Project

openproject
Conceptos base
 Definición de proyecto
 Partes de un proyecto
 Tareas
 Hitos
 Recursos
 Herramientas y diagramas
 Diagramas de Gantt
 Diagramas PERT
Definición de Proyecto
 ¿Qué es un Proyecto?
 “Secuencia bien definida de eventos, con un principio y
final identificados, dirigidos a alcanzar unos objetivos
claros y con relaciones entre si.”
 Administración de Proyectos
 “Proceso de planificar, organizar y administrar tareas y
recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o
costo
Pasos en la definición del
proyecto
 Elementos a definir:
 Objetivos
 Definir el alcance, complejidad, y posibles
complicaciones.
 Actividades
 Detallar cuando se alcanza un objetivo
 Especificar tareas, hitos y relaciones entre ellas
 Quién, Cuándo, Cuánto
 Identificar recursos, costos, plazos y restricciones de
tiempo.
 Elementos de un Proyecto
 Tarea
 Es el resultado de la división del proyecto en entidades más
manejables y bien definidas.
 Representan cada uno de los pasos, secuenciales o paralelos,
necesarios para completar el proyecto.
 Hitos
 Representan objetivos intermedios, eventos o condiciones
que afectan a un grupo de tareas.
 Recursos
 Personas, materiales, herramientas o facilidades necesarias
para realizar las tareas
La WBS (Estructura desglosada del
Trabajo)
 Es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente
formada por los entregables y las tareas necesarias para
completar un proyecto
 Una estructura de árbol jerárquico que refleje el orden y la
jerarquía de las tareas de un proyecto
 Numeración típica:
 1, 1.1, 1.2 etc
 Otras siglas equivalentes:
 Estructura de Descomposición del Trabajo o Estructura de
Desglose del Trabajo (EDT)
 La Estructura Analítica de un Proyecto (EAP).
Diagrama de Gantt
 Es una popular herramienta gráfica cuyo
objetivo es el de mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.
Diagrama Pert
 Este diagrama nos interesa en el caso de que
queramos comprobar las relaciones de las
tareas y no tanto su duración.
 En el diagrama Pert las tareas están
representadas por recuadros, llamados nodos,
que contienen información de las mismas, y
cuando varias tareas están relacionadas, se
unen por líneas.
El Proceso de Planificación
Crear un plan realista
 Identificar las actividades del proyecto
 Estimar la duración de cada actividad
 Identificar las dependencias y relaciones
 Identificar los recursos necesarios
 Humanos: Quién hace el trabajo
 Materiales: Qué hace falta
 Evaluar el proyecto
 Comprobar que duración, costo son aceptables
 Comprobar que los recursos están disponibles
Programas de gestión de proyectos
 [Link]
 [Link]
 OpenProj
 GanttProject
 Open Workbench
 Clockingit
 B­kin Project Monitor
 Dotproje
 Dirección para bajarse los programas
 [Link]
Ejemplo 1
 Manolo y Benito son unos 'manitas' a los que
han encargado unas reformas en un Pazo.
 Les han pedido pintar dos salones
actualmente empapelados, renovar la
instalación eléctrica de uno de ellos, barnizar
los suelos y sustituir los ventanales de ambos
(las ventanas serán provistas por una empresa
externa)
Ejemplo 1 – Identificar las
actividades
 Tareas:
 Desempapelar salón A / B
 Pintar salón A / B
 Instalación electrica salón A
 Ventanales salón A / B
 Quitar viejos ventanales A / B
 Poner nuevos ventanales A / B
 Barnizar salón A / B
 Lijar A / B
 Barnizar A / B
 Hitos
 Llegada nuevos ventanale
Ejemplo 1 – Estimar la duración
 Desempapelar salón A: 3 días; B: 4 días
 Pintar salón A: 2 días; B: 2 días
 Instalación electrica salón A: 2 días
 Ventanales salón A / B
 Quitar viejos ventanales A: 1 día; B: 4 días
 Poner nuevos ventanales A: 1 día; B: 2 días
 Barnizar A / B
 Lijar salón A: 1 día; B: 1 día
 Barnizar salón A: 1 día; B: 1 día
Ejemplo 1 ­ Identificar las
dependencias y relaciones
 No se puede pintar hasta haber desempapelado.
 Hay que desempapelar para hacer la instalación
eléctrica.
 No se puede pintar el salón A hasta hacer la
instalación eléctrica.
 Se deberían colocar los ventanales antes de pintar.
 No se pueden colocar los nuevos ventanales hasta
que no lleguen las ventanas.
 Barnizar debe ser lo último que se haga en cada
salón.
Ejemplo 1 – Identificar los
recursos
 Humanos
 Manolo
 Benito
 Materiales
 Pintura
 Herramientas varias
 Ventanas
 Máquina lijadora – Sólo tienen una
 Máquina barnizadora – Sólo tienen una
Nuevo proyecto
 Se puede definir la información básica del proyecto
en Proyecto ­> Información de Proyecto
 Fechas del proyecto
 Tipos de programación
 Fecha comienzo del proyecto:
 Sabemos cuando comienza el proyecto y queremos calcular
cuando acabará
 Fecha fin del proyecto:
 Tenemos una fecha límite y queremos calcular cuando debemos
comenzar
Escala temporal
 Se puede cambiar la escala temporal para
ajustarla mejor a nuestras necesidades.
 Para realizar esto podemos utilizar los
botones Alejar y Acercar de la barra de
herramientas
Gestión de las Tareas
 Crear tareas
 Crear hitos
 Vincular tareas
 Delimitar y mover tareas
Crear Tareas
 Datos que introduciremos
 Identificador de Tarea
 Nombre de la tarea
 Duración
 Fechas
 Tipos de duraciones
 Periodo laborable (m, h, d, s, mes)
 Periodo transcurrido (em, eh, ed)
Ejemplo 2
 Crear un nuevo Proyecto
 Nombre del proyecto: m_ejemplo_2
 Comienzo el 16 de junio de 2008
 Crear las siguientes Tareas:
 T1, duración 10 días laborables
 T2, duración 10 días laborables
 T3, duración 8 días laborales
 T4, 'quizá' 10 días laborables
Crear hitos
 Casi los mismos datos que las Tareas
 Identificador del Hito
 Nombre del hito
 Fecha
 No tienen duración ni esfuerzo asociado
 “Un hito es una tarea sin duración (cero días)
que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programación, como la
finalización de una fase importante
Ejemplo 2B
 Crear los siguientes Hitos
 Hito 1: el día 17 de junio
 Hito 2: el 18 de junio
Vinculación de Tareas
 Entre las actividades reales van a existir
dependencias
 Reflejaremos esas dependencias como relaciones o
vínculos entre tareas
 Conceptos:
 Tarea predecesora
 Debe comenzar o finalizar antes que otra pueda comenzar o
finalizar.
 Tarea sucesora
 Depende del comienzo o finalización de otra
Relaciones entre tareas
 Tipos de relaciones entre tareas
 Fin a Comienzo, FC (Finish to Start, FS)
 Fin a Fin, FF (Finish to Finish, FF)
 Comienzo a Comienzo, CC (Start to Start, SS)
 Comienzo a Fin, CF (Start to Finish, SF)
Fin a Comienzo (FC)
 La tarea B no puede comenzar hasta que
acabe la tarea A
 Ej.: Para empezar a barnizar (B) el suelo debe
estar bien lijado (A)
Comienzo a Comienzo (CC)
 La tarea B no puede comenzar hasta que
comience la tarea A
 Ej.: Hasta que no se empiece a usar el
almacén (A) no es necesario que patruyen los
vigilantes de seguridad (B)
Fin a Fin (FF)
 La tarea B no puede finalizar hasta que
finalice la tarea A
 Ej.: Hasta que no se hayan marchado los
asistentes (A) no podemos cerrar todas las
puertas (B)
Comienzo a Fin (CF)
 La tarea B no puede finalizar hasta que
comience la tarea A
 Ej.: El servidor viejo ha de dar servicio (B)
hasta que el servidor nuevo comience a dar
servicio (A)
Post­posición y Adelanto
 En las relaciones es posible especificar tiempos de:
 Adelanto: “Un día antes de que termine”.
 Posposición: retrasa el inicio de la tarea sucesora, con lo
que se aumenta la duración del proyecto
 “Un día después de que termine”.
 Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo
de retraso, poniendo con un número negativo el
tiempo de adelanto y con un número positivo el de
posposición.
Vincular tareas
 Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el
botón Vincular tareas de la barra de herramientas.
 En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que
seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.
Ejemplo 2C
 Plasmar las siguientes dependencias en Project
 Hasta que no acaba la Tarea 1 no comienza la Tarea 2
 Queremos que la Tarea 3 comience un día después de la
Tarea 2
 Hasta que ocurra el Hito 1 no se puede comenzar la Tarea
4
 El Hito 2 ocurre cuando acaban la Tarea 3 y la Tarea 4
Esquematización
 Es posible crear tareas resumen
 Son tareas ficticias para facilitar la
esquematización
 Permiten ver la duración total de todas las
subtareas resumidas
 Cambios en la tarea resumen afectan a todas las
tareas resumidas
Ejemplo 2D
 Crear las siguientes tareas
 Tarea 5, 13 días laborales.
 Tarea 6, agrupa a las tareas 1, 2 y 3.
 Crear las siguientes relaciones
 En la tercera semana, no queremos que termine la
Tarea 5 hasta que finalice la Tarea 6.
 Delimitación de las Tareas
 En un proyecto, pueden ser necesario comenzar ó terminar tareas en una fecha
exacta ó aproximada.
 Cuando se impone una limitación de una fecha de comienzo ó fin de una tarea,
disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la
programación.
 Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al introducir una
tarea, se le asigna por omisión una delimitación: Lo antes posible (LAP)
 Dos tipos
 Flexibles (blandas):
 No están ligadas a una fecha específica
 Inflexibles (duras):
 Establecen fechas específicas.
 Cuando se mueve una tarea en los diagramas o se escribe una fecha
inicial/final manualmente se establece una delimitación de este tipo
 Restan flexibilidad a la programación, usar sólo cuando lo impongan
condiciones reales
Delimitaciones flexibles
 Lo antes posible (LAP)
 Lo más tarde posible (LMTP)
 No finalizar antes del (NFAD) *1
 No comenzar antes del (NCAD) *1
 No finalizar después del (NFDD) *2
 No comenzar después del (NCDD) *2

1* ­> Flexible en proyectos programados a partir de

fecha comienzo
2* ­> Flexible en proyectos programados contra fecha
fin
Delimitaciones inflexibles
 Debe finalizar el (DFE)
 Debe comenzar el (DCE)
 No finalizar antes del (NFAD) *1
 No comenzar antes del (NCAD) *1
 No finalizar después del (NFDD) *2
 No comenzar después del (NCDD) *2

1* ­> Inflexible en proyectos programados contra fecha

fin
2* ­> Inflexible en proyectos programados a partir de
fecha comienzo
 Delimitación Descripción Es flexible

La tarea comienza lo antes posible, Todos los proyectos.

basándose en otras delimitaciones.
Lo antes posible (LAP)

La tarea comienza lo mas tarde posible, Todos los proyectos.

basándose en otras delimitaciones.
Lo mas tarde posible (LMTP)

La tarea termina en la fecha introducida ó en Proyectos programados a partir de una fecha

una posterior. de comienzo
No finalizar antes de (NFAD)

La tarea comienza en la fecha introducida ó Proyectos programados a partir de una fecha

en una posterior. de comienzo.
No comenzar antes de (NCAD)

La tarea termina en la fecha introducida ó Proyectos programados a partir de una fecha

No finalizar después de (NFDD) una anterior de fin.

La tarea comienza en la fecha introducida ó Proyectos programados a partir de una fecha

una anterior. de fin.
No comenzar después del (NCDD)
Ejemplo 1 ­ Repaso
 Manolo y Benito, para practicar, han decidido
gestionar su encargo en Project
 El proyecto de remodelación de los salones del
plazo comenzará el 2 de junio
 Hacer:
 Crear el nuevo proyecto
 Introducir las tareas
 Introducir las relaciones entre tareas
Ejemplo 1A – Crear las Tareas e
Hitos
 Tareas
 Desempapelar salón A: 3 días; B: 4 días
 Pintar salón A: 2 días; B: 2 días
 Instalación eléctrica salón A: 2 días
 Ventanales salón A / B
 Quitar viejos ventanales A: 1 día; B: 4 días
 Poner nuevos ventanales A: 1 día; B: 2 días
 Barnizar A / B
 Lijar salón A: 1 día; B: 1 día
 Barnizar salón A: 1 día; B: 1 día
 Hitos
 Llegada nuevos ventanales: se espera que lleguen el 6 de Junio
Ejemplo 1B – Introducir las
relaciones
 Relaciones
 No se puede pintar hasta haber desempapelado.
 Hay que desempapelar para hacer la instalación eléctrica.
 No se puede pintar el salón A hasta hacer la instalación
eléctrica.
 Se deberían colocar los ventanales antes de pintar.
 No se pueden colocar los nuevos ventanales hasta que no
lleguen las ventanas.
 Barnizar debe ser lo último que se haga en cada salón.
Programación con recursos
 Hoja de Recursos
 Asignar Recursos a Tareas
 Horario laboral
 Métodos de programación
 Gestión de cargas de trabajo
Hoja de Recursos
 Introducción
 Unidades máximas disponibles
 Costos en las tareas
 Fijos
 Variables (según recursos)
 Por uso (según recursos)
 Tasa horaria
 Tasas variables
Asignar Recursos a Tareas
 Ejemplo 3:
 Crear cuatro recursos R1, R2, R3, R4 con 200%
de capacidad
 Crear cuatro tareas T1, T2, T3, T4, todas de 20
días laborables de duración
 Asignar cada recurso a una tarea
Horario laboral
 Tres tipos de calendarios
 Calendario del proyecto
 Calendario de recursos
 Calendario de tareas
 Ejemplo 3B:
 Modificar el calendario del recurso R3 para que
trabaje 12 horas al día.
 Establecer un calendario 24h para la tarea T4.
Métodos de programación
 La respuesta de una tarea a la adición o supresión de
recursos está definida por el método de
programación y la configuración del tipo de tarea
 Por defecto se usa la programación condicionada por
el esfuerzo y unidades fijas
 Trabajo total de la tarea = Duración esperada x
Unidades asignadas inicialmente
 Ejemplo: 1 día (8h), 2 unidades del recurso A = 16 horas
de esfuerzo
Tipos de tareas
 Unidades fijas
 Cond. Esf.: Al añadir recursos disminuye la duración
 No Cond.: Recursos del mismo tipo disminuyen la
duración, de otro tipo aumentan el esfuerzo
 Duración fija
 Cond. Esf.: Recursos del mismo tipo aumentan el
esfuerzo, de otro tipo disminuyen la dedicación
 No Cond.: Aumentan el esfuerzo
 Trabajo fijo:
 Añadir recursos siempre disminuye la duración
Ejemplo 4
 Crear cinco tareas cada una de un tipo diferente
(UFCE, UFNC, DFCE, DFNC, TF) y duración 30.
 Crear 2 recursos: R y S, con capacidad máxima
1000%
 A ­ Asignar el recurso R a cada tarea
 B ­ Asignar otro recurso R más a cada tarea (200%)
 C ­ Asignar el recurso S a cada tarea
DIA
 [Link]
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 [Link]
 [Link]

 [Link]
 [Link]
DIA_Charts.html