II parte. Formato para empresas.
Office Web Apps y Skydrive, de la
informática personal a la corporativa
Es una de las alternativas de las que la empresa, sobre todo las más pequeñas,
pueden hacer uso puesto que quizás está más orientada al mundo del usuario
doméstico. Para utilizarla sólo necesitamos tener una Windows Live ID, o dicho de
otra manera si tienes una dirección de Hotmail ya tienes acceso. Usa como
almacenamiento Skydrive que nos facilita un espacio para los documentos en la
nube de 25 GB. Los programas que podemos utilizar bajo esta modalidad
son Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
Office 365, algo más que ofimática en la nube
En este caso hablamos de la solución de Microsoft pensada específicamente para
la empresa. Para ello ha creado además distintos planes de precios, pensados
para empresas de menos de 25 empleados o más de dicha cantidad. En esencia
funcionarán de la misma manera y tratan de facilitar a las pequeñas empresas las
herramientas de las que disponen las grandes a cambio de una suscripción
mensual por usuario y mes.
La pequeña empresa podrá disfrutar de Exchange para gestionar correo,
calendarios, contactos, etc. por 5,25€ al mes por usuario dispondrán de un buzón
de 25 GB con capacidad para archivos de 25MB de capacidad. La edición de
documentos se hace a través de las Office Web Apps. Además incluye la opción
de crear sitios web o intranet, según requiera la empresa y Lync como herramienta
para las comunicaciones de la empresa, ya sea para realizar conferencias,
compartir escritorio, etc.
En el apartado de grandes empresas el precio por usuario y mes es de 9 € y como
gran diferencia incluye la integración con el Directorio Activo o para aquellas que
lo deseen Office Professional Plus con un modelo de pago por suscripción, que
nos garantiza tener siempre la última versión de Microsoft Office instalada en los
equipos.
Google Docs, la principal apuesta online
Esta es una de las apuestas más populares a nivel general. Para poder utilizarlo
debemos tener una cuenta de Google, pero si lo queremos integrado con nuestro
propio dominio debemos ir a las Google Apps que son gratuitas hasta 10 usuarios
y a partir de aquí tendremos que pagar 4 € por usuario y mes. Además de Gmail,
nos ofrece acceso a Google Calendar, Sites y Docs.
Para el caso que nos interesa, que es la ofimática, Docs no ofreces la posibilidad
de trabajar con documentos de texto, hojas de cálculo, dibujos y
presentaciones que podemos editar simultáneamente también online. Sin duda,
una de las mejores alternativas para el trabajo online, con todo el respaldo de
Google que sin duda es una garantía.
En comparación con las alternativas de Microsoft no cuenta con una opción de
escritorio que le añada funcionalidad avanzada, con en el caso de Office, y
además la compatibilidad de los formatos entre MS Office y Google Docs no será
óptima, y se pueden producir alguna variación en la interpretación de los formatos,
que sólo nos los garantiza Microsoft.
Zoho Docs, la alternativa desconocida
Zoho es una de las alternativas online para las empresas que incluye
un ecosistema de aplicaciones más completo, aunque sin embargo su popularidad
es mucho menor. Tenemos disponibles desde un CRM, aplicaciones de
facturación o gestión de proyectos, por citar alguno de ellos.
Para el caso que nos ocupa disponemos de la opción de Zoho Docs, una
alternativa similar a Google Docs. Podemos organizar los documentos en distintos
espacios de trabajo que podemos dedicar a las distintas áreas de gestión de
nuestra empresa y administrar el acceso de los distintos usuarios a los mismos.
También tenemos disponibles procesador de textos, hoja de cálculo y
presentaciones. Tiene disponibles complementos para Microsoft Office que
faciliten la relación con esta suite de escritorio para editar desde nuestro equipo si
lo deseamos y subir a la nube cuando estimemos oportuno.
IBM Docs, la apuesta del ecosistema de Lotus
En este caso vamos a mencionar esta opción que está todavía en fase de pruebas
por lo que no la recomendamos para su puesta en marcha. Sobre todo resulta
interesante para las empresas que utilizan el ecosistema de IBM, con el cual se
integrará muy bien. De todas formas es totalmente funcional y tiene disponible la
edición de documentos de texto, hoja de cálculo y presentaciones.
Entre las característica que podemos nombrar de la edición de documentos con
IBM Docs es la posibilidad de asignar tareas, con lo que podemos crear un
documento maestro y asignar el desarrollo de cada uno de los apartados del
mismo a un usuario distinto. De esta forma resultaría sencillo realizar una
propuesta para un cliente que implique a varios departamentos, ya que cada uno
tendría asignado el apartado que le corresponde.
TeamLab, mucho más que ofimática
En este caso se trata de una de las opciones que transcienden el mundo de la
ofimática y nos dan una completa alternativa de gestión para nuestra empresa que
incluye la gestión de proyectos, gestión de documentos, CRM o herramientas de
colaboración online. Podemos probarlo de forma gratuita limitada a 1 GB de
espacio. Si queremos contratar, el plan de pago dispone de usuarios ilimitados y
sólo pagamos por aumentar el tamaño común a 50 GB por suscripción mensual de
49$.
Para el caso que nos ocupa de la edición de documentos nos permite la edición
online y colaborativa gracias o un sistema de control de versiones que nos facilita
la recuperación de la versión anterior en caso de haber comentido un error.
Permite la edición de documentos de texto, hoja de cálculo y presentaciones que
podemos utilizar y compartir con el resto de aplicaciones de esta alternativa.