FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

CARRERA: Contador público

Lic. en recursos humanos
Lic. en administración de empresas
Lic. en comercio exterior
ASIGNATURA: Diseño y gestión de procesos
administrativos

Unidad N°4: DOCUMENTOS Y HERRAMIENTAS

PARA EL DISEÑO ADMINISTRATIVO

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Índice
1. Introducción

2. Enfoque de diseño

3. Gestión de procesos. BPM

4. Cursogramas

5. Manuales administrativos

6. Función organización y métodos

7. Conclusiones finales

8. Bibliografía

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 1. INTRODUCCIÓN
Haciendo historia podemos decir que estuvimos desagregando los elementos que constituyen
el diseño organizacional de una manera macro hasta introducirnos en el diseño micro de los
procesos y procedimientos. Para eso estudiaremos una serie de herramientas que nos
permitirán completar el objetivo de la materia.

Cuando finalice la unidad será capaz de generar procesos y procedimientos de manera

correcta también podrá comunicarlos de manera gráfica aportando a fortalecer la
comunicación organizacional.

2. Enfoques de diseño
Según Hickman y Silva (1991, 27) las transformaciones empresariales revelan que:

- Las organizaciones ajustan los enfoques, los métodos y las filosofías orientándolas hacia las
necesidades de un ambiente evolutivo.

- Luego las antiguas configuraciones organizacionales no desaparecen de un día para otro sino
que se convierten en el sustrato para la generación de otro tipo de organización.

- Finalmente las personas se adaptan a las transformaciones del nuevo enfoque.

En otras palabras el diseño parte del reconocimiento de una realidad interna y externa de la
organización y de ciertos objetivos a cumplir mediante la estructura y los procesos.

Se identifican tres enfoques principales para el diseño:

El enfoque más sencillo implica un perfeccionamiento del diseño existente

El segundo, más profundo, se basa en la utilización de diseños ya probados en otras

organizaciones.

El tercero y más complejo es el representado por el diseño base cero que implica la
creación de una organización completamente nueva.

La primera de las metodologías llamada también del ciclo de vida, es la típica expresión del
enfoque tradicional, ya que parte del relevamiento del diseño actual, lo analiza, y presenta un
diagnóstico con los problemas detectados. A partir de allí se formula la propuesta del nuevo
diseño de acuerdo con los requerimientos y los parámetros predefinidos; la visión es
exclusivamente hacia adentro de la organización, el interés es solucionar deficiencias o
errores, el método es analítico deductivo y el resultado es la mejora o el afinamiento del
diseño existente.

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La segunda, a la mejora continua, podemos decir que es un enfoque
sistémico para mejorar los productos o servicios de acuerdo con las
necesidades y expectativas de los clientes. Consiste en ejercer cambios
sucesivos que permiten incorporar las mejoras en forma gradual.

Finalmente, la tercera de las metodologías que desarrollaremos será la reingeniería, que, como
vimos, por definición coincide con el enfoque de diseño con base cero. Se denomina
“reingeniería” a cualquier intento de reorganización o de reestructuración, a un programa de
calidad o a la mera automatización de procesos existentes.

Vamos a encuadrar dentro de los distintos enfoques tres metodologías de diseño que se
utilizan en administración.

Las metodologías son:

- La del ciclo de vida

- Mejora contínua
- Reingeniería.

La metodología del ciclo de vida parte del relevamiento del diseño actual, lo analiza, lo
diagnostica y se formula la propuesta.
La mejora continua es un enfoque sistémico para mejorar productos o servicios de acuerdo
con las necesidades emergentes.
La tercera metodología la reingeniería coincide con el enfoque de diseño con base cero.

¿Cuáles son las etapas de las distintas metodologías?

¿Qué ocurre en cada una de sus fases?

Vimos distintos enfoques y metodologías de diseño tenga en cuenta que el diseño se basa en
la estructura y los procesos. Estructura vimos en la primera unidad, ahora abordaremos los
procesos en un sentido estricto.

3. Gestión de los procesos de negocios. BPM

business process management
Las empresas funcionan a través de sus procesos y cuando se los gestiona correctamente
permiten que ganen dinero optimizando sus costos. Esto se logra siendo eficiente y eficaz al
mismo tiempo.

¿Qué es un proceso de negocio?

Según Huaman Pulgar-Vidal (2008)

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 Un proceso de negocio es el conjunto de actividades secuenciales que una
organización realiza, para buscar y obtener un resultado, que puede ser un producto
o servicio con valor para los clientes internos y externos y para ello consumen
insumos y utilizan recursos del medio.

Los elementos que componen a un proceso son:

 Insumos (input): son las materias primas utilizadas en la producción de productos o

servicios.
 Resultados (output): productos o servicios generados
 Secuencia de actividades: pasos que se deben realizar
 Dueño del proceso: quien lo genera y el responsable
 Recursos: herramientas, recursos, equipos utilizados
 Indicadores: medición de los resultados de los procesos.

Ya vistos los procesos en forma genérica nos enfocamos en los procesos de negocios o BPM

 Gestión de procesos de negocios. BPM (business process management).

La gestión de procesos de negocios BPM es un mix integrando distintas corrientes en una sola
constituyendo una metodología, cuyo objetivo es crear una ventaja competitiva sostenible
para la empresa.

¿Qué significa gestionar los procesos de negocios o BPM?

La gestión de procesos es el diseño, control, mejora y rediseño de procesos.

Metodología para BPM

Para que los procesos provean la mayor optimización posibles se los debe estandarizar. Los
pasos de la metodología son:

 Identificación de procesos en la organización

 Cadena de valor y mapa de procesos
 Diseño de procesos
 Rediseños de procesos
 Validación de propuestas y cambios

- Identificación de los proceso de la organización

Para identificarlos se debe preguntar:
a. ¿Qué hace la organización?
b. ¿Cuáles son sus productos o servicios?
c. ¿Para quién realiza estos productos y servicios?

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Cadena de valor y mapa de proceso

¿Cuál es la importancia de la cadena de valor?

Piense en las 9 categorías de actividades que se desempeñan en una empresa
y en su aporte individual y global .

Mapa de procesos

Es el conjunto de procesos de una organización ordenados y clasificados de tal manera que

reflejen las acciones y las estrategias que la organización realiza o quiere realizar.

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Aprendimos como generar y gestionar procesos y ahora estudiará
como comunicarlos a través de cursogramas.

4. Cursogramas
Los cursogramas también llamados circuitos administrativos o flujogramas reflejan la
representación gráfica de un procedimiento o rutina.

Se utilizan símbolos para expresar acciones o actividades de una manera clara y detallada.

¿Cuáles son los símbolos que se utilizan para expresar procedimientos?

¿Qué representan esos símbolos?

5. Manuales administrativos
Un manual es un cuerpo sistémico que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros
de las organizaciones y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito de los
manuales es el de instruir acerca de aspectos tales como funciones, autoridad, normas,
procedimientos, políticas, objetivos, etcétera.

Las empresas adoptan distintos manuales según lo que necesiten comunicar, en este sentido
encontraremos:

 Manual de organización

 Manual de políticas

 Manual de procedimientos y normas

 Manual para especialistas

 Manual del empleado

 Manual de propósitos múltiples

Los manuales como herramienta comunicacional presentan ventajas y desventajas sin

embargo son apreciados al momento de querer comunicar aspectos de la empresa hacia
adentro de la misma.

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 Si son un excelente recurso entonces
¿Por qué nos referimos de ventajas y desventajas de los manuales?

6. Función organización y métodos

Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y la eficiencia de los servicios
administrativos de una organización. La función de O y M es la de analizar los problemas de
estructura y de procedimientos en una empresa.

Ésta función es absolutamente staff y depende del máximo nivel de la empresa .

Los responsables cumplen con las siguientes actividades:

- Análisis estructural

- Análisis de funciones

- Análisis de procedimientos administrativos

- Control interno.

7. Consideraciones finales.
En esta última unidad aprendimos cómo diseñar un sistema administrativo, los elementos a
tener en cuenta, a generar procesos y a comunicarlos. Vimos distintas herramientas y
metodologías que permiten gestionar y administrar organizaciones.

8. BIBLIOGRAFÍA
 Klein, J. (2010) .Cursogramas, Técnicas y Casos (cap 1,2,3,4 ;pp. 17 a 18;pp 19 a
20;pp. 21 a 36;pp 37 a 58) Buenos Aires: Buyatti
 Lardent, A. (1993). Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos (cap 1).
Buenos Aires: Club de Estudio
 Saroka Gaitán. Manuales Administrativos. Revista Administración de Empresas.
Buenos Aires
 Huamán Pulgar-Vidal, L. & Rios Ramos, F. (2015). Metodologías para implantar la
estrategia: diseño organizacional de la empresa (2a. ed.).. Universidad Peruana de
Ciencias Aplicadas (UPC). [Link] Cap.5
 Gilli, J.J. (2007). Diseño organizativo. Estructura y procesos. (Cap.8). Buenos Aires:
Granica.