Control en la Administración
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Alumno: Juan Ignacio Silva Aguilar
Grupo: 201
Control en la Administración
Introducción.
El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la
ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones
para establecer las medidas correctivas necesarias. Permite que las
actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor manera
y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener
aprendizajes a partir de la realización de estos procesos para poder
hacer mejoras a futuro, las organizaciones deben tener control
administrativo para garantizar su correcto funcionamiento y eficiencia,
alcanzar esto les permitirá incrementar ganancias, reducir costos y
ofrecer un mejor producto o servicio a sus clientes.
También, el control en la administración se refiere al proceso de evaluar, analizar y
ajustar las operaciones dentro de una empresa para realizar un seguimiento de los
avances con respecto a objetivos predeterminados, es el ejercicio eficaz del
control crea un entorno que fomenta el trabajo en equipo y la confianza, mejora la
capacidad de toma de decisiones y reduce el riesgo. Implica organizar, medir,
ejecutar y regular las actividades para garantizar los resultados deseados, para
tener éxito con el control en los procesos de gestión, los líderes deben ser
versátiles y capaces de gestionar tanto las medidas reactivas como las
adaptativas, también deben conocer en profundidad cómo funciona su
organización en su conjunto y cómo interactúan sus partes entre sí.
Aplicar con éxito los procesos de control requiere un análisis exhaustivo de los
datos internos combinado con la comprensión de factores externos como los
cambios en los mercados, las necesidades de los clientes y las tendencias del
sector y en muchas empresas, un problema difícil es la implantación de un control
generalizado para que los administradores puedan verificar el progreso de la
organización total o de un producto o división territorial integral, para ello se dan
soluciones; como es de esperarse, estos controles generales tienden a expresarse
en términos financieros, es probable que usted reconozca que una medida
monetaria o financiera es una base natural para el control, puesto que los insumos
los productos de las empresas se expresan con mayor facilidad en términos de
dinero.
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Concepto del control.
El control en administración la cual hace referencia a una de las funciones
administrativas principales, además de la planificación, la organización y la
dirección. Conoce más sobre el control en el área administrativa y cómo funciona
como pilar fundamental. Todas estas funciones se llevan a cabo para garantizar
que las acciones de la organización se efectúen tal como se ha planificado, así
como para evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, por ello el concepto de
qué es el control en administración tiene gran importancia en la administración
pública, pues en este campo se habla de qué es el control en administración la
cual hace referencia a una de las funciones administrativas principales, además de
la planificación, la organización y la dirección, conoce más sobre el control en el
área administrativa y cómo funciona como pilar fundamental. Todas estas
funciones se llevan a cabo para garantizar que las acciones de la organización se
efectúen tal como se ha planificado, así como para evaluar la eficacia de los
resultados obtenidos, por ello el concepto de qué es el control en administración
tiene gran importancia en la administración pública.
También, el proceso administrativo implica que se obtenga información sobre el
proceso empresarial, además de sus resultados, a fin de aplicar las correcciones
que sean necesarias y poder alcanzar una máxima eficiencia en la empresa. Por
ello, en el proceso administrativo se señala a lo qué es el control en
administración, y el mismo consiste en un mecanismo de retroalimentación, ya que
los procesos de control facilitan el poder hacer mediciones sobre el rendimiento
organizacional y, a su vez, establecer estándares de calidad, tomando las medidas
correctivas a tiempo a modo de control preventivo, además de indagar sobre qué
es el control en administración, es pertinente saber que este debe ser económico,
flexible y preventivo, adicionalmente debe responder a los objetivos
organizacionales trazados.
El valor del control se encuentra arraigado en tres áreas específicas, el
planeamiento, el otorgamiento de facultades de decisión a los empleados y la
protección del lugar de trabajo. Los autores señalan que la primera razón para
considerar el control importante es que, si bien los objetivos organizacionales son
el fundamento o los cimientos de la planificación y brindan la orientación
específica a seguir, esto no garantiza que se hayan efectuado las actividades
necesarias para obtenerlos. La segunda razón que hace importante al control es la
de dar facultades de decisión a los empleados y no temer que se equivoquen o
realicen mal las tareas; por el contrario, ello otorgará información y
retroalimentación sobre su desenvolvimiento, luego, la protección de la
organización y el lugar físico de trabajo ante eventuales acontecimientos que
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puedan vulnerarlos y destruirlos es la tercera razón del control que deben ejercer
los directivos y gerentes.
Propósito y función.
Propósito:
propósito de la administración es coordinar eficientemente los recursos
disponibles en una organización para alcanzar sus objetivos de manera efectiva.
Algunos de los propósitos principales de la administración incluyen:
1. Lograr objetivos organizacionales: La administración se enfoca en
identificar y alcanzar metas y objetivos establecidos por la organización, ya
sean a corto, mediano o largo plazo.
2. Optimizar recursos: Utilizar eficientemente los recursos disponibles, como
capital, personas, materiales y tecnología, para maximizar la productividad
y minimizar el desperdicio.
3. Coordinar actividades: Organizar y coordinar las actividades de diferentes
departamentos y funciones dentro de la organización para asegurar que
trabajen de manera armoniosa hacia metas comunes.
4. Adaptarse al cambio: La administración debe ser flexible y capaz de
adaptarse a los cambios en el entorno externo e interno de la organización,
como cambios en la tecnología, regulaciones, competencia y demanda del
mercado.
5. Promover la eficiencia y la eficacia: La administración busca mejorar la
eficiencia, hacer las cosas de manera correcta y con el mínimo de recursos,
y la eficacia, lograr los resultados deseados, en todas las áreas de la
organización.
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6. Tomar decisiones informadas: La administración está involucrada en la
toma de decisiones estratégicas y operativas basadas en análisis y
evaluación de información relevante.
7. Fomentar la innovación y la mejora continua: Estimular la creatividad y
la innovación dentro de la organización para mantenerse competitiva y
buscar continuamente formas de mejorar procesos y productos.
En resumen, el propósito de la administración es crear valor y asegurar el éxito a
largo plazo de la organización, garantizando que todos los recursos se utilicen de
manera efectiva para alcanzar sus metas y adaptarse a un entorno dinámico y
cambiante.
Función:
Todo negocio necesita tener claros sus objetivos, debe saber hacia dónde se
dirige y en qué punto del camino se encuentra para corregir su estrategia si es
necesario, el departamento de control de gestión se asegura de que la empresa
siga el plan más adecuado para alcanzar sus objetivos de negocio, racionaliza los
recursos, propone estrategias para aumentar la productividad y detecta posibles
problemas de rentabilidad para contribuir a una gestión óptima, el departamento
de control de gestión tiene la misión de supervisar todas las áreas de la empresa
para obtener información valiosa que facilite la toma de decisiones estratégicas.
Entre sus funciones se encuentran:
1. Determinar los criterios de medición: Que permiten evaluar las acciones
que se llevan a cabo en la empresa, estimar sus resultados y analizar su
repercusión en los objetivos, el departamento de control de gestión también
se encarga de detectar las áreas de actividad clave de la empresa para que
la administración pueda destinar más recursos a ellas.
2. Establecer los procedimientos de control: De manera que se puedan
comparar los resultados alcanzados con los deseados basándose en un
flujo de información relevante, objetivo y fiable para ello, el departamento de
control de gestión diseña estrategias de planificación, coordinación y
supervisión de los diferentes procesos y actividades de la empresa,
incluyendo el control presupuestario.
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3. Analizar las causas de las desviaciones: De los objetivos propuestos, para
proponer acciones correctivas que permitan alcanzar esas metas más allá
de la detección de problemas e ineficiencias, el departamento de control de
gestión también tiene una función preventiva ya que debe anticiparse a
posibles complicaciones que afecten el rendimiento.
4. Establecer estándares: Define criterios claros y específicos que sirven como
punto de referencia para evaluar el desempeño de las actividades y
resultados.
5. Medir el desempeño: Consiste en recopilar datos y comparar el desempeño
real con los estándares establecidos. Esto permite identificar discrepancias
y áreas de mejora.
6. Corregir desviaciones: Una vez identificadas las discrepancias entre el
desempeño real y los estándares, el control implica tomar medidas
correctivas para ajustar las actividades y asegurar que se alcancen los
objetivos.
7. Optimizar recursos: Ayuda a gestionar eficientemente los recursos
disponibles, humanos, financieros, materiales al identificar y corregir
problemas que puedan llevar al desperdicio o uso ineficiente de recursos.
8. Facilitar la toma de decisiones: Proporciona información clave sobre el
desempeño pasado y actual, lo cual es crucial para la toma de decisiones
informadas sobre el futuro de la organización.
9. Asegurar la conformidad: A través del control se garantiza que las
actividades se desarrollen de acuerdo con las políticas, procedimientos y
estándares establecidos, asegurando así la conformidad con las normativas
y regulaciones aplicables.
10. Mejora continua: Promueve un ciclo de mejora continua al identificar áreas
de oportunidad y tomar acciones correctivas y preventivas para optimizar el
desempeño organizacional de manera constante.
Estas funciones del control en la administración son fundamentales para mantener
el rumbo de la organización, asegurando que se logren los objetivos estratégicos y
operativos de manera eficiente y efectiva.
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Tipos de control.
Control preventivo: este se realiza antes de hacer alguna acción, su función es
garantizar que el proyecto se lleve a cabo sin correr ningún tipo de riesgo, en este
control se debe verificar la disponibilidad de todos los recursos necesarios,
teniendo en consideración los costos que deberán asumirse. El control preventivo,
o de "antes", se enfoca en la supervisión y regulación de los recursos o insumos,
con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas requeridas para llevar a
cabo el proceso de transformación, los insumos que pueden estar sujetos a un
control preventivo son la materia prima, la gente, el dinero, el tiempo, o cualquier
otro recurso utilizado por la empresa. Este tipo de control persigue evaluar los
insumos potenciales y rechazar o corregir aquellos que no satisfacen las normas
requeridas. el énfasis de este tipo de controles se basa en prevenir posibles
problemas posteriores en el proceso productivo, este tipo de control también
recibe el nombre de control preliminar o pre-control o control directivo.
En resumen, aun cuando el control preventivo puede contribuir de manera
significativa a la efectividad de la empresa, por lo general, no cubre todas las
contingencias posibles, por lo que resulta necesario contar con otros tipos de
controles.
Control concurrente: este control se lleva a cabo durante los procesos. Su
función es garantizar que todos se realicen de manera óptima, supervisando las
distintas etapas y asegurándose de que no se comprometa la calidad o la
seguridad. parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar que tales
actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para el negocio, en
este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultades que
se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como resultado
productos o servicios deficientes.
Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de
que, por lo general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse
si continuar o no con el proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de
plano el trabajo. Ya que el control concurrente se basa en la supervisión de las
actividades, se requiere de un conocimiento profundo de las tareas específicas
necesarias para la realización del proceso, así como de su interrelación para el
logro del producto o servicio final debe ser factible la separación e identificación de
normas para las diversas actividades, puede ser difícil implantar tal tipo de control
en aquellas tareas que requieren de creatividad o innovación, ya que para tales
actividades resulta prácticamente imposible la especificación exacta de lo que
debería hacerse para lograr el resultado deseado.
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Control de retroalimentación: este control se lleva a cabo una vez finalizado el
proceso o actividad. Su objetivo consiste en obtener información acerca del
desempeño del proceso y las posibles mejoras a implementar.
El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de
que un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste
cumpla con las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, también
denominado control de después de la acción o control de salida cumple con varias
funciones importantes.
En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control
concurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos, segundo, también es
comúnmente utilizado cuando los procesos involucrados en la producción de un
bien o servicio son difíciles de especificar con anticipación. En tales casos,
también puede ser útil como último filtro para medir las desviaciones que no
hubieran sido detectadas anteriormente. Una tercera función del control de
retroalimentación es la de proveer información que contribuya al proceso de
planeación a través de información tal como: número de unidades fabricadas o
vendidas, costo de ciertos aspectos de la producción, medidas de calidad,
rendimiento sobre la inversión, clientes atendidos u otras que puedan ser usadas
para la revisión de los planes existentes y la formulación de otros nuevos, este tipo
de control provee de información particularmente valiosa para el proceso de
evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores.
Cualidades de en buen sistema de control.
1. Plan de organización:
La primera característica de un sistema de control interno es el plan de
organización. Para que este sea efectivo debe ser simple y flexible, este plan
debe delimitar claramente las funciones de cada dependencia y de los
funcionarios que pertenecen a ella, es clave que el plan de control interno
tenga los procedimientos bien determinados y que estos integren las
actividades de todos los sectores de la organización.
2. egregación de funciones:
Otra característica de un buen sistema de control interno es la
independencia estructural de la organización, esto significa separar las
funciones de cada área de la empresa y es fundamental porque garantiza
que una persona no tenga bajo su responsabilidad todas las etapas de una
operación. En este sentido, todos los procesos deben pasar por diferentes
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fases y cada una de estas debe estar a cargo de una persona distinta. Así,
la ejecución, la autorización o el registro de una transacción es realizada de
manera independiente por un empleado.
3. Objetividad: El sistema de control debe basarse en criterios y estándares
claros y objetivos, evitando sesgos personales o favoritismos.
4. Oportunidad: Debe proporcionar información actualizada y relevante en el
momento oportuno para permitir la toma de decisiones rápidas y
correctivas.
5. Integralidad: Debe abarcar todos los aspectos críticos y áreas funcionales
de la organización, asegurando una cobertura completa y equitativa.
6. Flexibilidad: Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios
en el entorno y en las estrategias organizacionales sin perder efectividad.
7. Economía: Debe ser eficiente en términos de costo y esfuerzo para
implementar y mantener, evitando costos innecesarios o complicaciones
excesivas.
8. Facilidad de uso: Debe ser comprensible y accesible para los usuarios,
desde gerentes hasta empleados de línea, facilitando su implementación y
utilización efectiva.
9. Retroalimentación: Debe proporcionar retroalimentación clara y específica
sobre el desempeño y los resultados, permitiendo ajustes y mejoras
continuas.
10. Confiabilidad: Debe ser confiable en la precisión y consistencia de los
datos y la información que genera, garantizando decisiones informadas y
precisas.
11. Adaptabilidad: Debe poder adaptarse a diferentes niveles y necesidades
dentro de la organización, desde el nivel operativo hasta el estratégico.
12. Enfoque en resultados: Debe estar centrado en la consecución de
resultados medibles y alineados con los objetivos estratégicos de la
organización.
Estas cualidades son fundamentales para garantizar que el sistema de control en
la administración cumpla su propósito de monitorear y dirigir las actividades
organizacionales hacia el logro de los objetivos establecidos de manera eficiente y
efectiva.
Elementos del sistema del control.
Los elementos de control de una empresa pueden variar de acuerdo a las
necesidades de esta y el sistema de control de gestión del que estemos hablando,
pues para cada área de la compañía puede aplicarse un sistema distinto. Aun así,
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si la idea es mejorar la eficiencia y productividad en un área específica existen
elementos de control de procesos que deben estar siempre presentes.
Plan de desarrollo
Es el planteamiento de etapas y procedimientos necesarios para alcanzar los
objetivos planteados. Para elaborarlo, la organización debe evaluar con ayuda de
software cuál es su estado actual, cómo se está desempeñando el equipo y cuáles
son los aspectos a mejorar, para así reducir los riesgos de pérdida capital.
Mapa de procesos
Los mapas de procesos facilitan la identificación de las operaciones y actividades
que se llevan a cabo dentro de la empresa, su peso en la búsqueda de los
objetivos y por ende, su relevancia dentro de la organización, lo cual supone un
ahorro de costes en el proceso.
Recolección de información
Dentro de los elementos de control interno, la recolección de información es
sumamente importante. Este componente comprende el sistema de seguimiento
encargado de registrar y reportar cómo se están desarrollando las operaciones y
actividades de interés. De esta forma, obtener datos confiables y concretos de los
procesos para su evaluación.
Recursos humanos
Otro de los elementos de control de una empresa esenciales es el talento humano,
poco lograría una organización si se descuida el bienestar social y capacitación de
su equipo. Por lo tanto, para llevar un adecuado control de procesos se debe
impulsar el trabajo colaborativo, búsqueda de soluciones y la cultura de la
innovación por parte de cada miembro.
Recursos tecnológicos
Este elemento comprende el hardware y software necesario para la ejecución de
procesos. Lo ideal es que se implementen equipos especializados en el área en
que se desenvuelve la empresa, para así garantizar la cobertura de las
necesidades específicas de la organización y un desarrollo óptimo.
Sistemas de evaluación
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Como parte de los elementos de control administrativo, los sistemas de evaluación
son aquellos instrumentos que permiten de forma efectiva analizar los resultados
obtenidos y las desviaciones que se pudieron haber presentado durante el
desarrollo de la etapa o proyecto en general. Esto dará paso a la toma de
decisiones pertinentes y el planteamiento de nuevas acciones.
En cuanto al mejor método de control administrativo todos son importantes de que
cada uno lleva el conteo o la medición sobre las actividades que se realizan,
dando un seguimiento casi exacto sobre todo lo que se hace dónde se pueden
rescatar los métodos de control preventivo concurrente y de retroalimentación ya
que el primero es antes de que se haga el proceso y eso es muy importante para
saber que se tiene que hacer primero ni en qué enfocarnos también y no cometer
errores a la hora ya sólo Por Primera Vez, el control concurrente también es muy
necesario ya que él se ocupa de saber las actividades que se realizan pues tiene
conocimiento de estas y sabe cómo actuar o cómo se realiza y por último el
control director administración es para saber cómo nos fue en todo el proceso
para saber si nos fue bien o nos fue mal y en qué podemos mejorar y esto creo
que es una parte muy importante del control ya que sin ella no supiéramos como
se va realizando todo este proceso al igual que el desempeño de los que están
con nosotros ya sea trabajadores o ministradores.
Grafica.
En esta gráfica yo quise representar algo simple pero a la vez importante,
basándome en los sistemas de educación llamados pilares donde se realizan
actividades deportivas ni recreativas o entre otras, quise enfocarme más donde
destacan estos espacios que son las actividades deportivas ya que es donde más
flujo de gente o de jóvenes van a inscribirse y basándome en los horarios
establecidos por los planteles pude dar con un control que clasifica qué actividad y
qué día se puede realizar haciendo una actividad sólo se imparta 4 días o se
imparta 8 donde no tiene que pasar más de los días establecidos, esto tiene
mucha relación conmigo ya que yo entreno fútbol y le entrenó casi todos los días
me vaya ocasiones donde también practico basquetbol y para descansar esto me
sirve muy bien ya que hay días en los que no nos toca jugar y puedo descansar o
seguir practicando fútbol.
Conclusión.
El control es importante ya que sin él no sé organizaría ni se realizarían las
actividades adecuadamente a los estándares establecidos dónde para que el
control sea efectivo debe de ser objetivo, oportuno, integral, flexible donde estas
características hacen el control tenga un éxito a largo plazo mediante la
adaptación y la optimización constante. el control no solo busca garantizar la
conformidad con los estándares y metas establecidas, sino también
fomentar la innovación y la eficiencia operativa, adaptándose
continuamente a un entorno empresarial dinámico y cambiante. Así, el
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control en la administración se posiciona como un pilar fundamental
para el crecimiento y la sostenibilidad de las organizaciones
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