ORGANIZACIÓN
Tipos de organización administrativa
Para crear la estructura de la organización de tu empresa, tienes que tomar en
cuenta las clases que existen y cómo funcionan. El sitio Lifeder identifica 4 tipos:
1. Lineal: Es una jerarquía piramidal en donde la comunicación sigue de
manera estricta una línea única y directa. La autoridad y la toma de
decisiones se concentra en la punta de la pirámide, mientras que en las
bases las tareas son más específicas y simples.
2. Funcional: Este tipo prioriza la especialización de cada persona y área.
Divide y organiza las tareas por departamentos, lo que propicia que existan
varios jefes y grados de supervisión. Cada elemento toma decisiones con
base en su experiencia y conocimientos.
3. Matricial: Es una organización temporal dentro de la existente en la
empresa. Incluye a personas de diferentes áreas en un equipo con la
finalidad de lograr un proyecto. Esto disminuye las jerarquías, la
comunicación es más fluida y el trabajo más flexible.
4. Trébol: Comúnmente conocido como outsourcing. Se implementa cuando
la empresa prefiere organizar a su personal y sus tareas en aquellas que
son claves para la empresa y delegar otras a compañías externas. Los
beneficios de esta estructura organizacional es que no es necesario invertir
en personal calificado o en la capacitación de alguien que tiene otras
funciones para poder lograr una tarea de la empresa que puede ser
delegada.
No tienes que elegir entre un tipo u otro de organización administrativa, pueden
combinarse e intercalarse, por ejemplo, definir una estructura lineal y a la vez de
trébol para ciertas tareas, o funcional que es más flexible y permite que
eventualmente se formen organizaciones matriciales. Por cierto, para las
organizaciones matriciales es importante monitorear el progreso de los proyectos
de una manera simple. La plataforma en la nube Quickbooks cuenta con una
función que te permite observar la rentabilidad de tus proyectos, revisar los costos
y visualizar las ganancias de cada uno.
PROCESO
Conoce en este artículo, por qué es importante el proceso administrativo para que
una empresa pueda cumplir sus objetivos, y cuáles son sus componentes.
El proceso administrativo en un flujo continuo e interrelacionado de las actividades
que se desarrollan dentro de una organización, que son de vital importancia para
la toma de decisiones y están orientados al logro del objetivo común y aprovechar
los recursos humanos, técnicos, materiales, etc. De esta manera, la organización
es efectiva tanto para los stakeholders como para la sociedad.
Este conjunto de fases sirve también para darle solución a problemas
administrativos, entre sus fases encontramos la planeación, organización,
dirección y control. Todos los componentes son de igual importancia y deben de
funcionar de manera articulada y sistemática para alcanzar los objetivos.
RECURSOS
Dentro de cualquier empresa cuando se hable de la administración de recursos se
está hablando de la correcta gestión, utilización y desarrollo de cuatro tipos de
recursos de manera fundamental:
Financieros. Al referirnos a ellos estamos haciendo mención a todos los recursos
de tipo monetario que son fundamentales para el desarrollo de la empresa en
cuestión. Estos pueden ser de dos clases: propios, como el dinero en efectivo y
las acciones; o ajenos, como los bonos, los créditos que otorgan los bancos o las
diversas modalidades de préstamos.
Materiales. Bajo dicho paraguas se incluyen todos aquellos bienes, de tipo
tangible, que posee la entidad y que son los que le permiten prestar los servicios
que realiza. Partiendo de esta acepción nos encontraríamos con dos grupos de
recursos claramente delimitados: los relativos a las instalaciones (oficinas,
fábricas, herramientas…) y las materias primas, dentro de cuyo nombre también
se incluirían los productos ya elaborados.
Técnicos. En este caso, son los recursos que son fundamentales para poder
coordinar y gestionar otro tipo de recursos. De esta manera, nos encontraríamos
con elementos tales como las marcas y patentes, los sistemas de producción, los
mecanismos de ventas…
Humanos. A la hora de administrar este tipo de recursos, que vienen a ser el
conjunto de empleados de una empresa, las personas encargadas de esta tarea
es fundamental que tengan en cuenta muchos aspectos relativos a aquellos como
pueden ser las habilidades, las ideas, los conocimientos, las necesidades, el
desarrollo, los sentimientos, la experiencia, las cargas…
PLANIFICACION ESTRATEGICA
a planeación estratégica permite definir la visión, misión, valores y objetivos de la
empresa, por lo que es considerada un recurso clave para impulsar el crecimiento
de la organización a corto, mediano y largo plazo.
En el ámbito del liderazgo empresarial, contar con una eficiente planeación
estratégica facilita la toma de decisiones oportunas en momentos de crisis, sin
perder de vista las metas de la organización.
De la misma forma, la planeación estratégica señala la dirección hacia la que
deben orientarse los esfuerzos, para materializar los objetivos propuestos y reducir
el margen de improvisación.
Pero, ¿cuáles son las fases de la planeación estratégica y cómo
implementarlas? A continuación, lo detallamos a profundidad.
Fases de la planeación estratégica
El proceso de planeación estratégica comprende diferentes etapas, que son:
Diagnóstico actual;
Identidad organizacional;
Análisis del entorno;
Objetivos estratégicos;
Plan de acción u operativo;
Seguimiento.
Diagnóstico actual
Si se apunta al crecimiento empresarial, conocer la situación actual de la
organización es un aspecto fundamental.
Una de las herramientas más utilizadas para realizar el análisis interno-externo de
la empresa es la matriz FODA o DOFA, también llamada SWOT (por sus siglas en
inglés), la cual también es un modelo de planificación estratégica en sí misma.
FODA es un acrónimo formado por la letra inicial de las palabras Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas, las cuatro categorías que se tomarán en
cuenta al momento de realizar el análisis de la empresa.
Para ello, se debe elaborar un rectángulo vertical dividido en cuatro cuadrantes
iguales: en el cuadrante superior izquierdo se enumerarán las fortalezas de la
organización; en el superior derecho, las Oportunidades; en el inferior izquierdo,
las debilidades; y en el inferior derecho, las amenazas.
Las fortalezas y las debilidades son calificadas como factores internos, siendo las
fortalezas las áreas en las que la empresa destaca; mientras que las debilidades
hacen referencia a lo que es necesario mejorar.
Por otra parte, las oportunidades y las amenazas son identificadas como factores
externos. Las oportunidades indican tendencias a las que es posible sacar
provecho; y las amenazas, situaciones que pueden obstaculizar la consecución de
objetivos.
Identidad organizacional
Una vez desarrollado el diagnóstico de la situación actual de la organización, se
abordará la siguiente etapa: definir la identidad de la empresa o redefinirla en caso
de que ya exista.
La identidad organizacional está basada en tres pilares clave:
Misión (propósito de la empresa);
Visión (proyección de la empresa a futuro);
Valores (criterios éticos y morales de la organización).
La misión responde a preguntas como: ¿Qué hace la empresa? ¿Cuál es su razón
de ser? ¿Quiénes son sus clientes? Asimismo, la visión atiende a
cuestionamientos sobre cómo será la organización a largo plazo.
Finalmente, los valores servirán como guías de acción para todos los miembros de
la empresa en el presente y el futuro.
Análisis del entorno
El análisis del entorno supone tomar nota de las diferentes tendencias y
situaciones que de una forma u otra pueden incidir en el desarrollo de la empresa.
Si bien parte de esta información está contemplada en la matriz FODA
(específicamente en el área de factores externos); es importante considerar otros
elementos de interés como clientes, competidores y relación con proveedores.
Objetivos estratégicos
Cuando hablamos de objetivos estratégicos, nos referimos a identificar los
resultados concretos que la empresa espera conseguir para asegurar su
crecimiento y sostenibilidad en el tiempo.
Dado que los objetivos estratégicos deben cumplir con una serie de criterios, para
acompañar el desarrollo de la compañía, es común utilizar la técnica de los
objetivos SMART para desarrollarlos.
Al igual que FODA y SWOT, SMART es un acrónimo formado por las siglas o
letras iniciales de las palabras
inglesas Specific, Measurable, Attainable, Realistic y Time-bound.
Traduciendo estos vocablos, encontramos que para que un objetivo sea
considerado SMART debe ser:
Específico (specific): ¿Qué se quiere conseguir? ¿Cómo? ¿Cuándo?
Medible (measurable): el progreso puede contabilizarse;
Alcanzable (attainable): viable;
Realista o Relevante (realistic): es importante y ajustado a la realidad;
Temporal (time- bound): con plazo definido.
Trabajar con objetivos SMART es una excelente forma de mejorar la productividad
del equipo; enfocar la atención en lo que es realmente importante para la
organización; y conquistar las metas.
Plan de acción u operativo
El plan de acción o plan operativo está conformado por el conjunto de estrategias
que se realizarán para alcanzar los objetivos propuestos. Debe incluir las tareas
previstas, los responsables, los recursos disponibles y los diferentes
procedimientos a seguir.
Es esencial que el plan de acción esté alineado con la misión, visión y valores de
la empresa. Asimismo, debe ser del conocimiento de los miembros de la
organización. Una vez preparado y difundido, será el momento de ponerlo en
práctica.