1.
Determinación de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican en las áreas de especialización o
bien por medio de la planificación y el control de necesidades. (Puede abarcar
tanto la propia planificación de necesidades como el enfoque basado en demanda
para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales
definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido,
y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes de
esta última.) El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de
planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
2. Determinación de fuente de aprovisionamiento
El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento
potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes
a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que
pueden enviarse a los proveedores electrónicamente mediante SAP EDI, en caso
necesario.
3. Selección de proveedor y comparación de ofertas
El sistema es capaz de simular escenarios de determinación de precio,
permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes. Las comunicaciones de
rechazo pueden enviarse automáticamente.
4. Tratamiento de pedido
El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar
la creación de un pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el
usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere
automáticamente. También soportan los planes de entregas de proveedor y
contratos (en el Sistema SAP, clases de contratos de entrega a largo plazo).
5. Seguimiento de pedidos
El sistema verifica los períodos de reclamación que se han especificado y, en caso
necesario, imprime automáticamente recordatorios o cartas de reclamación en
intervalos predefinidos. También ofrece un status actualizado de todas las
solicitudes de pedido, ofertas y pedidos.
6. Entrada de mercancías y gestión de stocks
El personal de entrada de mercancías puede confirmar la entrada de mercancías
introduciendo simplemente el número de pedido. Al especificar las tolerancias
aceptables, los encargados de compras limitan los suministros de mercancías
pedidas en exceso o incompletos.
7. Verificación de facturas
El sistema soporta la verificación y conciliación de facturas. Se notifican las
desviaciones de cantidad y precio al interventor, puesto que el sistema tiene
acceso a los datos de pedidos y de entrada de mercancías. Esto acelera el
proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
8. Gestión de pagos
Las partidas abiertas se deben pagar para terminar el ciclo