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EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO

HUMANO
“Donde la labor se transforma en virtud” Versión: 1
ASIGNATURA SEMESTRE I. – F. Vigencia:
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA GRUPO 1 2023 - 1

UNIDAD 11. – SOPORTES DE CONTABILIDAD

Elementos de Competencia
Aplicar los principios de contabilidad y las normas legales vigentes en el registro de
transacciones para diligenciar los soportes contables y el comprobante diario.

Criterios de Desempeño
 Conoce el propósito y las características comerciales y legales de los documentos
soporte
 Diligenciar los soportes contables según la normatividad legal.
 Aplica normas legales y tributarias en los registros contables
 Aplica las normas del PUC para codificar de manera objetiva los documentos
contables.
 Clasifica técnicamente los documentos de acuerdo con el tipo de transacción
realizada.

SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes de contabilidad son documentos que registran las diferentes operaciones de
transacciones de una empresa. En estos documentos se pueden hacer copias. Al
momento de elaborarlos hay que tener un sumo cuidado ya que estos documentos
pueden alterar el estado de resultados de una empresa si son diligenciados mal. Todas
las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros
de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

Estos son clave para la elaboración del comprobante de diario, ya que de este se van a
justificarse las transacciones registradas en este documento

Los soportes más usados por las empresas (no importa el tamaño) son los siguientes:

Factura de electrónica de venta

Comprobante de egreso o pago
Recibo de caja o comprobante de ingreso
Recibo de consignación bancaria.
Nota débito.
Nota crédito.
Nota de contabilidad
Recibo de caja menor.
Cheque.
Letra de cambio.
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Pagare.
Libranza
Comprobante de diario de contabilidad

Importancia de los soportes contables:

Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados
y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente
fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los
comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas.
Estos soportes deben estar archivados en orden cronológico.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de
que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes
internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos
o los elaboren.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser
utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

GENERALIDADES

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o
razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

4.2 Clasescontables
Soportes de soportes
externos
contabl
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1. SOPORTES CONTABLES EXTERNOS

Corresponde a los documentos y comprobantes emitidos por terceros como soporte para
la empresa o emitidos por la empresa que entrega como soporte a terceros de las
transacciones realizadas entre sí, con el fin de tener la contabilidad verificable y confiable.

Entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran
las facturas, comprobantes de egreso o los recibos de pago, notas débito y crédito
expedidos por los bancos, consignaciones, letras de cambio, pagarés, etc.

De la infinidad de comprobantes externos que pueden existir para soportar un registro en

la contabilidad, hoy en día, y por cuestiones fiscales, el documento más importante de
todos es la factura electrónica de venta.

1.1 Factura Electrónica de Venta

La Factura de Venta es un documento de valor probatorio y es un valor de propiedad que

el vendedor entrega al comprador y que demuestra que ha realizado una compra por este
valor y productos relacionados. La factura contendrá una descripción de la parte, la
naturaleza y la cantidad de los bienes vendidos o del servicio prestado, el número y la
fecha de expedición, el precio unitario y el importe total, los costes a pagar al comprador
por diversas razones y los valores correspondientes a los impuestos a los que está sujeta
la actividad empresarial. Este documento se denomina normalmente factura de venta o
también factura de compraventa.

El artículo 772 del Código de Comercio colombiano define una factura como sigue:”
Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio”.

En Colombia, todo negocio debe entregar a su comprador una factura de venta que
soporte la transacción de los bienes o servicios prestados, cumpliendo así con las
exigencias de la DIAN. La entidad autoriza cuatro tipos de factura que tienen requisitos
específicos para ser expedidas.

Según las necesidades del negocio y las responsabilidades tributarias que se tenga, se
debes emitir un tipo de factura a los clientes. A continuación, las características de cada
factura y cuál se debe emitir.

Tipos de facturas de venta aprobadas por la DIAN

A. Factura electrónica
Este tipo de factura tiene la misma validez que una factura impresa o hecha en
papel, sin embargo, cuando se emite una factura electrónica se debe contar con un
software de facturación. Al ser un documento electrónico debe generarse en un formato
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denominado XML y enviarse a la DIAN para que la entidad valide que cumpla con todos
los requisitos de la Resolución 000030 de 2019.

La Facturación Electrónica se ha convertido en una operación fundamental para el

desarrollo tecnológico de las operaciones comerciales en Colombia, mejorando las
condiciones de productividad, competitividad, manejo y ahorro en los procesos
administrativos y de logística y la eficiencia en las declaraciones de impuestos.

La factura electrónica es diferente a la factura digital. La electrónica se caracteriza

por tener ciertos elementos como firma electrónica, el CUFE y formato XML, que
garantizan los tres principios de este documento, a saber, la autenticidad, la integridad y la
disponibilidad. Mientras que la factura digital es solo una representación gráfica que por lo
general está en un documento en PDF.

Características de la Factura Electrónica en Colombia

La emisión de la factura electrónica es un mecanismo que ya ha sido aplicado en otros

países. En Colombia tiene las siguientes particularidades:

 Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

 Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
 Cumple los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario y discrimina el
impuesto al consumo cuando es el caso.
 Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no
repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por
la DIAN.
 Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Los requisitos de la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica de venta exigida por la DIAN tiene una serie de condiciones
diferentes a las señaladas en el artículo 617 del Estatuto Tributario, esto se debe a que tu
como empresario debes utilizar herramientas tecnológicas para expedir factura
electrónica.

a. La DIAN estableció los siguientes requisitos según el artículo 2 de la Resolución

000030 de 2019 para expedir factura electrónica.
b. Hay que indicar que se trata de una factura electrónica de venta.
c. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
d. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra
registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de
identidad.
e. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este
debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
f. Fecha y hora de generación.
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g. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la

DIAN.
h. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados.
Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
i. Valor total de la operación.
j. Forma de pago, según sea de contado o crédito.
k. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia
electrónica.
l. Indicar la calidad de retenedor del IVA.
m. Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
n. Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
o. Incluir firma digital.
p. Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
q. Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa
(PDF).

Lo que se establece legalmente en Colombia respecto a la facturación

El modelo de facturación electrónica obligatorio fue amparado bajo el Decreto 2242 de
2015, en el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la
factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. No obstante, en los meses
de marzo y abril entraron en vigor las Resoluciones 000020 y 000030 de 2019 que
modificaron los plazos para expedir la factura electrónica y quienes estaban obligados a
hacerlo. A partir del 1 de octubre de 2019, la Resolución 000064 estableció nuevas fechas
para iniciar a facturar electrónicamente.

Marco legal de la Facturación electrónica en Colombia

 Resolución 00064 de 2019: se modifica el calendario de la Resolución 000020 de
2019. Establece nuevas fechas y deroga la Resolución 00058 de 2019.
 Resolución 000030 2019: Reglamenta la factura electrónica con validación previa
y establece los requisitos, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos para
su implementación.
 Resolución 000020 2019: Señala los sujetos obligados a expedir factura
electrónica de venta y establece el calendario con las fechas para su
implementación.
 Ley 1943 de 2018: Se eliminan los términos régimen común y simplificado; se
establecen nuevos términos denominados Responsables del IVA y NO
Responsables del IVA.
 Decreto 624: Impuestos administrados por la DIAN.
 Ley 223: Normas sobre Racionalización Tributaria, en las que se incluye la
facturación electrónica.
 Decreto 1165: Obligación de facturar.
 Decreto 1094: Factura electrónica.
 Ley 527: Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales.
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 Ley 962: Trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades

del Estado.
 Decreto 1929: Reglamentar la utilización de la factura electrónica y los
documentos equivalentes a la factura de venta.
 Decreto 4510: Continuidad de los contribuyentes de facturación electrónica.
 Resolución 14465: Características y contenido técnico de la factura electrónica.
 Ley 1231: Se unifica la factura como título valor.
 Ley 1341: Se crea la Agencia Nacional del Espectro, que permite la planeación y
la ejecución óptima de la facturación electrónica.
 Decreto 2242: Reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de
la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
 Resolución 000019: Se prescribe un sistema técnico de control para la factura
electrónica.
 Resolución 000055: Adopción de sistemas técnicos de control de facturación.
 Decreto 1349: Circulación de la factura electrónica como título valor.
 Resolución 000042 del 5 de mayo: Sujetos obligados a emitir factura de venta
electrónica.

Obligados a facturar electrónicamente seleccionados por la DIAN

La Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, también amplia la definición de los
sujetos obligados a emitir factura de venta electrónica:

 Responsables del impuesto sobre las ventas IVA

 Responsables del impuesto al consumo
 Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones
liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes
o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
 Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a
consumidores finales.
 Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
 Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de
tributación SIMPLE.
 Entidades del Estado del orden nacional, territorial
 Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios
 Instituciones educativas
 Actividades de seguros y títulos de capitalización
 Notarias
 Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural
comprimidos.
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B. Factura sistema POS

Estas facturas se generan a través de máquinas registradoras que permiten emitir
facturas en los puntos de venta donde se encuentran instalados. Las facturas emitidas por
sistema POS son utilizadas por supermercados y pequeños comercios ya que les permite
registrar la información de sus productos de manera rápida.
Un dato importante es que las facturas generadas por un sistema POS pueden o no llevar
escrito el nombre del comprador, depende del establecimiento como configura esta
información. La normatividad que rige estas facturas es el Decreto 1165 de 1996 y
requiere:

 Datos del vendedor: apellidos y nombres o NIT.

 Número consecutivo de transacción.
 Fecha de la venta.
 Descripción de los productos o servicios prestados.
 Valor total de la operación.
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1.2 COMPROBANTE DE EGRESO O PAGO: El comprobante de egreso es un

documento contable que permite registrar el pago de las diferentes obligaciones que
adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones
laborales, cancelación de los diferentes gastos operacionales (servicios, papelería, etc.),
transacciones comerciales, causar anticipos, etc.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo, algunos
negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando

claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
Ejemplo: El supermercado El Baratillo S.A. paga a Casa Moderna Ltda mercancías
compradas a crédito según la factura No. 3460, con cheque del Bancomercio por valor de
$3.250.000, según comprobante de pago No. 174, del 17 de octubre de 2021 y contabiliza
el GMF al 4 × 1000.
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1.3 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO: El recibo de caja es un

soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.4

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo

con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de
ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Ejemplo: La empresa Americana de Muebles S.A., el 7 de noviembre de 2021, recibe el

pago de la Factura No. 1234 de su cliente Andrés Zamora, por valor de $1.217.000 con el
cheque número 10203070 del Bancomercio.

1.4 RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA: Es un comprobante que elaboran los

bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencie al consignar. El
original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
máquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Anteriormente existían dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de
bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Ejemplo: Consignación del 8 de noviembre de 2021, por $1.389.120 en Banco Popular de

Florencia, en cuenta corriente número 120-240-38424-3, a nombre de Almacén Fantasía:
Efectivo $543.890. Cheque No. 111378 de Banco Popular, código 04. Cuenta No. 120-
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34105-3 por $340.000 y cheque de otro banco local número 134-50918-1 del Banco
Industrial, código 07, cuenta número 74-0800110-1 por $505.230.

Formato de consignación en efectivo y cheques de banco local

1.5 NOTAS DEBITO Y CREDITO: Cuando se registra una operación en la contabilidad, o

cuando se emite una factura, es probable que se cometa un error, o la situación cambie,
haciendo que el valor inicialmente registrado o facturado deba ser ajustado, ya sea para
incrementarlo o para disminuirlo.

Las notas débito o crédito se utilizan precisamente para hacer esos ajustes y dejar
constancia del ajuste y de la razón del ajuste, de allí su clasificación como comprobante
interno de contabilidad.

Las modificaciones que se requieran hacer a un registro contable de una compra o venta,
por ejemplo, se hace utilizando una nota crédito o débito según corresponda.

NOTA DÉBITO: La nota débito es un documento utilizado en contabilidad para corregir el

valor a pagar de una factura, cuando su valor aumenta, por ejemplo, cuando una empresa
emite una factura y el costo unitario de los productos vendidos es de $5.000 y fueron
facturados a $4.500, se debe hacer una nota débito que contenga el valor adicional de los
productos y los impuestos que también aumentan, si es el caso.

La empresa que emite la nota débito debe enviar el documento a la empresa que adquirió
los productos o servicios, para que se realice el respectivo ajuste en la contabilidad.
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Los casos más comunes en los que se da uso a este documento son los siguientes:

 Corrección de errores en la facturación.

 Incluir intereses de mora.
 Incluir gastos adicionales que no se tuvieron en cuenta inicialmente.

Una nota débito debe como mínimo, tener los siguientes elementos que la
componen:

Nombre y NIT de la empresa que la emite.

Nombre y NIT del comprador.
Número de nota.
Número de la factura que se corrige.
Fecha de emisión.
Cantidad, detalle y valor de la corrección.
Impuestos que se corrigen.
Valor total a debitar.

NOTA CREDITO: La nota crédito es el documento o comprobante que una empresa envía
a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado,
por el concepto que se indica en la misma nota.
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Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o
corregir errores por exceso en la facturación.

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o

cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se

le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente. Este comprobante se prepara en
original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

1.6 NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.
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La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa que es utilizado para

hacer registros contables cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con
terceros necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro
documento diferente.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que
la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento
diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias, ni requerida
por terceros, por cuanto es un documento interno de la empresa.

Para tener un mejor control es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad

diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para
registrar los ajustes a una cartera se debe diferenciar claramente de la nota de
contabilidad utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán
dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.