Curso avanzado de los sistemas

MicroTech Contable
y

MicroTech Tributario
 ÍNDICE
ÍNDICE _________________________________________________________________ 2
PRÓLOGO ______________________________________________________________ 4
Bondades de nuestros sistemas ______________________________________________ 5
Ejecutar los sistemas una vez instalados _______________________________________ 5
Configurar los sistemas para ejecutarlos de forma simultánea _____________________ 5
Conformación del sistema __________________________________________________ 6
Botones comunes de las ventanas ____________________________________________ 7
Como crear y seleccionar empresas ___________________________________________ 7
Sistema MicroTech Contable ________________________________________________ 9
Configuración de la empresa ____________________________________________________ 9
Selección del ejercicio contable __________________________________________________ 9
Plan de cuentas (módulos → contabilidad histórica) ________________________________ 11
Importar planes de cuenta sugeridos ___________________________________________________ 11
Importar un codificador personalizado__________________________________________________ 12
Personalizar el plan de cuentas________________________________________________________ 12
Sugerencias para la planificación de los códigos __________________________________________ 12
Propiedades de las cuentas___________________________________________________________ 14
Configuración de los estados financieros ________________________________________________ 15
Comprobantes de diario_______________________________________________________ 17
Comprobantes diferidos y comprobantes actualizados _____________________________________ 18
Uso de la descripción amplia del asiento ________________________________________________ 19
Duplicar, insertar y mover renglones ___________________________________________________ 19
Importar asientos desde otros comprobantes ____________________________________________ 20
Registrar la compra de un activo fijo desde el asiento ______________________________________ 21
Como iniciar con el sistema a partir de datos previos ______________________________________ 22
Reportes contables ___________________________________________________________ 22
Opciones comunes de las ventanas de informes __________________________________________ 22
Configuraciones más comunes de los reportes contables ___________________________________ 24
Nivel detalle ____________________________________________________________________ 24
Impresión multilínea______________________________________________________________ 25
Supresión del encabezado y datos de emisión __________________________________________ 25
Procedimiento para enumerar hojas a ser foliadas ________________________________________ 26
Propiedad planta y equipos (módulos → activos fijos)_______________________________ 27
Como incorporar un activo que posee depreciación acumulada en libros_______________________ 27
Desincorporar o reincorporar un activo _________________________________________________ 28
Tabla de depreciaciones _____________________________________________________________ 28
Cargar unidades producidas __________________________________________________________ 29
Activos fijos en proceso _____________________________________________________________ 30
Contabilización de las depreciaciones __________________________________________________ 30
Revertir el proceso de contabilización de las depreciaciones_________________________________ 31
Cierre contable y reversión (módulos → contabilidad histórica) _______________________ 32
Importar datos utilizando plantillas de Excel ______________________________________ 33
Sistema MicroTech Tributario _______________________________________________ 34
Configuración de la empresa ___________________________________________________ 34

[Link] 2
 Clientes y Proveedores ________________________________________________________ 37
Maquinas fiscales ____________________________________________________________ 37
Sucursales __________________________________________________________________ 38
Series o talonarios ___________________________________________________________ 38
Empleados (para el XML) ______________________________________________________ 38
Documentos de Compras ______________________________________________________ 39
Campos solicitados en el encabezado___________________________________________________ 39
Campos solicitados en el cuerpo_______________________________________________________ 42
Características adicionales ___________________________________________________________ 43
Imprimir libro de compras _________________________________________________________ 43
Imprimir comprobante retención ____________________________________________________ 43
Actualizar la forma 30_____________________________________________________________ 43
Cancelar el documento____________________________________________________________ 43
Generar el comprobante de retención ________________________________________________ 43
Asiento contable _________________________________________________________________ 43
Pagos de compras (retención de ISLR) ____________________________________________ 44
Ventana cancelación de documentos ___________________________________________________ 45
Documentos de Ventas _______________________________________________________ 46
Campos solicitados en el encabezado___________________________________________________ 46
Campos solicitados en el cuerpo_______________________________________________________ 48
Características adicionales ___________________________________________________________ 49
Imprimir libro de ventas ___________________________________________________________ 49
Actualizar la forma 30_____________________________________________________________ 49
Asiento contable _________________________________________________________________ 49
Anular numero de control _________________________________________________________ 49
Perfeccionar el hecho imponible ____________________________________________________ 49
Otros procesos ______________________________________________________________ 50
Actualizar forma 30 _________________________________________________________________ 50
Editar la forma 30 __________________________________________________________________ 50
Impresión del resumen del IVA (artículo 72 del reglamento) _________________________________ 50
Contabilizar documentos ____________________________________________________________ 50
Descontabilizar ____________________________________________________________________ 51
Declaración informativa de retenciones de IVA ___________________________________________ 51
Declaración informativa de retenciones de ISLR __________________________________________ 51
Importar datos utilizando plantillas de Excel ______________________________________ 52
Detalles de la integración contable ente nuestros sistemas __________________________ 53
Opciones de uso común entre los sistemas ____________________________________ 54
Respaldar empresas __________________________________________________________ 54
Restaurar empresas __________________________________________________________ 55
Cambiar el código de una empresa a través de los respaldos _________________________ 55
Pasos para importar datos desde Excel ___________________________________________ 56

[Link] 3
 PRÓLOGO
De antemano le expresamos nuestro agradecimiento por ser usuario de las herramientas
MicroTech y participar en este curso, esperamos que pueda obtener todos los
conocimientos necesarios para obtener el máximo provecho de los sistemas.

A modo de resumen y para refrescar las principales operaciones a realizar con nuestras
herramientas, le recordamos que usted puede:

 Emitir los libros de compra y de venta

 Generar el resumen de la forma 30 (IVA), artículo 72 del reg. IVA
 Generar las retenciones de IVA y su declaración informativa o archivo TXT
 Generar las retenciones de ISLR y su declaración informativa o archivo XML
 Contabilizar automáticamente los documentos de compra y venta
 Calcular e imprimir el borrador de la forma 26 (ISLR)
 Alimentar automáticamente la forma 26 a partir de MicroTech Contable
 Realizar la contabilidad diaria y emitir todos los estados financieros requeridos
 Manejar la propiedad planta y equipos, incluyendo los capitalizables
 Realizar el Ajuste fiscal por inflación (ISLR) y emitir todas las cedulas requeridas
 Efectuar el Ajuste financiero (NIC29) y el Flujo de efectivo (NIC27)
 Manejar múltiples ejercicios y consultarlos en cualquier momento
 Respaldos y restauración multiempresa
 Soporte electrónico y telefónico sin costo (cambios sin previo aviso)
 Entre otras operaciones.

[Link] 4
Bondades de nuestros sistemas

Dentro de las principales bondades de los sistemas MicroTech, destaca la facilidad de uso
y la construcción estándar de sus ventanas y reportes, disminuyendo drásticamente la
curva de aprendizaje entre nuestras herramientas.

Adicionalmente cuenta con un servicio post- venta que le ofrece seguridad en la inversión
que usted realizó.

Ejecutar los sistemas una vez instalados

Una vez haya instalado los sistemas deben aparecer en su escritorio los iconos de acceso.
Los nombres de los iconos se componen con la palabra “MicroTech” y el nombre del
sistema que se instaló.

Actualmente el icono de acceso para los sistemas puede variar entre los sistemas
operativos:

Si usted posee Windows XP, el icono es:

Si usted posee Windows Vista o superior, el icono es:

Configurar los sistemas para ejecutarlos de forma simultánea

Para que los sistemas MicroTech puedan ser ejecutados de forma simultánea es preciso
realizar una pequeña configuración en los iconos del sistema, la cual realiza de la siguiente
forma:

1. Haga clic derecho sobre el icono del sistema

2. Una vez se abra el menú contextual, haga clic en propiedades
3. Haga clic en el botón de propiedades avanzadas
4. Haga clic en Ejecutar en otro espacio de memoria
5. Haga clic en el botón de aceptar
6. Nuevamente clic en aceptar

Estos pasos debe realizarlos si posee mas de un sistema de nuestra empresa y de forma
independiente para cada uno de ellos.

[Link] 5
Conformación del sistema

Cuando se instala el sistema por primera vez, este se configura de forma demostrativa.
Bajo esta modalidad el usuario puede evaluar prácticamente todas las funciones del
sistema con la finalidad de determinar que efectivamente cumple con lo pautado y se
ajusta a sus requerimientos.

Una vez cancela por la licencia de uso, el personal de MicroTech le enviará por correo
electrónico los datos de su licencia, los cuales son: Número de licencia, Fecha de compra y
Titular.

Con los datos recibidos se puede comenzar el proceso de conformación, el cual consiste
en convertir su sistema de modo demostrativo a original.

Los pasos a seguir son:

 Abrir el sistema a conformar (si esta abierto cierre y abra de nuevo)

 Hacer clic en el botón Registrar el producto
 Leer las indicaciones que se mostrarán en pantalla
 Hacer clic en aceptar
 Introducir los datos exactamente como fueron recibidos
 Hacer clic en conformar
 Si usted posee Internet:
o Haga clic en electrónica
 Si usted posee Windows vista o superior:
 Haga clic en Archivo TXT
 Indique su nombre cuando se le solicite y haga clic en
aceptar
 Siga los pasos indicados en pantalla
 Si usted posee Windows XP
 Haga clic en Internet
 Siga los pasos indicados en pantalla
 Si usted no posee Internet o si los procesos anteriores no los puede completar,
comuníquese telefónicamente con nosotros para otorgarle la clave por esa vía.

[Link] 6
Botones comunes de las ventanas

Todas las ventanas de nuestros sistema están diseñadas con el mismo tipo de botones de
acuerdo al trabajo que se va a realizar, así por ejemplo una ventana para cargar datos,
tendrá botones que permitan la edición de la información, mientras que una ventana
diseñada para consultar, solo tendrá botones para moverse dentro de ella.

Los botones más comunes son:

Ayuda
Incluir Seleccionar
Salir
Modificar Buscar

Eliminar Localizar

Guardar Imprimir

Nota: La mayoría de las acciones asociadas a los botones permiten ser ejecutadas
directamente desde el teclado, por ejemplo: para incluir un registro puede hacer clic en el
botón de incluir o presionar la tecla I en su teclado. Al colocar el apuntador del ratón
sobre un botón este le indicará su función y su tecla asociada.

Como crear y seleccionar empresas

Para acceder a la ventana de selección y creación de empresas debe hacer clic en el menú
principal General → Empresas.

Abrir la ventana de empresas Posibles acciones

Si va a incluir una empresa, seleccione

el botón de incluir.

Si va a modificar, seleccione el botón

de modificar.

Para seleccionar una empresa haga

doble clic sobre ella.

[Link] 7
Observaciones:

 Cuando se activa la edición de una empresa (incluir o modificar), se muestran

diversas pestañas las cuales varían de acuerdo a cada sistema.
 Los campos básicos para incluir una empresa son: código, nombre y el mes de
cierre.
 El código de la empresa puede ser numérico o alfanumérico.
 Si utilizará una codificación numérica, le recomendamos mantener al menos una
anchura de tres dígitos, ejemplo: 001, 002, 003, etc., para mantener el orden
adecuadamente.
 Una vez guarde la empresa no puede cambiar ni el código ni el mes de cierre.
 Si requiere cambiar el código puede apoyarse en la opción de Respaldos y
Restauración para duplicar la empresa.
 El nombre de la empresa seleccionada aparecerá en el borde superior de la
ventana del sistema.
 Puede limitarle el acceso a las empresas de acuerdo a los usuarios. Para ello, debe
incluir en el campo “Usuarios no autorizados”, los usuarios que no deben acceder a
esta empresa. Para activar la opción, haga clic derecho sobre el campo en cuestión,
tal como se indica en la siguiente imagen:

[Link] 8
Sistema MicroTech Contable

Configuración de la empresa

En esta sección especificaremos únicamente los valores de configuración que aplican a las
empresas del sistema MicroTech Contable. Si desea obtener más información acerca de
cómo crear empresas, véase la página #7.

Ubicados en la ficha de la empresa y haciendo clic en la pestaña Adicionales, se accede a

los siguientes campos:

Datos básicos

RIF: El RIF es utilizado al momento de imprimir los estados financieros.

Inicio de
Es un valor que es utilizado para validar la fecha del Ajuste Inicial.
actividades:
Corresponde al código del registro nacional de cooperativas. Es utilizado
RN Cooperativas:
al momento de imprimir los estados financieros.
Activos código Permite indicarle al sistema que se desea activar el campo de código
externo: externo en la ficha de los activos.
Ajuste fiscal por inflación
Se refiere a la fecha en que se realizó o se realizará el primer ajuste
Calculo Ajuste
fiscal para esa empresa. Este valor es utilizado para determinar cuando
inicial:
la empresa debe ejecutar el ajuste inicial o el regular.
Ajuste financiero
Primer ajuste en Se debe indicar la fecha cuando se realizará el primer ajuste financiero
el sistema: con el sistema.
Ajuste del
Permite seleccionar si las cuentas del estado demostrativo de ganancias
Ganancias y
y pérdidas deben ajustar con IPC promedio o no.
Perdidas
Requiere año El sistema muestra en este campo si la empresa requiere o no el cálculo
base: del año base.
Tipo de Permite seleccionar el tipo de inventario que maneja la empresa, esto
inventario: es: Continuo, Periódico o ninguno.

Selección del ejercicio contable

Antes de explicar sobre este punto, es preciso comentar que nuestro sistema MicroTech
Contable tiene la particularidad de ser multiejercicio, esto quiere decir que dentro de los
archivos del sistema se guarda la información de todos y cada uno de los ejercicios que el
usuario ha trabajado.

[Link] 9
Cuando el usuario lo requiera, puede seleccionar alguno de los períodos trabajados y
emitir inmediatamente cualquier informe, incluso el estado demostrativo de ganancias y
pérdidas sobre un ejercicio cerrado.

Para seleccionar un ejercicio se debe abrir la ventana del Calendario, haciendo clic en
General → Fecha del sistema. También puede abrir esta ventana presionando la tecla F4.

Observaciones:

 Haga clic sobre uno de los períodos trabajados para seleccionarlo.

 Si desea cambiar la fecha de trabajo, puede indicar la fecha en la sección izquierda.
 Si la fecha indicada corresponde a uno de los ejercicios abiertos, el sistema se
ubicará automáticamente en el.
 Si la fecha indicada no ha sido trabajada con el sistema, se le solicitará
confirmación para crear el nuevo ejercicio.
 Si requiere eliminar uno de los ejercicios trabajados, haga clic derecho sobre el.
 Para poder borrar un ejercicio es preciso elegir el último de la lista y que no esté
cerrado.

[Link] 10
Plan de cuentas (módulos → contabilidad histórica)

A diferencia de otros sistemas del mercado, el plan de cuentas en el sistema MicroTech

Contable no requiere separar manualmente las cuentas totalizadoras de aquellas que son
utilizadas para los movimientos (auxiliares), sin embargo, es preciso que la codificación del
mismo cumpla con una estricta jerarquía de menor a mayor para que el sistema
determine automáticamente el tipo de cuenta (totalizadora o de movimiento).

Para nuestro sistema contable el plan de cuentas representa la columna vertebral de la

información, debido a que de acuerdo a la estructura de este, se tabulan la mayoría de los
informes del sistema.

Por esta razón es primordial que le dedique el tiempo suficiente a estructurar

adecuadamente el plan de cuentas y evitar contratiempos mas adelante.

El usuario puede crear el plan de cuentas manualmente o por el contrario, puede

apoyarse en las opciones de importación que el sistema provee.

La cantidad máxima de niveles principales (1, 2, 3, etc.) puede ascender a 9 y estos a su

vez pueden manejar hasta 12 niveles inferiores de acuerdo a si se utiliza o no separadores.

Importar planes de cuenta sugeridos

Cuando se abre la ventana del plan de cuentas y este aún no ha sido codificado, el sistema
le permite al usuario seleccionar uno de los modelos disponibles para importarlo
automáticamente.

Entre los modelos disponibles tenemos: Sugeridos genéricos, Seguros, Cooperativas,

Agropecuarios, Construcción y Gubernamental. Tenga presente que esta lista puede variar
en el futuro a medida que se actualicen o se incorporen nuevos modelos sugeridos.

También es factible importar el plan de cuentas desde otra empresa o importarlo desde
un archivo TXT (se explica mas adelante).

Una vez que el usuario selecciona cual es modelo que mas se ajusta a sus requerimientos,
debe hacer clic en el botón para iniciar el proceso y esperar hasta que termine.

Es importante aclarar que una vez importado un plan de cuentas no se puede volver a
importar otra codificación, en caso de ser necesario, es preciso eliminar la empresa y
crearla nuevamente.

[Link] 11
Importar un codificador personalizado

Dentro de las opciones de importar planes de cuenta, existe una que permite importar la
codificación desde un archivo de texto o TXT.

El archivo de texto debe contener solo el Código y la Descripción. Estos campos deben
estar separados entre si por un espacio o un tabulador.

Si el plan de cuentas lo tiene almacenado en una hoja de Excel, debe guardarlo primero
como archivo de texto (TXT) separado por tabulaciones para proceder luego a su
importación.

Una vez importado el plan de cuentas desde un codificador personalizado, el usuario

debe:

 Configurar los estados financieros y asientos

 Configurar las propiedades de las cuentas (opcional)
Personalizar el plan de cuentas

Una vez importado el plan de cuentas, el usuario puede cambiar cualquiera de las
descripciones de las cuentas ubicándose en ella y haciendo clic en el botón de modificar.

Cabe destacar que si la cuenta posee auxiliares, no permitirá cambiar su código pero si su
descripción.

Sugerencias para la planificación de los códigos

Tal y como se indico al principio de este tema, el plan de cuentas representa la columna
vertebral del sistema, tanto para la correcta acumulación de los resultados como para su
impresión en los distintos estados financieros que este posee.

Por esta razón se hace indispensable que el usuario evalúe con exactitud las necesidades
reales de control que requiere la empresa a manejar, para que de esta forma, pueda
determinar la profundidad y amplitud que necesita para poder emitir los estados
financieros con el criterio requerido.

Este aspecto es vital para las cuentas de movimiento (las ultimas dentro de aquellas que
tienen el mismo grupo), teniendo en cuenta que como el sistema detecta
automáticamente la ubicación de cada cuenta, cualquier alteración en la jerarquía o el
ancho de los códigos para las cuentas de movimiento puede desencadenar problemas
graves en los resultados.

[Link] 12
Para mejorar esta explicación detallaremos parcialmente el siguiente fragmento de un
plan de cuentas:

Código Descripción
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CIRCULANTE
1.1.1 DISPONIBLE
[Link] EFECTIVO
[Link].10 CAJA PRINCIPAL
[Link].99 CAJA SUCURSAL 99
[Link] BANCOS
[Link].10 BANCO A

Observaciones:

 Las cuentas “CAJA PRINCIPAL” y “BANCO A” son las únicas que aceptaran
movimiento contable, debido a que son las últimas (auxiliares) dentro del grupo al
cual pertenecen ([Link]).
 El resto de las cuentas corresponden a las totalizadoras y no aceptan movimiento.
 Al momento de incluir una cuenta, el sistema analiza a que grupo pertenece. Si por
ejemplo se intenta incluir la cuenta [Link].20, el sistema le indicará que
pertenecerá al grupo de “BANCOS”.
 Si una cuenta posee auxiliares, por ejemplo la [Link], no permitirá eliminar ni
modificar su código.
 Con base al ejemplo anterior, la cuentas de movimiento utilizan dos dígitos para
manejar los auxiliares, esto quiere decir que pueden manejar 100 códigos
distintos, desde el código 00 hasta el 99.
 Si en este caso el cliente amerita manejar más de 100 auxiliares, este plan de
cuentas no estará ajustado a lo requerido y cualquier intento por crear un código
mayor ocasionará severos problemas de estructura.
 Por ejemplo, al intentar crear el código [Link].101, el sistema ordenará este
código debajo del [Link].10, generando así conflictos entre la definición previa (la
cuenta [Link].10 era de movimiento) y ahora pasaría a ser totalizadora de la
[Link].101.
 En las revisiones recientes el sistema puede detectar este error y alertar al usuario,
sin embargo, si el plan de cuentas no está correctamente estructurado, puede
ocasionar que el sistema no pueda evaluar adecuadamente esta anomalía,
generando así los problemas antes descritos.

[Link] 13
Propiedades de las cuentas

Dentro de los procesos que realiza el sistema, existen algunos que requieren tener
información particular de cada una de las cuentas para poder ejecutarse adecuadamente.

Desde la ventana del plan de cuentas se puede acceder a la ventana de propiedades de las
cuentas haciendo clic en el botón respectivo:

Al hacer clic en la opción de modificar propiedades se pueden especificar los siguientes

datos:

Este valor es utilizado por el módulo de Ajuste financiero y permite indicar si la

Tipo:
cuenta es de naturaleza Monetaria o No.
Este valor es utilizado por el sistema MicroTech Tributario y le permite asociar
las cuentas contables con las celdas de la planilla de ISLR (26), con la finalidad
Celda:
de que el sistema Tributario pueda extraer la información contable y alimentar
automáticamente la planilla en cuestión.

En los casos donde se amerite aplicar una misma propiedad a varias cuentas, realice los
siguientes pasos:

1. Haga clic en la opción de Activar selección múltiple

2. Haga doble clic sobre cada una de las cuentas para seleccionarlas
3. Modifique las propiedades
4. Desactive la selección múltiple
Una vez guardadas las propiedades serán aplicadas a todas las cuentas seleccionadas.

[Link] 14
Configuración de los estados financieros

Tomando en cuenta que el plan de cuentas es totalmente manipulable por el usuario y

permite manejar cualquier estructura contable, es preciso crear una sección para indicarle
al sistema como se deben conformar los estados financieros.

Veamos un ejemplo práctico tomando como base la siguiente estructura del plan de
cuentas (niveles principales):

Plan de cuentas Estados financieros

1 ACTIVO
2 PASIVO
 Balance general: 1, 2 y 3
3 PATRIMONIO  Estado demostrativo de ganancias y pérdidas: Utilidad
4 INGRESOS bruta (4 - 5) y Utilidad o pérdida neta (utilidad bruta - 6 )
5 COSTOS
6 EGRESOS

Con base al ejemplo anterior el sistema no puede determinar automáticamente cuales son
las cuentas que debe utilizar para conformar los estados financieros. Por otro lado, de
acuerdo al criterio contable, en el estado demostrativo de ganancias y pérdidas pueden
existir solo dos cuentas (ingresos y egresos) o por el contrario pueden existir más cuentas
de las indicadas en el ejemplo.

En resumen las cuentas de utilizar pueden cambiar de acuerdo al usuario y el sistema

debe ajustarse a estas variaciones. Por esta razón se amerita que el usuario le indique al
sistema las cuentas que deben ser utilizadas para generar los estados financieros.

Para acceder a la ventana de configuración debe hacer clic en el menú de la siguiente

forma:

Módulos → Configuración y Mantenimiento Archivos → Cuentas de Edos. Financieros

[Link] 15
Al ejecutar la opción se abre una ventana similar a la siguiente:

Aún cuando la ventana en cuestión permite configurar una serie de elementos

relacionados con otros módulos, en este momento nos limitaremos a los aspectos
relacionados con los estados financieros:

 Cuentas de Estados Financieros:

o Balance general:
Debe indicar la cuenta que corresponde al
Activo:
Activo. En este ejemplo es la cuenta 1.
Debe indicar las cuentas que conformar la
Pasivo y
sección del Pasivo y Patrimonio.
Patrimonio:
En este ejemplo son las cuentas 2 y 3.
Permite indicar el título del informe y el
Otros: utilizado para totalizar el resultado (Pasivo y
Capital).
o Ganancias y pérdidas:
Debe indicar las cuentas que conforman la
utilidad bruta.
Utilidad bruta:
En este ejemplo son las cuentas 4 y 5.
Debe indicar las cuentas que se deben restar de
la utilidad bruta para calcular la utilidad o
Utilidad neta:
pérdida neta.
En este ejemplo es la cuenta 5.
Otros: Permite indicar el título del informe.

[Link] 16
Comprobantes de diario

La información contable de la empresa debe ser incorporada a través de documentos

llamados Comprobantes de diario.

Estos documentos poseen campos que le permitirán estructurar la información con la

finalidad de facilitar su análisis e interpretación.

La ventana para ingresar los comprobantes de diario se compone de los siguientes

elementos:

 Encabezado: Agrupa los campos que identifican al documento.

Permite indicar el código que permitirá identificar de forma

Numero:
única a este documento.
Corresponde a la fecha contable en la cual este documento
Fecha:
será ingresado.
De uso libre, se utiliza para mejorar la interpretación del
Comentarios:
documento.

 Cuerpo: Sección en la cual se registran los asientos.

Cuenta: Se refiere a la cuenta contable a utilizar para el asiento.

De uso libre. Permite resumir el tipo de movimiento que se
Tipo:
esta registrando, ejemplo: CH, DP, ND, etc.
Número de documento asociado al asiento, ejemplo: el
Documento:
número del cheque, número del depósito, etc.
De uso libre. Se utiliza para mejorar la interpretación del
Comentarios:
asiento.

[Link] 17
Comprobantes diferidos y comprobantes actualizados

En los ambientes de manejo contable estricto donde existe un personal para transcribir la
información y otro para verificarla, es preciso manejar dos entradas distintas para los
asientos, de esta forma, un asiento solo actualizará los saldos una vez haya sido verificado.

En este caso, los comprobantes diferidos, como su nombre lo indica, quedan diferidos y
no afectan los saldos contables hasta que se actualizan.

Para actualizar los comprobantes puede hacerlo de dos formas:

1. Directamente desde el comprobante (botón de otros procesos adicionales)

En este caso debe actualizar comprobante por comprobante

2. Desde el menú Utilidades → Actualizar comprobantes

De similar forma puede invertir el proceso, esto es, llevar un comprobante actualizado
hacia diferido.

[Link] 18
Uso de la descripción amplia del asiento

Para mejorar aún más la legibilidad de los asientos contables, el sistema dispone de una
descripción libre e ilimitada que el usuario puede utilizar para colocar cualquier cantidad
de información adicional al comprobante que se está registrando.

Durante la edición del asiento y cuando se encuentre ubicado en el campo de descripción

usted debe:

Hacer clic en el botón indicado Escribir el texto y presionar guardar

La información amplia almacenada en un comprobante solo puede ser visualizada al

momento de editar nuevamente el documento o al imprimir el Mayor Analítico (activando
la opción respectiva en el criterio del informe).

Duplicar, insertar y mover renglones

Durante la edición de un comprobante contable y estando en el cuerpo del mismo, el

usuario cuenta con opciones que permiten manipular la posición o ubicación de los
asientos. Estas opciones son:

Útil cuando existe información repetitiva

Duplicar la información un asiento:
que puede ser reutilizada en otro asiento.
Útil introducir un asiento delante o detrás
Insertar un registro en blanco arriba o de otro, con la finalidad de mantener
debajo de otro asiento: ordenada la información de acuerdo al
criterio del usuario.
Permite subir o bajar un asiento o grupo de
ellos. Para mover un grupo es preciso
Mover un renglón o grupo de ellos:
activar primero la opción de selección
múltiple.

[Link] 19
Para activar estas opciones debe hacer clic en el botón indicado y luego elegir la opción
requerida:

Importar asientos desde otros comprobantes

Esta opción le permite importar los asientos (renglones) ubicados en otro comprobante
hacia el que se encuentra en edición actualmente.

Para poder importar un comprobante es preciso estar en el modo de edición de un

comprobante, bien sea incluyendo o modificando y estar ubicados en el cuerpo del
documento (donde se incluyen los asientos), una vez allí el usuario puede activar la opción
de importar asientos haciendo clic en el botón respectivo y luego en la opción de importar
asientos desde otros comprobantes:

Al hacer clic en la opción, el usuario es consultado acerca del origen del comprobante a
importar, teniendo disponibles las siguientes opciones:

Al seleccionar esta opción el usuario puede seleccionar desde una

Del período actual:
lista de comprobantes, cual o cuales desea importar.
Esta opción permite elegir previamente el período en el cual se
Ubicado otro período: encuentra el comprobante o comprobantes que desea importar.
Una vez elegido el período continúa como en el punto 1.

[Link] 20
 En este caso el usuario primero debe seleccionar la empresa
Ubicados otra empresa: origen, luego indicar el período donde está ubicado el
comprobante y acto seguido continuar como en el punto 1.

Registrar la compra de un activo fijo desde el asiento

Es una opción que permite simplificar un poco mas la incorporación de los Activos Fijos en
el sistema, cargando automáticamente parte de la información registrada en el asiento
contable hacia la ventana de Activos fijos.

Al ejecutar esta opción estando en el cuerpo del comprobante contable y luego de

incorporar un asiento, el sistema muestra la ventana de Activos fijos, obteniendo del
asiento los siguientes datos:

Descripción del activo: Extraída desde la descripción del asiento.

Cuenta activo: Extraída desde la cuenta contable del asiento.

Valor de adquisición: Extraído desde el monto registrado en el asiento.

[Link] 21
Como iniciar con el sistema a partir de datos previos

Cuando se posee información contable previa, es preciso determinar la forma más

adecuada que se utilizará para iniciar con MicroTech Contabilidad.

Debe cargar esta información utilizando la opción de saldos iniciales,

de esta forma los valores contables aparecerán reflejados en la
Si posee un contabilidad como saldos iniciales y no figuraran dentro de los
balance al cierre movimientos del período.
anterior:
Tenga presente que en este caso solo se debe cargar las partidas
reales.
En este caso es preciso cargar la información a partir de un balance
de comprobación en un comprobante contable al mes anterior con el
Si posee un
cual va a iniciar operaciones con nuestro sistema.
balance al mes
anterior:
Tenga presente que debe cargar todas las partidas (reales y
nominales).

Reportes contables

En este apartado comentaremos algunos de los aspectos más resaltantes de los reportes
de MicroTech Contabilidad.

Opciones comunes de las ventanas de informes

Así como se ha hecho referencia en páginas anteriores, todas las ventanas del sistema
mantienen un mismo diseño de acuerdo a su función.

Con base a la imagen anterior, identificaremos las siguientes áreas:

[Link] 22
  Barra de botones:

Visualiza el reporte por pantalla.

Envía el reporte directamente hacia la impresora.

Exporta el contenido del reporte hacia Excel

Permite acceder a las propiedades adicionales del reporte para:

Permite seleccionar o cambiar los

Seleccionar o configurar la
parámetros de la impresora, esto es:
impresora:
papel, orientación, etc.
Almacena los parámetros
Grabar los parámetros del
especificados (rango y criterio) para
reporte
el reporte seleccionado.
Inicializar los parámetros Borra los parámetros almacenados
del reporte: en el reporte.
Permite ajustar los márgenes que
Cambiar los márgenes:
serán aplicados a todos los reportes.

 Rango:

Permite realizar un filtro entre dos valores: inicial y final.

La información del rango es opcional y en caso de no indicarla, el reporte no

realizará filtro alguno.

 Criterio:

Similar al Rango, el Criterio permite realizar un filtro que concuerde con un

solo valor.

Los campos del Criterio son muy utilizados para la personalización y

configuración al vuelo del reporte a emitir.

[Link] 23
Configuraciones más comunes de los reportes contables

A continuación agrupamos las opciones de configuración más comunes entre los reportes
contables, las cuales encontrará en el criterio de los mismos.

Nivel detalle

De acuerdo al tipo de reporte a emitir, este puede permitir controlar la profundidad de las
cuentas que se deben mostrar en el informe de acuerdo a la jerarquía del plan de cuentas.

Tomemos como base la siguiente estructura de cuentas:

Código Descripción Nivel

1 ACTIVO 1
1.1 ACTIVO CIRCULANTE 2
1.1.1 DISPONIBLE 3
[Link] EFECTIVO 4
[Link].10 CAJA PRINCIPAL 5
[Link].99 CAJA SUCURSAL 99 5
[Link] BANCOS 4
[Link].10 BANCO A 5

De acuerdo al nivel solicitado, obtendremos el siguiente resultado:

Solicitando Obtenemos información hasta

[Link].10

Nivel 5 [Link].99

[Link].10
Nivel 3 1.1.1

Cabe destacar que de acuerdo al reporte que se esté emitiendo, las cuentas ubicadas por
encima del nivel solicitado pueden aparecer o no, como por ejemplo: Balance general, de
Comprobación, entre otros.

[Link] 24
Impresión multilínea

Una de las características de los reportes de nuestros sistemas, es que ajustan

automáticamente el tamaño de la fuente para que todas las columnas puedan ser
incluidas en una sola hoja.

En resumen, de acuerdo a la cantidad de columnas y al ancho de las mismas, el tamaño de

la fuente será ajustado. Mientras mas columnas y mas datos en ellas, mas pequeña será la
fuente.

Con base a lo comentado y tomando en cuenta que existen reportes que poseen
columnas con gran cantidad de texto, el informe puede brindar la posibilidad de separar la
información de la columna en varias líneas, de acuerdo al ancho en caracteres que indique
el usuario.

Si tenemos por ejemplo el siguiente texto: “VENTAS NACIONALES SECTOR PRIVADO” y la

columna permite ser impresa en varias líneas, al solicitarla con una anchura de 17
caracteres, imprimirá en la primera línea “VENTAS NACIONALES” y en la segunda “SECTOR
PRIVADO”.

De esta forma se dispone de mayor espacio para las otras columnas y minimizamos la
reducción del tamaño de la fuente.

Supresión del encabezado y datos de emisión

La mayoría de los informes contables cuenta con la posibilidad de elegir si se debe o no

imprimir el encabezado y los datos en que son emitidos.

Esta característica está orientada principalmente para:

 Imprimir los reportes en hojas que están foliadas con el nombre de la empresa y
tipo de reporte.
 Evitar dejar constancia de la fecha de impresión del informe. Útil cuando se
imprimen los reportes en fechas extemporáneas.

[Link] 25
Procedimiento para enumerar hojas a ser foliadas

Considerando que existe la posibilidad de realizar la impresión de sus libros legales

directamente desde el computador, MicroTech Contable dispone de una opción que le
permite realizar el proceso de enumeración de las hojas que serán posteriormente
foliadas.

El reporte incluye una serie de configuraciones que le permiten:

 Indicar el primer y último número de la serie a imprimir.

 Imprimir o no los siguientes datos adicionales:
o Nombre de la empresa
o RIF de la empresa
o Título para el reporte
o Numeración en letras
o Cambiar de posición los datos: arriba, abajo, al centro, etc.
 Puede indicar si el número debe ser rellenado con ceros, Ej.: 00010 y su anchura.
Una vez haya impreso las hojas de acuerdo a la configuración requerida, debe llevarlas al
Registro Mercantil de su jurisdicción para que procedan a colocarle el sello respectivo.

Le sugerimos que antes de realizar la impresión, consulte en el Registro cual es el criterio

exigido en esa oficina, tomando en consideración que, de acuerdo a nuestra experiencia,
cada oficina posee distintos criterios y exigencias sobre esta materia.

[Link] 26
Propiedad planta y equipos (módulos → activos fijos)

El sistema MicroTech Contable cuenta con un módulo auxiliar para manejar los activos de
la empresa, cubriendo la mayoría de los requerimientos y procesos de las empresas.

Principales características y operaciones que puede realizar con los activos fijos:

 Manejar activos depreciables, no depreciables y amortizables.

 Depreciar según línea recta, unidades producidas o de uso libre por el usuario.
 Manejo de la tabla de depreciaciones (mensual o anual).
 Asociar los activos por grupos.
 Incorporar activos que ya poseen depreciación acumulada en contabilidad.
 Obras o activos en proceso.
 Desincorporación total o parcial.
 Manejo de códigos externos.
 Contabilización automática de las depreciaciones.

Como incorporar un activo que posee depreciación acumulada en libros

Cuando se inicia la contabilidad en el sistema a partir de valores previos procesados en

otra herramienta contable y existen activos fijos depreciables que poseen depreciación
acumulada contabilizada, es preciso indicarle esta información a MicroTech Contable.

En la ficha de los activos existe un campo llamado “Última depreciación contabilizada (en
otro sistema)” en el cual se debe indicar la fecha en que se realizó el último registro
contable para ese activo. Ejemplo:

 Si usted va a iniciar operaciones con el sistema a partir de un Balance general que

refleja valores al cierre del ejercicio anterior, es preciso indicar en el campo
“Ultima depreciación contabilizada” la fecha del cierre anterior.
 Si usted va a iniciar operaciones a partir de un Balance de comprobación con cifras
al mes de Junio, es preciso determinar si a esa fecha ya registraron la depreciación
acumulada del activo, en caso de ser afirmativo, se debe indicar como fecha de
última depreciación contabilizada el mes de Junio.

Una vez indicada la fecha de la última depreciación contabilizada, el sistema sugerirá el

monto de la depreciación acumulada que debe coincidir con la registrada en su
información contable, en caso de no coincidir, usted puede modificar este valor e indicar
la información que corresponda.

[Link] 27
Desincorporar o reincorporar un activo

Las desincorporaciones permiten dar de baja un activo a una fecha en particular. Es

importante indicar que a la fecha en que se realice la desincorporación, el activo debe
poseer depreciación y estar sin contabilizar.

Pasos a seguir:

 Para desincorporar:

Paso 1 Paso 2

Indique a partir de que fecha

será efectiva la
desincorporación, comentarios
y si el proceso afectara o no la
posición monetaria (solo tiene
activo el módulo de Ajuste
Financiero).

 Para revertir la desincorporación:

Paso 1 Paso 2

Acepte el inicio del proceso y

espere.

Tenga en cuenta que la fecha

en que se desincorporó debe
estar dentro del ejercicio
actual.

Tabla de depreciaciones

Cuando se incorpora un activo depreciable por el método de línea recta, el sistema crea la
tabla con todas las depreciaciones de acuerdo a la forma de cálculo indicada: mensual o
anual.

La tabla de depreciaciones puede ser editada para ajustarse exactamente al cálculo de

depreciación que realice el usuario.

[Link] 28
Para acceder a la tabla de depreciaciones (para consulta o edición), proceda de la
siguiente forma:

Paso 1 Paso 2

Acto seguido seleccione el mes

y haga clic en modificar.

Solo podrá editar las

depreciaciones que no han sido
contabilizadas.

Cargar unidades producidas

Cuando el método de depreciación del activo es según “Unidades de producción”, el

usuario debe cargar las unidades producidas para que el sistema pueda alimentar la tabla
de depreciaciones.

Esta información puede ser cargada activo por activo o por lotes de acuerdo a la línea de
producción a la cual estén asociados. Para acceder a la ventana de carga de unidades
producidas haga clic en: Archivos → Unidades de producción.

Una vez abierta la ventana, debe elegir el mes a procesar e ingresar la información, bien
sea por Línea de producción o activo por activo.

[Link] 29
Activos fijos en proceso

Los activos fijos en proceso corresponden a aquellos que para poder ser utilizados,
puestos en funcionamiento y por consiguiente cargarlos en la contabilidad, es preciso que
sean construidos o reacondicionados.

En muchos de los casos, la construcción de este activo pasa por el uso de otros activos o
capas que poseen costos, depreciaciones acumuladas y ajustes que deben ser trasladados
hacia el nuevo activo una vez llegue el momento de la capitalización.

La capitalización conlleva a la puesta en marcha del nuevo activo y la desincorporación

automática de las capas asociadas.

En MicroTech Contable se puede seguir la normativa, para ello el usuario debe ingresar los
activos en proceso (las capas) y luego, al momento de crear el nuevo activo, proceder a
capitalizar, en un nuevo activo, todas las capas (en proceso) que sean necesarias.

Contabilización de las depreciaciones

Otra de las ventajas de utilizar el módulo auxiliar de activos fijos, es la posibilidad de

contabilizar automáticamente las depreciaciones.

Accediendo desde Utilidades → Contabilizar se abre la ventana para contabilizar las

depreciaciones:

[Link] 30
Información solicitada en la ventana:

 Datos de los activos:

o Permite filtrar los activos que se deben contabilizar de acuerdo. Si se deja
en blanco un campo significa que el filtro no se aplicará.
o En el caso de la fecha, permite seleccionar cual es el período que se debe
contabilizar.
 Datos del comprobante a crear:

Se refiere al número de comprobante contable a crear.

Numero: Recuerde que puede indicar un código numérico o
alfanumérico.
Descripción: Descripción del comprobante.
Permite indicar si se debe agrupar la contabilización de los
activos que compartan cuentas en común.
Agrupar
Si tenemos que por cada activo se realizan 2 asientos
cuentas:
contables, si existen 2 activos se crearán 4 asientos, sin
embargo, si los activos poseen las mismas cuentas contables
y se activa este campo, solo se realizarán 2 asientos.
La fecha del comprobante corresponde al mes que se esta
procesando.

Comprobante Si se elige un rango de fecha de varios meses, el sistema

único: creará un comprobante por cada mes.

Sin embargo, si se activa esta opción, el sistema puede crear

un solo comprobante con todos los meses seleccionados.

Revertir el proceso de contabilización de las depreciaciones

Cuando se contabilizan las depreciaciones el sistema marca internamente los registros que
fueron procesados para evitar duplicar la información en caso de que el usuario ejecute
nuevamente la opción. Adicionalmente, las depreciaciones contabilizadas no pueden ser
modificadas por el usuario.

Sin embargo, si es preciso realizar cambios en los activos, se amerita ejecutar esta opción
para revertir el proceso de contabilización.

Nota: Los comprobantes creados por el sistema en la contabilización deben ser eliminados
manualmente por el usuario para evitar duplicidad.

[Link] 31
Cierre contable y reversión (módulos → contabilidad histórica)

El proceso de cierre realiza automáticamente un asiento contable con el cruce de todas las
partidas nominales cuya diferencia es registrada en la cuenta utilidad del ejercicio.

Adicionalmente, el proceso de cierre realiza el pase de los saldos finales del ejercicio como
iniciales para el próximo período.

La opción para efectuar el cierre está ubicada en el menú Utilidades.

Al momento de ejecutar esta opción, sugerimos aceptar el proceso de reconstrucción de

saldos y acto seguido se solicitan los siguientes datos:

Se refiere al nombre del comprobante que será creado

para registrar el cierre contable.
Comprobante de cierre:
Por omisión se sugiere el nombre FIN-<año>
Permite indicarle al sistema si en el mismo comprobante se
Trasladar a superávit: debe realizar el pase de la utilidad o pérdida del ejercicio
hacia la cuenta de superávit.
Permite indicar si los saldos de las cuentas de orden deben
ser trasladados al siguiente período.
Trasladar cuentas de orden:
Las cuentas de orden son determinadas por descarte sobre
aquellas cuentas contables que no fueron configuradas
para los estados financieros.

Una vez realizado el cierre contable, el ejercicio queda bloqueado y se impide realizar
cualquier modificación en los comprobantes o datos relacionados con la contabilidad, sin
embargo, puede emitir cualquier informe que sea necesario.

Ahora bien, si es preciso realizar un cambio en los comprobantes, el usuario puede utilizar
la opción de Reversar cierre, ubicada en Utilidades.

Al ejecutar esta opción se muestra una ventana con todos los ejercicios cerrados, el
usuario debe comenzar a reversar desde el mas reciente al más antiguo.

Observaciones:

 El usuario puede trabajar con un período posterior aún cuando el anterior no haya
sido cerrado, cuando llegue el momento de efectuar el cierre, los saldos se
normalizaran automáticamente.

[Link] 32
Importar datos utilizando plantillas de Excel

En el sistema MicroTech Contable el usuario dispone de las siguientes opciones que

pueden ser alimentadas automáticamente utilizando las plantillas de Excel:

Permite importar los saldos iniciales del período.

Saldos iniciales: Esta opción se encuentra en el menú Utilidades y puede

ser ejecutada desde los módulos: Contabilidad
histórica, fiscal y financiera.
Permite importar los saldos de las cuentas antes de
haber efectuado el cierre.

Esta opción es útil en aquellos procesos donde se hace

Saldos finales (antes del preciso manejar los saldos contables pero no se lleva la
cierre): contabilidad diaria con el sistema.

Se encuentra en el menú Utilidades y puede ser

ejecutada desde los módulos: Contabilidad fiscal y
financiera.
En los casos donde el cliente maneja suficiente volumen
de información, esta opción permite importar los
activos fijos de la empresa, tanto la primera vez como
Activos fijos: las adiciones que se efectúan durante el año.

Se encuentra en el menú Utilidades del módulo de

Activos fijos.

Al acceder a cualquiera de las opciones para importar datos, el sistema permite elegir si
desea visualizar la plantilla de Excel en la cual se indican los campos requeridos y los pasos
a seguir para procesar la información.

Nota: Las opciones de importar datos desde Excel puede que no estén disponibles en
todas las modalidades y/o revisiones del sistema.

Para mayor información acerca del proceso de importar datos véase la página #56

[Link] 33
Sistema MicroTech Tributario

Configuración de la empresa

En esta sección especificaremos únicamente los valores de configuración que aplican a las
empresas del sistema MicroTech Tributario. Si desea obtener más información acerca de
cómo crear empresas, véase la página #7.

Ubicados en la ficha de la empresa disponemos de las siguientes secciones y sub.

secciones:

 Información general
o Identificación de la empresa
 Acá solo debe indicar los datos básicos: tipo de persona, RIF y
dirección.
 IVA
o General:

Tipo de Permite especificar el tipo de contribuyente que

contribuyente: corresponde al cliente.
Cuando el contribuyente es Formal, se debe indicar
Frecuencia:
la frecuencia de la declaración.
Activa el campo para que el usuario incluya el tipo
Tipo de transacción: de transacción para los documentos de compra y
venta. Véase página #39 y #46
Activa el campo para que el usuario incluya el
Número de control: número de control para los documentos de compra
y venta. Véase página #39 y #46

o Compras:

Activa el campo para que el usuario incluya la

fecha del documento en las compras. Este campo
Fecha del es útil cuando se introducen compras
documento: extemporáneas.

Véase página #39

Permite especificar la forma en que el sistema
Prorrateo de
debe procesar el cálculo del prorrateo de los
compras:
créditos fiscales.
Cuando el contribuyente es Especial, se indica el %
% de retención:
de retención que se debe aplicar.
Correlativo del Cuando el contribuyente es Especial, permite
comprobante: indicar la forma en que se debe generar el

[Link] 34
 correlativo de los comprobantes de retención:

 Infinito (del 1 al n)
 Mensual (del 1 al n cada mes)
 Infinito por sucursal

Cuando el contribuyente es Especial, permite

seleccionar la forma en que se debe generar la
declaración informativa de retenciones:
TXT según fecha:
 Según la fecha del documento afectado
 Según la fecha de la retención

Activa un campo especial en el cuerpo de los

Importación x documentos de compras que permite indicar la
renglón: porción del documento que equivale a
importaciones.
Cuando el contribuyente es Formal, permite
indicar si el total de Compras mas IVA se debe
Compras mas IVA: separar según lo indica la forma 30 o si por el
contrario se debe acumular como Compras no
gravadas.
Cuando el contribuyente es Especial, permite
Comprobante
indicar si en el libro de compras las retenciones de
retención por
IVA se deben mostrar individualmente como un
documento:
documento más o a un lado de cada compra.
Permite indicarle al sistema si el número de
Número de
operación debe mostrarse o no en los libros de
operación:
compra y venta.

 Integración
o Empresa
 Debe hacer clic en el botón y seleccionar con cual empresa de
MicroTech Contable debe integrar la actual de MicroTech
Tributario.
 Para mayor información de la integración véase la página #52.
o Compras

Cargo: Debe elegir la cuenta de Compras o de Gastos.

Igual que el campo Cargo, pero será utilizada
Exento (cargo):
únicamente para contabilizar los valores exentos.
IVA: Cuenta para registrar el crédito fiscal.

[Link] 35
 IVA (retención): Cuenta para registrar el crédito fiscal retenido.

Abono: Cuenta de caja, bancos o cuentas por pagar.

Igual que el campo Abono pero solo para los
Abono (pendiente):
documentos que tienen estado “pendiente”.
Retención ISLR: Cuenta para registrar las retenciones de ISLR.

o Ventas:

Cargo: Cuenta de caja, bancos o cuentas por cobrar.

Igual que el campo Cargo pero será utilizada
Cargo (pendiente) únicamente para los documentos que tienen estado
"pendiente".
IVA: Cuenta para registrar el débito fiscal.

IVA (retención): Cuenta para registrar el débito fiscal retenido.

Abono: Cuenta de ingresos o ventas.

Igual que el campo Abono pero será utilizada
Exento (abono):
únicamente para contabilizar los valores exentos.
Igual que el campo Abono pero será utilizado
Notas de crédito: únicamente para los documentos del tipo "nota de
crédito".

[Link] 36
Clientes y Proveedores

Los archivos de Clientes y Proveedores mantienen la información mínima requerida para

el procesamiento de las compras y ventas respectivamente.

Observaciones:

 Durante la carga de información para los Clientes y Proveedores, el sistema

dispone de la posibilidad de obtener automáticamente el nombre del
contribuyente conectándose directamente con el portal del SENIAT haciendo clic
en el botón . Es importante señalar que esta opción depende exclusivamente
del SENIAT y de acuerdo a la saturación de sus servidores, en algunos casos genera
fallas inesperadas no atribuibles a nuestro sistema.
 Ambos maestros permiten personalizar las cuentas contables que se deben utilizar,
tanto para el Cargo como para el Abono al momento de procesar sus documentos
asociados. Para mayor información de la integración véase la página #52.
 Si se intenta modificar un registro y este posee movimiento, el sistema le indicará
que no puede modificar el RIF pero si el resto de la información. Adicionalmente
permite, en caso de ser necesario, reasignar el número de RIF.
 En el caso de los clientes, cuando se identifica como Extranjero y No residente, el
sistema asumirá que los documentos asociados a este cliente son exportaciones.
 En el caso de los proveedores, cuando el contribuyente es Especial, se permite
indicar el % de retención que se le aplicará al momento de introducir las compras a
ese proveedor.
 En el menú Utilidades → Importar datos, existe una opción que permite duplicar
los clientes y proveedores entre empresas del sistema.

Maquinas fiscales

Gestiona las distintas maquinas fiscales que el cliente utiliza al momento de efectuar sus
ventas.

Observaciones:

 El archivo solicita los campos: código, serial y descripción. El campo descripción es

de uso libre y se utiliza para facilitar la identificación de la maquina fiscal.
 Al momento de ingresar un ticket de venta, se elige la maquina fiscal según la
descripción.
 Al momento de imprimir el Libro de ventas, se imprime el serial.
 Si la memoria fiscal de la maquina es inicializada, es preciso hacer clic en el botón
.

[Link] 37
Sucursales

Gestiona las distintas sucursales que el cliente posee y sobre las cuales debe asociar
separadamente los documentos de compra y venta.

Observaciones:

 El archivo solicita los campos: Código y Nombre. Ambos campos son de uso libre
de acuerdo al criterio y necesidad del cliente.
 Si se van a registrar sucursales, se aconseja incluir un código para separar de igual
forma el movimiento para la principal.
 Tomando en cuenta que los libros de compra y venta se deben imprimir
consolidados (y separados), pero la contabilidad se debe llevar de forma separada
por cada sucursal, el sistema permite indicar con que empresa se debe integrar
cada sucursal. Para ello debe hacer clic en el botón y elegir la empresa de
MicroTech Contabilidad. Tenga en cuenta el plan de cuentas debe coincidir con las
cuentas contables indicadas para la integración.
 Una vez cargadas las sucursales, no debe cambiarles el código para evitar
problemas de integridad con los datos almacenados.
 En las ventas, el correlativo de los documentos y el número de control se mantiene
independiente para cada sucursal.

Series o talonarios

Permite especificar las distintas series o talonarios con los que cuenta el cliente al
momento de facturar.

Observaciones:

 El archivo solicita los campos: Código y Descripción. Ambos campos son de uso
libre de acuerdo al criterio y necesidad del cliente.
 El correlativo de los documentos y el número de control se mantiene
independiente por cada serie o talonario.

Empleados (para el XML)

Permite incluir los empleados que deben ser incluidos en la declaración informativa de
retenciones. El archivo solicita el RIF, Nombre, Salario y % de retención calculado según el
ARI.

[Link] 38
Documentos de Compras

En esta ventana el usuario debe cargar todos los documentos que deben ser referenciados
en el Libro de Compras.

Al activar esta opción se muestra una ventana similar a la siguiente:

Es preciso señalar que de acuerdo a la configuración de la empresa y el documento que se

esté incorporando o visualizando, los campos disponibles pueden variar.

Campos solicitados en el encabezado

Permite elegir el tipo de documento a incluir, las opciones son:

 Factura
 Nota de crédito
Tipo:
 Nota de débito
 Liquidación de aduana
 Ajustes.

[Link] 39
 Corresponde a la fecha en que se va a declarar el documento.

Fecha de Nota: En los casos de facturas extemporáneas, la fecha a indicar en

Imposición: este campo debe ser el primer día del mes debido a que ese
documento debe aparecer de primero en la lista del Libro de
compras.
En los casos de facturas extemporáneas, permite indicar la fecha real
del documento, el cual, aún cuando aparecerá reflejado en otro mes,
debe mostrar su fecha real en el Libro de compras.
Fecha del
Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha de
documento:
la empresa. Véase página #34

Nota: Si el campo está activo y el documento a incluir corresponde al

mes de imposición, debe mantener este campo en blanco.
Permite elegir la sucursal a la cual pertenece este documento.
Sucursal:
Este campo solo está disponible cuando se han incorporado
sucursales en el sistema. Véase página #38
Corresponde al número del documento a ingresar.

Número: Por omisión el sistema acepta 8 caracteres, sin embargo, en caso de

superar esta cantidad, puede hacer uso de la opción denominada
“Edición extendida” haciendo clic en e incluir hasta 20 caracteres.
Corresponde al número de control del documento.
# control:
Este campo solo está disponible cuando se ha activado en la ficha de
la empresa. Véase página #34
Acá se debe ingresar, a título informativo, el documento afectado en
Afecta a: la transacción de una nota de crédito o débito, por ello, solo estará
activo cuando el documento a ingresar sea uno de estos.
Permite indicar si el documento es susceptible o no de aplicarle el
prorrateo de los créditos fiscales.
Prorrateo:
Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha de
la empresa. Véase página #34
Permite indicar el estado del documento: Pendiente o Cancelada.
Este valor es utilizado por el proceso de contabilización y para
permitir realizar el pago de los documentos y generar el
Estado:
comprobante de retención.

Véase página #44

[Link] 40
 Campo de uso libre para el usuario en el cual puede colocar cualquier
Descripción:
información que considere relevante.
Corresponde el RIF del proveedor asociado al documento a incluir.

Puede ingresar directamente el RIF o seleccionarlo desde el maestro

Proveedor: de proveedores haciendo clic en el botón:

Si el RIF indicado no existe, se incluirá automáticamente, solicitando

la información complementaria en la ficha del proveedor.
Permite indicar si el documento corresponde a: Registro,
Complemento, Anulación o Ajuste.
Transacción:
Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha
de la empresa. Véase página #34
En el caso de contribuyentes especiales, permite indicar el porcentaje
de retención que se le debe aplicar al documento.

% de El sistema sugerirá el porcentaje de acuerdo al valor indicado en la

retención: ficha de la empresa y en la ficha del proveedor. De cualquier forma el
valor se puede cambiar al momento de incluir el documento. Se
puede seleccionar además que el documento no es susceptible de
retención de IVA.
En el caso de contribuyentes especiales, permite indicar el número de
comprobante de retención que se debe generar para el documento.

Este valor será sugerido de acuerdo a la numeración que se haya

indicado en la ficha de la empresa. De cualquier forma, puede ser
cambiado al momento de incluir el documento.

Notas:
Comprobante
de retención:  Si el número de comprobante indicado ya existe, la retención
calculada para este documento será adicionada al
comprobante existente, de esta forma se puede generar un
comprobante de retención para varias facturas.
 Si el comprobante no existe, al terminar de incluir el
documento actual el usuario debe indicar si desea generar
automáticamente el comprobante de retención, la fecha del
mismo y si requiere imprimirlo.

[Link] 41
Campos solicitados en el cuerpo

En el cuerpo se deben ingresar los datos asociados con el contenido del documento.

El usuario puede distribuir la información en uno o varios renglones de acuerdo a su

criterio, sin embargo no es preciso separarla para que el sistema la procese
correctamente.

Descripción o Es un campo de uso libre para el usuario. Este valor es utilizado como
concepto: comentarios al momento de contabilizar los documentos.
Permite indicar si el monto a registrar en el renglón actual
corresponde a una importación. Es útil cuando en un mismo
documento se tienen compras nacionales e importaciones.
Importación:
Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha de
la empresa. Véase página #34
Corresponde a la base imponible más el monto exento del
documento. Si se deja vacío el campo, el sistema le permitirá ingresar
la información desde distintos puntos de partida:

 Desde total:
o Permite obtener la base imponible y el exento a partir
Monto bruto: del total cancelado y la alícuota de IVA aplicada.
 Desde la base imponible:
o Permite obtener el monto bruto a partir de la base
imponible y el monto exento cancelado.

Nota: Si el documento es del tipo Ajuste, el monto bruto corresponde

al monto del ajuste.
No gravado: Corresponde al monto que no fue gravado por el impuesto.
Permite tipificar el monto no gravado, eligiendo entre: Exento,
Tipo: Exonerado y No sujeto. Este campo solo está disponible cuando existe
monto no gravado.
Permite indicar la alícuota a utilizar para el cálculo del impuesto en el
renglón actual.
IVA %:
Nota: Si la totalidad de la factura no es gravada, debe colocar cero.
Muestra el monto del IVA pagado, el cual es calculado aplicando la
alícuota indicada sobre el monto bruto menos el monto no gravado.
Monto IVA:
Nota: Este valor es sugerido, el usuario puede editarlo y colocar el
monto correcto para que coincida con el documento físico.

[Link] 42
En la sección de Totalización el sistema muestra los valores consolidados de todos los
renglones incluidos y el total general del documento.

Características adicionales

Al hacer clic en el botón se pueden realizar las siguientes operaciones:

Imprimir libro de compras

Permite ejecutar el reporte del Libro de compras para el mes que corresponda al
documento visualizado.

Imprimir comprobante retención

Si el documento visualizado es un comprobante de retención de IVA, se puede

seleccionar la impresión del comprobante de retención.

Al hacer clic en el botón se pueden realizar las siguientes operaciones:

Actualizar la forma 30

Ejecuta el proceso que elabora o actualiza la forma del 30 del IVA. Véase la página
#50.

Cancelar el documento

Ejecuta el proceso que permite cancelar el documento e indicarle los datos

relacionados con la retención del ISLR. Véase la página #44 (ventana cancelación
de documentos).

Generar el comprobante de retención

Permite generarle el comprobante de retención de IVA al documento actual,

siempre y cuando no haya sido generado previamente.

Asiento contable

Permite acceder a la personalización del asiento contable para el documento

actual. Véase la página #52 (punto 3).

[Link] 43
Pagos de compras (retención de ISLR)

Aún cuando los documentos de compras pueden ser cancelados directamente en la

misma ventana donde son cargados, existe una forma alterna de registrar los pagos, la
retención e imprimir el comprobante.

Al acceder a esta ventana se solicita el mes con el cual se va a trabajar, una vez
seleccionado, el sistema mostrará la siguiente información:

Compras del Facturas, notas de crédito y débito que hayan sido procesadas en el
mes: mes seleccionado.

Datos del Nombre, tipo de proveedor (natural o jurídico) y localización

proveedor: (residente, domiciliado, etc.)

Datos del
Datos de los pagos asociados a este documento.
pago:

Acciones a ejecutar para:

Incluir un Haga clic en e ingrese los datos solicitados en la ventana

pago: Cancelación de documentos.
Imprimir
comprobante Ubique el pago asociado al documento y haga clic en .
de retención:

[Link] 44
Ventana cancelación de documentos

Una vez se ha elegido el documento a cancelar, el sistema solicita una serie de campos
relacionados con el pago y la retención a efectuar:

Datos del pago:

Fecha: Se refiere a la fecha en que se efectuó el pago.

Recibo: Número de recibo.

Forma de
Si fue realizado en efectivo, cheque, transferencia, etc.
pago:
Referencia: Número de referencia del pago.

Retener: Se debe indicar si se debe o no retener.

Incluir en
Se debe indicar si el pago debe ir o no para el archivo XML
XML:

Si el pago requiere retención, se debe indicar:

Código: Código de retención a aplicar.

Imponible: Base imponible para el cálculo.

Retenido: Monto retenido calculado por el sistema.

Una vez se esté de acuerdo con el monto a retener, se hace clic en guardar y se puede
proceder a la impresión del comprobante de retención.

Nota: Una próxima revisión tendrá la posibilidad de personalizar el asiento contable para
la contabilización de las retenciones de ISLR.

[Link] 45
Documentos de Ventas

Similar a la ventana de documentos de compras, el usuario debe cargar en esta ventana

todos los documentos de ventas generados por la empresa.

La ventana se divide de igual forma en tres secciones: Encabezado, Cuerpo y Totalización.

Tenga presente que de acuerdo a la configuración de la empresa y el documento que se

esté incorporando o visualizando, los campos disponibles pueden variar.

Campos solicitados en el encabezado

Permite elegir el tipo de documento a incluir, las opciones son:

 Factura
 Factura agrupada: Permite indicar en un solo documento un
grupo de facturas.
 Ticket de venta: Permite incluir documento por documento los
tickets de venta generados por la máquina fiscal.
 Ticket Z: Corresponde al resumen emitido por la máquina
fiscal.
 Ticket cliente: Similar a la factura, pero solicita la máquina
Tipo:
fiscal.
 Ticket agrupado: Similar a la Factura agrupada pero para los
tickets generados por la máquina fiscal.
 Nota de crédito
 Nota de crédito de un ticket Z: Similar a la nota de crédito
pero solicita además el número de máquina fiscal.
 Nota de débito
 Retención IVA
 Ajustes

Corresponde a la fecha en que se va a declarar el documento.

Fecha de Nota: En los casos de retenciones de IVA extemporáneas, la fecha a

Imposición: indicar en este campo debe ser el primer día del mes debido a que
ese documento debe aparecer de primero en la lista del Libro de
ventas.
Permite elegir la sucursal a la cual pertenece este documento.
Sucursal:
Este campo solo está disponible cuando se han incorporado
sucursales en el sistema. Véase página #38

[Link] 46
 Permite elegir la serie o talonario que generó este documento.
Serie:
Disponible cuando se han incorporado series o talonarios en el
sistema.
Permite indicar el estado del documento: Pendiente, Anulado,
Cancelado o No perfeccionado.

Cuando el documento está pendiente o cancelado, el proceso de

contabilización puede utilizar una u otra cuenta de acuerdo a la
Estado:
configuración. Véase página #44

Cuando el IVA del documento no ha sido perfeccionado, es preciso

indicar este estado poder perfeccionarlo en un período de imposición
posterior.
Permite seleccionar la maquina fiscal que generó el documento.

Solo está disponible cuando el documento es: Ticket de venta, Ticket

Maquina
Z, Ticket cliente, Ticket agrupado o Nota de crédito ticket Z y además,
fiscal:
cuando se hayan incluido máquinas fiscales en el sistema.

Véase página #37

Corresponde al número de resumen Z.
Número de Z:
Solo esta disponible cuando el documento es: Ticket Z, Ticket cliente,
Ticket agrupado o Nota de crédito ticket Z.
Permite indicar el rango de documentos referenciados en el resumen
que se está incorporando. El numero Desde es sugerido
automáticamente por el sistema de acuerdo al último número
ingresado. Tenga en cuenta que el correlativo es individual para cada
Desde / hasta:
sucursal y series.

Solo esta disponible cuando el documento es: Factura agrupada,

Ticket de venta, Ticket Z o Ticket agrupado.
Permite indicar el número de documento a introducir: Solo está
disponible cuando el documento es: Factura, Ticket cliente, Nota de
Número: crédito, Nota de crédito ticket Z, Nota de débito, Retención de IVA y
Ajustes. Tenga en cuenta que el correlativo es individual para cada
sucursal y series.
Permite indicar el número de control para el documento actual.
# de control:
Este campo solo está disponible cuando se ha activado en la ficha de
la empresa. Véase página #34
Cliente: Corresponde el RIF del cliente asociado al documento a incluir. Puede

[Link] 47
 ingresar directamente el RIF o seleccionarlo desde el maestro de
clientes haciendo clic en el botón:

Si el RIF indicado no existe, se incluirá automáticamente, solicitando

la información complementaria en la ficha del cliente.
Campo de uso libre para el usuario en el cual puede colocar cualquier
Descripción:
información que considere relevante.
Permite indicar si el documento corresponde a: Registro,
Complemento, Anulación o Ajuste.
Transacción:
Este campo solo está disponible cuando se activa su uso en la ficha de
la empresa. Véase página #47

Campos solicitados en el cuerpo

En el cuerpo se deben ingresar los datos asociados con el contenido del documento.

El usuario puede distribuir la información en uno o varios renglones de acuerdo a su

criterio, sin embargo no es preciso separarla para que el sistema la procese
correctamente.

Descripción o Es un campo de uso libre para el usuario. Este valor es utilizado como
concepto: comentarios al momento de contabilizar los documentos.
Corresponde a la base imponible más el monto exento del
documento. Si se deja vacío el campo, el sistema le permitirá ingresar
la información desde distintos puntos de partida:

 Desde total:
o Permite obtener la base imponible y el exento a partir
del total cancelado y la alícuota de IVA aplicada.
Monto bruto:
 Desde la base imponible:
o Permite obtener el monto bruto a partir de la base
imponible y el monto exento cancelado.

Nota: Si el documento es del tipo Ajuste, el monto bruto corresponde

al monto del ajuste. Si el documento es una Retención de IVA, el
monto bruto corresponde al total retenido.
No gravado: Corresponde al monto que no fue gravado por el impuesto.
Permite tipificar el monto no gravado, eligiendo entre: Exento,
Exonerado, No sujeto y De terceros (ventas a cuenta de terceros).
Tipo:
Este campo solo está disponible cuando existe monto no gravado.

[Link] 48
 Permite indicar la alícuota a utilizar para el cálculo del impuesto en el
renglón actual.
IVA %:
Nota: Si la totalidad de la factura no es gravada, debe colocar cero.
Muestra el monto del IVA cobrado, el cual es calculado aplicando la
alícuota indicada sobre el monto bruto menos el monto no gravado.
Monto IVA:
Nota: Este valor es sugerido, el usuario puede editarlo y colocar el
monto correcto para que coincida con el documento físico.

En la sección de Totalización el sistema muestra los valores consolidados de todos los

renglones incluidos y el total general del documento.

Características adicionales

Al hacer clic en el botón se pueden realizar las siguientes operaciones:

Imprimir libro de ventas

Permite ejecutar el reporte del Libro de ventas para el mes que corresponda al
documento visualizado.

Al hacer clic en el botón se pueden realizar las siguientes operaciones:

Actualizar la forma 30

Ejecuta el proceso que elabora o actualiza la forma del 30 del IVA. Véase la página
#50

Asiento contable

Permite acceder a la personalización del asiento contable para el documento

actual. Véase la página #52 (punto 3).

Anular numero de control

Permite ingresar los números de control que han sido inutilizados. Al activar esta
opción el sistema solicitará el mes, año, día, prefijo y número de control a eliminar.

Perfeccionar el hecho imponible

Permite perfeccionar el hecho imponible de un documento no perfeccionado. Solo

está disponible cuando el documento visualizado no ha sido perfeccionado.

[Link] 49
Otros procesos

En esta sección se agrupan opciones y procesos de uso general sobre las compras y
ventas.

Actualizar forma 30

El proceso de actualización de la forma 30 evalúa los documentos de compras y ventas del

mes indicado y genera o actualiza la forma 30 del IVA con los valores recopilados. Realiza a
su vez el traslado de los valores que hayan quedado excedentes del mes anterior y efectúa
los cálculos respectivos.

Al terminar el procesamiento de los datos, el sistema permite imprimir el borrador de la

forma 30 (para cumplir con el artículo 72) o editar la planilla generada.

Editar la forma 30

Una vez generada la forma 30, el usuario tiene la posibilidad de editar los valores en caso
de que requiera realizar algún ajuste no incorporado en los libros. Adicionalmente, cuando
se inicia el trabajo con el sistema y existen valores por compensar del mes anterior, es
preciso editar la planilla generada para incluirlos manualmente.

Impresión del resumen del IVA (artículo 72 del reglamento)

Una vez se ha generado la forma 30, el usuario puede imprimir el resumen de la planilla el
cual le permite cumplir con el artículo 72 del reglamento del IVA y adicionalmente le sirve
de soporte al momento de cargar la información en el portal del SENIAT.

Contabilizar documentos

Uno de los principales procesos que agilizan el trabajo de nuestros usuarios es la creación
automática de comprobantes contables en MicroTech Contable a partir de los
documentos de compras y ventas incorporados en el sistema.

Al ejecutar esta opción, el usuario debe ingresar los siguientes valores:

Rango de
Se refiere al filtro que deben cumplir los documentos para que sean
fecha:
contabilizados.
desde / hasta
Datos del
Se refiere a los datos del comprobante a crear en Contabilidad.
comprobante:
Permite agrupar los asientos que compartan cuentas similares de acuerdo
Agrupar:
al tipo de documento seleccionado.

[Link] 50
Es importante señalar que los comprobantes contables creados se generan bajo la
modalidad de diferidos. Véase página #18.

Si durante el procesamiento de los datos se detecta algún documento que deba ser
contabilizado en un comprobante específico, el sistema solicitará información para la
descripción de ese comprobante. Véase página #52.

Descontabilizar

Una vez contabilizados los documentos, el sistema los marca e impide que puedan ser
contabilizados nuevamente, adicionalmente impide que puedan ser modificados o
eliminados. De cualquier forma, si el usuario requiere editar alguno de los documentos
contabilizados, puede utilizar esta opción para revertir el proceso.

Tenga en cuenta que los comprobantes creados por el sistema durante la contabilización
no son eliminados, por esta razón el usuario debe eliminarlos manualmente para evitar
duplicidad de la información.

Declaración informativa de retenciones de IVA

En el caso de los contribuyentes especiales, esta opción permite generar

automáticamente el archivo TXT el cual debe ser subido al portal del SENIAT.

Al ejecutar esta opción el sistema solicita la quincena que se va a procesar, la ruta donde
debe ser guardado el archivo y su nombre.

Por omisión se utiliza la ruta de Mis Documentos y el archivo se denomina: “MicroTech

retenciones compras año_mes_dí[Link]

Declaración informativa de retenciones de ISLR

Esta opción permite crear automáticamente el archivo XML a partir de los pagos de
compras que deben ser incorporados en esta declaración y/o los empleados a los cuales
se les retenga impuesto sobre la renta.

Al ejecutar esta opción el sistema solicita el mes que se va a procesar, la ruta donde debe
ser guardado el archivo y su nombre.

Por omisión se utiliza la ruta de Mis Documentos y el archivo se denomina: “MicroTech

retenciones ISLR año_mes.XML

[Link] 51
Importar datos utilizando plantillas de Excel

En el sistema MicroTech Tributario el usuario dispone de las siguientes opciones que

pueden ser alimentadas automáticamente utilizando las plantillas de Excel:

Permite importar documentos de compra y venta los cuales

son elaborados generalmente por otra herramienta.
Documentos de compra y
venta:
Esta opción se encuentra en el menú Utilidades del módulo
de Compras / Ventas.

Nota: Las opciones de importar datos desde Excel puede que no estén disponibles en
todas las modalidades y/o revisiones del sistema.

Para mayor información acerca del proceso de importar datos véase la página #56

[Link] 52
Detalles de la integración contable ente nuestros sistemas

La integración contable es el proceso mediante el cual el sistema MicroTech Tributario

genera automáticamente los comprobantes contables en el sistema MicroTech
Contabilidad a partir de los documentos de compra y venta que se hayan incorporado.

Existen tres puntos distintos de configuración para la integración contable:

En la ficha de cada una de las empresas existe una pestaña llamada

En la "integración", la cual le permite indicar la empresa en la que se crearán
definición de los asientos y las cuentas de Cargo, Abono e IVA tanto para las Compras
la empresa: como para las Ventas. Este primer paso es obligatorio debido a que
conforma la integración y las cuentas contables por omisión.
Cuando se ejecuta el proceso de contabilización el sistema genera los
asientos en las cuentas indicadas en el paso 1 (ficha de empresas), sin
embargo, de acuerdo al criterio del usuario, puede ameritarse llevar un
En la ficha de control contable mas puntual y que sea personalizado para todos o
los clientes y algunos clientes y proveedores.
proveedores:
En estos casos el usuario puede indicar las cuentas de Cargo y Abono que
debe utilizar cuando sean procesados documentos asociados a los
clientes o proveedores que han sido personalizados.
Cuando las opciones anteriores no brindan suficiente detalle al momento
de crear los asientos contables, el sistema tiene la posibilidad de
permitirle personalizar libremente el comprobante a crear.

En la ventana de los documentos de compra o venta, existe una opción

denominada “Asiento contable” que visualiza el asiento contable que se
En el cuerpo
generará para ese documento en particular.
de los
documentos:
Inicialmente este asiento se construye a partir de los parámetros
indicados en los puntos anteriores, sin embargo, el usuario puede editarlo
de acuerdo a sus necesidades (incluir o eliminar cuentas, valores, etc.).

Adicionalmente puede indicar el número de comprobante específico que

se debe utilizar para contabilizar el documento visualizado.

Nota: Cuando se efectúa la contabilización de los documentos, el sistema verifica si el

documento posee personalización del comprobante (punto 3), de no ser así, verifica si el
proveedor o cliente posee cuentas personalizadas (punto 2), caso contrario, utiliza las
cuentas básicas indicadas en la ficha de la empresa (punto 1).

[Link] 53
Opciones de uso común entre los sistemas

Respaldar empresas

El proceso de respaldo permite crear copias de seguridad de una o varias empresas con el
objetivo de prevenir cualquier eventualidad con el equipo. También puede ser utilizado
para trasladar información de un punto a otro entre sistemas del mismo tipo que no están
conectados en redes.

Aún cuando el proceso de respaldo es sencillo reforzaremos los puntos más importantes a
tener en cuenta. El proceso de respaldos se ejecuta desde el módulo Configuración y
mantenimiento → Utilidades → Respaldo de datos → Crear.

Una vez ejecutada la opción el sistema despliega un pequeño asistente realizándole

preguntas sobre el respaldo a generar, en este sentido se le consulta acerca de las
empresas a respaldar:
 La actual: Selecciona la empresa con la que está trabajando el usuario. Al elegir
esta opción el sistema solicitará el destino del respaldo:
o Enviarlo a soporte: Permite procesar y enviar el respaldo por correo
electrónico a nuestro personal de soporte. Esta opción esta pensada para
hacernos llegar la información de una empresa que tenga detalles a ser
revisados.
o Almacenarlo en el equipo: Permite seleccionar la unidad y/o directorio
donde debe ser almacenado el respaldo a crear.
 Todas: Selecciona automáticamente todas las empresas registradas en el sistema y
solicita de inmediato la ruta donde debe ser almacenado el respaldo.
 Otras: Permite que el usuario seleccione, haciendo doble clic, las empresas que
desea respaldar. Acto seguido debe hacer clic en el botón para elegir el destino
del respaldo.

En la pestaña de Adicionales, el usuario puede activar las siguientes opciones adicionales

para procesar el respaldo:

 Personalización de usuarios: Permite incluir en el respaldo los datos relacionados

con los usuarios y perfiles de acceso creados en el sistema.
 Archivos globales de usuarios: Incluye los archivos de uso global que son
generados por el usuario, por ejemplo: Definición de reportes consolidados,
abreviaturas, etc.
 Añadir nombre y día al archivo creado: Permite adicionar al nombre del respaldo,
la fecha y la hora en que se generó para evitar sobre escribir un respaldo anterior.

Nota: El nombre del archivo de respaldo se compone con la palabra “Respaldo MicroTech”
más el nombre del sistema donde se está procesando.

[Link] 54
Restaurar empresas

El proceso de restauración permite leer la información contenida en un archivo de

respaldos.

Para leer la información que contiene un archivo de respaldo, existen tres opciones:

 Haciendo doble clic en el archivo de respaldo. Esta opción funciona siempre y

cuando el sistema esté instalado en el mismo computador.
 Ubicar el archivo de respaldo, hacer un clic sobre el y, sin soltarlo, arrastrarlo hacia
el área central del sistema.
 Ejecutar la opción de restaurar desde el módulo Configuración y mantenimiento →
Utilidades → Respaldo de datos → Restaurar, hacer clic en y ubicar el archivo
de respaldo dentro de las carpetas del computador.

Una vez el sistema ha leído el archivo de respaldo se mostraran las empresas que éste
contiene, sobre las cuales el usuario debe hacer doble clic en las que desea restaurar y
luego clic en el botón para iniciar el proceso de restauración.

Si alguna de las empresas a restaurar existe, el sistema les solicitará confirmación para
sobre escribirla o no procesarla.

Cambiar el código de una empresa a través de los respaldos

Las empresas contenidas en el respaldo son restauradas por omisión utilizando el código y
nombre original, sin embargo, estos valores pueden cambiarse para permitir restaurar una
empresa en otro código y así evitar sobre escribir cualquier información existente en el
sistema donde se esta procesando.

Por ejemplo, si usted posee en su sistema la empresa “001 – ABC” y procede a restaurar
una empresa “001 – XYZ”, los datos de la empresa ABC se perderán, sustituyéndose por la
“XYZ”. Ahora bien, si usted necesita importar la empresa “XYZ” a su sistema, puede hacer
clic en el botón para modificar los valores originales y colocarle, por ejemplo, el código
“001X” a la empresa del respaldo “001”, de esa forma, se restaurará sin sobre escribir la
que usted ya posee.

Este mismo procedimiento puede realizarlo para cambiar el código de una empresa,
teniendo la salvedad que, una vez restaurada con el nuevo código, puede eliminar la
anterior.

[Link] 55
Pasos para importar datos desde Excel

En los casos donde la información es generada por otro sistema y se debe incorporar en el
nuestro se amerita efectuar un proceso que evite realizar la transcripción manual de los
datos.

Con los sistemas MicroTech usted tiene la posibilidad de importar esa información de
forma automatizada, disminuyendo considerablemente los errores humanos y el tiempo a
emplear.

Para formatear y disponer de los datos de acuerdo a lo esperado por nuestro sistema
utilizamos plantillas de Excel, tomando en cuenta que en esta herramienta el proceso de
copiar y procesar bloques de información es muy sencillo.

Una vez formateada la información de acuerdo a los parámetros indicados, el usuario

debe guardar el archivo con el tipo de formato: Texto (delimitado por tabulaciones *.TXT).

El archivo TXT resultante es que se procederá a importar utilizando las opciones

respectivas en el sistema.

[Link] 56