UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE
BAJA CALIFORNIA SUR
“Sabiduría como meta, patria como destino”
INFORME
Licenciatura:
Innovación y Negocios
2-B T-M
Integrantes:
Yared Yuridia Martínez Tepetlanco
Álvarez Higuera Angelica Yoseline
Naranjo Tepetlanco Michel
Ventura García Jahidy Ajeleth
Pamela Gatica Contreras
Eileen Abyade Jiménez Morales
Brian Josué Reyes Isais
José Alberto Beltrán Macías
Docente:
Ma Guadalupe Martínez García
Cabo San Lucas, B.C.S. 05 de mayo de 2024
CONFERENCIA DE LA EMPRESA SEARS
Planeación:
• Definición del objetivo del evento: Dar a conocer los informes de ventas por
cada departamento, a su vez reconocer y premiar a los vendedores con mayores
ventas por contribuir al logro de objetivos empresariales.
• Identificación del público objetivo: Empleados de Sears, directivos y
gerentes; departamentos de ventas y marketing, y personal de recursos
humanos.
• Selección de la fecha, hora y lugar: Hotel Hilton, el día 26 de febrero del 2024,
a las 11 de la mañana y a las 2 de la tarde en el salón 35.
• Creación de un plan de marketing y promoción o socialización: Correo
electrónico e invitación.
Orden del Día: Conferencia de Presentación de Informes y Premiación de
Vendedores Destacados en Sears.
Hora: 11:00 am - 2:00 pm
Lugar: Hotel Hilton, salón 35.
• Registro y Bienvenida
o 11:00 am - 11:15 am
o Registro de los participantes y entrega de materiales.
o Recepción y bienvenida a cargo del personal.
• Apertura y Discurso de Bienvenida
o 11:15 am - 11:30 am
o Discurso de apertura a cargo del CEO o director general.
o Introducción al propósito y los objetivos de la conferencia.
• Presentación de Informes de Ventas de Febrero
o 11:30 am - 12:15 pm
o Presentación de informes de ventas por área a cargo de los directores
respectivos.
o Análisis del desempeño de ventas del mes de febrero.
o Destacar los logros y los desafíos enfrentados por cada área.
• Reconocimiento de los Mejores Vendedores por Área
o 12:15 pm - 12:45 pm
o Reconocimiento de los mejores vendedores por área.
o Entrega de premios y reconocimientos a los vendedores destacados.
o Breve discurso de felicitación por parte de los directores de cada área.
• Pausa para el Café
o 12:45 pm - 1:00 pm
o Breve descanso para café y networking.
• Sesión de Preguntas y Respuestas
o 1:00 pm - 1:30 pm
o Sesión interactiva de preguntas y respuestas sobre los informes
presentados.
o Oportunidad para que los asistentes hagan preguntas a los directores y
gerentes presentes.
• Discusión y Planificación para el Futuro
o 1:30 pm - 1:45 pm
o Discusión sobre estrategias para abordar desafíos y aprovechar
oportunidades.
o Planificación de acciones para mejorar el desempeño de ventas en el
futuro.
• Palabras de Clausura y Agradecimiento
o 1:45 pm - 2:00 pm
o Breve discurso de cierre a cargo del CEO o director general.
o Agradecimiento a todos los asistentes por su participación y contribución.
Organización:
Designación de roles y responsabilidades dentro del equipo:
• Angelica Yoselin - CEO (Revisión y aprobación de la agenda y los objetivos de
la conferencia, da la bienvenida a todos los asistentes y establece el tono para
la importancia del evento, y proporciona una visión general del desempeño
general de la empresa y destaca los logros claves).
• Yared Yuridia Martínez Tepetlanco - Director 1 (Coordina la logística general del
evento, incluida la reserva de salas, la tecnología necesaria y el catering).
• Eileen Abyade Jiménez Morales - Director 2 (Ayuda a preparar el contenido de
la presentación de informes y asegura que esté alineado con los objetivos
estratégicos de la empresa, participa en la entrega de premios a los mejores
vendedores y comparte palabras de felicitación y apoyo).
• Jahidy Ajeleth Ventura García - Director de finanzas (Prepara informes
financieros detallados que muestren el desempeño de ventas del mes de
febrero, incluyendo datos de ingresos, márgenes de beneficio y tendencias de
ventas).
• Brian Josué Reyes Isais - Sales manager (Supervisa la preparación de los
informes de ventas de su área específica, incluidos los datos de ventas,
tendencias, análisis de clientes y comparaciones con meses anteriores).
• Alberto Beltrán Macías - Director de marketing (Proporciona información sobre
las estrategias de marketing implementadas durante el mes de febrero y su
impacto en las ventas y destaca las campañas exitosas y las iniciativas de
promoción que contribuyeron al aumento de las ventas).
• Pamela Gatica Contreras - Director de RH (Coordina la logística relacionada con
el personal, como la programación de la conferencia, la comunicación interna y
la gestión de la asistencia y ayuda a preparar los materiales de la conferencia,
como presentaciones, informes y documentos de premios).
• Michel Naranjo Tepetlanco - Director de desarrollo y producción (Proporciona
información sobre la disponibilidad de productos, la gestión de inventarios y la
logística de distribución durante el mes de febrero y destaca los desafíos
operativos y cómo se abordaron para garantizar un flujo de ventas efectivo).
Búsqueda y negociación con proveedores, gerentes, directivos, etc (catering,
audiovisuales, decoración, etc).
El director 1 (Yared Yuridia) y el director de RH (Pamela Gatica) son los encargados
de la negociación con los proveedores, gerentes o directivos del hotel Hilton para
llevar a cabo la conferencia dentro del hotel, ambas trabajan en conjunto y se
encargan de plantear dicha actividad a los encargados del hotel para poner en
marcha lo planeado, y asimismo alcanzar los objetivos esperados.
Ejecución:
• Supervisión del montaje del evento.
Fecha y lugar del montaje: 16 de mayo del 2024 en el Hotel Hilton, Cabo San
Lucas, México.
Hora: 7:00 am – 10:00 am.
Preparación previa del espacio del evento: (Día antes del evento).
Se realiza una revisión previa del espacio en donde se realizará la conferencia y se
reúne el equipo de montaje para rectificar la planeación.
Instalación del montaje: 7:00 am – 9:00 am.
Se inicia con la instalación de todo el mobiliario, los escenarios, el audio y la
iluminación, asegurando que todo funcione de manera correcta.
Coordinación de equipos de trabajo: 7:00 am – 9:00 am.
Se supervisa que los equipos involucrados en el montaje estén trabajando de
manera coordinada. La comunicación con los proveedores, personal de logística y
otros equipos para garantizar que todo esté listo a tiempo.
Supervisión y control del montaje: 9:00 – 10:00 am.
Se asegura que todos los elementos estén en el lugar lo planeado. Esto incluye la
disposición de stands, la colocación del mobiliario y la preparación de las áreas en
donde se llevará a cabo el Coffee break.
Garantizar la seguridad: 10:00 am – 10:30 am.
Se realizan inspecciones de seguridad, como verificar salidas de emergencia,
extintores y señalización adecuada.
Solución de problemas: (Durante todo el evento)
Se planifican alternativas para la solución de problemas que surjan durante la
conferencia.
• Recepción y atención a los asistentes.
Bienvenida y Registro:
Se asegura una cálida bienvenida a todos los invitados a la conferencia.
Se facilita el proceso de registro con una lista de asistentes, se verifica sus nombres
y proporciona credenciales o identificaciones.
Información y Orientación:
Se establecen puntos de información cerca de la entrada. En donde los invitados
pueden obtener detalles sobre horarios, salas, servicios y actividades.
Se colocan mapas y señales claras para guiar a los invitados hacia las áreas
relevantes (salas de conferencias, baños, áreas de descanso, etc.).
Atención durante la conferencia:
Se asegura un buen control de los tiempos, se inicia y termina puntualmente la
conferencia.
Se facilitan las sesiones de preguntas al final de la conferencia.
Comodidades y Servicios:
Se proporciona áreas cómodas para que los invitados puedan descansar entre la
conferencia
Se ofrece un servicio de catering adecuado y organizado con comidas y bebidas
para los invitados.
• Coordinación de las actividades programadas (charlas, presentaciones,
networking, etc.).
En caso de un problema de sonido la solución es:
Realizar una prueba exhaustiva del equipo de sonido antes del inicio de la
conferencia para detectar cualquier problema técnico y solucionarlo a tiempo.
Asegurarse de utilizar equipos de sonido de alta calidad y confiables, incluyendo
micrófonos, altavoces y sistemas de amplificación, para evitar problemas técnicos
durante el evento, además de contar con personal técnico capacitado y
experimentado que pueda manejar cualquier problema de sonido de manera rápida
y efectiva durante la conferencia.
En caso que no se presenten invitados clave:
La solución puede ser: Enviar recordatorios y confirmaciones de asistencia antes
del evento para garantizar la participación de los invitados clave. También puedes
asignar a un miembro del equipo para hacer seguimiento personalizado con
aquellos que aún no han confirmado.
En caso de que los invitados llegan tarde:
La solución puede ser: Establecer una política clara sobre la puntualidad en la
invitación y los recordatorios.
Evaluación:
Recopilación de feedback de los asistentes.
Nosotros realizamos una encuesta para los colaboradores que asistieron el evento
acerca de lo que pasó en el evento de cómo les gusto el evento y nos dieron una
retroalimentación acerca de este. Principalmente el evento fue un total éxito ya que
se vieron los puntos como:
• Ventas
• Planeación
• Organización
• Objetivos
De esta manera podríamos decir que la mayoría de participantes del evento se
llevaron una satisfacción a la hora de asistir el evento, en excepción de una persona
que, si le gusto, pero le hizo falta dinamismo, pero de ahí todo bien.
Análisis de los resultados obtenidos en relación con los objetivos planteados.
Se hizo un análisis para obtener los resultados obtenidos en donde se dio el perfecto
análisis de la mano del CEO y de esta manera se busca ver si es el verdadero
funcionamiento el que se le otorga y si es que fue una forma correcta de
implementarlo. Todos los asistentes se sienten muy satisfechos con los resultados
obtenidos a lo largo de este mes, ya que este mes fue de los más productivos que
se dieron en su transcurso, por lo que los objetivos que se plantearon fueron
correctos con su correcta ejecución.
Identificación de aspectos a mejorar para futuros eventos.
Consideramos que algo que podría hacer falta de nuestra parte sería el implementar
algún otro tipo de dinamismo para así otorgar una mayor satisfacción, aunque de
esta manera este evento fue con el objetivo de lograr dar un reconocimiento al
departamento para que se puedan sentir una mayor satisfacción con ellos.
Aunque algunos aspectos serían:
• Comida
• Bebidas
• Recordatorios de asistencia
• Invitados con necesidades especiales que no puedan ser atendidas en el
instante por falta de personal.
Reflexión:
Para empezar, es muy difícil poder realizar algún trabajo sin su posible
comunicación, a la hora de realizarlo, hubo muchas incógnitas ya que, al momento
de hacerlo, la mayoría interpretamos de una manera muy distinta, diferentes
maneras de visualizarlo, pero creemos que hemos aprendido lo suficiente para
poder lidiar con las interferencias que podemos llegar a llevar en el transcurso.
Consideramos que es difícil de ciertas medidas el llevar un evento, ya que muchas
veces no tenemos conocimiento previo para realizarlo, pero mientras tengamos más
personas, con las que podamos nosotros el llevarlo a cabo, puede salir bien,
tenemos que ser muy analíticos a la hora de realizarlo, ya que mientras no tengamos
una visión diferente podemos caer, ya que tenemos que ser muy minuciosos con lo
que realizamos, ya que con cualquier mínimo de detalle puede ser distinto.
Como sabemos puede ser complicado, pero no imposible, solo es cuestión de poder
comunicarnos con los demás, y tratar de llevar a cabo, lo que tengamos pensado
realizar, aunque tengamos distintas formas de verlo, podemos llegar a acuerdos
para seguir adelante, con ello estamos viendo la parte de tolerancia con los demás,
ya que todos aprendemos de formas distintas.