LA NUBE UN ALIADO PARA TUS ESTUDIOS
MÓDULO N.º 02
UCV - VIRTUAL
¿Qué es? ………………………………………………………………..3
Paso a paso …………………………………………..…………… …5
🞍 Crear una hoja de cálculo........................................ 8
🞍 La hoja de trabajo .................................................... 9
🞍 Asignar nombre a la planilla .................................. 11
🞍 Agregar una nueva hora ........................................ 13
🞍 Editar la planilla ....................................................... 15
🞍 Seleccionar un rango de celdas ............................ 16
🞍 Seleccionar filas o columnas .................................. 16
🞍 Modificar ancho de columna ................................. 17
🞍 Modificar el contenido de una celda ................... 18
🞍 Modificar el formato de las celdas ......................19
🞍 Ingresar una fórmula ............................................... 25
🞍 Insertar una columna............................................... 26
🞍 Insertar una fila........................................................ 27
🞍 Calcular un promedio .............................................. 28
🞍 Cambiar la cantidad de números decimales ...... 30
🞍 Calcular el máximo y mínimo de una lista .......... 31
🞍 Insertar un gráfico ................................................... 33
🞍 Suprimir filas o columnas ....................................... 36
🞍 Compartir la planilla ............................................... 37
🞍 Revisar las modificaciones a la planilla ................40
🞍 Descargar el archivo ............................................... 41
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¿Qué es?
Google Drive Hoja de cálculo es un editor de planillas de cálculo que permite
subir, publicar, compartir y editar en forma colaborativa este tipo de archivos.
Una hoja o planilla de cálculo se encuentra formada por filas y columnas en cuyas
intersecciones (celdas) se pueden ingresar por teclado datos numéricos, textos o
fórmulas.
⯈ Acceder al sitio
La manera más sencilla de acceder a los documentos es a través de las
aplicaciones d e G o o g l e . [Link]
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Dentro de las aplicaciones, seleccionar Drive.
Completar los datos de nombre de usuario de la cuenta de correo de Gmail y la
contraseña.
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Cuando se accede al sitio puede observarse la siguiente ventana:
⯈ Crear una hoja de cálculo
Para comenzar a trabajar en una hoja de cálculos en blanco, presionar el botón
Nuevo.
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Presionamos el botón nuevo y seleccionamos hoja de calculo
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⯈ La hoja de trabajo
1 Hoja de cálculo sin título: nombre de la hoja de cálculo.
2. Barra de menú: barra con las principales opciones de trabajo.
3. Barra de herramientas: cuenta con los botones correspondientes a las funciones
más utilizadas en una hoja de cálculo.
4. Barra de fórmulas: es utilizada para ingresar o editar datos en una celda. Muestra
el valor constante o la fórmula de la celda en uso.
5. Área de trabajo: cuenta con tres elementos: columnas, filas, celdas.
Las columnas se nombran utilizando letras. (A, B, C,…).
Las filas se nombran utilizando números. (1, 2, 3,…).
Una celda se nombra combinando la fila y la columna que la contiene. Por ej., la
celda ubicada en la intersección de la columna C y la fila 3, se denomina C3.
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6. Solapas de hojas: al iniciar la planilla puede verse sólo una solapa correspondiente
a la hoja de trabajo. Es posible agregar o eliminar hojas de acuerdo a la elaboración
del trabajo.
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⯈ Asignar nombre a la planilla
Para asignar un nombre a la planilla con la cual se está trabajando seleccionar la
leyenda Hoja de cálculo sin título.
Se desplegará un cuadro donde escribir el nombre del archivo. Una vez escrito el
nombre presionar el botón Aceptar.
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Podrá observarse entonces en la planilla:
Este nombre se verá en la hoja de archivos al ingresar a Drive.
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⯈ Agregar una nueva hoja
Presionar el botón Añadir hoja que se encuentra delante de la solapa actual.
Se agregará automáticamente una nueva hoja junto a la existente.
Para cambiar el nombre de una hoja presionar la flecha que se encuentra en la solapa
de la misma. Se desplegará un menú de opciones donde seleccionar la opción
Cambiar nombre…
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Escribir el nombre deseado en la solapa y presionar la tecla Enter.
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La solapa seleccionada o activa siempre aparece delante de las demás en color
blanco.
Es posible ordenar el trabajo arrastrando las solapas.
⯈ Editar la planilla
Las hojas de cálculo permiten ingresar:
a. Textos
b. Números
c. Fórmulas o funciones
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⯈ Seleccionar un rango de celdas
Un rango de celdas es un grupo de celdas que ocupan un bloque rectangular en la
hoja.
Se identifica con las direcciones de las celdas correspondientes a dos vértices
opuestos del rectángulo que ocupa.
En el ejemplo se observan tres rangos:
•A1 : A3
•A5 : C5
•C1 : D3
Para seleccionar un rango de celdas es necesario ubicarse en la primera celda y sin
soltar el mouse arrastrarlo hasta la última que se desea seleccionar. Las celdas
seleccionadas quedarán sombreadas.
En caso de tener que marcar rangos discontinuos, seleccionar el primer bloque.
Luego manteniendo presionada la tecla Ctrl seleccionar el segundo rango.
⯈ Seleccionar filas o columnas
En ambos casos solo basta con seleccionar las cabeceras, es decir en el número o
letra correspondiente.
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⯈ Modificar ancho de columna
El ancho de una columna se modifica para hacer lugar a una entrada que sobrepasa
el tamaño de la celda.
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Seleccionar la columna que se va a modificar y ubicar el puntero del mouse sobre el
borde derecho de la cabecera de columna. Este puntero se transforma en una flecha
con dos puntas. Presionar y arrastrar el borde hasta la posición deseada.
⯈ Modificar el contenido de una celda
Se puede modificar el contenido de una celda:
•presionando la tecla de función F2.
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• utilizando la barra de fórmulas.
Ambos procedimientos permiten habilitar la edición del contenido.
Desplazar el cursor a donde sea necesario. Realizar los cambios y presionar la tecla Enter.
⯈ Modificar el formato de las celdas
En primer lugar, es necesario seleccionar las celdas que se desean modificar. Luego
presionar el botón de la barra de herramientas para cambiar el formato.
🞍 Alineación horizontal
Seleccionar el botón Alineación que cuenta con tres posibilidades: izquierda, centro,
derecha. También puede aplicarse desplegando el menú Formato y eligiendo la
opción Alinear.
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🞍 Tipo de fuente
Elegir el botón Fuente y seleccionar el tipo de letra.
🞍 Tamaño de fuente
Seleccionar el botón Tamaño de fuente y de la lista seleccionar el tamaño deseado.
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• Color de fuente
Seleccionar el botón Color del texto y de la paleta emergente elegir un color.
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• Estilos de fuente
Existen dos estilos muy utilizados: negrita y cursiva.
Seleccionar el botón Negrita o presionar la combinación de teclas CTRL B.
Seleccionar el botón Cursiva o presionar la combinación de teclas CTRL I.
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• Bordes
Seleccionar el botón Bordes y elegir el borde a aplicar.
Es posible modificar su color con el botón Color del borde.
También cuenta con la posibilidad de modificar los bordes con el botón Estilo de borde.
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• Relleno
Seleccionar el botón Color de relleno y elegir de la paleta el color a aplicar.
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⯈ Ingresar una fórmula
Una fórmula es una expresión que realiza un cálculo a partir de valores ingresados en las celdas
de la planilla. Una vez que se hayan introducido datos, se pueden ingresar fórmulas para realizar
cálculos.
El programa permite realizar cálculos sin necesidad de modificar las fórmulas. Cuando se cambia
uno de los valores originales, el programa vuelve a hacer el cálculo y actualiza la hoja
automáticamente. Normalmente constan de una o más direcciones de celdas y de algún operador
matemático.
Una fórmula puede contener:
• Operadores como +, -, *, /.
• Funciones como ser SUM (suma) y AVERAGE (promedio).
• Números como 0, 10, -56.
• Referencias a celdas y rangos, como ser A1, D10 y A1:E8.
Para ingresar una fórmula se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se ingresará la fórmula.
2. Escribir el símbolo = (igual) para comenzar a ingresar la fórmula. El programa
interpreta que detrás del igual deberá resolver un cálculo.
3. Escribir luego la fórmula o seleccionar las referencias de celdas en la hoja
utilizando el mouse.
4. Después de haber completado la fórmula, presionar la tecla Enter.
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⯈ Insertar una columna
Seleccionar la columna donde se desea incorporar una nueva. Luego elegir en el menú
Insertar la opción Columna a la izquierda o Columna a la derecha.
También es posible insertar una columna desde el menú que se habilita al presionar
la flecha que se encuentra al lado de la letra de la columna.
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⯈ Insertar una fila
Seleccionar la fila donde se desea incorporar una nueva. Luego elegir en el menú
Insertar la opción Fila encima o Fila debajo.
También es posible insertar una fila desde el menú que se habilita al presionar el botón
derecho del mouse sobre el número de la fila.
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⯈ Calcular un promedio
Para calcular un promedio se debe utilizar la función Average.
Es necesario en primer lugar ubicarse en la celda que deberá contener el resultado.
Seleccionar el botón Funciones y elegir la opción Average.
Se observará en la celda:
Seleccionar el rango de celdas que tomará la fórmula.
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Al seleccionar el rango, la fórmula se autocompletará. =average(B2:D2)
Presionar la tecla Enter para obtener el resultado.
La fórmula se necesita en varias celdas de la columna. Para ello será necesario
copiarla en las filas siguientes.
Seleccionar el vértice de la celda que contiene la función y mientras se mantiene
presionado el botón derecho del mouse arrastrar hacia abajo hasta la celda deseada.
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Al soltar el mouse se obtendrá:
⯈ Cambiar la cantidad de números decimales
Seleccionar las celdas a las cuales se les modificará la cantidad de valores decimales.
Utilizar luego los botones:
1. Disminuir decimales.
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2. Aumentar decimales
⯈ Calcular el máximo y mínimo de una lista
Ubicarse en una celda en blanco donde se desea indicar el máximo valor de una lista.
En el ejemplo, se buscará el promedio más alto.
Seleccionar el botón Funciones y de la lista elegir la opción Max.
Puede observarse en la celda la función pero sin los parámetros.
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Ubicarse en la primera celda de la lista. Pulsar sobre ella y sin soltar el mouse
seleccionar las celdas del rango del que se desea buscar el máximo valor.
Presionar luego la tecla Enter. Se podrá ver en la celda inicial el máximo valor de la lista.
Para calcular el promedio más bajo, repetir la operación, pero utilizando del botón
Funciones la opción Min.
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⯈ Insertar un gráfico
Seleccionar las celdas con los datos que se necesitan graficar. Luego elegir del menú
Insertar la opción Gráfico…
Se abrirá la ventana Editor de gráficos:
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Elegir la solapa Gráficos para seleccionar el tipo de gráfico a aplicar.
Luego presionar el botón Insertar para adjuntar el gráfico en la hoja.
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Una vez ubicado en la hoja, presionar el título del gráfico para cambiar su contenido.
El mismo procedimiento se aplica a los títulos de los ejes.
Para modificar los colores del gráfico pulsar sobre él y elegir el color de la paleta.
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⯈ Suprimir filas o columnas
Para eliminar una fila o columna es conveniente primero seleccionar el encabezado (le-
tra de columna o número de fila). Esto permitirá seleccionar la fila o columna completa.
Luego elegir del menú Edición la opción Eliminar columna o Eliminar fila…
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También puede eliminarse una columna o fila utilizando la opción Eliminar del menú
contextual.
⯈ Compartir la planilla
Desplegar la opción Compartir ubicada en el extremo superior derecho de la planilla.
Se abrirá una nueva ventana donde es posible ver y agregar nuevos usuarios que
compartan la edición de la planilla.
a. Acceso General: Permite cambiar las condiciones de acceso al documento.
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b. Invitar a personas: escribir las direcciones de correo electrónico de las personas
con las cuales se desea compartir el documento.
El menú desplegable, ubicado en el lado derecho del recuadro, permite asignar los
permisos para las personas agregadas.
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Al tildar la opción Notificar a las personas por correo electrónico cada persona recibirá
un correo electrónico donde se le avisará que comparte el documento.
⯈ Revisar las modificaciones a la planilla
Todos los documentos en Drive permiten realizar una revisión de todos los cambios
realizados los mismos.
En el menú Archivo se debe elegir la opción Ver historial de revisión.
Puede observarse una ventana en la que se detallan los cambios realizados, indicando
fecha, hora y usuario que lo realizó.
⯈ Descargar el archivo
Los documentos de Drive permanecen en línea para ser utilizados. Es posible guardar
un archivo en el equipo para lo cual es necesario descargarlo.
En el menú Archivo elegir la opción Descargar como y seleccionar el formato de
descarga.
Referencias
[Link]. (2018). Empezar a utilizar Drive – Centro de aprendizaje de
Google. [online] Available at: [Link]
center/products/drive/get-started/#!/ [Accessed 19 Oct. 2018].