PLANIFICACIÓN
Plan: Un plan es una lista de pasos con detalles de tiempo y recursos, utilizados
para lograr un objetivo de hacer algo. Generalmente se entiende como un conjunto
temporal de acciones previstas a través de las cuales se espera lograr un
objetivo. Cuanto más estructurado sea el plan, se obtienen mejores
resultados. Los planes pueden ser formales o informales.
Planificación: La planificación es la creación, asignación y distribución temporal
de unas tareas para conseguir un objetivo. La planificación se convierte en una
guía con los pasos a seguir para llegar a la meta propuesta. La planificación es
entonces, en términos generales, la definición de los procedimientos y estrategias
a seguir para alcanzar ciertas metas. Si lo vemos desde otro punto de vista,
planificar también puede significar el anticiparnos a eventos que pueden
representar una amenaza u oportunidad. De ese modo, se busca reducir los
impactos negativos de dichas contingencias e impulsar los positivos.
Es decir, planificar no solo significa definir un programa de acción, sino minimizar
daños y maximizar la eficiencia.
Según (Jiménez, 1982) “La planificación es un proceso de toma de decisiones
para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”
Características: Según el documento de la Universidad Santa María (La
Planificación, 2012), las características más importantes de la planificación son las
siguientes:
Es un proceso permanente y continuo que siempre está orientada hacia el
futuro, pues está vinculada a la previsión.
Busca la racionalidad en la toma de decisiones y constituye un curso de
acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
Es sistemática, abarcando a la organización como totalidad.
Es repetitiva y cíclica convirtiéndose en realidad a medida que se ejecuta.
Interactúa y está estrechamente ligada a las demás funciones –
organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
Es una técnica de asignación de recursos que tiene como fin la definición,
el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no
humanos, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
Permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir
los objetivos previstos.
Constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e
innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y
debidamente programados para el futuro.
Genera condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva
planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
Importancia: es fundamental para establecer un rumbo claro para la organización,
maximizar recursos, minimizar riesgos, coordinar esfuerzos, adaptarse a los
cambios y lograr resultados. Proporciona una base sólida para el éxito personal,
profesional y organizacional, que permite anticiparse a los desafíos y tomar las
medidas adecuadas para superarlos. Por lo tanto, invertir tiempo y esfuerzo en
una planificación bien elaborada es fundamental para lograr el éxito en diferentes
áreas de la vida y las organizaciones.
Propósitos de la planificación: los propósitos nos permiten tener claro el desde
dónde, para qué, el qué, el cómo del proceso administrativo y pedagógico; el
sentido, finalidad y objetivo que se pretende alcanzar. En este sentido
resumiremos los propósitos principales, siendo los siguientes:
Utilizar el tiempo adecuadamente: concentrarse únicamente en las tareas
estipuladas en el plan evitará que tu hijo se distraiga de las actividades
esenciales para llegar al objetivo.
Alcanzar más rápido la meta: tener planes permite aumentar la
productividad al eliminar los elementos que distraen y enfocarse
únicamente en las tareas que realmente acercarán a tu hijo hacia el
cumplimiento de su meta.
Autodisciplina y motivación: la planificación fomenta el hábito de la
disciplina personal, que facilita la concentración en una tarea para trabajar
en ella hasta concretar.
Retroalimentación: el seguimiento periódico de los avances realizados
permite mejorar las acciones hechas y dar nueva dirección al camino,
corregir o tomar en cuenta las buenas prácticas para continuar la réplica de
futuros proyectos.
Autoconocimiento y persistencia: la fijación en la perfección casi siempre
tiene consecuencias negativas, enfocarse en lograr los resultados poniendo
siempre el mayor esfuerzo y conociendo las capacidades individuales es lo
importante. También es importante que el personal docente le aliente a
mantener sus metas en mente y le ayuden a trabajar a pesar de los
tropiezos.
Elementos de la planificación:
Plan: Es la puesta en práctica de un proceso de planificación concreto y por
otro lado es un producto documental que hacen visibles y ponen en relación
los diferentes elementos y/o fases de la planificación que tienen como
finalidad trazar y reflejar el camino con el que obtener unos resultados o
logros deseados.
Programa: Es un conjunto de proyectos relacionados y coordinados entre
si. Los programas desagregan el plan de una manera organizada y
coherente en un segundo nivel, estableciendo objetivos alineados con las
líneas fundamentales del plan.
Proyecto: Es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas
que buscan cumplir y hacer efectivos los objetivos de un programa.
Actividad: Acción que tiene un alto grado de concreción y especificidad, es
una intervención concreta sobre la realidad para alcanzar los objetivos
previstos en un proyecto; junto con otras actividades dan soporte,
componen, constituyen y hacen visibles un proyecto.
Tarea: Es el máximo grado de concreción y especificidad en la acción; un
conjunto de tareas constituye y hacen realizable en la práctica una
actividad. Un Plan se articula en programas y estos se desarrollan por
medio de proyectos; los proyectos se articulan y desarrollan a través de
actividades y estas se hacen efectivas a través de las tareas.
Tipos de planificación:
Principios de la Planificación: Alguno de sus principios generales; mencionado
por Romano (2010); son:
Universalidad – Debe abordar todos los aspectos del problema y prever,
hasta donde sea posible, todas sus consecuencias.
Unidad – Todas las partes de una planificación deben, reunidas, formar un
solo conjunto integrado.
Objetividad – Debe desarrollarse sin perder de vista el objetivo que le da
origen y la realidad que lo rodea.
Economía de medios – Debe perseguir más allá de la eficacia, la
eficiencia. O sea, debe preocuparse en lograr el máximo rendimiento,
mediante el empleo eficiente, racional y juicioso de los medios necesarios y
disponibles.
Seguridad – Debe buscar la mayor seguridad posible utilizando
informaciones objetivas que proporcionen el seguimiento de las condiciones
internas y externas de lo que se está planeando.
Coordinación – Tiene el propósito de integrar a todos los que se vinculan
al mismo plan.
Disciplina intelectual – Debe ser realizada acorde con la orientación y
otras prescripciones incluidas en directivas superiores, asegurando fidelidad
de propósito a lo que se está planificando.
Flexibilidad – Debe ser conducida de forma a asegurar la flexibilidad
necesaria para atender a las contingencias.
Objetivos de la planificación:
Utilidad y alcance de la planificación:
El alcance y la utilidad de la planeación consiste en ser capaz de:
Ayudar a lograr los objetivos deseados,
Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de la
organización;
Ser capaz de proporcionar a la organización una guía y directrices de
acción;
Ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
Ser sostenible en el tiempo.
Lograr unir los planes estratégicos, y planes operativos.
Fundamentos de la Planificación:
Se fundamenta en llevar a cabo un proyecto en un plazo determinado, por lo
general con etapas definidas, y con recursos designados Y que complete con los
objetivos y metas a ser alcanzados en un periodo determinado y las políticas
económicas y sociales, dentro de un proceso de concertación. Una definición
acertada para la planificación de proyectos hace referencia a que esta actividad
representa un proceso de gestión en el cual participan un conjunto de actividades
llevadas a cabo por los recursos humanos correspondientes a cada empresa; una
de estas actividades es la estimación, lo que implica, planificar a un futuro
aceptando todos los inconvenientes y beneficios que se pueden llegar a prever
resignándose a un cierto nivel de incertidumbre.
Análisis del proyecto: En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación
entre el proyecto y el medio al que se dirige, fijando, además, su grado de
viabilidad. Es recomendable hacer una división de los factores en áreas del
siguiente tipo: económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas,
entre otras. Si alguna de éstas arroja resultados incompatibles con la
naturaleza del proyecto, es preciso introducir las reformas necesarias.
Definición de objetivos: Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente
paso es establecer sus objetivos. Es decir, dar respuesta a una serie de
preguntas relacionadas: qué busca la empresa con el proyecto, para qué lo
lleva a cabo, dentro de qué valores y principios lo enmarca y qué resultados
espera tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la
información que se genera en torno al plan y, a la vez, guían la toma de
decisiones de las personas que están a cargo. Además, una vez ha
terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la eficacia
del proyecto.
Identificación de recursos: En esta fase, los encargados del plan
establecen las herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan
para la ejecución del proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos:
humanos, económicos, tecnológicos, físicos y virtuales (páginas web,
blogs, entre otros recursos digitales). Es una buena técnica para determinar
los puntos débiles de un proceso. En la mayoría de los casos, los gestores
del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario que les permita
tener un mejor diagnóstico de los recursos que se podrían emplear.
Plan de trabajo: Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su
fase decisiva: determinar las fechas, los plazos de ejecución, las labores
que se llevarán a cabo y las estrategias que se pondrán en marcha. Un
plan de trabajo es, en esencia, la hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo,
no debe ser una camisa de fuerza para quienes lo elaboren; al contrario, es
preciso que se conceda un cierto margen para aquellas eventualidades que
se puedan generar durante la ejecución.
Valoración de los resultados: En esta última fase, los gestores deben
responder a una pregunta fundamental: ¿se han cumplido los objetivos
iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento que recoja las
principales conclusiones del proyecto
Planes y tipos de la planificación: Es el nivel máximo de organización y
estructuración de la intervención e Integra el resto de niveles, por ende está
compuesto de programas y proyectos. Plantea los objetivos generales, es decir,
las grandes líneas de actuación que orientaran el resto de niveles de planificación.
El plan define prioridades, criterios y estrategias, asimismo, clarifica la previsión de
presupuesto, los recursos y los equipamientos necesarios. La temporalización es a
largo plazo.
Presentamos a continuación una clasificación de ocho tipos de planes
básicos para la planificación de cualquier organización:
Propósitos o misiones
Objetivos
Estrategias
Políticas
Reglas
Programas
Presupuestos