Microsoft Excel 2002

1. LA PANTALLA DE EXCEL1

Barra de Barras de
menús herramientas

Barra de
Columnas fórmulas

Seleccionar
Filas todo Celda

Controlador
de relleno

A los archivos de Excel se les llama libros y tienen la extensión XLS.

Cada libro se compone inicialmente de 3 hojas, pero podemos agregar más,
eliminarlas, cambiarles el nombre, moverlas... haciendo clic con el botón dere-
cho del ratón en la etiqueta de una hoja.

Las hojas se componen de:

• Columnas: encabezadas por una letra; en orden alfabético desde la

A hasta IV.
• Filas: encabezadas por un número; desde 1 hasta 65.536.
• Celdas: intersección de una fila y una columna; se les denomina con
la letra de la columna y el número de la fila: A2, B7...
• Rango: varias celdas continuas; se les denomina con el nombre de la
primera celda, dos puntos y el nombre de la última: A4:A16, A5:C12...
1
En este manual no veremos los comandos y técnicas comunes a Excel y Word (gestión de
archivos, copiar, pegar...). Ya los estudiamos en el manual de Word.

Escola Pia Granollers Página 2

 Microsoft Excel 2002

Rangos de la imagen: B3:B7 D3:F3 B11:F13

Para desplazarnos por la hoja hacemos clic con el ratón en la celda don-
de queremos ir (utilizando, si es necesario, las barras de desplazamiento). Las
siguientes combinaciones de teclas también nos permiten movernos a lo largo
de la hoja o del libro:

Ö una celda hacia la derecha. Av Pág una pantalla hacia abajo.

Õ una celda hacia la izquierda. Re Pág una pantalla hacia arriba.
× una celda hacia arriba. ALT+Av Pág una pantalla hacia la derecha.
Ø una celda hacia abajo. ALT+Re Pág una pantalla hacia la izquierda.
CTRL+Ö
Ö a la última celda ocupada de la fila. CTRL+INICIO a la celda A1.
CTRL+Õ
Õ a la primera celda de la fila. CTRL+FIN a la última celda ocupada.
CTRL+×
× a la primera celda de la columna. CTRL+Av Pág a la siguiente hoja del libro.
CTRL+Ø
Ø a la última celda ocupada de la columna. CTRL+Re Pág a la hoja anterior del libro.
F5 o CTRL+I: nos sale el cuadro Ir a donde escribimos la referencia de la celda.

2. ENTRADA DE DATOS

Para introducir información en una celda vacía, nos desplazamos hasta

ella y escribimos. Al acabar pulsamos ENTER. Si una vez que hemos comen-
zado a escribir deseamos anular lo escrito y dejar la celda tal y como estaba
pulsamos ESC.

Si la celda ya contiene información y nos situamos sobre ella, al comenzar a

escribir se borrará el contenido. Para evitar esto y conseguir modificar la infor-
mación deberemos pulsar F2, con lo que entraremos en modo edición. Tam-
bién se entra en modo edición haciendo doble clic en la celda.

• Texto: es todo aquello que Excel no es capaz de reconocer como otro

tipo de datos. Al introducirlo se alinea a la izquierda de la celda.

• Números: sólo introduciremos números y la coma si hay decimales,

pero no pesetas ni puntos. Se alinean a la derecha de la celda.

Escola Pia Granollers Página 3

Microsoft Excel 2002

• Fórmulas: todas las fórmulas empiezan por el signo =. En pantalla ve-

remos el resultado y en la Barra de fórmulas la fórmula. Puede ser
una fórmula basada en valores absolutos (=4*110) o tomar sus datos
de otras celdas (=C4*C5), en cuyo caso cada vez que actualicemos
una de las celdas a las que hace referencia la fórmula el resultado de
ésta se actualizará automáticamente.

• Funciones: para realizar operaciones más complejas. Escribiremos el

signo =, el nombre de la función y los parámetros entre paréntesis.

• Fechas y horas.

Para cambiar el formato vamos a Formato / Celdas / Número, donde

elegimos el formato adecuado. Por ejemplo, puede ocurrir que introduzcamos
un número que queremos que sea texto (como un número de teléfono o el có-
digo postal, que son números que no van a participar en operaciones); o para
cambiar el formato de las fechas y horas:

3. EL RATÓN

El ratón adopta diferentes formas según la acción que se realiza:

Seleccionar Mover Cambiar tamaño filas y columnas Controlador de relleno

Escola Pia Granollers Página 4

 Microsoft Excel 2002

4. SELECCIONAR

Para seleccionar una celda hacemos clic en ella cuando el

ratón adopta la forma que vemos en la imagen. Para seleccionar
un rango hacemos clic en la primera celda del rango y arrastra-
mos hasta la última celda. O también hacemos clic en la primera
celda, mantenemos pulsada MAYÚS y hacemos clic en la última celda (muy útil
para rangos amplios).

Para seleccionar varias celdas o rangos no adyacentes seleccionamos el

primer rango, y mantenemos pulsada CTRL mientras seleccionamos los de-
más.

Para seleccionar todas las celdas de la hoja Seleccionar

hacemos clic en el botón Seleccionar todo. todo

Para seleccionar una fila o una columna hacemos clic en el encabezado

de fila o de columna. Para seleccionar varias filas o columnas, hacemos clic en
el encabezado de la primera y arrastramos.

Encabezado
de columna
Encabezado
de fila

5. MOVER

Cuando colocamos el ratón en el borde de una

celda o de un rango, el ratón adopta la forma de 4 fle-
chas. Si arrastramos, movemos el contenido.

Si mantenemos pulsada CTRL mientras arrastra-

mos el ratón, en lugar de mover, copia.

Para insertar la celda o rango que movemos entre celdas existentes,

mantenemos pulsada MAYÚS.

Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente del libro, man-
tenemos presionada ALT y arrastramos a la etiqueta de la hoja.

6. CAMBIAR LA ALTURA DE FILAS O LA ANCHURA DE COLUMNAS

Si colocamos el ratón entre los encabezados de 2 columnas o de 2 filas,

el ratón adopta la forma de 2 flechas. Si arrastramos, podemos cambiar la an-

Escola Pia Granollers Página 5

 Microsoft Excel 2002

chura o la altura de la fila o columna. Si tenemos seleccionadas varias filas o

columnas, se cambia la altura o la anchura de todas (para seleccionar una co-
lumna o una fila entera hemos de hacer clic en el encabezado de fila o colum-
na).

Hacemos clic y
arrastramos para
cambiar la altura. Hacemos clic y arrastra-
mos para cambiar la an-
chura.

) Ajuste perfecto: si en lugar de arrastrar hacemos doble clic, las co-

lumnas seleccionadas se adaptarán automáticamente al contenido de
las celdas. Es decir, se ensancharán o estrecharán según el conteni-
do de las celdas.

7 . CONTROLADOR DE RELLENO. SERIES.

Si arrastramos el controlador de relleno de una celda o rango, Excel exa-

minará su contenido y:

9 Copia: al arrastrar hacia la derecha o hacia abajo copia el contenido

de la celda o rango.
9 Serie: si es el principio de una serie (por ejemplo, “lunes”), completa
la serie (“martes, miércoles...”).

Si queremos crear una serie, pero al arrastrar el controlador de relleno

no completa la serie sino que copia el contenido de la celda, hemos de selec-
cionar los dos primeros elementos de la serie antes de arrastrar el punto de re-
lleno:

Escola Pia Granollers Página 6

Microsoft Excel 2002

En este ejemplo, hemos intentado crear la serie partiendo del año

“1999”, pero sólo nos ha copiado. Para la serie, tenemos que escribir los dos
primeros elementos de ella, seleccionarlos y después arrastrar el controlador
de relleno.

En resumen, si Excel sabe que es el principio de una serie, la rellena; si

no lo sabe, copia.

Ahora con la última versión de Excel es todavía más fácil, porque al

arrastrar el controlador de relleno nos aparece una etiqueta inteligente donde
podemos elegir lo que queremos.

Las series son muy útiles pues nos ahorramos tener que introducir mu-
chos datos. Si queremos crearnos nuestras propias series vamos a Herramien-
tas / Opciones / Listas personalizadas. Seleccionamos Nueva lista, y en En-
tradas de lista escribimos la serie. Finalmente hacemos clic en Agregar.

Escola Pia Granollers Página 7

Microsoft Excel 2002

8. BORRAR, ELIMINAR E INSERTAR

Si hemos introducido información incorrecta en una celda o rango y de-

seamos borrarla, tenemos varias formas de hacerlo. La más sencilla es situar-
nos en ella y pulsar SUPR, con lo que borraremos los datos incluidos, pero no
el formato. Otra forma es:

• Seleccionar la celda o rango a borrar.

• Ir al menú Edición / Borrar, con lo que nos saldrá un submenú con las
siguientes opciones:

- Todo: elimina el contenido y el formato.

- Formatos: tan sólo borra el formato de
la celda.
- Contenido: borra sólo el contenido.

Si vamos a Edición / Eliminar eliminamos físi-

camente las celdas seleccionadas, o también pode-
mos elegir toda la fila o toda la columna.

Si por el contrario, necesitamos insertar celdas,

filas o columnas, vamos al menú Insertar. Para inser-
tar celdas vamos a Insertar / Celdas. Para insertar fi-
las o columnas, seleccionamos antes tantas filas o co-
lumnas como queremos insertar y vamos a Insertar /
Filas o Insertar / Columnas. Es decir, si necesitamos
4 filas delante de la fila 6, seleccionamos las filas 6, 7,
8 y 9, vamos a Insertar / Filas y veremos cómo Excel
inserta 4 filas delante.

9. FÓRMULAS Y OPERADORES

Todas las fórmulas han de empezar por el sig-

no =. Para realizar operaciones con números o refe-
rencias de celdas o rangos, los operadores son:

+ Sumar < Menor que

- Restar > Mayor que
* Multiplicar = Igual que
/ Dividir <> Diferente que
^ Exponente <= Menor o igual que
>= Mayor o igual que
& Para unir cadenas de texto

Para escribir ^ pulsamos la tecla del acento circunflejo (está al lado de la

P) más MAYÚS, y a continuación la Barra Espaciadora.

Escola Pia Granollers Página 8

Microsoft Excel 2002

Sumar Restar Multiplicar

Dividir Exponente

10. FUNCIONES

Las funciones nos permiten realizar operaciones más com-

plejas. Para utilizar una función escribimos el signo =, el nombre de
la función y los parámetros necesarios entre paréntesis. Por ejem-
plo, para sumar filas o columnas se utiliza la función =SUMA().

También podemos usar Autosuma: nos colocamos en

la celda donde queremos insertar la suma. Hacemos clic en
este botón. Excel nos ofrece las celdas a sumar. Si son las que nos
interesan, pulsamos ENTER. Si no, las seleccionamos con el ratón
y pulsamos ENTER.

Las fórmulas tal como las hemos visto hasta ahora son relativas, es decir
cambian en función de la posición. Por ejemplo: cuando tenemos varias colum-
nas y queremos sumarlas todas, sumamos la primera y después arrastramos

Escola Pia Granollers Página 9

Microsoft Excel 2002

su controlador de relleno para copiar la fórmula en las demás. Excel cambiará

automáticamente las referencias.

Ejemplos de otras funciones:

PROMEDIO POTENCIA RAÍZ CUADRADA

VALOR MÁXIMO SUMAR SI CUMPLE UNA CONDICIÓN

Sólo sumará los

valores superio-
res a 5000.

Escola Pia Granollers Página 10

Microsoft Excel 2002

En Insertar función (al lado de la barra de fórmulas) tenemos todas las

funciones y un ayudante que nos facilitará el uso de las funciones:

Vamos a ver cómo funciona. Imaginemos que tenemos una hoja de cál-
culo con los ingresos mensuales. Queremos saber cuántos meses hemos ga-
nado más o igual a 5000 €. Y no sabemos muy bien cómo hacerlo. Hacemos
clic en Insertar función y buscamos la función que nos puede realizar esta
operación. La buscamos (en nuestro ejemplo [Link]) y hacemos clic en
ella y en Aceptar.

En este cuadro de diálogo hemos de escribir el

rango y la alineación. Si no sabemos de memoria el
rango, podemos hacer clic en el botoncito que hay al
lado y seleccionamos el rango en la hoja de cálculo.
Para volver cerramos la ventanita Argumentos de
función que se había abierto mientras seleccionába-
mos directamente en la hoja. Finalmente, hacemos clic
en Aceptar.

Escola Pia Granollers Página 11

Microsoft Excel 2002

El botón Autosuma ha sido mejorado en la última ver-

sión de Excel. Ahora no sólo nos ayudará con las sumas, sino
también con otras funciones, como Promedio, Cuenta...

11. FÓRMULAS ABSOLUTAS Y FÓRMULAS RELATIVAS

Cuando con el controlador de relleno copiamos una

fórmula, ésta se adapta a la nueva situación, es decir son “re-
lativas” a la situación. Por ejemplo: tenemos varias columnas
para sumar, sumamos la primera y después para las demás
arrastramos el controlador de relleno. Las referencias cambiarán automática-
mente.

Ahora bien, habrá casos en que no nos interesará que la fórmula se

adapte a la nueva situación; es decir que queremos que la dirección de la celda
se mantenga fija en cualquier posición.

Por ejemplo, a toda una serie de PRECIOS le queremos aplicar el IVA

(que está en la celda C2). Necesitamos que la dirección de la celda donde está
el IVA sea “absoluta”. Porque al arrastrar el controlador de relleno para copiar
la fórmula no queremos que C2 cambie.

Para indicar que una dirección es absoluta hay que utilizar $:

=(C5/100)*$C$2

Una vez que tenemos la

primera fórmula, para las demás
arrastramos el controlador de
relleno.

Por último, selecciona-

mos los números y les apli-
camos el formato moneda.

Si es necesario, igua-
lamos los decimales con Au-
mentar o Quitar decimales.

Si alguna vez
nos ocurre lo que vemos en la imagen, es decir que aparecen al-
mohadillas y no vemos los números, quiere decir que la columna
es demasiado estrecha y no cogen los números. En este caso
hemos de aumentar la anchura o aplicarle el ajuste perfecto, como
ya vimos (doble clic entre los encabezados de la columna).

Escola Pia Granollers Página 12

Microsoft Excel 2002

12. DESARROLLO DE NUESTRA PRIMERA HOJA DE CÁLCULO

Vamos a practicar todo lo visto hasta ahora (y a aprender alguna cosa

más) creando nuestra primera hoja de cálculo.

1. Crea en Mis documentos una carpeta llamada Practicas. Crea un

nuevo libro y guárdalo con el nombre practica01 en la carpeta Prac-
ticas.

2. A las 3 hojas que vienen por defecto añádeles dos más y renómbra-
las con los nombres: DATOS, GRÁFICO 1, GRÁFICO 2, GRÁFICO 3
y GRÁFICO 4, como vemos en la imagen. En la imagen vemos el re-
sultado final. Pasa al punto 3.

3. Escribe el título “COMPRAS 2002”

en B2. Después selecciona el ran-
go B2:F2 y pulsa el botón Combi-
nar y centrar de la barra de
herramientas. Ya tenemos el título
centrado. Luego con Formato /
Celda / Bordes aplícale un borde
Contorno.

Escola Pia Granollers Página 13

Microsoft Excel 2002

4. Colócate en A5 y escribe “ENERO”. Arrastrando el ratón hasta A16

rellena la serie de los meses del año.

5. Desde B4 hasta F4 escribe los títulos de los productos.

6. Usando la técnica de seleccionar rangos no adyacentes (usando

CTRL), selecciona a la vez los rangos B4:F4, A5:A16 y A18:F18.
Ponles a todos a la vez negrita y un borde Contorno e Interior.

7. Finalmente, para acabar con el formato, centra el rango B4:F4.

8. Introduce todos los números excepto los totales, sin escribir los pun-
tos de los miles ni €.

9. Colócate en F5 para calcular el total mensual del mes de Enero. Es-

cribe la fórmula =SUMA(B5:E5) y pulsa ENTER. A continuación
arrastra su controlador de relleno hasta F16. Ya tendremos todos los
totales mensuales calculados.

10. Colócate en B18 para calcular el total anual del primer producto. Es-
cribe la fórmula =SUMA(B5:B16). A continuación arrastra su contro-
lador de relleno hasta F18. Ya tenemos los totales anuales. En F18
tenemos el total de totales.

11. Borra los totales, seleccionándolos todos a la vez.

12. Vuelve a calcular otra vez los totales utilizando ahora Autosuma.

13. Selecciona todos los números y aplícales el formato Moneda.

14. Ya hemos acabado. Guarda el libro. Más adelante completaremos

esta práctica añadiéndole 4 gráficos.

13. DESARROLLO DE LA SEGUNDA PRÁCTICA

Como ya somos unos expertos, vamos a crear la segunda hoja. Simula-

remos que somos profes de informática. Hemos hecho tres exámenes, pero los
3 no valen igual: el primero vale el 40% de la nota, el segundo lo mismo y el
tercero el 20%. Luego vamos a hacer que Excel nos escriba automáticamente
al lado de la media si el alumno está aprobado o suspendido. Y finalmente, que
cuente cuántos hay aprobados y cuántos suspendidos. Más adelante, creare-
mos el gráfico. Finalmente haremos que ponga de color rojo los suspensos y
de azul los aprobados.

1. Crea un libro nuevo y guárdalo con el nombre practica02a en la car-

peta Practicas de Mis documentos.

2. Introduce los datos que ves en la siguiente imagen. Has de ajustar el

tamaño de las columnas, centrar el título, crear una serie para los
alumnos, y poner negrita y un borde a los títulos de las columnas y
los nombres de los alumnos.

Escola Pia Granollers Página 14

Microsoft Excel 2002

3. Para calcular la media, colócate en E6 y escribe la fórmula:

=((B6*4)+(C6*4)+(D6*2))/10

Para la media de los demás alumnos, arrastra su controlador de re-

lleno.

4. Vamos a hacer ahora que escriba automáticamente “Suspenso” o

“Aprobado”. Colócate en F6 y escribe la fórmula:

=SI(E6<5; "Suspenso"; "Aprobado")

=SI(CONDICIÓN;VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO)

La función =SI() tiene 3 parámetros separados por punto y coma: el

primero es la condición. El segundo es el que se ejecuta si la condi-
ción es verdadera y el tercero si es falsa. Si la nota es menor que 5
escribirá “Suspenso”, si es igual o mayor escribirá “Aprobado”.

5. Para los demás arrastra el controlador de relleno.

6. Vamos a hacer ahora que nos cuente cuántos suspensos y aproba-

dos hay. Colócate en H6 y escribe la fórmula:

=[Link](F6:F20;"Suspenso")

La función =[Link]() cuenta en un rango las celdas que cum-

plen una condición. Tiene dos parámetros: el primero es el rango y el
segundo es la condición.

7. Colócate en H7 y escribe la fórmula:

=[Link](F6:F20;"Aprobado")

Escola Pia Granollers Página 15

Microsoft Excel 2002

8. En H8 calculamos el total de alumnos. Es la comprobación de que

todo sale bien: =SUMA(H6:H7).

9. Vamos a hacer ahora que ponga los suspensos de color rojo y los
aprobados azul. Selecciona el rango F6:F20. Vete al menú Formato /
Formato condicional. Rellena la condición 1 como en la imagen y
haz clic en el botón Formato donde has de elegir el color rojo para el
texto. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas. A continuación
haz clic en Agregar. La ventana se ampliará. Rellena la condición 2.
Y en Formato selecciona el color azul.

10. Guarda el libro. El gráfico ya lo haremos en su momento.

Vamos a complicar un poco la práctica 2. Vamos a hacer ahora que

además de buscar los aprobados y los suspendidos busque los insuficientes,
los suficientes, los bienes, los notables y los excelentes. Y que luego los cuen-
te.

Cuando sólo hay dos posibilidades, =SI() funciona como hemos visto an-
tes. Pero si hay más, como en este caso en que hay 5, hay que concatenar los
SI. Es decir que el tercer parámetro sea otro SI y así sucesivamente. Hay que
tener mucho cuidado con los paréntesis. Para 3 condiciones:

=SI(-----;-----;SI(-----;-----;-----))

Y si necesitamos 4 condiciones:

=SI(-----;-----;SI(-----;-----;SI(-----;-----;-----)))

Finalmente para 5 condiciones:

=SI(-----;-----;SI(-----;-----;SI(-----;-----;SI(-----;-----;-----))))

Escola Pia Granollers Página 16

Microsoft Excel 2002

Guarda el archivo practica02a con Guardar como con el nombre prac-

tica02b en la misma carpeta. A partir de ahora trabajaremos en este archivo.
Así no estropearemos el otro. Fíjate bien en la imagen siguiente:

1. Mueve el rango G6:H8 a H6:I8 para dejar espacio.

2. Colócate en G6 y escribe la fórmula:

=SI(E6<5;"I";SI(Y(E6>=5;E6<6);"S";SI(Y(E6>=6;E6<7);"B";SI(Y(E6>=7;E6<8,5);"N";"E"))))

Hasta ahora en la condición habíamos visto sólo un criterio (E6<5).

Pero para los demás casos hacen falta dos: por ejemplo, para el sufi-
ciente hace falta que sea mayor o igual que 5 y menor que 6. Para
utilizar dos criterios se utiliza la función Y():

Y(E6>=5;E6<6)

3. Para los demás alumnos, sólo tienes que arrastrar el controlador de

relleno.

4. En I12 escribe la fórmula =[Link](G6:G20;"I").

5. Repite la operación en I13, I14, I15 y I16, para las demás notas.

6. En I17 calcula el total.

7. Guarda el archivo.

Escola Pia Granollers Página 17

Microsoft Excel 2002

14. DESARROLLO DE LA TERCERA PRÁCTICA

Imaginemos que el director de una tienda nos encarga una hoja de cál-
culo para el mantenimiento de su tienda y almacén. Ha de ser una hoja fácil de
usar después por lo empleados; y segura: que los empleados sólo puedan in-
troducir los datos que deban, pero que no puedan cambiar el resto de celdas.
Por ello, ha de ser una hoja protegida.

Como tenemos muchos clientes, hemos de crear un sistema de des-

cuentos que sea fácil de utilizar, pues variará bastante: a los buenos clientes le
haremos un descuento alto, a otros bajo...

1. Crea un nuevo libro y guárdalo con el nombre practica03 en la car-

peta Practicas que tienes en Mis documentos.

2. Elimina la tercera hoja y renombra las otras dos con los nombres
TIENDA y ALMACÉN.

3. Fíjate en la imagen anterior. En la hoja TIENDA escribe los títulos y

dales el formato que ves en la imagen anterior.

4. Introduce los números de la columna Precio; sólo los números, sin

puntos ni el símbolo del €. Rellena también el IVA (D19) y el des-
cuento (E19).

5. Calcula la columna IVA: en C7 escribe =(B7/100)*$D$19. Para el res-

to arrastra el controlador de relleno.

6. Calcula la columna Precio más IVA: en D7 escribe =B7+C7. Para el

resto arrastra el controlador de relleno.

7. Calcula la columna Descuento: en E7 escribe =(B7/100)*$E$19. Para

el resto arrastra el controlador de relleno.

Escola Pia Granollers Página 18

Microsoft Excel 2002

8. Calcula la columna Precio menos descuento: en F7 escribe =B7-E7.

Para el resto arrastra el controlador de relleno.

9. Calcula la columna Precio menos descuento más IVA: en G7 escribe

=F7+((F7/100)*$D$19). Para el resto arrastra el controlador de relle-
no.

10. Para probar el funcionamiento, introduce diferentes valores en las

celdas del IVA y del descuento. Verás que todos los números se ac-
tualizan automáticamente.

11. Finalmente, aplícales a todos los números el formato Moneda.

12. De toda esta hoja, nos interesa que los

empleados sólo puedan modificar la co-
lumna Precio, el IVA y el descuento. El
resto debe estar protegido. Para prote-
ger una hoja hay que ir a Herramientas
/ Proteger / Proteger hoja. Si quere-
mos, podemos poner una contraseña.
Por ahora hacemos clic en Cancelar.

Si hubiéramos hecho clic en Acep-

tar, ahora no se podría modificar ningu-
na celda. Por eso antes de proteger la
hoja, nos interesa desbloquear algunas
celdas, aquéllas que dejaremos que los
empleados puedan modificar. Para ello
seleccionamos los rangos B7:B16 y
D19:E19. Y vamos a Formato / Celdas
/ Proteger y desactivamos Bloqueada.

Ahora sí que protegemos la hoja. Vamos a Herramientas /

Proteger / Proteger hoja. Escribimos, si es necesario, la contraseña
y pulsamos en Aceptar. A partir de este momento todas las celdas
estarán protegidas, excepto aquéllas que hemos desbloqueado antes
de proteger la hoja.

Escola Pia Granollers Página 19

Microsoft Excel 2002

Para desproteger una hoja hay que ir a Herramientas / Prote-

ger / Desproteger hoja.

13. Vamos a la hoja ALMACÉN. Fíjate en la imagen siguiente. Escribe

los títulos y dales el formato que ves.

14. Sólo la columna Cantidad son números. El resto son fórmulas. Intro-
duce los números.

15. Calcula la columna Valor: en C6 escribe =B6*TIENDA!B7. Para el

resto de la columna, arrastra el controlador de relleno.

Cuando queremos utilizar referencias a celdas de otras hojas del libro

hay que escribir el nombre de la hoja seguido del signo de admira-
ción y el nombre de la celda: TIENDA!B7 hace referencia a la celda
B7 que está en la hoja TIENDA.

16. Calcula la columna IVA: en D6 escribe =(C6/100)*TIENDA!$D$19.

Para el resto de la columna, arrastra el controlador de relleno.

17. Calcula la columna Valor más IVA: en E6 escribe =C6+D6. Para el

resto de la columna, arrastra el controlador de relleno.

18. Finalmente calcula el total de la columna Valor: en C17 escribe =SU-

MA(C6:C15), y el total de la columna Valor más IVA: en E17 escribe
=SUMA(E6:E15).

19. Aplica a todos los números el formato Moneda.

20. La única columna que los empleados podrán tocar es Cantidad. Se-
leccionamos el rango =B6:B15 y vamos a Formato / Celdas / Prote-

Escola Pia Granollers Página 20

Microsoft Excel 2002

ger y desactivamos Bloqueada. A continuación vamos a Herramien-

tas / Proteger / Proteger hoja y la protegemos.

21. Prueba a entrar o sacar nuevo material en el almacén: cambia los

números de la columna Cantidad y verás cómo van cambiando au-
tomáticamente todos los números de la hoja.

22. Intenta cambiar algún número de las otras columnas. Verás como no
puedes.

23. Guarda el libro y ciérralo.

15. GRÁFICOS

Los gráficos sirven para que de un solo vistazo nos demos cuenta de de-
talles que en una hoja de cálculo tendríamos que analizar con detenimiento.

Para aprender a hacer gráficos vamos a utilizar el archivo practica01

que tenemos guardado en la carpeta Practicas en Mis documentos.

Vamos a hacer 4 gráficos. El primero será en columnas y vamos a refle-

jar los gastos mensuales de cada uno de los productos.

Vamos a ver el proceso paso a paso:

1. Siempre partiremos de una hoja de cálculo en la que seleccionare-

mos los datos que queremos ver reflejados en el gráfico. A la hora de
seleccionar siempre seleccionaremos los títulos, para que aparezcan
en el gráfico. En nuestro ejemplo seleccionamos el rango A4:E16,
como vemos en la imagen siguiente.

Escola Pia Granollers Página 21

Microsoft Excel 2002

2. Hacemos clic en el asistente para gráficos en la barra de herra-

mientas. Nos sale un cuadro de diálogo donde hemos de elegir el tipo
de gráfico. En Tipo elegimos Columnas y en Subtipo escogemos
Columna agrupada con efecto 3D. Y hacemos clic en Siguiente.

3. En el siguiente cuadro hemos de indicar si queremos que presente

las series en filas o en columnas. Elegimos en columnas y hacemos
clic en Siguiente.

Escola Pia Granollers Página 22

Microsoft Excel 2002

4. En el siguiente cuadro de diálogo podemos establecer algunas op-

ciones, como, por ejemplo, si queremos leyenda, líneas de división...
Después hacemos clic en Siguiente.

Leyenda

5. Finalmente, en el último cuadro de diálogo, hemos de indicar dónde

queremos que coloque el gráfico: si en una hoja nueva o en una que
ya tenemos. Seleccionamos Como objeto en y en la lista desplega-
ble elegimos la hoja GRÁFICO1. Hacemos clic en Finalizar.

Escola Pia Granollers Página 23

Microsoft Excel 2002

6. Nos colocará el gráfico en la hoja GRÁFICO 1. Y aparecerá la barra

de herramientas Gráfico2. Ahora tenemos que arreglar el gráfico,
porque su apariencia inicial no es muy satisfactoria.

Arrastramos
aquí para
hacerlo más
grande
Eje de
valores

Eje de categorías

7. Para arreglar su presentación, lo primero que vamos a hacer es

arrastrarlo: colocamos el ratón en un borde del gráfico y hacemos clic
y lo arrastramos hasta el principio de la hoja (más o menos hasta
A1).

8. Ahora arrastramos un controlador (los cuadraditos negros que apare-

cen cuando el gráfico está seleccionado) y lo hacemos más grande
(anchura: hasta la columna H / altura: hasta la fila 22, más o menos).

9. Hacemos doble clic en el eje de valores. Nos aparecerá el cuadro de

diálogo Formato. En Fuentes seleccionamos una más pequeña, por
ejemplo Arial o Times New Roman 8, porque la que pone por defecto
es muy grande.

2
Si esta barra de herramientas no aparece, la activamos haciendo clic con el botón derecho en
cualquier barra de herramientas y seleccionándola en la lista que aparece.

Escola Pia Granollers Página 24

Microsoft Excel 2002

10. Repetimos la operación en el eje de categorías y en la leyenda. Al

reducirse el texto veremos que el gráfico se hace más grande.

11. En el eje de categorías vamos a inclinar el texto, para que cojan me-
jor todos los meses. Hacemos doble clic en el texto, y en Formato
vamos a Alineación y lo inclinamos 45º.

12. Ahora vamos a Vista preliminar para ver cómo quedaría imprimido.
Atención: es diferente si vamos a Vista preliminar con el gráfico se-
leccionado o si no está seleccionado. Si está seleccionado ocupará
toda una hoja él solo, si no lo está se verá el gráfico tal como queda
en la hoja de cálculo.

Escola Pia Granollers Página 25

Microsoft Excel 2002

13. Ya tenemos el primer gráfico. Hacemos clic en Guardar.

14. Vamos a repetir el mismo gráfico ahora. Pero ahora lo haremos en

Columnas 3D y lo guardaremos en la hoja GRÁFICO 2. Veremos
que hay un eje más: el eje de series. El gráfico os ha de quedar más
o menos así:

Eje de
series

En el eje de series, en Formato vamos a Escala y en Rótulos de mar-

cas de graduación escribimos 1, para que nos salgan todos los títulos (antes
sólo aparecían dos).

Escola Pia Granollers Página 26

Microsoft Excel 2002

Un gráfico tiene muchos objetos: los ejes de series, de valores, el área

de trazado, etc. A cada uno de estos objetos les podemos modificar su formato:
en la barra de herramientas Gráfico seleccionamos el objeto a modificar en la
lista desplegable Objetos del gráfico, y hacemos clic en el botón Formato.
Nos aparecerá el cuadro de diálogo Formato de ese objeto. Entonces podre-
mos modificar los colores, líneas, tipo de letra... del objeto seleccionado.

Objetos Formato
del gráfico

Tipo de Leyenda
gráfico

Incluso podemos cambiar la perspectiva. Si pensamos que un gráfico no

se ve bien, podemos girarlo. Para ello hacemos un clic en una esquina y cuan-
do el ratón adopta la forma de cruz arrastramos. Si a la vez que arrastramos,
mantenemos pulsada CTRL se irá viendo el interior.

Escola Pia Granollers Página 27

Microsoft Excel 2002

Podemos hacer lo mismo con el gráfico seleccionado yendo al menú

Gráfico / Vista en 3D.

Vamos a realizar ahora el tercer gráfico. Lo colocaremos en la hoja

GRÁFICO 3. Haremos un gráfico de líneas, en el que veremos la evolución de
los gastos a lo largo del año. En la imagen vemos cómo ha de quedar.

1. Lo primero es seleccionar
los datos. Seleccionamos
los rangos no adyacentes
A5:A16 y F5:F16.

Escola Pia Granollers Página 28

Microsoft Excel 2002

2. Hacemos clic en el asistente para gráficos . En el cuadro de diálo-

go, en Tipo elegimos Líneas y en Subtipo escogemos Línea 3D.
Hacemos clic en Siguiente.

3. En el siguiente cuadro elegimos las series en columnas y Siguiente.

4. En el siguiente cuadro, en la pestaña Leyenda le quitamos la leyen-

da y en la pestaña Eje desactivamos el eje de series. Clic en Si-
guiente.

Escola Pia Granollers Página 29

Microsoft Excel 2002

5. Finalmente, en el último cuadro le indicamos que lo coloque como un

objeto en la hoja GRÁFICO 3. Hacemos clic en Finalizar.

6. Ahora toca arreglarlo, como hicimos antes con el gráfico 1. Como ve-
mos en la imagen, no queda muy bien.

Escola Pia Granollers Página 30

Microsoft Excel 2002

7. Lo primero que haremos será arrastrarlo hasta A1, luego hacerlo más
grande (anchura: hasta la columna H / altura: hasta la fila 22, más o
menos).

8. Después le cambiaremos el tamaño y la alineación de las fuentes,

como hicimos antes.

9. Probad ahora a cambiar la perspectiva, arrastrando las esquinas.

10. Podemos ponerle algún adorno con la barra de herramientas Dibujo,

como flechas o un cuadro de texto.

11. Guardamos y cerramos.

Vamos a hacer ahora el cuarto gráfico. Será un gráfico circular en el que

veremos el total anual de lo que nos hemos gastado en cada producto. Además
veremos qué porcentaje representa cada uno en el total de gastos anuales. En
la imagen vemos cómo ha de quedar.

1. Primero seleccionamos los datos. En este caso, seleccionamos los

rangos no adyacentes B4:E4 y B18:E18 (recordad que para selec-
cionar rangos no adyacentes utilizamos CTRL).

Escola Pia Granollers Página 31

Microsoft Excel 2002

2. Hacemos clic en el asistente para gráficos . En el cuadro de diálo-

go, en Tipo elegimos Circular y en Subtipo escogemos Circular
con efecto 3D. Hacemos clic en Siguiente.

3. En el siguiente cuadro elegimos se-

ries en filas. Clic en Siguiente.

4. En el siguiente cuadro, en la pestaña

Rótulos de datos seleccionamos
Porcentaje. Clic en Siguiente.

Escola Pia Granollers Página 32

Microsoft Excel 2002

5. Finalmente, en el siguiente cuadro le indicamos que lo coloque como

un objeto en la hoja GRÁFICO 4.

6. Ahora sólo nos queda hacer los últimos arreglos, como en los casos
anteriores: hacerlo más grande, reducir el tamaño de las fuentes...

Igual que a los gráficos an-

teriores, también podemos cam-
biarle la perspectiva (con el gráfi-
co seleccionado, menú Gráfico /
Vista en 3D).

Escola Pia Granollers Página 33

Microsoft Excel 2002

También podemos separar los elementos de la serie, haciendo clic en el

gráfico y arrastrando hacia fuera.

Para trabajar con sólo 1 punto de la serie, primero hacemos un clic en el

gráfico. Se seleccionará toda la serie. A continuación hacemos un clic en el
punto. Quedará seleccionado sólo él. Ahora podemos separar sólo este punto
arrastrándolo, o haciendo doble clic en él, cambiarle el formato (color...).

Ahora ya puedes abrir el archivo practica02 que tienes en la carpeta

Practicas en Mis documentos y crear los dos gráficos circulares que nos fal-
taban: uno para los aprobados y suspensos; y otro para los insuficientes, sufi-
cientes, bienes, notables y excelentes.

Escola Pia Granollers Página 34

Microsoft Excel 2002

16. CUARTA Y ÚLTIMA PRÁCTICA:

EJEMPLO DE UNA APLICACIÓN PARA MATEMÁTICAS

Excel nos proporciona muchas funciones de matemáticas, de trigonometría

y de estadística. Vamos a realizar un ejemplo en el que calcularemos una serie
de valores de tres fórmulas que luego darán unas gráficas muy conocidas en
matemáticas.

1. Crea un nuevo libro y guárdalo con el nombre practica04 en la carpeta

Practicas que tienes en Mis documentos.

2. Añádele una nueva hoja y renombra las 4 hojas con los nombres: FUNCIO-
NES, GRÁFICO 1, GRÁFICO 2 y GRÁFICO 3.

3. Fíjate en la imagen siguiente. Rellena los datos de las filas 1 y 3, y dales el

formato que ves en la imagen. Para la fila 1 utiliza el botón Combinar y
centrar, negrita y bordes. Para la fila 3, negrita y centrar.

4. Colócate en B4 y escribe -5. En B5 escribe -4,5. Selecciona las dos celdas y

arrastra el controlador de relleno hasta B24. Ya tenemos los valores de la X.

5. Sitúate en D4. Escribe la fórmula =B4+1. Arrastra el controlador de relleno

hasta D24.

6. En E4 escribe la fórmula =B4^2. Arrastra el controlador de relleno hasta

E24.

7. Colócate en F4. Escribe la fórmula =COS(B4). Arrastra el controlador de

relleno hasta F24. Es una fórmula de trigonometría para obtener el coseno.

Escola Pia Granollers Página 35

Microsoft Excel 2002

Ya tenemos todos los datos. Ahora en las otras 3 hojas vamos a crear
los gráficos. En la hoja GRÁFICO 1 haremos la gráfica con puntos de disper-
sión de las columnas de x y de y=x+1.

1. Seleccionamos los rangos B3:B24 y D3:D24 (recuerda que hay que utilizar
CTRL).

2. Hacemos clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herra-

mientas. En Tipo seleccionamos XY (Dispersión) y en Subtipo elegimos
Dispersión con líneas suavizadas y sin marcadores de datos. Clic en
Siguiente.

3. Seleccionamos series en columnas y Siguiente.

Escola Pia Granollers Página 36

Microsoft Excel 2002

4. En el siguiente cuadro de diálogo, en Líneas de división desactivamos

Líneas de división principales. En Leyenda, desactivamos Mostrar le-
yenda. Clic en Siguiente

5. En el último paso, le decimos que coloque el gráfico como un objeto en la

hoja GRÁFICO 1.

6. Como siempre, arreglaremos el gráfico: lo hacemos más grande, lo arras-

tramos hasta la parte superior de la hoja…

7. Para que nos quede como en la imagen siguiente ajustaremos los valores
de la escala, fuente y trama.

Escola Pia Granollers Página 37

 Microsoft Excel 2002

Eje de
valores (Y) Eje de
valores (X)

Área de
trazado

Hacemos doble clic en el Eje de valores (Y). Aparece el cuadro de diálogo

Formato de ejes. En Escala escribimos los valores de la imagen siguiente:
-5, 7, 1 y 0,2. En Fuente le ponemos un tamaño 8.

Ahora hacemos doble clic en el Eje

de valores (X). En Escala escri-
bimos los valores de la imagen
siguiente: -6, 6, 1 y 0,2. En Fuente
le ponemos un tamaño 8.

Escola Pia Granollers Página 38

Microsoft Excel 2002

Por fin, hacemos doble clic en el Área de trazado, en Borde seleccionamos

Ninguno y en Área también Ninguna.

8. Haz tú solo ahora los gráficos de las hojas GRÁFICO 2 y GRÁFICO 3.

Escola Pia Granollers Página 39

Microsoft Excel 2002

Observa que esta aplicación es muy útil para aprender matemáticas por-
que las fórmulas se pueden modificar fácilmente y las gráficas se actualizan al
instante. Si tienes tiempo y te interesa esta aplicación puedes probar las si-
guientes fórmulas para ver qué gráfico tienen:

• y = -x + 1
• y = x^3
• y = seno(x)
• y = exp(x)

Escola Pia Granollers Página 40

Microsoft Excel 2002

Escrito con...

á Para el texto, Microsoft Word 2002.

á Para las prácticas, Microsoft Excel 2002.

á Para capturar y retocar las imágenes, Paint Shop

Pro 7 y Photoshop 6 bajo el sistema operativo Mi-
crosoft Windows XP Profesional.

José Fernández García

Correcciones y colaboraciones:
Carmen Colorado Rodríguez
Octavio Doménech Fernández

Escola Pia Granollers Página 41