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FASE I
DEFINICIÓN
1. TEORIZACIÓN DE LA VARIABLE
1.1. BASES TEORICAS
1.1.1. DEFINICION DE PRESUPUESTOS
La implantación de un sistema eficaz de presupuestos constituye hoy
en día una de las calves del éxito de una empresa. Desde la perspectiva
financiera, si no se cuenta con un sistema de presupuesto debidamente
coordinad, la administración tendrá solo una idea muy vaga respecto a
donde se dirige la compañía. Un sistema presupuestal es un instrumento de
gestión para obtener el más productivo uso de los recursos.
El presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos
que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con
la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
Expresión cuantitativa por que los objetivos deben ser mesurables y su
alcance requiere la distinción de recursos durante el periodo fijado como
horizonte de planeamiento.
Es formal por que exige la aceptación de quienes están al frente de la
organización ( gerencia, presidencia y junta directiva o consejo de
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administración ), además es el futuro de la estrategia adoptada por que
estas permiten responder el cómo se implementaran e integran las
diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los
objetivos previstos deberán organizar y controlar para que los planes no se
queden solo en sus proponentes y por ultimo desarrollar procedimientos de
oficina y técnicas especiales para formular y controlar presupuestos.
El presupuesto es posiblemente el documento de mayor trascendencia
para las administraciones públicas. Esta importancia procede de la
naturaleza plural. Por una parte es un documento jurídico que autoriza y
vincula a las administraciones para la realización de los gasto s y los
ingresos con los que cumplir con las funciones decididas por la sociedad, y
que se pueden concretar en las tradicionalmente atribuidas al sector publico.
Por otra, el presupuesto constituye la técnica de gestión más potente de la
que disponen las administraciones, toda vez que proporciona una
información muy valiosa para la eficiencia y la eficacia en el cumplimiento de
esas funciones.
Finalmente, constituye una garantía para los administrados, por cuanto
la actividad de la administración se dirige hacia finalidades concretas y
conocidas, y está sometida a control
El presupuesto presenta una técnica utilizable tanto en la esfera
privada como públicas. Sin embargo, si en la primera el presupuesto tiene
una naturaleza meramente orientativa, en la segunda es plenamente
vinculante y limitativa para el gestor público
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1.1.2. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
Es una herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el
comportamiento de la competencia de indicadores económicos como los
enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos contables y financieros de la empresa.
Ayudaran a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la
compañía. El control el control presupuestal genera la coordinación interna
de esfuerzos. Planear y controlar las operaciones constituyen la esencia de
la planeación de las utilidades y el sistema presupuestal, provee un cuadro
integral de las operaciones como un todo. Al realizar comparaciones entre
los resultados operativos reales con los resultados proyectados, se pueden
determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas
utilizadas
1.1.3. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
[Link]. DE PLANEACION
Estimar todos los elementos necesarios para la elaboración y
ejecución del presupuesto.
[Link]. DE PREVISION
Sistematizar todas las actividades de la empresa, atendiendo a los
objetivos y a la organización de la misma, con el de establecer metas
alcanzables.
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[Link]. DE ORGANIZACIÓN
Establece la estructura técnica y humana, sus relaciones entre los
distintos niveles y actividades, para lograr la máxima eficiencia de acuerdo
con los planes elaborados por la dirección general
[Link]. DE DIRECCION
Ejecutar los planes y la supervisión de acuerdo con los lineamientos
establecidos.
[Link]. DE CONTROL
Establecer forman y registros que permitan comparar el presupuesto
con los resultados reales. En base al análisis de diferenciar la toma de
decisiones será el objeto de la implementación de la técnica presupuestal.
1.1.4. CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS
[Link]. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
(A) RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS
Se realizan en un nivel de actividad en la que no se puede reajustar el
costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado no se permiten los ajustes
requeridos por las variaciones que sucedan. De tal manera se efectúa un
control anticipado, donde se consideran el comportamiento económico,
cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.
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(B) FLEXIBLES O VARIAB LE
Se elaboran en los diferentes niveles de actividades, se adaptan a las
circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos,
costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o
comerciales.
[Link]. SEGÚN PERIODO QUE CUMPLAN
(A) CORTO PLAZO
Se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
(B) LARGO PLAZO
Se aplican para periodos de más de un año. Es adoptado por
empresas grandes cuando estas emprendes proyectos de inversión de
actualización tecnológica.
[Link]. SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
(A) OPERACIÓN ECONOMICA
Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo
siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un
estado de gananc ias y pérdidas proyectadas.
(B) FINANCIERA
Incluyen el cálculo de partidas y rubros que inciden fundamentalmente
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en el balance. Se destacan la caja o tesorería y el de capital. El presupuesto
de tesorería se formula en fondos disponibles, caja, bancos y valores de fácil
realización, se formulan por periodos cortos, meses o trimestres.
Lo presupuestos de capitales en cambio controlan las inversiones en
activos fijos, evalúa las alternativas de inversiones posibles para conocer el
monto de los fond os requeridos y su disponibilidad en el tiempo
[Link]. SEGÚN EL SECTOR DONDE SE UTILIZAN
(A) PUBLICAS
Son utilizadas por el gobierno federal y estatal, organismos públicos,
etc. En los presupuestos públicos el gobierno realiza una estimación de lo s
gastos originados por la atención de las necesidades de los gobernados y
después planea la forma de cubrirlos (mediante impuestos, contribuciones
servicios, emisiones de papel moneda, empréstitos, etc.)
(B) PRIVADAS
Son utilizadas por empresas privadas, las cuales deben estimar sus
ingresos, para que sobre esta base estimen sus gastos, es decir la
distribución y aplicación de sus ingresos.
1.2.1. DEFINICION DE PROCESO PRESUPUESTARIO
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a
través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo,
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mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la
perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que
permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la
empresa.
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de
toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la
actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y
de la gerencia.
El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se
evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez,
establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin
embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos
imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga
configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que
se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de
responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en
tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades,
para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura
organizativa perfectamente definida.
El otro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el
proceso de presupuestación, tiene la conducta del potencial humano que
interviene en el mismo; esto es, el papel que desempeñan dentro del proceso
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de planificación y de presupuestación los factores de motivación y de
comporta miento. La presupuestación, además de representar un instrumento
fundamental de optimización de la gestión a corto plazo, constituye una
herramienta eficaz de participación del personal en la determinación de
objetivos, y en la formalización de compromisos con el fin de fijar
responsabilidades para su ejecución.
Esta participación sirve de motivación a los individuos que ejercen una
influencia personal, confiriéndoles un poder decisorio en sus respectivas
áreas de respons abilidades. El proceso presupuestario es el conjunto de
etapas que cumple cada presupuesto anual.
El proceso presupuestario es un proceso continuo que se entrelaza con
un nuevo proceso presupuestario cada año; así cuando se está ejecutando el
presupuesto del año actual se está formulando el presupuesto del año
siguiente.
[Link]. ETAPAS
(A) PREINICIACION
Se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión
gerencial (ventas, costos, precios de acciones en el mercado, márgenes de
utilidad, rentabilidad, participación en los mercados etc.), se hace la
evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se
estudia el comportamiento de la empresa.
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(B) ELABORACION DEL PRESUPUESTO
En esta etapa las bases adquieren dimensiones monetarias en
términos presupuéstales, se produce de la siguiente manera:
(a) Perspectiva de los volúmenes a comercializar: En el campo de las
ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a
comercializar, previstos, y de los precios.
(b) Programación de la cantidad a fabricar: En el frente productivo se
programaran las cantidades a fabricar, o a ensamblar según lo estimativos
de ventas y las políticas sobre los inventarios.
(c) Cálculos de compras: Con base en los programas de producción y
las políticas que regulan los niveles de inventarios de materia prima, insumos
o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y
monetarios.
(d) Preparación del presupuesto de nominas: Con base a los
requerimientos de personal plateadas por cada jefatura, según los criterios
de las remuneraciones y las disposiciones gub ernamentales que gravitan
sobre ellas, la jefaturas de relaciones industriales o recursos humanos debe
preparar el presupuesto de la nomina en todos los órdenes, administrativo
y operativos.
(e) Exigencias financieras: Los proyectos de inversiones especiale s
demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de
recursos. En efecto, el computo de las exigencias financieras permiten a los
estudios de perfectibilidad o de factibilidad a la ejecución de los proyectos,
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pueden recaer en una instancia en la que se asigne el liderazgo en la oficina
de planeación, cuando es parte de la estructura o en la empresa consultora
contratada.
(f) Recopilación de información: Es competencia de los encargados de
la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y
los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto
conciliado se remitirá a la agencia o presidencia con los comentarios y las
recomendaciones pertinentes, analizando el presupuesto y discutiendo sus
conveniencias financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.
(C) EJECUCION
Para el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta
en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los
objetivos trazados, con el comité de presupuesto, como el principal impulsor,
debido a que sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el
empleo eficiente, de los recursos financieros, físicos y humanos colocados a
su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.
(D) CONTROL
Si el prepuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución
de todos y cada una de las actividades empresariales, puede afirmase que
su concurso seria parcial al no incorpora esta etapa en la cual es variable
determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el
presupuesto como patrón de medida.
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Por ello mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los
pronósticos con la realidad.
Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son:
(a) Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real presupuestado. Cuando
la cotejacion se aplique a proyectos de inversión, además de aspectos
monetarios deberán incluirse otro como el avance de obras, en tiempo y en
compras expresadas en unidades ya que los contratos suscritos constituyen
la base del control.
(b) Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
(c) Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea
necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas
de interés o de los coeficientes de evaluación que afectan las proyecciones
de compañías que realizan negocios internacionales.
(E) EVALUACION
Al culminar el periodo para la cual se elaboro el presupuesto, se
preparara un informe crítico que contendrá no solo las variaciones sino el
comportamiento de todos y cada una de las funciones y actividades
empresariales.
Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iníciales y
reconocer los éxitos al juzgarse que esta clase de acciones son importantes
como plataforma para vencer la resistencia al planteamiento materializado
en presupuesto.
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[Link]. TIPOS
(A) PRESUPUESTOS DE OPERACIÓN
Se prepara con base a la estructura de la organización, involucra y
responsabiliza a los gerentes o encargados del área en la consecución de
los objetivos planeados en el mismo. Se presupuestan las ventas, compras,
costos y gastos hasta llegar a las posibles utilidades futuras.
(B) PRESUPUESTO FINANCIERO
Es una herramienta mediante el cual se plantea la estructura financiera
de la empresa, es decir la mezcla o combinación optima de créditos de
terceros y capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo que
puede funcionar en la empresa, de acuerdo con las necesidades de, capital
de trabajo, origen y aplicación de fondos, flujos de caja y necesidades de
nuevos créditos a corto, mediano, y largos plazos, amortización parcial o
total de los créditos bancarios y nuevas aportaciones del capital.
(C) PRESUPUESTOS DE INVERSIONES PERMANENTES O DE CAPITAL
Se basa en decisiones con efecto a largo plazo, consiste en adquirir
partidas de activos fijos en el periodo. Resultando que este presupuesto se
incorpore al presupuesto financiero y de operación, justificando las
inversiones con análisis y evaluación de proyectos de inversión.
(D) PRESUPUESTO BASE CERO
Consiste en evaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo
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siempre a partir de cero, es decir, se elabora como si fuera la primera
operación de la empresa, y se evalúa y justifica el monto y necesidad de
cada renglón del mismo.
Dentro del presupuesto base cero se elabora un paquete de decisión
formados por estudios de costo beneficio, al cual se le asignan los recursos
disponibles. Los paquetes se clasifican en orden de importancia y en forma
descendiente, para así tomar las decisiones que permitan a la
administración jerarquizar las actividades y decidir su aprobación, de acuerdo
con los recursos disponibles y con base en los diferentes niveles de
actividad y costo
(E) PRESUPUESTO MAESTRO
Generalmente cubre etapas de doce meses, con base en el año fiscal
o el calendario de la empresa, denominándose presupuestos continuos,
debido a que es sometido a un proceso de actualización, por lo cual sus
cifras deben ser flexibles. Se debe acotar que el mismo deberá cubrir
proyecciones de un trimestre o semestre del siguiente periodo.
Por lo tanto, se considera necesario comenzar por un periodo de tres
meses que involucre los presupuestos de operaciones, financieros y en su
caso, el de capital, los cuales deben actualizarse cada trimestre para logra
una continui dad que permita, en el corto plazo, efectuar proyecciones a
mediano y largo plazo hasta lograr las metas y objetivos de planeación que
persigue el presupuesto maestro.
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1.2 SISTEMA DE VARIABLE
A continuación se muestra el sistema de variable de la presente
investigación atendiendo a las definiciones conceptuales y operacionales.
1.2.1 DEFINICION NOMINAL
Proceso presupuestario.
1.2.2 DEFINICION CONCEPTUAL
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a
través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo,
mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la
perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que
permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la
empresa. (Castello y Gutiérrez 2008, p. 4).
1.2.3 DEFINICION OPERACIONAL
Para Cementos Catatumbo, C.A el proceso presupuestario tiende a
reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos
fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los
oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que
ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al
que va orientado la gestión de la empresa.
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El cual será evaluado utilizando un instrumento elaborado por los
investigadores (Lobo, Marin, Vasquez 2008) a través de las dimensiones e
indicadores que se observan en el siguiente cuadro de operacionalización de
la variable.
Cuadro 1
Operacionalización de las Variables
Objetivo General: Evaluar el proceso presupuestario en la empresa
Cementos Catatumbo, C.A
OBJETIVOS VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES
ESPECÍFICOS
Identificar los objetivos Objetivo de planeación
del presupuesto en la Objetivo de previsión
empresa Cementos Objetivos del presupuesto Objetivo de organización
Catatumbo, C.A Objetivo de dirección
Analizar la etapa de pre
iniciación del proceso Evaluación de resultados
presupuestario en la Etapa de pre iniciación del Análisis de las tendencias
Calificación de la gestión
empresa Cementos proceso presupuestario Estudio y comportamiento de
Catatumbo, C.A la empresa
Analizar la etapa de Perspectiva de los volúmenes
elaboración del proceso a comercializar
presupuestario en la Programación de la cantidad
empresa Cementos Etapa de elaboración del a fabricar
proceso presupuestario Cálculos de compras
Catatumbo, C.A Proceso preparación del presupuesto
Presupuestario de nomina
. Recopilación de información
Analizar la etapa de
Alcance de objetivos de
ejecución del proceso Etapa de ejecución del trabajo
presupuestario en la
proceso presupuestario Disposición de recursos
empresa Cementos
Catatumbo, C.A Cumplimiento de las metas
Analizar la etapa de Medición de la ejecución
control del proceso Etapa de control del proceso Preparación de informes
presupuestario en la parciales y acumulados
presupuestario
empresa Cementos Implementación de
Catatumbo, C.A correctivos
Analizar la etapa de
evaluación del proceso Etapa de evaluación del Variaciones presupuestarias
presupuestario en la
proceso presupuestario Análisis de fallas
empresa Cementos
Catatumbo, C.A
Fuente: Lobo, Marín, Vásquez (2008)
2. DESCRIPCION DE LA PROBLEMÁTICA
En Venezuela actualmente, debido a los cambios financieros,
económicos y sociales las empresas se han dado la tarea de desarrollar
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herramientas que permitan, el control y evaluación de sus procesos
administrativos tratando de evitar desviaciones que se presenten en el
momento de planificar sus operaciones, las cuales podrían ser reforzadas a
través de técnicas, métodos y procedimientos para facilitar el debido control
de sus actividades y así poder cumplir con sus objetivos.
Es por ello que de las herramientas que se utilizan en las empresas se
aplica el presupuesto para obtener un correcto control; puesto que constituye
hoy en día una de las claves del éxito de las mismas, así mismo ayuda a
determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la compañía y genera
coordinación interna de esfuerzos para obtener resultados en un periodo
determinado.
Se debe destacar que el proceso presupuestario tiende a reflejar de
una forma cuantitativa los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, sin
perder la perspectiva del largo plazo, sirviendo de medio de comunicación
de los planes en toda la organización, dejando intervenir el potencial
humano como requisito indispensable para la asignación y delimitación de
responsabilidades.
En este sentido se presenta la empresa Cementos Catatumbo. C.A
(CECAT), cuya misión es la gestión operativa, comercial y administrativa de
la producción cementera, orientada a lograr la mayor eficiencia, el mayor
grado de desarrollo en calidad e innovación, a maximizar la satisfacción de
los clientes y cumplir con justicia su objetivo fundamental el cual es “obtener
el mayor rendimiento financiero del capital de que dispone la empresa”,
asegurando así una compensación adecuada a sus accionistas.
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Es por ello que su visión es ser una empresa de referencia mundial
por la calidad de sus procesos, su alta competitividad, grado de
preservación del ambiente y excelencia.
En entrevista sostenida con la jefatura de costos y presupuestos de la
empresa establecieron que se presentan debilidades en los proceso
presupuestario, tales como falta de precisión de los departamentos al
momento de calcular las estimaciones de sus presupuestos anuales, que se
demuestra con el agotamiento de las partidas antes de culminar el periodo,
búsqueda de aprobaciones adicionales, variaciones en los resultados con
respecto a lo planificado, e incrementos de los costos que podría deberse a
los proceso presupuestarios, sin embargo hasta el momento no se ha
realizado una evaluación de los mismos que permitan identificar
objetivamente donde están las dificultades.
Por consiguiente esta situación genera que se deba evaluar los
montos que se solicitan y realizar las extralimitaciones del presupuesto que
se pide, generando imprecisiones futuras al calcular las cifras de partidas
adicionales, extralimitando la capacidad financiera de la empresa,
provocando un abultamiento de los pronósticos estimados del presupuesto
planificado, así como también incumplimientos de los procesos
presupuestarios en la empresa.
En base a las ideas expuestas surge la necesidad de evaluar el proceso
presupuestario en la empresa Cementos Catatumbo, C.A. esto s arrojaría una
serie de datos que detectarían las dificultades en el área presupuestaria; con
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el fin de corregir la problemática presente, pudiéndose implementar las
medidas correctivas necesarias, permitiéndole de esta forma la persistencia
en el campo cementero.
3. OBJETIVOS DEL TRABAJO
3.1 OBJETIVO GENERAL
Evaluar el proceso presupuestario en la empresa Cementos
Catatumbo, C.A
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los objetivos del presupuesto en la empresa Cementos
Catatumbo, C.A
Analizar la etapa de preiniciación del proceso presupuestario en la
empresa Cementos Catatumbo, C.A
Analizar la etapa de elaboración del proceso presupuestario en la
empresa Cementos Catatumbo, C.A
Analizar la etapa de ejecución del proceso presupuestario en la
empresa Cementos Catatumbo, C.A
Analizar la etapa de control del proceso presupuestario en la empresa
Cementos Catatumbo, C.A
Analizar la etapa el de evaluación del proceso presupuestario en la
empresa Cementos Catatumbo, C.A
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4. JUSTIFICACION
Los presupuestos vienen a ser un instrumento estratégico de mucha
relevancia para las organizaciones, es por ello que esta investigación toma
un sentido importante dentro de los procesos presupuestarios, ya que
evaluaría las fallas; permitiendo conocer las desviaciones que se presenten
al momento de utilizar los presupuestos planificados.
En la empresa Cementos Catatumbo, C.A específicamente en el área
de costos y presupuestos se presentan situaciones que generan una
problemática que se debe evaluar, para detectar alguna de las causas que
afectan el proceso presupuestario.
Por lo tanto desde el punto de vista práctico se pueden mostrar
resultados y se tomaran decisiones de cómo mejorar los procesos
presupuestarios que se presenta al momento de la evaluación y así poder
reforzar la eficiencia de los mismos
Por consiguiente, esta investigación se presenta con un aporte
metodológico ya que a través de este instrumento se podrá evaluar el
proceso presupuestario de otras organizaciones, bien sea en el área de la
fabricación o en otras actividades, dado también que sería de guía
metodológica a otros investigadores que deseen realizar otros estudios más
complejos.
Desde el punto de vista teórico, se usaran diversos modelos teóricos
que permitirán evaluar los procesos presupuestarios de la organización a fin
de mejorar las desviaciones en el momento de formular presupuestos,
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tomándose como fuente de consulta, para aquellos interesados en la variable
objeto de estudio.
5. DELIMITACION
El trabajo se llevara a cabo en la sede administrativa de la empresa
Cementos Catatumbo, C.A, ubicada en el municipio Maracaibo, de estado
Zulia, en un lapso comprendido desde Septiembre-Diciembre 2008 a Enero-
Abril 2009, basado en un área temática de gestión administrativa, con la
variable proceso presupuestario, teniendo como referencias lo expuesto por
los autores Burbano (2005), Cárdenas y Nápoles (2004).