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CONTABILIDAD FINANCIERA
UNIDAD 4. ASPECTOS CONTABLES DE LAS EXISTENCIAS Y
MANEJO DE PAQUETES CONTABLES

CONTENIDO Pág.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
1. INVENTARIO DE MERCANCIAS ........................................................................ 4
1.1 SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIOS ............................................ 5
1.2 CRITERIOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS ...................................... 8
1.3 MÉTODOS DE CONTABILIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS ..................... 10
1.4 CONTABILIZACIÓN DE LAS COMPRAS DE EXISTENCIAS, GASTOS,
DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES ................................................................. 10
1.4.1 Fletes en compras ................................................................................. 11
1.4.1 Fletes en compras ................................................................................. 12
1.4.2 Descuentos en compras ........................................................................ 12
1.4.3 Devoluciones en Compras .................................................................... 13
1.5 CONTABILIZACIÓN DE LAS VENTAS DE EXISTENCIAS, GASTOS,
DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES ................................................................. 15
1.6 AUTOCONSUMO DE EXISTENCIAS Y OPERACIONES EXTERIORES ... 17
2. MANEJO DE PAQUETES CONTABLES .......................................................... 19
2.1 HELISA ........................................................................................................ 19
2.2 SIIGO ........................................................................................................... 20
2.3 NOVASOF ................................................................................................... 20
2.4 MÓNICA ...................................................................................................... 21
2.5 SOFTWARE CONTABLE BAJO NIIF .......................................................... 23
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 27

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INTRODUCCIÓN

Esta unidad está relacionada con una de las cuentas que resulta muy importante en
las Empresas, sobre todo las dedicadas a comercializar bienes; este tipo de cuentas
son los inventarios, un activo costoso que es necesario mantener y salvaguardar.

Las existencias o inventarios constituyen los bienes que una Empresa tiene
destinados para la venta, o la producción para su posterior venta, así como de los
materiales o suministros que se consumen en el proceso de producción.

Es importante conocer los diferentes sistemas de inventarios y las bondades de

cada uno; de igual forma, los criterios de valoración de las existencias y los métodos
de contabilización.

Así mismo, serán temas de estudio los gastos, descuentos y devoluciones, la

contabilización, y el efecto de estos en la operación del negocio; el autoconsumo de
existencias y operaciones exteriores, las muestras gratis que se suministran con el
fin de generar incremento en las ventas, y el efecto en el estado de resultados.

El tema de los paquetes contables, resulta muy importante teniendo en cuenta que
la tecnología es imprescindible para un apropiado manejo de la Contabilidad en todo
negocio; sin duda alguna, los recursos tecnológicos permiten registrar y suministrar
la información de manera rápida, con ayuda de un software contable y por medio de
la computadora.

Conocimientos Previos

Al iniciar la unidad, se debería tener conocimientos relacionados

con:

 Matemáticas
 Contabilidad básica

Competencias

Al finalizar la unidad, el estudiante estará en capacidad de:

 Identificar la importancia de la partida de inventarios en la operación de los

negocios
 Diferenciar los variados sistemas de registro de los inventarios
 Describir los gastos adicionales que se consideran parte de la compra de
productos

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  Interpretar el efecto de los gastos, descuentos y devoluciones en el resultado
operacional
 Conocer los métodos de valuación de inventarios en las empresas
comerciales
 Reconocer la importancia de los paquetes contables para un adecuado y
oportuno registro de la información
 Generar informes exactos y acordes con la realidad de un negocio.

1. INVENTARIO DE MERCANCIAS

Las empresas comerciales realizan compras dentro del periodo para ponerlas a la
venta en desarrollo de su objeto social, pero casi siempre queda una parte sin
venderse. Estas existencias que no se han vendido, representan el inventario de
mercancías, que se constituye en el final del periodo que está culminando y en el
inventario inicial del siguiente periodo. (Guajaro, 2008)

¿Cómo se define el Inventario?

El Inventario se puede definir como el conjunto de

mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar, permitiendo la compra, venta o la
fabricación en un periodo económico determinado;
en algunas empresas, es uno de los activos más
grandes.

Por lo que el Inventario se refleja tanto en

el balance general como en el estado de resultados.
Los Inventarios comprenden además de las
materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados
para la venta, o en la prestación de servicios,
empaques y envases, y los inventarios en tránsito.

Se puede decir que los inventarios son los bienes

que están en espera para ser vendidos (las
mercancías de una empresa comercial, los
productos terminados de un fabricante), los artículos
en proceso de producción y los que serán
consumidos directa o indirectamente en la
producción. En esta definición de los inventarios, se
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excluyen los activos a largo plazo, sujetos a depreciación, conocidos como
Propiedades, Planta y Equipo. (soyconta, 2013)

Los NIIFF hacen parte de los tipos de inventarios, que son parte de las normas
internacionales de información financiera; es importante aclarar la definición de
inventarios y además mencionar que no todos los inventarios se rigen por los
criterios de medición establecidos por la NIC 2.

NIC 2.6, establece que los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el
curso normal de la operación, o se encuentran en el proceso productivo para ser
vendidos de forma posterior, o en forma de materiales o suministros, para ser
consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

Documento complementario:

Tipos de Inventario (soyconta, 2013)

[Link]

Videos de apoyo:

Definición y alcance de los inventarios – NIC, 2014

(FORVM, 2014)
[Link]

Efectos de los ajustes de inventarios en NIIF. 2011

(Actualicese, 2011)
[Link]

1.1 SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Todo sistema contable busca facilitar la información financiera, con el fin de que
todos los usuarios puedan entender y analizar los resultados del negocio y evaluar
el futuro de la Empresa.

En el tema de los inventarios, existen dos sistemas de registro, los cuales ayudarán
a efectuar los registros de esta cuenta y serán base para calcular el costo de ventas
de las mercancías vendidas dentro de la operación de la Empresa. Estos dos
sistemas son el permanente y el periódico.

 Sistema Periódico: es un método que la empresa utiliza para mantener el

control de la mercancía realizado bajo una metodología periódica. Este sistema
requiere el conteo físico de las mercancías, cada determinado tiempo; esto

5
 constituye el inventario final periódico, y con base en esa información, se procede
a realizar el juego de inventarios, que representa el proceso para determinar el
costo de ventas que asumió la empresa durante un lapso de tiempo.

El juego de inventarios consiste en tomar el valor del inventario inicial, adicionarle

las compras que se han realizado durante el periodo, y restarle el valor del
inventario final; el monto resultante es lo que corresponde al costo de ventas
como se muestra a continuación.

Tabla 1. Juego de inventarios

Fuente: Elaboración propia

Este sistema de inventarios es usado con bastante frecuencia en Empresas que

mantienen mercancías de costo unitario bajo, y para sistemas de administración
que no requieren información permanente sobre sus existencias.

En el sistema de inventario periódico, las compras se registran directamente a la

cuenta del costo 62- compras, y solo se puede determinar el valor real del costo al
finalizar el periodo, cuando se realiza el registro del traslado de lo correspondiente
al inventario final a la cuenta 14 – Inventarios.

Ejemplo para el registro de la compra de mercancía y del juego de inventarios:

En la compra:

Tabla 2. Movimientos en compras y caja

Fuente: elaboración propia

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 En el Juego de Inventarios:

Tabla 3. Registro de inventario final

Fuente: elaboración propia

 Sistema Permanente: procedimiento que permite mantener un control continúo

sobre las existencias.

Este sistema se caracteriza por mantener un registro constante de las compras

y ventas de mercancía a través de una metodología organizada, comúnmente
conocida como KÁRDEX, que son tarjetas en las que el personal lleva un
historial del movimiento de la mercancía, y esta información se utiliza para
alimentar los registros contables.

La metodología con la que se determina el costo, depende del método de

valuación que se utilice.

En el sistema permanente no se requiere un conteo físico de la mercancía, ya

que a través de las tarjetas de kárdex, se puede conocer cuánta mercancía ha
ingresado y salido de la compañía: con dichos datos, se determina el valor del
inventario en el momento en el que se requiera. ([Link], 2010)

Las ventajas más importantes del sistema de inventarios permanente son:

 Se tiene acceso al saldo actualizado del inventario en cualquier momento

 El costo de la mercancía se determina en el mismo momento en el que se

produce la venta.

El sistema de inventarios permanente, es usualmente utilizado por las empresas

que mantienen inventarios de costo unitario alto, y es de vital importancia
mantener el control de dichas existencias.

En cuanto al registro contable que se debe realizar en este sistema de

inventarios permanente, las compras se registran en el activo y el costo se carga
al momento de la venta, como lo ilustra el siguiente ejemplo:

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 En la compra:

Tabla 4. Movimiento de inventario y caja

Fuente: elaboración propia

En la venta:

Tabla 5. Movimiento en la venta

Fuente: elaboración propia

Video de apoyo:

Contabilización Métodos Inventario Periódico y Permanente

(Contable, 2014)
[Link]

1.2 CRITERIOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS

Los criterios o métodos de valuación de las existencias o inventarios, son el conjunto

procedimientos que se usan con la finalidad de evaluar y controlar el flujo y el costo
de la mercancía. Esto permite evidenciar que los métodos de valuación por su
finalidad, son una herramienta que proporciona información importante y útil para la
toma de decisiones administrativas y contables dentro de una empresa.

Dentro de los métodos de evaluación más utilizados están:

PEPS: su nombre indica que las primeras unidades en entrar, son las primeras
en Salir, es decir, este método funciona bajo la presunción de que la mercancía o

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materia prima que ingresa primero a la compañía, es la primera en ser vendida
(costo de ventas) o la primera en ser agotada en producción (costo de producción).

UEPS: hace referencia a que las últimas (unidades) en entrar, son las primeras
en Salir, es decir, se presume que la mercancía o materia prima que ingresa de
última en la compañía, es la primera en ser vendida (costo de ventas) o usada para
la producción (costo de producción).

Promedio Ponderado: este método consiste en valorar el promedio de la

mercancía (los mismos artículos), comprada por la empresa y la que se mantiene
en existencias, y dividirlo por el número de artículos; este valor será el asignado
como costo unitario en las ventas.

Cada uno de los métodos de valuación, tiene diferentes ventajas y desventajas; su

utilidad depende de la necesidad que tenga la empresa con respecto al tipo de
mercancía que comercia, y al requerimiento con respecto al nivel de costos.

Al tomar como ejemplo el caso de una empresa de productos perecederos, el

método de valuación más apropiado es el PEPS, puesto que tienen que garantizar
el flujo de las mercancías más antiguas, con la finalidad de impedir su vencimiento
y causar pérdidas a la empresa.

En el caso del método de valuación UEPS,

resultaría más conveniente su aplicación para
una empresa comercializadora de ladrillos o
arena, que por su mecanismo de
almacenamiento, resulta más eficiente, y se
debe realizar la venta de la última mercancía
adquirida.

En cuanto al método de promedio ponderado,

resulta muy útil para empresas encargadas de
la comercialización de productos textiles, de los
cuales se dificulta mantener una identificación
precisa cuando se trata del mismo producto,
luego su flujo de venta es aleatorio con respecto al orden de compra, y en
consecuencia, lo más ajustado es utilizar este tipo de valuación.

Es valioso resaltar que para efectos contables, la aplicación de cualquiera de los

métodos es indistinta; los efectos de la elección del método radica en el costo,
debido a que cada uno de los métodos ofrece un resultado del costo diferente.
(Actualícese, 2014)

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Video de apoyo:

Tarjeta de Kárdex Método Promedio Ponderado

(Contable, 2014)
[Link]

1.3 MÉTODOS DE CONTABILIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Los métodos o sistemas de contabilización, se refieren a un conjunto de

procedimientos, cuyo objetivo va encaminado a planificar y controlar los flujos de
mercancías de la Empresa, y a partir de lo dispuesto por la norma comercial y fiscal,
hay definidos dos sistemas de inventarios: el sistema de inventario permanente y el
sistema de inventario perpetuo, de los cuales se habló ampliamente en el primer
aparte de esta unidad.

De igual forma, los criterios de valoración de las existencias, tienen que ver con los
procedimientos usados para evaluar y controlar el flujo y costo de las mercancías.
Los más usados son el UEPS, PEPS y promedio ponderado, de los cuales ya se
dio amplia información.

Al usar el sistema de inventario permanente, las compras de mercancías se

registran en el activo en la cuenta 14, situación que permite conocer el monto del
inventario en cualquier momento, porque el saldo de esta cuenta corresponde al
valor real de la mercancía, y el costo se reconoce en el momento de la venta,
haciendo el retiro de la cuenta 14. Si se usa el sistema de inventario periódico, las
compras de mercancías se llevan al costo a la cuenta 62 de compras, y se requiere
realizar un inventario físico para poder determinar el costo de la mercancía vendida,
el cual se realiza al finalizar el periodo contable, como mínimo. Se debe recordar
que por este sistema el costo de ventas, se determina por el juego de inventarios.

1.4 CONTABILIZACIÓN DE LAS COMPRAS DE EXISTENCIAS, GASTOS,

DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES

En el proceso de la compra de existencias, surgen gastos adicionales como los

fletes; de igual forma, se presentan los descuentos y las devoluciones que tienen

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efectos en el estado de resultados, donde se determina la utilidad o la pérdida de la
Empresa, producto de la gestión realizada durante el periodo de operaciones.

El registro contable de la compra, se puede observar en el numeral uno del presente

capítulo, cuando se trata la temática de los dos sistemas de inventarios: sistema
permanente y sistema periódico.

Los gastos como es bien sabido, son las erogaciones necesarias para poder
desarrollar el objeto social y no son recuperables; se descuentan de los ingresos,
junto con los costos para determinar la utilidad o pérdida del negocio.

Los gastos se clasifican en operacionales, es decir, los que se relacionan con la

realización del objeto social, y los no operacionales, que son aquellos gastos de tipo
financiero, como los gastos bancarios, intereses, los descuentos, entre otros.

1.4.1 Fletes en compras

En el proceso de la compra de existencias, surgen gastos adicionales como los

fletes; de igual forma, se presentan los descuentos y las devoluciones que tienen
efectos en el estado de resultados, donde se determina la utilidad o la pérdida de la
Empresa, producto de la gestión realizada durante el periodo de operaciones.

El registro contable de la compra, se puede observar en el numeral uno del presente

capítulo, cuando se trata la temática de los dos sistemas de inventarios: sistema
permanente y sistema periódico.

Los gastos como es bien sabido, son las erogaciones necesarias para poder
desarrollar el objeto social y no son recuperables; se descuentan de los ingresos,
junto con los costos para determinar la utilidad o pérdida del negocio.

Los gastos se clasifican en operacionales, es decir, los que se relacionan con la

realización del objeto social, y los no operacionales, que son aquellos gastos de tipo
financiero, como los gastos bancarios, intereses, los descuentos, entre otros.

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1.4.1 Fletes en compras

Representan un costo adicional que surge al transportar las mercancías de la

bodega del proveedor a la bodega del cliente, son de naturaleza operacional.

En algunos casos, estos fletes los asume el comprador, y en otros el vendedor es

el que asume los costos de colocar las mercancías en las instalaciones del cliente.

El registro contable constituye un mayor valor de la compra; si se usa el sistema de

inventario permanente, dicho valor aumenta la cuenta 14 de inventarios, y si se usa
el sistema de inventario periódico, el valor de los fletes incrementa la cuenta 62 de
compras. (Universidad de Antioquia, s.f)

Tabla 6. Registro por el sistema de inventario permanente

Fuente: elaboración propia

Tabla 7. Registro por el sistema periódico

Fuente: elaboración propia

1.4.2 Descuentos en compras

En desarrollo de los negocios comerciales, es común que las empresas concedan

descuentos a sus clientes. Estos descuentos pueden estar sometidos a una

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determinada condición para poder acceder a ellos, o ser descuentos generalizados
que no tienen límites ni restricciones para poder acceder a estos.

Cuando el descuento obedece al cumplimiento de una condición, se denomina

descuento condicionado, o descuento financiero; cuando el descuento se concede
sin estar sujeto a ninguna condición, se denomina descuento comercial.
([Link], 2010)

Tratamiento contable de los descuentos

 Descuento comercial: también se llama descuento pie
factura; no está sometido a ninguna condición; se
conoce en el momento de realizar la operación; figura
en la factura y no se reconoce contablemente. El valor
que se contabiliza es el de la factura, el cual ya ha sido
afectado por el descuento, y aunque este aparece en el
documento, se toma para registrar el valor final, el que
efectivamente ha sido facturado.
 Descuento condicionado: también se le conoce como
descuento financiero, y es el que depende de las
políticas hacia ciertos clientes o frente a determinados
casos o situaciones. Este descuento no figura en la
factura; este se liquida por el total del valor de la
negociación. El monto del descuento solo se conocerá
cuando se haga efectivo, una vez se cumplan las
condiciones establecidas: pago antes del plazo
establecido.

Este descuento representa para el comprador, un ingreso

no operacional (financiero)

Tabla 8. Movimiento contable

Fuente: elaboración propia

1.4.3 Devoluciones en Compras

Al desarrollar el objeto social del negocio y propiamente en la actividad de las

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Compras, se pueden generar devoluciones de los artículos comprados; esta
situación debe reflejarse en la Contabilidad, y su tratamiento depende del sistema
de inventario que se esté manejando.

Tabla 9. Sistema inventario permanente

Fuente: elaboración propia

Tabla 10. Sistema inventario periódico

Fuente: elaboración propia

Documento complementario:

Contabilización de las devoluciones en compras

[Link], 2010
[Link]

Video de apoyo:

Contabilización de descuentos comerciales

Elsa Mara Contable, 2015
[Link]

14
1.5 CONTABILIZACIÓN DE LAS VENTAS DE EXISTENCIAS, GASTOS,
DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES

Las ventas corresponden a los ingresos que la Empresa recibe por la facturación de
existencias de mercancías (empresas comerciales) a terceros, denominados
clientes.

El registro contable queda de la siguiente forma:

Tabla 11. Ventas de contado

Fuente: elaboración propia

Tabla 12. Ventas a crédito

Fuente: elaboración propia

Registro contable para el costo de ventas:

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 Tabla 13. Ventas con inventario permanente

Fuente: elaboración propia

No se efectúa registro contable para el costo de ventas, en caso del inventario

periódico. Es de recordar que, bajo este sistema, el costo de ventas se determina
por el juego de inventarios, y se puede preparar una vez se realice el inventario
físico final.

 Gastos por fletes: como se indicó en el caso de las compras, los fletes
corresponden al transporte de la mercancía hasta el domicilio del cliente. En el
caso que el vendedor asuma los fletes, este pago constituye un gasto
operacional.

Tabla 14. Movimiento de gasto de fletes

Fuente: elaboración propia en base a diversas fuentes

 Descuentos: representa una deducción al precio de lista; en algunos casos, sí

se cumplen requisitos de pago antes del plazo: el descuento se realizaría por
pronto pago (financiero).

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 Tabla 15. Movimiento en descuentos

Fuente: elaboración propia

 Devoluciones en ventas: en todo negocio se corren riesgos entre estos: que la

mercancía sea devuelta por diversas causas.

Registro contable:

Tabla 16. Movimiento devoluciones ventas

Fuente: elaboración propia

1.6 AUTOCONSUMO DE EXISTENCIAS Y OPERACIONES EXTERIORES

Dentro de la realización de las actividades comerciales, y con el fin de promocionar

los productos para así aumentar las ventas, las Empresas acostumbran a dar a sus
clientes, muestras gratis u obsequios en productos; también hacen retiro de sus
propios productos para su consumo o uso dentro de la Empresa, para lo cual, es
necesario conocer, cuál es el tratamiento que debe dársele a los artículos que se
retiran de inventario.

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Respecto a la facturación, se presentan dos situaciones diferentes:

1. Retiro de bienes del inventario para uso de la empresa

2. Entrega de muestras gratis u obsequios al cliente.

La factura de venta o factura cambiaria de compraventa, es expedida por el

vendedor al comprador, de tal forma que para que exista o pueda existir una factura,
deben estar presentes estos dos sujetos (comprador y vendedor). Si en una
operación económica no existe un comprador, no puede expedirse una factura.

La factura se expide siempre que exista transferencia real del dominio, puesto que
así lo establece el artículo 772 del código de comercio. En consecuencia, para que
se pueda expedir una factura, debe necesariamente existir un comprador y un
vendedor, y además debe haber transferencia de dominio del bien negociado.
(Presidencia de la República, 1971)

En el retiro que la empresa haga de mercancías de

su inventario para su utilización o para convertirlas
en activos fijos, no existe transferencia de dominio ni
existe comprador, debido a que es una operación
interna de la empresa y no se puede expedir una
factura donde el vendedor sea el mismo adquiriente,
por lo que no es factible que la empresa se facture
así misma.

Sin embargo, se debe elaborar un comprobante

interno donde quede el registro de la operación que
se realizó; allí debe constar el traslado que se hizo.
En el caso del impuesto a las ventas, si el bien
retirado del inventario está gravado con este impuesto, este se debe generar, y la
base gravable será el valor comercial del bien retirado (Ver artículos 421, 429 y 463
del estatuto tributario). (Presidencia de la República, 1989)

En el caso de entrega de productos como muestras gratuitas u obsequios al cliente,

existe una transferencia de dominio del bien, y existe el vendedor y el “comprador”

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(quien recibe el producto), por lo que necesariamente se debe expedir la factura
respectiva.

Siempre que la empresa transfiera el dominio de una mercancía a un tercero, sea a

título oneroso o gratuito, debe expedirse la factura, puesto que ha existido una
enajenación del bien, y además la factura será la prueba que el tercero tiene para
demostrar la propiedad del producto recibido, al igual que será la prueba que la
empresa tiene para demostrar que ese bien ya no es de su propiedad.

En este caso, igual que en el retiro de bienes del inventario para uso de la empresa,
si estos están gravados con el impuesto a las ventas, el impuesto se debe generar.

“Si las empresas no le cobran el IVA al cliente, deberán asumir ese impuesto.”

2. MANEJO DE PAQUETES CONTABLES

Los paquetes contables es software, que

ayuda a los contadores a facilitar y a agilizar
todo el proceso contable; registran todas las
operaciones en las que cualquier empresa
incurre a la hora de desarrollar su objeto
social, además, desarrollan diferentes
reportes, en donde muestran la situación resumida de los datos ingresados; estos
reportes son balances generales, estados de resultados, inventarios, libros
auxiliares, entre otros.

Estos paquetes permiten además un mejor desarrollo de la labor contable, con

mayor rapidez y organización a la hora de presentar informes. A continuación se
presentan algunos paquetes contables disponibles en el mercado Colombiano.

2.1 HELISA

Es un software administrativo de gestión que inicio en 1988, con la iniciativa de crear

una herramienta para computadora; su objetivo iba enfocado a las PYMES, con el
plan de mejorar y agilizar el proceso contable.

Los grandes cambios de plataformas que genera Helisa, son actualizaciones

constantes a sus procesos; esto con el fin de mejorar las aplicaciones contables que
cada día van en constante crecimiento, además de normas internacionales que
exigen al profesional de hoy.

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Posee varias herramientas que ayudan con toda la parte contable; los productos
que ofrece este programa son:

 Administrador
 Administrador de inventario
 Gestión de ventas
 Gestión de compras
 Nómina y administración del recurso humano
 Administración de propiedad horizontal
 Puntos de venta POS
 BIABLE (Inteligencia de Negocios)
 HELISA (versión personal)
 HELISA D.O.S

Sitio web recomendado:

HELISA
(Helisa, 2015)
[Link]

2.2 SIIGO

El software SIIGO nace el 15 de julio de 1988, con una primera versión contable
administrativa, que incluía cinco módulos; desde su aparición ha generado gran
impacto, ya que gran cantidad de usuarios y empresas lo prefieren.

En el transcurso de la historia que tiene esta empresa, ha logrado galardones,

además de posesionarse como una de las empresas más importantes en
informática. Además, ha conseguido que una de las empresas más importantes de
Europa, invierta en acciones de informática y gestión. Lanza una compaña llamada
"contrate un joven en acción- plan SIIGO", donde la empresa se encarga de formar
a jóvenes en conocimientos de Contabilidad, Informática y desarrollo de valores. Ha
desarrollado un amplio portafolio donde cubre gran parte de sectores económicos.

2.3 NOVASOF

Novasof fue lanzado al mercado en el mes de enero del 2008, por medio del libro
contabilidad general, con el fin de darle uso a las instrucciones del libro. Este
programa como otros funciona por módulos, además se enfoca a unas áreas
específicas de la compañía, que son: aéreas administrativas, financieras, y de

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recursos humanos. El programa está conformado por algunas de las siguientes
aplicaciones:

 Contabilidad
 Cuentas por pagar
 Cuentas por cobrar
 Inventarios
 Tesorería
 Facturación
 Activos fijos
 Nómina
 Compras
 Órdenes de producción
 Cartera financiera
 Tele mercadeo.

Sitio web recomendado:

SIIGO
([Link], s.f)
[Link]

2.4 MÓNICA

Es un programa de computador ideal para

cualquier negocio. Permite realizar las
facturas, controlar el inventario, realizar listas
de precios, tener un archivo de clientes,
proveedores, manejar las cuentas por cobrar,
las cuentas corrientes, y la contabilidad básica
de su empresa. Puede ser utilizado en
cualquier país del habla castellana.

Es ideal para negocios dedicados a la

comercialización de productos de cualquier
tipo. Por ejemplo, si la empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc.
entonces puede utilizar este programa sin problemas; todo lo que necesita es un
computador personal, o una red de computadores.

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Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo
en mente al empresario latino que desea resultados rápidos e instrucciones
sencillas.

Este programa es sencillo de aprender; los módulos que componen MÓNICA son
independientes, de tal modo que si solamente quiere hacer facturas, no necesita
manejar los otros módulos, o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y
muchas veces términos contables poco entendibles), que nunca va a utilizar a fin
de elaborar una factura.

Puede trabajar con la moneda de su país (pesos, soles, balboas, dólares, etc.),
Multialmacén, puede facturar en la moneda de cada país o en dólares (o también
compras), está adaptado a la versión del país donde se instale.

Módulos que Comprende MÓNICA

 Facturas

Permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Es posible ordenar las facturas

por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Así mismo, puede realizar
devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son
creadas.

También pueden realizar facturas en lotes; ideal por ejemplo cuando se tiene que
facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto. Puede
obtener los totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.

 Inventarios

Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código
del producto puede ser hasta de 22 caracteres), puede hacer la lista de precios,
precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios
productos a la vez, almacenar más de 10 millones de productos en sus archivos.
Así mismo, puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea, puede
imprimirlo en inglés), y luego convertirlos en órdenes de compra (está enlazado con
el módulo de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex, que puede
llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte, MÓNICA
brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos,
así como tener un catálogo de todos los productos en el computador.

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  Cuentas por Cobrar

Cuando se vende al crédito, MÓNICA le permite controlar las facturas vencidas,

abiertas, pagos parciales, etc.

Además permite tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas,

vencimientos de las próximas facturas, como también, obtener el estado de cuenta
de cualquier cliente en cualquier momento. Los formatos de impresión de cuentas x
cobrar, pueden ser personalizados.

 Cuentas por Pagar

Si la empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces

este módulo le beneficia, debido a que le permite saber a qué proveedores les debe,
cuándo se vencen las facturas, etc., calendario de pagos para el proveedor y estado
de pagos para cada proveedor.

 Cuentas Corrientes

La empresa ahora puede llevar una o mil cuentas corrientes. Es muy fácil crear un
nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer depósitos, consultar
saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su
chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una
conciliación con el extracto de cuenta del banco.

 Contabilidad

Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por

partida doble; es posible definir la tabla contable o utilizar la que viene diseñada
especialmente para cada país, el cual puede ser manejado en multinivel
(Agrupación de cuentas). Con MÓNICA se puede tener el libro Diario, Mayor, y los
principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y
Pérdidas, etc.

2.5 SOFTWARE CONTABLE BAJO NIIF

Actualmente en Colombia se está llevando a cabo un proceso de implementación

de las NIIF, para lo cual, se requiere de un buen software que permita obtener
información para la toma de decisiones; estos son los puntos básicos necesarios:

Las NIIF requieren esfuerzo general de las compañías implementadoras, que sin
lugar a dudas, necesitan del apoyo de un adecuado software contable. Los
siguientes son los conceptos básicos e ideales que debería tener dicho software, y
que las empresas deben evaluar a la hora de seleccionarlos.

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 Estructuración básica

No requiere del manejo de un Plan Único especial para NIIF; se utiliza el

mismo PUC que en la Contabilidad local, y solo se deben crear algunas
cuentas especiales y modificar el nombre de otras cuentas específicas”. Un
software contable, amigable con los nuevos requerimientos de la profesión,
no requiere del manejo de un Plan Único especial para NIIF; se utiliza el
mismo PUC que en la Contabilidad local, y solo se deben crear algunas
cuentas especiales y modificar el nombre de otras cuentas específicas.

 Deterioro de cartera

El software debe calcular, contabilizar y reversar de manera automática el

deterioro de cartera, de acuerdo con las políticas establecidas por la
empresa, con respecto a los períodos de vencimiento de los documentos y la
tasa diaria a utilizar.

 Deterioro de Inventario

 El software debe calcular y contabilizar de manera automática el deterioro de

los inventarios, al corte de la fecha que se requiera y de los productos que
por políticas de la empresa se deban deteriorar

 Permitir calcular en bloque y de forma automática el Valor Neto de realización

– VNR–.

 Realizar de forma automática el deterioro de los productos que se vendan

por debajo de su costo.

 Ajuste proveedores

Al finalizar cada período gravable, el sistema determina mediante la

conciliación bancaria, los cheques que no han sido cobrados por los
proveedores de la empresa, con el fin de reversar el movimiento contable del
pago de la obligación y su correspondiente recontabilización, el primer día
del período gravable siguiente.

 Deterioro de Activos Fijos

El software debe calcular y contabilizar el deterioro de los activos fijos

productivos de la empresa, basándose en los flujos de efectivo que generarán
en los siguientes períodos anuales.

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 Reclasificaciones

 El software debe realizar de forma automática las reclasificaciones de

diferidos, inventarios y propiedad planta y equipo.

 Un mismo ítem puede tener unas características diferentes para NIIF y para
norma Local, Inventario para NIIF y Activo Fijo para Norma Local. Informe
comparativo

 El software debe permitir generar un informe, en donde sea posible comparar

cuenta por cuenta –activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos– la
diferencia de los saldos entre norma local y norma internacional.

 Corrección monetaria en Importaciones

Mediante la aplicación de Liquidación de Mercancía Importada que maneja

el software, es posible indicarle al sistema que la corrección monetaria de las
deudas en moneda extranjera con proveedores del exterior, no afecte el costo
de la mercancía, sino el gasto financiero. De esta manera, se maneja un
costo del producto importado por norma local, y otro costo por norma
internacional.

 Prorrateo de gastos de ventas en el costo de productos comprados

El software debe aprobar qué gastos de ventas contabilizados en la misma

factura de compra, dónde se registra la compra de la mercancía o en facturas
posteriores de otro proveedor, se prorrateen de forma automática en el costo
de los productos adquiridos.

 Disminución del costo de compra por descuentos condicionados

El software debe facultar para que al contabilizar un descuento condicionado

en compras, en un documento comprobante de egreso, este disminuya el
costo de los productos adquiridos, mediante la factura de compra que afecta
ese descuento.

 Facturas a crédito Valor presente

 Al contabilizar una factura de venta o de compra con crédito, el software

calcula el valor presente de la misma y determina y contabiliza el interés
implícito.

 Al registrar el pago total o abonos a la venta o compra, el sistema reversa el

interés implícito, llevándolo al ingreso o gasto según corresponda.

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 Descuentos condicionados en venta

Al contabilizar un descuento condicionado en ventas en un documento recibo

de caja, el sistema los reclasifica de forma automática como un menor valor
del costo.

 Nómina (Beneficios para empleados)

 El software debe configurar diversas formas del manejo de las provisiones

laborales, de acuerdo con las políticas de la empresa.

 Al causar un cargo diferido en norma local, el software realiza las

reclasificación correspondiente al gasto bajo las NIIF.

 Manejo de cargos diferidos

El proceso de amortización de los cargos diferidos en norma local, el software

no los tiene en cuenta en norma internacional.

 Depreciación de propiedad, planta y equipo

El software permite asignar al mismo activo fijo, dos métodos de

depreciación: uno para norma local, y otro para las NIIF, con el fin de que el
sistema realice el cálculo y la contabilización de la depreciación de forma
diferenciada.

 Estados financieros bajo NIIF

 El software debe permitir diseño y generar los estados financieros por

conceptos establecidos por las NIIF (Estado de situación, Estado de
Resultados, Cambios en el patrimonio, Flujo de efectivo y Estado de
revelaciones).

 Generar otros informes bajo norma local y bajo la norma internacional, como
balance general, estado de resultados, libro auxiliar, cartera por edades,
consecutivo de documentos, etc.

 El software debe admitir que se agreguen revelaciones ilimitadas por cada

estado financiero, por cada concepto y por cada documento NIIF.

 Acepta la impresión de las revelaciones en el momento en que se requiera.

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BIBLIOGRAFÍA

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 Universidad de Antioquia. (s.f). Contabilidad general. Obtenido de
[Link]

Imágenes tomadas de Pixabay y Freepik

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VERSIÓN: 1.0 FECHA EDICIÓN: 10/16

CRÉDITOS UPTC EQUIPO DE PRODUCCIÓN

Autor / compilador: Lucila Parra Suarez

Comité de gestión y calidad FESAD

Equipo de Producción:
Oficina de Educación Virtual

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