CONTROL INTERNO

CONCEPTO
.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización
con el fin de:
 Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia

 Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y

operacionales.

 Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la

empresa.

 Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de

la empresa. También comprende el plan de organización y el conjunto
de medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, promover las
eficiencias en las operaciones y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia

operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la
organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros

sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan
contener errores

ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los

departamentos o personas responsables de las diferentes funciones
(compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para
clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada
función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar
por una adecuada separación de funciones.

2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes

etapas:

 Autorización

 Aprobación

 Ejecución

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  Registro

 3) Asignación de personal idóneo para el cumplimiento de sus

atribuciones y deberes.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

El Control Interno constituye los fundamentos específicos basados en la

eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y
administrativas

1) Utilización de Cuentas de Control

2) Uso de un mínimo de cuentas bancarias y firmas mancomunadas
3) Ningún empleado debe responder por una transacción completa
4) Segregación de funciones
5) Depósitos oportunos e intactos.

Organización y Responsabilidades Administrativas

La empresa debe tener un organigrama actualizado en el que se muestre

claramente los departamentos en uso y sus responsabilidades

Segregación de Funciones

Todas las actividades que realiza la empresa se debe tener muy claramente
definida la segregación de funciones. Ya que esta constituye uno de los
principios más importantes. En la segregación de funciones que establezca la
empresa debe de considerarse los siguientes aspectos:

 Ningún empleado puede manejar una operación

desde sus principios hasta su termino

 Las vacaciones anuales se deben

conceder a los empleados responsables de registro de operaciones

Contratación de Personal

 Investigar los antecedentes de todos los empleados o de cualquier otra

función clave dentro de la organización antes de ser contratado.

 Hacer evaluaciones periódicas de cargos de trabajo y determinar

funciones que sean adecuadas a las personas.

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 Caja y Bancos
Ingresos de efectivos

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. (al

día siguiente a más tardar)

2. Arqueos sorpresivos. (por personal ajeno)

3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.

4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.

5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.

6. Que existan formularios pre numerados para Ingresos y Egresos.

7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar

correctamente los ingresos y egresos.

8. Que exista un sistema de autorización de Egresos

Recibo de dinero.

Los recibos de dinero se deben emitir considerando los siguientes aspectos de

control interno.

 Ser emitidos en estrictos orden numéricos

 No debe presentar borrones ni tachaduras

 En el recibo se debe anotar la cantidad de dinero recibida tanto en

números como en letras.

 La persona responsable de recibir el dinero debe firmar y sellar el recibo

como acuse de recibido.

 Si hay ingresos mediantes cheques estos deben girarse a nombres

de la empresa e inmediatamente se deben sellar al dorso con la
leyenda para depositarse únicamente en la cuenta corriente que
corresponda

 Cuando ingrese dinero a la empresa, se debe emitir un recibo de

dinero sin dar ninguna acepción a este requisito

 Constantemente se deben
verificar la consecutivita numérica de los recibos de dinero y

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 cualquier faltante debe ser comunicado de inmediato al jefe
administrativo.

Depósitos de Efectivos.

 El efectivo recibido que no se puede depositar el mismo día debe

depositarse a más tardar el día siguiente, esto se hace en protección
contra Robos o destrucción en lugares bajos llaves.

 Los ingresos de las empresas se deben de arquear en forma periódica,

debe llevarse un control detallado de todos los ingresos y los chequesde
vueltos por el banco por fondos insuficiente por falta de firmas.

 Responsabilizar a una persona del manejo de caja

 Las funciones de manejos de efectivos y sus registros deben de ser

ejecutados por empleados independientes entre si para tener un mejor
control sobre el efectivo y evitar las posibilidades de un uso indebido.

Caja Chica

 Los fondos de cajas chicas se deben crear para cubrir gastos menores
de la empresa que no amerite emisión de cheques,

 Cada fondo debe de estar bajo la responsabilidad de una persona

 En forma sorpresiva y periódica se deben hacer arqueos de los fondos

en operación.

 Especificar montos máximos de los desembolsos individuales.

 Autorizaciones necesarias para efectuar pagos

 Ser mantenidos sobre la base de fondo fijo.

 Estar limitado a un monto razonable

acorde a la necesidad de la empresa

Conciliaciones Bancarias.

 Todas las cuentas bancarias se deben conciliar en formas

mensual a más tardar en los primeros diez días del mes siguiente,

 Todas las cuentas bancarias deben de estar contabilizadas en el libro

de mayor.

Inventarios físicos
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 Deben existir procedimientos adecuados para contar, inspeccionar e
informar sobre los artículos recibidos, ya sean en buen o mal estado

 Se deben proporcionar instrucciones por escrito a los empleados que

participen en los inventarios
 Se debe efectuar una planeación anual de los inventarios físicos
existentes en la empresa que se realizaran durante el año.

 Se establecerá un sistema para el almacenamiento de los bienes, los

que deberán estar bajo la responsabilidad de un determinado empleado.

 Los auxiliares de inventarios perpetuos deben conciliarse

periódicamente con las cuentas de control del mayor general; además,
deben efectuarse comparaciones entre los auxiliares de la bodega y de
contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar cualquier diferencia
existente

Costos

 El sistema de costos debe estar debidamente integrado por una cuenta

de mayor

 Todas las actividades de producción se deben hacer con base en

órdenes de producción debidamente autorizadas y aprobadas

 Debe llevarse un control adecuado de los desperdicios

 Todas las actividades de producción se deben de hacer con base y

ordenes de producción , debidamente autorizadas y aprobadas

 Los departamentos de compra producción y ventas deben de tener

conocimiento de niveles de inventarios,

 Debe emitirse reporte diarios de producción

Informes Mensuales

 Mensualmente la gerencia administrativas deberá hacer informes obre

el estado de las inversiones los cuales deben ser analizados
debidamente, dejando evidencias sobre escrito sobre todos los
aspectos que se tomen,

Registros Auxiliares

 La gerencia administrativa debe llevar un registro auxiliar detalladode

las inversiones que muestre la siguiente información.

1- Valor del costo

2- Tasa de Interés en caso que la tenga.
3- Descripción de los valores.
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 4- Fechas de Vencimiento.
5- Fechas de Adquisición.
6- Compras Ventas y Redenciones de valores se deben registrar en
el mesen que suceden tanto en los registros contables como auxiliares.

Seguros

 La gerencia de la empresa se debe asegurar de tener adecuada

cobertura de seguro.
 La póliza de seguro se debe revisar periódicamente con repecto al
monto de los activos asegurados.
 Debe presentarse oportunamente a la compañía aseguradora, el informe
que establece las condiciones de pólizas, como los reportes mensuales
de existencias

Activos Fijos

Generalidades

 La dirección general debe conocer todas las adquisiciones de Bienes de

Uso
 Todos los activos de la empresa se deben identificar con placas
numéricas que permitan su ubicación
 Los activos de la empresa se deben depreciar de acuerdo con las tasas
de depreciación que permita la legislación presente.
 El costo de venta de los activos fijos deben ser conocidos por la
gerencia y estar de acuerdo.

Solicitudes

 Las compras de bienes y servicios deben iniciarse por medio de

solicitudes debidamente autorizadas

 Todas las solicitudes de bienes y servicios deben ser firmadas por

empleadas que han sido debidamente autorizada para tal fin.

Compras

 Se deben de emitir órdenes de compras por todas las compras de

bienes y servicio excepto para los casos de gastos menores.

 Se debe tener el procedimiento claramente definido para la emisión y

aprobación y órdenes de compra.

 En el caso de las compras de materias primas debe llevarse un registro

de compra en el que se muestre información relacionada conforme a la
compra.
Impuestos
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  Debe tenerse un control escrito de los impuestos a los que están sujetas
la empresa

 Las presentación de las declaraciones de los impuestos y la cancelación

de los impuestos respectivos se debe hacer en las fechas que
corresponde para evitar el pago de multas y recargo

 Debe archivarse adecuadamente todas las declaraciones de impuestos

Se debe estar atento a todas las disposiciones legales que concedan

exenciones de impuestos que favorezcan los intereses de la empresa.
Préstamos

 Todas las operaciones de préstamos deben ser realizadas por los

departamentos administrativo y financiero y ser aprobados por la
gerencia.

 Se debe llevar registros detallados de todas las transacciones de

préstamos. Estos registros deben mostrar la siguiente información:

 Valor nominal.

 Tasa de interés.

 Fecha de emisión.

 Fecha de vencimiento.

 Descripción de la garantía.

 Valor mensual de la amortización del préstamo.

Ventas

 Las ventas de la empresa deben creadas registradas en el mes en que

ocurren bajo ninguna circunstancia se debe adelantar o posponer
ventas, para cumplir con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

 Debe efectuarse un adecuado corte de los formularios que intervienen

en el registro de las ventas a saber facturas.

 Se debe mantener el mismo principio de contabilidad para el registro de

las ventas en los distintos periodos fiscales.

 Las ventas de producto de la empresa debe hacerse de conformidad

con la p[política de precios establecidas en la misma.

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 Costos de venta.

 El costo de los productos vendidos debe hacerse de conformidad con

los costos de inventario de producto terminado.

 Se debe mantener los mismos principios de contabilidad para la

valuación de costo de venta entre los diferentes periodos fiscales.

Gastos de venta

 Todo el gasto de venta en que incurra la empresa debe registrarse

contablemente en el mes que estos ocurran.

 Estos gastos de ben registrarse en cuenta que correspondan

de acuerdo a su naturaleza de modo que permita su comparación entre
periodos.

 Solamente se podrá incurrir en los gastos que haya sido previamente

autorizado en el presupuesto anual de empres