INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo se elaborara un documento involucrado o relacionado con
la comunicación formal dentro de una empresa, pues en este caso es un
memorándum, asimismo se plasmara la capacidad de análisis, síntesis y diseño
que cada uno como alumno posee al realizar dicho trabajo.
Pretendemos dar a conocer el concepto de un memorándum, para que sirve, los
pasos para realizarlo, cuál es su beneficio, el formato que debe utilizarse, en que
momento aplicarlo y algunos ejemplos, todo ello con la finalidad de tener un mayor
conocimiento del tema para en un futuro poder aplicarlo o ponerlo en práctica
dentro de la vida laboral.
Consideramos que cada uno de los puntos son de suma importancia ya que, al
conocer y saber del tema se nos facilita más aplicarlo.
MEMORÁNDUM
Qué es un memorándum y para qué sirve
Un memorándum es un mensaje escrito que comunica algo de manera interna en
una empresa. Se trata de un anuncio breve que recuerda una actividad o un tema
específico a los trabajadores.
Por lo general, está dirigido a muchas personas y representa los intereses de las
compañías. A menudo, la gente suele referirse a él como «memo», es decir, por
su forma abreviada
Su objetivo es transmitir información de la manera más rápida y efectiva posible.
Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con este
término, la realidad es que su significado y usos suelen confundir a más de uno.
Partes de un memorándum
1. Fecha y lugar de emisión
La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y
forma.
2. Destinatario o destinatarios
En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular, ya
sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a
quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión.
3. Tema del cual trata
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.
4. Mensaje
Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda que
la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez
Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el comunicado,
a través de una firma o un sello que identifique a tu compañía.
Beneficios del memorándum
1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa
3. Agiliza peticiones o solicitudes
Cuándo usar un memorándum
Tenemos que tomar en cuenta que hoy en día un memorándum se relaciona
demasiado con un correo electrónico sin embargo la finalidad de dicho formato es
que los empleados cuenten con información oficial que facilite su toma de
decisiones.
Para saber cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico,
empieza por valorar qué necesitas comunicar: si se trata de una propuesta
detallada, un informe clave, una recomendación seria, una política nueva o una
reunión extraordinaria.
Tipos de memorándum
1. Informativo
2. De aclaración
3. Social
4. De directiva
5. De respuesta
6. De estado
Cómo hacer un memorándum en 4 pasos
1. Escribe el encabezado
2. Describe el propósito
3. Agrega información adicional
4. Especifica la acción solicitada
FORMATO
Memorándum de aclaración
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Memorándum informativo
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Información adicional
Acción solicitada
Memorándum social
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Información adicional
Acción solicitada
Memorándum de directiva
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Información adicional
Acción solicitada
Acción solicitada:
Persona(s) asignada(s): Departamento de Recursos Humanos
Fecha límite:
Memorándum de respuesta
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Información adicional
Acción solicitada
Acción solicitada:
Persona(s) asignada(s):
Fecha límite:
Memorándum de estado
Encabezado de memorándum
Memorando a:
De:
Asunto:
Fecha:
Propósito
Información adicional
Acción solicitada
Acción solicitada:
Persona(s) asignada(s):
Fecha límite:
EJEMPLOS DE MEMORÁNDUM
Ejemplo 1: Memorándum de aclaración
Encabezado de memorándum
Memorando a: Jefes de Departamento
De: Recursos Humanos
Asunto: Día festivo
Fecha: Ciudad de México, 11 de septiembre de 2020
Propósito
Por medio del presente se les recuerda que el próximo 16 de septiembre es día
festivo oficial, por lo que las áreas administrativas no tendrán labores. A los
departamentos que requieran laborar, se les informa que se trabajará en horario
de 8:00 a 15:00 horas y se pagará de acuerdo a lo estipulado por la Ley General
del Trabajo.
Ejemplo 2: Memorándum informativo
Encabezado de memorándum
Memorando a: Todos los empleados
De: Recursos Humanos
Asunto: Remodelación de comedor
Fecha: Noviembre 15, 2020
Propósito
Les enviamos este memorándum para informarles que durante las siguientes
cinco semanas el área del comedor estará en remodelación.
Información adicional
Estos cambios se deben a la ampliación de nuestras oficinas generales.
Acción solicitada
Les pedimos su colaboración para acudir al comedor provisional que hemos
preparado para ustedes en el segundo piso del edificio y que cuenta con todas las
facilidades para su comodidad. El horario es de 8am a 14hrs y de 16hrs a 20hrs.
Ejemplo 3: Memorándum social
Encabezado de memorándum
Memorando a: Todos los empleados
De: Recursos Humanos
Asunto: Aniversario de la empresa
Fecha: Madrid, 10 de febrero de 2020
Propósito
Nos complace informarles que este año nuestra empresa cumple su quinto
aniversario y queremos celebrar con ustedes este triunfo, que es de todos.
Acción solicitada
Las actividades laborales se suspenderán a las 16 horas para dar inicio a la fiesta
de celebración. Sus invitados podrán llegar a partir de esa hora, favor de
confirmarlos en el transcurso de la semana al departamento de Recursos
Humanos. La celebración terminará a la medianoche.
¡Los esperamos!
Ejemplo 4: Memorándum de directiva
Encabezado de memorándum
Memorando a: Todos los empleados
De: Mirian Castro
Asunto: Cambios en las políticas de teletrabajo
Fecha: 25 de octubre de 2023
Propósito
Queridos empleados,
El propósito de este memorándum es informarles sobre los cambios en nuestras
políticas de teletrabajo. Como resultado de una revisión reciente, la empresa ha
decidido implementar ajustes en las pautas de trabajo remoto con el objetivo de
mejorar la eficiencia y la colaboración en el equipo.
Información adicional
A partir del próximo mes, todos los empleados que deseen trabajar desde casa
deberán completar un proceso de aprobación. Este proceso incluirá la revisión de
la productividad previa y la firma de un acuerdo de teletrabajo actualizado.
Además, se establecerán nuevos horarios de reuniones para asegurar la
disponibilidad de todos los miembros del equipo.
Acción solicitada
Acción solicitada: Todos los empleados deben revisar y firmar el nuevo acuerdo de
teletrabajo antes del 15 de noviembre de 2023.
Persona(s) asignada(s): Departamento de Recursos Humanos
Fecha límite: 15 de noviembre de 2023
Ejemplo 5: Memorándum de respuesta
Encabezado de memorándum
Memorando a: Linda Suárez
De: Renato Rendón
Asunto: Respuesta a la propuesta de proyecto
Fecha: 25 de octubre de 2023
Propósito
Estimada Linda,
En respuesta a su propuesta de proyecto presentada el 20 de octubre de 2023, le
agradezco por compartir su idea y la oportunidad de colaborar en este
emocionante proyecto.
Información adicional
Después de una revisión detallada de su propuesta, quiero destacar que el
enfoque para la implementación del proyecto parece ser sólido. Sin embargo, hay
algunos puntos que requieren más discusión, como el presupuesto y la asignación
de recursos. Estoy interesado en programar una reunión para debatir estos
aspectos en detalle.
Acción solicitada
Acción solicitada: Por favor, indique su disponibilidad para una reunión la próxima
semana.
Persona(s) asignada(s): Renato Rendón
Fecha límite: 30 de Octubre de 2023.
Ejemplo 6: Memorándum de estado
Encabezado de memorándum
Memorando a: Gerente de Proyecto
De: Luis Silva
Asunto: Estado del Proyecto M24
Fecha: 25 de octubre de 2023
Propósito
Estimado Gerente de Proyecto,
El propósito de este memorándum es proporcionarle una actualización sobre el
estado del Proyecto M24, que actualmente se encuentra en curso.
Información adicional
Hasta la fecha, el equipo ha completado exitosamente la fase de investigación y
ha avanzado en la etapa de desarrollo. Se han identificado algunos desafíos
técnicos que requieren atención, pero el equipo está trabajando en soluciones
efectivas. Además, hemos logrado mantenernos dentro del presupuesto previsto y
el cronograma de entregas se mantiene en curso.
Acción solicitada
Acción solicitada: Le solicito programar una reunión de revisión del proyecto para
la próxima semana para discutir los desafíos técnicos y cualquier ajuste necesario
en el plan.
Persona(s) asignada(s): Luis Silva y equipo de Desarrollo
Fecha límite: 3 de Noviembre
CONCLUSIÓN
Al elaborar esta actividad logramos principalmente obtener mayor conocimiento
sobre el tema relacionado a un Memorándum, pues al obtener conocimiento de
dicho tema podemos identificar qué es y cómo se elabora. Con base a esto
pudimos aprender que el memorándum puede ser un mensaje escrito que
comunica algo de manera interna, esto puede ser en alguna empresa. También se
puede tratar de un anuncio breve que recuerda una actividad o un tema específico
y tomando siempre en cuenta que el objetivo de dicho formato es transmitir
información de manera más rápida y efectiva.