Integración de las IT y OT: pequeño comercio

1ºDAW
Claudia Raquel Rubio Lazo
Jonathan Sanchez Puglla
Tarea 1. Estudio de la situación actual
En las siguientes situaciones propongo estas mejoras en cuanto a la
digitalización:

Procesos Actuales y Propuestas de Digitalización

1. Gestión de Pedidos
○ Situación actual: La gestión de pedidos se realiza de manera manual
mediante listas y anotaciones en papel.
○ Propuesta de digitalización: Implementar un sistema digital de gestión de
pedidos que permita a los clientes realizar compras y reservas en línea.
Esto facilitaría el acceso a productos únicos, ampliando el alcance de la
tienda y agilizando el proceso de venta.
2. Ventas
○ Situación actual: Todas las ventas se realizan de forma presencial, con
sistemas de cobro tradicionales.
○ Propuesta de digitalización: Crear una plataforma de e-commerce que
permita realizar ventas online, brindando a "Tu Rincón" la posibilidad de
llegar a nuevos clientes fuera del entorno físico de la tienda y mejorar el
acceso a productos exclusivos.
3. Control de Inventario
○ Situación actual: El inventario se lleva de manera manual.
○ Propuesta de digitalización: Implementar un sistema de gestión de
inventarios automatizado, que permita un seguimiento en tiempo real de
los productos disponibles. Este sistema ayudaría a optimizar el stock y
reducir errores en la administración del inventario.
4. Publicidad y Marketing
○ Situación actual: La tienda depende principalmente del boca a boca y de
métodos tradicionales para su promoción.
○ Propuesta de digitalización: Desarrollar una estrategia de marketing
digital, incluyendo redes sociales, campañas de correo electrónico y
colaboraciones con personas influyentes para llegar a un público más
amplio y fomentar la interacción con la comunidad.
5. Sistemas de Cobro
○ Situación actual: La tienda utiliza métodos de pago en efectivo y tarjetas,
sin opciones de cobro avanzadas.
○ Propuesta de digitalización: Incorporar terminales de pago contactless y
opciones de pago móvil para ofrecer mayor comodidad a los clientes,
mejorando así la experiencia de compra y reduciendo los tiempos de
espera.
Procesos no descritos que también pueden mejorar con digitalización

6. Gestión de Relaciones con Clientes (CRM)

○ Propuesta de digitalización: Implementar un sistema de CRM que
registre las preferencias y hábitos de los clientes, permitiendo así ofrecer
promociones personalizadas y gestionar relaciones de manera más
eficiente.
7. Programa de Fidelización
○ Propuesta de digitalización: Crear un programa de fidelización digital
mediante una aplicación o sistema de puntos, para incentivar la
recurrencia de los clientes y fortalecer su lealtad hacia la tienda.
8. Atención al Cliente Online
○ Propuesta de digitalización: Implementar un sistema de atención al
cliente digital que permita responder preguntas y resolver dudas a través
de un chatbot o asistencia en línea, facilitando así la comunicación con los
clientes de forma rápida y eficaz.
9. Análisis de Ventas y Reportes de Datos
○ Propuesta de digitalización: Implementar un sistema de análisis de datos
para generar reportes automáticos de ventas, identificar tendencias y
analizar el comportamiento del mercado, permitiendo la toma de
decisiones basadas en datos concretos.
10. Gestión de Proveedores y Compras
○ Propuesta de digitalización: Digitalizar el proceso de pedidos a
proveedores, mejorando el seguimiento y la comunicación, y permitiendo
un control más preciso de las reposiciones y la rotación de stock.
11. Organización de Eventos y Actividades
○ Propuesta de digitalización: Crear un calendario digital para la
organización de eventos y talleres, facilitando que los clientes puedan
inscribirse y participar en actividades especiales de manera accesible y
ágil.
12. Promociones y Ofertas Personalizadas
○ Propuesta de digitalización: Crear una plataforma en línea para gestionar
y publicar ofertas, ajustando las promociones en tiempo real para atraer a
los clientes en momentos específicos y mantener la actividad en la tienda.

Beneficios de la integración IT-OT:

● Eficiencia Operativa: Mejora en el control de stock y reabastecimiento

automatizado, reduciendo errores manuales y optimizando el flujo de productos.
● Mejora en la Experiencia del Cliente: La integración de sistemas de pago
avanzados y opciones de compra en línea ofrecería a los clientes una experiencia
más rápida y cómoda.
 ● Reducción de Errores: La automatización de procesos minimiza las
inexactitudes, mejorando la precisión y la efectividad de la gestión de la tienda.

Tarea 2. Propuestas de tecnologías OT-IT

Tras analizar el punto de partida y determinar los procesos que pueden ser objeto de
digitalización, se han de definir las distintas tecnologías a implementar:

1. Completad una tabla como la siguiente con todas aquellas Tecnologías de la

Operación (OT) que pudieran incluirse en los diferentes procesos clasificados
en el punto anterior. Desarrollad el objetivo principal de integrar cada
tecnología e indicad si su aplicación en los procesos se va a realizar de
manera interna o se va a gestionar por una empresa externa.

Procesos OT que implementar Objetivo de la tecnología Gestión

interna/externa

Gestión de Etiquetado RFID en Facilitar el rastreo y gestión de Externa

Pedidos productos productos en tiempo real

Ventas Sistema de sensores de Detectar la presencia de clientes Interna

presencia para mejorar la atención
personalizada

Control de Sensores de conteo y Monitorear el stock de forma Interna

Inventario peso automatizada y en tiempo real

Publicidad y Pantallas digitales Exhibir productos y promociones Externa

Marketing interactivas de manera dinámica y atractiva

Sistemas de Terminales de pago Modernizar los métodos de pago Interna

Cobro NFC y contactless para mejorar la experiencia de
compra

Seguridad de la Cámaras de vigilancia Supervisar la tienda y asegurar la Externa

tienda inteligentes protección de activos

Mantenimiento Sensores ambientales Proteger productos y mantener Interna

(temperatura, condiciones óptimas
humedad)
 2. Realizad lo mismo en una tabla como la siguiente, pero en este caso
explicando las tecnologías de la información (IT) que pudieran
implementarse en los distintos procesos:

Procesos IT que Objetivo de la Gestión

implementar tecnología interna/externa

Gestión de Pedidos Plataforma de Permitir pedidos en Externa

e-commerce línea y expandir el
alcance de la tienda.

Ventas Sistema de CRM Recopilar datos de Interna

clientes para
personalizar ofertas y
mejorar la atención

Control de Inventario Sistema ERP de Sincronizar el inventario Externa

gestión de físico con el digital,
inventarios asegurando precisión en
el stock

Publicidad y Marketing Herramientas de Incrementar la Interna

gestión de redes visibilidad y fidelización
sociales y CRM de clientes

Sistemas de Cobro Integración de Facilitar pagos en línea y Externa

pagos online aumentar la comodidad
de compra

Atención al Cliente Chatbot y sistema Automatizar respuestas Externa

de atención y agilizar la atención al
digital cliente

Análisis de Ventas Herramientas de Evaluar tendencias de Interna

análisis de datos y consumo y optimizar el
BI(Business portafolio de productos
Intelligence)
3. Una vez detalladas las OT-IT a implementar, es el momento de definir cuáles
pueden integrarse entre sí. Para ello elabora un plan detallado sobre cómo se
va a llevar a cabo la puesta en práctica, incluyendo además la siguiente
información:

a. El impacto potencial que tendrá en la actividad de la empresa.

★ La sincronización entre el inventario físico y el digital optimizará el

control de stock, evitando faltantes y mejorando la eficiencia en la
reposición de productos.
★ La implementación de un sistema de e-commerce permitirá
ampliar el alcance de "Tu Rincón" al entorno en línea.
★ Las herramientas de análisis de datos y el CRM ayudarán a conocer
mejor los hábitos y preferencias de los clientes, mejorando la
personalización de las ofertas y haciendo que la toma de decisiones
sea más informada.

b. Los beneficios esperados para la empresa.

★ Reducción de errores y tiempos de espera: La conexión entre

sensores, el sistema ERP y los terminales de pago hará que los
procesos de compra y control de inventario sean más rápidos y
precisos.
★ Ampliación del mercado: La presencia en línea atraerá a nuevos
clientes, expandiendo la clientela a nivel local y nacional.
★ Mejor conocimiento del cliente: Con el CRM, la tienda podrá
diseñar ofertas personalizadas y campañas dirigidas a diferentes
perfiles de clientes, lo que aumentará su satisfacción y fidelidad.

c. Los posibles problemas y riesgos en su integración.

★ Costos de implementación: El despliegue de estas tecnologías

supone un gasto inicial considerable que debe gestionarse
cuidadosamente.
★ Dependencia de proveedores externos: Algunos sistemas, como la
plataforma de e-commerce y las cámaras de vigilancia, dependerán
de proveedores externos, lo que podría retrasar o limitar la
autonomía de "Tu Rincón" en su gestión.
★ Riesgos de seguridad digital: Al digitalizar la papelería, los datos y
sistemas estarán expuestos a posibles amenazas cibernéticas, por lo
que será necesario implementar medidas de ciberseguridad
efectivas y mantener una actualización constante en los sistemas.
 4. En el desarrollo del tema se recogen los posibles efectos de la integración de
tecnologías IT y OT en las empresas. Señalad cuáles de ellos creéis que
también tendrán efecto con vuestras propuestas:

● Mejora de la eficiencia: Con la automatización de procesos como el

control de inventario y la gestión de pedidos, se espera una mayor
precisión y reducción de tiempos en las tareas diarias.
● Toma de decisiones informadas: Las herramientas de Business
Intelligence y el sistema CRM permitirán analizar datos de ventas y
preferencias de los clientes, ayudando a planificar estrategias de negocio
más efectivas.
● Experiencia del cliente mejorada: Con métodos de pago modernos, una
tienda en línea, y un CRM para personalizar ofertas, la tienda podrá
ofrecer una experiencia de compra más ágil, atractiva y personalizada, lo
cual fortalecerá la fidelidad de los clientes.
● Mantenimiento predictivo: Gracias a sensores de temperatura y humedad
en el almacén, se podrán prevenir problemas de calidad en los productos
antes de que afecten a los clientes.
● Innovación: La incorporación de pantallas interactivas y una presencia en
redes sociales ampliará la visibilidad y hará que la papelería se sienta
moderna y atractiva para el público joven, conservando la esencia
tradicional del negocio pero adaptándola a un entorno más digital.

Informe final

Tras determinar y analizar las diferentes tecnologías a aplicar solo queda recoger
toda la información y tomar decisiones.

1. Elaborad un documento que contenga todo el plan de implementación de

tecnologías OT-IT para vuestra papelería. Debe contener toda la información
recogida en las anteriores tareas y una valoración final.
1. Análisis de la Situación Actual

La papelería "Tu Rincón" se enfrenta a una reducción en sus ventas debido a la

digitalización de los entornos de estudio y trabajo. Sin embargo, su ubicación
estratégica y su valor histórico la hacen atractiva para turistas, estudiantes y
trabajadores de la zona. La falta de actualización tecnológica en sus procesos
operativos y de atención al cliente representa un área clara de mejora para
recuperar el ritmo de ventas y adaptarse al contexto actual.

2. Propuestas de Tecnologías OT e IT

Clasificación de los procesos principales de la tienda y propuesta de las

tecnologías OT e IT que podrían mejorar su funcionamiento:

● OT: Sensores para monitoreo de inventario, pantallas digitales

interactivas para la publicidad de productos, y terminales de pago sin
contacto.
● IT: Implementación de un sistema de e-commerce, CRM para la gestión
de relaciones con los clientes, y herramientas de análisis de datos para
identificar preferencias de los clientes y optimizar las ventas.

3. Integración de OT e IT y sus efectos

El plan de integración de estas tecnologías tiene como objetivo hacer que los
procesos operativos y de atención al cliente sean más eficientes y atractivos. Al
combinar el monitoreo del inventario y el sistema de ventas con herramientas
digitales de pago y análisis de datos, la papelería podrá optimizar su control de
stock, mejorar la toma de decisiones y crear una experiencia de compra más
personalizada.

4. Efectos Esperados

● Eficiencia y precisión en los procesos de gestión y ventas.

● Conexión directa con los clientes mediante un CRM y una plataforma
online.
● Aumento de la satisfacción de los clientes con métodos de pago modernos
y personalización en las ofertas.
● Prevención de problemas con los productos gracias al mantenimiento
predictivo en el almacén.
 Conclusión

La integración de tecnologías OT e IT representa una oportunidad para que "Tu

Rincón" modernice su operativa y mantenga su relevancia en el mercado. Con
este plan, la papelería podrá mejorar su eficiencia, ofrecer una experiencia de
compra más atractiva, y adaptarse a las necesidades actuales de los clientes,
asegurando así su continuidad en el tiempo sin perder su carácter único y
tradicional.

Cuestiones finales

[Link] todas las medidas planteadas, ¿cuáles creéis que tienen mayor
impacto en la experiencia del cliente?

Las medidas que tendrán un mayor impacto en la experiencia del cliente son:

● Plataforma de e-commerce: Permitir a los clientes realizar pedidos en línea les

ofrece comodidad y acceso a productos en cualquier momento, lo que mejora la
experiencia, especialmente para aquellos que no pueden visitar la tienda
físicamente.
● Métodos de pago modernos (NFC y contactless): Ofrecer opciones de pago
rápido y seguro hace que el proceso de compra sea más ágil y conveniente para
los clientes.
● Sistema CRM y personalización de ofertas: Conocer las preferencias de los
clientes y enviarles promociones o productos adaptados a sus gustos mejora su
experiencia al sentirse valorados y atendidos de forma exclusiva.

[Link]ún diferentes estudios, la implementación de tecnologías IT y OT

en pequeñas empresas como la papelería Tu Rincón está lejos de
alcanzar los niveles de grandes empresas con las que compiten
directamente. ¿A qué creéis que se debe?

Las razones por las cuales creo que es muy diferente el nivel de implementación es:

● Limitaciones financieras: Las pequeñas empresas tienen menos recursos para

invertir en tecnologías avanzadas, lo que les dificulta competir con las grandes
empresas que cuentan con presupuestos mayores para innovación tecnológica.
 ● Falta de conocimiento y formación: Muchas pequeñas empresas no tienen el
conocimiento necesario para seleccionar e implementar tecnologías adecuadas.
Además, la falta de personal capacitado puede ser una barrera importante para la
digitalización.
● Resistencia al cambio: Las pequeñas empresas, en especial las tradicionales
como "Tu Rincón", pueden ser reacias a adoptar nuevas tecnologías por miedo a
perder su esencia o por la complejidad que supone la transición hacia lo digital.
● Escalabilidad: Las grandes empresas suelen contar con infraestructuras y
sistemas que les permiten integrar nuevas tecnologías de manera más eficiente y
a mayor escala, algo que puede ser más complicado para las pequeñas empresas,
que no siempre tienen esa capacidad de expansión.

[Link] sobre diferentes programas de asesoramiento, ayudas o

subvenciones de carácter público orientados a promocionar la
digitalización de pequeñas y medianas empresas. Realizad la búsqueda
en cuatro niveles: europeo, estatal, autonómico y local.

Nivel Europeo:

● Programa Europa Digital (Digital Europe Programme): Es una iniciativa de la UE

que busca apoyar la transformación digital de las empresas, especialmente las
pequeñas y medianas. Ofrece fondos para la implementación de tecnologías
como la inteligencia artificial, la ciberseguridad y la computación en la nube.

Nivel Estatal (España):

1. Kit Digital: Programa español que ofrece bonos de hasta 12.000 euros
para pymes y autónomos, dependiendo del tamaño de la empresa. Está
diseñado para implementar soluciones digitales en áreas como marketing,
ciberseguridad y gestión empresarial.
2. Acelera Pyme: Ofrece recursos como asesoramiento, formación y
herramientas para la transformación digital de las empresas. Incluye
ayudas específicas para contratación de servicios y adquisición de
infraestructura tecnológica.

Nivel Autonómico

1. DIGITALIZA-CV (Comunitat Valenciana): Apoya proyectos de

digitalización tecnológica en pymes industriales y de servicios, con
financiación que cubre hasta el 50% del coste del proyecto..
 2. Programa de Ayudas a la Digitalización de las PYMEs en la Comunidad
de Madrid: En esta comunidad autónoma, las pequeñas empresas pueden
acceder a subvenciones y formación para mejorar su digitalización, con
especial énfasis en la adopción de nuevas tecnologías y el comercio
electrónico.

Nivel Local

● Cámaras de Comercio: Ofrecen asesoramiento personalizado y talleres

prácticos sobre digitalización. Estas iniciativas están generalmente
cofinanciadas por fondos europeos.
● Ayuntamientos: Algunos implementan programas de digitalización local,
como ayudas para implementar sistemas digitales en pequeños comercios,
aunque la oferta varía según la región.