesa de mayor a menor rango y,
finalmente, el resto de invitados.

3.4. Las precedencias

La precedencia establece el lugar que personas, instituciones y corporaciones deben ocupar en

relación a todas las personas que participan en un acto determinado. El orden de precedencias
que se aplica en los actos oficiales a las autoridades públicas (locales, autonómicas y
nacionales) está determinado en el artículo 10 del Real Decreto 2099/1983. Será necesario que
tengamos en cuenta la naturaleza y la finalidad del acto, la antigüedad de las entidades, el
número de habitantes de un municipio o ciudad y otros criterios objetivos para determinar el
orden de prelación de los concurrentes en un acto.

Para dar la oportunidad de tomar decisiones en consenso, es conveniente que la institución

organizadora que convoca informe a otras instituciones sobre cualquier ordenación que se
establezca a lo largo del acto. Si no se llegara a un consenso entre las instituciones
representadas en un acto, el responsable de protocolo puede orientar qué solución adoptar.

3.5. Las banderas

La bandera es un trozo de tela, mate, ordinariamente rectangular, fijado por un lado a un palo
o asta y que sirve como símbolo o insignia de una nación, de un estado, de una ciudad, de una
dinastía, de una autoridad, de un partido, de una asociación, etc. o como signo para identificar
situaciones jurídicas, militares, técnicas, etc. La bandera oficial española no tiene escudo. El
escudo únicamente se utilizará cuando represente a instituciones oficiales o en actos en los
que asistan representantes de estas instituciones oficiales e irá situado a la izquierda.

Existen dos clases de banderas con diferentes dimensiones: de exterior, que pueden ser de
balcón (4 m) o mástil vertical (8 m); y de interior (2,5 m).

En cuanto a la colocación de banderas puede ser de número impar o de número par. Veamos
los siguientes ejemplos:
Figura 8. Colocación de banderas número impar (Fuente: elaboración propia).
 Figura 9. Colocación de banderas número par (Fuente: elaboración propia).

Para la colocación de las banderas en España en los actos más frecuentes cabe tener en cuenta
el orden siguiente:
España (1), comunidad (2)
España (1), comunidad (2), municipio (3)
España (1), comunidad (2), municipio (3), Comunidad Europea (4)
España (1), país visitante (2), comunidad (3), municipio (4)

El uso de la bandera de Europa no está legislado, pero que la Unión Europea da libertad de uso
a los países miembros. En España esta enseña ocupará el último lugar de las banderas
institucionales, aunque siempre hay lugar para las excepciones.

Cabe añadir dos cuestiones más; la primera, el artículo octavo de la ley 39/1981 “prohíbe la
utilización en la bandera de España de cualesquiera símbolos o siglas de partidos políticos,
sindicatos, asociaciones o entidades privadas”. Y segundo, “las banderas de organismos
privados no deben compartir orden de prelación con las banderas institucionales; por tanto,
deben ondear al otro lado de la presidencia” ocupando siempre el lado izquierdo del
escenario.

Respecto a la ordenación de banderas en el ámbito internacional la bandera del país anfitrión

siempre ostenta la presidencia y a partir de allí se ordenan las demás por orden alfabético en
el idioma del país anfitrión (criterio olímpico) o en inglés (criterio ONU). Por otro lado, en un
acto organizado en y por la Unión Europea se colocan las banderas de los países miembros de
acuerdo al orden alfabético de cada país en su propio idioma. El orden alfabético se inicia por
el país que preside en ese semestre la comunidad. La bandera de la UE tendrá la primera
posición y también se colocará al final.

3.6. Himnos

Los himnos son la representación musical como símbolo de identidad de un país. El himno en
los actos oficiales hay que escucharlo de pie y con una posición firme como muestra de
respeto, además se debe mantener la cabeza descubierta. Según el Real Decreto 1560/1997,
de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional, existen dos versiones del himno.

La primera versión es la íntegra o completa que tiene una duración de 52 segundos y tendrá
lugar en “a) En los actos de homenaje a la Bandera de España. b) En los actos oficiales a los que
asista Su Majestad el Rey o Su Majestad la Reina. c) En los actos oficiales a los que asista la
Reina consorte o el consorte de la Reina. d) En los demás actos previstos en el Reglamento de
Honores Militares”.

La versión breve tiene una duración de 27 segundos y se interpretará en “a) En los actos
oficiales a los que asistan Su Alteza Real el Príncipe de Asturias, Su Alteza Real la Princesa de
Asturias o Sus Altezas Reales los Infantes de España. b) En los actos oficiales a los que asista el
Presidente del Gobierno. c) En los actos deportivos o de cualquier otra naturaleza en los que
haya una representación oficial de España. d) En los demás casos previstos en el Reglamento
de Honores Militares.”.

En cuanto a las normas de precedencias de himnos, el Real Decreto 1560/1997 establece que
en los actos oficiales celebrados en las Comunidades Autónomas, si los himnos tienen que
sonar al inicio del acto primero sonará el himno nacional. No obstante, si los himnos tienen
que sonar al finalizar el acto, el himno nacional sonará el último.
La normativa también indica que en los actos internacionales celebrados en España, se
interpretarán primero los himnos extranjeros y finalmente el himno nacional español. En las
despedidas el orden será al revés, primero el himno español, después el himno o himnos
extranjeros

3.7. Los tratamientos protocolarios

Los tratamientos son títulos de cortesía que damos a una persona por su dignidad, autoridad,
cargo o categoría social. En el lenguaje administrativo, los tratamientos se han mantenido
muchas veces de una manera abusiva y más por inercia que por necesidad.
Las características del lenguaje administrativo moderno son la concisión, la claridad y el tono
democrático; esto hace que todas las administraciones actuales tiendan a suprimir los
tratamientos de la documentación administrativa cotidiana y los reserven para los documentos
solemnes o de tipo protocolario (p. e. en la invitación y el saluda que describiremos en
capítulos posteriores).
Generalmente, en los documentos escritos, los tratamientos protocolarios se pueden
mantener en los datos del destinatario, pero hay que suprimirlos sistemáticamente dentro del
texto. A pesar de que hay quien considera que sería más natural colocar el tratamiento con el
cargo y no con el nombre de la persona, se debe escribir de la forma siguiente: tratamiento +
nombre y apellido/s + cargo.

En protocolo existen varios tipos de tratamientos. En primer lugar, el asignado a los miembros
de la Casa Real, a quienes nos referiremos como Su Majestad, Vuestra Majestad (S.M.
[Link].): Rey Felipe VI y Reina Consorte Doña Letizia, Don Juan Carlos I y Doña Sofia. En
segundo lugar, la Princesa de Asturias y la Infanta reciben el tratamiento de Su Alteza o Alteza
Real (S.A.R).

A continuación se exponen el resto de tratamientos referidos a las autoridades y

personalidades de acuerdo a su cargo o posición: Excelencia, Excelentísimo Señor, Ilustrísimo
Señor, Señoría y Molt Honorable Senyor.

A) Excelencia. Sus excelencias: Es el más importante de los tratamientos civiles y militares. Se

asigna este tratamiento a Jefe de Estados (no coronados) y sus cónyuges, sin perjuicio del
tratamiento específico que les pueda corresponder, Grandes de España y Duques, cónyuges e
hijos de los Infantes de España (salvo que su S.M. el Rey les otorgue otro) y Jefe de la Casa de
S.M el Rey.
b) Excelentísimo Señor/Señora (Excmo. Sr. /Excma. Sra.):
- PODER EJECUTIVO: Presidente del Gobierno, Vicepresidentes del Gobierno,
Ministros, Secretarios de Estado, Subsecretarios, Director General de la
Guardia Civil, Directores Generales del Ministerio de Defensa, Delegados del
Gobierno en las Comunidades Autónomas, Subdelegados del Gobierno en las
[Link].
- PODER LEGISLATIVO: Presidente del Congreso de los Diputados, Presidente del
Senado, Vicepresidentes de las mesas del Congreso y del Senado, Diputados y
Senadores.
- TRIBUNAL CONSTITUCIONAL: Presidente, vicepresidentes y vocales.
- PODER JUDICIAL: Presidente, vicepresidente y vocales del Consejo General del
Poder Judicial, Presidente del Tribunal Supremo, Presidentes de sala del
Tribunal Supremo, Fiscal y magistrados del tribunal Supremo, Fiscal General
del Estado.
- CONSEJO DE ESTADO: Presidente y los consejeros de Estado.
- TRIBUNAL DE CUENTAS: el presidente y los consejeros.
- COMUNIDADES AUTÓNOMAS: Presidentes de los Consejos de Gobierno,
Presidentes y Vicepresidentes de las Asambleas Legislativas, Presidentes de los
Tribunales Superiores de Justicia.
- OTRAS AUTORIDADES: ex-presidentes, ex-vicepresidentes, ex-ministros del
gobierno, presidentes y académicos de las Reales Academias centrales del
Estado, Vicerrectores de universidades, alcaldes de Madrid y Barcelona o
Grandes de España.
- MAGNÍFICO Y EXCELENTÍSIMO SEÑOR/A: Rectores de las Universidades
Españolas.

c) Ilustrísimo Señor/Señora (Ilmo. Sr. /Ilma. Sra.): Es el segundo de los tratamientos civiles que
corresponde a los funcionarios de primeras categorías.
- AUTORIDADES: Jefe de Protocolo de Estado, Consejeros de Gobierno de las
[Link], Presidentes de las Diputaciones Provinciales y Cabildos Insulares,
Decanos y vicedecanos de las facultades universitarias, Comisarios generales
de la Policía, magistrados, alcaldes de capital de provincia o ciudades mayores
de 100.000 habitantes, alcaldes de la Comunidad Autónoma de Cataluña.
- PERSONALIDADES: Los títulos de Marqués, Conde, Vizconde y Barón que no
posean Grandeza de España, caballeros o damas de las Órdenes españolas.
d) Señoría (V.S.): Es el tratamiento que actualmente se utiliza al dirigirse a los miembros del
congreso de Diputados, el poder judicial y a los Alcaldes de Municipios que no sean capital de
provincia.

e) Molt Honorable Senyor/Senyora (M.H Sr/Sra): Presidentes de los Consejos de Gobierno, de

Cataluña, Baleares y Valencia (sus cónyuges tienen el Excmo. Sr. / Excma. Sra.), Presidente,
Vicepresidentes y miembros de las Mesas de las Asambleas Parlamentarias, los presidentes de
las Cámaras Legislativas de Cataluña, Baleares y Valencia y Ex-presidentes.

Aunque alguien no tenga derecho a un tratamiento especial como le ocurre a la mayoría de las
personas, no debe ser tratada de tú por un desconocido. Debe ser norma que dos personas no
se tuteen hasta que la de mayor categoría o más edad empieza a tutear a la otra o lo solicita.
En cuanto al tratamiento de Don se antepone siempre al nombre de pila y se dará a las
personas con cierto relieve social o posición económica.

3.8 Los parlamentos

El orden de los parlamentos es el habitual de cualquier acto protocolario. Veamos a

continuación el orden a seguir según el tipo de presidencia en un acto oficial.
En el primer caso, si el anfitrión preside el acto debería abrir el discurso con una bienvenida. A
continuación, debería presentar y dar la palabra a las personas que van a intervenir en ese
parlamento. Una vez han intervenido todos los participantes, el anfitrión o presidente cerrará
el acto con un discurso de clausura.
En el caso que el anfitrión ceda la presidencia el orden varía. Así pues, el anfitrión ofrecería en
primer lugar un discurso de bienvenida para abrir o inaugurar el acto cediendo, a continuación,
la palabra al resto de intervinientes. Finalmente, será la persona a quien se le haya cedido la
presidencia quien hable en último lugar y ofrezca el discurso de clausura del acto.

3.9 Los honores

El honor es la distinción con que se trata a alguien. Hacer los honores es dar prueba, con los
actos y el comportamiento, de la estima en que se tiene a algo. La mayor parte de instituciones
españolas tienen un reglamento sobre los honores y distinciones que tiene una institución, ya
sea en el ámbito nacional, autonómico o local, y que determina el procedimiento mediante el
cual se pueden premiar méritos (por ejemplo a la excelencia en un ámbito destacado), trabajos
relevantes o aportaciones de un determinado colectivo u organismo. Los honores o
distinciones únicamente tendrán carácter honorífico, es decir, no se vincula la posesión de
ningún derecho administrativo o económico derivado de las mismas.

3.10. Las normativas y tradiciones a las entidades locales

Las corporaciones locales son las encargadas de organizar muchos de los actos oficiales, no
sólo propios, sino también de otras instituciones como entidades culturales o deportivas a las
que ofrecen servicio y colaboración. Para organizar un acto se sigue unas normativas ya
establecidas que se escriben y se aprueban por pleno municipal. Se denomina Reglamento de
protocolo, ceremonial, honores y distinciones.

El artículo 86.1 del Estatuto de Cataluña de 2006, "El municipio es el ente local básico de la
organización territorial de Cataluña y el medio esencial de participación de la comunidad local
en los asuntos públicos".

El ayuntamiento es la institución que la ciudadanía tenemos más cerca y, en consecuencia, es

el referente obligado a la hora de gestionar nuestros recursos, de administrar nuestras
expectativas y de velar por nuestros intereses. El término ayuntamiento ya nos indica la unión
existente, la representación de todos y la implicación necesaria del conjunto de la ciudadanía
para alcanzar las metas que la mayoría reivindica y que se evidencian en el otorgamiento de
confianza a través de las urnas en las elecciones municipales.

La gestión municipal corresponde al consistorio del municipio, pero, sin embargo, esta es una
tarea a la que están llamados todos los ciudadanos desde su propia responsabilidad y desde el
ámbito que le es propio para cada municipio se convierta verdaderamente en la familia de
familias y su ayuntamiento, en la casa común de todos los ciudadanos.

Cada ayuntamiento tiene necesidad de velar por los símbolos que le son propios, de hacer
público reconocimiento de aquellos méritos que suponen un bien para la colectividad local, de
ordenar sus actos, de recoger su tradición y de promover el reglamento preceptivo que recoja
estos elementos, su creación, su regulación y el ceremonial propio y específico de la entidad
local sin olvidar las tradiciones y costumbres de la ciudad o pueblo.

Este reglamento debe constar:

1 - Los símbolos del municipio

Los títulos del municipio. El escudo, la bandera y el emblema que hayan oficializado y que
prevé el artículo 18.1 del Decreto 139/2007, de 26 de junio, por el que se regulan la
denominación, los símbolos y el registro de entes locales de Cataluña.

2 - El ceremonial municipal: Los atributos de la Corporación Municipal

Se deben especificar cuáles son los símbolos propios y específicos que usan, y cuando los usan,
el alcalde / sa, los / las tenientes de alcalde y el resto de concejalas y de concejales de la
Corporación Municipal: bastón de mando, venera o medalla corporativa, banda, fajín, collar,
insignia o aguja.

3 - Los actos municipales, su clasificación, su presidencia y la prelación de los ediles

La clasificación de cuáles son los actos municipales, su presidencia, su convocatoria y cuando

tienen que asistir los miembros del Consistorio, como Corporación Municipal llena, en los
eventos protocolarios municipales, además, de las sesiones ordinarias y extraordinarias
propias del Ayuntamiento.

4- La cesión constitutiva de la Corporación Municipal

La explicación y el proceso a seguir en la ceremonia constitutiva del Ayuntamiento en cada

mandato municipal y que se fundamenta en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre,
por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las
entidades locales.

5- El luto oficial

Cuando el Ayuntamiento expresa y manifiesta el sentimiento de la comunidad que aglutina y lo

hace de forma externa, pública y visible. Por expresará este sentimiento de dolor queda
mostrado con las banderas cuando son izadas a media asta, a veces con crespones o cintas
negras colgadas en el centro de la bandera.

6- Las exequias municipales

¿Qué significación tiene cuando se habla de exequias? Las exequias en este caso municipales
son los honores que el Ayuntamiento rinde a sus hijos / as más nobles, aquellos / as que han
hecho una aportación excepcional, única e irrepetible a la colectividad en la vertiente que les
es propia y que pueden o no haber sido distinguidos / as con las máximas distinciones que
otorga el Consistorio.
7- Las bodas civiles en el Ayuntamiento

La boda civil es el acto con que culmina el expediente iniciado en el Registro Civil para dar
concreción al matrimonio, y en el que los contrayentes han de otorgar el oportuno
consentimiento ante el oficiante y los testigos para que su matrimonio tenga plenos efectos
jurídicos.

8- La ceremonia civil de imposición de nombre

Hay municipios que lo celebran y otros no. La ceremonia civil de imposición de nombre es un
acto de bienvenida al recién nacido y de presentación a la sociedad que lo acogerá. Esta
costumbre proviene de la Revolución Francesa y el primer acto de esta naturaleza se llevó a
cabo en Estrasburgo en 1790 y quedó definitivamente instituidos por decreto el 26 de junio de
1792 como prueba de la separación de la Iglesia y del Estado. Se trata, pues, de un acto que no
está reglado y que no tiene reconocimiento oficial, salvo el hecho simbólico de acogida y de
presentación en el municipio donde el recién nacido ha nacido o vive.

9- Los hermanamientos

Los hermanamientos nacen entre municipios europeos para propiciar la comunicación, el

intercambio recíproco, el conocimiento mutuo, el logro de propósitos comunes y la
construcción de la paz, de la libertad y de la Europa. Para el hermanamiento entre dos
ciudades se busca una coincidencia, una similitud o una semejanza en población, en territorio,
en cultura, en historia, en un accidente geográfico, en el nombre, en tradiciones, en el
deporte, etc. que justifique esta vinculación, esta relación y estos lazos que se establecerán a
partir del hermanamiento.

10- La Diada Nacional de Cataluña

La Fiesta Nacional de Cataluña es el Once de Septiembre y es la conmemoración de la

resistencia que haga la ciudad de Barcelona en la Guerra de Sucesión ante las fuerzas
borbónicas del duque de Berwick en 1714. El Parlamento de Cataluña la instituyó como Fiesta
Nacional de Cataluña en 1980 y el artículo 8.1 del Estatuto de Autonomía de 2006.
BIBLIOGRAFÍA

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Vilarrubias, C. (1994). Tratado de protocolo del Estado e internacional. Nobel, Oviedo.

UNIDAD 4 PROTOCOLO SOCIAL

El protocolo está basado en la cortesía, esencia de la educación, que significa el respeto a las personas,
sea cual sea su condición tanto social como personal o lo que es lo mismo el respeto integral. Como su
objeto es el desarrollo integral de la persona, es evidente que estas interrelaciones han de estar
imbricadas y basadas en la convivencia.

Respecto a la organización y planificación de actos y eventos, se hace uso del protocolo como guía
para su realización, de forma que quede reflejado, a ser posible siempre en papel, todas las tareas que
se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo propuesto.

Con ello, la finalidad del protocolo consistirá en que las actividades en las que interviene o tiene
prioridad de normativa se hagan bien. Por tanto, se debe considerar como una herramienta para la
resolución de problemas. El objetivo final del protocolo será el “saber hacer”. Por tanto, si esto no
ocurre o no resulta positivo el protocolo carecerá de valor, será inexistente.

En consecuencia, el protocolo es un instrumento al servicio de la sociedad integrado por una serie de

normas de carácter formal, encaminadas a definir: la presidencia de un acto, la precedencia en el
mismo, los símbolos, las intervenciones y los comportamientos en los actos sociales con el fin de dar
una imagen fiel de lo que representan las autoridades y personalidades que lo protagonizan o asisten y
del mensaje que estas ceremonias pretenden transmitir.

El protocolo social se podría definir según José Antonio de Urbina (2001) como el “conjunto de
costumbres, usos y reglas que, a tenor de los cambios en la sociedad, regulan el comportamiento y las
relaciones humanas para mejorar la calidad y la eficacia de nuestra acción personal, y, en último lugar,
nuestra convivencia con lo demás”.

4.1. La etiqueta social

En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua (2020) encontramos que “la etiqueta se refiere a los
estilos, usos y costumbres que deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas o solemnes,
así como en las notificaciones externas de la vida social”.

La etiqueta es, por tanto, la fórmula que señala la indumentaria que se tiene que llevar en los
diferentes actos o celebraciones. De este modo, unifica la apariencia de los participantes a una
ceremonia adquiriendo un importante valor socializador. La elección de un vestuario u otro dotará a
un acto de la identidad que la organización desee transmitir y servirá para reforzar su imagen.
El respeto de la etiqueta es preciso para el correcto desarrollo de las ceremonias oficiales del Estado y
habrá que tener en cuenta ciertas normas a la hora de elegir la etiqueta que vendrán determinadas
por la hora del día o por la solemnidad del acto. Cabe recordar que no existe un modelo único de
etiqueta, es decir, cada convocatoria definirá la que considere apropiada y deberá indicarlo
claramente en la invitación. Tradicionalmente, el concepto de etiqueta sólo se podía aplicar
oficialmente a los hombres siendo ellos los que marcaban la pauta para las mujeres. Actualmente
estás exigencias están cambiando y tratan de adaptarse a los cambios sociales además de alejarse de
las desigualdades entre hombres y mujeres.

En protocolo existen tres tipos de trajes de etiqueta masculina: el chaqué, el esmoquin y el frac. En el
vestuario femenino no hay tantos patrones establecidos y la moda influye directamente sobre los
diseños. En este sentido encontramos cuatro tipos de vestuario: el vestido corto, el vestido de cóctel o
fiesta, el vestido largo y el esmoquin.

Figura 1. Equivalencias vestuario de etiqueta. Infografía con la equivalencia del vestuario de

etiqueta masculino y femenino (Fuente: [Link]).
4.1.1. La etiqueta en los actos de ceremonia celebrados durante el día

El chaqué es el traje de etiqueta masculina para los actos de ceremonia que se celebren de día (de la
mañana al atardecer). Esta prenda se compone principalmente por una chaqueta tipo levita, con
faldones separados en su parte trasera. Además, llevará una camisa blanca de puños dobles para
gemelos, corbata gris de seda con nudo tipo windson (puede ir con alfiler de cabeza de perla), chaleco
gris y pantalón gris o negro con finas rayas verticales. Los complementos que acompañan al chaqué
son calcetines negros de seda y zapatos negros de cordones (piel mate). Opcionalmente se podrá
llevar sombrero de copa (chistera) en gris o negro y guantes de vestir grises de ante u otro tipo de piel.

Figura 2. Vestir de chaqué. Pedro Sánchez -presidente del Gobierno español- y otros invitados
a la Pascua Militar (Fuente: Casa de S.M. el Rey en [Link]).

El vestuario femenino en los actos de ceremonia celebrados durante el día será el vestido
corto. Este tipo de prenda podrá ir acompañada de un abrigo o chaqueta si es en el exterior.
También se podrá utilizar este vestuario en actos informales y oficiales, llevando vestido, falda
o, incluso, pantalón. Es aconsejable en todos los casos que los colores del vestuario elegido
sean neutros.

En cuanto al tipo de complementos para el vestuario femenino existen algunas

consideraciones muy marcadas, eso sí, por la influencia de la moda. No obstante, se
recomiendan zapatos durante el día con poco tacón y por la noche de tacón alto de aguja. Los
bolsos deberán ser pequeños o medianos de estilo sobre para la noche, nunca bolsos grandes.
Si se opta por llevar guantes deberán ser cortos durante el día a conjunto con el traje, por la
noche con traje largo preferiblemente guantes largos tipo “Gilda”. El sombrero se podrá
utilizar con todos los trajes menos con el traje largo de gala. Y, finalmente, el maquillaje
durante el día debe ser suave y discreto, mientras que por la noche se recomienda un
maquillaje de fiesta y con un aire glamuroso.

Figura 3. Felipe VI con Chaqué y Letizia Ortiz con traje corto (Fuente: [Link]).

4.1.2. La etiqueta en los actos de fiesta o cóctel celebrados entre la tarde y la noche

El esmoquin es el traje de etiqueta masculina de fiesta para los actos que se celebren después del
atardecer y por la noche. En este caso no se trata de una prenda de ceremonia. Una de las principales
piezas del esmoquin es la chaqueta con las solapas en seda o raso. El color de esta pieza podrá ser
negro o blanco según la época del año. La chaqueta puede ser de botonadura doble o simple, aunque
siempre irá abrochada con un único botón. Cuando se escoge chaqueta simple, ha de acompañarse
con fajín o chaleco para que no se vea la cinturilla del pantalón. El pantalón siempre será negro con
una cinta de raso en el lateral. En este tipo de vestuario no se lleva cinturón, se opta por tirantes
blancos o negros. La camisa será blanca, con cuello bajo tipo wing (tira más almidonada donde apenas
se da la vuelta a dos pequeños picos que quedan un poco disparados) y puño doble para gemelos. Los
complementos que acompañan al esmoquin son: pajarita negra de seda, fajín a juego con la pajarita
para chaquetas no cruzadas, calcetines negros de seda o hilo, zapatos negros de charol y cordones y,
opcionalmente, guantes blancos.

Figura 4. Tipos de pajaritas. Infografía. Tipos de pajaritas más utilizados en el mundo

[Link] (Fuente: [Link]).

El vestido de cóctel o fiesta es el vestuario femenino para aquellos actos que tengan lugar por la
noche, tanto en el interior como al aire libre. Los vestidos podrán ser cortos o de largo medio y de
colores vivos u oscuros.
 Figura 5. Felipe VI viste esmoquin y Letizia Ortiz traje largo (Fuente: [Link]).

4.1.3. La etiqueta en los actos académicos o reales celebrados por la noche

El frac es el traje de etiqueta masculina de gran gala y máxima etiqueta. Únicamente se hará uso de
este vestuario en actos académicos o reales celebrados por la noche y en lugares cerrados. Esta
prenda se compone principalmente por una chaqueta negra cuya longitud será: por delante hasta la
cintura y por detrás dos faldones caídos separados. Las solapas de la chaqueta deberán ser de seda
mate. Las piezas que componen el frac son las siguientes: camisa blanca de pechera dura o almidonada
con cuello subido para pajarita y puños dobles para gemelos, chaleco ajustado cruzado o de una fila,
pajarita blanca y pantalones negros con cinta lateral de seda o raso. Como complementos, en el frac se
deberían llevar calcetines negros de seda o hilo, zapatos negros de charol con cordones, sombrero de
copa negro, guantes blancos o gris claro y bufanda blanca de seda.
Figura 6. El frac, vestuario etiqueta. El rey Felipe VI y el Presidente Reuven Rivlin en el Salón del
Trono del Palacio Real de Madrid (Fuente: Casa de S.M. el Rey en [Link]).

En el caso de Su Majestad el Rey Felipe VI como Jefe de Estado y de las Fuerzas Armadas, deberá hacer
uso del uniforme de gala como prenda de máxima etiqueta o del frac con las diferentes
condecoraciones, según los requerimientos del acto.

Figura 7. El rey Felipe VI viste el uniforme de gran etiqueta del Ejército de Tierra (Fuente:
[Link]).
El traje largo o traje de noche es la prenda de gala por excelencia para la mujer, la máxima etiqueta
femenina. Esta prenda se vestirá por la noche, sólo en sitios cerrados y podrá ser de colores vivos o de
color negro. Suele ser un vestido largo, hasta los pies, confeccionado en tela de gran calidad.

El esmoquin femenino también se considera prenda de máxima etiqueta para la mujer y está
totalmente aceptado. Debe su honor a la casa de moda Yves Saint Laurent quien en 1966 introdujo el
pantalón como prenda de alta etiqueta para la mujer.

Figura 8. Letizia Ortiz durante la cena de gala en honor al Presidente de China (Fuente: Gtre en
[Link]).
Figura 9. Esmoquin femenino diseño de Pierre Bergué para Yves Saint Laurent en 1966 (Fuente:
The Telegraph).

4.1.4. Fórmulas de indicación de la etiqueta

Como se ha indicado al inicio de este apartado, es importante que la petición de etiqueta quede
reflejada en la invitación. Para ello, en protocolo existen varias fórmulas para indicar la etiqueta de un
acto: (1) “Etiqueta” o “Rigurosa etiqueta” se trata de una etiqueta obligatoria; (2) “Se ruega etiqueta”
o “Etiqueta suplicada” se trata de una etiqueta aconsejada, si no se desea llevar chaqué o esmoquin el
hombre puede ir con un traje oscuro; (3) “Etiqueta blanca” o “White tie” es la máxima etiqueta
masculina en este caso se tiene que vestir con Frac; y, (4) “Etiqueta corbata negra” o “Black tie” indica
la obligación de vestir con esmoquin.

4.2. Los saludos

La importancia del saludo es evidente por su primer contacto físico con otra persona, es la puerta de
entrada a la conversación. El saludo no está reglamentado por ninguna ley, por lo que debemos utilizar
el que marca la tradición. Siempre hay que esperar a que la persona de mayor rango extienda la mano
para saludar.

En general, la costumbre más extendida es el apretón de manos, el más utilizado socialmente, y los
besos en las mejillas. La mujer es quien decide ser besada haciendo el gesto de dar la mano de
avanzada o no. En cambio cuando se trata de una persona de edad o cuando se saluda a un superior lo
deciden ellos.
Respecto el número de besos en la mejilla varía dependiendo del país. En España dos, en Argentina y
Uruguay uno, en Francia tres, en Rusia los señores se besan en los labios. También es frecuente en
Estados Unidos que entre familiares o amigos de confianza se hagan también besos en los labios.

Actualmente, el besamanos está en desuso, pero también es una manera cortés de saludar del hombre
a una mujer y se practica con señoras de posición elevada o dignas de un respeto especial, va
acompañado de una pequeña inclinación de cabeza. Se utiliza en lugares cerrados y recepciones más o
menos formales.

El besamanos también se utiliza, aunque no es obligatorio, cuando una persona, sea hombre o mujer,
se dirige a dignatarios de la iglesia: obispos, cardenales, pontífice, etc. En estos casos no se trata de
besar a la mano sino mostrar la intención de dar un beso al anillo que los altos dignatarios de la iglesia
llevan puesto en el dedo de la mano derecha.

La reverencia está en desuso, ha ido desapareciendo aunque en algunos casos el protocolo la exige.
Por ejemplo cuando se trata de la familia real española los hombres harán una pequeña inclinación de
cabeza como signo de respeto, mientras que las mujeres además de la inclinación, suelen hacer una
genuflexión con la pierna izquierda, poniendo la pierna derecha ligeramente hacia atrás, y mirando a
los ojos.

4.3. Las invitaciones: cómo se elaboran y los diferentes tipos de invitaciones

La comunicación escrita es esencial para la transmisión de información importante o compleja que no

se puede transmitir fácilmente oralmente, permite al receptor asimilarla del modo y al ritmo que lo
desee. Al no haber ocasión de retroalimentación inmediata, ni tampoco posibilidad de contar con la
comunicación no verbal, el emisor ha de prestar especial atención al redactar el mensaje, para que el
receptor lo comprenda con el sentido que quiere darle el emisor. Toda comunicación escrita debe
clara, precisa, sencilla y concisa.

Tanto las instituciones públicas como las privadas tienen manuales de estilo donde se detallan las
normas a seguir para la confección y redacción de diferentes tipos de escritos y documentos. Estos
manuales además de ser una herramienta útil para la comunicación escrita, ayudan a unificar y
reforzar la imagen de la institución. Los manuales de estilo, tal y como veremos en la Unidad 5,
incluyen información y normas sobre: estructuración y diseño de documentos (aspectos de
configuración), recomendaciones básicas para la exposición y redacción de los textos, tipos de
documentos, abreviaturas, siglas, expresiones y fórmulas de tratamiento.
4.3.1. La invitación

La invitación es una comunicación escrita formal. Para actos oficiales a las autoridades de más cargo se
les suele invitar por medio de carta. Para los actos privados el diseño de la invitación puede ser
tradicional como un tarjetón o algo más creativo que llame la atención.

Para elaborar y diseñar las invitaciones tendremos en cuenta las cuestiones siguientes: ¿quién invita?,
¿a quién se invita?, ¿dónde se invita?, ¿a qué hora y lugar se invita?, y ¿en ocasión de que se invita?. La
invitación además deberá incluir la etiqueta, un mapa del sitio, si hay o no invitado de honor, fórmula
de confirmación de asistencia, patrocinadores o colaboradores y el escudo, anagrama o logo de quién
invita. Las invitaciones se suelen enviar entre quince días, tres semanas o un mes de antelación para
que el invitado tenga tiempo de contestar y en caso de negativa se pueda invitar a otra persona.

Los elementos que debe incluir una invitación son los siguientes:

- Quién invita con logo de la institución o empresa.

- Destinatario.

- Motivo de la invitación.

- Quién preside el evento.

- Tipo de acto, hora, fecha, lugar y duración del acto.

- En invitaciones formales la etiqueta.

- Datos de contacto para confirmar asistencia.

- Colaboradores o patrocinadores.

- Fecha en que se hace la invitación. La localidad y la fecha se separan con un coma. No se concreta el
día, el año se escribe con cifras, el mes con letras y no lleva punto y final: Barcelona, 10 de enero de
2019

- Notas de protocolo o notas de interés adjuntas: programa del evento, planos, condición de
accesibilidad al evento, etc.

En cuanto al modelo de las invitaciones encontramos dos formas. En primer lugar, el modelo de
invitación genérico o estándar. Este tipo de documentos es el más utilizado en los actos o eventos de
carácter general.
 Figura 10. Invitación Casa Real. Modelo invitación Casa Real a cóctel y almuerzo.
(Fuente: [Link]).

En segundo lugar, encontramos el modelo de invitación nominativo en los que es una persona la que
invita. Se trata de un tipo de escrito más informal y no necesita de tantas formalidades.

Figura 11. Modelo de invitación nominativa.

(Fuente: [Link]).
Hay que tener en cuenta que la hora de elaborar una invitación se debe tener el mismo tratamiento
para el emisor y para el receptor a lo largo de toda la invitación. Hay que ser coherente en el uso del
género, la persona y el número. Las invitaciones nunca llevan ni saludo, ni despedida, ni tampoco
firma.

4.3.2. El Saluda

El saluda es un documento protocolario de estilo formal que se utiliza para comunicaciones

interpersonales breves como notas de agradecimiento, invitaciones, felicitaciones, etc. Se utiliza papel
de tamaño cuartilla, de muy buena calidad y de color blanco, marfil o gris pálido. Generalmente se
redacta en tercera persona y no figura la dirección del destinatario. La estructura a seguir a la hora de
realizar el Saluda sería la siguiente:

- En el encabezamiento consta el cargo de la persona que lo remite.

- A continuación figura la palabra SALUDA, centrada y destacada utilizando un tipo de letra mayor que
el usado para el resto del texto y en muchos casos, de distinto tipo.

- Cuerpo del documento: Nombre de la persona a la que se dirige, centrado y diferenciado.

- A continuación, se expone el objeto de la comunicación.

- El cierre se compone con el nombre y apellidos del remitente y una frase cortés, del tipo "Aprovecha
esta oportunidad para ofrecerle su consideración más distinguida", adecuada al motivo de la
comunicación.

- Finalmente, la localidad y fecha. La localidad se separa de la fecha por una coma, el mes se escribe
en letras y el día del mes y año con cifras, no llevará punto al final.

- Pie: en el que se indicarán los teléfonos de confirmación asistencia y, en su caso, la etiqueta exigida.

Veamos a continuación una imagen que recoge este ejemplo.

 Figura 12. Modelo de Saluda tamaño carta. (Fuente: [Link]).

4.3.3. Correspondencia administrativa: carta, convocatoria y bando

Los destinatarios de una carta tanto pueden ser particulares como instituciones u organizaciones.
Normalmente estos destinatarios se identifican en el margen superior derecho de la carta, de forma
completa o reducida. Es necesario ajustar la fórmula de saludo al tono de la relación que se exprese en
el cuerpo de la carta. Las fórmulas más habituales son las siguientes:
- Distinguido señor / Distinguida señora. Para comunicaciones solemnes y de máxima consideración.

- Señor / Señora - Es la más general y a la vez es respetuosa y atenta.

- Estimado amigo / Estimada amiga. Es un saludo adecuado para situaciones de franqueza y

cordialidad.

En el cuerpo de la carta es importante definir desde el primer momento el tono de relación entre los
comunicantes. Este tono, que siempre debe moverse en un nivel de formalidad, puede ser solemne,
respetuoso o cordial.

Respecto a los tratamientos personales, hay que distinguir el emisor del receptor. Para el emisor
podemos elegir entre la primera persona del singular o del plural. Si el tono debe ser más directo y
personal, hay que escribir en primera persona del singular.

En cuanto al receptor, la forma preferente es el tratamiento de vos, que presenta muchas ventajas. El
tratamiento de “tu” sólo es adecuado en casos de gran amistad y confianza mutua.

La despedida, como la fórmula de saludo, también presenta una serie de variantes. Es necesario que
haya, sin embargo, una correlación entre la fórmula de saludo y la de despedida, que a su vez deben
ser adecuadas al tono general del documento. Entre las posibles fórmulas de despedida, detallamos las
siguientes, ordenadas de la máxima cortesía a la mínima:

- Os saludo /en con respeto

- Aprovecho / me esta ocasión para saludarle muy atentamente

- Atentamente

- Cordialmente

- Un saludo cordial

- Atentamente

La convocatoria es el documento que sirve para pedir la presencia de alguna persona en algún lugar y
en una fecha y hora concreta para que participe en una reunión. Tiene una estructura fija:

- Núcleo del texto: nombre de la reunión, en su caso, se escribe la identificación del órgano colegiado y
del carácter de la sesión (ordinario o extraordinario). Como información adicional, se pueden explicitar
la autoridad, la disposición o el acuerdo establecido la convocatoria: “Os convoco a la próxima sesión
de la Junta de Gobierno ...”, “Por indicación de la presidenta, os convoco a la sesión constitutiva de la
Comisión del ...”, “ Me complace convocarle a una reunión para tratar de ...”, etc.

- Debe incluir el día, hora y lugar de la reunión.

- También en una convocatoria debe incluirse el orden del día. Los puntos del orden del día se suelen
numerar.

- La firma del cargo (secretario o presidente si se trata de un órgano colegiado), precedido del artículo
correspondiente.

- La datación: la población y una fecha se separan con una coma. El día del año se escriben con cifras, y
el mes, con letras. No debe haber punto final: “Barcelona, 10 de enero de 2019”.

Finalmente, el bando es una disposición de carácter general en forma de orden que la autoridad
impone directamente a la población.

4.4. Las presidencias en las mesas. El sistema anglosajón y el sistema francés

La colocación del anfitrión en un acto o comida es clave para el ordenamiento protocolario. Si en una
comida o acto asiste una autoridad preferente, el anfitrión cederá la Presidencia, y pasará a ocupar el
lugar de la izquierda, como gesto de cesión a ofrecerle la derecha. Las presidencias en la mesa deben
estar situadas una frente a la otra y es el lugar donde se sientan los anfitriones. Existe por tanto, una
primera presidencia del anfitrión y señor de la casa o de la anfitriona o señora de la casa. Una de las
principales funciones del anfitrión, además de presidir la mesa, será saludar a los invitados a medida
que van llegando, darles atención a lo largo del acto o comida y despedir a cada uno cuando finalice la
comida o acto. Su función es que disfruten del convite y se sientan a gusto.

En relación a la la colocación de las presidencias distinguimos dos formas: el sistema francés y el

sistema inglés o anglosajón.

En el sistema francés las presidencias están en el centro de la mesa. Una de las ventajas de la
presidencia francesa es que favorece la conversación importante. Por su situación, una presidencia
enfrente de otra, y por su proximidad, permite una agrupación de los invitados de mayor categoría
ubicados sucesivamente a derecha e izquierda de las presidencias, formando así un tema de
conversación importante. De este modo, las personas relevantes están juntas y pueden hablar entre
ellas con la conjunción de los anfitriones. Por esta razón, este sistema es el más utilizado en general y
específicamente en nuestro país para comidas oficiales o de trabajo.
El inconveniente de este sistema perjudica la conversación a los extremos de la mesa. Al estar la
conversación importante en la zona central de la mesa, los invitados de menor categoría, situados en
los extremos, constituyen una especie de comparsa del centro y su conversación de carácter pasivo
muchas veces se limita a escuchar qué dicen los del centro. Otra desventaja derivada de este sistema
es que resalta mucho a los invitados de mayor a menor importancia.

Figura 13. Sistema de presidencia francesa. (Fuente: [Link]).

En el sistema inglés o anglosajón las presidencias se colocan en los extremos de la mesa. La primera
presidencia (anfitrión) debe mirar hacia la puerta de entrada de los invitados, y la segunda presidencia
mira a la puerta del servicio. Naturalmente, esto depende de la situación de estas puertas, pero la
definición es dada por el lugar de entrada de los invitados, el anfitrión ha de estar siempre de cara
nunca la espalda. Normalmente la puerta donde entra y sale el servicio está el lugar opuesto.

Este tipo de presidencia favorece una conversación más uniforme y general. Las presidencias están
situadas en cada extremo y a su alrededor los invitados principales se separan en dos polos diferentes
de conversación. Por este motivo, a los invitados de menor categoría, situados en el centro de la mesa,
les resulta más fácil incorporarse a la conversación importante. Este tipo de sistema disimula las
categorías. Los invitados de menor categoría, al estar en el centro de la mesa, rodeados por los
invitados de mayor relevancia, ven difuminada su situación secundaria.

Contrariamente esta disposición tiene un inconveniente. Las presidencias quedan muy separadas a lo
largo de la mesa, los invitados relevantes quedan partidos en dos grupos opuestos, separados entre sí
por el grupo de invitados de menor nivel, por lo tanto, su conversación, unitaria y conjunta no es
posible. Además el anfitrión no puede hablar con su principal invitado porque está situado demasiado
lejos. Es decir, el sistema anglosajón de presidencias perjudica la necesaria unidad de la conversación
importante.

Figura 14. Sistema de presidencia inglesa. (Fuente: [Link]).

4.5. Colocación de los comensales: sistema cartesiano y sistema del reloj

Una vez situadas las presidencias debemos empezar a ordenar a los invitados. Para ello contamos con
dos sistemas: del reloj y cartesiano.

En el primero, como indica su nombre, la colocación sigue el movimiento de las agujas del reloj. Así,
una vez colocada la primera y la segunda presidencia el movimiento de colocación será de derecha a
izquierda empezando por el primer anfitrión. Según este sistema, los comensales se van colocando
correlativamente, por su orden de precedencia. Primero a derecha e izquierda de la primera
presidencia, continuando después con la derecha e izquierda de la segunda presidencia, siguiendo el
sentido de las agujas del reloj.

Figura 15. Sistema del reloj. (Fuente: [Link]).

El segundo sistema es el cartesiano, también llamado en equis o aspas por la forma en que se realiza.
Para realizarlo correctamente, se colocan los comensales por orden de precedencia tomando como
inicio las presidencias y se van colocando en “equis”. Primero situaríamos a los comensales de la
derecha de cada una de las presidencias y después pasaríamos a los de la izquierda.
 Figura 16. Sistema cartesiano. (Fuente: [Link]).

4.6. La técnica del peinado

Una vez establecido el modelo de presidencia (inglés o francés), así como el sistema de ordenación de
invitados (reloj o cartesiano), el siguiente paso será colocar correctamente a nuestros invitados:
autoridades, cargos empresariales y personalidades.

Las personalidades son aquellos invitados que representan la vida social, económica, artística,
intelectual, mediática o cultural que se han convertido en líderes de opinión por sus propios méritos o
por su representatividad. La ordenación de las personalidades no está sujeta a ninguna norma escrita,
en este caso el anfitrión tiene la libertad de ubicarlas según sus propios criterios, pero es importante
que se intercalen con las autoridades.

Para llevar a cabo la técnica del peinado se creará una lista dividida en grupos, según el ámbito al que
pertenecen los asistentes. Con esa lista dividida en grupos de asistentes y ordenados, a su vez, según
las precedencias en cada ámbito, pasaríamos a elaborar la técnica de peinado. Respecto a la
ordenación de autoridades, cabe recordar el apartado 3.1 del texto clave de la Unidad 3 donde se
hacía mención a las normas jurídicas de protocolo establecidas en el Real Decreto 2099/1983. En el
texto se establecen las precedencias de las autoridades del Estado (del artículo 10 al artículo 13). En la
Unidad 5, dedicada al protocolo en la empresa, se estudiará la ordenación de los cargos empresariales.

El sistema del peinado ordena o “peina” de forma individual varias listas de invitados alternando un
representante por cada lista con el fin de obtener una lista final definitiva que recoja de manera
precisa el lugar que ocupará cada persona. Con este ejercicio nos aseguraremos de que la colocación
de los invitados en las mesas presidenciales es correcta y se ajusta a las directrices del protocolo.

Figura 17 Parte I y Parte II. Técnica del peinado. (Fuente:

Elaboración propia).
4.7. La organización de las mesas

La elección y organización de las mesas dependerá del tipo de evento, del local, el tipo de comida y el
número de invitados. En este sentido encontramos diferentes tipos de mesas: redondas,
rectangulares, ovaladas, en forma de "U", en forma de "peine", o varias mesas combinadas,
especialmente para banquetes, cenas de gala, etc.

Para la ubicación de las mesas únicas (ovaladas o rectangulares, como la imperial) hay que tener en
cuenta dónde están las puertas de servicio y las ventanas, así como la forma del salón. En general, los
salones son rectangulares y la mesa se coloca paralelamente a las ventanas y perpendicularmente a
la/s puerta/s de servicio.

En cuanto a la distribución de mesas múltiples en un salón, ésta depende siempre de la ubicación y de

la forma de la mesa presidencial. Si la mesa presidencial es redonda, va en el centro del salón y las
demás mesas se disponen formando circunferencias concéntricas de la mesa presidencial. Si la mesa
presidencial es rectangular (que es lo más habitual), las demás mesas (redondas, cuadradas o
rectangulares) se suelen disponer en frente y formando filas paralelas respecto a la mesa presidencial,
de manera que una mesa cualquiera de una fila quede entre dos mesas de la fila siguiente. La
separación entre las mesas debe ser la necesaria para que entre ellas pueda transitar sin problemas las
personas encargadas del servicio.

En cuanto a la distribución de salones existen diferentes formas:

- Teatro o auditorio. Butacas o sillas dispuestas en filas, una a continuación de la otra viendo hacia la
mesa presidencial. Este tipo de montaje se utiliza para grupos grandes y cuando no se requiere tomar
muchos apuntes.

- Escuela o aula. Sillas colocadas detrás de una mesa, en filas. Se suele utilizar para grupos pequeños o
medianos para conferencias o seminarios donde el participante tiene que tomar notas. Este tipo de
montaje no favorece la interacción entre los participantes.

- Estilo cabaret. Mesas redondas con sillas solo en la mitad. Este montaje también favorece la
interacción. Ideal para presentaciones donde hay que tomar notas, y para sesiones de brainstorming.

- Cocktail o recepción. Para recepciones y aperitivos antes o después de un acto, mayor capacidad,
favorece la interacción de los invitados, indicada para eventos cortos, se pueden colocar algunas
mesas tipo bistro para la comodidad de los invitados.
4.8. Los cócteles, las recepciones y los aperitivos

El cóctel es un tipo de acto en el que los invitados permanecen de pie mientras se relacionan
libremente con el resto de asistentes. Se podría considerar como una reunión de carácter informal
donde se sirven bebidas y aperitivos, dulces o salados, para tomar de un bocado. Esta celebración es
muy recurrente en las presentaciones de libros, productos o servicios y suele congregar a un gran
número de personas. Es similar al vino español o de honor, aunque en este caso no es necesario que
termine la presentación o exposición para su inicio. Las mesas se dispondrán al final del salón para que
no entorpezcan la entrada y salida de invitados.

El coctel generalmente se organiza a media tarde (entre las 19 y 21 horas), aunque también en algunos
actos se suele hacer entre las 12 y las 13:30 horas, su duración debería ser de una hora
aproximadamente. El anfitrión será el encargado de recibir a todos sus invitados en la puerta de
entrada.

Las recepciones se suelen realizar por la tarde o por la noche y serán de carácter formal o informal. La
formalidad de la ocasión vendrá indicada por la etiqueta en la invitación. La duración de este tipo de
acto suele ser de dos horas y tendrá como finalidad celebrar un acontecimiento, en honor de una o
varias personas, para rendirles homenaje.

También recibe el nombre de “recepción” el momento previo a un banquete en el que, mientras se

espera la llegada de todos los invitados, se sirven bebidas y aperitivos antes de pasar al salón principal.
No debe confundirse con un cóctel.

El aperitivo, además de abrir el apetito como indica la R.A.E en una de las acepciones, tiene varias
funciones sociales como la puntualidad, sirve como intervalo para que todos los invitados lleguen
puntuales y de forma escalonada; los saludos y presentaciones; la conversación y la integración, sobre
todo respecto a los invitados más nuevos. La duración del aperitivo suele ser de unos treinta minutos y
se debe servir comida ligera, ya que después tendrá lugar el banquete o comida principal.

BIBLIOGRAFÍA

Fernández, F. (2002). El arte del protocolo. Madrid: Oberon.

Fernández, F. (2004). Ceremonial y protocolo. Madrid: Oberon.

Fernández, F. y Baquero, J. (2204). El libro azul del protocolo y las relaciones públicas. McGraw
Hill, Madrid.

Lòpez Nieto, F. (1995). Manual de protocolo. Ariel, Barcelona.

Urbina, J.A (2001). El Gran Libro del Protocolo. Temas de hoy.

VILARRUBIAS, C. (1994). Tratado de protocolo del Estado e internacional. Nobel, Oviedo.

UNIDAD 5. PROTOCOLO EMPRESARIAL

TEXTO CLAVE

En esta Unidad vamos a estudiar el protocolo como herramienta para la organización y

planificación de actos empresariales, así como su importancia en el ámbito privado. Así,
teniendo en cuenta la definición de protocolo, podríamos decir que el protocolo empresarial lo
conforman todas aquellas normas y técnicas necesarias para la planificación, desarrollo y
control de cualquier acto promovido por una entidad privada.

Cada vez más, tanto las instituciones públicas como las privadas demandan “un perfil del
organizador acorde con los tiempos” (Fuente, 2007: 17-18). Para Fuente, el sector privado
hace uso del protocolo empresarial con el fin de poder organizar actos que rentabilicen sus
inversiones en los mismos y conseguir transmitir al público un mensaje claro en el que se
proyecte claramente la imagen de la empresa, así como su identidad. Para ello, marketing,
comunicación, protocolo y relaciones públicas, por un lado, y producción, creatividad y
presupuesto, por el otro, trabajaran estrechamente para lograr una gestión integral del acto o
evento corporativo (Fuente, 2007).

Los autores Campos y Herrera sostienen que “la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de
las empresas encuentra en el protocolo moderno una herramienta para visualizar su actividad
en la sociedad en la que se desenvuelve” (2010: 8).

Con ello, el protocolo se convierte en una herramienta muy eficaz, tanto para la comunicación
externa como para la comunicación interna. Así, “las acciones de comunicación no se
desarrollan solo hacia fuera para afianzar su reputación y conseguir captar el interés de los
medios, sino también hacia el interior en un intento de afianzar la filosofía de la organización”
(Lafuente y Campos, 2013: 80-81).

En realidad, no existe un único protocolo empresarial sino que cada empresa crea el suyo
propio y define las normas a seguir, así como el comportamiento profesional conforme a su
organigrama y estatutos. Asimismo, la normativa protocolaria de la empresa deberá
contemplar: las precedencias de los altos cargos, la previsión de precedencias en actos mixtos,
el diseño, utilización y colocación de símbolos como banderas, enseñas, logos de la empresa,
y, finalmente, el tratamiento de las visitas.

5.1. La imagen de la empresa y las relaciones sociales

La globalización ha generado una gran transformación en las empresas y ha propiciado la
aparición de nuevos escenarios en los que las reglas del juego han experimentado un gran
cambio. Las relaciones interempresariales, son cada vez más diversas, más amplias y abarcan
entornos de carácter internacional. Por ello, es necesario conocer las reglas de
comportamiento y saber estar en diversos países, para llevar a cabo buenos negocios y tener
unas relaciones lo más correctas posibles.

El protocolo ayuda a la empresa en varios aspectos. Por un lado, la difusión de su imagen

mediante actos y apariciones públicas e, incluso, mediáticas. Una buena imagen empresarial
atrae clientes y obtiene beneficios, además debe ser creíble. Si todo funciona se puede
conseguir una imagen favorable y prestigiosa. En segundo lugar, el protocolo contribuye a
mejorar la relación con el público. Además, es una herramienta de comunicación que sirve de
vínculo entre la empresa y sus clientes. Una comunicación empresarial eficaz consigue una
sólida cultura empresarial, una identidad corporativa consistente y ayuda a la relación con los
medios de comunicación. Finalmente, establece normas y técnicas de organización que
aportan calidad a los actos y a las relaciones.

En este apartado es importante también hacer mención al uso de la etiqueta en el protocolo

empresarial como técnica de la imagen personal. Del mismo modo que en los actos oficiales
institucionales, en los actos privados el tipo de vestuario irá unido al tipo de acto y a la hora en
la que tiene lugar. Así pues, lo más recomendable es vestirse según la impresión que se
pretenda transmitir, adecuado a la figura de cada uno con diseños y colores clásicos (Mª
Soledad Muñoz, 2018: 174). Por regla general se deberá tener en cuenta el uso de tonos claros
por la mañana, intermedios para el mediodía y oscuros para la tarde y noche. Además, en el
caso del traje de chaqueta y pantalón o de chaqueta y falda, la camisa ha de ser más clara que
el traje y la corbata más oscura que la camisa.

Según Muñoz el vestuario masculino se compone de “traje oscuro (azul, gris o negro),
chaqueta cruzada y chaleco (para mayor formalismo), camisa con cuello rígido, de manga larga
clara o blanca, corbata perfectamente anudada y discreta, zapatos y calcetines negros”. En
cuanto a los complementos, el hombre puede optar por llevar la cartera en el interior de la
chaqueta, gemelos en las mangas de la camisa, reloj, anillo y pasador de corbata. Además,
añade la autora, mostrar un extremo del pañuelo blanco de hilo en el bolsillo superior de la
chaqueta denota distinción y estilo clásico.
Por su parte, las mujeres deberían llevar traje de chaqueta clásico, de falda, pantalón o vestido
por la rodilla, camisa bien combinada y zapato alto. En cuanto a los complementos, las mujeres
pueden llevar joyas discretas, como pendientes y reloj, y bolso rígido pequeño tipo cartera.

Como dato a tener en cuenta, las chaquetas femeninas llevan los botones en el lado izquierdo,
mientras que las masculinas los llevan en el derecho. En ambos casos, la chaqueta no deberá ir
desabrochada, sobre todo, si es cruzada.

5.2. El protocolo en los actos empresariales

La negociación se convertirá en el objetivo fundamental de los actos protocolarios

empresariales. Sin embargo, como se explicaba en el apartado anterior, para alcanzar el éxito
será fundamental que se transmita una buena imagen. Para ello, a partir de la negociación
como primer objetivo, Mª Soledad Muñoz Boda (2018:167-168) expone una serie de objetivos
derivados como herramientas para conseguir la metas fijadas.

En primer lugar, según la autora, para negociar es fundamental que se consiga un “punto
intermedio” o acuerdo común entre ambas partes que respete los intereses de cada una. “Se
trata de convencer, no de vencer” (2018: 167). Para ello, el segundo paso será firmar un
acuerdo claro y preciso cuyo cumplimiento sea obligatorio y efectivo para las dos partes. Los
siguientes objetivos derivados serán: agasajar a los invitados, obtener beneficios, proyectar
una buena imagen, fortalecer la imagen de la empresa, introducir una marca, producto o
servicio, buscar apoyos, posicionamiento, captar nuevos clientes, diferenciación, fidelización y
lograr apoyo institucional, entre otros.

5.3. Manual de protocolo empresarial

El Manual de Protocolo es una herramienta o guía flexible que sirve para unificar criterios,
rentabilizarlos y transmitir una imagen determinada, según los objetivos y características
generales de la empresa (dimensión, misión, valor, organigrama, tipo de actividad, etc.). En
definitiva, ha de convertirse en un elemento fundamental de la comunicación interna y
externa, concretando en él todos los aspectos que conforman las actuaciones protocolarias de
la organización.

Este documento ayudará a las empresas impulsar la calidad protocolaria en efectos de imagen
y comunicación que permitirá conseguir una marca más sólida, creíble y fiable. Además, el
Manual de Protocolo es una herramienta indispensable para saber cómo atender a las visitas,
proveedores y clientes; y, tener unas relaciones cordiales y fluidas con otras empresas, con
instituciones y organismos, oficiales y privados.

Para la elaboración del Manual de Protocolo hay que tener en cuenta que en la redacción del
documento aparezcan únicamente los lineamientos importantes que la empresa tomará en
cuenta para los eventos y actos que realiza cotidianamente. En segundo lugar, la claridad y
funcionalidad en la redacción, así como tener un estilo propio. Finalmente, es importante que
contemple el desarrollo de un plan de trabajo que contenga las etapas o pasos en las que se
desarrolla el manual (objetivo, requisitos y actividades). Su misión fundamental consistirá en
establecer un estilo propio, en base a las particularidades de cada organización.

Cabe destacar que este documento tratará de adaptar las normas protocolarias tradicionales y
modernas a las estructuras y a la imagen general que desea proyectar. No obstante, dejará de
lado del protocolo oficial y se centrará en el protocolo mixto (alternancia de cargos de la
empresa y ajenos). Además, deberá mantener la igualdad de tratamiento entre cargos
internos y similares externos, así como la precedencia de los miembros de la empresa.

Así pues, el Manual de Protocolo deberá abordar las siguientes cuestiones: normas generales
referidas al anfitrión (concretar cuál es su papel); la identidad corporativa (imagen y códigos de
empresa); las precedencias; las banderas; el tratamiento de las visitas; la etiqueta; la
comunicación escrita; la organización de los actos en la empresa; las invitaciones; la
puntualidad; y, los regalos.

Antes de poder realizar un manual de estas características, es necesario que la empresa cree
su Identidad Corporativa. Para ello deberá́ configurar una identidad, una personalidad
coherente, en la que se perciba que todos los elementos de la empresa van en la misma
dirección y se aúnan los esfuerzos. Cualquier comunicación que genere la empresa, deberá́
estar orientada a consolidar una identidad corporativa concreta. Sin ella, la imagen que
ofrecerá́ al exterior será́ sesgada y confusa. El protocolo ayudará a unificarla y homogenizarla.

5.4. Las precedencias en el ámbito empresarial

En los eventos privados de carácter empresarial normalmente será el anfitrión quien presida el
acto, según el modelo francés o inglés, aunque también puede ceder la presidencia a un
invitado de honor. Dejando de lado la normativa de precedencia en los actos públicos o
mixtos, cuando dos empresas celebran un acto y no hay autoridades públicas, la presidencia
recae en la persona de mayor rango, el anfitrión. Así pues, el resto de invitados se ordenan
según el organigrama de cada empresa y atendiendo a la precedencia que haya determinado
la entidad (Muñoz 2018: 173).

El orden de precedencia deberá contemplar los diferentes cargos de la empresa y diferentes

tipos de invitados: (1) cargos de gestión; (2) consejo de administración; (3) accionistas; y (4)
distintos tipos de invitados

Figura 1. Precedencias en la empresa (Fuente: Elaboración propia).

Los criterios de ordenación serán: departamento y cargo. En caso de coincidencia, prima la

antigüedad en el cargo, y en caso de nueva coincidencia, el apellido por orden alfabético. En
casos excepcionales, si surgen coincidencias, se podría recurrir también a la remuneración o al
volumen de acciones.

Una vez establecidas las precedencias, cuando nos dispongamos a la organización de las mesas
debemos tener en cuenta que en cada mesa debe figurar un alto cargo de la empresa o
miembro del consejo de administración. De esta forma, nunca deberíamos concentrar en una
misma mesa a todos los miembros de un área o sector (empresarios, intelectuales, concejales,
etc.). Es recomendable procurar una distribución equilibrada de personalidades de la empresa,
la cultura y la vida social en general para crear áreas de conversación.

5.5. Tipos de mesa y presidencias

En el ámbito empresarial también encontramos distintos tipos de mesa orientados a la

celebración de una reunión de negocios. Antes de escoger el modelo que más se ajusta a las
necesidades del tipo de acto, habrá que conseguir una sala confortable, funcional y que cuente
con una buena iluminación y acústica. Además, los invitados siempre deben sentarse de cara a
la ventana, de espaldas a la pared, o frente a las mejores vistas de la sala. El tamaño de la mesa
tendrá que ser la adecuada para cada tipo de reunión: rectangular, cuadrada con un hueco en
el centro o en forma de herradura.

En general, el modelo de presidencias más utilizado para la colocación de invitados es el

sistema francés siguiendo la ordenación en equis o cartesiana. No obstante, en las reuniones
de empresa, también es común optar por el sistema de doble espejo, doble cabecera o
cabecera única, según el motivo del acto y los invitados que participen.

Por un lado, el sistema de doble espejo busca que los mismos rangos protocolarios queden
situados uno en frente del otro. Se utiliza esta fórmula cuando se pretende situar próximos a
los representantes del mismo nivel para facilitar las conversaciones.

Figura 2. Sistema doble espejo (Fuente: [Link]).

Por su parte, el sistema de doble cabecera es el más recomendado en las reuniones de
negociación entre dos partes. Así, en uno de los extremos de la mesa rectangular se situará al
primer anfitrión y en el otro extremo al segundo anfitrión. El resto de invitados se colocarán
según el sistema cartesiano empezando por la derecha del primer anfitrión.

Finalmente encontramos el sistema de cabecera única que puede ser jerárquica, equilibrada o
simétrica. El primero sitúa al anfitrión en el extremo de la mesa y a ambos lados de este, de
derecha a izquierda, al resto de asistentes, dejando libre la otra cabecera. Se trata, según la
web [Link], de un “sistema propio para reuniones presididas por una alta autoridad,
marca mucho las diferencias protocolarias, las personas de mayor rango están junto al que
preside, mientras que las de menor están alejadas del mismo”.

Figura 3. Sistema cabecera única jerárquica (Fuente: [Link]).

El sistema de cabecera única equilibrada se utilizar en reuniones de un mismo colectivo
presididas por un alto cargo. En este tipo de actos los asistentes presentan un rango similar. La
ordenación se efectúa situando al presidente en una de las cabeceras, mientras que el resto de
invitados se colocan en los lados largos de la mesa, dejando libre la otra cabecera. En este caso
el orden es lineal empezando por la derecha del anfitrión y va en forma circular hasta su lado
izquierdo.

Figura 4. Sistema cabecera única equilibrada (Fuente: [Link]).

En la cabecera única simétrica la persona que preside se sitúa en una cabecera y el resto de
invitados se colocan en los lados largos de la mesa, dejando libre la otra cabecera.
 Figura 5. Sistema cabecera única simétrica (Fuente: [Link]).

La colocación de precedencias en el coche se refiere a la correcta distribución por orden de

importancia de los invitados. Hay que tener en cuenta que no será lo mismo situar a los
pasajeros en un coche oficial conducido por un chófer, que en un coche que conduzca otra
persona, por ejemplo la directora general de la empresa (véase la figura 6).

Así, según las directrices de [Link], la colocación básica de los ocupantes de un vehículo
seguirá estas reglas (mirando de frente el coche):

1. El sitio de mayor precedencia es el que se sitúa a la izquierda de la ventanilla de la parte

trasera del coche.

2. El segundo sitio en importancia, sería el que se sitúa en la ventilla derecha.

3. El tercer orden de importancia, es la parte central posterior del automóvil. Este asiento no
se suele utilizar en coches oficiales.

4. El cuarto, en orden de importancia, es el asiento situado a la izquierda del conductor.

Figura 6. El sitio de honor en el coche (Fuente: Elaboración propia).

Figura 7. Precedencias en el coche (Fuente: Elaboración propia).

5.6. El saludo y las presentaciones

El saludo es un gesto necesario para iniciar una conversación. Actualmente, el gesto más
utilizado para saludar es el apretón de manos breve y firme y “siempre se ha asociado a la
lealtad, a la concordia y a la honestidad. Puede ser, además, la señal de reconciliación o la
rúbrica del acuerdo alcanzado” (Muñoz, 2018: 170). Este gesto marca el inicio y el final en casi
todas las negociaciones. “Si se utilizan las dos manos para estrechar la mano de la otra persona
significa que queremos mostrar un afecto especial, sobre todo cuando se ha llegado a un
acuerdo en los negocios. Si sujetamos el brazo del otro con nuestra mano izquierda significa
cordialidad, al igual que si de forma más informal se cierra con un simulado abrazo” (Muñoz,
2018: 169). Cabe destacar que nunca se debe ofrecer la mano hacia abajo, ya que este gesto
indica dominio y puede ser muy mal visto.

No obstante, el saludo puede variar en algunos países, según su tradición, cultura o religión.
Por ello, cuando vayamos a saludar a una persona extranjera debemos conocer las costumbres
para no cometer una ofensa. Por ejemplo, en Japón únicamente se hace una leve inclinación,
ya que el contacto físico con las manos se considera antihigiénico, y cuanto más pronunciada
sea la inclinación mayor rango social posee. El Gran Rabino Judío considera una ofensa que
una mujer le salude dándole la mano, lo debe hacer inclinando ligeramente la cabeza. En los
países musulmanes, las mujeres no dan la mano a los hombres. Y, en algunos países como
Birmania es ofensivo que un hombre de un beso a una mujer.

Antes del saludo es importante que se pronuncie “buenos días” o “buenas tardes”, según la
hora del día. El “Hola” solamente sería correcto en el ámbito informal o familiar. Eso sí, el
saludo debe hacerse a todas las personas que estén presentes en ese lugar, en caso contrario
puede suponer un enorme agravio. Si la persona a la que saludamos habla otro idioma sería un
detalle poder pronunciar alguna expresión o palabra en ese idioma, es un gesto que denota
interés por la cultura y las costumbres, sobre todo, si pretendemos cerrar algún negocio o
reunirnos posteriormente.

En cuanto a la distancia física que se debe mantener durante el saludo suele ser, en países
occidentales, de 1,5 metros. “En los países orientales si se realiza una reverencia la distancia es
mayor, y en los países árabes la distancia es mucho menor y los salidos más prolongados,
incluso hasta 10 segundos” (Muñoz 2018: 170).

Las presentaciones en el ámbito empresarial siempre se realizan de pie. En cuanto al orden de

las presentaciones, debemos considerar tres reglas: categoría personal o profesional, edad y
género. El protocolo aconseja presentar primero al cargo de menor rango y el último al de
mayor rango. En los cargos que presentan una misma categoría, se presenta quien inicia la
conversación. Otras normas a seguir durante las presentaciones serían: la persona de menor
rango profesionalmente es el presentado al superior (por ejemplo: el secretario a la directora);
el más joven al mayor; el hombre a la mujer. Si se trata de una pareja heterosexual, se
presenta primero a la mujer y luego al hombre.

La fórmula de presentación, sobre todo en el ámbito empresarial, es: nombre, apellidos, cargo
y función que desempeña dentro de la empresa; o primero el cargo y nombre del miembro de
la empresa, y después los mismos datos del cliente o invitado.

En las despedidas, el saludo también tiene un papel relevante porque marco el final del acto
protocolario e indica, además, si continúan las negociaciones, si se ha llegado algún acuerdo o
si este no ha sido posible. En este momento, también se utiliza el apretón de manos
acompañado de una despedida breve y sencilla.

5.7. El uso de las tarjetas

Las tarjetas juegan un papel muy importante en el ámbito profesional, son la cara que
daremos a los demás incluso después de haber tenido una reunión. Aunque no hay una norma
escrita sobre el uso de las tarjetas, presentamos a continuación una serie de recomendaciones
para el buen uso de las mismas: deben ser siempre de la mejor calidad y estar impecables; los
colores deben coincidir con la imagen de la empresa; deben de tener los datos de contacto de
quien la entrega; deben de contener el nombre, puesto, teléfono y correo electrónico y estar
actualizadas; se recomienda llevarlas siempre en un tarjetero para evitar que se estropeen; y,
nunca se deben rayar.

Además, las tarjetas deben entregarse siempre al inicio de las reuniones y se deben llevar
varias para entregarlas a todas las personas que estén presentes en el acto. Se entrega con la
mano izquierda, si somos diestros, ya que la derecha está reservada para el saludo. En este
caso, si nos reunimos con una persona de otro país también deberemos considerar la cultura y
tradición del mismo en cuanto al uso de tarjetas. Por ejemplo, en Asia las tarjetas se entregan
con las dos manos.

5.8. Los regalos y otras atenciones

En el mundo empresarial los regalos son una práctica común generalizada y habitual. El regalo en la
empresa se considera un gesto de cortesía, gratitud, afecto o amistad. Por ello, resulta imprescindible
que se vea el logotipo o cualquier característica que la identifique, pero de forma discreta. En general,
existen algunas normas generales en el protocolo de empresa en cuanto a la entrega de regalos:

- Cualquier regalo encierra un mensaje para quien lo recibe e informa mucho sobre la personalidad e
interés de quien lo hace.

- Es aceptable recibir un obsequio o una invitación a comer siempre que sea de un costo razonable.

- Está totalmente prohibido recibir dinero o en cualquier otro formato que suponga recibir dinero

- Se debe prohibir recibir regalos de alto valor nominal

-No importa que sea de bajo valor económico, hay que ponderarlo en función de la ocasión, el fin que
se pretende y la persona que lo recibe

- No se deben hacer o aceptar regalos con anterioridad a una negociación importante o antes de la
firma de un contrato

- No es correcto hacer regalos en público, salvo material promocional, que podrían ser
malinterpretados por el resto del personal de una empresa. El regalo debe ser tan discreto en su
contenido como en la forma de entregarlo.

A la hora de elegir un regalo de empresa hay que tener en cuenta varios puntos importantes: (1)
presupuesto y tipo de regalo; (2) a quién va dirigido el regalo, a una persona, a un colectivo; (3) de
parte de quién se regala: a título personal o en representación de la empresa. Hay que tener en cuenta
que no se pueden enviar regalos anónimos, siempre deben ir acompañados de una tarjeta de visita,
de una tarjeta con palabras o de una carta. Sólo se dan regalos sin remitente cuando se entregan en
mano.

5.9. Tipos de actos empresariales

Los eventos corporativos sirven para presentar o dar publicidad a un producto, idea o servicio.
Pueden ser utilizados para captar o fidelizar clientes y consiguen crear una mejor experiencia
de marca con el fin de incrementar las ventas. Además, ayudan a que los empleados se sientan
más integrados en la empresa. Detrás de los eventos se encuentra una empresa dedicada a su
organización. Su trabajo resulta esencial para que se consigan todos los propósitos
previamente marcados. Aunque el presupuesto es importante, lo fundamental es crear un acto
con el que se cumplan los objetivos que se habían puesto.
Como vimos en la Unidad 3 distinguimos tres tipos de actos según el carácter del mismo:
públicos (participación institucional y repercusión mediática), privados (ámbito exclusivamente
empresarial) y mixtos (actos privados con participación institucional). Por otro lado, según el
ámbito o lugar de celebración podemos identificar los actos en nacionales e internacionales.

En el caso de la empresa, según el organizador, se establecen dos clasificaciones. Por un lado,

los actos propios (organizados por la empresa) que pueden ser: (1) actos con asistencia de
autoridades cuya finalidad es reforzar la identidad corporativa o presentar productos, captar
clientes o celebrar algún acontecimiento; (2) actos internos exclusivamente dirigidos a
empleados y convocados por departamentos internos; y (3) actos externos donde se busca una
proyección mediática. Por otro lado, los actos ajenos, organizados por terceros, pueden ser
institucionales o no. Y, en tercer lugar, los actos conjuntos organizados por una o varias
autoridades o instituciones e incluso actos organizados con otra u otras empresas (Muñoz,
2018: 179).

Finalmente, según Muñoz (2018: 180-200) podemos establecer una clasificación según el tipo
de acto empresarial: reuniones virtuales (multiconferencias), junta general de accionistas,
reuniones, firma de un convenio o acuerdo, congresos, convenciones, ferias y exposiciones,
inauguraciones, jornadas de puertas abiertas, conmemoraciones, presentaciones de
productos, presentaciones de personal nuevo incorporado a la plantilla, viajes y visitas de
negocios, convocatoria de entrega de premios y otros reconocimientos o distinciones por
parte de la empresa, ruedas de prensa, cursos seminarios y simposios, jornadas profesionales,
workshops, cenas de gala y green meetings (eventos sostenibles que regulan las buenas
prácticas en la actividad empresarial).

Cabe destacar que uno de los actos más relevantes para una empresa, es la inauguración de un
edificio o instalaciones. En este caso, la estructura protocolaria a seguir sería la siguiente:

1. Recepción de autoridades.
2. Lectura de resolución de creación del establecimiento.
3. Corte simbólico de cintas.
4. Descubrimiento de placa.
5. Bendición del establecimiento.
6. Discursos de las autoridades.
7. Recorrida de las instalaciones.
8. Vino de honor.
En ciertas ocasiones el locutor leerá una breve descripción de los puntos más importantes del
establecimiento. Las autoridades de la institución que presiden pueden pronunciar el discurso
dentro del establecimiento a inaugurar, en el caso que se decida obviar el corte de cintas y
realizar todo el acto en el interior de la instalación a inaugurar.

La placa puede encontrarse en el exterior del establecimiento, en ese caso el corte de cintas es
posterior al descubrimiento de la misma. Para el corte simbólico de cintas y/o descubrimiento
de placa, se invitará a pasar al frente a las autoridades anfitrionas y a quien ellas consideren
oportuno invitar. Es aconsejable que el recorrido sea ensayado previamente para prever
cualquier inconveniente y medir el tiempo que tarda en completarse. El ingreso de las
autoridades, como así también el recorrido de las instalaciones inauguradas, deberá procurar
mantener el orden de precedencia.

5.10. La producción de eventos empresariales

En este apartado, vamos a desarrollar el contenido sobre la producción de eventos que ya

vimos en la Unidad 1. En primer lugar, cabe recordar que un evento es ante todo una
herramienta de gestión táctica del área de Marketing y de Relaciones Públicas de una
empresa o institución. La organización de un evento empresarial aporta beneficios, tanto para
el cumplimiento de los objetivos comerciales como para la comunicación organizacional o
institucional.

Las empresas e instituciones demandan eventos que propicien una comunicación más
eficaz, que optimicen resultados y que causen impacto. Estas exigencias están provocando el
desarrollo de nuevos formatos de eventos porque son eventos a medida, pensados para
satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y alcanzar los objetivos planteados.
Establecer una tipología, por tanto, es complejo, sobre todo, cuando observamos que en
el contenido de gran parte de los eventos se mezclan diversas finalidades promocionales,
institucionales y culturales, entre otras. Así pues, existen una serie de factores comunes que
determinan el contenido de los eventos y que podríamos agrupar en una serie de exigencias:
creatividad, protocolo y escenografía.

Una de las tendencias más valoradas en la actualidad en la producción de eventos es que el

contenido y la puesta en escena de los eventos contemple la Responsabilidad Social
Corporativa (RSC) referida al conjunto de normativas y obligaciones legales y éticas que
deriven de los impactos de la actividad empresarial en el ámbito social, laboral,
medioambiental o de los derechos humanos.
Desde la perspectiva de la producción, la clasificación de los actos debe abordarse
considerando varios factores: (1) por sus características técnicas (localización, espacio, lugar
geográfico y proximidad), (2) por su formato (sencillo o complejo, con variedad de elementos
técnicos escenográficos y artísticos o más austeros).

En primer lugar, si tenemos en consideración las características técnicas podemos clasificar los
actos según el espacio. En este sentido, el lugar geográfico donde se organice va a repercutir
tanto en la producción como en el presupuesto. Realizar eventos que requieran los
desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor complejidad y gasto. Por
ello, se deberán valorar las ventajas y desventajas de realizar el evento en un lugar próximo o
lejano. Además, a la hora de elegir el lugar y la localización se deberá prestar atención al
ámbito geográfico, características políticas, sociales y culturales que le rodea, hábitos del
entorno, eventos celebrados en el mismo espacio o en las proximidades, etc.

Atendiendo al tipo de espacio y desde la perspectiva técnica, establecemos cuatro

grandes categorías al respecto: (1) espacios naturales (tener en cuenta las condiciones
meteorológicas, luminosidad, sonorización, estado del terreno, tomas de luz y agua, accesos,
seguridad y el simbolismo del espacio); (2) en construcciones o instalaciones (propiedad del
lugar, medidas de seguridad y características del espacio , entorno) que podrán ser fijas o
polivalentes; (3) en construcciones o instalaciones efímeras (una estructura que sólo servirá
para ese momento o para un espacio temporal corto); y, (4) en espacios mixtos (instalaciones
al aire libre o instalaciones con construcciones fijas y/o efímeras y espacios al aire libre).

En segundo lugar, en cuanto al formato de los eventos habrá que considerar que el tamaño, la
dimensión de un evento, el número de participantes, su proyección mediática y la finalidad y
objetivos que ha de cumplir condicionará la producción y establecerá el formato del mismo. En
este caso, habrá que tener en cuenta también los medios técnicos y materiales, proyectos
audiovisuales, escenografías, logística y los costes económicos de todo ello.

Finalmente, no podemos terminar este apartado sin tratar la sostenibilidad en los eventos. No
se trata de una tipología de evento como tal, sino una forma de proceder que hace que los
eventos generen un menor impacto medioambiental.

La sostenibilidad en los eventos se enmarca dentro de la Responsabilidad Social Corporativa

(RSC), y constituye uno de los retos más importantes a abordar por la industria de eventos,
además de haberse convertido en un factor competitivo clave para el futuro. La organización y
celebración de cualquier evento conlleva un impacto ecológico que no hay que minimizar. Por
ello, es importante la apuesta por la sostenibilidad, eventos socialmente más responsables,
solidarios y ecológicos.

Para ello, existe la normativa ISO 20121, una regulación internacional para Sistemas de Gestión
de Sostenibilidad para Eventos desarrollada por expertos de 30 países. Esta norma se puso
en práctica por primera vez por parte del Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de
Londres 2012, considerados los primeros Juegos realmente verdes.

5.11. La importancia de la creatividad en los actos empresariales

Teniendo en consideración los objetivos explicados en los apartados anteriores sobre la

organización de los actos empresariales, una de las premisas de las empresas será lograr la
diferenciación frente a la competencia, así como la captación y fidelización de clientes. Para
ello, la producción de eventos irá centrada en conseguir que el público viva una experiencia
única y la creatividad será una de las herramientas más eficaces para conseguirlo.

No obstante, la creatividad aplicada a la producción es mucho más que generar ideas

conceptuales. Ésta se encuentra en todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo
durante la planificación, el desarrollo, la ejecución y la etapa posterior de un evento.
Creatividad es también sinónimo de resolución de problemas. La creatividad tiene mayor valor
cuando los presupuestos son ajustados. El proceso de producción también es un
imprescindible para aplicar esa creatividad

Un evento puede tener una calidad organizativa y una puesta en escena impecable, pero sin
creatividad en sus contenidos ni línea argumental, no deja de ser un evento bien organizado,
por lo que realmente impacta y diferencia a uno de otros es precisamente esa creatividad de la
que nace la idea que hace posible que un evento sea excepcional y cumpla sus objetivos.

El concepto de evento creativo va asociado a los resultados que se obtienen y a su percepción

por el público al que se dirige, porque los grupos no perciben por igual lo que se muestra y
transmite, por ello antes de iniciar cualquier proceso creativo, debemos analizar
minuciosamente a quién nos dirigimos.

La creatividad tiene mayor valor cuando los presupuestos son ajustados. El proceso de
producción también es un imprescindible para aplicar esa creatividad. No se trata de hacer lo
más grande o lo más visual, a veces, la regla de menos es más se aplica perfectamente en este
caso. Debemos pensar cuidadosamente qué elementos artísticos son plausibles, y de éstos,
cuáles son realmente necesarios, o cuáles van a resultar realmente prácticos a la hora de
proyectar nuestros objetivos. La creatividad radica en la capacidad de crear soluciones. En este
sentido, nos podríamos plantear las siguientes cuestiones:

1. ¿Habría alguna forma de acelerar el proceso de montaje del escenario y ahorrar un día
de alquiler del recinto?.
2. ¿Existe alguna opción de minimizar el transporte de materiales?
3. ¿Podemos agilizar la entrada y salida de personas en el evento?
4. ¿Hay alguna forma de conseguir que los invitados no tengan que enseñar la invitación
y esperar a ser atendidos por alguien del equipo de protocolo para poder llegar a su
asiento?

BIBLIOGRAFÍA

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Fuente, C. y Campos, G. (2013). Los eventos en el ámbito de la empresa. hacia una definición y
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Fernández, F. (2002). El arte del protocolo. Madrid: Oberon.

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Fernández, F. y Baquero, J. (2204). El libro azul del protocolo y las relaciones públicas. McGraw
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Muñoz Boda, Mª.S. (2018). Protocolo Empresarial. Paraninfo.

Urbina, J.A (2001). El Gran Libro del Protocolo. Temas de hoy.

Unidad 6 Planes de Comunicación de los eventos

En la Unidad 1 destacamos que el departamento de comunicación era una de las áreas

indispensables en la organización y planificación de eventos. Así pues, el texto que se presenta
a continuación tiene como objetivo analizar cómo el protocolo se convierte en un instrumento
de comunicación en las empresas dotándolas de un valor añadido en línea con su identidad e
imagen corporativas. Pero, además, prácticamente en todas las fases de organización de un
evento, la relación con los periodistas y los medios de comunicación debe ser impecable para
conseguir que la repercusión mediática sea positiva. Por ello, veremos qué tratamiento
debemos dar a los periodistas, qué documentos de información ofrecerles, centrándonos,
principalmente, en las relaciones informativas y las herramientas de comunicación.

6. El protocolo como herramienta de comunicación

En primer lugar, si analizamos la importancia de la relación entre comunicación y protocolo o

qué papel juega la primera en la organización de eventos la respuesta es sencilla: uno de los
objetivos principales a la hora de planificar un acto será conseguir una repercusión mediática
positiva.

Por tanto, si los medios de comunicación se encargan de conseguir esa comunicación a partir
de la transmisión de un mensaje a la audiencia no debemos descuidar la labor de los
profesionales de este sector. De esta forma, en la medida de los posible, trataremos de
facilitar su trabajo ofreciéndoles información detallada, medios técnicos suficientes para que
puedan montar sus equipos y darnos cobertura, así como no dejar de lado el protocolo social y
mostrarnos accesibles, amables y proactivos en todo momento. El trato que reciban los
periodistas y el modo en que facilitemos su trabajo también será un plus si, por ejemplo,
deben escoger entre asistir a un evento o a otro y queremos que se queden en el nuestro.

Cabe mencionar la importancia de saber elegir el medio adecuado según los objetivos fijados.
En general, las instituciones públicas y privadas tienen como finalidad trasladar su mensaje a
un target muy concreto. Por tanto, deberemos dirigir nuestros esfuerzos hacia el público que
nos proporcione unos mejores resultados. En estas reflexiones iniciales, según Diego Zala
Martínez, autor del manual La comunicación en los eventos (2008), redactor y experto en
protocolo, destacan dos conceptos clave en el ámbito de las técnicas de organización de
eventos y de la estrategia con los medios de comunicación: repercusión mediática y público
objetivo. Analizaremos a continuación cada uno de los términos mencionados.
6.1. Repercusión Mediática

Para Zala Martínez (2008), los medios de comunicación tienen como objetivo informar a la
sociedad de los acontecimientos relevantes. Cuando esos hechos se publican pasan a
convertirse en noticias y constituyen, por tanto, la repercusión mediática que según el
tratamiento editorial podría ser: (1) positiva: cuando las noticias son beneficiosas para la
estrategia de la institución; (2) negativa: cuando son perjudiciales o no responden a los
intereses fijados, o, (3) neutra: cuando la información que transmiten no ofrece una influencia
relevante.

Dicho esto, no podemos olvidar que, en principio, los periodistas tienen la responsabilidad de
informar objetivamente. Sin embargo, como profesionales de una empresa, están
condicionados a cumplir con el conjunto de intereses económicos, políticos y sociales que
conforman la línea editorial del medio. Todo ello junto con el trato que reciban por parte de
los organizadores de un evento, como se indicaba anteriormente, será trascendental para el
tipo de repercusión mediática que se consiga.

6.2. Público objetivo

En orden con el párrafo anterior llegamos al segundo concepto: el público objetivo. Como
hemos visto, todas las acciones planificadas estratégicamente en la organización de eventos
irán encaminadas a la comunicación dirigida a una audiencia interesada y con un perfil
determinado.

En definitiva, el trabajo de los responsables de la estrategia informativa en la planificación de

un evento deberán conseguir que la noticia llegue al público objetivo de la manera más
objetiva posible, es decir, que la transformación del mensaje que emiten los medios sea
mínima. Según Zala Martínez “lo verdadero en comunicación no es lo que decimos como
fuente informativa, sino lo que el público final entiende a través de los medios” (2008: 25).

6.3. La importancia de los periodistas y los medios de comunicación

En este apartado nos centraremos en el protocolo como herramienta en la relación entre el

departamento de organización y planificación de eventos y los medios de comunicación cuya
principal misión será, indudablemente, conseguir una repercusión positiva.

En primer lugar, debemos tener en cuenta que cuando un medio acude a cubrir un
determinado acontecimiento lo hace por las siguientes razones:
 - Porqué el acontecimiento tiene interés informativo por sí mismo.
- Porqué van a acudir autoridades o personalidades a quienes les interesa acceder y
dicho evento puede facilitarles el acceso.
- Porqué pueden aprovechar el acontecimiento para establecer contactos de uso
posterior.

Sin embargo, habrá actos o eventos que por su naturaleza o sus objetivos requieran la
presencia de los medios, por ejemplo: una rueda de prensa de última hora donde se anunciará
la dimisión de un ministro. No obstante, volvemos a insistir en que es importante hacer una
selección de medios en la que valoremos la repercusión y el público objetivo que podemos
alcanzar e invitar a aquellos que pueden ayudarnos a cumplir nuestra meta.

6.3.1 La atención a los medios

Un buen jefe de protocolo cuando organiza un acto debe prestar atención, no sólo a los
invitados, sino también a los profesionales de los medios de comunicación. Para ello, es muy
importante que la relación con los medios recaiga en una sola persona, de esta manera, se
garantiza la unidad de los mensajes y se evita el riesgo de que los medios perciban la
sensación de falta de claridad o confusión.

El responsable de protocolo deberá facilitar desde el primer momento toda la información

necesaria a los medios de comunicación: documentación del evento, dossier de prensa, notas
informativas, plano, relación de asistentes, presidencia del acto, trayecto y recorrido de las
personalidades y autoridades o puntos de foto, entre otros. También es importante que
cuenten con un cronograma o programación en la que se incluya la hora de llegada de las
personalidades principales, línea de saludo y despedida, lectura discursos, entrega de premios,
turnos de grabación para que no se superpongan flashes con las imágenes que captan la TV,
etc.

Asimismo, durante la fase de planificación deberá tenerse en cuenta una zona reservada para
los medios. Esta deberá ser de fácil acceso desde el exterior ya que la presencia de los medios
de comunicación a un acto normalmente no coincide con la duración estricta del mismo.
Además, si es posible, es aconsejable reservar un área de aparcamiento para que la movilidad
de los profesionales sea lo más rápida posible.

Una vez dentro del lugar donde se celebra el acto, si la duración del mismo es larga se les
puede ofrecer una sala de trabajo, algo muy común, por ejemplo, en la cobertura de los
Premios Óscar. También, si se trata de un acto con almuerzo o cena se debe proveer de un
refrigerio y/o catering en una zona exclusiva donde solamente ellos tendrán acceso a la misma.
En este caso es necesario confirmar la asistencia de los medios.

Es muy importante que los medios puedan atender sus propios intereses y objetivos con la
mayor comodidad. Para ello, la propia organización deberá habilitar centros de prensa dotados
con todas las herramientas necesarias para que los periodistas puedan desempeñar su labor.
En el caso que se establezcan puntos para foto o video en recepciones, discursos, alfombras
rojas o líneas de saludo hay que tener en cuenta que tipos de medios van a acudir para
adjudicarles el sitio más adecuado. Las personas encargadas de protocolo y de comunicación
deberán acordar las ubicaciones y momentos en que, por ejemplo, los fotógrafos podrán
tomar sus instantáneas. La obtención de recursos audiovisuales o fotográficos presenta varios
aspectos a considerar, ya que, no tiene por qué estar permitido en todos los actos, se puede
acordar un momento en concreto (por ejemplo en un concierto) o, incluso, puede tratarse de
una exclusiva para un medio en concreto y estar pactado previamente.

En relación al montaje de escenario, iluminación y decoración también deberemos tener en

cuenta el tipo de medio. Por ejemplo, las cámaras necesitan buenos ángulos y espacios para
trabajar. Así pues, la propia organización deberá facilitar señales de audio y vídeo, según las
necesidades de cada medio audiovisual.

Los medios de comunicación deberán contar con los medios técnicos de apoyo que se estimen
necesarios:

- Las emisoras deberán contar con la posibilidad de recoger el sonido desde donde
estén ubicados y tener un lugar sentado para poder tomar notas.
- Las televisiones deberán contar con una pequeña plataforma para que los invitados no
les impidan captar imágenes sin interferencias. Desde el punto en el que estén
situados deberán tener una visibilidad completa hacia el escenario y las tribunas de
invitados.
- La ubicación de los fotógrafos deberá ser óptima para la buena visión y captación de
imágenes, sobre todo, teniendo en cuenta que se pretende conseguir una repercusión
positiva.

Finalmente, otro aspecto a considerar respecto a la coordinación entre la persona responsable

de la organización del evento y los medios de comunicación es la seguridad. Según la
naturaleza del acto y las personalidades, autoridades y famosos que intervengan en el mismo,
la relación con los periodistas se complica. Para ello destacan varios aspectos a tener en
cuenta:

- Protección de autoridades e invitados.

- Protección de las instalaciones.
- Solicitud de permisos en calle o carreteras, acotar zonas, etc.
- Plan de evacuación e implantación de servicios de emergencias.
- Adecuación y seguimiento de las restricciones marcadas por el equipo de seguridad.
- Coordinar adecuadamente las disposiciones de seguridad con el desarrollo
protocolario del acontecimiento y las necesidades de los medios.
- Identificación y acreditación a los periodistas que han de atender la cobertura
informativa del acontecimiento.
- Para el acceso al acto los periodistas deberán haberse registrado previamente.
- Deberá habilitarse una zona para la recogida de acreditaciones/pases que sea de fácil
acceso y no obstaculice la entrada al resto de invitados.
- Cuando en un acto, con una masiva asistencia de público, asistirá algún miembro de la
Familia Real o alguna una autoridad las medidas de seguridad será más estrictas.
- En actos de alta seguridad, antes del inicio del evento, se hace una última inspección
exhaustiva.

En línea con lo anterior, con el fin de garantizar un adecuado desarrollo del acto hay que
organizar previamente el tratamiento de los medios de comunicación. Así pues, es necesario
organizar una reunión previa con los responsables de protocolo, seguridad y medios de
comunicación donde, además de coordinarse, se definan los espacios dentro de los cuáles se
moverán las cámaras móviles y fotógrafos. Además, es importante pactar un periodo de
tiempo, según la duración del acto, que permita a los medios circular libremente,
posteriormente deberán retirarse a los lugares asignados para no interferir en el desarrollo del
acto.

En el caso de conciertos el rigor del protocolo, organización y seguridad son mayores e

inflexibles:

- Rueda de prensa con asistencia de la estrella para abordar todas las cuestiones
relacionadas con el evento y la seguridad.
- No se permiten entrevistas ni fotos que no se hayan pactado previamente.
- Se habilita una zona especial para los medios audiovisuales.
 - Los fotógrafos se colocan en un punto fijo, no se les permite moverse libremente.

6.4. Las herramientas de comunicación

En este apartado profundizaremos en las principales herramientas de comunicación: la

convocatoria de prensa, la nota de prensa y el dossier informativo. Se trata de instrumentos
técnicos utilizados, en este caso, por la organización de eventos para trasladar los mensajes
informativos a los medios. El manejo correcto de estos documentos se convierte en un valor
añadido e imprescindible para el profesional de la comunicación y la organización de eventos.
Para ello, es fundamental dominar el lenguaje, conocer los códigos de los medios, así como sus
rutinas de trabajo para lograr el éxito en el marco de las relaciones informativas (Zala
Martínez, 2008: 97).

6.4.1. La convocatoria de prensa

La convocatoria de prensa, como su propio nombre indica, es el documento mediante el cual

se convoca a los medios de comunicación a un determinado evento de carácter meramente
informativo. Por ello, el documento debe incluir únicamente la información necesaria para que
el periodista convocado conozca el motivo del evento y los detalles informativos relativos a la
fecha, hora, lugar de encuentro y las personas que estarán presentes o intervendrán en el
acto. Si desvelamos más información podemos correr el riesgo de que se pierda el interés
periodístico. No obstante, no se trata de un documento cerrado, ya que admite aspectos
diversos dependiendo de los objetivos del evento.

Por ejemplo, si se convoca a los medios para un acto en el que se otorgará el premio anual de
literatura que concede una institución con motivo del Día del Libro, será muy positivo adjuntar
un dossier informativo en el que se explique la importancia de la obra premiada, la trayectoria
del autor y el motivo por el que se ha escogido esta obra frente al resto de propuestas. De esta
forma los periodistas tendrán una herramienta más para preparar su trabajo antes del evento
y poder dar una cobertura más amplia.

En cuanto al formato, la convocatoria de prensa debe seguir la identidad corporativa de la

institución o empresa que convoca y los datos de contacto necesarios para que el periodista
pueda dirigirse para confirmar su asistencia o para aclarar algunos aspectos de la convocatoria.
Los datos de contacto deberán aparecer en la parte inferior derecha del documento e incluir,
como mínimo, el nombre y apellidos de la persona de contacto, cargo, teléfono/fax y correo
electrónico/web.
Veamos a continuación unos ejemplos:

Figura 1. Plantilla de convocatoria de prensa (Fuente: elaboración propia a partir de Zala

Martínez, 2008).
 Figura 2. Convocatoria de prensa de El Corte Inglés (Fuente: Escuela Internacional de
Protocolo).

Por último, en cuanto al tiempo y método de envío para una convocatoria de prensa a un
evento informativo es fundamental conocer, en la medida de lo posible, las diferentes citas
programadas para esa fecha con el fin de que no se solapen los eventos informativos. Un
consejo sería tener en cuenta el entorno o contexto social a la hora de fijar la fecha y hora.

Respecto al envío, normalmente se realiza con un máximo de una semana y un mínimo de tres
días de antelación a la fecha de celebración del evento. Si se convoca con más tiempo se
puede caer en el error de que la convocatoria quede relegada por otros acontecimientos o
caiga en el olvido. Así pues, en el caso de la televisión y la radio, en base a sus rutinas en la
cobertura informativa, se les podría convocar con una antelación de dos o tres días y que
incluyan nuestro evento en sus previsiones. Mientras que en el caso de la prensa escrita, se
deberá tener en cuenta fecha de cierre del contenido editorial, ya que los eventos convocados
tras esa fecha deberán esperar a la siguiente edición. El horario para convocar a los medios
normalmente se establece entre las 11:00 h y las 13:00 h.

La convocatoria de prensa se enviará por correo electrónico en un documento adjunto. En el

asunto del mensaje hay que especificar quién es el remitente y de qué evento se trata. En el
cuerpo de texto se puede realizar un breve resumen del contenido del documento adjunto.
Una vez enviada es imprescindible realizar el proceso de confirmación con el periodista
mediante una conversación telefónica breve, cordial y precisa.

6.4.2. La nota de prensa

La nota de prensa es la herramienta de comunicación más utilizada por parte de las

instituciones públicas o privadas para trasladar un mensaje informativo o mediático al público.
Este documento se puede utilizar tanto para proporcionar información sobre el evento como
para transmitir un mensaje, independientemente de que celebre o no acto alguno,
convirtiéndose en el único elemento informativo. El objetivo principal de la nota de prensa es
convertirse en noticia y, por ello, se debe cuidar tanto el diseño como el contenido. Para
escribirla, según Zala Martínez (2008:107), se deben tener en cuenta una serie de normas
básicas que exponemos a continuación:

1. El qué informativo. La nota de prensa debe responder a las cinco preguntas clásicas del
periodismo: ¿qué ha sucedido?, ¿quién o quiénes han sido los protagonistas?, ¿cuándo ha
sucedido?, ¿dónde ha sucedido?, y ¿por qué ha sucedido?. Habría que añadir una más: ¿cómo
ha sucedido?.

2. El soporte de la nota de prensa. Elegir los soportes más adecuados según el tipo de medio.
Por ejemplo, a la prensa escrita le podemos facilitar material gráfico, en la radio necesitarán
cortes de audio, y en la televisión imágenes o vídeocomunicados.
3. El titular. Se trata de un elemento fundamental para atraer la atención de los periodistas y
se compone de tres partes: antetítulo (sobre el cuerpo del titular), cuerpo del titular (el titular
en sí mismo) y subtítulo/s (complementa la información fundamental y se sitúa bajo el cuerpo
del titular).

4. El cuerpo de la nota de prensa. (1) Lugar y fecha, (2) entradilla, (3) el cómo. La directriz
general es la claridad y sencillez. También se puede seguir el sistema de pirámide invertida en
el que se incluye la información más importante en los primeros párrafos, dejando la
complementaria en las líneas siguientes.

5. El lenguaje de la nota de prensa. Claro, breve y conciso, con frases cortas de sintaxis sencilla
y sin abusar de los adjetivos o tecnicismos.

6. La extensión de la nota de prensa. Se recomienda una extensión máxima de un folio o folio y

medio en formato DIN A4.

7. El formato de la nota de prensa. Debe mostrar en todo momento la identidad corporativa a

través del logotipo, los colores corporativos y la fuente informativa. El formato de la misma
normalmente viene indicado en el libro de estilo o el manual de protocolo de cada empresa o
institución.

8. Nota para el editor o párrafo institucional. En este apartado se incluyen datos generales
sobre la institución que envía la nota que pretende aproximar al periodista a la fuente.

9. Los datos de contacto. Se refiere a incluir los datos de la persona de contacto a la que se
pueda solicitar más información.

10. El envío o la entrega y las confirmaciones. El método de envío más rápido es el correo
electrónico donde adjuntaremos la nota de prensa. No obstante, si al evento acuden los
periodistas en persona se les puede entregar al inicio del acto.

Veamos a continuación un ejemplo de nota de prensa elaborada a partir de las normas

explicadas:
Figura 3. Plantilla de nota de prensa (Fuente: elaboración propia a partir de Zala Martínez,
2008).
6.4.3. El dossier informativo para la prensa

El dossier informativo es un documento escrito que amplía el contenido de la nota de prensa.

Además, es el instrumento necesario para indicar a los medios de comunicación el protocolo a
seguir del acto. Del mismo modo que en el caso anterior, el formato debe estar en sintonía con
la identidad corporativa, se entregará a los medios al comienzo del acto o por correo
electrónico como adjunto.

Así, la primera página de este escrito corresponderá a una portada en la que se indicará el
motivo del dossier. En la segunda página se incluirá un índice paginado, claro y estructurado.
En total no deberá ocupar más de 20 páginas en tamaño DIN A4. En todas las hojas debe
figurar la información de contacto.

El contenido del dossier, según Zala Martínez (2008:124) será el siguiente:

- Nota de prensa (normalmente, en primer lugar).

- Breve resumen de la información general que incluye el dossier.
- Programa oficial del evento (si se celebra).
- Aspectos protocolorarios del evento (si se celebra).
- Breve historia de la institución.
- Breve biografía de los principales directivos o personajes VIP.
- Discursos.
- Relación delas personas invitadas (o las más relevantes)
- Estadísticas, comparativas y gráficos.
- Imágenes de recurso.
- Mapas, planos y otros datos de interés.
- USB con el contenido total del dossier en formato digital.

6.5. Comunicación, eventos y protocolo

A la hora de diseñar un evento y lanzar un mensaje informativo al público objetivo a través de

los medios de comunicación es conveniente incorporar un valor añadido a la noticia con el fin
de atraer la atención de la prensa. En este sentido, distinguimos tres eventos informativos: la
rueda de prensa, las comidas de prensa y las visitas y viajes de prensa.
6.5.1. La rueda de prensa

En 1913, el presidente estadounidense Thomas Woodrow Wilson fue el primero en convocar

una rueda de prensa oficial con un intención clara: “contar a los periodistas lo menos posible
acerca de los asuntos importantes” (Zala Martínez, 2008:130). Poco a poco, esta herramienta
se fue institucionalizando de modo que el presidente de los Estados Unidos empezó a reunirse
con la prensa, al menos, cada quince días para ponerles al día sobre la actualidad del país. A
mediados de los setenta, Kennedy fue el primero en retransmitir por televisión las
conferencias de prensa acompañado de su esposa Jacqueline, lo que ayudó a potenciar su
imagen política. En Europa, los pioneros en incorporar esta tradición fueron Reino Unido y
Francia.

La rueda de prensa, por tanto, supone el sistema informativo tradicional entre las fuentes y los
medios de comunicación. Se trata de una reunión informativa que organiza una institución
pública o privada con el objetivo de informar sobre un asunto en profundidad a todos los
medios al mismo tiempo. A la hora de organizar una rueda de prensa se debe valorar el
contexto social en el que se presenta esa información, así como estudiar las previsiones de las
agendas de los medios para ese día. Normalmente, el horario más adecuado para la
convocatoria suele ser entre las 11.00 h y las 12.00 h y habrá que informar a los medios del
sistema de acreditación o demás datos importantes para organizar la llegada.

Normalmente, la rueda de prensa inicia con la comparecencia de un portavoz o portavoces

que no deberá sobrepasar los 30 minutos y, a continuación, se establece un turno de
preguntas para los periodistas. No obstante, puede que no se establezca turno de preguntas,
entonces la rueda de prensa finalizaría tras la última comparecencia.

El portavoz o portavoces que participen en este evento informativo deben disponer de un gran
dominio de la palabra y de la información a difundir como requisito fundamental para
transmitir credibilidad a los medios. Recordemos que la comparecencia responde a una
estrategia de comunicación y, por tanto, el mensaje debe ser eficaz y prever las cuestiones que
puedan plantear los periodistas.

En cuanto a los aspectos técnicos en la organización de una rueda de prensa se deberá tener
en cuenta la escenografía como pieza clave del mensaje visual. Normalmente se suele colocar
una trasera, con los colores corporativos de la institución, detrás del portavoz, un atril o mesa
presidencial y, en el caso que sea un acto oficial, se deben colocar las banderas
correspondientes que quedarían situadas a la derecha del escenario. El lugar elegido debe ser
amplío, luminoso y dispuesto de todas las particularidades técnicas necesarias para que los
profesionales de los medios puedan realizar bien su trabajo. Cabe destacar que, el escenario y
la decoración no deben entorpecer el movimiento de las cámaras y los medios gráficos que
necesitan moverse libremente por ese espacio o, si no, disponer de un espacio delimitado para
ello.

6.5.2. Las comidas de prensa

Otro de los eventos informativos utilizados son las comidas de prensa. En este caso, se trata de
desarrollar encuentros más informales con un número reducido de periodistas con los que
fomentar las relaciones personales. El formato a seguir es sencillo, en primer lugar
comparecen los portavoces encargados de transmitir el mensaje y, a continuación, se inicia el
almuerzo. No obstante, en el montaje de las mesas habrá que tener en cuenta habilitar el
espacio suficiente para que los profesionales puedan trabajar cómodamente.

6.5.3. Las visitas y los viajes de prensa

Las visitas de prensa cabe entenderlas como un evento informativo y no como un acto de
relaciones públicas. Este tipo de evento informativo consiste en invitar a la prensa a visitar las
instalaciones de una institución con el fin de proporcionarles información sobre el
funcionamiento interno. También resulta de interés organizar una visita de este tipo cuando se
pretende fomentar el conocimiento de las fases de elaboración de un terminado producto. La
estructura a seguir sería la siguiente: el jefe de prensa recibe al grupo de periodistas, el
portavoz de la institución ofrece un breve discurso de bienvenida, se presenta al grupo de
personas que participaran en la visita (técnicos, etc.), se inicia el recorrido en un formato de
visita guiada, a continuación se ofrece un cóctel o comida y, finalmente, la despedida y cierre.

Por su parte, los viajes de prensa mantienen características similares a las visitas y su finalidad
principal es proporcionar información a los medios. Así pues, los motivos por los que se puede
realizar un viaje de prensa son varios: a la institución organizadora le conviene que los
periodistas asistan a un acontecimiento relevante y de máximo interés para la organización; un
viaje oficial o institucional; participación en ferias, congresos o viajes de negocios; o, jornadas
de puertas abiertas.

Tanto en las vistas de prensa como en los viajes se debe proporcionar a los medios un amplio
dossier informativo, así como tener previsto un centro de prensa donde puedan trabajar.
6.5.4. El ‘pool´ de prensa

Resulta de interés señalar en este capítulo una breve mención al ‘pool´ de prensa. Según Zala
Martínez (2008: 159) se trata de un sistema de selección de periodistas que les permitirá estar
presentes en un momento exclusivo del evento o de acceso restringido para el resto. Los
motivos por los organizadores podrían verse obligados a establecer un ‘pool´ de prensa
pueden ser, según Zala Martínez, tres: falta de espacio, las dimensiones del lugar no dan
cabida a todos los medios convocados y confirmados; aspectos relacionados con la seguridad
del lugar o de los asistentes; y, estética, referida a que nada dañe la imagen del acto o de algún
asistente relevante. A la hora de establecer los criterios de selección de medios podemos
determinar el procedimiento por sorteo, por prioridad de los medios públicos sobre los
privados y por prioridad de los medios regionales y locales sobre los nacionales y extranjeros.

6.5.5. Actos restringidos a los medios

En relación a todo lo explicado en los apartados anteriores, no podemos olvidar que en

algunos eventos existen momentos o, incluso, el desarrollo íntegro del acto en el que la
presencia de los medios de comunicación está restringida (un consejo de ministros o una
reunión entre sindicatos y empresarios). No obstante, en estos casos, es importante establecer
los mecanismos necesarios para que todos los medios puedan estar informados de todo lo
ocurrido de la manera más clara posible. Por ejemplo, a los medios gráficos se les pueden
conceder unos minutos previos al inicio del acto para tomar fotos, los periodistas o redactores
pueden aprovechar para obtener alguna declaración, etc. Asimismo, la celebración de una
rueda de prensa posterior con la comparecencia de las personas implicadas puede ser una
solución eficaz para mantener a la prensa informada.

BIBLIOGRAFÍA

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