Microsoft Excel
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un
software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
¿Qué es Excel?
Microsoft Excel, MS Excel o simplemente Excel es un software de aplicación publicado por la
empresa Microsoft, que brinda soporte digital a las labores contables, financieras, organizativas y
de programación, mediante hojas de cálculo.
¿Para qué sirve Microsoft Excel?
Excel es un sistema de hojas de cálculo, esto es, de planillas de gestión de información de
manera ordenada y sistemática, permitiendo la automatización de operaciones lógicas
(aritméticas, geométricas, etc.) y facilitándole la vida a los contadores, financieros, gestores de
información.
10 características básicas sobre Excel
1- Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida
cuadrícula de la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y
columna se encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras de izquierda a
derecha en la fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente de arriba hacia abajo en
la columna guía a la izquierda.
De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y
fila que le corresponda.
Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir
tanto letras como números.
2- Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas.
Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’
hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que
pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
3- Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo.
Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la
izquierda de la pantalla del programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero
desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario
es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.
4- Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú
tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual
donde las opciones se mantienen abiertas.
Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo,
la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta
de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.
5- Fórmulas
Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que
hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia. Con las fórmulas, Excel presenta el resultado
de una operación matemática en la celda seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados
en las celdas.
Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la
operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas
involucradas cambien.
Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que haya en las
celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.
Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9 en la
celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.
Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus
hojas de trabajo.
6- Funciones
Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que
pudieran agregarse a las fórmulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas
como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones
estadísticas, referenciales y lógicas.
En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener múltiples
funciones.
7- Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de
gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de
línea, de área y de dispersión XY.
8- Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas
y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por
parte del usuario.
9- Tablas dinámicas
También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las
hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir
formulas.