EDI / EANCOM
EDI:
Intercambio de documentos comerciales estructurados, desde una
aplicación de un computador a otra, mediante mensajes acordados y
estandarizados internacionalmente, procesados automáticamente con un
mínimo de intervención humana.
Definiciones Básicas de EDI
EDI y los Estándares
¿ POR QUE USAR UN ESTÁNDAR ?
• Una única traducción
• Garantía de continuidad
• Uso generalizado
• Eliminación de errores
EDIFACT
EANCOM
EDI y los Estándares
EDIFACT
Es un conjunto de
normas (ISO 9735) que
regulan la estructura de
los mensajes EDI.
Creado por las Naciones Unidas
EANCOM
Compuesto
por
42 mensajes
EANCOM - Estándar EDI de EAN International
IAC y los Estándares
UN/EDIFACT
EANCOM
Recomendaciones IAC
UN/EDIFACT. Estándar EDI desarrollado por las
Naciones Unidas (Norma ISO 9735).
EANCOM. Guía de implementación del estándar
UN/EDIFACT, desarrollado por EAN International
Recomendaciones IAC. Subconjunto del estándar
EANCOM desarrollado por Comités en IAC Colombia.
Componentes de un
sistema EDI
ORDEN DE COMPRA
ORDEN 7705204000125
DE COMPRA
7705204000125
VAN
ORDEN DE COMPRA
- Software
7705204000125
- Comunicación
- Red de valor agregado
EDI
Tipos de Redes
Red Privada
Red Pública
Internet
RED PRIVADA - RED PRIVADA
ORIGEN DESTINO
MENSAJE MENSAJE
ORDEN
DE
COMPRA
INTERFAZ
INTERFAZ
MAPEO
MAPEO
CONVERSIÓN
CONVERSIÓN
FORMATO EDIFACT/EANCOM
SOFTWARE
EDI
VAN
COMUNICACIÓN
RED PRIVADA - RED PÚBLICA EDI
ORIGEN DESTINO
MENSAJE MENSAJE
ORDEN
DE
COMPRA
INTERFAZ
INTERFAZ
MAPEO
Internet
MAPEO
SOFTWARE CONVERSOR
RED PÚBLICA
SOFTWARE CONVERSOR
FORMATO EDIFACT/EANCOM
SOFTWARE
EDI
VAN
COMUNICACIÓN
FUNCIONES DE UNA VAN
O RED DE VALOR AGREGADO
• Centralización de los
envíos (oficina de
correo)
• Almacenamiento de
mensajes
• Direccionamiento de
mensajes
• Reenvío en caso de
fallas
• Informes de
seguimiento
Debemos apoyarnos de otros
estándares, para facilitar la
comunicación y operación.
Número de Localización
Identifica numéricamente el origen y destino del
mensaje y de los movimientos de producto o
servicio.
- Compras
OPERACIONAL - Logística
- Comercial
- Comprador Variedades
FUNCIONAL - Jefe de Compras
- Jefe de Bodegas
- Oficina Calle 80
FÍSICA - Punto de Venta Corferias
- Planta 1
- Centro de Distribución Sur
Estructura de un Número
de Localización
7707518400128
PAIS EMPRESA LOCALIZACION D. CONTROL
LOS NÚMEROS DE
LOCALIZACIÓN SON
GRATUITOS?
Códigos de Barras
FACTURA 00911
Fecha 21/04/99
Empresa
ABC S.A
Dirección Calle 4 No 5 - 67
Producto 7701234567897
Precio
$ 58000
Peso 360 grs.
Descripción Galletas.
Fecha de producción 15/04/99
Fecha de Vencimiento 30/05/99
Los Documentos Eancom
CARACTERISTICAS DE LOS
MENSAJES EANCOM
- SIGLA DE 6 LETRAS (ORDERS, PRICAT)
- EMISOR Y RECEPTOR
- FUNCIONALIDAD
TIPOS DE DOCUMENTOS
EANCOM
1. DOCUMENTOS MAESTROS
Deben ser implementados de forma previa a cualquier transacción comercial.
2. TRANSACCIONES COMERCIALES
Permiten el intercambio de información relacionada con el movimiento de producto
entre las partes.
3. MENSAJES DE REPORTE Y PLANEACION
Permiten el intercambio de información con el fin de planear y/o mostrar resultados de
determinada operación.
4. MENSAJES DE TRANSPORTE
Permiten el intercambio de información con las con terceros encargados del transporte
de productos.
........
DOCUMENTOS MAESTROS
PARA REALIZAR EDI LAS BASES DE DE DATOS DEBEN ESTAR
ALINEADAS.
Los socios comerciales deben acordar la estructura
de las bases de datos para que los mensajes se
transmitan de forma coherente, evitando errores e
inconsistencias en la recepción de los mismos.
INDUSTRIAL
7701234567897 COMERCIANTE
7701234567897
Los Documentos Eancom
DATOS MAESTROS
PARTIN: INFORMACIÓN DE LAS
PARTES. Permite intercambiar la
información relevante a los socios
comerciales: sus números de
localización, direcciones, contactos,
etc..
PRICAT: CATÁLOGO DE PRECIOS.
Enviado por el vendedor al
comprador, con el fin de informar los
precios de los productos ofrecidos y
todas sus características.
DOCUMENTOS MAESTROS
PARTIN
PROVEEDOR PRICAT
CLIENTE
Los Documentos Eancom
TRANSACCIONES COMERCIALES
ORDERS: ORDEN DE COMPRA. Por medio de ésta se
solicitan determinados productos o servicios, de
acuerdo a condiciones del PRICAT.
DESADV: AVISO DE DESPACHO. Se utiliza para
especificar los productos despachados y detalles del
despacho, para que el receptor de los mismos se prepare.
RECADV: AVISO DE RECIBO. Se utiliza para especificar
los productos que se recibieron y en el estado en que se
encuentran.
INVOIC: FACTURA. La DIAN aprobó como estándar en
Colombia para el intercambio de facturas electrónicas, el
estándar EDIFACT/EANCOM.
TRANSACCIONES COMERCIALES
ORDERS
DESADV
RECADV
INVOIC PROVEEDOR
CLIENTE
Los Documentos Eancom
MENSAJES DE REPORTE Y PLANEACION
SLSRPT: REPORTE DE VENTAS. Se utiliza para
transmitir información sobre las ventas hechas de
un producto o servicio en determinado lugar y/o
período de tiempo.
INVRPT: REPORTE DE INVENTARIO. Permite
al socio de negocios informar sobre las
existencias disponibles en determinado lugar y
momento.
MENSAJES DE REPORTE Y
PLANEACION
SLSRPT
INVRPT
PROVEEDOR
CLIENTE
Los Documentos Eancom
MENSAJES DE TRANSPORTE
IFTMIN: INSTRUCCIONES DE TRANSPORTE. Este
mensaje permite al proveedor solicitar el transporte
de mercancías.
IFTMBC: CONFIRMACION DE TRANSPORTE. Este
mensaje permite al proveedor del servicio de
transporte confirmar si podrá o no realizar el servicio.
IFTSTA: ESTATUS DE TRANSPORTE. Se utiliza para
transmitir información sobre el estado de la carga.
INSDES INSTRUCCIONES DE DESPACHO. Este
mensaje permite solicitar a un operador logístico el
despacho de la mercancía.
FLUJO DE MENSAJES DE TRANSPORTE
Industrial o
generador
de carga
IFTMIN(Instrucciones de transporte)
IFTMBC (Confirmación de reserva)
IFTSTA (Situación de transporte)
Desp.
(INSDES) Ins.
Empresa de
Transporte
IFTSTA
(DESADV) Ins.
Desp.
Operador Cliente o
logístico destinatario
DOCUMENTOS MAS USADOS
à Catálogo de Precios
à Orden de Compra
à Aviso de Despacho
à Reporte de Ventas
à Reporte de Inventarios
Aviso de Despacho - DESADV
AVISO DE DESPACHO
(DESADV)
Especifica detalles acerca de los bienes
a ser despachados bajo ciertas
condiciones previamente acordadas.
Usos:
• Tener conocimiento de fechas de despacho
• Prepararse para el recibo eficiente de la mercancía
• Comparar los productos ordenados contra los
despachados
• Poder reaccionar rápidamente en caso de faltantes
Información Contenida
•Relacionar las diversas partes involucradas en un
envío de mercancía (comprador, proveedor,
transportador...).
•Informar cuándo, dónde y cuánto producto
ordenado será enviado
•Los productos deben estar identificados con
números EAN
•Será utilizado para relacionar un envío bajo una
orden de compra.
DATOS BASICOS DEL
DESADV
Número del Aviso Número asignado por quien envía el
documento
Identificación de las Partes Receptor/Proveedor
(Identificados con números de
localización EAN)
Número de la orden Se refiere al documento que originó el
envío
Fecha Fecha del documento
Número EAN Código de las estibas enviadas
Cantidad Cantidades enviadas (número de
cajas en la estiba)
REQUISITOS PARA
DESADV
~ Identificación de
todas las unidades
4
de despacho y
logísticas SSCC =
~ Despacho y recibo
automatizados
~ Paletización.
EAN-14
~ Entregas
Certificadas
ESTRUCTURA GENERAL
DESADV
ENCABEZADO
TIPO DOCUM.
FECHAS DOCUM/REFERENCIAS
ID. DE PARTES JERARQUIAS
CLIENTE
PROVEEDOR
LUGAR DE ENTREGA CODIGOS ESTIBAS/PRODUCTOS/
SSCC
EAN-14 CODIGOS
EAN-13/8/UPC
CANTIDADES
Diagrama de ramas
Diagrama de estructura del
mensaje
Recorramos la información
clave del aviso de despacho
UNH - ENCABEZADO DEL MENSAJE
identifica el mensaje
(0062) Número de secuencia en el mensaje
(0065) Identificador Tipo de Mensaje (DESDAV)
(0054) Versión actual de control 96A
(0057) Número de Control EAN008
BGM – INICIO DE MENSAJE
C002 NOMBRE DEL MENSAJE R
1001 Código Nombre del documento R an..3 351
(Orden)
1004 NUMERO DEL MENSAJE R an..35 128576
BGM + 351 + 128576’
Aviso de Despacho No. 128576
DTM: FECHA / PERIODO
C507 FECHA / PERIODO M
2005 Calificador Fecha/Perido M an..3 137 (Fecha Doc.)
2380 Fecha o Periodo R an..35 199704240700
2379 Calificador del Formato de Fecha R an..3 203
CCYYMMDDHHMM
DTM+137:200203240700:203’
Fecha del Documento 24 de Marzo del 2002, a las 7.
- Fecha de Documento
- Fecha de Despacho
- Fecha Estimada de Entrega
RFF: REFERENCIA
(1153) Documento de referencia
Calificador elemento 1153 Descripción
ON + Número de una Orden de Compra
IV + Número de la factura
POR + Número de la respuesta de la orden de compra
NAD: NOMBRE Y DIRECCION
3035 CALIFICADOR DE LA PARTE M an..3 BY
C082 DETALLE DE IDENTIFICACION A
3039 Identificación de la Parte M an..35
7701234000011
1131 Calificador de Lista N
3055 Agencia Responsable R an..3 9 (EAN)
NAD+BY+7701234000011::9’
NAD+SU+8403038000011::9’
- A quien se le envían los bienes
- Transportador
- Proveedor
- Comprador
TDT – DETALLES DE TRANSPORTE
Modo de
Transporte
Placas del
Vehículo
EQD – FORMA DE EMPAQUE
• Pallets o
Estibas
• Cajas
Corrugadas
• Contenedores
MEA - MEDIDAS
Dimensiones Fisicas
• Peso Neto
• Peso Bruto
• Alto
• Largo
• Ancho
CPS – SECUENCIA DE EMPAQUE
CPS 1 CPS 3
CPS 2
2 • Identifica la secuencia
1 2 2
1 1 1 1 2
3
2
3
2
3
3
de empaque
• La relación jerarquica
de los empaques.
SNPAL1 SNPAL2
CPS+1’ Envio
.
.
CPS+2+1’ Estiba 1
.
.
CPS+3+1’ Estiba 2
PAC – EMPAQUES
CPS 1 CPS 3
CPS 2
• Número Empaques
2
1 2 2 3 3 3
1 1 1 1 2 2 2 3 • Tipo de Empaques
SNPAL1 SNPAL2
CPS+1’ Envio
PAC+2++202 2 Estibas estándar
PCI: IDENTIFICACION DE
EMPAQUES
Utilizado para cajas de
contenido
mixto o mercancia
estibada
CPS+2+1’ Envio
PAC+1++202 2 Estibas estándar
PCI+33E’ Marcado con SSCC
GIN: NUMERO DE IDENTIFICACION
Proporciona números
de identificación
relacionados con el
nivel de embalaje
identificado en el
segmento PAC.
CPS+2+1’ Envio
PAC+1++202 2 Estibas estándar
PCI+33E’ Marcado con SSCC
GIN+BJ+377024370000000010’
LIN: LÍNEA
• Embalajes de
contenido estándar
• Unidades
contenidas en
embalajes de
contenido mixto.
LIN+1++17701234567897:EN’
PIA: IDENTIFICACION ADICIONAL
Identificación suplementaria al número
de articulo del segmento LIN.
Como Lote.
PIA+678540:NB’
QTY: CANTIDAD
C186 DETALLES DE LA CANTIDAD M
6063 Calificador de Cantidad M an..3 12
(Cant. Enviada)
6060 Cantidad M n..15 58
6411 Calificador Unidad de Medida D an..3
QTY+12:58’
Elemento 6063 Descripción
12 Cantidad enviada
192 Cantidad bonificada
DTM: FECHAS DE EXPIRACIÓN
C507 FECHA / PERIODO M
2005 Calificador Fecha/Perido M an..3 36 (Fecha Vencimiento)
2380 Fecha o Periodo R an..35 20011224
2379 Calificador del Formato de Fecha R an..3 102
CCYYMMDD
DTM+36:20011224:102’
Fecha de vencimiento 24 de Diciembre de 2002
LOC: LUGAR DE ENTREGA
Localización de entrega
final, para el Cross
Docking predistribuido.
CPS – SECUENCIA DE EMPAQUE
• Especificar en la primera repetición de este
segmento el contenido total de embalajes de mayor
jerarquia.
Acompañado solo del segmento PAC.
• Iniciar la descripción del detalle de los embalajes
marcados con SSCC (Estibas y cajas de contenido mixto)
Acompañado de los segmentos PAC, PCI y GIN.
• Iniciar el detalle de una agrupación de cajas de contenido
estandar.
Acompañado del segmento PAC (Número de embalajes
estándar.
OPCION 1
• Se provee la identificación y la cantidad de productos en el
envío.
•No se provee números seriales, ni la descripción de la
estructura del envío.
• Esta opción permite la descripción del envío únicamente en
términos de los productos y de la cantidad total contenida de
estos.
CPS 1
1 2 2 2 CPS + 1´
1 2 LIN + 1 ++ PROD1: EN´
1 2 2 2
1 1 2 2 QTY + 12 : 5´
2
LIN + 2 ++ PROD2: EN ´
QTY + 12: 10´
OPCION 2
• Se provee la descripción del envío en forma
jerárquica en términos de lo contenido en la estiba.
• Las cuales están identificadas con un serial único.
• Esta opción permite describir la composición del
envío en términos de lo contenido en la estiba.
•Cada estiba esta identificada con un numero serial
único.
•El mensaje describe la composición de cada estiba en
términos de los cartones contenidos y la cantidad de
estos por estiba.
OPCION 2
CPS + 1´
PAC + 2 ++ 201´
CPS + 2 + 1´
CPS 1 CPS 3 PAC + 1 ++ 201´
CPS 2 PCI + 30E´
GIN + SS + SNPAL1´
PAC + 8 ++ CT’
2
LIN + 1 ++ PROD1: EN´
1 2 2 3 3 3
QTY + 12 : 5´
1 1 1 1 2 2 2 3
LIN + 2 + PROD2: EN ´
QTY + 12: 3´
CPS + 3 + 1´
PAC + 1 ++201´
PCI + 30E´
SNPAL2 GIN + SS + SNPAL2´
SNPAL1
PAC + 7 + +CT´
LIN + 3 ++ PROD2:EN´
QTY + 12 : 3´
LIN + 4 + PROD3:EN´
Estructura QTY + 12:4´
PROCESO DE
IMPLEMENTACIÓN
PARA LA
AUTOMATIZACION DE
PROCESOS
Metodología de Trabajo
1. Codificación a todo nivel (propios
ó proveedores).
2. Consolidación e ingreso de los
códigos al sistema
- Depuración de info.
- Revisar descripción, código y grupos.
- Unidad de manejo.
- Actualizar info bases de datos.
- Inventario mínimo y punto de reorden
para cada referencia.
Requisitos para un Despacho y
Recibo Eficiente
DESPACHO EFICIENTE = IDENTIFICACION CODIGO DE
BARRAS + CAPTURA AUTOMATICA + EDI
Factura Factura Factura
No. 0588No. 0588 No. 0588
Factura Factura
No.
Factura 0588 xxxxx xxxxx xxxxx
No. 0588Factura
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx
No. 0588 xxxxx No. 0588
xxxxxxxx
+
Factura xxxxx xxxxxxxx xxxxx Factura
+
No. 0588xxxxxxxx xxxxxxxx No. 0588
xxxxx xxxxx
xxxxxxxx xxxxxxxx
SSCC
CODIGO DE CAPTURA
EDI
BARRAS AUTOMATICA
Identificación de Unidades
Subempaque
7 701234
Envase 20 und.
Unidades de
Unidad De Consumo
EAN-13 Carga
Embalaje
Unidad De Despacho
Unidad De Empaque
EAN/UCC-128
EAN-14
Primaria Secundaria Terciaria
Captura Automática
SSCC
EAN UCC 14 EAN UCC 14
EAN UCC 14
SSCC
EAN 14
Etiqueta SSCC EAN 14
Metodología de Trabajo
3. Redefinición de procesos
- Recepción de mercancía
- Almacenamiento
- Preparación de pedidos
- Despacho
- Devoluciones
- Reacondicionamiento
4. Redefinición de funciones del
personal
- Funciones
- Perfiles para cada cargo
Metodología de Trabajo
5. Adecuaciones al software
- Rutina de lectura.
- Rutina de impresión.
6. Adecuaciones físicas
- Cotizar Equipos
- Comparar.
- Seleccionar proveedores.
- Compra e Instalación de equipos
7. Definición del socio de negocios
con quien se realizará el intercambio
de información. (Proveedor/Cliente/Transportador)
Metodología de Trabajo
8. Selección de la VAN
- Pruebas
- Puesta en marcha
9. Integración de Captura
automática con EDI
10. Montaje y puesta en marcha
11. Seguimiento y ajuste
12. Diseño de indicadores de
gestión
Qué beneficios voy a
Obtener?
• Existencia de un sistema estándar para el intercambio de información entre las
empresas, evitando así que una empresa soporte el uso de varios sistemas
particulares.
• Intercambio rápido y fiable de la información, frente a los medios utilizados
tradicionalmente: fax, diskettes, línea telefónica, etcétera.
• Ventaja competitiva de las empresas que utilizan este sistema estándar y
universal de intercambio de información frente a las empresas que siguen
utilizando sistemas particulares de comunicación.
• Tratamiento automático de la información, gracias a la existencia de un
formato común de documentos para todas las empresas.
• Eliminación de entrada manual de los datos, de los errores en los tecleos, de la
manipulación del papel, entrada inmediata de los datos en los sistemas de las
empresas, etcétera.
Algunas recomendaciones
finales....
i Comenzar por uno de los proyectos.
i Compromiso de la alta gerencia y cooperación entre
áreas.
i Involucrar a los principales socios comerciales
(clientes y proveedores).
i Centrarse, en un principio, en actividades críticas o
prioritarias.
i Capacitación adecuada.
i Tener un enfoque de mayor alcance a solo el
proyecto actual.
PREGUNTAS?