AUDITORÍA ESPECIAL DE BANCOS
1. GENERALIDADES
La auditoria especial de bancos debe tener una adecuada definición
en cuanto a su objetivo, objeto y alcance, ya que los cargos realizados
por el banco en la cuenta corriente de las entidades, se originan en
los gastos realizados y los abonos se efectúan por el depósito de
ingresos cobrados por el sistema bancario o de manera directa por el
propio ente, de acuerdo a sus atribuciones y competencia
establecidas por Ley. Por lo anterior, se puede entender que
plantearse realizar una auditoria de bancos, puede entenderse como
realizar una auditoria integral de ingresos y gastos, situación que
realmente sería muy amplio y a la vez inapropiado por determinarse
un alcance mayoritario de las operaciones de un ente, por lo que
muchos auditores se ven obligados a enfocar este tipo de auditoría,
como si se tratara de una auditoria financiera, donde se evalúa la
razonabilidad de la cuenta a una fecha determinada y cuyo objeto
principal se constituye la verificación de las partidas con- ciliatorias o
que difieren entre los registros del ente y el banco.
Por lo expuesto es que la auditoría especial de bancos debe estar
enfocada a la verificación de su administración, limitada por factores
de riesgo especifico como: transferencias de bancos sin
documentación de sustento, depósitos o transferencias bancarias no
identifica das, pagos a un mismo proveedor, funcionario o persona,
cantidad de cuentas corrientes, cuentas corrientes aperturadas a
nombres distintos al de la Entidad, entre otros.
2. CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS
Como en cualquier auditoría la evaluación del control interno es muy
importante para iden procedimientos de auditoría y determinar la
naturaleza, oportunotante para idee de auditoría. Entre los controles
internos relacionados con una audito la especial de bancos se podría
mencionar los siguientes
1) Separación de las funciones en las actividades de ingresos y
egresos de fondos, con las funciones de preparación y aprobación de
las conciliaciones bancarias.
2) Generación de informes gerenciales sobre saldos de bancos diarios
o semanales, así como los flujos de fondos y sus desviaciones.
3) Limitado número de cuentas bancarias abiertas y cerradas con
autorización de autoridad competente.
a) Resguardo bajo llave de las chequeras sin uso y aquellas que están
en uso.
5) Acceso restringido al área de tesorería y resguardo adecuado de la
documentación de sustento.
6) Preparación mensual de conciliaciones bancarias.
7) Que los depósitos cuenten con la documentación de respaldo
suficiente.
8) Depósitos inmediatos e intactos de los ingresos en las cuentas
bancarias de la Entidad.
9) Registro completo, oportuno y por única vez de los ingresos en
cuenta corriente con todos los datos necesarios
10) Los egresos deben tener toda la documentación de respaldo de
los gastos.
11) Registro de los egresos en forma completa, precisa y en el
periodo correspondiente.
12) Ordenes de pago mancomunados y aprobados por personal
competente y emitido
de manera integra y precisa, sobre la base de facturas de
proveedores aprobadas u otra documentación de respaldo.
13) Inutilizar la documentación de respaldo con un sello de
"cancelado" al momento de
efectuar el desembolso. 14) Excepto los pagos por caja chica, todos
los desembolsos se efectúen mediante cheques autorizados por
personal competente a nombre del beneficiario y expedido contra las
cuentas bancarias de la entidad.
3. DEFINICIÓN DEL OBJETIVO, OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Para el caso de una auditoria especial, la definición del objetivo,
objeto y alcance de una auditoría especial de bancos, no es para nada
similar a una auditoria de estados financieros y su planteamiento
depende del criterio del Auditor en relación a la solicitud, encargo, o
denuncia en función al cual se tuvo que realizar el relevamiento de
información y posterior mente programar o ejecutar la auditoria. Por
lo mencionado es que se debe plantear el objetivo de auditoria,
definiendo claramente el objeto, así como el alcance que tendrá la
evaluación.
A continuación, se propone algunos objetivos para una auditoría
especial de Bancos que no representa necesariamente un modelo:
a) El objetivo de la auditoria es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplica- bles, u otros aspectos que puedan
generar indicios de responsabilidad por la fun ción pública, en los
pagos realizados a través de funcionarios del Gobierno Autó nomo
Municipal del Occidente, durante la gestión 20x1.
b) El objetivo de la auditoria es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum- plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplica bles, y obligaciones contractuales u otros
aspectos que puedan generar indicios de responsabilidad por la
función pública, en los pagos realizados a la Empresa Cons tructora
Pacifico S.R.L. en la gestión 20x1. c) El objetivo de la auditoría es el
de emitir una opinión independiente sobre el cum-
plimiento del ordenamiento juridico administrativo y otras normas
legales aplica bles, y obligaciones contractuales u otros aspectos que
puedan generar indicios de responsabilidad por la función pública, en
el pago de los anticipos por contratos suscritos en el Gobierno
Autónomo Municipal del Occidente, en la gestión 20x1.
d) El objetivo de la auditoría es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum- plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplica bles, u otros aspectos que puedan
generar indicios de responsabilidad por el extra- vio de la chequera
de Tesoreria del Gobierno Autónomo Municipal del Occidente,en la
gestión 20x1.
e) El objetivo de la auditoria es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum- plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplica bles, y obligaciones contractuales u otros
aspectos que puedan generar indicios de responsabilidad por la
función pública, en las órdenes de pago mayores a Bs100.000,
efectuada durante la gestión 20x1.
El objetivo de la auditoria es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum- plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplicables, u otros aspectos que puedan generar
indicios de responsabilidad por la fun ción pública, en los abonos o
depósitos realizados en la cuenta de Recursos Propios por Impuestos
Municipales del Gobierno Autónomo Municipal del Occidente, en la
gestión 20x1.
g) El objetivo de la auditoria es el de emitir una opinión independiente
sobre el cum- plimiento del ordenamiento juridico administrativo y
otras normas legales aplicables, u otros aspectos que puedan generar
indicios de responsabilidad por la fun ción pública, sobre depósitos
realizados en la gestión 20x1, por servidores públicos del Gobierno
Autónomo Municipal del Occidente.
Los objetivos propuestos como ejempio requieren la consideración de
diferentes fuentes de información y documentación, asi como el
alcance donde es posible considerar una de- terminada cobertura y
periodo, asi como diferentes dependencias y áreas geográficas a
examinarse.
4. ENFOQUE DE AUDITORÍA SEGÚN RIESGOS DE AUDITORÍA
Como fue tratado en el capitulo 4 del presente texto, el enfoque de
auditoría depende de manera directa de la identificación de posibles
riesgos por factores internos y externos, asi como las debilidades del
control interno, que determinan la naturaleza, oportunidad y al cance
de los procedimientos de auditoría.
Con el propósito de realizar un ejercicio práctico a continuación se
realiza un enfoque de auditoria de ejemplo para el objetivo descrito
en el inciso c) del punto 3 anterior, conside rando problemas o
deficiencias hipotéticas que servirán para definir procedimientos de
au- ditoria:
Problema o Deficiencia Identificada
No se tiene un control de
todos los anticipos entre gados a empresas o enti dades.
Riesgos y/o Efectos
Que no se cumplan con los objetivos para los cuales fue realizado el
anticipo respectivo.
Varios proyectos de con- sultoría por producto con vocados. que
fueron contratados. No se tengan los productos Baja recaudación de
los recursos por el Impuesto Directo a los Hidrocarbu
Suspensión o cancelación de contratos suscritos, asi como retrasos en
la ejecu ción de proyectos.
Periodo de elecciones mu- nicipales.
Adjudicación de proyectos sin considerar los recursos disponibles.
5. PROGRAMA DE AUDITORÍA
Procedimientos de Auditoria
Verificar documentación y/o realizar una inspección fisica de los
bienes contratados
Efectuar la revisión de los pro- ductos entregados por los con tratistas
a la Entidad.
Efectuar una inspección fisica de los bienes y/o productos generados
del contrato.
Cerciorarse de la entrega del producto o servicio contratado.
El programa de trabajo es preparado con los objetivos específicos
propuestos para el desa- rrollo de los procedimientos de auditoria en
relación al objetivo de auditoria, incluye los procedimientos de
auditoría necesarios de conformidad al enfoque de auditoria estableci
dos en el proceso de planificación, ejemplo de dicho programa se
encuentran en la cédula
LC-2 que fue preparado en relación al enfoque de auditoria hipotético
descrito en el punto 4 anterior.
Lic. Dulcardo Villce Lamas
6. EJECUCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
La etapa de ejecución considera la aplicación de los procedimientos
de auditoría detallados en el programa de auditoría preparado en
relación directa con el enfoque de auditoría, que permiten el examen
y acumulación de evidencia que respalda los resultados de la
auditoria, para el caso de nuestro ejemplo se presenta en las cédulas
LC-5/1 a LC-5/3.
7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Como resultado de la ejecución de los procedimientos de auditoria el
Auditor puede iden tificar hallazgos ya sea con indicios de
responsabilidad pública o con aspectos relevantes al control interno,
los mismas que deben ser redactados con todos los atributos de
condición, criterio, causa, efecto y conclusión (para indicios de
responsabilidad) o recomendación (para deficiencias de control
interno). Para el caso de nuestro ejemplo práctico se presenta el
hallazgo que es reportado en LC-3/1 al LC-3/7.
8. APUNTES PARA LA RESOLUCIÓN DE EJERCICIO PRÁCTICO
En las cédulas LC-1 al LC-5/3 siguientes se expone la resolución de un
ejercicio práctico so bre la ejecución de una auditoria especial de
bancos orientada a los desembolsos realizados para anticipo sobre
contratos suscritos, donde se consideran los siguientes aspectos:
El ejercicio práctico supone solamente la realización de nueve
desembolsos de ban- cos destinada a otorgar anticipos a empresas
contratistas en el Gobierno Autónomo Municipal del Occidente
(Entidad ficticia para efecto práctico), por la gestión 20x1, que
representa el alcance del examen.
En el marco de los procedimientos de auditoria definidos en el
programa de audi toria en LC-2 se realiza el examen y acumulación
de evidencia suficiente y compe tente, archivado en LC-1 a LC-5/3 de
acuerdo a la referencia realizado en el mismo programa de auditoria,
que es de comprensión sencilla si se lee el procedimiento y luego de
acuerdo a la referencia se observa el papel de trabajo.
En el ejercicio para mostrar situaciones irregulares hipotéticas se
reporta un des embolso por el anticipo de contraparte y otro sin
respaldo documentario, que se encuentran al margen del
ordenamiento juridico y administrativo, por lo que se re dactaron los
respectivos hallazgos archivadas en LC-3/1 a LC-3/7. En ambos casos
en la "Disposición" se sugiere reportar en el informe con indicios de
responsabili
dad.
Los indicios de responsabilidad por la función pública determinados
deben ser ne cesariamente sustentados con toda la documentación
en fotocopias, que deben es tar legalizadas por personal competente,
vale decir, debe tener la autentificación
del funcionario que tiene bajo su custodia el documento original, esta
documenta- ción debe ser archivada en LC-6 y en el caso del ejercicio
estaría adjunto en las cé dulas LC-6/1 a LC-6/39 (que por tratarse de
un texto no incluye). Se sugiere que el texto de la legalización sea la
siguiente:
LEGALIZACIÓN
La presente es una copia fiel del documento original a la que me
remito por ser y a parecer autentica, sin pre- juzgar la veracidad del
contenido del documento ni ul- terior destino que pueda dársele.
Occidente, de
de 20....
Sello y Firma